某辦公樓報(bào)刊收發(fā)操作規(guī)程

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辦公樓報(bào)刊收發(fā)操作規(guī)程

1目的

模范辦公樓報(bào)刊收發(fā)工作,提高服務(wù)質(zhì)量。

2適用范圍

XX嘉園辦公樓報(bào)刊、郵件收發(fā)服務(wù)。

3職責(zé)

管理處設(shè)專人負(fù)責(zé)業(yè)主/用戶報(bào)刊、郵件的收取、發(fā)放工作及相關(guān)工作。

4工作要求

4.1時(shí)間規(guī)定

4.1.1一般報(bào)刊:周一至周五,上午9:30之前及下午5:00前由業(yè)主/用戶助理分二次派發(fā);周六、周日的報(bào)刊和郵件保存至周一統(tǒng)一派發(fā)。

4.1.2EMS等快件:周一至周五須隨到隨發(fā),實(shí)時(shí)處理。周六、周日如業(yè)主/用戶要求派發(fā)的,應(yīng)由值班人員實(shí)時(shí)派發(fā)。

4.2行為舉止

按管理處制定的《員工行為模范》的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4.3工作模范及標(biāo)準(zhǔn)

4.3.1收到郵件后按照要求填寫好《郵件代收記錄表》;收到報(bào)刊時(shí),要根據(jù)《業(yè)主/用戶訂閱報(bào)刊處境一覽表》清點(diǎn)各類報(bào)刊的份數(shù),以免展現(xiàn)數(shù)量不夠的處境。

4.3.2將當(dāng)日?qǐng)?bào)刊、郵件按不同的管理處分類保管,并細(xì)致登記《報(bào)刊簽收表》。

4.3.3按時(shí)將分類好的報(bào)刊、郵件及《報(bào)刊簽收表》送至各業(yè)主/用戶處由業(yè)主/用戶核實(shí)簽收。

4.3.4接到快件后應(yīng)于10分鐘內(nèi)送至業(yè)主/用戶處,并請(qǐng)業(yè)主/用戶核實(shí)簽收。

4.3.5送報(bào)上門,應(yīng)小扣房門,說明來意,并經(jīng)業(yè)主/用戶同意后面可進(jìn)入;簽收完畢后,要說"再見";離開時(shí)要將門輕輕地關(guān)好。

4.3.6周六、周日兩天的報(bào)刊、郵件應(yīng)由在當(dāng)日值班人員核對(duì)代為簽收并填寫《郵件代收記錄表》。能實(shí)時(shí)送達(dá)業(yè)主/用戶的應(yīng)在《郵件代收記錄表》中說明已送達(dá)業(yè)主/用戶。在接到郵件后又不能實(shí)時(shí)送達(dá)的,應(yīng)將其存放到指定的位置做好合理保管,待周一早上與信報(bào)收發(fā)員做好交接并在《郵件代收記錄表》中注明。

4.3.7如遇到投遞員沒有按時(shí)將報(bào)刊送到的處境下,客服助理應(yīng)實(shí)時(shí)向業(yè)主/用戶解釋領(lǐng)會(huì),并與急速與投遞員取得聯(lián)系催促其盡快將報(bào)刊送到。

4.3.8在EMS和各種快件收件人模糊不清或投遞錯(cuò)誤的處境下,實(shí)時(shí)與郵局或快遞管理處聯(lián)系、查實(shí),以免造成業(yè)主/用戶接收郵件延誤。

每月10號(hào)將上月《報(bào)刊簽收表》和《郵件代收記錄