學(xué)生干部項目管理能力提升

學(xué)生干部項目管理能力提升翟麗副教授復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院2016年8月25日1.你周圍的項目？2.什么是項目？3.項目實施中的常見問題？4.項目管理過程？5.如何制定項目計劃？6.如何控制項目的實施？7.如何提高項目領(lǐng)導(dǎo)力？目錄校（院）運動會校園10大歌手比賽12.9紅歌會大學(xué)生才藝大賽大學(xué)生創(chuàng)業(yè)大賽舉辦學(xué)術(shù)會議、系列講座XX志愿者招募項目“曦園”（“莙政”，“望道”）項目……1、你周圍的項目？2.什么是項目？項目：是一種臨時性的努力，旨在創(chuàng)造一種獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果。

(AProjectisaTemporaryEndeavourUndertakentoCreateaUniqueProduct,Service,orResult--PMBOK2012)項目特點：問題導(dǎo)向(Problemoriented)、目的性(Goaldirected)、臨時性(Temporary)、唯一性(Unique)事件(events)型項目“事件”的特點：耗資巨大、發(fā)生在較短的時間內(nèi)、需要長期的精心策劃、一般只發(fā)生一次（e.g.festivals,conferences）什么是項目？項目“鐵三角”6質(zhì)量、績效時間成本3.項目實施中的常見問題？項目的范圍界定不清楚項目目標不明確項目預(yù)算超支實施過程中的不可預(yù)見因素項目組成員總覺得時間不夠用項目的進度難以控制，計劃不如變化項目組成員職責不明確項目組成員之間的溝通不暢……

項目實施中的常見問題？啟動(Initiating)

計劃(Planning)

實施(Executing)監(jiān)督和控制(Monitoring

andControlling)收尾(Closing)4.項目管理過程啟動過程計劃過程控制過程執(zhí)行過程收尾過程項目管理是在一定的時間及有限的資源限制條件下為實現(xiàn)某種目的而對項目進行的計劃、組織、實施、控制活動“Planning

thework”and“workingtheplan”項目生命周期Identificationofaneed,problem,oropportunity(RFP)

SubmissionofaproposalDifferenttypesofresourcesareutilizedResultsintheaccomplishmentoftheprojectobjectivePerformclose-outactivitiesEvaluateperformanceInvitecustomerfeedback項目建議議書是遞遞交給相相關(guān)部門門（顧客客）、用用于對項項目進行行評價的的一套文文檔可以很簡簡潔，也也可以包包含較廣廣泛的內(nèi)內(nèi)容可以是組組織內(nèi)部部的，也也可以是是提交給給外部顧顧客的項目建議議書之前前的相關(guān)關(guān)文檔：：RFP:RequestforProposalTPF:TechnicalProposalRequirements項目建議議書（ProjectProposal）遵循TPR或RFP的指南要要求執(zhí)行摘要要（Executivesummary）:摘要說明明所建議議項目的的基本要要點及期期望收益益封面信函函（Coverletter）:用于營銷銷宣傳的的文檔項目建議議書的格格式應(yīng)包括但但不限于于如下內(nèi)內(nèi)容:問題及解解決問題題的途徑徑項目目標標及項目目范圍項目實施施計劃，，包括里里程碑、、進度安安排和預(yù)預(yù)算項目后勤勤支持及及行政管管理計劃劃項目團隊隊成員介介紹項目建議議書的內(nèi)內(nèi)容目標（Goal）:說明該項項目要達達到什么么樣的結(jié)結(jié)果。項目目標標應(yīng)該滿滿足SMART原則Specific&ClearMeasurableAgreedRealisticandAchievableTime&CostTarget項目目標標就是定義義管理項項目的工工作邊界界，確定定項目的的目標及及項目的的可交付付成果。。簡單地地說就是是為項目目界定一一個界限限，確定定哪些是是屬于項項目應(yīng)該該做的，，而哪些些不應(yīng)該該包括在在項目內(nèi)內(nèi)項目范圍圍的確定定案例:上?？萍拣^““深海潛潛能”影像展及及環(huán)保教教育志愿者項項目項目目標標通過各個個媒體及及高校網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，完完成對志志愿者招招募和甄甄選，為為本次展展覽服務(wù)務(wù)；志愿者人數(shù)要求求在75人到100人，個人總計服務(wù)時間間三天以上，所所有志愿愿者服務(wù)務(wù)時間應(yīng)應(yīng)能夠覆覆蓋66天展覽所所需服務(wù)務(wù)時間和和人次需需要，個個人出勤勤率高于于60%。通過66天的展覽覽活動和和志愿者者服務(wù)，，保障對對訪問者者的服務(wù)務(wù)到位，，促進社社會大眾眾對環(huán)保保大使項項目的理理解和興趣參與服務(wù)的志志愿者和和參訪者者滿意度度達到9.00以上（滿滿分為10）。時間：本次展覽活活動志愿愿者項目目始于2013年3月4日設(shè)立活活動志愿愿者上海海區(qū)總聯(lián)聯(lián)絡(luò)人開開始，終終于2013年6月2日“深海海潛能””影像展展及環(huán)保保教育系系列活動動閉幕。。前期準準備25天，運營營時間66天。地點：展覽及開幕式式活動地地點：上上海科技技館二樓樓展廳及及一樓開開幕式報報告廳項目預(yù)算算：XXXX參與人：復(fù)旦大學(xué)學(xué)、同濟大大學(xué)、上上海交通通大學(xué)、、上海外外國語學(xué)學(xué)院等高高校在校校學(xué)生，，受招志志愿者；T+S途思樂學(xué)學(xué)工作人人員及項項目團隊；上?？萍拣^服服務(wù)人員項目不包括：超出科技館展展覽活動動外的科科普系列列活動，，包括：：復(fù)旦、、交大、、上海海海事大學(xué)學(xué)等地的的演講活活動；暑暑期AOTE參選者美美國圣巴巴巴拉及及斐濟群群島培訓(xùn)訓(xùn)活動等等后期。。項目范圍項目立項項過程項目立項項之后：：項目啟啟動項目啟動會議議：是在項目目正式開開始前2到3周，由項項目經(jīng)理理召集并并主持，，由項目目有關(guān)人人員參加加的項目目準備會會議。準備項目目有關(guān)文件與客戶方方項目經(jīng)經(jīng)理會面面，確定定一些共共同關(guān)心心的問題制定項目目工作計劃確定項目目組成員創(chuàng)造項目目組的工作環(huán)境境準備項目目定位文文件包（（Projectorientationpackages）項目啟動動會議之之前的準準備活動動項目目標標文件/項目建議議書項目組織織（組織織結(jié)構(gòu)圖圖，項目目組成員員角色與與責任陳陳述，明明確與項項目有關(guān)關(guān)的關(guān)鍵鍵人物））項目會議議（時間間、地點點、參加加人員、、會議日日程）溝通（確確定報告告的途徑徑）問題處理理程序（（如何報報告和處處理問題題、報告告的形式式、確定定有關(guān)責責任人））變化控制制（程序序、表格格形式））項目定位位文件包包具體內(nèi)內(nèi)容每周狀況況報告約約定（項項目進展展情況、、存在問問題、計計劃、時時間及成成本花費費）行政管理理（工作作時間規(guī)規(guī)定、后后勤支持持、辦公公人員的的支持、、緊急情情況的處處理規(guī)定定、聯(lián)系系電話））文檔管理理（文檔檔的標準準化規(guī)定定）項目定位位文件包包具體內(nèi)內(nèi)容（續(xù)續(xù)）活動定義義活動排序序活動歷時時估算制定進度度計劃5.如何制定定項目進進度計劃劃對完成項項目（產(chǎn)產(chǎn)生可交交付成果果）所必必須進行行的具體體活動進進行定義義工作分解解結(jié)構(gòu)（（WBS）產(chǎn)生活動動清單5.1活動定義義25WBS是項目的的一種地圖圖，是項目目在不同同細節(jié)水水平上的的概述，，以層級級框架結(jié)結(jié)構(gòu)來定定義項目目的所有有元素是實施項項目、產(chǎn)產(chǎn)生最終終產(chǎn)品所所必須進進行的全全部活動動的一張清單單需要回答答：“完完成該項項目必須須完成哪哪些主要要工作任任務(wù)？””“要完完成這項項工作任任務(wù)，有有哪些具具體任務(wù)務(wù)要完成成？”工作分解解結(jié)構(gòu)(WBS)HierarchicalBreakdownoftheWBS是WBS的最低層層次的工工作該工作可可以分配配給另一一位PM進行計劃劃和執(zhí)行行可以通過過子項目目的方式式得以完完成，這這時工作作包可進進一步分分解為子子項目的的WBS或各項活活動這種工作作包應(yīng)當當由唯一一一個部部門或承承包商負負責80-HoursRule,i.e.2-Weeks-Rule完成工作作包的時時間應(yīng)當當不超過過80小時在每80小時或少于80小時的期間結(jié)結(jié)束，只報告告該工作包是是否完成工作包Page29例：運動會項項目工作分解解（前期準備備）第四組Page30例：運動會項項目工作分解解（運動會進行行中）第四組消費者市場研研究項目的WBS345.2活動排序識別與記載活活動之間的邏邏輯關(guān)系活動與活動之之間的四種依依賴關(guān)系SABFSFSS-StarttoStart（開始-開始）SF-StarttoFinish（開始-完成）FS-FinishtoStart（完成-開始）FF-FinishtoFinish（完成-完成）35活動排序的工工具：網(wǎng)絡(luò)圖圖網(wǎng)絡(luò)圖以圖形形方式直觀地地描述項目中中活動的依賴賴關(guān)系，便于于對項目中的的活動進行有有效地管理開始結(jié)束ADBCEF箭線圖法(ADM)、雙代號網(wǎng)絡(luò)絡(luò)圖法(AOA)

開始ADBECF

結(jié)束前導(dǎo)圖法(PDM)、單代號網(wǎng)絡(luò)絡(luò)圖法（AON)385.3活動歷時/成本估計確定完成項目目各項工作任任務(wù)所需要的的實際工作時時間、資源類比估計：從過去類似項項目的經(jīng)驗中中提取數(shù)據(jù)，，運用比例或或替代因素進進行估計參數(shù)估計：是一種量化估估計方法分配模型：當項目相對較較為標準化，，且當前項目目與過去項目目在產(chǎn)品特征征及成本方面面較為相似的的情況下適用用模板法：過去項目可用用作當前項目目估計的起點點（模版），，針對當前項項目與過去項項目的不同點點調(diào)整估計值值樂觀悲觀估計計法估計的方法一個系統(tǒng)開發(fā)發(fā)項目的分配配模型：100%兩階段（系統(tǒng)統(tǒng)設(shè)計和系統(tǒng)統(tǒng)實施）總和和20%系統(tǒng)設(shè)計階段段總和7%需求定義和定定位1%定位6%需求定義13%系統(tǒng)設(shè)計5%外部設(shè)計8%內(nèi)部設(shè)計和實實施計劃80%系統(tǒng)實施階段段總和59%軟件開發(fā)12%詳細設(shè)計和定定位2%定位10%詳細設(shè)計17%編碼21%單位測試9%子系統(tǒng)和集成成測試15%系統(tǒng)測試和演演示6%用戶文件準備備a:某項活動最樂樂觀估計所需需時間b:某項活動最悲悲觀估計所需需時間m:某項活動最可可能估計所需需時間ET：某項活動所所需時間的期期望值樂觀悲觀估計計法ET=(a+4m+b)/6425.4制訂進度計劃劃ActivityCodeNameofactivityPre-activityWhentostartWhentofinishResponsibilityOtherResource……43制訂進度計劃劃的方法LRC（線性責任圖圖）CPM(CriticalPathMethod)1952，美國杜邦公公司開發(fā)，主要適用于大大型工程項目目PERT(ProgramEvaluation&ReviewTechnique)1958，美國軍方研研制北極星導(dǎo)導(dǎo)彈項目時提出的方法，，主要適用于于R&D等不確定性較較高、技術(shù)更更新頻繁、進進度風險較高高的項目。使使用概率分布布原理確定活活動的時間甘特圖是項目進度計計劃的二維表表現(xiàn)，活動在在縱軸上自上上而下排列，，時間在橫軸軸上表現(xiàn)。有有利于實際進進展與作業(yè)計計劃相比較里程碑（Milestone）計劃LRCExample消費者調(diào)研項項目網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃劃消費者調(diào)研項項目甘特圖里程碑計劃項目里程碑(ProjectMilestones)是設(shè)立在項目目某一階段的的目標，用來來表明項目所所取得的進展展里程碑是事件件，不是任務(wù)務(wù)項目里程碑項目計劃的黃黃金法則只提前4-6個月制定計劃劃合理的時間估估計，考慮最最樂觀及最悲悲觀的估計工作量應(yīng)限定定在1-