檔案管理培訓(xùn)教程課件

組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理課程目標(biāo)使部門檔案公有化，將要用的資料文件化，提高工作效率99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列課程目標(biāo)使部門檔案公有化，將要用的資料文件化，提高工作效率9在工作時(shí)常常會遇到的情況？必要的資料忘記收到什么地方去了，不能立即調(diào)出來文件柜內(nèi)裝滿了舊資料，處理不了相同的資料在同一文件柜內(nèi)分好幾處存放由于主管資料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影響了工作的進(jìn)展在進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，不能順利地進(jìn)行工作交接99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列在工作時(shí)常常會遇到的情況？必要的資料忘記收到什么地方去了，不確立檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵組織內(nèi)部的各種文件資料不要放在個(gè)人手里,都能隨時(shí)將他們所需要的任何文件調(diào)出來使用,為此要遵循“三不原則”不能(隨便)做不能(隨便)發(fā)不能(隨便)拿

99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列確立檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵組織內(nèi)部的各種文件資料不要放在個(gè)人手里與文書各層次相使用的管理辦法文書的制作階段-實(shí)施“源流管理”文書的處理(復(fù)寫、印刷等)-實(shí)施“分散、集中管理”文書的保管-實(shí)施“分散整理、集中保存”文書的廢棄-采取“共同廢棄”的形式99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列與文書各層次相使用的管理辦法文書的制作階段-實(shí)施“源流管理”發(fā)揮訊息作用的三階段對原始訊息進(jìn)行分析加工，把它們歸納成便于人們掌握的形式在加工的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生某種新的想法、概念判斷這一想法、概念的對錯(cuò)及采用價(jià)值99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列發(fā)揮訊息作用的三階段對原始訊息進(jìn)行分析加工，把它們歸納成便于擺脫“訊息禍”的方法選擇適合自己目標(biāo)的訊息

接觸種種訊息以擴(kuò)大自己的視野、眼界

不要企圖把所有的訊息全看懂、看會，不要受傳統(tǒng)觀念的約束

要站在自己的立場，即根據(jù)自己的要求選擇訊息

將發(fā)揮不了作用的訊息資料處理掉語言是一種“虛像”，而現(xiàn)實(shí)是“實(shí)像”我們要確認(rèn)“現(xiàn)實(shí)”這一“實(shí)像”要憑自己的直覺、理解力，來找出必要的訊息不要被你所收集到的訊息束縛住99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法選擇適合自己目標(biāo)的訊息99-3-16組長擺脫“訊息禍”的方法節(jié)省找資料的時(shí)間

使用方便的分類項(xiàng)目

當(dāng)天的訊息要在當(dāng)天整理出來

不要追求十全十美的分類

分類項(xiàng)目以少為佳規(guī)劃出“其他”項(xiàng)目欄，并發(fā)揮這一欄目的作用99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法節(jié)省找資料的時(shí)間99-3-16組長級干部擺脫“訊息禍”的方法保持訊息的新穎度

與現(xiàn)實(shí)無關(guān)的資料沒什么使用價(jià)值

重新“評估”資料的工作，要經(jīng)常進(jìn)行，并不斷地補(bǔ)充不足的部分

不需要的資料要下決心處理掉

文件資料并不是收藏品99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法保持訊息的新穎度99-3-16組長級干部擺脫“訊息禍”的方法提供適合于對方的資料、訊息

先確認(rèn)對方是誰，然后在研究向?qū)Ψ教峁┦裁从嵪?/p>

根據(jù)對方的具體情況做到“同步發(fā)信”

結(jié)論要放在前面，文章要簡潔明了

量多并不意味著它就是好資料

列舉的數(shù)字要對比、組合，盡可能以圖表說明99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法提供適合于對方的資料、訊息99-3-16文書管理存在的問題狀況在各部門實(shí)施著訊息的重復(fù)性管理沒有采用長期保存及防災(zāi)措施各部門無法形成一個(gè)系統(tǒng)性的管理體制不能正確地把握管理資料的內(nèi)容管理困難，檔案管理系統(tǒng)處于混亂狀態(tài)其他2.8%8.8%11.6%13.6%14.9%19.9%28.2%沒有管理場所辦公環(huán)境惡化99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書管理存在的問題狀況在各部門實(shí)沒有采用長各部門無法形不能文書管理存在的問題原因其他沒有文書管理規(guī)定沒有專職負(fù)責(zé)人對文件資料的價(jià)值觀不正確7.9%11.9%12.7%18.3%42.1%每天文件資料的產(chǎn)量過多7.1%沒有采用檔案管理系統(tǒng)99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書管理存在的問題原因其他沒有文書管沒有專職負(fù)責(zé)人對文件資料檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)它是為使用文書、文件而制定的制度而不是資料整理制度的善后處理是提供全方位服務(wù)的制度組織當(dāng)中的任何人都可以使用這些資源是一種便于實(shí)施的制度是一種能提高辦公效率的制度99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)它是為使用文書、文件而制定的制度99-3-文書主義和私有化的弊病文書主義的弊端公私不分追究假公濟(jì)私的行為盡可能處理掉手頭的文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書主義和私有化的弊病文書主義的弊端99-3-16組長級干部檔案管理系統(tǒng)的編排使用文件（未處理的懸案文件）已處理文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理系統(tǒng)的編排使用文件（未處理的懸案文件）99-3-16臥式檔案管理采用“垂直插入”的整理方法，如同對卡片進(jìn)行分類時(shí)，把卡片垂直插入卡片箱那樣。適用于“使用文件”的整理99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理采用“垂直插入”的整理方法，如同對卡片進(jìn)行分類時(shí)臥式檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（并列式整理法）可以對文件進(jìn)行有系統(tǒng)的分類、整理、保管根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)出文件收存不費(fèi)時(shí)間文件柜比其他保管容器占地少，節(jié)省空間99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（并列式整理法）可以對文件進(jìn)行有系統(tǒng)的分臥式檔案管理的構(gòu)成預(yù)先將所有的文書文件，按照一定的分類基準(zhǔn)加以整理放在寫有標(biāo)題的文件夾中把這些文件夾橫放在整理箱（多層文件整理箱）的抽屜里設(shè)立標(biāo)題卡，將文件分門別類采用便于隨時(shí)調(diào)出的整理方法99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理的構(gòu)成預(yù)先將所有的文書文件，按照一定的分類基準(zhǔn)加臥式檔案管理的整理字母分類的整理法數(shù)字分類的整理法地區(qū)分類整理法職業(yè)功能分類整理法主題分類整理法99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理的整理字母分類的整理法99-3-16組長級干部培文書的使用頻率看文件的次數(shù)（使用頻率）以100為基數(shù)，其中的99次是在半年之內(nèi)，一年以后調(diào)閱的次數(shù)不到一次半年1年2年3年使用頻率100%99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書的使用頻率看文件的次數(shù)（使用頻率）半年1年2年3年使10永久性保存的文書文件公司的史料、章程、規(guī)劃公司的重要刊物、圖畫重要的合同書、申請書、志愿書、申報(bào)書官方認(rèn)可的證件，如執(zhí)照、許可證等與注冊在案、專利等相關(guān)的重要文件與訴訟有管的文件與禮儀、儀式、典禮相關(guān)的重要文件內(nèi)與“外部集團(tuán)加入或退出本公司”相關(guān)的文件股東總會、股東名冊，以及其他與股份相關(guān)的重要文件與公司資產(chǎn)、債權(quán)相關(guān)的文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列永久性保存的文書文件公司的史料、章程、規(guī)劃99-3-16組長永久性保存的文書文件關(guān)于負(fù)責(zé)人、干部的資料傳閱批審文件、裁決的重要文件重要的統(tǒng)計(jì)文件年度預(yù)算、決算文件與土地、房地產(chǎn)（建筑物）、電話等相關(guān)的重要文件與職工的履歷、正本、保證書、任免書等相關(guān)的資料，以及姓名冊及其他的人事、保健、工資、津貼等資料顧客名單“制定計(jì)劃書”、原圖（設(shè)計(jì)圖）、重要的試驗(yàn)、研究報(bào)告書及其他99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列永久性保存的文書文件關(guān)于負(fù)責(zé)人、干部的資料99-3-16組長保存十年的文書、文件主管會議記錄與稅務(wù)相關(guān)的重要資料月結(jié)算文件、重要的商業(yè)帳簿有關(guān)于材料、商品構(gòu)入，和提取機(jī)械、零件的重要文件有關(guān)股東過戶（更換名義）的文件宣傳與促銷相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告書99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列保存十年的文書、文件主管會議記錄99-3-16組長級干部培訓(xùn)保存五年的文書、文件買和賣等與貿(mào)易相關(guān)的帳簿及主要傳票99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列保存五年的文書、文件買和賣等與貿(mào)易相關(guān)的帳簿及主要傳票99-保存三年的文書、文件管理監(jiān)督人員的會議記錄、代理商會議記錄、技術(shù)洽談會記錄條文的“增訂”和“修改”相關(guān)文件簡易合同書類與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的簡易認(rèn)可書、申請書等資料干部、職員任免資料文件的收發(fā)登記本對今后仍有參考價(jià)值的往返函件工作日報(bào)簡易統(tǒng)計(jì)文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列保存三年的文書、文件管理監(jiān)督人員的會議記錄、代理商會議記錄、保存三年的文書、文件與附屬設(shè)施相關(guān)的文書、文件，以及其他有關(guān)動產(chǎn)、不動產(chǎn)的簡易文件有關(guān)職員的調(diào)動、工資、津貼、勞基法、衛(wèi)生、保健、健康保險(xiǎn)等，暫時(shí)性權(quán)力和義務(wù)的文件、提案制度等資料與經(jīng)營管理相關(guān)的輔助性資料簡易稅務(wù)文件與宣傳、市場調(diào)查、計(jì)劃等相關(guān)的一般性材料與購入物品的出納、保管、移交等相關(guān)的文件與制造技術(shù)相關(guān)的簡易文件、資料99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列保存三年的文書、文件與附屬設(shè)施相關(guān)的文書、文件，以及其他有關(guān)不要文件廢棄處理標(biāo)準(zhǔn)簡記、追憶類（已作廢的）已整理撰寫過的原稿已作出答復(fù)的、用完的文書賀年片、慰問信、答謝信、日程安排報(bào)紙看過的雜志已成為正式文件的復(fù)印件、報(bào)表等作為參考用的報(bào)告書、通知、報(bào)表等不屬本科室工作范疇，但與業(yè)務(wù)相關(guān)并已由主管部門保管的文件類還有其他當(dāng)時(shí)認(rèn)為有必要，但一直沒用上的東西99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列不要文件廢棄處理標(biāo)準(zhǔn)簡記、追憶類（已作廢的）99-3-16組檔案管理的績效主管人員不在時(shí)也可將必要的文件調(diào)出來有利于保存“必要的訊息記錄”可以大幅度地減少部門文件保管量，相對減少了購買文件柜等器材的數(shù)量，有效的節(jié)省了經(jīng)費(fèi)不要的文件按計(jì)劃作廢了，辦公室的文件只剩下1/3左右辦公室得到妥善的清理，變得明朗、整潔，空間也被有效的利用了進(jìn)行財(cái)務(wù)審查時(shí)，需要的文件可以馬上調(diào)出來使用隨著文件處理手續(xù)的改進(jìn)，辦公室內(nèi)有了良好的氣氛。有助于提升員工士氣、解決問題能促進(jìn)各類文化的規(guī)格化，促進(jìn)事物工作的組織化，標(biāo)準(zhǔn)化有助于改善公司內(nèi)的訊息交流活動99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理的績效主管人員不在時(shí)也可將必要的文件調(diào)出來99-3-演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理課程目標(biāo)使部門檔案公有化，將要用的資料文件化，提高工作效率99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列課程目標(biāo)使部門檔案公有化，將要用的資料文件化，提高工作效率9在工作時(shí)常常會遇到的情況？必要的資料忘記收到什么地方去了，不能立即調(diào)出來文件柜內(nèi)裝滿了舊資料，處理不了相同的資料在同一文件柜內(nèi)分好幾處存放由于主管資料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影響了工作的進(jìn)展在進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，不能順利地進(jìn)行工作交接99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列在工作時(shí)常常會遇到的情況？必要的資料忘記收到什么地方去了，不確立檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵組織內(nèi)部的各種文件資料不要放在個(gè)人手里,都能隨時(shí)將他們所需要的任何文件調(diào)出來使用,為此要遵循“三不原則”不能(隨便)做不能(隨便)發(fā)不能(隨便)拿

99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列確立檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵組織內(nèi)部的各種文件資料不要放在個(gè)人手里與文書各層次相使用的管理辦法文書的制作階段-實(shí)施“源流管理”文書的處理(復(fù)寫、印刷等)-實(shí)施“分散、集中管理”文書的保管-實(shí)施“分散整理、集中保存”文書的廢棄-采取“共同廢棄”的形式99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列與文書各層次相使用的管理辦法文書的制作階段-實(shí)施“源流管理”發(fā)揮訊息作用的三階段對原始訊息進(jìn)行分析加工，把它們歸納成便于人們掌握的形式在加工的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生某種新的想法、概念判斷這一想法、概念的對錯(cuò)及采用價(jià)值99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列發(fā)揮訊息作用的三階段對原始訊息進(jìn)行分析加工，把它們歸納成便于擺脫“訊息禍”的方法選擇適合自己目標(biāo)的訊息

接觸種種訊息以擴(kuò)大自己的視野、眼界

不要企圖把所有的訊息全看懂、看會，不要受傳統(tǒng)觀念的約束

要站在自己的立場，即根據(jù)自己的要求選擇訊息

將發(fā)揮不了作用的訊息資料處理掉語言是一種“虛像”，而現(xiàn)實(shí)是“實(shí)像”我們要確認(rèn)“現(xiàn)實(shí)”這一“實(shí)像”要憑自己的直覺、理解力，來找出必要的訊息不要被你所收集到的訊息束縛住99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法選擇適合自己目標(biāo)的訊息99-3-16組長擺脫“訊息禍”的方法節(jié)省找資料的時(shí)間

使用方便的分類項(xiàng)目

當(dāng)天的訊息要在當(dāng)天整理出來

不要追求十全十美的分類

分類項(xiàng)目以少為佳規(guī)劃出“其他”項(xiàng)目欄，并發(fā)揮這一欄目的作用99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法節(jié)省找資料的時(shí)間99-3-16組長級干部擺脫“訊息禍”的方法保持訊息的新穎度

與現(xiàn)實(shí)無關(guān)的資料沒什么使用價(jià)值

重新“評估”資料的工作，要經(jīng)常進(jìn)行，并不斷地補(bǔ)充不足的部分

不需要的資料要下決心處理掉

文件資料并不是收藏品99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法保持訊息的新穎度99-3-16組長級干部擺脫“訊息禍”的方法提供適合于對方的資料、訊息

先確認(rèn)對方是誰，然后在研究向?qū)Ψ教峁┦裁从嵪?/p>

根據(jù)對方的具體情況做到“同步發(fā)信”

結(jié)論要放在前面，文章要簡潔明了

量多并不意味著它就是好資料

列舉的數(shù)字要對比、組合，盡可能以圖表說明99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列擺脫“訊息禍”的方法提供適合于對方的資料、訊息99-3-16文書管理存在的問題狀況在各部門實(shí)施著訊息的重復(fù)性管理沒有采用長期保存及防災(zāi)措施各部門無法形成一個(gè)系統(tǒng)性的管理體制不能正確地把握管理資料的內(nèi)容管理困難，檔案管理系統(tǒng)處于混亂狀態(tài)其他2.8%8.8%11.6%13.6%14.9%19.9%28.2%沒有管理場所辦公環(huán)境惡化99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書管理存在的問題狀況在各部門實(shí)沒有采用長各部門無法形不能文書管理存在的問題原因其他沒有文書管理規(guī)定沒有專職負(fù)責(zé)人對文件資料的價(jià)值觀不正確7.9%11.9%12.7%18.3%42.1%每天文件資料的產(chǎn)量過多7.1%沒有采用檔案管理系統(tǒng)99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書管理存在的問題原因其他沒有文書管沒有專職負(fù)責(zé)人對文件資料檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)它是為使用文書、文件而制定的制度而不是資料整理制度的善后處理是提供全方位服務(wù)的制度組織當(dāng)中的任何人都可以使用這些資源是一種便于實(shí)施的制度是一種能提高辦公效率的制度99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)它是為使用文書、文件而制定的制度99-3-文書主義和私有化的弊病文書主義的弊端公私不分追究假公濟(jì)私的行為盡可能處理掉手頭的文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書主義和私有化的弊病文書主義的弊端99-3-16組長級干部檔案管理系統(tǒng)的編排使用文件（未處理的懸案文件）已處理文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列檔案管理系統(tǒng)的編排使用文件（未處理的懸案文件）99-3-16臥式檔案管理采用“垂直插入”的整理方法，如同對卡片進(jìn)行分類時(shí)，把卡片垂直插入卡片箱那樣。適用于“使用文件”的整理99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理采用“垂直插入”的整理方法，如同對卡片進(jìn)行分類時(shí)臥式檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（并列式整理法）可以對文件進(jìn)行有系統(tǒng)的分類、整理、保管根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)出文件收存不費(fèi)時(shí)間文件柜比其他保管容器占地少，節(jié)省空間99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（并列式整理法）可以對文件進(jìn)行有系統(tǒng)的分臥式檔案管理的構(gòu)成預(yù)先將所有的文書文件，按照一定的分類基準(zhǔn)加以整理放在寫有標(biāo)題的文件夾中把這些文件夾橫放在整理箱（多層文件整理箱）的抽屜里設(shè)立標(biāo)題卡，將文件分門別類采用便于隨時(shí)調(diào)出的整理方法99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理的構(gòu)成預(yù)先將所有的文書文件，按照一定的分類基準(zhǔn)加臥式檔案管理的整理字母分類的整理法數(shù)字分類的整理法地區(qū)分類整理法職業(yè)功能分類整理法主題分類整理法99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列臥式檔案管理的整理字母分類的整理法99-3-16組長級干部培文書的使用頻率看文件的次數(shù)（使用頻率）以100為基數(shù)，其中的99次是在半年之內(nèi)，一年以后調(diào)閱的次數(shù)不到一次半年1年2年3年使用頻率100%99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列文書的使用頻率看文件的次數(shù)（使用頻率）半年1年2年3年使10永久性保存的文書文件公司的史料、章程、規(guī)劃公司的重要刊物、圖畫重要的合同書、申請書、志愿書、申報(bào)書官方認(rèn)可的證件，如執(zhí)照、許可證等與注冊在案、專利等相關(guān)的重要文件與訴訟有管的文件與禮儀、儀式、典禮相關(guān)的重要文件內(nèi)與“外部集團(tuán)加入或退出本公司”相關(guān)的文件股東總會、股東名冊，以及其他與股份相關(guān)的重要文件與公司資產(chǎn)、債權(quán)相關(guān)的文件99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列永久性保存的文書文件公司的史料、章程、規(guī)劃99-3-16組長永久性保存的文書文件關(guān)于負(fù)責(zé)人、干部的資料傳閱批審文件、裁決的重要文件重要的統(tǒng)計(jì)文件年度預(yù)算、決算文件與土地、房地產(chǎn)（建筑物）、電話等相關(guān)的重要文件與職工的履歷、正本、保證書、任免書等相關(guān)的資料，以及姓名冊及其他的人事、保健、工資、津貼等資料顧客名單“制定計(jì)劃書”、原圖（設(shè)計(jì)圖）、重要的試驗(yàn)、研究報(bào)告書及其他99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列永久性保存的文書文件關(guān)于負(fù)責(zé)人、干部的資料99-3-16組長保存十年的文書、文件主管會議記錄與稅務(wù)相關(guān)的重要資料月結(jié)算文件、重要的商業(yè)帳簿有關(guān)于材料、商品構(gòu)入，和提取機(jī)械、零件的重要文件有關(guān)股東過戶（更換名義）的文件宣傳與促銷相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告書99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列保存十年的文書、文件主管會議記錄99-3-16組長級干部培訓(xùn)保存五年的文書、文件買和賣等與貿(mào)易相關(guān)的帳簿及主要傳票99-3-16組長級干部培訓(xùn)系列保存五年的文書、文件買和賣等與貿(mào)易相關(guān)的帳簿及主要傳票99-保存三年的文書、文件管理監(jiān)督人員的會議記錄、代理商會議記錄、技術(shù)洽談