電子郵件禮儀及某科技通使用技巧培訓(xùn)材料

電子郵件禮儀深圳市飛榮達(dá)科技股份有限公司2010年9月職場(chǎng)故事：女秘書PK老板事件請(qǐng)問(wèn)有哪位同事知道“史上最牛女秘書”是誰(shuí)？EMC（全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)商，總部在美國(guó)）？當(dāng)事人瑞貝卡(秘書的英文名)無(wú)奈地告訴記者，"這件事傳得太廣，我都找不到工作了。"而面對(duì)記者的質(zhì)詢，EMC公司從美國(guó)發(fā)來(lái)的郵件卻認(rèn)為"該員工離職只是個(gè)人事件"。目前，該郵件仍在毫不停歇地轉(zhuǎn)發(fā)中。

■下班鎖門引起總裁不滿

4月7日晚，EMC大中華區(qū)總裁陸純初回辦公室取東西，到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒(méi)帶鑰匙。此時(shí)他的私人秘書瑞貝卡已經(jīng)下班。陸試圖聯(lián)系后者未果。數(shù)小時(shí)后，陸純初還是難抑怒火，于是在凌晨1時(shí)13分通過(guò)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴(yán)厲且語(yǔ)氣生硬的"譴責(zé)信"。陸純初在這封用英文寫就的郵件中說(shuō)，"我曾告訴過(guò)你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問(wèn)題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無(wú)論是午餐時(shí)段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無(wú)事后才能離開辦公室，明白了嗎？"（事實(shí)上，英文原信的口氣比上述譯文要激烈得多）。陸在發(fā)送這封郵件的時(shí)候，同時(shí)傳給了公司幾位高管。

■秘書回了咄咄逼人的郵件面對(duì)大中華區(qū)總裁的責(zé)備，一個(gè)小秘書應(yīng)該怎樣應(yīng)對(duì)呢？一位曾在GE和甲骨文服務(wù)多年的資深人士告訴記者，正確的做法應(yīng)該是：同樣用英文寫一封回信，解釋當(dāng)天的原委并接受總裁的要求，語(yǔ)氣注意要溫婉有禮。同時(shí)給自己的頂頭上司和人力資源部的高管另外去信說(shuō)明，坦承自己的錯(cuò)誤并道歉。

但是瑞貝卡的做法大相徑庭，并最終為她在網(wǎng)絡(luò)上贏得了"史上最牛女秘書"的稱號(hào)。

兩天后，她在郵件中回復(fù)說(shuō)：

首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度上考慮的，如果一旦丟了東西，我無(wú)法承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說(shuō)別人不對(duì)。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。

第三，你無(wú)權(quán)干涉和控制我的私人時(shí)間，我一天就8小時(shí)工作時(shí)間，請(qǐng)你記住中午和晚上下班的時(shí)間都是我的私人時(shí)間。

第四，從到EMC的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責(zé)，也加過(guò)很多次的班，我也沒(méi)有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無(wú)法做到。

第五，雖然咱們是上下級(jí)的關(guān)系，也請(qǐng)你注重一下你說(shuō)話的語(yǔ)氣，這是做人最基本的禮貌問(wèn)題。

第六，我要在這強(qiáng)調(diào)一下，我并沒(méi)有猜想或者假定什么，因?yàn)槲覜](méi)有這個(gè)時(shí)間也沒(méi)有這個(gè)必要。

本來(lái)，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過(guò)火的做法。她回信的對(duì)象選擇了"EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（廣州）、EMC（上海）"。這樣一來(lái)，EMC中國(guó)公司的所有人都收到了這封郵件?！鲟]件被數(shù)千人轉(zhuǎn)發(fā)

記者打通瑞貝卡的電話，她已不愿回憶那兩天的經(jīng)歷，"這只是我和EMC之間的事，跟別人沒(méi)關(guān)系"?？删驮谌鹭惪ɑ剜]件后不久，這封"女秘書PK老板"的火爆郵件就被她的同事在全國(guó)外企中廣泛轉(zhuǎn)發(fā)。該郵件被數(shù)千外企白領(lǐng)接收和轉(zhuǎn)發(fā)，幾乎每個(gè)人都不止一次收到過(guò)郵件，很多人還在郵件上留下諸如"真牛"、"解氣"、"罵得好"之類的點(diǎn)評(píng)。其中流傳最廣的版本居然署名達(dá)1000多個(gè)，而這只是無(wú)數(shù)轉(zhuǎn)發(fā)郵件中的一個(gè)而已。記者在郵件上找到了兩位留有私人郵件的人士。黃小姐供職于IBM中國(guó)研究院。據(jù)她回憶，該郵件最早從公司同事的大學(xué)同學(xué)處轉(zhuǎn)來(lái)，后來(lái)的來(lái)路也多為業(yè)務(wù)關(guān)系、大學(xué)同學(xué)等。張先生就職于GE北京總部，"我收到郵件比較早，當(dāng)時(shí)就轉(zhuǎn)給了成都和上海的大學(xué)同學(xué)，結(jié)果后來(lái)又從南京同學(xué)那里收回來(lái)了"。轉(zhuǎn)發(fā)者過(guò)癮仿佛在罵自己的老板“每一個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的人內(nèi)心都在歡喜，仿佛罵的是自己的老板”，知名企業(yè)文化研究專家孫虹鋼在接受記者采訪時(shí)說(shuō)，這個(gè)秘書反應(yīng)有點(diǎn)過(guò)激，她違反的是明規(guī)則而不是潛規(guī)則，"畢竟任何企業(yè)的游戲規(guī)則都是老板定的"。瑞貝卡這種做法看上去十分過(guò)癮，其實(shí)相當(dāng)不職業(yè)。她今后找工作會(huì)很難。她違反的不是潛規(guī)則而是明規(guī)則。誰(shuí)會(huì)要一個(gè)喜歡破壞明規(guī)則的人呢？一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒(méi)有其他方式可以溝通嗎？這種方式對(duì)當(dāng)事人沒(méi)有任何好處，職場(chǎng)中無(wú)人會(huì)接受。

這封郵件幾天內(nèi)傳了好幾千人，全國(guó)的外企圈子都知道了。這是為什么？"說(shuō)白了，人們?cè)诼殘?chǎng)中的心態(tài)不好，很多人都很郁悶。比如，工作不開心、才華得不到施展、上司沒(méi)本事卻要管自己、投入產(chǎn)出比不合理、和老板關(guān)系緊張……這時(shí)候，如果有人出來(lái)攻擊老板，那一定是解氣的。每個(gè)人在轉(zhuǎn)發(fā)這個(gè)郵件的時(shí)候，說(shuō)不定都在幻想著有一天罵自己的老板。"據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。

“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。

你作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。

電子郵件禮儀主題是接收者者了解郵件的的第一信息，，因此要提綱綱挈領(lǐng)，使用用有意義的主主題行，這樣樣可以讓收件件人迅速了解解郵件內(nèi)容并并判斷其重要要性。注意以以下幾點(diǎn)：一定不要空白白標(biāo)題，這是是最失禮的標(biāo)題要簡(jiǎn)短，，不宜冗長(zhǎng)，，不要讓outlook用…才能顯示完你你的標(biāo)題標(biāo)題要能真反反映文章的內(nèi)內(nèi)容和重要性性，切忌使用用含義不清的的標(biāo)題，如“王先生收”一封信盡可能能只針對(duì)一個(gè)個(gè)主題，不在在一封信內(nèi)談?wù)劶岸嗉虑榍?，以便于日日后整理可適當(dāng)用使用用大寫字母或或特殊字符（（如“*!”等）來(lái)突出標(biāo)標(biāo)題，引起收收件人注意，，但應(yīng)適度，，特別是不要要隨便就用“緊急”之類的字眼。?；貜?fù)對(duì)方郵件件時(shí)，可以根根據(jù)回復(fù)內(nèi)容容需要更改標(biāo)標(biāo)題，不要RERE一大串。郵件主題俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，，總是好處的的，即便郵件件中有些地方方表達(dá)欠妥，，對(duì)方也能平平靜的看待。。注意以下兩兩點(diǎn)：恰當(dāng)?shù)胤Q呼收收件者，拿捏捏尺度郵件的開頭要要稱呼收件人人。這既顯得得禮貌，也明明確提醒某收收件人，此郵郵件是面向他他的，要求其其給出必要的的回應(yīng)；在多多個(gè)收件人的的情況下可以以稱呼大家、、ALL。如果對(duì)方有職職務(wù)，應(yīng)按職職務(wù)尊稱對(duì)方方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚楚職務(wù)，則應(yīng)應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把把性別先搞清清楚。不熟悉的人不不宜直接稱呼呼英文名，對(duì)對(duì)級(jí)別高于自自己的人也不不宜稱呼英文文名。稱呼全全名也是不禮禮貌的，不要要逮誰(shuí)都用個(gè)個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)絡(luò)。Email開頭結(jié)尾最好好要有問(wèn)候語(yǔ)語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開頭頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見的的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)個(gè)”祝您順利”之類的也就可可以了。稱呼與問(wèn)候正文是郵件最最重要的部分分，注意以下下幾點(diǎn)：Email正文要簡(jiǎn)明扼扼要，行文通通順Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼扼要的說(shuō)清楚楚事情；如果果具體內(nèi)容確確實(shí)很多，正正文應(yīng)只作摘摘要介紹，然然后單獨(dú)寫個(gè)個(gè)文件作為附附件進(jìn)行詳細(xì)細(xì)描述。正文行文應(yīng)通通順，多用簡(jiǎn)簡(jiǎn)單詞匯和短短句，準(zhǔn)確清清晰的表達(dá)，，不要出現(xiàn)讓讓人晦澀難懂懂的語(yǔ)句。最最好不要讓人人家拉滾動(dòng)條條才能看完你你的郵件，千千萬(wàn)不要學(xué)唐唐僧。注意Email的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與與自己的熟悉悉程度、等級(jí)級(jí)關(guān)系；郵件件是對(duì)內(nèi)還是是對(duì)外性質(zhì)的的不同，選擇擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣氣進(jìn)行論述，，以免引起對(duì)對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)請(qǐng)、謝謝之類類的語(yǔ)句要經(jīng)經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕輕易地轉(zhuǎn)給他他人，因此對(duì)對(duì)別人意見的的評(píng)論必須謹(jǐn)謹(jǐn)慎而客觀。?！班]件門”就是深刻的教教訓(xùn)！郵件正文（1）Email的正文應(yīng)多用用1234之類的列表，，將事情說(shuō)明明清楚如果事情復(fù)雜雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落落進(jìn)行清晰明明確的說(shuō)明。。保持你的每每個(gè)段落簡(jiǎn)短短不冗長(zhǎng)，沒(méi)沒(méi)人有時(shí)間仔仔細(xì)看你沒(méi)分分段的長(zhǎng)篇大大論。一次郵件交待待完整信息最好在一次郵郵件中把相關(guān)關(guān)信息全部說(shuō)說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)準(zhǔn)確。不要過(guò)過(guò)兩分鐘之后后再發(fā)一封什什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，，這會(huì)讓人很很反感。盡可能避免拼拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)錯(cuò)別字，注意意使用拼寫檢檢查這是對(duì)別人的的尊重，也是是自己態(tài)度的的體現(xiàn)。如果果是英文Email，最好把拼寫寫檢查功能打打開;如果是中文Email，注意拼音輸輸入法帶給你你的弱智同音音別字。在郵件發(fā)送之之前，務(wù)必自自己仔細(xì)閱讀讀一遍，檢查查行文是否通通順，拼寫是是否有錯(cuò)誤。。郵件正文（2）合理利用圖片片，表格等形形式來(lái)輔助闡闡述對(duì)于很多帶有有技術(shù)介紹或或討論性質(zhì)的的郵件，單純純以文字形式式很難描述清清楚。如果配配合圖表加以以闡述，收件件人一定會(huì)表表?yè)P(yáng)你的體貼貼。不要?jiǎng)硬粍?dòng)使使用:)之類的笑臉字字符在商務(wù)信函里里面使用:)之類的笑臉字字符會(huì)顯得比比較輕佻，BusinessEmail不是情書，所所以:)之類的最好慎慎用。只用在在某些你確實(shí)實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出出一定的輕松松氣氛的場(chǎng)合合。郵件正文（3）附件是郵件的的一個(gè)重要組組成部分，注注意以下幾點(diǎn)點(diǎn)：如果郵件帶有有附件，應(yīng)在在正文里面提提示收件人查查看附件附件文件應(yīng)按按有意義的名名字命名，不不可用外星人人才看懂的文文件名正文中應(yīng)對(duì)附附件內(nèi)容做簡(jiǎn)簡(jiǎn)要說(shuō)明，特特別是帶有多多個(gè)附件時(shí)附件數(shù)目不宜宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較較多時(shí)應(yīng)打打包壓縮成成一個(gè)文件件如果附件是是特殊格式式文件，因因在正文中中說(shuō)明打開開方式，以以免影響使使用如果附件過(guò)過(guò)大（不宜宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割割成幾個(gè)小小文件分別別發(fā)送郵件附件在語(yǔ)言的選選擇和漢字字編碼方面面，注意以以下幾點(diǎn)：：只在必要的的時(shí)候才使使用英文郵郵件。英文郵件只只是交流的的工具，而而不是用來(lái)來(lái)炫耀和鍛鍛煉英文水水平的。如如果收件人人中有外籍籍人士，應(yīng)應(yīng)該使用英英文郵件交交流；如果果收件人是是其他國(guó)家家和地區(qū)的的華人，也也應(yīng)采用英英文交流，，由于存在在中文編碼碼的問(wèn)題，，你的中文文郵件在其其他地區(qū)可可能顯示成成為亂碼天天書。尊重對(duì)方的的習(xí)慣，不不主動(dòng)發(fā)起起英文郵件件。如果對(duì)方與與你的郵件件往來(lái)是采采用中文，，請(qǐng)不要自自作聰明的的發(fā)送英文文郵件給他他；如果對(duì)對(duì)方發(fā)英文文郵件給你你，也不要要老土的用用中文回復(fù)復(fù)。對(duì)于一些信信息量豐富富或重要的的郵件，建建議使用中中文你很難保證證你的英文文表達(dá)水平平或收件人人中某人的的英文理解解水平存在在問(wèn)題，而而影響郵件件所涉及問(wèn)問(wèn)題的解決決。選擇便于閱閱讀的字號(hào)號(hào)和字體中文老實(shí)點(diǎn)點(diǎn)用宋體或或新宋體，，英文就用用Verdana或Arial字型，字號(hào)號(hào)用五號(hào)或或10號(hào)字即可。。這是經(jīng)研研究證明最最適合在線線閱讀的字字號(hào)和字體體。不要用用稀奇古怪怪的字體或或斜體，最最好不用背背景信紙，，特別對(duì)公公務(wù)郵件。。語(yǔ)言的選擇擇與漢字編編碼每封郵件在在結(jié)尾都應(yīng)應(yīng)簽名，這這樣對(duì)方可可以清楚的的知道發(fā)件件人信息。。雖然你的的朋友可能能從發(fā)件人人中認(rèn)出你你，但不要要為你的朋朋友設(shè)計(jì)這這樣的工作作。簽名信息不不宜過(guò)多電子郵件消消息末尾加加上簽名檔檔是必要的的。簽名檔檔可包括姓姓名、職務(wù)務(wù)、公司、、電話、傳傳真、地址址等信息，，但信息不不宜行數(shù)過(guò)過(guò)多，一般般不超過(guò)4行。你只需需將一些必必要信息放放在上面，，對(duì)方如果果需要更詳詳細(xì)的信息息，自然會(huì)會(huì)與你聯(lián)系系。引用一個(gè)短短語(yǔ)作為你你的簽名的的一部分是是可行的，，比如你的的座右銘，，或公司的的宣傳口號(hào)號(hào)。但是要要分清收件件人對(duì)象與與場(chǎng)合，切切記一定要要得體。不要只用一一個(gè)簽名檔檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私私、對(duì)熟悉悉的客戶等等群體的郵郵件往來(lái)，，簽名檔應(yīng)應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)簡(jiǎn)化。過(guò)于于正式的簽簽名檔會(huì)讓讓與對(duì)方顯顯得疏遠(yuǎn)。。你可以在在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)個(gè)簽名檔，，靈活調(diào)用用。簽名檔文字字應(yīng)選擇與與正文文字字匹配，簡(jiǎn)簡(jiǎn)體、繁體體或英文，，以免成出出現(xiàn)亂碼。。字號(hào)一般般應(yīng)選擇比比正文字體體小一些。。結(jié)尾署名及時(shí)回復(fù)Email收到他人的的重要電子子郵件后，，即刻回復(fù)復(fù)對(duì)方一下下，往往還還是必不可可少的,這是對(duì)他人人的尊重，，理想的回回復(fù)時(shí)間是是2小時(shí)內(nèi)，特特別是對(duì)一一些緊急重重要的郵件件。對(duì)每一份郵郵件都立即即處理是很很占用時(shí)間間的，對(duì)于于一些優(yōu)先先級(jí)低的郵郵件可集中中在一特定定時(shí)間處理理，但一般般不要超過(guò)過(guò)24小時(shí)。如果事情復(fù)復(fù)雜，你無(wú)無(wú)法及時(shí)確確切回復(fù)，，那至少應(yīng)應(yīng)該及時(shí)的的回復(fù)說(shuō)”收到了，我我們正在處處理，一旦旦有結(jié)果就就會(huì)及時(shí)回回復(fù)，云云云”。不要讓對(duì)對(duì)方苦苦等等待，記住?。杭皶r(shí)作作出響應(yīng)，，哪怕只是是確認(rèn)一下下收到了。。如果你正在在出差或休休假，應(yīng)該該設(shè)定自動(dòng)動(dòng)回復(fù)功能能，提示發(fā)發(fā)件人，以以免影響工工作進(jìn)行針對(duì)性性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)復(fù)問(wèn)題的時(shí)時(shí)候，最好好把相關(guān)的的問(wèn)題抄到到回件中，，然后附上上答案。不不要用簡(jiǎn)單單的，那樣樣太生硬了了，應(yīng)該進(jìn)進(jìn)行必要的的闡述，讓讓對(duì)方一次次性理解，，避免再反反復(fù)交流，，浪費(fèi)資源源?；貜?fù)不得少少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)發(fā)來(lái)一大段段郵件，你你確只回復(fù)復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這這是非常不不禮貌的。。怎么著也也要湊夠10個(gè)字，顯示示出你的尊尊重。使用技巧（（1）不要就同一一問(wèn)題多次次回復(fù)討論論如果收發(fā)雙雙方就同一一問(wèn)題的交交流回復(fù)超超過(guò)3次，這只能能說(shuō)明交流流不暢，說(shuō)說(shuō)不清楚。。此時(shí)應(yīng)采采用電話溝溝通等其他他方式進(jìn)行行交流后再再做判斷。。電子郵件件有時(shí)并不不是最好的的交流方式式。對(duì)于較為復(fù)復(fù)雜的問(wèn)題題，多個(gè)收收件人頻繁繁回復(fù)，發(fā)發(fā)表看法，，把郵件越越RE越高，這將將導(dǎo)致郵件件過(guò)于冗長(zhǎng)長(zhǎng)笨拙而不不可閱讀。。此時(shí)應(yīng)即即是對(duì)之前前討論的結(jié)結(jié)果進(jìn)行小小結(jié)，刪減減瘦身，突突出有用信信息。要區(qū)分Reply和ReplyAll如果只需要要單獨(dú)一個(gè)個(gè)人知道的的事，單獨(dú)獨(dú)回復(fù)給他他一個(gè)人就就行了如果你對(duì)發(fā)發(fā)件人提出出的要求作作出結(jié)論響響應(yīng)，應(yīng)該該replayall，讓大家都都知道；不不要讓對(duì)方方幫你完成成這件事情情。如果你對(duì)發(fā)發(fā)件人的提提出的問(wèn)題題不清楚，，或有不同同的意見，，應(yīng)該與發(fā)發(fā)件人單獨(dú)獨(dú)溝通，不不要當(dāng)著所所有人的面面，不停的的RE來(lái)RE去，與發(fā)件件人討論。。你們討論論好了再告告訴大家。。不要向上司司頻繁發(fā)送送沒(méi)有確定定結(jié)果的郵郵件。主動(dòng)控制郵郵件的來(lái)往往為避免無(wú)謂謂的回復(fù)，，浪費(fèi)資源源，可在文文中指定部部分收件人人給出回復(fù)復(fù)，或在文文末添上以以下語(yǔ)句：：“全部辦辦妥”、““無(wú)需行動(dòng)動(dòng)”、“僅僅供參考，，無(wú)需回復(fù)復(fù)”。使用技巧（（2）TO，CC中的各收件件人的排列列應(yīng)遵循一一定的規(guī)則則比如按部門門排列；按按職位等級(jí)級(jí)從高到低低或從低到到高都可以以。適當(dāng)?shù)牡囊?guī)則有助助于提升你你的形象。。轉(zhuǎn)發(fā)郵件要要突出信息息在你轉(zhuǎn)發(fā)消消息之前，，首先確保保所有收件件人需要此此消息。除除此之外，，轉(zhuǎn)發(fā)敏感感或者機(jī)密密信息要小小心謹(jǐn)慎，，不要把內(nèi)內(nèi)部消息轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)給外部部人員或者者未經(jīng)授權(quán)權(quán)的接收人人。如果有需要要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的的內(nèi)容進(jìn)行行修改和整整理，以突突出信息。。不要將RE了幾十層的的郵件發(fā)給給他人，讓讓人摸不著著頭腦。只給需要信信息的人發(fā)發(fā)送郵件，，不要占用用他人的資資源記?。褐话l(fā)有必要要的郵件，，認(rèn)真發(fā)郵郵件！使用技巧（（3）騰訊通通——溝通禮儀與與規(guī)范一、慎重選擇發(fā)發(fā)信對(duì)象1、傳送訊息息之前，須須確認(rèn)收信信對(duì)象是否否正確，以以免造成不不必要的困困擾，要將將人數(shù)降至至最低，否否則，制造造了一大堆堆不必要的的「垃圾」」。二、掌握“廣播”清單2、“廣播”功能是系統(tǒng)統(tǒng)最具威力力的功能之之一。使用用者只須將將其問(wèn)題或或意見傳送送至特定網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或或群體，不不稍幾秒鐘鐘，即可獲獲得許多在在線朋友的的回復(fù)。然然而問(wèn)題在在于：一個(gè)個(gè)人的問(wèn)題題或建議是是否會(huì)成為為另一個(gè)人人的垃圾郵郵件，甚或或無(wú)心地觸觸怒他人?因此，當(dāng)使使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)務(wù)必在傳送送出信件前前小心地檢檢查其廣播播的清單。。三、注意撰寫騰騰訊通內(nèi)容容1、切記查看看信息的是是一個(gè)「人人」，而不不是一臺(tái)機(jī)機(jī)器因因?yàn)樾畔⒌牡幕?dòng)是透透過(guò)計(jì)算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生生的，使用用者經(jīng)常會(huì)會(huì)不自覺(jué)地地「忘記」」與自己真真正互動(dòng)的的是遠(yuǎn)程的的「人」。。許多情緒緒激動(dòng)的字字眼也因此此不經(jīng)意地地隨手送出出，而傷到到對(duì)方甚至至引起沖突突。記住使使用騰訊通通，實(shí)際上上和你寫一一封信是完完全一樣的的，只是差差別在傳遞遞的方式不不同罷了。。2、「標(biāo)題」」要明確且且具描述性性一定要注明明標(biāo)題(Subject)，因?yàn)橛性S許多同事是是以標(biāo)題來(lái)來(lái)決定是否否繼續(xù)詳讀讀信息的內(nèi)內(nèi)容。此外外，信息標(biāo)標(biāo)題應(yīng)盡量量寫得具描描述性，或或是與內(nèi)容容相關(guān)的主主旨大意，，讓人一望望即知，以以便對(duì)方快快速了解和和記憶。3、騰訊通的的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)簡(jiǎn)明扼要在線溝通講講求時(shí)效，，經(jīng)常上網(wǎng)網(wǎng)的人多具具有不耐等等候的特性性，所以騰騰訊通的信信息內(nèi)容應(yīng)應(yīng)力求簡(jiǎn)明明扼要，并并求溝通效效益。一般般信息所用用的起頭語(yǔ)語(yǔ)、客套語(yǔ)語(yǔ)、祝賀詞詞等，在在在線溝通時(shí)時(shí)都可以省省略。盡量量掌握「一一個(gè)訊息、、一個(gè)主題題」的原則則。4、了解傳送送出去的訊訊息將潛在在會(huì)永久留留存盡管信息有有一定的發(fā)發(fā)送對(duì)象，，但經(jīng)過(guò)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)也許發(fā)發(fā)出去的信信息將會(huì)永永久被存于于某處私人人檔案或轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)印成文件件到處流通通。因此，，在送出電電子信息時(shí)時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地地評(píng)閱所撰撰寫的字句句，以免他他日落人笑笑柄。5、理清建議議或意見若要表達(dá)對(duì)對(duì)某一事情情的看法，，可先簡(jiǎn)要要地描述事事情緣起，，再陳述自自己的意見見；若是想想引發(fā)行動(dòng)動(dòng)，則應(yīng)針針對(duì)事情可可能的發(fā)展展提出看法法與建議。。有時(shí)因訊訊息太過(guò)簡(jiǎn)簡(jiǎn)短或標(biāo)明明不夠清楚楚，收信對(duì)對(duì)象可能會(huì)會(huì)不清楚發(fā)發(fā)信者陳述述的到底是是建議或是是意見，因因而造成不不必要的誤誤解或行動(dòng)動(dòng)。6、避免使用用太多的標(biāo)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)我們經(jīng)常會(huì)會(huì)看到一些些騰訊通信信息中夾雜雜了許多的的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)號(hào)，特別是是驚嘆號(hào)的的使用!!!!!若真要強(qiáng)調(diào)調(diào)事情，應(yīng)應(yīng)該在用詞詞遣字上特特別強(qiáng)調(diào)，，而不應(yīng)使使用太多不不必要的標(biāo)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。。7、小心幽默默的使用在缺乏聲調(diào)調(diào)的抑揚(yáng)頓頓挫、臉部部表情與肢肢體語(yǔ)言的的騰訊通信信息中，應(yīng)應(yīng)特別注意意幽默的被被誤解與扭扭曲。若想想展現(xiàn)幽默默或特定情情緒，發(fā)信信息者必須須寫明或使使用“情緒符號(hào)”(smilies，如：)代表笑臉、、高興)。無(wú)論所開開的玩笑是是多么明顯顯，最好加加注以提醒醒收信者真真正的意思思。8、切勿講一一些不會(huì)在在公眾場(chǎng)所所對(duì)他人講講的話在發(fā)信息之之前問(wèn)問(wèn)自自己，你會(huì)會(huì)在公眾場(chǎng)場(chǎng)所中公開開面對(duì)面地地對(duì)他人講講這些話嗎嗎?如果答案是是否定的，，請(qǐng)?jiān)僦刈x讀重寫，或或重新思考考到底要不不要發(fā)出這這么一條訊訊息。千萬(wàn)萬(wàn)不可以因因?yàn)闆](méi)看到到對(duì)方的臉臉，就毫不不客氣講一一些沒(méi)有經(jīng)經(jīng)大腦思考考的話語(yǔ)。。切勿在不不給予響應(yīng)應(yīng)或申辯機(jī)機(jī)會(huì)的情況況下批評(píng)或或污蔑他人人?；貜?fù)郵件、、信息的禮禮儀與規(guī)范范1、勿期盼他他人會(huì)立即即回復(fù)你的的信件發(fā)信者通常常會(huì)期盼所所傳送出去去的郵件，，能夠讓對(duì)對(duì)方趕快閱閱讀、處理理，以及回回復(fù)。我們們不要對(duì)2、他人回復(fù)復(fù)信件的時(shí)時(shí)效性做過(guò)過(guò)分期許。。當(dāng)他人誤送送郵件給你你時(shí)，盡可可能代為傳傳遞或通知知原寄送人人，忽視或或去除他人人給自己的的電子郵件件而不回復(fù)復(fù)者，都是是不好的網(wǎng)網(wǎng)際行為，，因?yàn)榘l(fā)信信人通常會(huì)會(huì)焦慮地等等待回信，，甚或懷疑疑信件是否否到達(dá)了該該去的地方方？如果收收信者能從從信件內(nèi)容容看出正確確的收信者者，應(yīng)迅速速轉(zhuǎn)送出去去。若無(wú)法法辨認(rèn)，也也應(yīng)即刻回回復(fù)發(fā)信人人并簡(jiǎn)單解解釋傳送的的錯(cuò)誤。在在網(wǎng)際空間間中，要有有寬容互助助的心胸，，原諒別人人無(wú)心的錯(cuò)錯(cuò)誤并熱心心協(xié)助。2、情緒高漲漲時(shí)避免立立即回復(fù)訊訊息人們習(xí)慣于于面對(duì)面的的口語(yǔ)傳播播，臉部表表情與身體體語(yǔ)言都會(huì)會(huì)輔助溝通通的效益。。然而，使使用電子郵郵件溝通卻卻缺乏這些些看得到或或聽得到的的輔助，極極易造成誤誤解。有很很多的字句句在日常口口語(yǔ)溝通時(shí)時(shí)并不會(huì)冒冒犯他人，，例如有人人以「三字字經(jīng)」作為為見面時(shí)打打招呼的口口頭禪，但但若將其寫寫入郵件傳傳送給不明明究理的人人，恐怕將將引起不可可預(yù)期的紛紛爭(zhēng)。當(dāng)來(lái)來(lái)信引發(fā)個(gè)個(gè)人情緒高高漲時(shí)，此此時(shí)應(yīng)等心心情平靜后后再看一遍遍，恢復(fù)正正常理智時(shí)時(shí)，解讀信信件內(nèi)容的的方式或許許全然不同同。3、謹(jǐn)慎處理理惡意中傷傷的郵件在網(wǎng)際空間間中，惡意意中傷或會(huì)會(huì)引起爭(zhēng)端端的郵件通通常被稱之之為"Flames".對(duì)于Flames的處理要非非常謹(jǐn)慎，，以避免中中計(jì)而造成成連鎖反應(yīng)應(yīng)的污蔑行行為。應(yīng)付付Flames最好的方法法為：忽視視它！離開開屏幕繼續(xù)續(xù)過(guò)著自己己正常而理理性的生活活。4、閱讀信件件時(shí)應(yīng)設(shè)法法厘清建議議與意見如同撰寫傳傳送郵件時(shí)時(shí)須注意厘厘清建議與與意見一般般，閱讀他他人郵寄來(lái)來(lái)的信件也也須注意這這項(xiàng)原則。。詳細(xì)辨明明來(lái)信到底底只是表達(dá)達(dá)看法、反反應(yīng)需求還還是提出方方案、鼓吹吹行動(dòng)？如如此，才能能適當(dāng)?shù)鼗鼗貜?fù)來(lái)信。。5、避免非相相關(guān)主題性性的言語(yǔ)網(wǎng)際空間具具有「八卦卦」傳播與與間聊的特特性，切勿勿讓自己無(wú)無(wú)心的言論論變成他人人嘲弄或攻攻擊的話題題。因此，，回復(fù)他人人建議與意意見時(shí)，必必須扣緊主主題，并提提出相關(guān)的的實(shí)證予以以說(shuō)明，盡盡量避免非非相關(guān)主題題的言論涉涉入回復(fù)信信函的內(nèi)容容中。此外外，要回復(fù)復(fù)他人信件件時(shí)，請(qǐng)使使用"Reply"的功能，不不要另起標(biāo)標(biāo)題而造成成對(duì)方的混混淆。6、將同一主主題的所有有后續(xù)意見見閱讀完畢畢，再回復(fù)復(fù)自己的意意見在回復(fù)某一一特定信函函之前，請(qǐng)請(qǐng)先閱讀所所有已回復(fù)復(fù)該信的內(nèi)內(nèi)容，也許許你原定的的回復(fù)內(nèi)容容已有十個(gè)個(gè)人講過(guò)相相同的意見見。若真如如此，只須須輕描淡寫寫地表達(dá)即即可，無(wú)須須重復(fù)大家家已覺(jué)厭煩煩的意見。。在網(wǎng)際空空間中，長(zhǎng)長(zhǎng)篇大論往往往不會(huì)引引發(fā)他人閱閱讀的興趣趣，反而是是那些精簡(jiǎn)簡(jiǎn)有力的言言論會(huì)吸引引群眾。7、確認(rèn)將要要回復(fù)的對(duì)對(duì)象是誰(shuí)在網(wǎng)際空間間中進(jìn)行公公眾事務(wù)的的討論時(shí)，，請(qǐng)?jiān)偃妓伎紤]回復(fù)復(fù)的對(duì)象到到底是誰(shuí)？？有必要將將自己的意意見廣播嗎嗎？或許，，只須回復(fù)復(fù)意見給發(fā)發(fā)信者，并并加注說(shuō)明明：「如果果你覺(jué)得有有必要將這這個(gè)意見廣廣播給大家家，敬請(qǐng)傳傳送無(wú)妨?。∈鹈?。。署名代表表著回復(fù)者者對(duì)其言論論負(fù)責(zé)的態(tài)態(tài)度，也讓讓回復(fù)者因因其精辟的的言論有所所贊譽(yù)回饋饋。8、切勿在未未經(jīng)同意前前，將他人人信函轉(zhuǎn)送送給第三者者若要把他人人的來(lái)函轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)送給第三三者之前，，要先征詢?cè)儊?lái)信者的的同意，否否則犯了網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)禮儀的的大忌！對(duì)對(duì)來(lái)信者而而言，郵件件內(nèi)容是針針對(duì)收信者者所撰寫的的私人信函函，不見得得適合他人人閱讀。9、考慮替代代性的溝通通管道回復(fù)電子信信件前，再再思考一下下：為何不不拿起電話話與對(duì)方聊聊聊或約個(gè)個(gè)時(shí)間當(dāng)面面簽覆？別別忘了，電電子郵件的的溝通缺乏乏太多人類類熟悉的溝溝通輔助（（如表情、、肢體語(yǔ)言言等）。見見面三分情情，即使是是使用電話話，狀況也也會(huì)完全不不一樣的，，更何況目目前太多的的人都是以以非自己母母語(yǔ)的英文文進(jìn)行電子子郵件溝通通，誤解與與糾紛自然然在所難免免。最后，，要提醒所所有新新的的計(jì)算機(jī)族族群們，當(dāng)當(dāng)你們成為為優(yōu)秀的好好國(guó)民時(shí)，，千萬(wàn)要遵遵守「因特特網(wǎng)」的禮禮儀，不要要認(rèn)為在計(jì)計(jì)算機(jī)的世世界里，沒(méi)沒(méi)有人可以以看見你，，就可以為為所欲為哦哦！謝謝謝?。?、靜夜四四無(wú)鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黃黃葉樹，，燈下白白頭人。。。14:42:3214:42:3214:4212/25/20222:42:32PM11、以我獨(dú)獨(dú)沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2214:42:3214:42Dec-2225-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。14:42:3214:42:3214:42Sunday,December25,202213、乍見翻疑疑夢(mèng)，相悲悲各問(wèn)年。。。12月-2212月-2214:42:3214:42:32December25,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國(guó)國(guó)見青山。。。25十二二月20222:42:32下下午14:42:3212月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。十二二月月222:42下下午午12月月-2214:42December25,202216、行行動(dòng)動(dòng)出出成成果果，，工工作作出出財(cái)財(cái)富富。。。。2022/12/2514:42:3214:42:3225December202217、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時(shí)時(shí)，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點(diǎn)點(diǎn)的的射射線線向向前前。。。。2:42:32下下午午2:42下下午午14:42:3212月月-229、沒(méi)沒(méi)有有失失敗敗，，只只有有暫暫時(shí)時(shí)停停止止成成功功??！。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒(méi)沒(méi)有有。。。。14:42:3214:42:3214:4212/25/20222:42:32PM11、成功就是日日復(fù)一日那一一點(diǎn)點(diǎn)小小努努力的積累。。。1