會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

主講：張學(xué)新

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

一、概述二、會計(jì)檔案的概念、作用三、歸檔與不歸檔范圍四、會計(jì)檔案的分類整理五、保管與移交六、會計(jì)檔案的鑒定和銷毀

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

一、概述

一、概述1984年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《會計(jì)檔案管理辦法》，1986年自治區(qū)財(cái)政廳、檔案局出臺了《新疆維吾爾自治區(qū)會計(jì)檔案管理實(shí)施辦法》，對會計(jì)檔案的整理、分類、立卷、歸檔、移交、接收、鑒定、銷毀、利用等做出了具體規(guī)定。從而使會計(jì)檔案逐步走向規(guī)范。1998年國家財(cái)政部、檔案局在總結(jié)原《會計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施的情況和充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，依據(jù)《會計(jì)法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，一直執(zhí)行至現(xiàn)在。2008年6月，為適應(yīng)會計(jì)檔案整理需要，進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)檔案案卷格式又出臺了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《會計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008），進(jìn)一步做出了詳細(xì)、具體的規(guī)定。這里我就會計(jì)檔案管理和案卷格式規(guī)范結(jié)合兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行講解，與大家共同探討。一、概述《會計(jì)檔案案卷格式》注：此辦法從2009年已經(jīng)開始執(zhí)行，我縣按照《瑪納斯縣會計(jì)檔案案卷格式》從2010年開始執(zhí)行，新辦法之前的沿用老方法保持不變。《會計(jì)檔案案卷格式》二、會計(jì)檔案的概念、作用

1、概念會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來的會計(jì)核算材料。

《辦法》第五條規(guī)定：會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

二、會計(jì)檔案的概念、作用1、概念會計(jì)憑證：是各單位經(jīng)費(fèi)收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是會計(jì)記賬的依據(jù)。會計(jì)賬本：是以會計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反應(yīng)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿冊。財(cái)務(wù)報(bào)告：是總括和反應(yīng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告性文件。

會計(jì)憑證：是各單位經(jīng)費(fèi)收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證2、作用會計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。通過會計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在經(jīng)濟(jì)活動中有無違法亂紀(jì)等行為；為解決債券債務(wù)糾紛和民生問題提供依據(jù)；會計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家和地區(qū)制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。2、作用

三、歸檔與不歸檔范圍

1、歸檔范圍：凡是在會計(jì)活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類的會計(jì)專業(yè)核算材料等，都必須歸檔。（1）會計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證（包括工資表）。（2）會計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計(jì)帳簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)表。（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)材料，會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。注意：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。

三、歸檔與不歸檔范圍

1、歸檔范圍：凡是在會

2、不歸檔范圍：

財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，不屬會計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)當(dāng)歸文書檔案管理。2、不歸檔范圍：財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料四、會計(jì)檔案的整理

（一）、整理的時(shí)間：各單位每年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊（會計(jì)檔案案卷目錄），3月底前完成會計(jì)檔案整理歸檔工作。（二）、會計(jì)檔案整理1、會計(jì)憑證整理：2、會計(jì)賬簿整理：3、財(cái)務(wù)報(bào)告整理：

（三）會計(jì)檔案分類、排列、編號

（四）會計(jì)檔案案卷目錄填寫及裝訂四、會計(jì)檔案的整理（一）、整理的時(shí)間

1、會計(jì)憑證整理（1）、立卷和裝訂：一冊為一卷；工資表要抽出單獨(dú)立卷。（2）、會計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫：（3）、裝盒：1、會計(jì)憑證整理（1）、立卷和裝訂：一冊為一

單位統(tǒng)一：mm

會計(jì)憑證封面格式

全宗號目錄號案卷號單位統(tǒng)一：mm全宗號目錄號案卷(2）會計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫2.2封面項(xiàng)目的填寫方法2.3.1單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如：“瑪納斯縣財(cái)政局”、“瑪納斯縣經(jīng)貿(mào)委”，不得簡稱“本局”、“本委”、“本辦”等。2.3.2會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱。如：“收款會計(jì)憑證”、“付款會計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證”或“基建會計(jì)憑證”、“工會會計(jì)憑證”、“預(yù)算內(nèi)（外）會計(jì)憑證”等。2.3.3起止時(shí)間：填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日。2.3.4冊數(shù)：填寫2.3.3時(shí)間界定內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。2.3.5冊次：填寫本冊會計(jì)憑證的序號。2.3.6記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。2.3.7記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。2.3.8附件數(shù)：填寫本冊會計(jì)憑證的附件張數(shù)。2.3.9會計(jì)憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計(jì)張數(shù)。2.3.10會計(jì)主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。2.3.11裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會計(jì)憑證裝訂的人員。2.3.12裝訂時(shí)間：填寫該本會計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。2.3.13備注：填寫該本憑證需要說明的事項(xiàng)。2.5全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。2.6目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。2.7案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。(2）會計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫2.2封面項(xiàng)目的填寫方會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件（3）、會計(jì)憑證盒填寫方法3.2.2正面項(xiàng)目3.2.2.1單位名稱、憑證名稱、時(shí)間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、附件數(shù)、會計(jì)憑證總數(shù)、起止時(shí)間、全宗號、目錄號、案卷號，根據(jù)會計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫，填寫方法與記賬憑證封面一致。3.2.2.2時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證所屬年月。3.2.2.3歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會計(jì)檔案的年月日。3.2.2.4立卷人：填寫整理本盒會計(jì)憑證的人員姓名。3.2.2.5保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。（3）、會計(jì)憑證盒填寫方法3.2.2正面項(xiàng)目會計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限

分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會計(jì)文件材料憑證1、各種原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年

帳簿1、明細(xì)分類、分戶帳；日記帳、總帳15年

2、銀行存款帳、現(xiàn)金出納帳25年

3、固定資產(chǎn)明細(xì)帳（固定資產(chǎn)報(bào)廢后存5年）

財(cái)務(wù)報(bào)告1、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算報(bào)表）(包括文字分析、填表說明等)永久

2、月報(bào)表、季報(bào)表5年

其它1、會計(jì)移交清冊15年

2、會計(jì)檔案保管清冊、銷毀清冊永久

3、銀行對帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表5年

會計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限分類方案歸檔范

2、會計(jì)賬簿整理

（1）立卷和裝訂：一本為一卷；特殊情況特殊對待（2）裝訂時(shí)在會計(jì)賬簿的首頁加賬簿啟用及接交表和賬戶目錄。（3）會計(jì)賬簿封面、封底項(xiàng)目填寫：（4）會計(jì)賬簿裝盒：一卷或數(shù)卷裝一盒，裝滿為止。不同保管期限的檔案要分開裝盒。（5）會計(jì)檔案盒項(xiàng)目填寫：2、會計(jì)賬簿整理（1）立卷和裝訂：一本為一卷；特單位統(tǒng)一：mm帳簿啟用及接交表正面格式

單位統(tǒng)一：mm帳簿啟用及接交表正面格式

（2）賬簿啟用及接交表填寫方法6.3.1.2.1單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記賬憑證封面上的“單位名稱”相同。6.3.1.2.2賬簿名稱及編號：填寫該賬簿所屬的類別及其排列順序號。6.3.1.2.3賬簿頁數(shù)：填寫該賬簿中有內(nèi)容記載的賬簿頁數(shù)(空白賬頁除外)。6.3.1.2.4賬簿起止時(shí)期：填寫該賬簿啟用和終止的年月日。6.3.1.2.5經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人姓名、會計(jì)姓名、復(fù)核姓名、出納姓名。6.3.1.2.6接交記錄：該賬簿在使用過程中人員發(fā)生變化時(shí)，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時(shí)，經(jīng)管人員要填寫職別并簽名。6.3.1.2.7備注：填寫該賬簿中需要特別說明的情況。6.3.1.2.8印花稅：在印有“貼印花稅”的空格處貼上印花稅票。6.3.1.2.9檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該賬簿的編號。（2）賬簿啟用及接交表填寫方法6.3.1.2.1單位統(tǒng)一：mm帳簿啟用及接交表背面格式單位統(tǒng)一：mm

(3)會計(jì)賬簿、報(bào)表封面(3)會計(jì)賬簿、報(bào)表封面

（3）會計(jì)賬簿、報(bào)表封面項(xiàng)目填寫4.2會計(jì)賬簿、報(bào)表封面項(xiàng)目的填寫方法4.2.1

單位名稱：與會計(jì)憑證封面一致。4.2.2類別：填寫會計(jì)檔案分類（四大類）所對應(yīng)的類，賬簿類或財(cái)務(wù)報(bào)告類。4.2.3起止時(shí)間：賬簿或財(cái)務(wù)報(bào)告的起止時(shí)間。4.2.4保管期限：填寫按照《會計(jì)檔案保管期限表》規(guī)定確定的保管期限。4.2.5件數(shù)：會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄所填寫的順序止號。4.2.6頁數(shù)：填寫該會計(jì)檔案的總頁數(shù)。4.2.7歸檔號：與案卷號一致。4.3會計(jì)賬簿、報(bào)表封底項(xiàng)目4.3.1會計(jì)賬簿、報(bào)表封底就是會計(jì)檔案備考表項(xiàng)目。填寫方法同后卷內(nèi)備考表（3）會計(jì)賬簿、報(bào)表封面項(xiàng)目填寫4.2會會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

(5)、會計(jì)檔案盒項(xiàng)目填寫方法5.3.2正面項(xiàng)目的填寫方法（會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等）5.3.2.1全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會計(jì)憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。5.3.2.2案卷題名：由整理會計(jì)憑證的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別，如：“瑪納斯縣財(cái)政局二○○九年度(或上半年、下半年、季度)財(cái)務(wù)報(bào)告”、“瑪納斯縣發(fā)改委二○○九年行政(或事業(yè)、或工會)現(xiàn)金日記賬”。文字力求簡練、明確。5.3.2.3起止時(shí)間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。5.3.2.4卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的卷數(shù)和張數(shù)。5.3.2.5保管期限：按照《會計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會計(jì)檔案的保管期限。見附表。5.3.2.6全宗號、目錄號：填寫方法與會計(jì)憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。5.3.2.7案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。5.5.3.2.8盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒排列后檔案盒的編號。(5)、會計(jì)檔案盒項(xiàng)目填寫方法5.3.2

3、財(cái)務(wù)報(bào)告整理：

（1）整理裝訂：一般可以按照月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)的種類分別立卷，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告要單獨(dú)立卷；一般一件（或一年）為一卷（含填表說明、文字分析）；本單位的報(bào)表與下屬單位的會計(jì)報(bào)表，應(yīng)當(dāng)分開立卷。

（2）封面項(xiàng)目填寫：同會計(jì)賬簿。（3）卷內(nèi)目錄、備考表填寫：（4）裝盒：一卷或者數(shù)卷裝一盒。不同保管期限的不能裝在一起。注：凡是永久、長期保管的會計(jì)檔案，禁止用不耐久材料制成，否則在整理裝訂時(shí)，必須要進(jìn)行搶救（復(fù)制），原件與復(fù)制件同時(shí)存檔，確保檔案的安全保管。3、財(cái)務(wù)報(bào)告整理：

（1）整理裝訂：一般可以會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件（1）卷內(nèi)目錄填寫8.4卷內(nèi)目錄的填寫方法8.4.1順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。8.4.2責(zé)任者：填寫檔案內(nèi)容產(chǎn)生的團(tuán)體和個(gè)人，即文件材料的生成部門或個(gè)人。8.4.3文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。8.4.4題名：即文件材料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。8.4.5日期：填寫文件材料的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20070619。8.4.6頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在起頁的編號，最后一條條目在填寫頁號項(xiàng)時(shí)，應(yīng)標(biāo)明起止頁號。8.4.7備注：在需要說明情況的文件材料欄內(nèi)打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。（1）卷內(nèi)目錄填寫會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

（2）備考表的填寫9.3備考表項(xiàng)目的填寫方法9.3.1本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時(shí)間。9.3.2立卷人：由負(fù)責(zé)立卷者簽名。9.3.3檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。9.3.4立卷時(shí)間：填寫完成立卷工作的年月日。9.3.5檢查時(shí)間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。9.4適用范圍:卷內(nèi)備考表適用于會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類會計(jì)檔案的整理。（2）備考表的填寫9.3備考表項(xiàng)目的填寫方法（三）會計(jì)檔案分類、排列、編號1、分類：一般情況（普通機(jī)關(guān)）（1）種類（憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它）——年度（2）年度——種類特殊情況（財(cái)政機(jī)關(guān)）（3）種類——年度——組織機(jī)構(gòu)（4）組織機(jī)構(gòu)——種類——年度2、案卷排列編號（三）會計(jì)檔案分類、排列、編號1、分類：….例1：一般單位會計(jì)檔案的排列示意

1997會1、憑證類1998….

….12月

計(jì)1997銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬

2、帳簿類

1998….總帳、分類帳、明細(xì)帳、日記帳..…檔1997年報(bào)

3、財(cái)務(wù)報(bào)告類1998季報(bào)

….月報(bào)案4、其他類1997

1月

2月1998….例1：一般單位會計(jì)檔案的排列示意會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

2、案卷排列編號在最末級類目下每一類按時(shí)間先后順序、區(qū)分保管期限排列，分別編制跨年度的案卷號。

一般情況下，同一年度的憑證按時(shí)間先后順序排列，憑證種類和數(shù)量多的單位可先按憑證種類排列，再按月順序排列。工資表作為憑證類與憑證分開排列。同一年度的帳簿一般按帳簿種類（依次為總帳、分類帳、明細(xì)帳、日記帳、其他帳等）進(jìn)行排列，不同保管期限的賬簿分開排列。本單位年度財(cái)務(wù)報(bào)告與季報(bào)、月報(bào)分開排列。檔號編制要做到：在一個(gè)全宗內(nèi)目錄號不重復(fù)；在一本目錄內(nèi)案卷號不重復(fù)；在一個(gè)案卷內(nèi)頁號（件）不重復(fù)。2、案卷排列編號在最末級類目下每一類按時(shí)間先后順序、

例1：會計(jì)憑證。1996年會計(jì)憑證1月份2本、2月份2本、3月份5本、4月份8本......12月8本，全年共50本，1997年1月份3本、2月份2本、3月份5本、4月份6本......12月6本全年為46本。案卷號為：1997年1月第一本若編為1號，依次類推，案卷號為1-----50號，1998年接著1996年編號為51---96號。接近4位數(shù)時(shí)可斷開，另從1開始編號。同時(shí)，原來所給定的目錄號也要隨之變動（由綜合檔案室統(tǒng)一給定）。例2：會計(jì)賬簿。1997年有銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、總賬、分類賬、收款明細(xì)帳、付款明細(xì)帳、往來賬。1998年亦如此。案卷號為：1997年25年保管期限帳為1、2,1998年為3、4。1997年15年保管期限帳為1---5號，1998年為6---10號。不同保管期限的賬簿要分開排列編卷號，其他依次排列。例3：財(cái)務(wù)決算。每年一本（卷），從1997年開始至2010年，共14本。案卷號為：1---14號。其他類根據(jù)材料情況排列編號，有的要放在全宗卷中。例1：會計(jì)憑證。1996年會計(jì)憑證1月份2本、2

（四）會計(jì)檔案案卷目錄填寫及裝訂1、會計(jì)檔案案卷目錄填寫7.3填寫方法7.3.1案卷號：根據(jù)整理會計(jì)檔案時(shí)會計(jì)憑證盒或會計(jì)檔案盒上的對應(yīng)項(xiàng)目填寫。7.3.2類別：填寫該卷會計(jì)檔案所屬的類別，如：“會計(jì)憑證類”、“會計(jì)賬簿類”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類”等。7.3.3題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計(jì)檔案盒上的“案卷題名”相同。7.3.4起止時(shí)間；填寫該卷檔案啟用和終止的時(shí)間，年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補(bǔ)0。如：

7.3.5保管期限：根據(jù)整理會計(jì)檔案確定的保管期限填寫。7.3.6卷內(nèi)頁數(shù)：指會計(jì)憑證總頁數(shù)、賬頁總也頁數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總頁數(shù)，根據(jù)該卷會計(jì)檔案的具體頁數(shù)填寫。7.3.7備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項(xiàng)。2009012620091230（四）會計(jì)檔案案卷目錄填寫及裝訂1、會計(jì)檔案案卷單位統(tǒng)一：mm圖A會計(jì)檔案目錄格式

單位統(tǒng)一：mm

2、案卷目錄裝訂

會計(jì)檔案案卷號確定后，編制案卷目錄，完成后應(yīng)用規(guī)范的目錄夾裝訂，案卷目錄分類別分別裝訂，當(dāng)一個(gè)目錄夾裝完后，應(yīng)從新的年度開始啟動新的目錄夾（這也就是說案卷號又要從1開始編）。2、案卷目錄裝訂

會計(jì)五、保管與移交：1、保管：在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管會計(jì)檔案。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，及時(shí)登記會計(jì)檔案利用情況。2、移交：當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清單（移交清單格式10.1項(xiàng)），向本單位檔案部門移交，統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，由會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定的兼職人員保管。五、保管與移交：單位統(tǒng)一：mm圖A會計(jì)檔案移交清單格式單位統(tǒng)一：mm

會計(jì)檔案移交清單填寫10.3會計(jì)檔案移交清單填寫方法10.3.1年度：填寫需要移交的會計(jì)檔案所屬年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。10.3.2移交部門及移交人：由單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。10.3.3接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計(jì)檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。10.3.4監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。10.3.5移交時(shí)間：填寫辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)的年月日。10.3.6備注：填寫移交范圍的會計(jì)檔案中需標(biāo)明的情況。會計(jì)檔案移交清單填寫六、會計(jì)檔案的鑒定和銷毀（一）會計(jì)檔案鑒定的依據(jù)：會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)分為：永久、定期兩種。會計(jì)檔案保管期限中的永久保存為50年以上。定期保管分為：25年、15年、10年、5年等幾個(gè)層次。見會計(jì)檔案保管期限表，各種會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。（二）會計(jì)檔案的鑒定第一步：初步鑒定。是在會計(jì)核算材料整理過程中由會計(jì)人員完成。第二步：復(fù)查鑒定。檔案部門接收會計(jì)部門移交的檔案后，要定期會同會計(jì)人員對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定。第三步：銷毀鑒定。對保管期滿可以銷毀的檔案，由檔案部門提出意見，再由會計(jì)部門與檔案部門共同鑒定，造具銷毀清冊，經(jīng)過批準(zhǔn)可以銷毀。六、會計(jì)檔案的鑒定和銷毀（一）會計(jì)檔案鑒定的

（三）會計(jì)檔案的銷毀會計(jì)檔案的處置就是對已滿一定保管期限的會計(jì)檔案做出繼續(xù)保存或剔除銷毀決定的一項(xiàng)會計(jì)檔案管理活動。

1.保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)債權(quán)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，繼續(xù)加以保存，并保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止，單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

2.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（三）會計(jì)檔案的銷毀會計(jì)檔案的處置就是3、銷毀會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊（或稱清單），單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

4、銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員監(jiān)銷。

5、監(jiān)銷人要在銷毀會計(jì)檔案之前，按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。3、銷毀會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)：1、從整理2010年檔案開始，會計(jì)檔案案卷格式項(xiàng)目要按照《瑪納斯縣會計(jì)檔案案卷格式》填寫。2、檔案裝具要使用由縣檔案局監(jiān)制的統(tǒng)一裝具。3、關(guān)于會計(jì)檔案移交問題。強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)：

謝謝大家！再見！謝謝大家！

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

主講：張學(xué)新

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

一、概述二、會計(jì)檔案的概念、作用三、歸檔與不歸檔范圍四、會計(jì)檔案的分類整理五、保管與移交六、會計(jì)檔案的鑒定和銷毀

會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范

一、概述

一、概述1984年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《會計(jì)檔案管理辦法》，1986年自治區(qū)財(cái)政廳、檔案局出臺了《新疆維吾爾自治區(qū)會計(jì)檔案管理實(shí)施辦法》，對會計(jì)檔案的整理、分類、立卷、歸檔、移交、接收、鑒定、銷毀、利用等做出了具體規(guī)定。從而使會計(jì)檔案逐步走向規(guī)范。1998年國家財(cái)政部、檔案局在總結(jié)原《會計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施的情況和充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，依據(jù)《會計(jì)法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，一直執(zhí)行至現(xiàn)在。2008年6月，為適應(yīng)會計(jì)檔案整理需要，進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)檔案案卷格式又出臺了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《會計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008），進(jìn)一步做出了詳細(xì)、具體的規(guī)定。這里我就會計(jì)檔案管理和案卷格式規(guī)范結(jié)合兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行講解，與大家共同探討。一、概述《會計(jì)檔案案卷格式》注：此辦法從2009年已經(jīng)開始執(zhí)行，我縣按照《瑪納斯縣會計(jì)檔案案卷格式》從2010年開始執(zhí)行，新辦法之前的沿用老方法保持不變?！稌?jì)檔案案卷格式》二、會計(jì)檔案的概念、作用

1、概念會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來的會計(jì)核算材料。

《辦法》第五條規(guī)定：會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

二、會計(jì)檔案的概念、作用1、概念會計(jì)憑證：是各單位經(jīng)費(fèi)收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是會計(jì)記賬的依據(jù)。會計(jì)賬本：是以會計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反應(yīng)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿冊。財(cái)務(wù)報(bào)告：是總括和反應(yīng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告性文件。

會計(jì)憑證：是各單位經(jīng)費(fèi)收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證2、作用會計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。通過會計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在經(jīng)濟(jì)活動中有無違法亂紀(jì)等行為；為解決債券債務(wù)糾紛和民生問題提供依據(jù)；會計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家和地區(qū)制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。2、作用

三、歸檔與不歸檔范圍

1、歸檔范圍：凡是在會計(jì)活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類的會計(jì)專業(yè)核算材料等，都必須歸檔。（1）會計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證（包括工資表）。（2）會計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計(jì)帳簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)表。（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)材料，會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。注意：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。

三、歸檔與不歸檔范圍

1、歸檔范圍：凡是在會

2、不歸檔范圍：

財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，不屬會計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)當(dāng)歸文書檔案管理。2、不歸檔范圍：財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料四、會計(jì)檔案的整理

（一）、整理的時(shí)間：各單位每年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊（會計(jì)檔案案卷目錄），3月底前完成會計(jì)檔案整理歸檔工作。（二）、會計(jì)檔案整理1、會計(jì)憑證整理：2、會計(jì)賬簿整理：3、財(cái)務(wù)報(bào)告整理：

（三）會計(jì)檔案分類、排列、編號

（四）會計(jì)檔案案卷目錄填寫及裝訂四、會計(jì)檔案的整理（一）、整理的時(shí)間

1、會計(jì)憑證整理（1）、立卷和裝訂：一冊為一卷；工資表要抽出單獨(dú)立卷。（2）、會計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫：（3）、裝盒：1、會計(jì)憑證整理（1）、立卷和裝訂：一冊為一

單位統(tǒng)一：mm

會計(jì)憑證封面格式

全宗號目錄號案卷號單位統(tǒng)一：mm全宗號目錄號案卷(2）會計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫2.2封面項(xiàng)目的填寫方法2.3.1單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如：“瑪納斯縣財(cái)政局”、“瑪納斯縣經(jīng)貿(mào)委”，不得簡稱“本局”、“本委”、“本辦”等。2.3.2會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱。如：“收款會計(jì)憑證”、“付款會計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證”或“基建會計(jì)憑證”、“工會會計(jì)憑證”、“預(yù)算內(nèi)（外）會計(jì)憑證”等。2.3.3起止時(shí)間：填寫本冊會計(jì)憑證的起止年月日。2.3.4冊數(shù)：填寫2.3.3時(shí)間界定內(nèi)會計(jì)憑證的冊數(shù)。2.3.5冊次：填寫本冊會計(jì)憑證的序號。2.3.6記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。2.3.7記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。2.3.8附件數(shù)：填寫本冊會計(jì)憑證的附件張數(shù)。2.3.9會計(jì)憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計(jì)張數(shù)。2.3.10會計(jì)主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。2.3.11裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會計(jì)憑證裝訂的人員。2.3.12裝訂時(shí)間：填寫該本會計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。2.3.13備注：填寫該本憑證需要說明的事項(xiàng)。2.5全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。2.6目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。2.7案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。(2）會計(jì)憑證封面項(xiàng)目填寫2.2封面項(xiàng)目的填寫方會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件（3）、會計(jì)憑證盒填寫方法3.2.2正面項(xiàng)目3.2.2.1單位名稱、憑證名稱、時(shí)間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、附件數(shù)、會計(jì)憑證總數(shù)、起止時(shí)間、全宗號、目錄號、案卷號，根據(jù)會計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫，填寫方法與記賬憑證封面一致。3.2.2.2時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證所屬年月。3.2.2.3歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會計(jì)檔案的年月日。3.2.2.4立卷人：填寫整理本盒會計(jì)憑證的人員姓名。3.2.2.5保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。（3）、會計(jì)憑證盒填寫方法3.2.2正面項(xiàng)目會計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限

分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會計(jì)文件材料憑證1、各種原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年

帳簿1、明細(xì)分類、分戶帳；日記帳、總帳15年

2、銀行存款帳、現(xiàn)金出納帳25年

3、固定資產(chǎn)明細(xì)帳（固定資產(chǎn)報(bào)廢后存5年）

財(cái)務(wù)報(bào)告1、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算報(bào)表）(包括文字分析、填表說明等)永久

2、月報(bào)表、季報(bào)表5年

其它1、會計(jì)移交清冊15年

2、會計(jì)檔案保管清冊、銷毀清冊永久

3、銀行對帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表5年

會計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限分類方案歸檔范

2、會計(jì)賬簿整理

（1）立卷和裝訂：一本為一卷；特殊情況特殊對待（2）裝訂時(shí)在會計(jì)賬簿的首頁加賬簿啟用及接交表和賬戶目錄。（3）會計(jì)賬簿封面、封底項(xiàng)目填寫：（4）會計(jì)賬簿裝盒：一卷或數(shù)卷裝一盒，裝滿為止。不同保管期限的檔案要分開裝盒。（5）會計(jì)檔案盒項(xiàng)目填寫：2、會計(jì)賬簿整理（1）立卷和裝訂：一本為一卷；特單位統(tǒng)一：mm帳簿啟用及接交表正面格式

單位統(tǒng)一：mm帳簿啟用及接交表正面格式

（2）賬簿啟用及接交表填寫方法6.3.1.2.1單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記賬憑證封面上的“單位名稱”相同。6.3.1.2.2賬簿名稱及編號：填寫該賬簿所屬的類別及其排列順序號。6.3.1.2.3賬簿頁數(shù)：填寫該賬簿中有內(nèi)容記載的賬簿頁數(shù)(空白賬頁除外)。6.3.1.2.4賬簿起止時(shí)期：填寫該賬簿啟用和終止的年月日。6.3.1.2.5經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人姓名、會計(jì)姓名、復(fù)核姓名、出納姓名。6.3.1.2.6接交記錄：該賬簿在使用過程中人員發(fā)生變化時(shí)，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時(shí)，經(jīng)管人員要填寫職別并簽名。6.3.1.2.7備注：填寫該賬簿中需要特別說明的情況。6.3.1.2.8印花稅：在印有“貼印花稅”的空格處貼上印花稅票。6.3.1.2.9檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該賬簿的編號。（2）賬簿啟用及接交表填寫方法6.3.1.2.1單位統(tǒng)一：mm帳簿啟用及接交表背面格式單位統(tǒng)一：mm

(3)會計(jì)賬簿、報(bào)表封面(3)會計(jì)賬簿、報(bào)表封面

（3）會計(jì)賬簿、報(bào)表封面項(xiàng)目填寫4.2會計(jì)賬簿、報(bào)表封面項(xiàng)目的填寫方法4.2.1

單位名稱：與會計(jì)憑證封面一致。4.2.2類別：填寫會計(jì)檔案分類（四大類）所對應(yīng)的類，賬簿類或財(cái)務(wù)報(bào)告類。4.2.3起止時(shí)間：賬簿或財(cái)務(wù)報(bào)告的起止時(shí)間。4.2.4保管期限：填寫按照《會計(jì)檔案保管期限表》規(guī)定確定的保管期限。4.2.5件數(shù)：會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄所填寫的順序止號。4.2.6頁數(shù)：填寫該會計(jì)檔案的總頁數(shù)。4.2.7歸檔號：與案卷號一致。4.3會計(jì)賬簿、報(bào)表封底項(xiàng)目4.3.1會計(jì)賬簿、報(bào)表封底就是會計(jì)檔案備考表項(xiàng)目。填寫方法同后卷內(nèi)備考表（3）會計(jì)賬簿、報(bào)表封面項(xiàng)目填寫4.2會會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

(5)、會計(jì)檔案盒項(xiàng)目填寫方法5.3.2正面項(xiàng)目的填寫方法（會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等）5.3.2.1全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會計(jì)憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。5.3.2.2案卷題名：由整理會計(jì)憑證的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別，如：“瑪納斯縣財(cái)政局二○○九年度(或上半年、下半年、季度)財(cái)務(wù)報(bào)告”、“瑪納斯縣發(fā)改委二○○九年行政(或事業(yè)、或工會)現(xiàn)金日記賬”。文字力求簡練、明確。5.3.2.3起止時(shí)間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。5.3.2.4卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的卷數(shù)和張數(shù)。5.3.2.5保管期限：按照《會計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會計(jì)檔案的保管期限。見附表。5.3.2.6全宗號、目錄號：填寫方法與會計(jì)憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。5.3.2.7案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。5.5.3.2.8盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒排列后檔案盒的編號。(5)、會計(jì)檔案盒項(xiàng)目填寫方法5.3.2

3、財(cái)務(wù)報(bào)告整理：

（1）整理裝訂：一般可以按照月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)的種類分別立卷，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告要單獨(dú)立卷；一般一件（或一年）為一卷（含填表說明、文字分析）；本單位的報(bào)表與下屬單位的會計(jì)報(bào)表，應(yīng)當(dāng)分開立卷。

（2）封面項(xiàng)目填寫：同會計(jì)賬簿。（3）卷內(nèi)目錄、備考表填寫：（4）裝盒：一卷或者數(shù)卷裝一盒。不同保管期限的不能裝在一起。注：凡是永久、長期保管的會計(jì)檔案，禁止用不耐久材料制成，否則在整理裝訂時(shí)，必須要進(jìn)行搶救（復(fù)制），原件與復(fù)制件同時(shí)存檔，確保檔案的安全保管。3、財(cái)務(wù)報(bào)告整理：

（1）整理裝訂：一般可以會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件（1）卷內(nèi)目錄填寫8.4卷內(nèi)目錄的填寫方法8.4.1順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。8.4.2責(zé)任者：填寫檔案內(nèi)容產(chǎn)生的團(tuán)體和個(gè)人，即文件材料的生成部門或個(gè)人。8.4.3文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。8.4.4題名：即文件材料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。8.4.5日期：填寫文件材料的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20070619。8.4.6頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在起頁的編號，最后一條條目在填寫頁號項(xiàng)時(shí)，應(yīng)標(biāo)明起止頁號。8.4.7備注：在需要說明情況的文件材料欄內(nèi)打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。（1）卷內(nèi)目錄填寫會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

（2）備考表的填寫9.3備考表項(xiàng)目的填寫方法9.3.1本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時(shí)間。9.3.2立卷人：由負(fù)責(zé)立卷者簽名。9.3.3檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。9.3.4立卷時(shí)間：填寫完成立卷工作的年月日。9.3.5檢查時(shí)間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。9.4適用范圍:卷內(nèi)備考表適用于會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類會計(jì)檔案的整理。（2）備考表的填寫9.3備考表項(xiàng)目的填寫方法（三）會計(jì)檔案分類、排列、編號1、分類：一般情況（普通機(jī)關(guān)）（1）種類（憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它）——年度（2）年度——種類特殊情況（財(cái)政機(jī)關(guān)）（3）種類——年度——組織機(jī)構(gòu)（4）組織機(jī)構(gòu)——種類——年度2、案卷排列編號（三）會計(jì)檔案分類、排列、編號1、分類：….例1：一般單位會計(jì)檔案的排列示意

1997會1、憑證類1998….

….12月

計(jì)1997銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬

2、帳簿類

1998….總帳、分類帳、明細(xì)帳、日記帳..…檔1997年報(bào)

3、財(cái)務(wù)報(bào)告類1998季報(bào)

….月報(bào)案4、其他類1997

1月

2月1998….例1：一般單位會計(jì)檔案的排列示意會計(jì)檔案管理與案卷格式規(guī)范課件

2、案卷排列編號在最末級類目下每一類按時(shí)間先后順序、區(qū)分保管期限排列，分別編制跨年度的案卷號。

一般情況下，同一年度的憑證按時(shí)間先后順序排列，憑證種類和數(shù)量多的單位可先按憑證種類排列，再按月順序排列。工資表作為憑證類與憑證分開排列。同一年度的帳簿一般按帳簿種類（依次為總帳、分類帳、明細(xì)帳、日記帳、其他帳等）進(jìn)行排列，不同保管期限的賬簿分開排列。本單位年度財(cái)務(wù)報(bào)告與季報(bào)、月報(bào)分開排列。檔號編制要做到：在一個(gè)全宗內(nèi)目錄號不重復(fù)；在一本目錄內(nèi)案卷號不重復(fù)；在一個(gè)案卷內(nèi)頁號（件）不重復(fù)。2、案卷排列編號在最末級類目下每一類按時(shí)間先后順序、

例1：會計(jì)憑證。1996年會計(jì)憑證1月份2本、2月份2本、3月份5本、4月份8本......12月8本，全年共50本，1997年1月份3本、2月份2本、3月份5本、4月份6本......12月6本全年為46本。案卷號為：1997年1月第一本若編為1號，依次類推，案卷號為1-----50號，1998年接著1996年編號為51---96號。接近4位數(shù)時(shí)可斷開，另從1開始編號。同時(shí)，原來所給定的目錄號也要隨之變動（由綜合檔案室統(tǒng)一給定）。例2：會計(jì)賬簿。1997年有銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、總賬、分類賬、收款明細(xì)帳、付款明細(xì)帳、往來賬。1998年亦如此。案卷號為：1997年25年保管期限帳為1、2,1998年為3、4。1997年15年保管期限帳為1---5號，1998年為6---10號。不同保管期限的賬簿要分開排列編卷號，其他依次排列。例3：財(cái)務(wù)決算。每年一本（卷），從1997年開始至2010年，共14本。案卷號為：1---14號。其他類根據(jù)材料情況排列編號，有的要放在全宗卷中。例1：會計(jì)憑證。1996年會計(jì)憑證1月份2本、2

（四）會計(jì)檔案案卷目錄填寫及裝訂1、會計(jì)檔案案卷目錄填寫7.3填寫方法7.3.1案卷號：根據(jù)整理會計(jì)檔案時(shí)會計(jì)憑證盒或會計(jì)檔案盒上的對應(yīng)項(xiàng)目填寫。7.3.2類別：填寫該卷會計(jì)檔案所屬的類別，如：“會計(jì)憑證類”、“會計(jì)賬簿類”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類”等。7.3.3題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計(jì)檔案盒上的“案卷題名”相同。7.3.4起止時(shí)間；填寫該卷檔案啟用和終止的時(shí)間，年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補(bǔ)0。如：