大型購物廣場印章管理

-鄭州xx杉杉-印章管理xxxx購物廣場有限公司內(nèi)部控制系列文件010108印章管理xx版批準(zhǔn)：xx-04-01發(fā)布xx-04-01實施xxxx購物廣場有限公司1.0目的本程序規(guī)定了公司在日常工作中各類印章的管理要求，旨在規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用、交接、以及停用和作廢行為，提高印章使用效率，明確審批權(quán)限，保證公司印章合法、合規(guī)、安全地使用。2.0制度要求2.1適用范圍2.1.1公司公章、法人章、公司財務(wù)章、部門章及各部門因業(yè)務(wù)需要而刻制的其他業(yè)務(wù)章等。2.2.2公司對內(nèi)、對外的印章使用行為。2.2管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)公司印章原則上由統(tǒng)括部統(tǒng)一管理，其主要職責(zé)包括：根據(jù)公司的實際情況，全面清晰地登記公司印章（除“戳記”外）的種類、范圍、數(shù)量。組織印章的刻制、發(fā)放、停用和收回、銷毀。管理公司印鑒檔案。管理公司公章、鋼印、合同章的用印。制定公司印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)會同內(nèi)控部對印章管理業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險評估（每年至少一次），提出印章管理程序進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)的書面建議，送內(nèi)控部備案，并報公司辦公會審批。2.3定義本制度中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上使用，需以公司或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。具體有：公司公章：公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊登記后，在所在地公安部門登記備案，對外具有法人效用的公司正式印章。公司專項章：代表和行使某項專業(yè)內(nèi)容和權(quán)力的印章，包括合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等。公司法人章：刻有公司董事長名字具有法人效用的專用印章。公司鋼?。河娩摬闹谱?，加蓋于各種證件，等同于公司公章的正式印章?？偨?jīng)理章：刻有公司總經(jīng)理名字的印章。董事會章：刻有公司名稱和董事會字樣的圓章。部門章：僅限公司內(nèi)部使用，刻有公司名稱和部門名稱，中含五星的圓形章。其他專用章：因工作需要代表公司對外行使某項專業(yè)權(quán)利的圓形印章。增刻此類印章的申請必須在申請時列明印章使用管理規(guī)定，經(jīng)分管副總此處是否與我司組織架構(gòu)一致？審核后報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。此處是否與我司組織架構(gòu)一致？戳記：帶有標(biāo)識性的印章，常加蓋在顯要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“絕密”等字樣。2.4各類印章用途公司公章：用于公司名義進(jìn)行的各類公司行文、報告；證書；法人代表授權(quán)證書；人事勞動合同；招標(biāo)書和投標(biāo)書等。公司法人章：有使用法人章要求的場合，但必須與公司公章或財務(wù)專用章共同使用，不得單獨使用。公司鋼?。河糜谥谱鲉T工工作卡、證書或其他特殊場合。合同專用章：專用于公司的各類對外合同。公司財務(wù)專用章：用于銀行業(yè)務(wù)、稅務(wù)等財務(wù)重要事項。公司發(fā)票專用章：用于公司發(fā)票的蓋章。部門章：公司內(nèi)部（總部公司各職能部門、下屬產(chǎn)業(yè)公司）之間的文件、工作函、內(nèi)部制度、內(nèi)部報告的往來。公司董事會章：用于董事會文件的蓋章。戳記：由各相關(guān)部門在業(yè)務(wù)工作中按實際需要使用。3.0印章管理3.1印章申請與刻制、廢止3.1.1申請3.1.1.1各類印章的刻制必須以書面形式向統(tǒng)括部提交《刻制印章申請表》（見表1），申請表必須由部門負(fù)責(zé)人與公司分管副總此處是否符合公司組織架構(gòu)？簽字確認(rèn)，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。此處是否符合公司組織架構(gòu)？3.1.1.2對需要政府部門審批的，必須履行相關(guān)政府部門的審批手續(xù)。3.1.1.3印章的刻制應(yīng)從嚴(yán)控制。3.1.2刻制3.1.2.1公司印章的刻制由統(tǒng)括部統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？讨茦?biāo)準(zhǔn)及刻制地點應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。3.1.2.2公司印章在遺失、損毀、被盜的情況時，各管理者應(yīng)迅速向統(tǒng)括部遞交說明原因的報告書，報告書經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管副總此處是否符合公司組織架構(gòu)？簽字確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由統(tǒng)括部根據(jù)情況依本制度規(guī)定辦理改制。此處是否符合公司組織架構(gòu)？對需履行法律規(guī)定手續(xù)進(jìn)行報失、申請、重刻等程序的，必須按國家法律法規(guī)的規(guī)定辦理。3.1.3廢止3.1.3.1由于機(jī)構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，由使用部門及時將印章交統(tǒng)括部處理。除特別需要，由統(tǒng)括部將廢止印章先行封存。3.1.3.2對需要銷毀的印章，應(yīng)經(jīng)印章保管部門提出，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管副總同上簽字確認(rèn)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由統(tǒng)括部進(jìn)行銷毀。需要上交相關(guān)政府部門的，按政府部門的相關(guān)規(guī)定辦理。同上3.2登記3.2.1所有印章必須在統(tǒng)括部進(jìn)行登記，填制《印章登記卡》（見表2），由統(tǒng)括室統(tǒng)一保存。3.2.2印章登記卡作為公司的重要檔案，永久保存。3.3保管3.3.1部門章、戳記由各部門負(fù)責(zé)人自行指定專人保管使用。3.3.2董事會章由一般由董事會秘書專人保管。3.3.3法人章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由計劃財務(wù)部專人進(jìn)行保管，并確保職務(wù)不相容原則的執(zhí)行。3.3.5其他印章全部由統(tǒng)括部統(tǒng)一保管。3.4使用3.4.1統(tǒng)括部統(tǒng)一保管的印章使用必須經(jīng)過以下審批和蓋章程序：3.4.1.1用章申請人提出用章申請，填寫《用章申請單》（見表3），用章申請單位對所選印種負(fù)責(zé)。3.4.1.2部門負(fù)責(zé)人對用章事項進(jìn)行確認(rèn)，對用印的性質(zhì)、重要性及用因后果負(fù)責(zé)。3.4.1.3統(tǒng)括部門負(fù)責(zé)人對用章的規(guī)范性進(jìn)行審核，有權(quán)對用印申請單位所選印種提出質(zhì)詢。3.4.1.4印章使用的審批權(quán)依公司權(quán)限表規(guī)定。3.4.1.5統(tǒng)括部在收到審批手續(xù)完整的《用章申請單》，并由申請人填寫《公司公章用印登記表》（見表4），經(jīng)認(rèn)真核對《用章申請單》與《公司公章用印登記表》上的內(nèi)容是否一致后，方可給予蓋章。重要文件留原件或復(fù)印件存檔。3.4.2由各部門保管的部門印章，僅需部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)即可用印。3.4.3因相關(guān)人員出差或其他原因無法簽字的，應(yīng)辦理書面授權(quán)，授權(quán)書明確授權(quán)期限和權(quán)限范圍，經(jīng)委托人和受托人共同簽字后，交統(tǒng)括部保管，作為用印委托審批的依據(jù)。3.4.4本人無法簽字，且尚未辦理委托的，統(tǒng)括部可以拒絕用印，對特殊情況，可通過電話或傳真方式進(jìn)行確認(rèn)，但在審批人返回公司后立即辦理補(bǔ)簽手續(xù)。3.4.5不得開具該有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況需開具的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批，統(tǒng)括部做特別登記、追蹤。持空白介紹信外出工作歸來時必須向公司匯報登記介紹信的用途，未使用的必須立即交回。3.4.6統(tǒng)括部每季度對本制度所涉及的各類相關(guān)表單進(jìn)行裝訂封卷，永久保存。3.5外借公司印章的使用原則上限在公司辦公室區(qū)域內(nèi)，不得將印章攜帶出辦公區(qū)域使用，如有特殊情況，確需外借，必須辦理以下審批手續(xù)，并予以登記：3.5.1印章外借申請人提出外借申請，按《印章外借申請單》（見表5）內(nèi)容要求填報相關(guān)內(nèi)容。3.5.2原則上攜帶公章及合同專用章應(yīng)有兩人（或兩人以上）人員共同外出，并在《印章外借申請單》上共同簽字。3.5.3《印章外借申請單》經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。統(tǒng)括部在收到審批手續(xù)完整的《印章外借申請單》，并由申請人填寫《公司印章外借登記表》（見表6），經(jīng)認(rèn)真核對《印章外借申請單》與《公司印章外借登記表》內(nèi)容一致后，方可將印章交給申請人。3.5.4印章外借申請人須如期歸還印章，同時遞交印章外借期間所蓋文件的原件或復(fù)印件至統(tǒng)括部存檔。3.5.5印章外借申請人不如實備份外借期間所蓋文件，或隱匿部分文件不存檔甚至趁機(jī)隱匿用章后的空白文檔，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任。4.0流程圖（無）5.0政策5.1嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章，否則無論用于何種目的，都要嚴(yán)肅處理，直至追究刑事責(zé)任。5.2違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，觸犯刑律者，追究刑事責(zé)任。5.3公章、合同章管理一般原則：專人專柜、專人審批、專門登記、避免外帶、禁止外借、禁止空白紙加蓋公章、合同章。5.4印章管理人應(yīng)堅持原則，工作細(xì)致，作風(fēng)正派，嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度，不得用掌管印章的權(quán)力為自己謀私利；對不合手續(xù)或不合法的用印，以及不正當(dāng)?shù)挠糜∮袡?quán)拒絕。5.4原則上，本制度每年修訂一次，遇特殊情況時經(jīng)授權(quán)審批后可隨時進(jìn)行修改，5.5本制度的最終解釋權(quán)歸屬于總經(jīng)理辦公會。6.0相關(guān)制度和表單表1——xx杉杉-010109-01刻制印章申請表表2——xx杉杉-010109-02印章登記卡表3——xx杉杉-010109-03用印申請單表4——xx杉杉-010109-04公司公章用印登記表表5——xx杉杉-010109-05印章外借申請單表6——xx杉杉-010109-06印章外借登記表表1——《刻制印章申請表》刻制印章申請表日期部門經(jīng)辦人申請印章種類名稱材質(zhì)形式年月日申請理由：使用范圍：管理權(quán)限：管理人：申請部門領(lǐng)導(dǎo)：年月日綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)：年月日總經(jīng)理：年月日備注：表2——印章登記卡印章登記卡登記日期年月日登記號碼名稱印模管理人責(zé)任人種類形狀用途制成日期：年月日印章材質(zhì)制印人廢止日期：年月日廢止理由：備注：表3——用印申請單用印申請單申請部門（單位）申請日期年月日用印類別□公章□合同章份數(shù)文件名稱及說明批準(zhǔn)人核準(zhǔn)人申請人表4——公司公章用印登記表公司公章用印登記表序號日期申請人部門內(nèi)容份數(shù)簽名備注1234567891011填表說明：1