強(qiáng)化基礎(chǔ)、突出重點(diǎn),建設(shè)符合時(shí)代特征的檔案資源體系課件

強(qiáng)化基礎(chǔ)突出重點(diǎn)

建立符合時(shí)代特征的檔案資源體系南昌工程學(xué)院檔案館程巧2013-5強(qiáng)化基礎(chǔ)突出重點(diǎn)

建立符合時(shí)代特征的檔案資源體系南昌1兼職檔案員職責(zé)1、做好文書管理工作，根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征合理分類保存，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于利用和立卷歸檔；2、按照學(xué)校檔案歸檔范圍做好平時(shí)立卷，負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管、整理和歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；3、主動(dòng)接受檔案室業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，確保歸檔案卷質(zhì)量，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案并辦理移交手續(xù)；4、協(xié)助學(xué)校檔案室開展好檔案工作，積極向檔案室反映廣大師生員工對(duì)檔案工作的意見和要求，研究改進(jìn)檔案工作?！阅瞎まk發(fā)[2010]3號(hào)

兼職檔案員職責(zé)1、做好文書管理工作，根據(jù)本部門不同種類文件材2我校檔案管理的相關(guān)制度南昌工程學(xué)院檔案管理辦法（南工字[2006]36號(hào)）南昌工程學(xué)院文件材料歸檔范圍及保管期限表（南工辦發(fā)[2008]2號(hào)）南昌工程學(xué)院檔案實(shí)體分類方案和檔號(hào)編制原則（南工辦發(fā)[2008]2號(hào)）南昌工程學(xué)院文件材料歸檔辦法（南工發(fā)[2012]2號(hào)）南昌工程學(xué)院關(guān)于教學(xué)類檔案管理的暫行規(guī)定（南工教字[2004]13號(hào)）中共南昌工程學(xué)院委員會(huì)黨建檔案管理規(guī)定（南工組字[2007]2號(hào)）南昌工程學(xué)院關(guān)于建立處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部廉政檔案的暫行辦法（南工黨字[2007]42號(hào)）南昌工程學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（南工學(xué)字[2004]122號(hào)）我校檔案管理的相關(guān)制度南昌工程學(xué)院檔案管理辦法（南工字[203檔案資源體系文書檔案（紅頭文件、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告、往來(lái)函件、工作規(guī)范、會(huì)議材料等）*電子檔案（文書檔案的電子源本、數(shù)字化的副本、課件、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序、設(shè)計(jì)文件、照片、錄音、錄像、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)視頻、優(yōu)秀論文等）科技檔案（基建、產(chǎn)品、科研檔案）專業(yè)檔案（學(xué)籍檔案、財(cái)會(huì)檔案等）聲像檔案（以紙質(zhì)照片、錄音帶、錄像帶等磁性或銀鹽載體為表現(xiàn)形式）實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、題詞、交換禮品等紀(jì)念性、榮譽(yù)性實(shí)物）檔案資源體系文書檔案（紅頭文件、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告、4培訓(xùn)要點(diǎn)1、紙質(zhì)文書的歸檔管理2、電子文件的歸檔管理3、檔案管理軟件的使用培訓(xùn)要點(diǎn)1、紙質(zhì)文書的歸檔管理51、紙質(zhì)文件材料的歸檔管理1.1基本術(shù)語(yǔ)1.2文件材料的日常管理1.3歸檔制度1.4歸檔程序1、紙質(zhì)文件材料的歸檔管理1.1基本術(shù)語(yǔ)61.1基本術(shù)語(yǔ)歸檔：將已經(jīng)辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)過(guò)科學(xué)的整理，定期向檔案管理部門移交集中統(tǒng)一保管的工作。卷、件：檔案整理的兩個(gè)基本單位，分別代表傳統(tǒng)的整理方法和新型的簡(jiǎn)化整理方法。歸檔制度：用以約束歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔質(zhì)量的法定制度。1.1基本術(shù)語(yǔ)歸檔：將已經(jīng)辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料71.2、文件材料的日常管理日常管理工作的主要內(nèi)容：重點(diǎn)盯防，防止流失文件登記造冊(cè)簡(jiǎn)單分類管理文件借還控制文件集中保管文件形成者和兼職檔案員在日常管理中的角色文件形成者要有形成和保存意識(shí)兼職檔案員要有歸檔及移交意識(shí)1.2、文件材料的日常管理日常管理工作的主要內(nèi)容：8文件日常管理的方法預(yù)立卷：這是歸檔前將文件材料按類目分盒/卷存放的一個(gè)程序。它是辦公室工作的一個(gè)重要工作方法，也是文件歸檔管理的一個(gè)重要階段。預(yù)立卷方法按檔案類別分盒按職能業(yè)務(wù)分盒按黨政事務(wù)分盒按文件來(lái)源分盒預(yù)立卷的管理優(yōu)勢(shì)隨辦隨歸，避免遺忘和混亂經(jīng)辦人即責(zé)任人，了解因果原委，來(lái)龍去脈文件日常管理的方法9文件日常管理的要點(diǎn)注意各渠道收集注意進(jìn)行合理分類注意文件間內(nèi)在聯(lián)系注意文件的完整性文件日常管理的要點(diǎn)注意各渠道收集101.3、歸檔制度歸檔范圍：外單位重要來(lái)文、本單位發(fā)文、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、出版物、大事記、重要規(guī)章制度、調(diào)研考察報(bào)告、重大事件或重大活動(dòng)材料、重要會(huì)議資料等。根據(jù)《南昌工程學(xué)院文件材料歸檔范圍及保密期限表》執(zhí)行。不歸檔范圍：不須辦理、重份的、未生效的、不須執(zhí)行、普發(fā)參閱性文件。1.3、歸檔制度歸檔范圍：外單位重要來(lái)文、本單位發(fā)文、工作計(jì)11歸檔時(shí)間：文書類檔案6月，科技檔案檔案在項(xiàng)目結(jié)束后，專業(yè)檔案可根據(jù)情況需要在本部門暫存以利于工作。歸檔要求：科學(xué)分類、區(qū)分不同價(jià)值、組件完整、科學(xué)整理（卷、件）歸檔時(shí)間：文書類檔案6月，科技檔案檔案在項(xiàng)目結(jié)束后，專業(yè)檔案12歸檔工作體系收集積累歸檔整理歸檔移交各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案館接收材料形成人材料形成人兼職檔案員文書檔案編目入庫(kù)保管目錄數(shù)據(jù)檔案實(shí)體管理利用利用管理內(nèi)部管理數(shù)據(jù)提交原文利用數(shù)據(jù)發(fā)布檔案館檔案員專職檔案員歸檔各歸檔單位檔案館安全保管環(huán)境信息開放環(huán)境歸檔工作體系收集積累歸檔整理歸檔移交各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案館接收材料131.4歸檔程序歸檔是文書處理工作的法定程序，是文件材料日常管理工作的升華，專業(yè)性更強(qiáng)。歸檔的兩種方式卷：收集分類鑒定組卷分卷卷內(nèi)文件排列撰寫題名編制頁(yè)碼賦予檔號(hào)編定《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》填寫案卷封面、備考表去金屬物并裝訂裝盒盒面要素填寫件：收集分類鑒定組件排列裝訂蓋歸檔章編制《歸檔文件目錄》裝盒1.4歸檔程序歸檔是文書處理工作的法定程序，是文件材料日常142007年以前文書采用“卷”的整理形式2007年以后（含）文書采用“卷”的整理形式2007年以前文書采用“卷”的整理形式2007年以后（含）15學(xué)習(xí)制度規(guī)范收集鑒定著錄裝訂移交整理國(guó)家、省、行業(yè)、學(xué)校等各方標(biāo)準(zhǔn)《南昌工程學(xué)院歸檔范圍》《歸檔范圍及保管期限表》分類、組合、排列、編目案卷級(jí)、文件級(jí)著錄不錯(cuò)頁(yè)、缺頁(yè)集中統(tǒng)一管理學(xué)習(xí)及實(shí)踐按制度執(zhí)行按制度執(zhí)行立卷、組件世紀(jì)科怡系統(tǒng)移交手續(xù)去金屬，線裝文件材料歸檔步驟學(xué)習(xí)制度規(guī)范收集鑒定著錄裝訂移交整理國(guó)家、省、行業(yè)、學(xué)校等各162、電子文件的歸檔管理2.1基本術(shù)語(yǔ)2.2電子文件的特點(diǎn)2.2電子文件的日常管理2.3電子文件的歸檔整理2.4電子文件的移交2、電子文件的歸檔管理2.1基本術(shù)語(yǔ)172.1基本術(shù)語(yǔ)電子文件與電子檔案：電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募ｋ娮游募譃槲臅?、聲像類、科技類、專門類電子檔案。電子文件歸檔后稱為電子檔案邏輯歸檔與物理歸檔：邏輯歸檔是指不改變電子文件存儲(chǔ)路徑，把電子文件的管理權(quán)限移交給檔案管理部門；物理歸檔指脫機(jī)移交。2.1基本術(shù)語(yǔ)電子文件與電子檔案：電子文件是以數(shù)碼形式記錄18版式文檔：將文字、圖形、圖像等多種數(shù)字內(nèi)容對(duì)象按照一定規(guī)則進(jìn)行版面固化呈現(xiàn)，如PDF、CEB、SEP等。元數(shù)據(jù)：由電子文件系統(tǒng)自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、文件系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容方面的具體數(shù)據(jù)?！彪娮游募鎸?shí)性、完整性、有效性：是衡量電子文件是否具有憑證價(jià)值和長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵因素。前端控制、全程管理：電子文件管理的兩個(gè)重要思想，強(qiáng)調(diào)介入電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、文件制作及形成、管理階段，進(jìn)行全過(guò)程控制及管理。版式文檔：將文字、圖形、圖像等多種數(shù)字內(nèi)容對(duì)象按照一定規(guī)則進(jìn)192.2電子文件的特點(diǎn)（1）信息與載體的可分離性；（2）信息的可操作性；（3）信息的流動(dòng)性；（4）數(shù)字信息的不穩(wěn)定性；（5）信息難以維持永久的存取摘自《電子文件管理理論與實(shí)踐》2.2電子文件的特點(diǎn)（1）信息與載體的可分離性；202.3電子文件的日常管理電子文件日常管理的主要內(nèi)容：保存和保護(hù)電子文件；維持電子文件真實(shí)完整有效；簡(jiǎn)單分類管理；電子文件登記；電子文件集中保管兼職檔案員在電子文件日常管理中的職責(zé)收集積累歸檔移交2.3電子文件的日常管理電子文件日常管理的主要內(nèi)容：21電子文件的收集與積累：主動(dòng)積累：文件形成者及檔案管理人員有義務(wù)有責(zé)任將產(chǎn)生形成于公務(wù)活動(dòng)中的原始材料歸入檔案管理部門進(jìn)行管理，任何拒不移交、出賣、轉(zhuǎn)讓、交換、據(jù)為已有、損毀、丟失、擅自銷毀等行為應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。及時(shí)收集：兼職檔案員的職責(zé)、定期進(jìn)行、作好鑒定及分類收集要求：最終版本（或重要版本）、組件完整、有效著錄、做好電子文件賬、格式規(guī)范電子文件的收集與積累：22最終版本：最終定稿；或是重要的修改稿；版本號(hào)應(yīng)該能夠體現(xiàn)或是被辯認(rèn)。組件完整：組件是組成一份完整文件的組成部分，如正文、附件、發(fā)文稿紙、草稿；請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等。有效著錄：著錄是對(duì)檔案的特征進(jìn)行選擇、分析、記錄的過(guò)程。有效著錄是包括形成過(guò)程、管理過(guò)程、信息要素等綜合記錄。做好登記：主要是《歸檔電子文件登記表》，該表是電子文件資源的總表，可以了解本單位電子文件資源現(xiàn)狀收集要求最終版本：最終定稿；或是重要的修改稿；版本號(hào)應(yīng)該能夠體現(xiàn)或是23格式規(guī)范：收集時(shí)應(yīng)采用通用格式，非通用格式應(yīng)轉(zhuǎn)換文本：XML、RTF、TXT，推薦轉(zhuǎn)為PDF圖像：JPEG、TIFF，推薦JPEG圖形：固有格式，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境音頻：WAV、MP3，推薦MP3視頻：MPEG、AVI，推薦MPEG2數(shù)據(jù)：固有格式，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境程序：固有格式，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境收集要求格式規(guī)范：收集時(shí)應(yīng)采用通用格式，非通用格式應(yīng)轉(zhuǎn)換收集要求24歸檔范圍：《南昌工程學(xué)院電子文件歸檔范圍》；電子文件類型包括：文本、圖形、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)、程序、網(wǎng)頁(yè)等。歸檔時(shí)間：邏輯歸檔隨辦隨歸，物理歸檔定期進(jìn)行歸檔質(zhì)量要求：分類管理，格式規(guī)范，科學(xué)命名及存儲(chǔ)、有效著錄，交接清楚2.4電子文件的歸檔整理歸檔范圍：《南昌工程學(xué)院電子文件歸檔范圍》；電子文件類型包括25歸檔質(zhì)量要求一：分類管理聲像類黨政活動(dòng)（SX11.11）教學(xué)活動(dòng)（SX11.12）科研活動(dòng)（SX11.12）外事活動(dòng)（SX11.12）文體活動(dòng)（SX11.12）校園風(fēng)貌（SX11.12）文書類黨群（DQ）行政（XZ）外事（WS）歸檔要求歸檔質(zhì)量要求一：分類管理歸檔要求26歸檔質(zhì)量要求二：格式規(guī)范歸檔要求文本文件PDF、DOC圖像文件JPEG、TIFF圖形文件視頻文件MPEG、AVI音頻文件WAV、MP3超媒體鏈接文件程序文件數(shù)據(jù)文件MDB、LOG歸檔質(zhì)量要求二：格式規(guī)范歸檔要求文本文件PDF、DOC圖像文27歸檔質(zhì)量要求三：科學(xué)命名及存儲(chǔ)科學(xué)命名有確定檔號(hào)的可以以檔號(hào)+擴(kuò)展名命名（例：2001-JJ12.3-004-005.dwg）無(wú)法確定檔號(hào)的可以以中文命名（例：20121212某某領(lǐng)導(dǎo)在某某大會(huì)上作指示，應(yīng)表明時(shí)間主題畫面等基本要素；南工黨字[2013]1號(hào)（定稿），應(yīng)表明其稿本等要素）歸檔要求歸檔質(zhì)量要求三：科學(xué)命名及存儲(chǔ)科學(xué)命名歸檔要求28科學(xué)存儲(chǔ)：存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：在磁盤/光盤根目錄下以門類為單位進(jìn)行存儲(chǔ)；下設(shè)數(shù)據(jù)文件夾、著錄文件夾、說(shuō)明文件夾、移交文件夾專門放置數(shù)據(jù)、著錄、說(shuō)明及移交單等（示例）。數(shù)據(jù)文件夾結(jié)構(gòu)：?jiǎn)挝?年度/門類/分類/保管期限/件號(hào)/電子文檔名存儲(chǔ)格式：按前所述規(guī)則執(zhí)行歸檔要求歸檔質(zhì)量要求三：科學(xué)命名及存儲(chǔ)科學(xué)存儲(chǔ)：歸檔要求歸檔質(zhì)量要求三：科學(xué)命名及存儲(chǔ)29強(qiáng)化基礎(chǔ)、突出重點(diǎn),建設(shè)符合時(shí)代特征的檔案資源體系課件30歸檔質(zhì)量要求四：有效著錄電子文件的有效著錄：江西省聲像類電子檔案著錄規(guī)則江西省文書類電子檔案著錄規(guī)則文書類電子檔案著錄文面要素背景環(huán)境元數(shù)據(jù)聲像類電子檔案著錄畫面要素背景環(huán)境元數(shù)據(jù)歸檔要求歸檔質(zhì)量要求四：有效著錄電子文件的有效著錄：歸檔要求31鑒定分類組合著錄命名存儲(chǔ)移交電子文件的歸檔整理流程鑒定：按照《南昌工程學(xué)院歸檔范圍及保管期限表》確定歸檔對(duì)象，劃定保管期限分類：根據(jù)文書類和聲像類分類規(guī)則進(jìn)行分類，一般按文件夾組織類別組合：文書類電子文件以件為單位進(jìn)行管理；聲像類電子文件以卷為單位進(jìn)行管理，一次重大活動(dòng)就是一卷著錄：文書類電子文件著錄文件本身要素、管理及權(quán)限、業(yè)務(wù)及人員等；聲像類電子文件著錄畫面基本要素外，還強(qiáng)調(diào)職能業(yè)名活動(dòng)名稱。命名：根據(jù)各單位實(shí)際情況，以檔號(hào)或文字為電子檔案命名，不要忘記擴(kuò)展名存儲(chǔ)：電子文件的存儲(chǔ)要有一定的層次和結(jié)構(gòu)移交：按照一定的歸檔移交手續(xù)要求向檔案管理部門進(jìn)行移交，移交時(shí)電子文件、電子文件目錄、電子文件移交登記表、介質(zhì)檢測(cè)檢驗(yàn)表等不可缺鑒定分類組合著錄命名存儲(chǔ)移交電子文件的歸檔整理流程鑒定：按照322.4電子文件的移交移交內(nèi)容電子文件目錄數(shù)據(jù)電子文件原文（及重要文件稿本）《歸檔電子文件登記表》一并歸檔元數(shù)據(jù)等移交形式：脫機(jī)拷貝在線傳送推薦的載體優(yōu)先順序：一次寫光盤，磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤2.4電子文件的移交移交內(nèi)容33移交手續(xù)：移交接收檢驗(yàn)；安全性檢驗(yàn)、完整性檢驗(yàn)、有效性檢驗(yàn)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》一式兩份，經(jīng)辦人及交接雙方蓋章（示例）移交手續(xù)：343、檔案管理軟件的使用管理軟件達(dá)到的管理效果：檔案館可對(duì)全校檔案資源目錄及原文進(jìn)行管理（一級(jí)管理）各單位可對(duì)各單位歸檔檔案目錄及原文進(jìn)行查閱（二級(jí)管理）便于各類統(tǒng)計(jì)等3、檔案管理軟件的使用管理軟件達(dá)到的管理效果：35管理軟件的賬號(hào)及權(quán)限分配用戶名：兼職檔案員姓名首字母密碼：同上權(quán)限：根據(jù)各單位產(chǎn)生檔案的種類分配，如有異議請(qǐng)及時(shí)提出管理軟件的賬號(hào)及權(quán)限分配36安裝與設(shè)置（安裝與設(shè)置說(shuō)明）服務(wù)器地址設(shè)置：10.0.90.123 數(shù)據(jù)庫(kù)名稱：is_archive機(jī)器碼的注冊(cè)：各單位使用說(shuō)明（說(shuō)明文檔）安裝與設(shè)置（安裝與設(shè)置說(shuō)明）37演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！38強(qiáng)化基礎(chǔ)突出重點(diǎn)

建立符合時(shí)代特征的檔案資源體系南昌工程學(xué)院檔案館程巧2013-5強(qiáng)化基礎(chǔ)突出重點(diǎn)

建立符合時(shí)代特征的檔案資源體系南昌39兼職檔案員職責(zé)1、做好文書管理工作，根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征合理分類保存，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于利用和立卷歸檔；2、按照學(xué)校檔案歸檔范圍做好平時(shí)立卷，負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管、整理和歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；3、主動(dòng)接受檔案室業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，確保歸檔案卷質(zhì)量，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案并辦理移交手續(xù)；4、協(xié)助學(xué)校檔案室開展好檔案工作，積極向檔案室反映廣大師生員工對(duì)檔案工作的意見和要求，研究改進(jìn)檔案工作?！阅瞎まk發(fā)[2010]3號(hào)

兼職檔案員職責(zé)1、做好文書管理工作，根據(jù)本部門不同種類文件材40我校檔案管理的相關(guān)制度南昌工程學(xué)院檔案管理辦法（南工字[2006]36號(hào)）南昌工程學(xué)院文件材料歸檔范圍及保管期限表（南工辦發(fā)[2008]2號(hào)）南昌工程學(xué)院檔案實(shí)體分類方案和檔號(hào)編制原則（南工辦發(fā)[2008]2號(hào)）南昌工程學(xué)院文件材料歸檔辦法（南工發(fā)[2012]2號(hào)）南昌工程學(xué)院關(guān)于教學(xué)類檔案管理的暫行規(guī)定（南工教字[2004]13號(hào)）中共南昌工程學(xué)院委員會(huì)黨建檔案管理規(guī)定（南工組字[2007]2號(hào)）南昌工程學(xué)院關(guān)于建立處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部廉政檔案的暫行辦法（南工黨字[2007]42號(hào)）南昌工程學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（南工學(xué)字[2004]122號(hào)）我校檔案管理的相關(guān)制度南昌工程學(xué)院檔案管理辦法（南工字[2041檔案資源體系文書檔案（紅頭文件、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告、往來(lái)函件、工作規(guī)范、會(huì)議材料等）*電子檔案（文書檔案的電子源本、數(shù)字化的副本、課件、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序、設(shè)計(jì)文件、照片、錄音、錄像、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)視頻、優(yōu)秀論文等）科技檔案（基建、產(chǎn)品、科研檔案）專業(yè)檔案（學(xué)籍檔案、財(cái)會(huì)檔案等）聲像檔案（以紙質(zhì)照片、錄音帶、錄像帶等磁性或銀鹽載體為表現(xiàn)形式）實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、題詞、交換禮品等紀(jì)念性、榮譽(yù)性實(shí)物）檔案資源體系文書檔案（紅頭文件、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告、42培訓(xùn)要點(diǎn)1、紙質(zhì)文書的歸檔管理2、電子文件的歸檔管理3、檔案管理軟件的使用培訓(xùn)要點(diǎn)1、紙質(zhì)文書的歸檔管理431、紙質(zhì)文件材料的歸檔管理1.1基本術(shù)語(yǔ)1.2文件材料的日常管理1.3歸檔制度1.4歸檔程序1、紙質(zhì)文件材料的歸檔管理1.1基本術(shù)語(yǔ)441.1基本術(shù)語(yǔ)歸檔：將已經(jīng)辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)過(guò)科學(xué)的整理，定期向檔案管理部門移交集中統(tǒng)一保管的工作。卷、件：檔案整理的兩個(gè)基本單位，分別代表傳統(tǒng)的整理方法和新型的簡(jiǎn)化整理方法。歸檔制度：用以約束歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔質(zhì)量的法定制度。1.1基本術(shù)語(yǔ)歸檔：將已經(jīng)辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料451.2、文件材料的日常管理日常管理工作的主要內(nèi)容：重點(diǎn)盯防，防止流失文件登記造冊(cè)簡(jiǎn)單分類管理文件借還控制文件集中保管文件形成者和兼職檔案員在日常管理中的角色文件形成者要有形成和保存意識(shí)兼職檔案員要有歸檔及移交意識(shí)1.2、文件材料的日常管理日常管理工作的主要內(nèi)容：46文件日常管理的方法預(yù)立卷：這是歸檔前將文件材料按類目分盒/卷存放的一個(gè)程序。它是辦公室工作的一個(gè)重要工作方法，也是文件歸檔管理的一個(gè)重要階段。預(yù)立卷方法按檔案類別分盒按職能業(yè)務(wù)分盒按黨政事務(wù)分盒按文件來(lái)源分盒預(yù)立卷的管理優(yōu)勢(shì)隨辦隨歸，避免遺忘和混亂經(jīng)辦人即責(zé)任人，了解因果原委，來(lái)龍去脈文件日常管理的方法47文件日常管理的要點(diǎn)注意各渠道收集注意進(jìn)行合理分類注意文件間內(nèi)在聯(lián)系注意文件的完整性文件日常管理的要點(diǎn)注意各渠道收集481.3、歸檔制度歸檔范圍：外單位重要來(lái)文、本單位發(fā)文、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、出版物、大事記、重要規(guī)章制度、調(diào)研考察報(bào)告、重大事件或重大活動(dòng)材料、重要會(huì)議資料等。根據(jù)《南昌工程學(xué)院文件材料歸檔范圍及保密期限表》執(zhí)行。不歸檔范圍：不須辦理、重份的、未生效的、不須執(zhí)行、普發(fā)參閱性文件。1.3、歸檔制度歸檔范圍：外單位重要來(lái)文、本單位發(fā)文、工作計(jì)49歸檔時(shí)間：文書類檔案6月，科技檔案檔案在項(xiàng)目結(jié)束后，專業(yè)檔案可根據(jù)情況需要在本部門暫存以利于工作。歸檔要求：科學(xué)分類、區(qū)分不同價(jià)值、組件完整、科學(xué)整理（卷、件）歸檔時(shí)間：文書類檔案6月，科技檔案檔案在項(xiàng)目結(jié)束后，專業(yè)檔案50歸檔工作體系收集積累歸檔整理歸檔移交各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案館接收材料形成人材料形成人兼職檔案員文書檔案編目入庫(kù)保管目錄數(shù)據(jù)檔案實(shí)體管理利用利用管理內(nèi)部管理數(shù)據(jù)提交原文利用數(shù)據(jù)發(fā)布檔案館檔案員專職檔案員歸檔各歸檔單位檔案館安全保管環(huán)境信息開放環(huán)境歸檔工作體系收集積累歸檔整理歸檔移交各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案館接收材料511.4歸檔程序歸檔是文書處理工作的法定程序，是文件材料日常管理工作的升華，專業(yè)性更強(qiáng)。歸檔的兩種方式卷：收集分類鑒定組卷分卷卷內(nèi)文件排列撰寫題名編制頁(yè)碼賦予檔號(hào)編定《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》填寫案卷封面、備考表去金屬物并裝訂裝盒盒面要素填寫件：收集分類鑒定組件排列裝訂蓋歸檔章編制《歸檔文件目錄》裝盒1.4歸檔程序歸檔是文書處理工作的法定程序，是文件材料日常522007年以前文書采用“卷”的整理形式2007年以后（含）文書采用“卷”的整理形式2007年以前文書采用“卷”的整理形式2007年以后（含）53學(xué)習(xí)制度規(guī)范收集鑒定著錄裝訂移交整理國(guó)家、省、行業(yè)、學(xué)校等各方標(biāo)準(zhǔn)《南昌工程學(xué)院歸檔范圍》《歸檔范圍及保管期限表》分類、組合、排列、編目案卷級(jí)、文件級(jí)著錄不錯(cuò)頁(yè)、缺頁(yè)集中統(tǒng)一管理學(xué)習(xí)及實(shí)踐按制度執(zhí)行按制度執(zhí)行立卷、組件世紀(jì)科怡系統(tǒng)移交手續(xù)去金屬，線裝文件材料歸檔步驟學(xué)習(xí)制度規(guī)范收集鑒定著錄裝訂移交整理國(guó)家、省、行業(yè)、學(xué)校等各542、電子文件的歸檔管理2.1基本術(shù)語(yǔ)2.2電子文件的特點(diǎn)2.2電子文件的日常管理2.3電子文件的歸檔整理2.4電子文件的移交2、電子文件的歸檔管理2.1基本術(shù)語(yǔ)552.1基本術(shù)語(yǔ)電子文件與電子檔案：電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件分為文書類、聲像類、科技類、專門類電子檔案。電子文件歸檔后稱為電子檔案邏輯歸檔與物理歸檔：邏輯歸檔是指不改變電子文件存儲(chǔ)路徑，把電子文件的管理權(quán)限移交給檔案管理部門；物理歸檔指脫機(jī)移交。2.1基本術(shù)語(yǔ)電子文件與電子檔案：電子文件是以數(shù)碼形式記錄56版式文檔：將文字、圖形、圖像等多種數(shù)字內(nèi)容對(duì)象按照一定規(guī)則進(jìn)行版面固化呈現(xiàn)，如PDF、CEB、SEP等。元數(shù)據(jù)：由電子文件系統(tǒng)自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、文件系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容方面的具體數(shù)據(jù)?！彪娮游募鎸?shí)性、完整性、有效性：是衡量電子文件是否具有憑證價(jià)值和長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵因素。前端控制、全程管理：電子文件管理的兩個(gè)重要思想，強(qiáng)調(diào)介入電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、文件制作及形成、管理階段，進(jìn)行全過(guò)程控制及管理。版式文檔：將文字、圖形、圖像等多種數(shù)字內(nèi)容對(duì)象按照一定規(guī)則進(jìn)572.2電子文件的特點(diǎn)（1）信息與載體的可分離性；（2）信息的可操作性；（3）信息的流動(dòng)性；（4）數(shù)字信息的不穩(wěn)定性；（5）信息難以維持永久的存取摘自《電子文件管理理論與實(shí)踐》2.2電子文件的特點(diǎn)（1）信息與載體的可分離性；582.3電子文件的日常管理電子文件日常管理的主要內(nèi)容：保存和保護(hù)電子文件；維持電子文件真實(shí)完整有效；簡(jiǎn)單分類管理；電子文件登記；電子文件集中保管兼職檔案員在電子文件日常管理中的職責(zé)收集積累歸檔移交2.3電子文件的日常管理電子文件日常管理的主要內(nèi)容：59電子文件的收集與積累：主動(dòng)積累：文件形成者及檔案管理人員有義務(wù)有責(zé)任將產(chǎn)生形成于公務(wù)活動(dòng)中的原始材料歸入檔案管理部門進(jìn)行管理，任何拒不移交、出賣、轉(zhuǎn)讓、交換、據(jù)為已有、損毀、丟失、擅自銷毀等行為應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。及時(shí)收集：兼職檔案員的職責(zé)、定期進(jìn)行、作好鑒定及分類收集要求：最終版本（或重要版本）、組件完整、有效著錄、做好電子文件賬、格式規(guī)范電子文件的收集與積累：60最終版本：最終定稿；或是重要的修改稿；版本號(hào)應(yīng)該能夠體現(xiàn)或是被辯認(rèn)。組件完整：組件是組成一份完整文件的組成部分，如正文、附件、發(fā)文稿紙、草稿；請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等。有效著錄：著錄是對(duì)檔案的特征進(jìn)行選擇、分析、記錄的過(guò)程。有效著錄是包括形成過(guò)程、管理過(guò)程、信息要素等綜合記錄。做好登記：主要是《歸檔電子文件登記表》，該表是電子文件資源的總表，可以了解本單位電子文件資源現(xiàn)狀收集要求最終版本：最終定稿；或是重要的修改稿；版本號(hào)應(yīng)該能夠體現(xiàn)或是61格式規(guī)范：收集時(shí)應(yīng)采用通用格式，非通用格式應(yīng)轉(zhuǎn)換文本：XML、RTF、TXT，推薦轉(zhuǎn)為PDF圖像：JPEG、TIFF，推薦JPEG圖形：固有格式，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境音頻：WAV、MP3，推薦MP3視頻：MPEG、AVI，推薦MPEG2數(shù)據(jù)：固有格式，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境程序：固有格式，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境收集要求格式規(guī)范：收集時(shí)應(yīng)采用通用格式，非通用格式應(yīng)轉(zhuǎn)換收集要求62歸檔范圍：《南昌工程學(xué)院電子文件歸檔范圍》；電子文件類型包括：文本、圖形、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)、程序、網(wǎng)頁(yè)等。歸檔時(shí)間：邏輯歸檔隨辦隨歸，物理歸檔定期進(jìn)行歸檔質(zhì)量要求：分類管理，格式規(guī)范，科學(xué)命名及存儲(chǔ)、有效著錄，交接清楚2.4電子文件的歸檔整理歸檔范圍：《南昌工程學(xué)院電子文件歸檔范圍》；電子文件類型包括63歸檔質(zhì)量要求一：分類管理聲像類黨政活動(dòng)（SX11.11）教學(xué)活動(dòng)（SX11.12）科研活動(dòng)（SX11.12）外事活動(dòng)（SX11.12）文體活動(dòng)（SX11.12）校園風(fēng)貌（SX11.12）文書類黨群（DQ）行政（XZ）外事（WS）歸檔要求歸檔質(zhì)量要求一：分類管理歸檔要求64歸檔質(zhì)量要求二：格式規(guī)范歸檔要求文本文件PDF、DOC圖像文件JPEG、TIFF圖形文件視頻文件MPEG、AVI音頻文件WAV、MP3超媒體鏈接文件程序文件數(shù)據(jù)文件MDB、LOG歸檔質(zhì)量要求二：格式規(guī)范歸檔要求文本文件PDF、DOC圖像文65歸檔質(zhì)量要求三：科學(xué)命名及存儲(chǔ)科學(xué)命名有確定檔號(hào)的可以以檔號(hào)+擴(kuò)展名命名（例：2001-JJ12.3-004-005.dwg）無(wú)法確定檔號(hào)的可以以中文命名（例：20121212某某領(lǐng)導(dǎo)在某某大會(huì)上作指示，應(yīng)表明時(shí)間主題畫面等基本要素；南工黨字[2013]1號(hào)（定稿），應(yīng)表明其稿本等要素）歸檔要求歸檔質(zhì)量要求三：科學(xué)命名及存儲(chǔ)科學(xué)命名歸檔要求66科學(xué)存儲(chǔ)：存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：在磁盤/光盤根目錄下以門類為單位進(jìn)行存儲(chǔ)；下設(shè)數(shù)據(jù)文件夾、著錄文件夾、說(shuō)明