第08講 有效的會議課件

第八講有效的會議企業(yè)的學習顧問第八講有效的會議企業(yè)的學習顧1

會議是商務活動的一個重要部分，是進行工作的一個重要工具。

為什么開會企業(yè)的學習顧問 會議是商務活動的一個重要部分，是進行工作的一個重要工具2全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時間最多。企業(yè)的學習顧問全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計企業(yè)3你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個高效的會議

企業(yè)的學習顧問你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個高效的會議企4你開會會遲到嗎？企業(yè)的學習顧問你開會會遲到嗎？企業(yè)的學習顧51、邀請與會者選擇出席者——哪些人必須來開會？會議主持者的技巧企業(yè)的學習顧問1、邀請與會者會議主持者的技巧企業(yè)的學6提供信息者企業(yè)的學習顧問提供信息者企業(yè)的學習顧7提供意見者企業(yè)的學習顧問提供意見者企業(yè)的學習顧問8提供特殊的專長的人企業(yè)的學習顧問提供特殊的專長的人企業(yè)的學習顧9能夠授權(quán)的人企業(yè)的學習顧問能夠授權(quán)的人企業(yè)的學習顧10通知與會者通常需要就會議的時間和地點給與會者書面的通知在上一個會議上宣布；電子郵件；電話；書面通知；等等企業(yè)的學習顧問通知與會者通常需要就會議的時間和地點給與會者書面的通知企11準備議程

會議議程是需要提出并討論的問題或項目的清單。它應當簡潔、一目了然編寫議程時要注意幾點：議程開頭為會議的日期、時間與地點；每一項均有一個編號；每一項均有一個起始時間；下次會議細節(jié)寫在議程的末尾。

企業(yè)的學習顧問準備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項目的清單。12委員會議議程7月6日上午11點格林飯店1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次會議細節(jié)企業(yè)的學習顧問委員會議議程7月6日上午11點格林飯店企業(yè)的13確定地點 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個舒適的問題而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。會議地點應與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。企業(yè)的學習顧問確定地點 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅14你的辦公室優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強。缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。企業(yè)的學習顧問你的辦公室優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加15下級的辦公室優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適企業(yè)的學習顧問下級的辦公室優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。企業(yè)16單位會議室優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而打擾會議。企業(yè)的學習顧問單位會議室優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。17外面的會議室優(yōu)點：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。企業(yè)的學習顧問外面的會議室優(yōu)點：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要18會議中心優(yōu)點：具有開大會的設(shè)備；需要時能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。缺點：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。企業(yè)的學習顧問會議中心優(yōu)點：具有開大會的設(shè)備；需要時能夠提供技術(shù)支持和安全19安排座位一對一會議在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進程。如果你正在主持會議，可通過適當安排座位來影響會議的正式程度。一對一的會議有三種座位安排：企業(yè)的學習顧問安排座位一對一會議在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決20支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進行目光接觸。企業(yè)的學習顧問支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就坐，21合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。企業(yè)的學習顧問合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性22面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。企業(yè)的學習顧問面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置23多人會議多人會議有四種就坐方式，如下圖：企業(yè)的學習顧問多人會議多人會議有四種就坐方式，企業(yè)的學24企業(yè)的學習顧問企業(yè)的學習顧問25掌握會議節(jié)奏企業(yè)的學習顧問掌握會議節(jié)奏企業(yè)的學習顧26準時開會企業(yè)的學習顧問準時開會企業(yè)的學習顧27履行議程有效的利用時間規(guī)定休息時間企業(yè)的學習顧問履行議程企業(yè)的學習顧28控制會議企業(yè)的學習顧問控制會議企業(yè)的學習顧29讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。企業(yè)的學習顧問讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣30 一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。企業(yè)的學習顧問 一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。他31 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。企業(yè)的學習顧問 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗32辨別積極的信號 這個與會者揚起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。企業(yè)的學習顧問辨別積極的信號 這個與會者揚起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)33 這個與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。企業(yè)的學習顧問 這個與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容34評估氣氛維持秩序達成決議企業(yè)的學習顧問評估氣氛企業(yè)的學習顧35維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。企業(yè)的學習顧問維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局36借口會議中還會遇到一些特殊問題

當談及一項為完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責任”。作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作?；蛘邔⑷蝿辙D(zhuǎn)給其他人做。企業(yè)的學習顧問借口會議中還會遇到一些特殊問題當談及一項為完成的工作時37設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達到規(guī)定的目標。身為主席，你可以通過揭露她的策略來鼓勵她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。企業(yè)的學習顧問設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達到規(guī)38對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主席，你可以以會議目的和達成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。企業(yè)的學習顧問對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的39嚴重混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集合的時間。企業(yè)的學習顧問嚴重混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進行人身攻擊，將會議40結(jié)束會議處理其他事宜總結(jié)決議結(jié)束會議企業(yè)的學習顧問結(jié)束會議處理其他事宜企業(yè)的學41會議參與者的技巧企業(yè)的學習顧問會議參與者的技巧企業(yè)的學習顧42積極參與收集信息企業(yè)的學習顧問積極參與收集信息企業(yè)的學43辨認對立方企業(yè)的學習顧問辨認對立方企業(yè)的學習顧44外表與講話企業(yè)的學習顧問外表與講話企業(yè)的學習顧45外表部分企業(yè)的學習顧問外表部分企業(yè)的學習顧46獲得信心積極地參與企業(yè)的學習顧問獲得信心企業(yè)的學習顧47傾聽發(fā)言企業(yè)的學習顧問傾聽發(fā)言企業(yè)的學習顧48聚精會神地傾聽企業(yè)的學習顧問聚精會神地傾聽企業(yè)的學習49尊重他人“剪接”你的發(fā)言企業(yè)的學習顧問尊重他人企業(yè)的學習顧50做備忘錄企業(yè)的學習顧問做備忘錄企業(yè)的學習顧51演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！52第八講有效的會議企業(yè)的學習顧問第八講有效的會議企業(yè)的學習顧53

會議是商務活動的一個重要部分，是進行工作的一個重要工具。

為什么開會企業(yè)的學習顧問 會議是商務活動的一個重要部分，是進行工作的一個重要工具54全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時間最多。企業(yè)的學習顧問全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計企業(yè)55你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個高效的會議

企業(yè)的學習顧問你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個高效的會議企56你開會會遲到嗎？企業(yè)的學習顧問你開會會遲到嗎？企業(yè)的學習顧571、邀請與會者選擇出席者——哪些人必須來開會？會議主持者的技巧企業(yè)的學習顧問1、邀請與會者會議主持者的技巧企業(yè)的學58提供信息者企業(yè)的學習顧問提供信息者企業(yè)的學習顧59提供意見者企業(yè)的學習顧問提供意見者企業(yè)的學習顧問60提供特殊的專長的人企業(yè)的學習顧問提供特殊的專長的人企業(yè)的學習顧61能夠授權(quán)的人企業(yè)的學習顧問能夠授權(quán)的人企業(yè)的學習顧62通知與會者通常需要就會議的時間和地點給與會者書面的通知在上一個會議上宣布；電子郵件；電話；書面通知；等等企業(yè)的學習顧問通知與會者通常需要就會議的時間和地點給與會者書面的通知企63準備議程

會議議程是需要提出并討論的問題或項目的清單。它應當簡潔、一目了然編寫議程時要注意幾點：議程開頭為會議的日期、時間與地點；每一項均有一個編號；每一項均有一個起始時間；下次會議細節(jié)寫在議程的末尾。

企業(yè)的學習顧問準備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項目的清單。64委員會議議程7月6日上午11點格林飯店1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次會議細節(jié)企業(yè)的學習顧問委員會議議程7月6日上午11點格林飯店企業(yè)的65確定地點 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個舒適的問題而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。會議地點應與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。企業(yè)的學習顧問確定地點 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅66你的辦公室優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強。缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。企業(yè)的學習顧問你的辦公室優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加67下級的辦公室優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適企業(yè)的學習顧問下級的辦公室優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。企業(yè)68單位會議室優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而打擾會議。企業(yè)的學習顧問單位會議室優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。69外面的會議室優(yōu)點：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。企業(yè)的學習顧問外面的會議室優(yōu)點：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要70會議中心優(yōu)點：具有開大會的設(shè)備；需要時能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。缺點：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。企業(yè)的學習顧問會議中心優(yōu)點：具有開大會的設(shè)備；需要時能夠提供技術(shù)支持和安全71安排座位一對一會議在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進程。如果你正在主持會議，可通過適當安排座位來影響會議的正式程度。一對一的會議有三種座位安排：企業(yè)的學習顧問安排座位一對一會議在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決72支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進行目光接觸。企業(yè)的學習顧問支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就坐，73合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。企業(yè)的學習顧問合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性74面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。企業(yè)的學習顧問面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置75多人會議多人會議有四種就坐方式，如下圖：企業(yè)的學習顧問多人會議多人會議有四種就坐方式，企業(yè)的學76企業(yè)的學習顧問企業(yè)的學習顧問77掌握會議節(jié)奏企業(yè)的學習顧問掌握會議節(jié)奏企業(yè)的學習顧78準時開會企業(yè)的學習顧問準時開會企業(yè)的學習顧79履行議程有效的利用時間規(guī)定休息時間企業(yè)的學習顧問履行議程企業(yè)的學習顧80控制會議企業(yè)的學習顧問控制會議企業(yè)的學習顧81讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。企業(yè)的學習顧問讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣82 一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。企業(yè)的學習顧問 一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。他83 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。企業(yè)的學習顧問 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗84辨別積極的信號 這個與會者揚起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。企業(yè)的學習顧問辨別積極的信號 這個與會者揚起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)85 這個與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。企業(yè)的學習顧問 這個與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容86評估氣氛維持秩序達成決議企業(yè)的學習顧問評估氣氛企業(yè)的學習顧87維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。企業(yè)的學習顧問維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局88借口會議中還會遇到一些特殊問題

當談及一項為完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責任”。作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作?；蛘邔⑷蝿辙D(zhuǎn)給其他人做。企業(yè)的學習顧問借口會議中還會遇到一些特殊問題當談及一項為完成的工作時89設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達到規(guī)定的目標。身為主席，你可以通過揭露她的策略來鼓勵她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。企業(yè)的學習顧問設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達到規(guī)90對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主席，你可以以會議目的和達成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況