模塊五：excel在賬務核算中的應用

期初余額表和記賬憑證匯總表一無論用EXCEL電子表格軟件還是選擇專用的財務軟件實現(xiàn)電算化管理，在向系統(tǒng)輸入數據之前，首先要設置會計科目和輸入期初余額，形成期初余額表；然后通過設置好的記賬憑證匯總表，有效地輸入經濟業(yè)務數據，為后續(xù)的賬簿及報表提供準確的數據源頭。期初余額表和記賬憑證匯總表會計科目根據企業(yè)經濟業(yè)務設置會計科目錄入期初余額期初余額試算平衡期初余額表和記賬憑證匯總表1.設置會計科目信息根據企業(yè)經濟業(yè)務設置所用到的會計科目，其中包括總賬科目、二級科目和明細科目。（1）總賬科目是按照資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤的類別分別設置，對企業(yè)單位資金進行總括分類的會計科目，它是設置總分類賬的依據；期初余額表和記賬憑證匯總表1.設置會計科目信息（2）二級科目：介于總賬科目和明細科目之間、核算資料比總賬科目詳細、比明細科目概括的會計科目；（3）明細科目：是對某一總分類科目核算的會計要素進行詳細分類的會計科目。會計科目可以包含的內容有：科目編碼、科目名稱、科目級次、借貸方向、借方余額、貸方余額等。期初余額表和記賬憑證匯總表期初余額表和記賬憑證匯總表1.設置會計科目信息2.自動生成科目級次科目級次反映該科目屬于總賬科目還是明細科目，通過科目編碼的長度可以判斷出該科目的級次。例如：科目編碼是4位，則該科目是一級科目；科目編碼是6位，則該科目是二級科目；科目編碼是8位，則該科目是三級科目。根據科目編碼的特點，可以利用EXCEL中的函數功能根據科目編碼長度自動生成科目級次。期初余額表和記賬憑證匯總表期初余額表和記賬憑證匯總表2.自動生成科目級次期初余額表和記賬憑證匯總表2.自動生成科目級次期初余額表和記賬憑證匯總表3.設置期初余額會計科目表中既有總賬科目，也有明細科目，因此明細科目余額可以通過手工輸入，而總賬科目中余額可以設置為公式，等于該科目下明細科目余額的合計，通過計算得出。期初余額表和記賬憑證匯總表3.設置期初余額期初余額表和記賬憑證匯總表4.設置試算平衡輸入完科目期初余額后，還需要計算科目表中的借方余額合計和貸方余額合計，以便檢查借貸是否平衡。期初余額表和記賬憑證匯總表4.設置試算平衡試算平衡資產2,517,474.75負債1,083,425.12所有者權益1,434,049.63成本0.00資產+成本2,517,474.75負債+所有者權益2,517,474.75試算差額試算平衡思路一：按科目類別匯總試算平衡，如表所示;期初余額表和記賬憑證匯總表試算平衡借方合計2,524,146.77貸方合計2,524,146.77試算差額試算平衡4.設置試算平衡思路二：按借貸合計試算平衡，如表所示;期初余額表和記賬憑證匯總表4.設置試算平衡思路一：按科目類別匯總試算平衡，如表所示;期初余額表和記賬憑證匯總表4.設置試算平衡思路二：按借貸合計試算平衡，如表所示;期初余額表和記賬憑證匯總表5.期初明細科目余額表轉換為期初總賬科目余額表期初明細科目余額表中含有明細科目，為了總賬試算平衡表中取數的需要，我們可以將期初明細科目余額表轉換為期初總賬科目余額表。期初余額表和記賬憑證匯總表常見問題問題：數字類型不統(tǒng)一，可以相互轉換分析：在設計公式中發(fā)現(xiàn)數字類型不統(tǒng)一，比如查詢函數中查找的編號，和查詢區(qū)域的編號數字類型不統(tǒng)一，或者在條件求和SUMIF函數中判斷條件表示的數字代碼，和判斷區(qū)域的數值類型不統(tǒng)一，可以不重新輸入數據，而只轉換數值類型。解決思路1：運用TEXT函數可以將數值轉換為文本。

解決思路2：運用VALUE函數可以將代表數字的文本字符串轉換成數字。

設置記賬憑證匯總表二在任務一中，我們已經將企業(yè)的會計科目及期初余額設置并輸入完成，接下來需要輸入企業(yè)日常業(yè)務發(fā)生的數據，這些數據需要通過記賬憑證的形式進行收集錄入，數據輸入的界面和數據入口設計的形式一方面會影響到輸入的效率，另一方面也會影響到賬簿和報表信息生成的不同思路。設置記賬憑證匯總表設置記賬憑證匯總表會計憑證設置記賬憑證信息表格式錄入憑證數據設置記賬憑證填制技巧會計憑證是反映具體經濟業(yè)務的主要載體，也是一切會計核算工作的基礎，所以在錄入憑證數據前需要提前設置好記賬憑證表，在設置中一方面要考慮輸入的效率，另一方面要考慮輸入的準確性。思路一：設置記賬憑證匯總表會計憑證是反映具體經濟業(yè)務的主要載體，也是一切會計核算工作的基礎，所以在錄入憑證數據前需要提前設置好記賬憑證表，在設置中一方面要考慮輸入的效率，另一方面要考慮輸入的準確性。思路二：會計憑證設置記賬憑證輸入界面輸入記賬憑證數據保存憑證數據到記賬憑證匯總表中清空記賬憑證輸入信息1.設置記賬憑證匯總表格式記賬憑證匯總表是以表格的形式來反映記賬憑證的信息，因此需要包括記賬憑證中的發(fā)生日期、憑證序號、摘要、科目信息、借方金額、貸方金額，其中科目信息中為了以后的匯總和統(tǒng)計，可以包括科目代碼、總賬科目名稱和明細科目名稱。設置記賬憑證匯總表1.設置記賬憑證匯總表格式設置記賬憑證匯總表2.憑證編號的設置設置記賬憑證匯總表憑證編號可以由憑證日期和憑證序號組成，因此手工輸入憑證日期和憑證序號后，可以利用EXEL的函數功能，將二者合成為憑證編號。3.科目代碼的錄入設置記賬憑證匯總表在期初余額表中，已經設置好了企業(yè)的會計科目，包括會計科目代碼和名稱，在憑證錄入中如果將會計科目代碼設置為下拉列表的輸入方式，可以大大提高輸入效率。（1）對科目編碼的數據區(qū)域進行命名（2）設置科目編碼的數據有效性（3）科目名稱的自動生成（4）設置試算平衡設置記賬憑證匯總表問題：將會計科目代碼設置為下拉列表的輸入方式前，為何要將“期初明細科目余額表”中的“科目編碼”列進行區(qū)域命名？分析：下拉列表的輸入方式需要利用數據有效性中“序列”功能來設置，在設置中對于數據源的要求是不能直接從其他工作表或工作簿中取數。解決：將其他工作表中的數據區(qū)域進行命名后，在數據源的定義中通過設置公式可以解決該問題。記賬憑證的打印設置三任務二建立了記賬憑證匯總表，如果需要打印記賬憑證，則可以通過記賬憑證的打印設置進行打印輸出。記賬憑證的打印設置打印記賬憑證的業(yè)務數據信息均可以來源于記賬憑證匯總表，設置完成后只需要通過輸入“憑證序號”即可自動返回其他的相關數據。自動生成內容包括“日期”、“摘要”、“總賬科目”、“明細科目”、“借方金額”、“貸方金額”、“制單人”、“審核人”。根據任務二建立的記賬憑證匯總表設置打印記賬憑證的模板。記賬憑證的打印設置1.創(chuàng)建記賬憑證通用格式2.根據“憑證序號”自動生成日期3.摘要自動顯示設置4.“總賬科目”、“明細科目”、“借方金額”和“貸方金額”自動顯示設置。5.“借方金額”和“貸方金額”合計的設置記賬憑證的打印設置現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制四任務二所建立的記賬憑證匯總表是將日常業(yè)務發(fā)生的核算資料逐一記載下來，但這些核算資料比較分散，不便為經濟管理提供系統(tǒng)有效的信息，因此我們還需要將這些分散的核算資料加以集中和歸類整理，逐步加工成有用的會計信息形式，這種形式就是會計賬簿?，F(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制現(xiàn)金和銀行存款日記賬一般采用三欄式，包括借方金額、貸方金額、余額三欄，以及發(fā)生日期、憑證編號、摘要等信息，因此在編制日記賬時，其中發(fā)生日期、憑證編號、摘要、借方金額、貸方金額等信息可以取自于記賬憑證匯總表，余額則通過設置公式計算得到?，F(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制1.設置日記賬格式現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制由于現(xiàn)金日記賬的信息可以直接取自記賬憑證匯總表，因此日記賬的表頭設置和記賬憑證匯總表基本一致。2.設置科目期初余額現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制利用數據鏈接功能，從“期初總賬科目余額表”引用現(xiàn)金科目和銀行存款科目的期初余額。2.設置科目期初余額現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制利用數據鏈接功能，從“期初總賬科目余額表”引用現(xiàn)金科目和銀行存款科目的期初余額。3.篩選出“庫存現(xiàn)金”記錄現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制篩選后的“記賬憑證匯總表”。4.形成“現(xiàn)金日記賬”現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制將篩選后的“記賬憑證匯總表”復制到“現(xiàn)金日記賬”中。5.利用公式設置“余額”列現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制6.利用求和函數設置“本月合計”現(xiàn)金及銀行存款日記賬的編制科目匯總表及總賬試算平衡表的編制五科目匯總表及總賬試算平衡表的編制每個企業(yè)需要定期對全部記賬憑證按各個會計科目進行匯總，列示其借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額。這種按科目匯總的憑證信息即科目匯總表。依據借貸記賬法的基本原理，科目匯總表中各個會計科目的借方發(fā)生額合計與貸方發(fā)生額合計應該相等，因此，科目匯總表具有試算平衡的作用。科目匯總表是科目匯總表核算形式下登記總分類賬的依據。科目匯總表及總賬試算平衡表的編制科目匯總表是根據一定時期內的全部記賬憑證，按科目作為歸類標志進行編制的。它是科目匯總表核算程序的一項重要工作。總分類賬的登記依據和方法，主要取決于所采用的會計核算形式。它可以直接根據各種記賬憑證逐筆登記，也可以依據科目匯總表進行登記?？颇繀R總表及總賬試算平衡表的編制1.科目匯總表的編制科目匯總表是按科目作為歸類標志，將“借方金額”、“貸方金額”進行匯總。因此可以利用Excel中的函數功能和數據透視功能兩種思路編制科目匯總表。思路1：利用公式函數功能編制“科目匯總表”思路2：利用“數據透視表”功能編制“科目匯總表”科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路1：利用公式函數功能編制“科目匯總表”（1）設置“科目匯總表”格式科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路1：利用公式函數功能編制“科目匯總表”（2）復制“科目編碼”和“總賬科目科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路1：利用公式函數功能編制“科目匯總表”（3）利用函數功能，生成“借方”和“貸方”發(fā)生額科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路1：利用公式函數功能編制“科目匯總表”（4）設置“借方”和“貸方”發(fā)生額合計公式科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路2：利用數據透視功能編制“科目匯總表”（1）給“記賬憑證匯總表”添加輔助列“總賬科目代碼”科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路2：利用數據透視功能編制“科目匯總表”（2）選取數據透視分析的數據源（3）進行數據透視表布局。科目匯總表及總賬試算平衡表的編制思路2：利用數據透視功能編制“科目匯總表”（4）美化數據透視表科目匯總表及總賬試算平衡表的編制2.總賬試算平衡表的編制（1）設置“總賬試算平衡表”格式科目匯總表及總賬試算平衡表的編制2.總賬試算平衡表的編制（2）復制“科目編碼”和“總賬科目”科目匯總表及總賬試算平衡表的編制2.總賬試算平衡表的編制（3）設置“期初余額”的借方公式科目匯總表及總賬試算平衡表的編制2.總賬試算平衡表的編制（4）設置“期初余額”的貸方公式科目匯總表及總賬試算平衡表的編制2.總賬試算平衡表的編制（5）設置“本期發(fā)生額”的借方公式。（貸方同理）科目匯總表及總賬試算平衡表的編制2.總賬試算平衡表的編制（6）設置“期末余額”的公式。（設置后的結果）Excel在會計報表中的應用六Excel在會計報表中的應用思路：以記賬憑證匯總表數據為依據，利用excel的函數功能和數據透視功能分別生成了科目匯總表和總賬試算平衡表，以總賬試算平衡表的數據為依據，利用excel的函數功能和數據鏈接方法實現(xiàn)可以會計報表的編制工作。Excel在會計報表中的應用財務報表是根據記賬憑證信息匯總整理之后，對公司的經營成果和財務狀況進行綜合反映的一種書面文件。財務報表包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表三大財務主表，這三大財務主表的編制，可以通過excel公式設置對其他工作表單元格數據的引用來完成的。Excel在會計報表中的應用1.資產負債表的編制思路資產負債表根據“資產=負債+所有者權益（股東權益）”這一會計等式進行編制，屬于靜態(tài)報表，反映的是企業(yè)在某一特定日期（一般指月末或年末）的財務狀況。資產負債表各項目期末數據的來源，主要可以通過以下幾種方式取得：（1）直接根據總賬科目的余額填列，如“交易性金融資產”、“交易性金融負債”、“短期借款”、“實收資本”等項目，直接根據有關總賬科目的期末余額分析填列；Excel在會計報表中的應用1.資產負債表的編制思路（2）根據明細科目的余額編制，如“應收賬款”項目，需要根據“應收賬款”和“預收賬款”科目的有關明細科目的期末借方余額計算填列；“應付賬款”項目，需要根據“應付賬款”和“預付賬款”科目的有關明細科目的期末貸方余額計算填列；“未分配利潤”項目，應根據“利潤分配”科目中所屬的“未分配利潤”明細科目期末余額填列。Excel在會計報表中的應用1.資產負債表的編制思路（3）根據幾個總賬科目的期末余額合計數編制，如“貨幣資金”項目，根據“現(xiàn)金”、“銀行存款”、“其他貨幣資金”科目的期末總賬科目余額計算編制；（4）根據有關科目余額減去其備抵科目余額后的凈額分析計算填列?！肮潭ㄙY產”、“無形資產”項目，應根據相關科目的期末余額扣減相關的累計折舊（或攤銷）填列，已計提減值準備的，還應扣除相應的減值準備。Excel在會計報表中的應用1.資產負債表的編制思路（5）根據總賬科目和明細賬科目余額分析計算填列?！伴L期借款”項目，應根據“長期借款”總賬科目余額扣除“長期借款”科目所屬的明細科目中將在資產負債表日起一年內到期，且企業(yè)不能自主地將清償義務展期的長期借款后的金額計算填列?！伴L期待攤費用”項目，應根據“長期待攤費用”科目的期末余額減去將于一年內（含一年）攤銷的數額后的金額填列；“其他非流動負債”項目，應根據有關科目的期末余額減去將于一年內（含一年）到期償還數后的金額填列。Excel在會計報表中的應用1.資產負債表的編制思路（6）綜合運用上述填列方法分析填列。主要包括：“應收票據”、“應收利息”、“應收股利”、“其他應收款”項目，應根據相關科目的期末余額，減去“壞賬準備”科目中有關壞賬準備期末余額后的金額填列；“應收賬款”項目，應根據“應收賬款”和“預收賬款”科目所屬各明細科目的期末借方余額合計數，減去“壞賬準備”科目中有關應收賬款計提的壞賬準備期末余額后的金額填列；“存貨“項目，應根據“材料采購”、“原材料”、“發(fā)出商品”、“庫存商品”、“周轉材料”、“委托加工物資”、“生產成本”、“受托代銷商品”等科目的期末余額合計，減去|“存貨跌價準備”科目期末余額后的金額填列，材料采用計劃成本核算，以及庫存商品采用計劃成本核算或售價核算的企業(yè)，還應按加或減材料成本差異、商品進銷差價后的金額填列。Excel在會計報表中的應用