干部的職責角色認知及作法

1基層干部的職責、角色、認知

及作法健峰企業(yè)管理顧問股份有限公司VMTA-TQM-team2大綱：一、P-D-C-A管理循環(huán)二、基層干部應有的認識三、如何教導部屬四、接受命令的要點成功領導人的四項特質(zhì)：領導的奧秘─『激勵』領導的法寶─『溝通與說服』〈會議〉3一、P-D-C-A管理循環(huán)(一)何謂管理⊙「設定計劃，并為達成此計劃的一切活動的過程」-Dr.Juran⊙管理循環(huán)-整個管理活動可以PDCA循環(huán)表示，如下圖：再發(fā)防止工作實施應急措施檢查原因決定的目標決定達成目標的方法教育、訓練定期以結(jié)果來檢討APCD計劃實施調(diào)查處置4(二)對管理的誤解●將管理當成「理論性」、「抽象性」、「精神性」●將管理當成「管制」、「限制」、「控制」●將管理當成高階層或某些階層的事，并非全員參加●欠缺全員教育●沒有重視管理項目或目標不明確●將管理局限于「打拚才會贏」，不重視方法●完全用KKD，不重視QC手法●將管理著重于「人治」，本位主義強5(三)管理活動的分類1.管理活動-維持、改善。2.維持是遵照標準從事工作，并針對結(jié)果的異常狀態(tài)，采取措施使其恢復正常(安定)狀態(tài)，使實力能穩(wěn)定地發(fā)揮出來，此為管理活動的基本，若是異?，F(xiàn)象不斷地發(fā)生，干部整天忙著處理，是不太可能有什么大改善的。3.改善是打破現(xiàn)狀、改變做法、提高實力，將目標放在較現(xiàn)在水平高的地方。4.不管是維持活動或改善活動，皆須轉(zhuǎn)動PDCA管理循環(huán)，，而且能自主性地轉(zhuǎn)動PDCA，從穩(wěn)定中求發(fā)展，如此單位的P.Q.C.D.M.S的實力才能不斷地提高，管理能力也能不斷地進步。6PDAC維持.改善維持PDAC改善時間PQCDMS期望目標設定目標現(xiàn)況成效7(四)P-D-C-A管理循環(huán)1.擬定計劃(Plan)P1：明確目的、目標⊙掌握顧客要求⊙預測未來趨勢或條件的變化⊙考慮公司現(xiàn)狀、技術水準、制程能力⊙明確方針、目的、目標值及管理基準值P2：決定達成目標的方法⊙究明因果關系，匯總、分析、判斷、掌握主要要因⊙依重要要因，采多元決策或思考達成目標的方案⊙多角度評估各方案，選定最適者⊙擬訂計劃，以5W2H予以整合，并對「如何做」訂定相關標準⊙訂計劃須讓相關人員參與82.實施（Do）D1：教育訓練●主管有教育部屬之責任●避免命令、要求等強制性手段●知其然、也知其所以然之倡導，以策動具責任及自發(fā)性動機●以5W2H方式系統(tǒng)化教育，并使具了解計劃的整體及實施作業(yè)的相關標準D2：工作執(zhí)行●「貫徹實施」意志的傳達●確實依標準實施作業(yè)的決心，實施有困難或有更好的方法，鼓勵提出●命令下達一次完成且要明確●適當授權●收集有關數(shù)據(jù)93.調(diào)查（check）C1：查核●調(diào)查是否遵照計劃的方法或標準進行作業(yè)●管理者經(jīng)常巡視現(xiàn)場，若過程與計劃有差異，應迅速追查原因●最好以具體表格來查檢過程原因C2：定期評估●結(jié)果以數(shù)據(jù)與目標值（或管理基準值）來比較●應用統(tǒng)計分析，發(fā)掘潛在問題及真因●見樹見林104.處置措施（Action）A1：應急措施●針對結(jié)果以調(diào)整、應變方式改正結(jié)果，除去不良現(xiàn)象●治標，經(jīng)常很忙，但結(jié)果仍不穩(wěn)定，無法做好質(zhì)量保證●須掌握時效A2：再發(fā)防止措施●除去真因，使同一原因，不發(fā)生第二次●治本，橫向作水平展開，縱向作源流管理●與標準化、愚巧法結(jié)合●處置措施是否有效要加以確認115.徹底轉(zhuǎn)動P-D-C-A使技術儲蓄●使標準書內(nèi)容更趨完整與符合實際●每轉(zhuǎn)動一次，不良就愈少，管理水平也愈高●做好全面質(zhì)量管理的基礎，所有制度體系才能活性化，而避免形式化6.PDCA需在有質(zhì)量意識，問題意識及改善意識的基礎上運轉(zhuǎn)始能踏實有效12二、基層干部應有的認識(一)重新檢討每天的工作應有的認識●工作要一項一項的處理●要有工作是一定要先經(jīng)過計劃，而后開始做的觀念●不僅僅是作業(yè)時間的制造時間●作業(yè)速度的判斷●標準時間可以減低●作業(yè)日報表的活用●作業(yè)的查核方法●安全管理的查核表

凡事都說『沒有辦法的人』，才是真正無藥可救的人13設備發(fā)生故障，致使生產(chǎn)停擺重傷害之急救員工之間產(chǎn)生肢體沖突緊急插單生產(chǎn)制度之革新計劃之研擬個人及部屬管理技能之提升公關之促進問題之調(diào)查與追蹤有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂之請托有些交際應酬處理部屬職務內(nèi)之事自我干擾(如作白日夢、工作前抽支煙、清理辦公桌、看報)急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事14制程時間的結(jié)構(gòu)本制程前制程后制程搬運等待加工(制程等待)停滯時間準備加工收拾整理等待搬運(制程等待)停滯時間作業(yè)時間加工時間平均每一批1制程的時間(日程)15(二)為了要善于處理工作應有的認識●應該了解制造的流程●明確訂出工作的程序●日程管理的高明作法●突發(fā)性緊急趕工作業(yè)要如何處理●依工作項目分配表決定工作的分擔●沒有目標就無法作程管理●標準時間是作業(yè)管理的基礎●事務性作業(yè)要以基準日程表來管理

要追趕工作，不要被工作追趕16(三)對工作改善應有的認識●消除『找東西時間』的浪費●觀測工作的方法●作業(yè)動作要考慮經(jīng)濟性●研究出可以舒適工作的作業(yè)環(huán)境●以制程分析找出浪費●以ABC分析推動有效的管理●有沒有無謂的物品搬運

不合理的方法，看起來好像始終都是有道理17(四)以圖表作為研究工作的工具●工作場所的績效應以圖表來管理●以魚骨圖分析原因●用圖解來發(fā)現(xiàn)問題并解決問題●要活用數(shù)據(jù)●正確掌握QC的七種工具

正確地掌握住問題點，就等于問題解決了一半18(五)使自己更充實成長應有的認識●編訂自己的任務職務說明書●培養(yǎng)有彈性的思考能力●九。九型與九。一型的管理者●阿諛奉承不如鍛煉腦力●讓部下也成長的管理者本身之自我啟發(fā)●成為指使人的管理者，不如成為有理解的領導者●管理者的主要業(yè)務是例外管理●要自愿承擔不易對付的工作進步是與反省的嚴肅性成正比的19(1,9型)人際型(9,9型)團隊型(1,1型)放任型(9,1型)任務型(5,5型)平衡型123456789低←──────對業(yè)績、績效的關心度───────→高９８７６５４３２１高↑│││對部屬的關心度│││↓低管理方格20(六)對激發(fā)部屬工作意愿的應有認識●先要具備能受部屬仰慕的能力●不要辜負部屬的工作意愿●只有利誘與懲罰的管理是行不通的●使部屬親身體驗到工作的意義●要引導部屬產(chǎn)生興趣●訴諸于視聽的有效教導

率先示范比說明更能強烈迅速地銘記在心21(七)創(chuàng)造良好的工作場所應有的認識●管理者要先打招呼●想要告訴他的話，以及不能說的話●看什么樣的場合做怎樣責備●要注意非正式組織的領導者●人事考核的進行方法●公正評定部屬萬人異心，則無一人可用22三、如何教導部屬(一)、教導的精神：─『學習者沒有學會，是因為教導者沒有教好?！?二)、教導的技巧：─使能做對(正確)，做好(精密)，做快(有效)，做完(完成)1.妥善準備：●教材、教具、實物、圖案、場所、時間等之準備2.創(chuàng)造學習氣氛：●和諧、融洽、輕松不放松、互動

233.激發(fā)學者意愿：●教導主題的明確、工作之基本要求、對其工作的重要性●可獲得智能或技能、可提升工作效率及熟練工作技巧、升遷之必備條件4.示范說明作業(yè)：●將主要步驟一步一步地講給他聽、寫給他看、做給他看，不要超過他的理解力●語氣及肢體動作要適合、示范動作的段落要清楚、勿賣弄●盡量一次提一事，一開始就要教導正確，第二次再做給他看，并強調(diào)每一步驟的重要245.試作：●讓他試作，有錯誤時加以改正●請他一面試作，一面說出主要步驟●讓他再做一遍，同時請他說出每一要點，并確認是否都已了解？●引導學習者判斷錯誤，并加強印象、運用聯(lián)想力●試作過程，適時加以稱贊，并鼓勵他培養(yǎng)『自動自發(fā)』去做6.考驗成效：●請他開始工作●指定協(xié)助他的人●常常檢查，并鼓勵發(fā)問●逐漸減少指導，由其自行完成●熟練度、標準度、質(zhì)量度的考核

25(三)『工作教導』之四大原則1.創(chuàng)造氣氛─和諧、融洽、輕松不放松、輕便不隨便2.給予動機─需求層次的提升─紅蘿卜與鞭子3.成就感─需求層次的提升4.實習與反復練習─因材施教─實例施教26(一)如何接受命令攜帶隨身手冊&筆專注聆聽、目光集中不要打斷上司的話留意工作目的、方法及完成期限詢問疑點后簡述重點確定以了解命令的內(nèi)容四、接受命令的要點27(二)如何執(zhí)行命令確定命令的目的擬定最有效的執(zhí)行方式應付命令執(zhí)行時所產(chǎn)生的不良影響遭遇困難時應實時回報追蹤執(zhí)行進度與完成期限檢討執(zhí)行成果28(三)如何表示意見恭敬、率直而不謙卑以立場，公正客觀的提出簡潔扼要的敘述分析利弊得失旁征博引、統(tǒng)計數(shù)據(jù)更具說服力選擇適宜的時、地，再進行溝通29(四)無法接受命令時婉約、中肯而不失和氣必須具備強有力的理由后果無法承擔屬于他人權屬范圍要事在身時，說明實情，在等待指示不隱含有情緒與利益因素30●領導的鑰匙─『影響力』─嘗試利用問題(未來、現(xiàn)在、過去)，尋找線索與答案●成功領導人的四項特質(zhì)：1.引起他人注意的特質(zhì)2.十分清楚了解自我的特質(zhì)3.言行一致的特質(zhì)4.高瞻遠矚，開創(chuàng)未來的特質(zhì)

31能力結(jié)構(gòu)與管理行為關系圖態(tài)度智能性格氣質(zhì)情緒管理行為來自組織的期待來自部屬、成員的期待來自顧客的期待(派任行為)32●領導的門坎─『個人魅力』─『理性與感性』吸引力，不可成為『致命的吸引力』─你和『他(主管)』在一起時的每一分鐘，都能感受到『他』渾身散發(fā)出來的『光與熱』，我之所以賣命努力，乃是因為他本身一股強大的『魅力』，深深吸引我所致─激發(fā)部屬的工作動機『跟我來』─請牢牢記?。骸簷嗔Α徊⒉粫詣狱c燃你的『魅力』，有權力也并不意謂你有某種程度的魅力可以掌握人心

33●員工的感受及心聲：(主管魅力)1.我覺得我的主管不能沒有我，因為他相當重視我，我愿意為他努力。2.我的主管讓我感到我很重要。3.他讓我覺得在團體里有歸屬感4.他愿意負起百分之百的成敗責任5.他比別人更關懷我6.他讓我很明確知道我如何可以成功7.他言出必行，值得信賴8.主管眼光前瞻，看得實際9.他告訴我目標和航向，并說服我一起同舟共濟34─培養(yǎng)和增進『領導魅力』的方法與技巧：1.揚善于公堂，規(guī)過于暗室─真誠的贊美─適當?shù)呐u(三明治策略)2.做一個前后一致的人─公私分明、嚴以律己、不輕易許諾、用人不疑、3.注意他人，也讓別人注意你─『走動管理』『我常在你(妳)左右』(現(xiàn)場）─有位企業(yè)家說：『不要常常把員工喚到你辦公室來，這會嚇壞他們的。相反的，你要常到他們的工作場所看他們。這種方式可以使公司的人看到你?！?5●領導的奧秘─『激勵』─領導的最高境界，在于讓被領導者了解團隊的目標，并且激發(fā)他們的工作熱忱，而自動自發(fā)、無怨無悔，共同達成任務─大多數(shù)的領導人終其一生，只運用了約10%的激勵才華─『要先激勵別人前，先激勵自己』─『知識+動機=力量』『動機=能力*努力』『能力：能不能做？努力：愿不愿做？需求理論』─可產(chǎn)生『互動力(1+1>2)』─過度的壓力可以讓『天才變白癡』，適度的激勵，卻可以讓『白癡變天才』36恐懼激勵法●懲戒●責罵、恐嚇●降級、降薪●革職●削權●冰凍不重用誘因激勵法●獎金●特別津貼●獎勵性福利人性激勵法●成就感●被肯定●興趣●責任與權力●挑戰(zhàn)性的環(huán)境●榮譽依照馬斯洛需求層次理論：現(xiàn)代人們最需要領導者給他們的激勵是豐富的『人性激勵』，足夠的『誘因激勵』及最少的『恐懼激勵』37●領導的法寶─『溝通與說服』〈會議〉─人一生當中，無法停止而持續(xù)動作的就是『溝通』─從事領導，你必須反復告訴自己二件事：●管理實務中沒有不可能的事●一有機會，就不厭其煩的增進你的『溝通能力』─一位成功的領導者，每天平均約用70%的時間在溝通(上司、部屬、同事、客戶、供貨商、政府單位、朋友、親人)─溝通可充分運用『群體智慧』，作出最佳決策