檔案信息化管理課件學(xué)習(xí)

第十二講檔案信息化一、檔案信息化概述二、檔案的計算機輔助管理三、電子文件四、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化五、數(shù)字檔案館一、檔案信息化概述（一）概念

檔案信息化是在國家總體規(guī)劃和宏觀組織下，以現(xiàn)代信息技術(shù)（含計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等）為手段，以檔案信息資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、檢索、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

（二）外國檔案信息化概況

美國

1985年成立了國家檔案與記錄署(NARA)，由總統(tǒng)直接領(lǐng)導(dǎo),并對各聯(lián)邦機構(gòu)文件的產(chǎn)生、保管、提供利用、最后處置等給予指導(dǎo)和幫助。

NARA于2005年開發(fā)了《聯(lián)邦政務(wù)架構(gòu)檔案與記錄管理綱要版本1.0》(FederalEnterpriseArchitectureRecordsManagementProfile)，2006年以來,這套標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)成為美國各級政府電子政務(wù)設(shè)計統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的參考體系。

在NARA的牽頭和組織下，美國建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)(NAIL)。NAIL是擁有全國各種檔案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了全國數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。

除了體制上的建設(shè)和保障外,美國通過實施一系列的信息化工程來推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。英國

檔案信息化建設(shè)是圍繞英國國家檔案館的信息化建設(shè)而展開的。英國國家檔案館所保存和收藏檔案數(shù)量是全世界最多的國家之一，也是較早開展電子文件管理研究和在國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上開通自己網(wǎng)站的檔案館之一。

從1995年英國就開始探索利用互聯(lián)網(wǎng)向公眾提供遠(yuǎn)程在線服務(wù)的技術(shù)方法。

1999年英國國家檔案館制定并發(fā)布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》。該報告由英國國家檔案館和英國中央計算和電信局領(lǐng)導(dǎo)牽頭制定，參加單位有國防部、財政部、稅務(wù)局等十一個政府部門。

為了更好地實施聯(lián)合王國數(shù)字檔案館計劃，1995年，英國國家檔案館與倫敦大學(xué)簽訂了七年合同，內(nèi)容是南倫敦大學(xué)代為接收和保存政府部門和國家檔案館挑選的具有保存價值的數(shù)據(jù)，并通過為聯(lián)合王國數(shù)字檔案館建立的編目，向公眾提供遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。

2003年1月，英國國家檔案館制定并在其網(wǎng)站上公布了《電子文件管理、鑒定和保護指南》，該指南規(guī)定了政府機關(guān)電子文件向國家檔案館在線和離線移交的辦法。同時，制定了一項通用標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各部門向英國國家檔案館移交電子文件的格式，提供給軟件開發(fā)商和各部委使用，最大限度地減少管理費用和繁復(fù)勞動。

此外，英國國家檔案館與其他檔案部門之間合作與共享密切，英國檔案信息資源的整合與共享的參與高校多達(dá)140多所。（三）我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展概況

1，萌芽起步階段(上世紀(jì)70年代末一90年代初期)

上世紀(jì)70年代末80年代初，我國檔案界開始嘗試運用計算機管理檔案。1979年起，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、四川、遼寧、江西等省檔案科學(xué)技術(shù)研究所，以及中央檔案館、中國人民解放軍檔案館等個別大型檔案館陸續(xù)購置計算機設(shè)備，進(jìn)行檔案管理自動化課題的研究和實驗，編制出一些簡單的檔案檢索程序，初步積累了計算機輔助檔案管理的一些經(jīng)驗。

80年代中期開始著力于制訂檔案著錄標(biāo)引的國家標(biāo)準(zhǔn)，陸續(xù)出臺了一系列檔案編目和機讀檔案目錄制作方面的規(guī)范，主要有：

《檔案著錄規(guī)則》(1985年制訂，1999年重新修訂，DA/T18一1999);

《中國檔案分類法》(國家檔案局1987年編制);

《中國檔案主題詞表》(國家檔案局1988年編制，1995年修訂再版)。2，快速推進(jìn)階段(上世紀(jì)90年代中期一本世紀(jì)初)

90年代，大多數(shù)省級檔案館都建立了基于數(shù)據(jù)庫的檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化和計算機化。

1999年底國內(nèi)(主要是大陸地區(qū))在互聯(lián)網(wǎng)上可以查詢到的檔案網(wǎng)站僅12個，發(fā)展至今已經(jīng)超過1000多個，這些網(wǎng)站分屬不同省份，涉及國家、省、市和區(qū)四個級別的綜合檔案館、大學(xué)檔案館、專門檔案館和企業(yè)檔案館。

同樣，在這一時期，國家實施經(jīng)濟信息化戰(zhàn)略，加快了整個社會的信息化進(jìn)程，計算機應(yīng)用成了普遍工作方式。隨著辦公自動化(OA)、計算機輔助設(shè)計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)的應(yīng)用發(fā)展，電子文件的類型和數(shù)量迅速增加，在此背景下，電子文件歸檔與數(shù)字檔案管理正式提上議事日程。3，系統(tǒng)發(fā)展階段(本世紀(jì)初一現(xiàn)在)

2002年11月，國家檔案局進(jìn)一步發(fā)布了我國檔案工作迄今為止惟一的一個專項規(guī)劃《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，成為我國檔案信息化過程中里程碑式的文件。

2005年12月，在北京召開的全國檔案局館長會議審議通過了《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”(簡稱“金檔工程”)作為“十一五”重大建設(shè)項目正式啟動。

除此之外，我國也相繼出臺了一系列檔案信息化建設(shè)的制度和標(biāo)準(zhǔn)：

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》

《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》

《電子公文歸檔案管理暫行辦法》

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

《中國檔案機讀目錄格式》

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（四）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容2002年11月《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》提出檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容：1，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（基礎(chǔ)）計算機設(shè)備運行要求的場地環(huán)境、計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等2，檔案信息資源建設(shè)（核心任務(wù)）在檔案從形成到保存或銷毀的整個過程生命周期中合理應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平提升，具體包括資源創(chuàng)建、資源管理、資源服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計與管理等內(nèi)容。資源創(chuàng)建：原文信息、目錄信息、編研信息等。資源管理：存儲、載體轉(zhuǎn)換、遷移、訪問和安全控制、備份。資源服務(wù)：檔案館服務(wù)（目錄檢索、檔案原文瀏覽、網(wǎng)上展覽、編研信息發(fā)布）檔案室服務(wù)（針對內(nèi)網(wǎng)用戶提供查詢、瀏覽、利用申請和批準(zhǔn)服務(wù)）。3，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（重要保障）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等方面的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。4，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（技術(shù)保障）操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。5，檔案信息化人才隊伍建設(shè)6，檔案信息安全保障體系建設(shè)必須全面兼顧檔案實體安全和信息安全。包括：建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制；各級檔案部門在建設(shè)工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。（五）檔案信息息化的發(fā)展展原則1，系統(tǒng)規(guī)規(guī)劃原則2，協(xié)調(diào)發(fā)發(fā)展原則3，標(biāo)準(zhǔn)開開放原則4，安全可可靠原則二、檔案的的計算機輔輔助管理1，檔案的的收集：設(shè)定歸檔檔范圍，可可對立檔單單位歸檔情情況進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)計，有利利于展開收收集情況核核查，并隨隨時量化管管理和匯總總統(tǒng)計。2，，檔檔案案的的整理理：計計算算機機對對檔檔案案進(jìn)進(jìn)行行合合理理分分類類，，有有序序排排列列，，建建立立各各種種檔檔案案信信息息數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)庫庫。。3，，檔檔案案的的保管管：現(xiàn)現(xiàn)代代化化庫庫房房密密集集架架控控制制技技術(shù)術(shù)。。4，，檔檔案案的的檢索索：計計算算機機把把檢檢索索工工具具轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換為為機機器器可可識識別別代代碼碼，，編編制制各各種種目目錄錄。。5，，檔檔案案的的利用用：開開發(fā)發(fā)靈靈活活的的計計算算機機查查詢詢方方式式，，充充分分發(fā)發(fā)揮揮計計算算機機管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)作作用用6，，檔檔案案的的編研研：計計算算機機智智能能化化給給出出編編研研課課題題與與達(dá)達(dá)成成條條件件，，自自動動篩篩選選，，完完成成編編研研過過程程。。三、、電電子子文文件件（一一））電電子子文文件件的的概概述述1，定定義義：：電子子文文件件，，又又稱稱數(shù)數(shù)字字文文件件，，沒沒有有一一個個完完全全統(tǒng)統(tǒng)一一的的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)概概念念，，但但它它的的基基本本特特征征是是公公認(rèn)認(rèn)的的。。《檔案案工工作作基基本本術(shù)術(shù)語語》中把把電電子子文文件件定定義義為為：：電子子文文件件是是在在數(shù)數(shù)字字設(shè)設(shè)備備及及環(huán)環(huán)境境中中生生成成的的，，以以數(shù)數(shù)碼碼形形式式記記錄錄于于磁磁帶帶、、磁磁盤盤、、光光盤盤等等載載體體，，依依賴賴計計算算機機系系統(tǒng)統(tǒng)存存取取并并可可在在通通信信網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)上上傳傳輸輸?shù)牡奈奈募?，包括括電電子子文文書書、、電電子子信信件件、、電電子子報報表表、、電電子子圖圖紙紙。。為何不稱為電電子檔案？原因有二：（1）在電子文件件形成初期，，尚不能確定定這種新型載載體的文件是是否作為檔案案永久保存，，即便將其接接收進(jìn)館，仍仍稱為文件而而非檔案，時時至今日，雖雖然電子文件件作為檔案保保存的可能性性已經(jīng)得到論論證，但稱謂謂并沒有隨之之改變。（2）電子環(huán)境中中，現(xiàn)行文件件與檔案之間間的界限已不不明顯，目前前我國也多以以電子文件的的稱謂為主。。2，電子文件的的優(yōu)勢（1）占用空間小小，儲存信息息量大（2）應(yīng)用性強，，傳輸速度快快（3）流動性強，，易于保存占用空間小，，儲存信息量量大：電子檔案與紙紙質(zhì)檔案相比比，占用空間間要少的多。。許多存儲柜柜才能完成的的儲存任務(wù)，，可能只需一一張光盤或移移動硬盤就可可以完成，只只要一個復(fù)制制鍵就可以完完成備份，同同一份電子檔檔案可以同時時為不同的用用戶服務(wù)。一個小型檔案案館所需要的的所有資料只只要一個移動動硬盤就可以以全部帶走。。應(yīng)用性強，傳傳輸速度快：：電子文件在計計算機和多媒媒體技術(shù)的支支持下，能同同時保存文字字、聲音、圖圖形和影像文文件。這就增增加了電子檔檔案的可讀性性、可視性、、可靠性。同同時電子檔案案能夠多方面面、及時、大大量地提供檔檔案信息，提提高了工作效效率。流動性強，易易于保存：電子文件可以以互相之間進(jìn)進(jìn)行復(fù)制傳送送，具有很大大的流動性。。電子檔案使使用者看到的的往往是“復(fù)復(fù)制品”，““原件”仍保保存在檔案部部門，這大大大提高了檔案案的利用性和和流動性。3，電子文件的的特點：信息的非人工工識讀性信息的系統(tǒng)依依賴性信息與特定載載體之間的可可分離性信息的易變性性信息存儲的分分散性信息存儲的高高密度性信息的集成性性信息的可操作作性信息的非人工工識讀性電子文件第一一次使用了人人工不可直接接識讀的記錄錄符號——數(shù)字代碼（““0”和“1”）人工語言→數(shù)數(shù)字代碼→人人工語言人們用肉眼無無法直接識讀讀和理解經(jīng)過過復(fù)雜編碼的的“比特”，，只有通過計計算機特定的的程序?qū)@些些代碼進(jìn)行解解釋還原，使使之還原為輸輸入前的狀態(tài)態(tài)，人工才能能識讀它。系統(tǒng)的依賴性性兩層含義：其一，電子文文件的制作、、處理，以至至歸檔后的全全部管理活動動都必須借助計算算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)。其二，電子文文件信息在現(xiàn)現(xiàn)實輸出時依依賴于特定的的計算機系統(tǒng)統(tǒng)，即當(dāng)生成成一份電子文文件的軟件、、運行該軟件件的操作系統(tǒng)統(tǒng)和硬件更新新?lián)Q代以至與與原系統(tǒng)不兼兼容時，我們們需要保存老老的系統(tǒng)，或或者進(jìn)行一系系列適應(yīng)新系系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、遷移工作，才能確確保該份文件件的可讀性和和可管理性。。信息與特定載載體之間的可可分離性以往的文件、、檔案，其信信息都被固定定在某一載體體上，成為不不可分離的一一個“實體””或者“原件件”，雖然可可以通過靜電電復(fù)印等方法法傳播利用，，但是還是能能區(qū)分原件和和復(fù)印件的區(qū)區(qū)別。電子文件中的的信息不再對對原記錄載體體“從一而終終”，不再具具有物理意義義上的固定實實體狀態(tài)，也也不再具有固固定的物理位位置，而是可可以在不同的的載體上同時時存在或相互轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需需要隨時改變變或擴展、縮縮小其存儲空空間。電子文件中的的信息是可流流動的。具有有相對獨立性性。因為磁性材料料和光學(xué)載體體壽命短，對對于電子文件件而言，轉(zhuǎn)換載體是必必須的。沒有一份電電子文件擁有有恒久不變的的載體，電子子文件不可能能有固定不變變的實體形態(tài)態(tài)和物理位置。信息的易變性性電子文件信息息容易改變，，其主要原因因有：其一，人為有有意改動，計算機系統(tǒng)中中人們對信息息的增刪更改改十分方便，，除非事先設(shè)設(shè)定，否則并并不會留下痕痕跡。其二，系統(tǒng)無無意改動，計算機技術(shù)術(shù)發(fā)展速度很很快，編碼方方案、存儲格格式、系統(tǒng)軟軟件和存儲介介質(zhì)不斷的變變化，在轉(zhuǎn)換換過程中由于于操作和其他他原因，可能能導(dǎo)致信息的的改變、損失失甚至丟失。。電子文件載體體性能的不穩(wěn)穩(wěn)定性有可能能造成文件中中信息的改變變。電子文件載體體的可轉(zhuǎn)換性性、信息的易易變性導(dǎo)致手手工環(huán)境中依依靠保護載體的原原始性來保護護檔案信息原原始性的方法在電子子世界里失效效。信息存儲的可可分散性表現(xiàn)在兩個方方面：其一，一份電電子文件的內(nèi)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和和背景信息分分散保存。其二，一份電電子文件的信信息可能來自自其他多個文文件。電子文件信息息分散存儲，，在歸檔保存存時容易出現(xiàn)現(xiàn)部分信息缺缺失的情況，，影響文件質(zhì)質(zhì)量及其功能能的發(fā)揮。信息存儲的高高密度性電子文件的存存儲密度大大大高于以往各各種人工識讀讀的信息介質(zhì)質(zhì)，隨著技術(shù)術(shù)的進(jìn)步，電電子文件介質(zhì)質(zhì)的存儲密度度還將繼續(xù)加加大。存儲的集中也也就意味著風(fēng)風(fēng)險的集中，載體一旦受受到侵害，損損失就可能很很大。多種信息媒體體的集成性和共享性電子文件融合合聲像，可實現(xiàn)多人、、同時、異地地利用。電子文件的出出現(xiàn)，打破了了必須在固定定場所、在固固定時間內(nèi)查查閱固定份數(shù)數(shù)的文件的利利用限制。信息的可操作作性電子文件中的的信息不是靜靜態(tài)、固態(tài)、、消極的，而而是動態(tài)、可可變、積極的的信息。由于于信息的易變變性，可以方方便地改變其其存在狀態(tài)。。人們可以經(jīng)經(jīng)過相關(guān)操作作，使電子文文件處于操作作者希望的狀狀態(tài)之下。4，電子文件的的分類按照信息存在在的形式分：：文本文件、、數(shù)據(jù)文件、、圖像文件、、影像文件、、聲音文件、、程序文件、、多媒體文件件、超文本文文件、超媒體體文件。按實體分類：：磁盤、光盤盤、硬盤等文本文件：是指使用文字字處理系統(tǒng)生生成的,由字符、制表表符、段落符符等構(gòu)成的文文件。字處理系統(tǒng)是是現(xiàn)代辦公自自動化中最常常見的電子信信息系統(tǒng),但不同字處理理系統(tǒng)之間一一般不兼容,即生成的字處處理文件不能能交換使用。。如果其生成成文件時使用用通用文件格格式,如txt、rtf等,則可以做到相相互兼容。常常見的軟件有有wps、word、excel等。數(shù)據(jù)文件：是指那些記錄錄設(shè)計參數(shù)、、計算結(jié)果、、分析結(jié)果、、測試結(jié)果等等數(shù)據(jù)信息的的文件。一般指數(shù)據(jù)庫庫文件,也也包括含有數(shù)數(shù)據(jù)的電子表表格文件。機機關(guān)、企事業(yè)業(yè)單位的各類類信息都可以以建成數(shù)據(jù)庫庫,如政策策法規(guī)數(shù)據(jù)庫庫、經(jīng)濟指標(biāo)標(biāo)數(shù)據(jù)庫、試試驗數(shù)據(jù)庫、、產(chǎn)品型號數(shù)數(shù)據(jù)庫等。數(shù)數(shù)據(jù)文件因生生產(chǎn)程序不同同而具有不同同的格式,一一般來說不不同類型的數(shù)數(shù)據(jù)文件之間間需要通過轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換程序才能能進(jìn)行信息交交換。文件類類型有dbf、mdb、xls等等。程序文件：是指源程序文文件編譯后生生成的文件，，一般稱之之為計算機程程序或軟件，，是我們接觸觸最多的電子子文件。它對計算機硬硬件和操作系系統(tǒng)有一定的的要求，如不不兼容,則可能不會正正常運行。超文本文件：：就是指具有超超鏈接功能的的文件，它可可以將文件中中已經(jīng)定義好好的關(guān)鍵字（（Keyword），經(jīng)過鼠標(biāo)標(biāo)的點?。–lick），便可以得得到該關(guān)鍵字字的相關(guān)解釋釋。能方便地從Internet上的一個文件件訪問另一個個文件(即文件的鏈接接)，這些文件可可以在同一個個站點也可在在不同的站點點。超媒體文件：：是超文本和多多媒體在信息息瀏覽環(huán)境下下的結(jié)合。它是對超文本本的擴展，除除了具有超文文本的全部功功能以外，還還能夠處理多多媒體和流媒媒體信息。（二）電子文文件管理概述述1，電子文件管管理的基本原原則全程管理原則則前端控制原則則真實性保障原原則完整性保障原原則有效性保障原原則安全性保障可可用性全程管理原則則：指根據(jù)電子文文件的特點和和管理要求，，建立一個完完整的管理體體系，對電子子文件從產(chǎn)生生到永久保存存或銷毀的整整個生命周期期進(jìn)行全程管管理和控制。?！峨娮游募w檔和管理理規(guī)范》的總總則中規(guī)定：：“應(yīng)對電子子文件的形成成、收集、積積累、鑒定等等步驟實行全全過程管理和和監(jiān)控，保證證管理工作的的連續(xù)性?！薄鼻岸丝刂圃瓌t則主要表現(xiàn)為對對電子文件管管理系統(tǒng)的設(shè)設(shè)計階段實施施有效控制，，盡可能把電電子文件全程程管理的所有有要求設(shè)計在在系統(tǒng)之中，，從而設(shè)計出出功能合理的的文件管理系系統(tǒng)作為管好好電子文件的的先決條件。。真實性保障原原則（1）原始記錄性在在數(shù)字世界中中的演繹：真實性就是指指電子文件確確系業(yè)務(wù)活動動的真實記錄錄，其內(nèi)容、、邏輯結(jié)構(gòu)和和背景信息經(jīng)經(jīng)過傳輸、遷遷移等處理后后依然保持不不變，與形成成時的原始狀狀態(tài)一致。要求電子文件件不是非法用用戶偽造的；；沒有經(jīng)過非非法改動的；；處理工作也也沒有造成其其內(nèi)容、邏輯輯結(jié)構(gòu)和背景景信息的變動動。（2）國際ISO15489《信息與文獻(xiàn)——文件管理》定義：文件的形成者與發(fā)送送者與既定的形成成者與發(fā)送者者相符；文件件的形成與發(fā)送時時間與其既定的形形成和發(fā)送時時間相符；所謂既定，指法規(guī)、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、制度的的規(guī)定?？傊?，電子文文件的真實性性表現(xiàn)在兩個個方面：一是文件的形形成過程中的的真實性：即即某一份文件件客觀反映和和真實記錄了了機構(gòu)業(yè)務(wù)活活動，只有真真實的電子文文件才能有效效支撐電子化化業(yè)務(wù)活動，，保證其有序序進(jìn)行。二是文件在形形成之后的真真實：表現(xiàn)為為在整個文件件生命周期里里未被誤改或或篡改，保證證其歷史說明明能力，這樣樣的真實性也也被稱為長期期真實性，是是電子文件作作為社會記憶憶長久保存的的基本前提。。完整性保障原原則完整性是指文文件信息齊備備，沒有缺失失。主要包括兩個個方面的含義義：其一，每一份電子文文件的內(nèi)容、、結(jié)構(gòu)和背景景信息沒有缺缺損；其二，是作為記錄機機構(gòu)活動真實實面貌的，具具有有機聯(lián)系系的電子文件件及其他形式式的相關(guān)文件件數(shù)量齊全，，文件之間的的有機聯(lián)系得得以揭示和維維護。一、為了確保保每一份電子子文件的完整整，應(yīng)分析電子文文件的構(gòu)成要要素，完整的的電子文件是是這些要素的的有機結(jié)合。。為了保證和和維護電子文文件的完整性性，要有意識識的將這些要要素集中管理理。二、將相關(guān)的的文件建立有有效的關(guān)聯(lián)，如果這些文件件是電子的，，則將這些文文件進(jìn)行必要要的物理集中中，并通過鏈鏈接、標(biāo)引等等方式保持其其有機聯(lián)系。。如果還有紙紙質(zhì)文件、影影像、縮微等等載體的重要要文件，則將將其他載體的的文件電子化化，并建立關(guān)關(guān)聯(lián)。有效性保障原原則電子文件的有有效性是指電電子文件應(yīng)具具備的可理解解性和可被利利用性。包括括信息的可識識別性、存儲儲系統(tǒng)的可靠靠性、載體的的完好性和兼兼容性。可理解性：目前保證電子子文件可理解解性，即可讀讀性的措施主主要有這樣幾幾類：其一，將電子子文件以開放放格式保存。。其二，將文件件形成系統(tǒng)與與電子文件一一起歸檔保存存。其三，采用能能打開多種格格式文件的閱閱讀軟件，這種軟件只能能瀏覽不能編編輯電子文件件，這一點符符合檔案管理理要求，但是是其缺陷是能能夠打開的文文件格式是有有限的。其四，，將電電子文文件從從舊的的技術(shù)術(shù)環(huán)境境轉(zhuǎn)換換到另另外一一種技技術(shù)環(huán)環(huán)境上上。有有可能能造成成部分分文件件受損損。其五，，將電電子文文件信信息轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到到紙張張、縮縮微膠膠片等等傳統(tǒng)統(tǒng)載體體上，這種種方法法無法法呈現(xiàn)現(xiàn)聲音音、視視頻等等非靜靜態(tài)信信息。。目前業(yè)業(yè)界傾傾向于于開放放格式式的解解決方方案。?？衫糜眯裕海嚎衫糜眯灾钢肝募梢砸圆檎艺摇z檢索、、呈現(xiàn)現(xiàn)或理理解。。也就就是說說一旦旦用戶戶產(chǎn)生生使用用文件件信息息的需需求，，便能能查找找到所所需要要信息息，并并且文文件能能以用用戶可可理解解的方方式輸輸出。。可利利用性性以可可讀性性為前前提，，同時時提出出了便便于查查詢利利用的的更高高要求求。2，電子子文件件的管管理（1）存儲儲：傳統(tǒng)的的檔案案工作作以紙紙質(zhì)文文件材材料為為工作作對象象，而而應(yīng)用用計算算機后后，電電子文文件取取代了了以往往的文文字材材料，，它是是由擬擬稿者者直接接寫在在磁盤盤上，，并在在磁盤盤上進(jìn)進(jìn)行修修改，，一經(jīng)經(jīng)形成成后，，馬上上就存存貯到到辦公公信息息數(shù)據(jù)據(jù)中，，由檔檔案人人員、、技術(shù)術(shù)人員員所共共享。。這就就使得得文件件與檔檔案之之間不不再有有明顯顯的界界限。。電子文文件的的存儲儲方式式對計算機機有很很強的的依賴賴性。（2）鑒定定：A.首先是是區(qū)別電電子文文件真真?zhèn)蔚牡蔫b定定。檔案部部門所所保管管的電電子檔檔案，，應(yīng)當(dāng)當(dāng)是電電子文文件的的原件或或真實實的電電子文文件；否則則電子子檔案案就失失去了了憑證證價值值。歸歸檔的的電子子文件件還應(yīng)應(yīng)當(dāng)區(qū)區(qū)別出出原件件與復(fù)復(fù)印件件。文件制制發(fā)單單位必必須將將電子子文件件的原原件歸歸檔，以保保持電電子文文件的的原始始性，，以維維護電電子文文件的的憑證證和依依據(jù)性性。檔案部部門應(yīng)應(yīng)當(dāng)將將電子子文件件的隱形條條碼與與該文文件一一同歸歸檔，以維維護電電子文文件的的權(quán)威威性。。B.其次，，是對對電子文文件完完整性性進(jìn)行行鑒定定。雙重鑒鑒定：：一是是判斷斷電子子文件件信息息的有有用程程度，，稱為為內(nèi)容容分析析或內(nèi)內(nèi)容鑒鑒定；；二是是判斷斷電子子有用用程度度是否否具有有實現(xiàn)現(xiàn)的可可能，，即檢檢查電電子文文件的的技術(shù)術(shù)狀況況，以以明確確電子子文件件的利利用價價值是是否處處于可可利用用的狀狀態(tài)，，又稱稱技術(shù)術(shù)鑒定定或技技術(shù)分分析。。兩者者合合稱稱雙雙重重鑒鑒定定。。電子子文文件件的的保保管管期期限限表表制制定定應(yīng)應(yīng)該該參參照照《機關(guān)關(guān)文文件件材材料料歸歸檔檔范范圍圍和和文文書書檔檔案案保保管管期期限限規(guī)規(guī)定定》執(zhí)行行。。（3）歸歸檔檔：：A.物理理歸歸檔檔：：將電電子子文文件件集集中中下下載載到到可可脫脫機機保保存存的的載載體體上上，，向向檔檔案案部部門門移移交交的的過過程程。。主要要是是軟軟盤盤、、專專用用硬硬盤盤歸歸檔檔。。這這些些磁磁盤盤要要進(jìn)進(jìn)行行編編號號，，以以便便于于雙雙方方查查驗驗。。還還應(yīng)應(yīng)包包括括改改文文件件的的讀讀取取軟軟件件甚甚至至操操作作系系統(tǒng)統(tǒng)。。歸檔檔時時間間是是實時時歸歸檔檔和和定定期期歸歸檔檔，，借借鑒鑒紙紙質(zhì)質(zhì)文文件件歸歸檔檔的的經(jīng)經(jīng)驗驗并并遵遵照照有有關(guān)關(guān)規(guī)規(guī)定定定定期期完完成成。。B.邏輯輯歸歸檔檔：：在計計算算機機網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)中中進(jìn)進(jìn)行行，，不不改改變變原原存存儲儲方方式式和和位位置置而而實實現(xiàn)現(xiàn)的的，，將將電電子子文文件件的的管管理理權(quán)權(quán)限限向向檔檔案案部部門門移移交交的的過過程程。。歸檔時間間是實時歸檔檔。C.“雙套制””管理：：同一內(nèi)容容的文件件，既以以其電子子格式歸歸檔，也也以其紙紙質(zhì)打印印件歸檔檔，歸檔檔時間應(yīng)應(yīng)統(tǒng)一。。D.鑒定完需需要歸檔檔的電子子文件均均應(yīng)編制制歸檔文文件順序序號，確確定文件件的保管管期限，，打印出出文件移移交目錄錄。（4）整理分分類：管理性歸歸檔電子子文件應(yīng)應(yīng)以件為為單位整整理,按照年度度—保管期限限—機構(gòu)（問問題）或或保管期期限—年度—機構(gòu)（問問題）等等分類方方案進(jìn)行行分類。?？萍碱愲婋娮游募推渌鼘I(yè)性性電子文文件，按按照與其其相對應(yīng)應(yīng)的紙質(zhì)質(zhì)檔案相相同的體體系進(jìn)行行整理。。（5）保管存儲設(shè)備備：硬磁盤、、磁盤列列陣、磁磁帶、磁磁帶庫、、光盤、、光盤塔塔、光盤盤庫。存儲設(shè)備備的保護護：溫度控制制15℃~27℃℃；相對濕濕度40﹪~60﹪﹪電子文件件的信息息維護技技術(shù)：加密、身身份認(rèn)證證、權(quán)限限控制、、長期可可存取、、備份、、物理隔隔離、防防火墻、、入侵檢檢測。（6）利用：：A.多套保存存：至少少三套。。一套封封存、一一套提供供利用，，一套異異地保管管。封存存和異地地保管的的文件需需要脫機機保存。。B.憑證利用用：電子檔案案的憑據(jù)性不不如傳統(tǒng)統(tǒng)的紙質(zhì)質(zhì)檔案的的憑據(jù)性性強。因為檔檔案的價價值就在在于它的的原始性性、真實實性、憑憑據(jù)性、、但電子子檔案一一般經(jīng)過過幾次轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換才能能保存或或還原，，經(jīng)過轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換以后后的電子子文件很很顯然已已失去其其原始性性。又因因為電子子文件易易修改，，能復(fù)制制的特性性，所以以很難斷定電子子檔案所所顯示出出來的最最終結(jié)果果是否具具有原始始的真實實性。維護電子子文件原原始性的的技術(shù)措措施簽署技術(shù)術(shù)：光筆簽簽名、數(shù)數(shù)字簽名名（密鑰鑰）認(rèn)證技術(shù)術(shù)：利用分分組密碼碼進(jìn)行消消息認(rèn)證證，認(rèn)證證電子文文件的內(nèi)內(nèi)容與發(fā)發(fā)出時是是否一致致，從而而證明這這份文件件的原始始性和真真實性。。身份驗證證：用于電電子文件件訪問權(quán)權(quán)限的控控制防火墻墻：防御外外部攻擊擊防寫措施施：如光盤盤的“只只讀”加密技術(shù)術(shù)：對稱密密碼算法法和非對對稱密碼碼算法維護電子子文件原原始性的的管理措措施加強對電電子文件件制作和和管理人人員的管管理電電子文件件制作過過程要職職責(zé)分明明

建立立電子文文件全過過程管理