第 創(chuàng)建與使用表

會(huì)計(jì)學(xué)1第創(chuàng)建與使用表4.1

創(chuàng)建表

表是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)，是關(guān)于特定主題數(shù)據(jù)的集合。與其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)一樣，Access中的表也是由結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分組成。

輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

使用模板創(chuàng)建表

使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表

第1頁(yè)/共14頁(yè)

輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表是指在空白數(shù)據(jù)表中添加字段名和數(shù)據(jù)，同時(shí)Access會(huì)根據(jù)輸入的記錄自動(dòng)地指定字段類型。

4.1.1輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表第2頁(yè)/共14頁(yè)

使用模板創(chuàng)建表是一種快速建表的方式，這是由于Access在模板中內(nèi)置了一些常見的示例表，這些表中都包含了足夠多的字段名，用戶可以根據(jù)需要在數(shù)據(jù)表中添加和刪除字段。

4.1.2使用模板創(chuàng)建表第3頁(yè)/共14頁(yè)

表設(shè)計(jì)器是一種可視化工具，用于設(shè)計(jì)和編輯數(shù)據(jù)庫(kù)中的表。該方法以設(shè)計(jì)器所提供的設(shè)計(jì)視圖為界面，引導(dǎo)用戶通過(guò)人機(jī)交互來(lái)完成對(duì)表的定義。利用表向?qū)?chuàng)建的數(shù)據(jù)表在修改時(shí)也需要使用表設(shè)計(jì)器。

4.1.3使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表第4頁(yè)/共14頁(yè)4.2設(shè)置字段屬性

使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表是Access中最常用的方法之一，在設(shè)計(jì)視圖中，用戶可以為字段設(shè)置屬性。在Access數(shù)據(jù)表中，每一個(gè)字段的可用屬性取決于為該字段選擇的數(shù)據(jù)類型。本節(jié)將詳細(xì)地講述字段屬性的設(shè)置方法，以及如何在設(shè)計(jì)視圖中修改數(shù)據(jù)表。

字段數(shù)據(jù)類型

選擇數(shù)據(jù)格式

改變字段大小

輸入掩碼設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本設(shè)定表的索引字段的其他屬性第5頁(yè)/共14頁(yè)Access2007定義了11種數(shù)據(jù)類型，在表設(shè)計(jì)窗口“數(shù)據(jù)類型”單元格的下拉列表中顯示了11種數(shù)據(jù)類型。有關(guān)數(shù)據(jù)類型的詳細(xì)說(shuō)明如表所示。

4.2.1字段數(shù)據(jù)類型數(shù)

據(jù)

類

型使

用

說(shuō)

明字

段

大

小文本(Text)文本類型或文本與數(shù)字類型的結(jié)合，與數(shù)字類型一樣，都不需要計(jì)算，例如姓名最多可用255個(gè)字符或是由FieldSize屬性設(shè)置長(zhǎng)度。MicrosoftAccess不會(huì)為文本字段中未用的部分保留空格備注(Memo)長(zhǎng)文本類型或文本與數(shù)字類型的組合最多可用640000個(gè)字符數(shù)字(Number)用于數(shù)學(xué)計(jì)算中的數(shù)值數(shù)據(jù)。關(guān)于如何設(shè)定特殊數(shù)字類型，可以查看FieldSize屬性的說(shuō)明1、2、4或8個(gè)字節(jié)日期/時(shí)間(Date/Time)日期/時(shí)間數(shù)值得設(shè)定范圍為100~9999年8個(gè)字節(jié)貨幣(Currency)用于數(shù)學(xué)計(jì)算的貨幣數(shù)值與數(shù)值數(shù)據(jù)，包含小數(shù)點(diǎn)后1~4位。整數(shù)位最多有15位8個(gè)字節(jié)第6頁(yè)/共14頁(yè)自動(dòng)編號(hào)(AutoNumber)每當(dāng)向表中添加一條新的記錄時(shí)，由Access指定的一個(gè)惟一的順序號(hào)(每次遞增1)或隨機(jī)數(shù)。自動(dòng)編號(hào)字段不能更新4個(gè)字節(jié)是/否(Yes/No)“是”和“否”的數(shù)值與字段只包含兩個(gè)數(shù)值(True/False或On/Off)中的一個(gè)1位超級(jí)鏈接(Hyperlink)保存超級(jí)鏈接的字段。超級(jí)鏈接可以是某個(gè)文件的路徑UNC路徑或URL最長(zhǎng)為64000個(gè)字節(jié)OLE對(duì)象(OLEObject)聯(lián)接或內(nèi)嵌于Access數(shù)據(jù)表中的對(duì)象，可以是Excel電子表、Word文件、圖形、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)最多可用10億字節(jié)，受限于所用的磁盤空間查詢向?qū)?LookupWizard)創(chuàng)建字段，該字段將允許使用組合框來(lái)選擇另一個(gè)表或一個(gè)列表中的值。從數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項(xiàng)，將打開向?qū)б赃M(jìn)行定義通常為4個(gè)字節(jié)附件可以將多個(gè)文件存儲(chǔ)在單個(gè)字段之中，也可以將多種類型的文件存儲(chǔ)在單個(gè)字段之中最多可以附加2GB的數(shù)據(jù)，單個(gè)文件的大小不得超過(guò)256MB(續(xù)表) 第7頁(yè)/共14頁(yè)Access允許為字段數(shù)據(jù)選擇一種格式，“數(shù)字”、“日期/時(shí)間”和“是/否”字段都可以選擇數(shù)據(jù)格式。選擇數(shù)據(jù)格式可以確保數(shù)據(jù)表示方式的一致性。

4.2.2選擇數(shù)據(jù)格式第8頁(yè)/共14頁(yè)Access允許更改字段默認(rèn)的字符數(shù)。改變字段大小可以保證字符數(shù)目不超過(guò)特定限制，從而減少數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤。

4.2.3改變自動(dòng)大小第9頁(yè)/共14頁(yè)“輸入掩碼”屬性用于設(shè)置字段、文本框以及組合框中的數(shù)據(jù)格式，并可對(duì)允許輸入的數(shù)值類型進(jìn)行控制。要設(shè)置字段的“輸入掩碼”屬性，可以使用Access自帶的“輸入掩碼向?qū)А眮?lái)完成。例如設(shè)置電話號(hào)碼字段時(shí)，可以使用掩碼引導(dǎo)用戶準(zhǔn)確地輸入格式為()-

。

4.2.4輸入掩碼第10頁(yè)/共14頁(yè)

當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)將數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，如將薪資多輸入一個(gè)0，或輸入一個(gè)不合理的日期。事實(shí)上，這些錯(cuò)誤可以利用“有效性規(guī)則”和“有效性文本”兩個(gè)屬性來(lái)避免?！坝行砸?guī)則”屬性可輸入公式(可以是比較或邏輯運(yùn)算組成的表達(dá)式)，用在將來(lái)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)該字段上的數(shù)據(jù)進(jìn)行查核工作，如查核是否輸入數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)是否超過(guò)范圍等；“有效性文本”屬性可以輸入一些要通知使用者的提示信息，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤或不符合公式時(shí)，自動(dòng)彈出提示信息。

4.2.5設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本第11頁(yè)/共14頁(yè)

簡(jiǎn)單的說(shuō)，索引就是搜索或排序的根據(jù)。也就是說(shuō)，當(dāng)為某一字段建立了索引，可以顯著加快以該字段為依據(jù)的查找、排序和查詢等操作。但是，并不是將所有字段都建立索引，搜索的速度就會(huì)達(dá)到最快。這是因?yàn)?，索引建立的越多，占用的?nèi)存空間就會(huì)越大，這樣會(huì)減慢添加、刪除和更新記錄的速度。設(shè)置表的主鍵

創(chuàng)建索引

4.2.6設(shè)置表的索引第12頁(yè)/共14頁(yè)

在表設(shè)計(jì)視