文書工作與檔案工作關系的探討-檔案管理論文

6/6文書工作與檔案工作關系的探討-檔案管理論文

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是企業(yè)各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案工作，是文書和檔案管理人員的歷史責任。筆者從事過文書和檔案管理工作多年，結合實際工作來探討探討文書與檔案工作的關系。

一、文書工作與檔案工作的關系

搞好文書工作與檔案工作銜接是很重要的。在企業(yè)檔案管理工作實踐中，文書工作與檔案工作之間的銜接十分重要，重視和解決好這個問題，不僅可以有效地提高檔案的質量，而且非常有利于檔案的管理和利用，特別是有利于發(fā)揮檔案的多功能作用，使文書檔案工作為機關工作中的參謀、助手，完成傳達領導意圖，為企業(yè)各項工作服務的任務。從廣義上講，文書工作包括制發(fā)、處理與管理文件過程中所進行的全部工作。檔案工作，是文書工作的繼續(xù)和延伸，即對有價值的文件材料進行收集、管理和提供利用。文書工作與檔案工作是一個有機聯系的整體，二者的關系是：

（一）文書工作是檔案工作的基礎和前提

文件是檔案的前身，文書工作的狀況如何，不僅直接影響其自身質量和企業(yè)日常工作，而且也影響日后轉化為檔案的質量。檔案來源于文書，是由文件材料轉化而來的。文稿撰寫符合黨的路線、方針、政策，內容要切合實際，觀點明確，立據可靠，邏輯嚴密，言簡意賅，文理通順；文件制發(fā)要考慮是否齊全，特別是一些具有指導性的文件和日后留作憑證的文件，格式要統(tǒng)一、規(guī)范，忌用質量較差的打印機，否則時間一長，有的檔案還未移交已經發(fā)生字跡擴散、退色等現象，嚴重影響了檔案的查找和保存。為保證文件的嚴肅性，繕印時要避免紕漏，收發(fā)要防止差錯，保證質量和完整，從而為檔案完整性和系統(tǒng)性打下良好基礎。所以，文書工作是檔案工作的基礎和前提，文書工作的質量，對檔案工作有著決定性的影響。

1．文件制發(fā)規(guī)范化是做好文書處理工作的保障

文件制發(fā)是文書處理的起始環(huán)節(jié)，文件制發(fā)規(guī)范與否，直接決定文件的質量，影響到文書處理全過程的規(guī)范化。在這方面我單位專門下發(fā)了關于《公文處理的規(guī)定》，對發(fā)文程序作了具體規(guī)定，各部門要上報或下發(fā)的文件，由擬稿人提交部門領導審核，完成后提交綜合辦公室審核，由辦公室對文稿的內容、文字、公文格式和行文關系等方面進行初審，然后送分管領導審批、簽發(fā)，再回到文書處印發(fā)，并規(guī)定在文件用印時，一律留下公文處理單和正文，以確保年底文件歸檔并編寫文件匯編。

２．掌握工作中重大活動的動向，摸清文件材料的形成規(guī)律

企業(yè)凡舉辦重大活動，文書人員要及時提醒承辦部門，要求他們收集保管好活動中形成的完整的文件材料。

３．做好文件歸檔工作是文書處理工作的重要任務

歸檔是文書工作和檔案工作的結合部，是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點，歸檔工作質量的好壞從根本上決定著檔案工作的質量。在實際工作中，盡管文書人員日常工作中收集到了大量的文件材料，但仍然難免有遺漏。首先在歸檔前，文書人員要主動向領導匯報，下發(fā)征集通知，采取有效措施，進行全面、集中大收集，做到應歸檔的文件材料收集齊全。在做這項工作時，會遇到阻力，個別人為自己工作方便，把文件材料放在身邊不愿上交，文書工作人員要不厭其煩，說清道理，確保文件材料收集齊全、完整。其次要準確劃分保管期限。這是歸檔工作的重要環(huán)節(jié)之一。在劃分保管期限時，文書人員要認真對照國家檔案局制定的文書檔案保管《期限表》和本單位根據上述規(guī)定制定的實施細則，對文件逐份進行保管期限劃分，在不明確時要謹慎對待，著眼于本單位實際，經過認真分析可實行就高不就低的原則?？傊?，通過規(guī)范文書處理工作，提高文件自身的質量和文件歸檔的質量，就能為檔案工作打下一個堅實的基礎。

（二）做好文書立卷工作是連結文書工作與檔案工作的紐帶

企業(yè)活動中形成和使用的文書處理完畢以后，一部分隨著記述、辦事等現行功能的結束，失去其社會價值而被淘汰；另一部分由于對日后具有查考價值，則被選擇保存，并將其零散文件，按照它們在形成過程中的聯系和一定規(guī)律進行系統(tǒng)整理組成案卷，這種系統(tǒng)整理工作就叫文書立卷工作。文書立卷是公文處理工作最后一個環(huán)節(jié)，辦理完畢，具有查考利用價值的公文材料，組成案卷后，就轉化成為檔案，從這一環(huán)節(jié)上最能體現文書工作與檔案工作的密切聯系，是文書工作與檔案工作的結合部。企業(yè)在生產經營活動中形成大量的文件材料，每份文件材料既是獨立的，有它特定的使命和作用，而在同一項工作、同一個問題的處理過程中形成的許多文件材料，它們相互間又有其內在的密切聯系。文件之間的這種聯系，是在企業(yè)活動中歷史地形成的，我們應依照它們之間的歷史聯系，科學地加以整理、區(qū)分，組成一個個案卷，使每一個案卷都成為精練的、系統(tǒng)的有機聯系組合體。只有這樣，才能保持歷史的真實面貌，反映各項工作的客觀進程，便于平時查找和利用。否則，就會使文件孤立、零散，雜亂無章，看不清彼此之間的聯系，弄不清來龍去脈，降低文件的使用率。

（三）加強文件平時收集，是保證檔案提供利用的有效措施

要做好文書立卷工作，關鍵是加強平時文件的收集，它關系到檔案的完整與安全。文件材料的收集工作，應該由文書工作人員負責，在收集過程中充分發(fā)揮主觀能動性，采取各種有效措施，多渠道地把應該歸檔的文件全部收集起來；在文稿的擬制、打印以至收發(fā)的過程中，要注意文件底稿、正文及附件、批復的收存；善于運用收文、發(fā)文登記薄將處理完畢的文件進行檢查核對，并根據它們之間的聯系，按文書立卷的類目做好平時立卷，為歸檔打好基礎。平時立卷，是文書工作的一項重要內容，也是保證檔案利用的有效措施。

（四）檔案提供利用，是檢驗文書工作好壞的標準

檔案的利用，是檔案工作的最終目的，也是檢驗文書工作好壞的標準。檔案來源于文書，又為文書工作服務，也就是為領導決策服務。反過來說，領導的決策一旦形成了正式文件，既具有現行的指導作用，又具有查考憑證作用，如一些規(guī)定、意見、條例等指導性的文件，就具有長時間的指導作用；重大問題的處理決定、職務任免、機構設置、隸屬關系的改變等，就具有長久的查考和憑證作用。檔案利用的主導作用，體現在對基礎工作的促進和完善方面。而利用效果的大小，取決于文書工作做得如何。假如文件手續(xù)不全，缺日期、少單位，就會給利用帶來困難，就很難發(fā)揮它的權威性和憑證作用；文件的紙張材料質量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破損、易老化，用墨不注意耐久性，就會影響檔案的“壽命”和利用期等問題。所以，通過檔案的利用，可以發(fā)現文書工作中的問題，如文件材料的質量、立卷歸檔是否齊全完整、分類組卷是否科學與規(guī)范等。從而促進文書工作進一步完善和提高。由此可見，檔案提供利用，既依賴于文書工作，又是檢驗文書工作的標準。

二、解決文書工作與檔案工作銜接問題的對策

（一）強化文書人員的檔案意識，是文書工作與檔案工作銜接的前提

文書人員的頭腦中必須要有“檔案意識，同時要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。在日常工作中，文書人員要做到腦勤、腿勤、嘴勤、手勤。文書處理與檔案管理是兩個既緊密相連又相對獨立的工作環(huán)節(jié)。文書工作質量高不高，勢必會影響日后檔案的質量，給檔案利用帶來諸多的麻煩。腦勤是要認真思考如何做好和規(guī)范文書處理工作，實現檔案管理規(guī)范化，為檔案管理現代化打下堅實的基礎。腿勤是主動到各部門收集文件資料，及時追問文件的下落，以防遺漏。嘴勤是利用辦文、提供文件材料等機會，經常向各部門領導和有關人員宣傳文件材料立卷歸檔的重要性，提高他們的檔案意識。手勤是文書人員在平時就要注意分類管理，把上級發(fā)文、同級來文、上行文、函件和內部發(fā)文分塊管理。

（二）加強在職教育，提高文書和檔案管理人員的整體素質是文書工作與檔案工作銜接的基礎

文書和檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使他們能夠適應工作的需要，要充分發(fā)揮他們的積極性、主動性，努力提高文書和檔案人員知識水平和管理能力。如今文件及檔案種類和載體多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文書和檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文書和檔案人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文書和檔案專業(yè)知識的人才。

（三）文書、檔案人員互相配合是文書工作與檔案工作銜接立足點

文書人員日常工作要立足本職，要求自己做好與文書工作的一切事項，同時，還要考慮到文書工作的終點―檔案工作的要求，因為，文書材料最終是要變成檔案以供存檔查閱的，所以，要把文書工作的終點適當延長到檔案工作中去，文書工作的同時還要考慮到形成檔案后的利用價值。有了這個意識，文書人員配合檔案人員，就會為檔案工作開好頭、打好基礎。而檔案人員也要樹立工作中的超前意識，檔案工作要超前思維，提前介入到文書與檔案有聯系的事項中，為檔案工作的立卷、整理、歸檔、借閱順利進行提前做好準備。所以，只有文書與檔案人員相互配合，互為對方工作考慮，在人員配合的前提下，才能保證工作的銜接，一定范圍內共同介入，這是文書工作與檔案工作銜接的立足點。

（四）檔案部門指導文書部門立卷是抓好銜接的保證

立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進行整理、裝訂，組成文件匯集即案卷。檔案人員按照檔案形成的要求，指導文書人員對完成歷史使命的文件進行組卷、排列編號、編目裝訂完成的卷宗，這樣，既保留了文書形成的歷史又符合檔案管理的要求，是珠聯璧合的美事。

1．調整組卷

對擬歸卷的材料做適當的調整，為最后形成案卷做好準備。檢查和調整的重點：（1）歸卷材料是否齊全完整，對破損的材料要修補或復制，剔除重復、多余的材料；（2）歸卷材料排列順序是否得當，并保持一定的聯系；（3）歸卷材料是否有保存價值，并初步確定保管期限；（4）歸卷材料數量是否合適，材料數量太多則酌情分卷，反之則合卷。

2．排列、編號

組卷材料排列順序，按時間先后和材料重要程度確定。組卷材料，除卷宗封面、卷內目錄和卷底外，用阿拉伯數字逐頁編號。

3．編目、裝訂

一是按照卷內文書材料排列順序，逐項填好卷內目錄。填寫時，應將每件文書材料名稱、承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標明起止頁號。二是填寫卷宗封面。封面上所列項目應用毛筆或鋼筆填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內文書材料內容。三是案卷的裝訂。案卷裝訂前要進一步進行整理。案卷的裝訂要結實、整齊、美觀。

總之，無論是過去，還是現在，理順文書工作與檔案工作的關系十分重要，要站在歷史的高度為檔案負責，將文書處理和檔案處理工作整合為一個既統(tǒng)一又分工、既有聯系又有區(qū)別的機體，在融合、滲透基礎上實現綜合管理，提高檔案的質量，為企業(yè)的生產經營服務，為國家的建設服務。

（上接第196頁）

圍、工期、造價或質量進行管理，因為一個項目的范圍、造價、工期和質量是幾個直接關聯和相互作用的相關要素。項目范圍的變更是影響項目工期、成本的重要因素；項目工期的提前或滯后會對項目的造價帶來直接影響；項目質量的高低會給項目造價造成直接的波動；而項目造價的多少更是會直接影響項目的工期和質量。所以項目管理必須