辦公室文秘的重要作用以及工作策略-秘書(shū)文秘論文

4/4辦公室文秘的重要作用以及工作策略-秘書(shū)文秘論文

中圖分類號(hào)：C931.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2023）05-0095-01

引言

辦公室文秘是單位發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)內(nèi)容，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，例如負(fù)責(zé)文件的排版審核、大小型會(huì)議接待、辦公用品計(jì)劃發(fā)放及低值易耗品管理、日常行政辦公室后勤管理等。辦公室文秘工作對(duì)于單位的發(fā)展有十分重要的作用，在傳統(tǒng)理念中認(rèn)為辦公室文秘工作主要是對(duì)各種辦公室行政事務(wù)進(jìn)行處理，在單位發(fā)展過(guò)程中處于可有可無(wú)的狀態(tài)，隨著企業(yè)發(fā)展全面改革深化，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中辦公室文秘工作內(nèi)容也不斷創(chuàng)新，辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有重要意義，可以確保企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各種基礎(chǔ)問(wèn)題得到妥善解決。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問(wèn)題，必須要積極加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作的重視，同時(shí)，在新時(shí)期要加強(qiáng)辦公室文秘工作的創(chuàng)新，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息網(wǎng)絡(luò)、通信網(wǎng)絡(luò)，將辦公室文秘工作?拇?統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)到信息化管理。

一、辦公室文秘工作的作用

辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，在單位發(fā)展過(guò)程中是一個(gè)十分重要的部分，辦公室文秘是對(duì)辦公室任務(wù)進(jìn)行完成的主要人員。辦公室處于協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門(mén)、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的樞紐地位，更是單位的信息中心、服務(wù)中心、指揮中心以及運(yùn)轉(zhuǎn)控制中心，辦公室文秘工作具有十分重要的作用。具體說(shuō)來(lái)，辦公室文秘具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六項(xiàng)重要職能，在工作過(guò)程中肩負(fù)著較大的責(zé)任，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能會(huì)導(dǎo)致單位發(fā)展受到影響。例如單位發(fā)展過(guò)程中經(jīng)常要召開(kāi)大大小小的會(huì)議，辦公室文秘工作中的一個(gè)重要職能就是要負(fù)責(zé)會(huì)議的組織與協(xié)調(diào)，對(duì)會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中所需要的各種物資進(jìn)行準(zhǔn)備，并且積極協(xié)調(diào)會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中的問(wèn)題，確保會(huì)議順利召開(kāi)。傳統(tǒng)的理念中對(duì)辦公室文秘工作的認(rèn)知程度不高，認(rèn)為辦公室文秘工作是沒(méi)有技術(shù)含量的工作，只是負(fù)責(zé)行政管理、文書(shū)管理等，對(duì)辦公室文秘工作的認(rèn)知有偏差，因此導(dǎo)致辦公室文秘工作發(fā)展受到影響，直接影響了單位的可持續(xù)發(fā)展。在新時(shí)期，單位對(duì)辦公室文秘工作的重視程度也越來(lái)越高，辦公室工作開(kāi)展得如何會(huì)直接影響單位全局工作的開(kāi)展情況以及任務(wù)完成情況。

二、辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

在新時(shí)代背景下，很多單位對(duì)管理理念和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，加強(qiáng)了對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用，使得單位管理水平有了很大的提升。辦公室文秘工作是單位發(fā)展過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容看似雜亂，實(shí)則有章可循，是單位辦公室管理過(guò)程中的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。在實(shí)際工作過(guò)程中，辦公室文秘工作依舊存在較多的問(wèn)題。

1.我國(guó)的文秘準(zhǔn)入制度存在缺陷

在辦公室文秘工作開(kāi)展過(guò)程中，組建一支高素質(zhì)、復(fù)合型文秘隊(duì)伍，是提高辦公室文秘工作的重要途徑。關(guān)于文秘工作很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者具有傳統(tǒng)的看法，認(rèn)為文秘工作不重要，在對(duì)文秘人員進(jìn)行選擇的時(shí)候其準(zhǔn)入制度有缺陷?！睹貢?shū)職業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)文秘人員的專業(yè)知識(shí)重視程度較高，但是對(duì)職業(yè)道德素養(yǎng)方面設(shè)置不全面，而且隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越來(lái)越復(fù)雜化，對(duì)文秘人員的技術(shù)要求和職業(yè)道德要求都越來(lái)越高，傳統(tǒng)的文秘準(zhǔn)入制度已經(jīng)不適用于當(dāng)前的時(shí)代背景。

2.職能定位不夠清晰

在辦公室文秘工作發(fā)展過(guò)程中，文秘工作人員應(yīng)該要樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，文秘工作不僅是服務(wù)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，更是服務(wù)單位中的全體成員的，文秘工作是辦公室工作中的重要內(nèi)容。當(dāng)前企業(yè)中有的文秘人員對(duì)自身的職能定位不清晰，在從事文秘工作的時(shí)候也缺乏主觀能動(dòng)性，很多時(shí)候都認(rèn)為只要完成辦公室業(yè)務(wù)以及上級(jí)交辦的其他任務(wù)即可，在工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，出現(xiàn)紕漏，造成很多不必要的錯(cuò)誤，對(duì)單位發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

三、辦公室文秘工作策略

在信息時(shí)代背景下，各種信息資料越來(lái)越多，辦公室文秘工作內(nèi)容也越來(lái)越復(fù)雜，辦公室文秘工作的創(chuàng)新包括理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、人員創(chuàng)新等方面，單位應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作的認(rèn)知，對(duì)辦公室文秘工作崗位的地位進(jìn)行提升，從而激發(fā)辦公室文秘人員的工作積極性，為單位發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

1.技術(shù)創(chuàng)新

對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行管理時(shí)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得辦公室文秘工作水平可以不斷提升，對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行落實(shí)。首先，要完善辦公室信息系統(tǒng)，對(duì)單位信息進(jìn)行分類管理，比如借助各種自動(dòng)辦公軟件，對(duì)各種信息資料進(jìn)行分類。文秘工作中的一個(gè)重要內(nèi)容就是要對(duì)文書(shū)進(jìn)行排版，為了提高各種文書(shū)的處理水平，則應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)文書(shū)排版工作的重視，要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，文秘人員要及時(shí)學(xué)習(xí)新技術(shù)，從而對(duì)文書(shū)排版、傳輸?shù)裙ぷ鬟M(jìn)行及時(shí)完成。其次，構(gòu)建辦公室文秘工作子系統(tǒng)。在辦公室文秘工作過(guò)程中，為了對(duì)辦公室文秘工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范、全面的管理，還應(yīng)該要在單位信息化系統(tǒng)平臺(tái)基礎(chǔ)之上擴(kuò)展構(gòu)建辦公室文秘工作子系統(tǒng)，從而將單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)任務(wù)與辦公室文秘工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)整合，辦公室文秘人員能夠及時(shí)了解單位發(fā)展過(guò)程中的各種需求，對(duì)本職工作內(nèi)的任務(wù)進(jìn)行完成，為單位發(fā)展提供支持。

2.服務(wù)創(chuàng)新

在辦公室文秘工作創(chuàng)新過(guò)程中，必須要對(duì)文秘工作的具體內(nèi)容進(jìn)行確定，從而使得文秘人員能夠了解自己的工作內(nèi)容，文秘人員應(yīng)該要不斷樹(shù)立全局觀念，從單位發(fā)展的大局出發(fā)，借助各種新技術(shù)、新平臺(tái)，切實(shí)發(fā)揮出為單位服務(wù)的作用。例如在工作過(guò)程中，文秘人員應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，分析行業(yè)發(fā)展形勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)提供一些可供參考的信息，并且還要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對(duì)單位發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供一些可供參考的意見(jiàn)，真正發(fā)揮出文秘工作的價(jià)值，而不是單純地完成上級(jí)安排的各種辦公室業(yè)務(wù)處理任務(wù)。3.重視積累與反思，注重職業(yè)培養(yǎng)

為了提高文秘人員的服務(wù)水平，要抓緊轉(zhuǎn)變文秘人員的服務(wù)理念，辦公室文秘工作是一項(xiàng)循序漸進(jìn)的工作，更是一項(xiàng)可持續(xù)發(fā)展的工作，文秘人員必須要及時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)思考，不斷進(jìn)行自我進(jìn)修，提高服務(wù)水平。在實(shí)際工作中，應(yīng)該要不斷積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，在辦公室可以組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，引導(dǎo)文秘人員積極參與，對(duì)各種細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行思考、分析、討論，開(kāi)拓文秘人員的思維，并且可以拓展文秘人員的眼界，使得他們能夠更加正視自己的定位，提高工作能力。另一方面，在日常工作中應(yīng)該要加強(qiáng)文秘人員的“化用”能力的培養(yǎng)，“化用”能力強(qiáng)調(diào)的是文秘人員的靈活應(yīng)變能力和應(yīng)用能力，在實(shí)際工作中要為文秘人員安排更多實(shí)踐任務(wù)，只有通過(guò)實(shí)踐，?他發(fā)現(xiàn)實(shí)踐過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，才能真正幫助其解決問(wèn)題，形成自己的職業(yè)優(yōu)勢(shì)。

4.實(shí)現(xiàn)多層次管理

辦公室文秘工作內(nèi)容很復(fù)雜，不僅僅是各種辦公室文書(shū)的處理，還包括其他內(nèi)容，例如對(duì)單位的各種大小型會(huì)議進(jìn)行組織接待、對(duì)辦公用品計(jì)劃發(fā)放及低值易耗品進(jìn)行管理、對(duì)單位的日常行政辦公室后勤工作管理等，確保單位日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各種物資需求得到滿足。為了提高管理水平，也可以加強(qiáng)對(duì)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，例如在對(duì)各種辦公用品進(jìn)行發(fā)放的過(guò)程中，應(yīng)該要對(duì)辦公用品建立統(tǒng)一的檔案，并且對(duì)于辦公用品的借用情況進(jìn)行記錄，文秘人員要及時(shí)了解各種辦公用品的存量情況，一旦發(fā)現(xiàn)某種辦公用品快要用完，則要及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)對(duì)辦公用品進(jìn)行采購(gòu)，確保單位的辦公用品充足，以防對(duì)單位的各項(xiàng)日常工作產(chǎn)生影響。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文秘工作是單位管理中