新接管物業(yè)項(xiàng)目的工作內(nèi)容與各部門的準(zhǔn)備工作模板

5/5新接管物業(yè)項(xiàng)目的工作內(nèi)容與各部門的籌備工作一、物業(yè)項(xiàng)目接管工作內(nèi)容序號介入節(jié)點(diǎn)工作內(nèi)容1前期介入前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議簽訂2辦理管理處營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼3要求停車場施工單位辦理經(jīng)營性停車場許可證4辦理停車場營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記5管理處物業(yè)服務(wù)費(fèi)收費(fèi)備案6職工或員工臨時宿舍選址、租賃7邀請裝修裝飾單位對管理處辦公場所、職工或員工宿舍圖紙?jiān)O(shè)計(jì)及報價、審批8工程遺留問題統(tǒng)計(jì)、報開發(fā)商、跟進(jìn)處理狀況9秩序維護(hù)員、工程技術(shù)人員、客服人員聘請10VI標(biāo)識數(shù)量統(tǒng)計(jì)11VI標(biāo)識系統(tǒng)設(shè)計(jì)、報批、制作安裝12選定清潔公司13房屋清潔費(fèi)用測算及協(xié)議簽訂14與開發(fā)商談判開辦費(fèi)15供電手續(xù)辦理及解決基本電費(fèi)問題16供水手續(xù)辦理及溝通協(xié)調(diào)居民、商業(yè)用水指標(biāo)17前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議備案（到區(qū)物管科）18管理處設(shè)立編制物業(yè)管理方案19人員編制核定、建立組織架構(gòu)、崗位職責(zé)20秩序維護(hù)員、工程技術(shù)人員、客服人員崗位培訓(xùn)21管理處辦公室、職工或員工宿舍裝修施工22辦公設(shè)備采購23各類工程驗(yàn)收及資料文件資料接收24各類設(shè)備驗(yàn)收及配用工具、資料文件資料、保修資料文件接收25選定檔案管理人員、檔案歸類建立條目26選定資產(chǎn)管理人員、固定資產(chǎn)建立臺賬27細(xì)部驗(yàn)收細(xì)部驗(yàn)收人員聘請、培訓(xùn)、上崗28第一輪模擬驗(yàn)收、督促整改29第二輪模擬驗(yàn)收、督促整改30入住入住工作組設(shè)立31編制入住方案32發(fā)放入住通知書及報紙公告33入住前房間全面清潔開荒34入住接待小組人員支配35入住資料文件資料培訓(xùn)36入住接待現(xiàn)場布置及培訓(xùn)37正式辦理入住38物業(yè)管理物業(yè)管理實(shí)施39各類工程遺留問題處理跟蹤40品牌維護(hù)開展第一次客戶滿意度調(diào)查及回訪41就第一次調(diào)查報告制定顧客滿意度提升措施42顧客滿意度提升措施連續(xù)跟蹤、服務(wù)品質(zhì)督導(dǎo)43開展第二次客戶滿意度調(diào)查及回訪44就第二次調(diào)查報告制定顧客滿意度提升措施45顧客滿意度提升措施連續(xù)跟蹤、服務(wù)品質(zhì)督導(dǎo)二、物業(yè)企業(yè)各部門前期籌備工作1、行政部前期籌備工作1.1負(fù)責(zé)新建管理處所有標(biāo)識的設(shè)計(jì)、制作并指導(dǎo)安裝。1.2負(fù)責(zé)新建管理處職工或員工工作服的訂制。1.3負(fù)責(zé)審核各類物資、設(shè)備工具的采購申請。物資的采購：依據(jù)《物業(yè)管理方案》負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備及修理修繕工具、設(shè)備、平安清潔工具、設(shè)備的購置方案的制定、詢價、報批及采購工作。包括：a.辦公用品：家私、各類文具等。b.辦公設(shè)備：打印機(jī)、電話、復(fù)印機(jī)、傳真號碼機(jī)、空調(diào)、電視機(jī)、音響等。c.后勤服務(wù)設(shè)備：食堂、宿舍用品、用具等。d.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：電腦等。e.清潔及綠化設(shè)備和工具：洗地機(jī)、吸塵器、剪草機(jī)、噴霧器等。f.平安設(shè)備：對講機(jī)、電警棍、手電筒等。g.加工修理修繕設(shè)備工具：萬用表、兆歐表、電焊機(jī)、臺虎鉗等。1.4負(fù)責(zé)新項(xiàng)目入伙現(xiàn)場的策劃、布置及展板的設(shè)計(jì)、制作和擺放。2、人力資源部前期籌備工作2.1負(fù)責(zé)在入伙前三個月正式下發(fā)管理處設(shè)立的資料文件。2.2依據(jù)《物業(yè)管理方案》審核新建管理處人員編制，并確保管理人員及專業(yè)技術(shù)人員入伙前三個月到位，保安員、清潔員提前一個月到位。2.3負(fù)責(zé)新建管理處人員的入職培訓(xùn)及管理專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)考核。3、財務(wù)部前期籌備工作3.1負(fù)責(zé)前期介入費(fèi)用及新項(xiàng)目管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的測算，經(jīng)副總經(jīng)理審核、董事長審批后納入委托管理協(xié)議。3.2負(fù)責(zé)新項(xiàng)目所有服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的審定。3.3負(fù)責(zé)管理處接管物業(yè)入伙前清潔費(fèi)用的審定。3.4負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處出納按財務(wù)制度建賬及財務(wù)軟件的使用。3.5負(fù)責(zé)監(jiān)督新建管理處的物資采購工作。4、品質(zhì)部前期籌備工作4.1負(fù)責(zé)新項(xiàng)目委托管理協(xié)議的評價，報副總經(jīng)理簽署。4.2負(fù)責(zé)質(zhì)量體系資料文件的發(fā)放及幫助編寫相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)資料文件。4.3幫助管理處分類建立物業(yè)管理檔案資料文件資料。4.4負(fù)責(zé)審核所有規(guī)章制度及入伙資料文件資料。4.5幫助新項(xiàng)目管理處質(zhì)量體系資料文件及入伙工作辦理程序的培訓(xùn)。5、新建管理處經(jīng)理前期籌備工作5.1負(fù)責(zé)擬定入伙工作方案時間表，包括：工作內(nèi)容、負(fù)責(zé)人及履行時間等，并報副總經(jīng)理審核、董事長審批。5.2負(fù)責(zé)內(nèi)部管理運(yùn)作相關(guān)工作：A．編制管理處組織結(jié)構(gòu)、各崗位職責(zé)，報人力資源部及副總經(jīng)理審核、董事長審批。B．依據(jù)物業(yè)實(shí)際狀況，完善閉路監(jiān)控、停車場設(shè)備、背景音樂、泛光照明、信箱、康樂休閑文化設(shè)備、園林綠化等公共設(shè)備。C．指派專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套完善工程等所造成或產(chǎn)生的所有費(fèi)用，以便與地產(chǎn)公司結(jié)算。5.3將《入住指引》、《業(yè)主（住戶）資料文件資料卡》于入伙前十天交單位，與《入伙通知書》一并發(fā)放業(yè)主。5.4負(fù)責(zé)入伙前一周籌備好入伙應(yīng)備資料文件資料,包括:A.《入伙流程》B.《委托銀行代收款協(xié)議書》；C.《臨時管理規(guī)約》；D.《業(yè)戶手冊》；E.《前期物業(yè)管理協(xié)議書》F.《房屋交付驗(yàn)收表》；G.《常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目表》H.水、電、氣、有線電視開戶申請資料文件資料；I.防盜門、窗花、陽臺推拉門圖樣（包括材料、規(guī)格、尺寸、安裝要求等）；J.房內(nèi)配送電器或其他需操作設(shè)備用品的說明書、保修