上海市電子檔案移交和接收管理辦法

-.z.**市電子檔案移交和接收管理方法第一章總則第一條為了標(biāo)準(zhǔn)電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案真實完整、平安可靠、長期可用,根據(jù)"**市檔案條例"和國家檔案局"電子檔案移交與接收方法",制定本方法。第二條本方法所稱電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。本方法所稱電子文件，是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。第三條凡本市立檔單位向國家綜合檔案館移交電子檔案及檔案館接收電子檔案適用本方法。第四條各級檔案行政管理部門負責(zé)對電子檔案的移交、接收工作進展監(jiān)視和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實履行電子檔案移交和接收職責(zé)。第五條移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實可靠、齊全完整和平安可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)**平安的要求。第六條國家綜合檔案館接收電子檔案的范圍，參照國家和本市有關(guān)檔案進館范圍的規(guī)定，包括記錄各單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的文書、科技、專業(yè)、音像等類電子檔案。第七條屬于接收范圍的電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時間。第二章電子檔案的移交第八條電子檔案的移交應(yīng)當(dāng)符合以下根本要求：〔一〕電子檔案的元數(shù)據(jù)和目錄文件應(yīng)與電子檔案一并移交，并與電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，電子檔案的存儲構(gòu)造見附件1?！捕畴娮訖n案有紙質(zhì)等異質(zhì)載體的，應(yīng)當(dāng)在目錄文件中記錄相關(guān)信息，異質(zhì)載體的移交時間、整理要求按照國家和本市現(xiàn)有的檔案移交規(guī)定執(zhí)行?！踩巢捎眉夹g(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案一般應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交?！菜摹骋平粏挝粦?yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位備份保存至少5年。第九條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十條電子檔案的移交類型和格式要求：〔一〕文書類。文書類電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；電子公文的電子印章齊全、完整，公文版式符合"黨政機關(guān)公文處理工作條例"、"黨政機關(guān)公文格式"〔GB/T9704-2012〕要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以符合"版式電子文件長期保存格式需求"〔DA/T47-2009〕的OFD、PDF等版式文檔格式移交；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以DOC等流式文件格式移交?！捕晨萍碱悺AD電子檔案應(yīng)當(dāng)采用DWG等通用格式移交，其他科技類電子檔案的移交格式參照文書類電子檔案執(zhí)行?！踩硨I(yè)類。移交的專業(yè)類電子檔案包括但不限于國家和本市公布的第一批、第二批專業(yè)檔案根本目錄所列內(nèi)容。帶有計算功能的電子表格或以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子檔案，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù)，可以*ML等跨平臺通用格式移交，或直接以原格式移交。以數(shù)據(jù)庫形式移交的專業(yè)類電子檔案應(yīng)當(dāng)符合"檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為*ML文件的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)"〔DA/T57—2014〕的要求?！菜摹骋粝耦?。音像類電子檔案包括照片、錄音、錄像等類電子檔案。移交的音像類電子檔案應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及活動的主要內(nèi)容、主要人物、主要場景等。照片類電子檔案應(yīng)當(dāng)采用JPEG、TIFF或RAW格式，其可交換圖像文件〔E*IF〕信息應(yīng)保存完整，像素數(shù)不低于300萬。錄音類電子檔案應(yīng)當(dāng)采用MP3、WAVE文件格式移交；重要或珍貴的錄音類電子檔案采用WAVE格式移交，音頻采樣率不低于44.1KHz。錄像類電子檔案應(yīng)當(dāng)采用AVI、MPG、MP4格式移交，視頻編碼格式符合MPEG-2、MPEG-4等標(biāo)準(zhǔn)，比特率不低于8Mbps?！参濉吃獢?shù)據(jù)。移交的電子檔案元數(shù)據(jù)可由計算機系統(tǒng)自動生成，采用*ML格式移交，并符合"文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案"〔DA/T46-2009〕、"照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案"〔DA/T54—2014〕等標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)要求。文書類電子檔案的形成辦理過程元數(shù)據(jù)至少包含處理人員、處理機構(gòu)、處理時間、處理意見等元數(shù)據(jù)元素。電子屬性元數(shù)據(jù)至少包含電子文件號、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、信息系統(tǒng)描述、在線存址、離線載體編號等元數(shù)據(jù)元素。電子簽名元數(shù)據(jù)至少包含簽名時間、簽名人、簽名結(jié)果、證書、證書引證、簽名算法描述等元數(shù)據(jù)。照片類電子檔案元數(shù)據(jù)還應(yīng)包含攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)等元數(shù)據(jù)。錄音、錄像類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案參照照片類電子檔案?？萍碱悺I(yè)類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案參照文書類電子檔案?！擦衬夸浳募Ｄ夸浳募娣庞嘘P(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進展文件級描述或案卷級描述，每個條目中包括順序號、電子文件號、題名、責(zé)任者、日期、、保管期限、載體編號、參見號、備注等內(nèi)容。目錄文件采用*ML格式移交，各要素應(yīng)符合"文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案"、"照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案"等標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)要求。第十一條檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對電子檔案進展整理編目。移交電子檔案的整理編目要求一般如下：〔一〕按照進館要求對移交的電子檔案進展分類、排序和編號?！捕硨嵭须娮訖n案與其他載體檔案"雙套制〞移交的，電子檔案應(yīng)當(dāng)與其他載體檔案區(qū)分，單獨整理，并通過電子文件號、參見號等元數(shù)據(jù)與其他載體檔案建立對應(yīng)關(guān)系?！踩惩蝗趦?nèi)電子檔案按照"類別－年度－保管期限〞分類整理?！菜摹骋唤M關(guān)系密切的文書類電子檔案應(yīng)排列在一起。文書類電子檔案的電子文件號采用"全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－機構(gòu)代碼－件號·子件號〞的方法標(biāo)識，并確保編號的唯一性。〔五〕一組關(guān)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。每張數(shù)碼照片均應(yīng)編寫文字說明，文字說明應(yīng)包含時間、地點、人物、事由、拍攝者等要素。照片類電子檔案的電子文件號采用"全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號·張?zhí)枿暤姆椒?biāo)識，并確保編號的唯一性?！擦骋唤M關(guān)系密切的錄音或錄像類電子檔案應(yīng)排列在一起，并配以主要內(nèi)容、形成時間、時長〔分鐘〕、形成者等相應(yīng)信息的文字說明，電子文件號參照照片類電子檔案的標(biāo)識方法?！财摺晨萍碱愲娮訖n案按照本條第三款要求進展整理，再按照工程、構(gòu)造、階段或臺〔套〕等分類，電子文件號采?。?全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－工程〔構(gòu)造、階段或臺、套〕代號—件號·子件號〞的方法標(biāo)識，并確保編號的唯一性。〔八〕移交目錄。列入移交范圍的每件電子檔案，均應(yīng)由移交單位按照附件3的格式編制"電子檔案目錄"。第十二條電子檔案整理完畢后，應(yīng)存儲至符合移交要求的載體上。第十三條電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進展在線移交，也可以存儲在脫機載體上進展離線移交；網(wǎng)絡(luò)條件不符合國家和本市有關(guān)**法律法規(guī)規(guī)定的，其涉密電子檔案應(yīng)當(dāng)進展離線移交。第十四條離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)符合以下根本要求：〔一〕移交單位一般向國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)單個裝盒。光盤應(yīng)當(dāng)無污漬、無劃痕、未磁化，符合"電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)"〔DA/T38-2008〕等標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的要求?！捕骋平粏挝灰话悴捎媚途眯院玫囊淮涡詫懭牍獗P作為離線移交的電子檔案載體?！踩骋平粏挝粦?yīng)中選用經(jīng)檢驗性能優(yōu)良的光盤刻錄機刻錄電子檔案?？啼浨?，光盤應(yīng)在工作環(huán)境中放置2小時以上?？啼涬娮訖n案時應(yīng)當(dāng)采用中速刻錄，并采用全盤一次刻完方式?！菜摹骋平粏挝粦?yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進展光盤數(shù)據(jù)檢驗?！参濉炒鎯﹄娮訖n案的光盤標(biāo)簽面和盒內(nèi)應(yīng)有標(biāo)注，標(biāo)簽樣式見附件4，標(biāo)注具體內(nèi)容見附件5?！擦彻獗P外表制止使用粘貼標(biāo)簽。移交單位應(yīng)當(dāng)使用專門的光盤標(biāo)簽書寫筆或?qū)Ｓ玫墓獗P標(biāo)簽打印機在光盤標(biāo)簽面進展載體標(biāo)注?！财摺彻獗P內(nèi)同時存儲說明文件、目錄文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)等，存儲構(gòu)造采取樹形構(gòu)造，光盤可自帶檢索、查看功能。第十五條采取在線移交方式的電子檔案移交單位應(yīng)當(dāng)通過與移交要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)構(gòu)造一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲構(gòu)造組合。第十六條檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對電子檔案進展真實、完整、可用和平安方面的檢驗，合格前方可移交，檢驗結(jié)果記錄于附件2。移交電子檔案的檢驗要求如下：〔一〕檢驗電子檔案的內(nèi)容，確認其符合關(guān)于檔案進館范圍的要求?！捕硻z驗電子檔案的文件格式，確認其為移交格式。如不符合電子檔案移交格式的要求，應(yīng)當(dāng)組織格式轉(zhuǎn)換?！踩硻z驗電子檔案形成、管理的元數(shù)據(jù)，確認有關(guān)責(zé)任人和時間準(zhǔn)確，可為相關(guān)公務(wù)活動提供依據(jù)?！菜摹硻z驗電子檔案的真實性和完整性，確認其來源可靠、未被篡改，內(nèi)容和構(gòu)造完整。檢驗電子簽名、形成時間等必要的元數(shù)據(jù)有無缺損。確認與其具有有機聯(lián)系的關(guān)聯(lián)電子檔案、組件齊全完整，關(guān)聯(lián)電子檔案、組件之間的有機聯(lián)系得以提醒和維護?！参濉硻z驗電子檔案的平安性和可用性，確認其不帶計算機病毒，其內(nèi)容、構(gòu)造、載體和簽署、時間等背景信息未被破壞；確認電子檔案可被存取、檢索、顯現(xiàn)和理解，可供合法的下載、瀏覽、打印、復(fù)制等形式的利用?！擦宠b定電子檔案的。移交單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)**工作的法律、法規(guī)規(guī)定，明確待移交電子檔案的**等級?！财摺宠b定電子檔案的保管期限。移交單位應(yīng)當(dāng)按照檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定，明確移交電子檔案的保管期限。第三章電子檔案的接收第十七條國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺，進展電子檔案的接收、檢驗、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。第十八條電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十九條國家綜合檔案館接收電子檔案時，應(yīng)當(dāng)對其內(nèi)容范圍、格式和質(zhì)量按照本方法第十六條要求進展檢驗，合格前方可接收。發(fā)現(xiàn)不屬于進館范圍或不符合真實性、完整性、可用性和平安性要求的，應(yīng)退回移交單位予以改良。第二十條電子檔案經(jīng)檢驗合格后，檔案館與移交單位應(yīng)當(dāng)辦理電子檔案交接手續(xù)，填寫"電子檔案移交與接收登記表"，由交接雙方簽字、蓋章，并各自留存一份。"電子檔案移交與接收登記表"格式見附件2，可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。第二十一條

國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等信息補充到相關(guān)元數(shù)據(jù)中。第二十二條

國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案載