上海市電子檔案移交和接收管理辦法

-.z.**市電子檔案移交和接收管理方法第一章總則第一條為了標(biāo)準(zhǔn)電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案真實(shí)完整、平安可靠、長(zhǎng)期可用,根據(jù)"**市檔案條例"和國(guó)家檔案局"電子檔案移交與接收方法",制定本方法。第二條本方法所稱電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。本方法所稱電子文件，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。第三條凡本市立檔單位向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案及檔案館接收電子檔案適用本方法。第四條各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交、接收工作進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。第五條移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和平安可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)**平安的要求。第六條國(guó)家綜合檔案館接收電子檔案的范圍，參照國(guó)家和本市有關(guān)檔案進(jìn)館范圍的規(guī)定，包括記錄各單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的文書、科技、專業(yè)、音像等類電子檔案。第七條屬于接收范圍的電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。第二章電子檔案的移交第八條電子檔案的移交應(yīng)當(dāng)符合以下根本要求：〔一〕電子檔案的元數(shù)據(jù)和目錄文件應(yīng)與電子檔案一并移交，并與電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，電子檔案的存儲(chǔ)構(gòu)造見附件1?！捕畴娮訖n案有紙質(zhì)等異質(zhì)載體的，應(yīng)當(dāng)在目錄文件中記錄相關(guān)信息，異質(zhì)載體的移交時(shí)間、整理要求按照國(guó)家和本市現(xiàn)有的檔案移交規(guī)定執(zhí)行。〔三〕采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案一般應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交?！菜摹骋平粏挝粦?yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位備份保存至少5年。第九條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十條電子檔案的移交類型和格式要求：〔一〕文書類。文書類電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；電子公文的電子印章齊全、完整，公文版式符合"黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例"、"黨政機(jī)關(guān)公文格式"〔GB/T9704-2012〕要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以符合"版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求"〔DA/T47-2009〕的OFD、PDF等版式文檔格式移交；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以DOC等流式文件格式移交?！捕晨萍碱?。CAD電子檔案應(yīng)當(dāng)采用DWG等通用格式移交，其他科技類電子檔案的移交格式參照文書類電子檔案執(zhí)行?！踩硨I(yè)類。移交的專業(yè)類電子檔案包括但不限于國(guó)家和本市公布的第一批、第二批專業(yè)檔案根本目錄所列內(nèi)容。帶有計(jì)算功能的電子表格或以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的專業(yè)類電子檔案，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù)，可以*ML等跨平臺(tái)通用格式移交，或直接以原格式移交。以數(shù)據(jù)庫(kù)形式移交的專業(yè)類電子檔案應(yīng)當(dāng)符合"檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為*ML文件的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)"〔DA/T57—2014〕的要求?！菜摹骋粝耦?。音像類電子檔案包括照片、錄音、錄像等類電子檔案。移交的音像類電子檔案應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動(dòng)，以及活動(dòng)的主要內(nèi)容、主要人物、主要場(chǎng)景等。照片類電子檔案應(yīng)當(dāng)采用JPEG、TIFF或RAW格式，其可交換圖像文件〔E*IF〕信息應(yīng)保存完整，像素?cái)?shù)不低于300萬(wàn)。錄音類電子檔案應(yīng)當(dāng)采用MP3、WAVE文件格式移交；重要或珍貴的錄音類電子檔案采用WAVE格式移交，音頻采樣率不低于44.1KHz。錄像類電子檔案應(yīng)當(dāng)采用AVI、MPG、MP4格式移交，視頻編碼格式符合MPEG-2、MPEG-4等標(biāo)準(zhǔn)，比特率不低于8Mbps。〔五〕元數(shù)據(jù)。移交的電子檔案元數(shù)據(jù)可由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成，采用*ML格式移交，并符合"文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案"〔DA/T46-2009〕、"照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案"〔DA/T54—2014〕等標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)要求。文書類電子檔案的形成辦理過程元數(shù)據(jù)至少包含處理人員、處理機(jī)構(gòu)、處理時(shí)間、處理意見等元數(shù)據(jù)元素。電子屬性元數(shù)據(jù)至少包含電子文件號(hào)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、信息系統(tǒng)描述、在線存址、離線載體編號(hào)等元數(shù)據(jù)元素。電子簽名元數(shù)據(jù)至少包含簽名時(shí)間、簽名人、簽名結(jié)果、證書、證書引證、簽名算法描述等元數(shù)據(jù)。照片類電子檔案元數(shù)據(jù)還應(yīng)包含攝影者、時(shí)間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)等元數(shù)據(jù)。錄音、錄像類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案參照照片類電子檔案。科技類、專業(yè)類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案參照文書類電子檔案?！擦衬夸浳募Ｄ夸浳募娣庞嘘P(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對(duì)應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)展文件級(jí)描述或案卷級(jí)描述，每個(gè)條目中包括順序號(hào)、電子文件號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、、保管期限、載體編號(hào)、參見號(hào)、備注等內(nèi)容。目錄文件采用*ML格式移交，各要素應(yīng)符合"文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案"、"照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案"等標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)要求。第十一條檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)展整理編目。移交電子檔案的整理編目要求一般如下：〔一〕按照進(jìn)館要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)展分類、排序和編號(hào)?！捕硨?shí)行電子檔案與其他載體檔案"雙套制〞移交的，電子檔案應(yīng)當(dāng)與其他載體檔案區(qū)分，單獨(dú)整理，并通過電子文件號(hào)、參見號(hào)等元數(shù)據(jù)與其他載體檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系?！踩惩蝗趦?nèi)電子檔案按照"類別－年度－保管期限〞分類整理。〔四〕一組關(guān)系密切的文書類電子檔案應(yīng)排列在一起。文書類電子檔案的電子文件號(hào)采用"全宗號(hào)－類別代碼·年度－保管期限代碼－機(jī)構(gòu)代碼－件號(hào)·子件號(hào)〞的方法標(biāo)識(shí)，并確保編號(hào)的唯一性?！参濉骋唤M關(guān)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。每張數(shù)碼照片均應(yīng)編寫文字說明，文字說明應(yīng)包含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、拍攝者等要素。照片類電子檔案的電子文件號(hào)采用"全宗號(hào)－類別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號(hào)·張?zhí)枿暤姆椒?biāo)識(shí)，并確保編號(hào)的唯一性?！擦骋唤M關(guān)系密切的錄音或錄像類電子檔案應(yīng)排列在一起，并配以主要內(nèi)容、形成時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)〔分鐘〕、形成者等相應(yīng)信息的文字說明，電子文件號(hào)參照照片類電子檔案的標(biāo)識(shí)方法?！财摺晨萍碱愲娮訖n案按照本條第三款要求進(jìn)展整理，再按照工程、構(gòu)造、階段或臺(tái)〔套〕等分類，電子文件號(hào)采?。?全宗號(hào)－類別代碼·年度－保管期限代碼－工程〔構(gòu)造、階段或臺(tái)、套〕代號(hào)—件號(hào)·子件號(hào)〞的方法標(biāo)識(shí)，并確保編號(hào)的唯一性?！舶恕骋平荒夸?。列入移交范圍的每件電子檔案，均應(yīng)由移交單位按照附件3的格式編制"電子檔案目錄"。第十二條電子檔案整理完畢后，應(yīng)存儲(chǔ)至符合移交要求的載體上。第十三條電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展在線移交，也可以存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上進(jìn)展離線移交；網(wǎng)絡(luò)條件不符合國(guó)家和本市有關(guān)**法律法規(guī)規(guī)定的，其涉密電子檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)展離線移交。第十四條離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)符合以下根本要求：〔一〕移交單位一般向國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)單個(gè)裝盒。光盤應(yīng)當(dāng)無污漬、無劃痕、未磁化，符合"電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)"〔DA/T38-2008〕等標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的要求?！捕骋平粏挝灰话悴捎媚途眯院玫囊淮涡詫懭牍獗P作為離線移交的電子檔案載體?！踩骋平粏挝粦?yīng)中選用經(jīng)檢驗(yàn)性能優(yōu)良的光盤刻錄機(jī)刻錄電子檔案?？啼浨埃獗P應(yīng)在工作環(huán)境中放置2小時(shí)以上。刻錄電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)采用中速刻錄，并采用全盤一次刻完方式。〔四〕移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)展光盤數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。〔五〕存儲(chǔ)電子檔案的光盤標(biāo)簽面和盒內(nèi)應(yīng)有標(biāo)注，標(biāo)簽樣式見附件4，標(biāo)注具體內(nèi)容見附件5?！擦彻獗P外表制止使用粘貼標(biāo)簽。移交單位應(yīng)當(dāng)使用專門的光盤標(biāo)簽書寫筆或?qū)Ｓ玫墓獗P標(biāo)簽打印機(jī)在光盤標(biāo)簽面進(jìn)展載體標(biāo)注?！财摺彻獗P內(nèi)同時(shí)存儲(chǔ)說明文件、目錄文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)等，存儲(chǔ)構(gòu)造采取樹形構(gòu)造，光盤可自帶檢索、查看功能。第十五條采取在線移交方式的電子檔案移交單位應(yīng)當(dāng)通過與移交要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)構(gòu)造一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)構(gòu)造組合。第十六條檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)展真實(shí)、完整、可用和平安方面的檢驗(yàn)，合格前方可移交，檢驗(yàn)結(jié)果記錄于附件2。移交電子檔案的檢驗(yàn)要求如下：〔一〕檢驗(yàn)電子檔案的內(nèi)容，確認(rèn)其符合關(guān)于檔案進(jìn)館范圍的要求。〔二〕檢驗(yàn)電子檔案的文件格式，確認(rèn)其為移交格式。如不符合電子檔案移交格式的要求，應(yīng)當(dāng)組織格式轉(zhuǎn)換?！踩硻z驗(yàn)電子檔案形成、管理的元數(shù)據(jù)，確認(rèn)有關(guān)責(zé)任人和時(shí)間準(zhǔn)確，可為相關(guān)公務(wù)活動(dòng)提供依據(jù)?！菜摹硻z驗(yàn)電子檔案的真實(shí)性和完整性，確認(rèn)其來源可靠、未被篡改，內(nèi)容和構(gòu)造完整。檢驗(yàn)電子簽名、形成時(shí)間等必要的元數(shù)據(jù)有無缺損。確認(rèn)與其具有有機(jī)聯(lián)系的關(guān)聯(lián)電子檔案、組件齊全完整，關(guān)聯(lián)電子檔案、組件之間的有機(jī)聯(lián)系得以提醒和維護(hù)?！参濉硻z驗(yàn)電子檔案的平安性和可用性，確認(rèn)其不帶計(jì)算機(jī)病毒，其內(nèi)容、構(gòu)造、載體和簽署、時(shí)間等背景信息未被破壞；確認(rèn)電子檔案可被存取、檢索、顯現(xiàn)和理解，可供合法的下載、瀏覽、打印、復(fù)制等形式的利用。〔六〕鑒定電子檔案的。移交單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)**工作的法律、法規(guī)規(guī)定，明確待移交電子檔案的**等級(jí)?！财摺宠b定電子檔案的保管期限。移交單位應(yīng)當(dāng)按照檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定，明確移交電子檔案的保管期限。第三章電子檔案的接收第十七條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)展電子檔案的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。第十八條電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十九條國(guó)家綜合檔案館接收電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其內(nèi)容范圍、格式和質(zhì)量按照本方法第十六條要求進(jìn)展檢驗(yàn)，合格前方可接收。發(fā)現(xiàn)不屬于進(jìn)館范圍或不符合真實(shí)性、完整性、可用性和平安性要求的，應(yīng)退回移交單位予以改良。第二十條電子檔案經(jīng)檢驗(yàn)合格后，檔案館與移交單位應(yīng)當(dāng)辦理電子檔案交接手續(xù)，填寫"電子檔案移交與接收登記表"，由交接雙方簽字、蓋章，并各自留存一份。"電子檔案移交與接收登記表"格式見附件2，可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。第二十一條

國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到相關(guān)元數(shù)據(jù)中。第二十二條

國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案載