物業(yè)管理有限公司公文處理管理辦法

物業(yè)管理有限公司公文處理管理辦法總則為加強(qiáng)和規(guī)范物業(yè)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱物業(yè)公司）公文處理工作，實(shí)現(xiàn)公司公文處理工作的科學(xué)化、制度化、流程規(guī)范化，根據(jù)《關(guān)于印發(fā)《中國(guó)鐵建房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司公文處理辦法》的通知》（地辦〔2017〕43號(hào)）文件，制定本辦法。本辦法適用于物業(yè)管理有限公司機(jī)關(guān)和所屬各單位。物業(yè)管理有限公司公文是企業(yè)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則?？偛奎h群綜合部是公文處理的管理部門，主管本單位的公文處理工作，并對(duì)下級(jí)單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。所屬各單位應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化人員建設(shè)，應(yīng)指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管公文處理工作，有專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，人員應(yīng)當(dāng)相對(duì)穩(wěn)定。公文種類物業(yè)管理有限公司通用公文主要有：決議。適用于物業(yè)公司機(jī)關(guān)總部會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、告知或者交流重要情況。報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。專用公文是根據(jù)工作需要在一定業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的用于特定用途的公文。物業(yè)管理有限公司、物業(yè)管理有限公司黨委各類公文適用范圍：物業(yè)管理有限公司文件。用于向中鐵地產(chǎn)報(bào)送請(qǐng)示、報(bào)告和意見；發(fā)布物業(yè)管理有限公司重要規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)中鐵地產(chǎn)的重要文件；部署物業(yè)管理有限公司的工作和任務(wù)，下達(dá)、調(diào)整計(jì)劃；重要的機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員任免、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)；其他需要以物業(yè)管理有限公司名義行文的重要事項(xiàng)。（式樣1）物業(yè)管理有限公司函。用于與不相隸屬機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽問題；向所屬單位布置單項(xiàng)工作和臨時(shí)任務(wù)，下達(dá)、調(diào)整單項(xiàng)任務(wù)計(jì)劃；答復(fù)所屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)；轉(zhuǎn)發(fā)文件；印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)講話；其他需要以物業(yè)管理有限公司名義行文的重要事項(xiàng)。（式樣2）物業(yè)管理有限公司黨委文件。向中鐵地產(chǎn)黨委報(bào)告、請(qǐng)示工作。用于傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策和中鐵地產(chǎn)的決定、決議、批示；向所屬單位部署工作、答復(fù)問題；發(fā)布黨委有關(guān)重要問題的決定、決議、指示、通知、通報(bào)等事項(xiàng)；黨群組織變動(dòng)、人員任免；通報(bào)、表彰、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)；其他需要以物業(yè)管理有限公司黨委名義行文的重要事項(xiàng)。（式樣3）物業(yè)管理有限公司黨委函。用于與不相隸屬的機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽問題。向所屬單位布置單項(xiàng)工作和臨時(shí)任務(wù)，答復(fù)所屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)；轉(zhuǎn)發(fā)文件；其他需要以物業(yè)管理有限公司黨委名義行文的事項(xiàng)。（式樣4）物業(yè)管理有限公司紀(jì)委文件。用于傳達(dá)貫徹中國(guó)鐵建地產(chǎn)紀(jì)委的決定、決議、指示；向中國(guó)鐵建地產(chǎn)紀(jì)委、物業(yè)管理有限公司黨委報(bào)告、請(qǐng)示工作；向所屬各單位部署工作、答復(fù)問題；反腐倡廉教育、查辦案件、執(zhí)法監(jiān)察工作情況通報(bào)、總結(jié)；處分決定、批復(fù)、處理意見；其他需要以物業(yè)管理有限公司紀(jì)委名義行文的事。（式樣5）物業(yè)管理有限公司工會(huì)文件。用于傳達(dá)貫徹、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，部署重要工作；向中國(guó)鐵建地產(chǎn)工會(huì)請(qǐng)示報(bào)告工作；答復(fù)所屬各單位工會(huì)的請(qǐng)示事項(xiàng)；其他需要以物業(yè)管理有限公司工會(huì)名義行文的事項(xiàng)。（式樣6）物業(yè)管理有限公司團(tuán)委文件。用于傳達(dá)貫徹中國(guó)鐵建地產(chǎn)團(tuán)委關(guān)于共青團(tuán)和青年工作的指示精神；向中國(guó)鐵建地產(chǎn)團(tuán)委報(bào)告、請(qǐng)示工作；向所屬團(tuán)組織部署工作、開展活動(dòng)、答復(fù)問題；發(fā)布團(tuán)委有關(guān)重要問題的決定、決議、通知等事項(xiàng)；通報(bào)、表彰、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)；其他需要以物業(yè)管理有限公司團(tuán)委名義行文的事項(xiàng)。（式樣7）公文格式公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等要素組成，公文格式是對(duì)公文各要素的擬制及編排規(guī)則、通用紙張排版、印制裝訂等的規(guī)范性要求。公文用紙及版面要求（式樣8）公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙（210mm×297mm），紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。公文版面天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋—GB2312（以下簡(jiǎn)稱仿宋）體字，文字顏色均為黑色。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。文件中的“行”指一個(gè)3號(hào)漢字的高度加3號(hào)漢字高度7/8的距離（約10.39mm）。公文印制及裝訂要求印制要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm；印品著墨均勻，版面干凈無底灰，字跡清楚；尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。裝訂要求左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm；騎馬訂或平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。公文格式各要素（式樣9、10、11）公文版心部分各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；首頁紅色分隔線（不含）以下、末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；末頁首條分隔線以下、末頁分隔線以上的部分稱為版記；頁碼位于版心外。版頭份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)，涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。涉及企業(yè)商業(yè)秘密的公文，劃分為“核心商密”、“商業(yè)秘密”。密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字標(biāo)注，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。緊急程度用3號(hào)黑體字標(biāo)注，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，顏色為紅色，使用小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志過長(zhǎng)時(shí)，可編排成兩行。下級(jí)單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字號(hào)原則上不能大于上級(jí)單位的發(fā)文標(biāo)志字號(hào)。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；“文件”二字應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（式樣12）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。版頭中的分隔線。發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線（推薦高度為0.5mm）。主體1.標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱較長(zhǎng)時(shí)，可使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。系統(tǒng)內(nèi)部行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可酌情省略。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整、排列對(duì)稱、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。所屬各單位上報(bào)文件應(yīng)使用主送機(jī)關(guān)全稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格。同類型機(jī)關(guān)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同類型機(jī)關(guān)之間使用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。層次序數(shù)可以越級(jí)使用，如只有兩層，第一層用“一、”，第二層可用“（一）”或者“1.”。4.附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)總分公司均使用規(guī)范化全稱。除特定格式的會(huì)議紀(jì)要外，公文均應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排。6.成文日期。會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，為最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。7.印章。有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，均應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章，且應(yīng)與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，位置應(yīng)端正，其下弧與成文日期下邊緣相切，頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)，最后一個(gè)印章居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（式樣13）8.附注。說明公文印發(fā)傳達(dá)范圍或聯(lián)系人、聯(lián)系方式等需要注明的事項(xiàng)。使用3號(hào)仿宋體字，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。9.附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)另面編排，并在版記之前與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致，并與正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂時(shí)，附件可另冊(cè)裝訂。應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的內(nèi)容應(yīng)在正文成文日期之后另頁編排。僅一項(xiàng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容時(shí)，不作為附件列明；有多項(xiàng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)作為附件列明。（式樣14、15）版記版記應(yīng)當(dāng)在偶數(shù)頁上。版記中的分隔線。與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2.抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，抄送機(jī)關(guān)之間屬同類型同級(jí)機(jī)關(guān)的用頓號(hào)分隔，不同類型機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。主送機(jī)關(guān)移至版記的，主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各單位的綜合辦公室。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。頁碼頁碼是公文頁數(shù)順序號(hào)，一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。A4紙型的表格橫排時(shí)，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文的特定格式公文的特定格式，是相對(duì)于通用格式而言，是通用格式的補(bǔ)充，包括信函和會(huì)議紀(jì)要格式等。采用特定格式印制的公文，與標(biāo)準(zhǔn)格式印制的公文作用與效力相同。信函格式（式樣16、17）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，紅色小標(biāo)宋體字居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處為一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，依次自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8（約4.85mm）。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。版記只寫抄送機(jī)關(guān)，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。首頁不顯示頁碼。紀(jì)要格式（式樣18、19、20、21）紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，一般采用紅色小標(biāo)宋體字居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。紀(jì)要無主送單位，在版記中列明分送單位和部門。正文結(jié)束后不落款，不加蓋印章。標(biāo)注出席人員名單，在正文或附件說明下空一行左空二字用3號(hào)黑體字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。必要時(shí)可標(biāo)注出席人單位和職務(wù)。專題會(huì)議紀(jì)要由專題會(huì)議主持人簽發(fā)，專題會(huì)紀(jì)要按部門流水編號(hào)。紀(jì)要格式有特殊要求的，可以根據(jù)實(shí)際情況制定。其他常用辦文格式（式樣22—26）物業(yè)管理有限公司的其他常用辦文格式主要有：網(wǎng)絡(luò)通知、呈批件、呈閱件、公文傳閱單、發(fā)文稿紙。網(wǎng)絡(luò)通知行文格式要求參照公文通用格式。行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。各級(jí)行政、黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委可以各自名義單獨(dú)行文，其他部門不得對(duì)外正式行文。行政、黨委，以及其他同級(jí)組織或機(jī)構(gòu)必要時(shí)可聯(lián)合行文。屬于各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。聯(lián)合行文按主辦、協(xié)辦單位依次簽發(fā)，一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。下級(jí)單位部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)行政、黨支部同意或者授權(quán)。下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。向下級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。公文內(nèi)容涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商會(huì)簽；有關(guān)部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。同一機(jī)關(guān)內(nèi)，請(qǐng)示工作應(yīng)使用“呈批件”；匯報(bào)工作、反映情況、報(bào)告交辦事項(xiàng)辦理結(jié)果，應(yīng)使用“呈閱件”。（一）“呈批件”和“呈閱件”必須有部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，如內(nèi)容涉及其他部門職能，應(yīng)會(huì)簽。（二）“呈批件”不得同時(shí)分送兩位以上領(lǐng)導(dǎo)閱批。（三）送領(lǐng)導(dǎo)傳批、傳閱的公文，原則上按照領(lǐng)導(dǎo)同志的排序依次呈送。“呈批件”由后往前送批，“呈閱件”由前往后送閱。（四）“呈批件”和“呈閱件”作為機(jī)關(guān)內(nèi)部文件，由各部門起草、管理，并與正式公文一并交檔案部門存檔。（五）物業(yè)所屬各單位有請(qǐng)示或報(bào)告事項(xiàng)，不能直接遞交總部呈批件，按公文管理要求需給總部遞交正式行文。發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，主要程序包括起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等。起草。公文起草應(yīng)當(dāng)做到：符合國(guó)家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，內(nèi)容簡(jiǎn)潔，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。人名、單位名稱、地名、數(shù)據(jù)和引文應(yīng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫方式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。涉密公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家和企業(yè)的保密規(guī)定標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)。審核。公文簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)行政辦公室進(jìn)行審核。發(fā)文前由黨群綜合部核稿；以黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委名義發(fā)文分別由其辦公部門先行核稿。規(guī)章制度性公文在簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由法律事務(wù)部進(jìn)行法律合規(guī)審核，黨群綜合部統(tǒng)一印發(fā)。公文審核的重點(diǎn)是：1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否符合規(guī)定。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門，并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作修改的，應(yīng)當(dāng)與擬稿部門協(xié)商或請(qǐng)其修改，修改后需經(jīng)擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、核稿人員復(fù)核。未經(jīng)辦公室審核的公文和未經(jīng)法律合規(guī)部審核的規(guī)章制度性公文，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（一）重要公文和上行文由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；平行文及網(wǎng)絡(luò)通知，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或者分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的公文，不得擅自改動(dòng)。（二）會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)。（三）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。收文辦理收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。（一）簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽錄在收文登記本中。（二）登記。對(duì)公文的主要信息和承辦部門等詳細(xì)記載，錄入OA系統(tǒng)。（三）初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文不予承辦轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位。（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。收到上級(jí)單位公文，原則上按照領(lǐng)導(dǎo)同志的排序依次呈送，由前往后送閱批示。收到所屬各單位公文由后往前送批。（六）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。一般不得在公文原件上進(jìn)行簽批或簽名。重要批示應(yīng)與公文原件一同歸檔。公文的督辦工作由黨群綜合部負(fù)責(zé)。公文辦理時(shí)限要求：上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的公文，一般應(yīng)在兩周內(nèi)辦結(jié)；每個(gè)環(huán)節(jié)審批人員應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成回復(fù)；有具體時(shí)限要求的，從其要求。收到各分公司公文，一般應(yīng)在一周內(nèi)給予回復(fù)；總部機(jī)關(guān)每個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)審批時(shí)限應(yīng)在一個(gè)工作日完成；分公司行文報(bào)請(qǐng)緊急事項(xiàng)的，總部業(yè)務(wù)部門直接與分管、主管領(lǐng)導(dǎo)溝通及時(shí)給予答復(fù)。（三）機(jī)關(guān)部門之間會(huì)簽公文，原則上不超過3個(gè)工作日，超時(shí)需提前與主辦部門協(xié)調(diào)，否則將視為同意。公文管理公文由各級(jí)黨群綜合部門設(shè)專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。各單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照