如何召開高效會(huì)議貳

如何召開高效會(huì)議承接人：趙磊課堂約定一、保持空杯心態(tài)。三、將手機(jī)調(diào)整為靜音。二、不要吝惜您的掌聲。定義：組織中的相關(guān)人員，就某個(gè)議題，在指定的時(shí)間，指定的地點(diǎn)，進(jìn)行面對面討論，形成某種結(jié)論或決議。意義：會(huì)議的過程體現(xiàn)企業(yè)的管理水平和員工的素質(zhì)，是企業(yè)最基本的管理技能。要素：主持人的組織（會(huì)前）；參與者的狀態(tài)（會(huì)中）；決議的落實(shí)（會(huì)后）。了解會(huì)議小調(diào)查：1、開會(huì)有用么？2、你喜歡開會(huì)么？會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣開會(huì)有用么？注意：這是理想狀態(tài)目標(biāo)：讓我們的會(huì)議變“快”變“準(zhǔn)”在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會(huì)。2011年，中國青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場“恐會(huì)族”。實(shí)際情況是——為什么會(huì)這樣？《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。”無效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會(huì)議為什么低效？沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。主題議程參會(huì)人主持人記錄時(shí)間地點(diǎn)1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。2會(huì)議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行

3會(huì)議后缺乏跟蹤會(huì)議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！低效會(huì)議有哪些成本？一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵簳r(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本時(shí)間成本時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。金錢成本金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。效益成本效益成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。機(jī)會(huì)成本該如何提高會(huì)議效能呢？正式進(jìn)入本次培訓(xùn)的主題如何召開高效會(huì)議“3.3.7法”：3種思考（3WayOfThinking）3個(gè)原則（3Principles）7條規(guī)定（7Rules）一、會(huì)前思考思考會(huì)議的必要性最大限度地減少會(huì)議是否有能夠與其他會(huì)議合并或委托的方法。是一定要召開的會(huì)議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？不能減少參加者嗎？不能減少會(huì)議頻率、時(shí)間和資料嗎？不能進(jìn)行更為妥帖的運(yùn)作嗎？不能與其他會(huì)議一起召開嗎？不能通過權(quán)限委托來解決嗎？加入其他會(huì)議中就不是好的內(nèi)容嗎？三種思考3個(gè)原則第一個(gè)原則第二個(gè)原則第三個(gè)原則確定不召開會(huì)議的工作日。將會(huì)議時(shí)間盡量縮減。將會(huì)議記錄整理成一張紙。七個(gè)規(guī)定第一條規(guī)定，要求嚴(yán)格遵守時(shí)間，最大限度地減少時(shí)間浪費(fèi)。第二條規(guī)定，在會(huì)議材料中寫明投入會(huì)議的經(jīng)費(fèi)，避免不必要的浪費(fèi)。第三條規(guī)定，將會(huì)議參加者限制為必要的合適人選和負(fù)責(zé)人。第四條規(guī)定，明確會(huì)議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上或者成為閑談或談?wù)?。第五條規(guī)定，事先分發(fā)會(huì)議資料，在參加會(huì)議之前進(jìn)行討論，以順利召開會(huì)議第六條規(guī)定，為了防止以某個(gè)特定的人為主進(jìn)行發(fā)言，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。第七條規(guī)定，為了盡可能地減少會(huì)議錄，僅記錄形成決議的事項(xiàng)并進(jìn)行保存。1.籌劃會(huì)議2.明確會(huì)議5.事先分發(fā)會(huì)議資料4.告知參加者3.選定參加者6.分配時(shí)間二、會(huì)前準(zhǔn)備籌劃會(huì)議為了開成高效率的會(huì)議，首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行徹底的會(huì)議準(zhǔn)備（明確目的、制定計(jì)劃、整理資料、通知開會(huì)、布置會(huì)場等）。會(huì)議主持者在會(huì)議開始之前，應(yīng)當(dāng)立足于5W1H這6條原則進(jìn)行事先討論。WhyWhatWhereWhenWho尋求為什么必須召開這個(gè)會(huì)議，是否有除會(huì)議之外的能夠進(jìn)行解決的方法的答案。對是否有能夠容納所有人的場所進(jìn)行確認(rèn)對議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查對會(huì)議時(shí)間如何、是否很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)讓適合議題的人出席會(huì)議How對如何得出符合議題的結(jié)論進(jìn)行討論5W1H不僅如此，會(huì)議主持者在舉行會(huì)議的過程中應(yīng)當(dāng)檢查的事項(xiàng)很多，有如下方面：確定好會(huì)議的目的和類型了嗎？確定好會(huì)議的議題、日期、時(shí)間了嗎？確定好會(huì)議參加者了嗎？具備會(huì)場和各種備置用品了嗎？準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料了嗎？充分修飾會(huì)議前半部分了嗎？會(huì)議順利地進(jìn)行了嗎？充分概括出結(jié)論了嗎？得出令人滿意的結(jié)論了嗎？并不是僅僅會(huì)議主持者必須進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備，會(huì)議參加者也有要準(zhǔn)備的事項(xiàng)：充分確認(rèn)會(huì)議目的和議題。以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商。對議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么。試著尋求問題的解決對策。試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動(dòng)。自己完成資料的準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料。對會(huì)議事先進(jìn)行公告如果必須召開會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)在1-3天內(nèi)預(yù)先通知，以便做好會(huì)議事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目：會(huì)議名稱和目的會(huì)議主題、討論項(xiàng)目和會(huì)議類型召開日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間召開地點(diǎn)主持者姓名參加者名單對會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件(相關(guān)性)：讓具有決定權(quán)的人參加即使是其他部門的人，如果與會(huì)議有關(guān)系，也讓其參加讓對會(huì)議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加選定參加者會(huì)議主持者必須具備的條件主持會(huì)議是最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導(dǎo)會(huì)議議程是會(huì)議主持者的重要職責(zé)。遵守會(huì)議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會(huì)議。大部分會(huì)議無法實(shí)現(xiàn)所定的目標(biāo)，馬馬虎虎地結(jié)束，這是因?yàn)橹鞒终咴谕婧雎毷?。?huì)后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會(huì)過程中，我應(yīng)守住哪些原則？為了珍惜自己及團(tuán)隊(duì)的時(shí)間，也為了提高決策品質(zhì)，減少資源內(nèi)耗，管理者應(yīng)以身作則，率先以專業(yè)的會(huì)議運(yùn)作技巧來提高會(huì)議的價(jià)值。在發(fā)起及安排會(huì)議時(shí)，我該考慮哪些因素？我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應(yīng)付干擾，引導(dǎo)會(huì)議按議程進(jìn)行？面對爭辯時(shí)，我應(yīng)主動(dòng)做出哪些回應(yīng)以化解僵局？當(dāng)會(huì)議產(chǎn)生無序討論時(shí)，如何處理？壓制對方發(fā)言轉(zhuǎn)移至其他參與者主動(dòng)探詢，使他人完整表達(dá)控制均衡發(fā)言以強(qiáng)勢制止大家發(fā)言重定議事規(guī)則整合意見，逐條再議處理無序討論先主動(dòng)停止發(fā)言，請對方總結(jié)以條列式提出論點(diǎn)針對差異點(diǎn)逐條討論先尊重，再轉(zhuǎn)延至?xí)蠡驎?huì)尾拉回主題，指定其他人發(fā)言引導(dǎo)回歸議程面對爭辯的回應(yīng)1234會(huì)議參加者必須具備的條件了解會(huì)議主題（長時(shí)間地發(fā)表偏離主題或遠(yuǎn)離主題的談話）了解會(huì)議參加者（人員不同，討論的層面也不同）準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)馁Y料準(zhǔn)備可證明自己意見的資料（口說無憑，給別人一個(gè)理由）絕對不要遲到（會(huì)議參與者有十個(gè)人，你遲到10分鐘的損失就是100分鐘）1、不要失去會(huì)議方向會(huì)議主持者應(yīng)當(dāng)事先預(yù)見會(huì)議進(jìn)行方向，以免討論偏離方向，而且要進(jìn)行一連串的設(shè)問。2、必須得出結(jié)論，形成決議三、會(huì)議現(xiàn)場控制3、使會(huì)議氣氛活躍4、灌輸式傳達(dá)會(huì)議—NO，討論式會(huì)議—YES5、引導(dǎo)進(jìn)行建設(shè)性爭論在會(huì)議中爭論絕對不合適鼓勵(lì)思想沖突制止感情沖突6、不要有含糊不清的表達(dá)基本上例）基本上結(jié)束了。基本上行。大致例）大致結(jié)束了。大致有希望。幾乎例）幾乎沒有問題。幾乎是按計(jì)劃完成的或許例）或許能行?；蛟S會(huì)成功。覺得例）覺得能行。絕對不合理。其他例）在一定程度上完成了。相當(dāng)耗費(fèi)時(shí)間。將盡快完成。似乎合適。將努力工作。將盡快予以實(shí)施。在某種程度上……舉例：IBM日本公司會(huì)議禁用語7、以對等立場召開會(huì)議

絕對要避免進(jìn)行傲慢的、炫耀權(quán)力的發(fā)言。如果帶入了上下級關(guān)系，職位低或年齡小的職員的獨(dú)特想法就可能被埋沒。8、在會(huì)議中沉默就是怠工9、認(rèn)同并尊重對方在會(huì)議中必須認(rèn)同并尊重這樣的事實(shí)：對方有發(fā)表自己意見的權(quán)力、即使對方發(fā)表的意見違背了常識，也要尊重其意見，這時(shí)會(huì)議氣氛才能夠活躍起來。10、在會(huì)議中不時(shí)做出反應(yīng)為了成功地召開會(huì)議，與陳述意見同樣重要的是“傾聽”。傾聽的表示有很多種，比如發(fā)出聲音、用眼神表達(dá)、用體態(tài)語言表達(dá)等。在體態(tài)語言中，“點(diǎn)頭”是表達(dá)熱忱必不可少的方式。11、用肯定性的語言贊美試著以“……的話，是有可行性的”這一方式進(jìn)行表達(dá)，這種親近方式，會(huì)形成建設(shè)性的、互相協(xié)助的會(huì)議氣氛。受到稱贊的人為了對別人的關(guān)心予以回應(yīng)，會(huì)變得更加意氣風(fēng)發(fā)；而欲望強(qiáng)烈的人為了聽