商貿(mào)有限公司行政辦公制度匯編

商貿(mào)有限公司行政辦公制度匯編-26-目錄TOC\o"1-2"\h\u21150辦公用品管理制度 -2-29033會議管理制度 -4-5388公文管理制度 -7-21447檔案管理制度 -10-12842印章管理制度 -19-11628車輛管理制度 -24-辦公用品管理制度目的：為加強企業(yè)辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。本制度適用于對辦公及日常消耗品、宣傳品、設(shè)備耗材等的管理。辦公用品的采購采用集中采購、定量供應(yīng)的辦法。集中采購由總部行政部負責(zé)并管理。集中采購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙；計算機消耗的磁盤；打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒；日記本、各類筆墨等。特殊辦公用品可以經(jīng)公司總部同意授權(quán)各部門自行采購。各部門若臨時急需采購辦公用品，由部門專人填寫《辦公用品申購單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)部門負責(zé)人審定同意后，交店長室審批同意后，實施采購任務(wù)。必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。結(jié)算辦法：店助理根據(jù)實際采購數(shù)量及單價，編制明細表經(jīng)確認后報財務(wù)劃轉(zhuǎn)。辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用總部/門店于每月10日前至總部行政部/店助理填寫《辦公用品申購單》。收到各部門經(jīng)審批后的《辦公用品申購單》之后，總部行政部/店助理要進行核對，把申請所需全部用品備齊，分發(fā)給各部門。辦公用品管理新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向總部行政部/店助理請領(lǐng)辦公用品，并列入領(lǐng)用卡人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交總部行政部/店助理。印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由總經(jīng)辦/店助理統(tǒng)一印刷、保管。對決定報廢的辦公用品，由總部行政部/店助理做好登記，在《辦公用品報廢單》上填寫用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項，并報財務(wù)部審核及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財務(wù)部辦理報廢注銷手續(xù)。辦公用品正常使用發(fā)生的損壞時，要及時向總部行政部/店助理報告，由總部行政部/店助理安排修理，如不報告或擅自將損壞的辦公用品丟棄，使用者個人按非正常使用損壞照價賠償。企業(yè)對辦公用品的使用情況，實行年內(nèi)不定期檢查、年末普查的檢查制度，檢查工作由店助理及財務(wù)部負責(zé)。會議管理制度目的：為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。會議類別總經(jīng)辦辦公會（1）總經(jīng)辦辦公會是由總經(jīng)理本人定期召開的工作例會。（2）參加人員為營運中心店長、財務(wù)經(jīng)理、企劃經(jīng)理、行政經(jīng)理、資訊經(jīng)理等。（3）時間原則上定在每月財務(wù)績效公布后的一周內(nèi)。（4）例會由總經(jīng)理助理通知，并做好會議的相關(guān)準備工作。（5）會議紀要由總經(jīng)理助理負責(zé)整理，并于次日呈總經(jīng)理審閱后發(fā)放至參會人員。部門例會（1）部門例會是由各部門負責(zé)人定期召開的工作例會。（2）例會時間由各部門根據(jù)部門工作特點合理安排，以不影響日常工作的正常進行為原則。會議的準備所有會議主持人和召集單位與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作（包括擬好會議議程、提案、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好座位、通知與會人等）。會議應(yīng)按規(guī)定時間準時召開，組織會議的部門會前應(yīng)準備好會議議程及有關(guān)內(nèi)容，并負責(zé)維護會議紀律。參會人員準時參加會議，準備好與會議有關(guān)的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內(nèi)容要及時進行傳達。會議涉及機密事件，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關(guān)規(guī)定處理。會議形成的決議應(yīng)由總經(jīng)辦負責(zé)通知有關(guān)執(zhí)行部門，并負責(zé)監(jiān)督落實情況。會議記錄會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員?？偨?jīng)理主持的企業(yè)例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)辦負責(zé)會議的記錄工作，總經(jīng)理另有規(guī)定的，依據(jù)總經(jīng)理指定的辦法實行。會議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定做好會議的原始記錄及會議的考勤記錄，根據(jù)需要整理《會議紀要》。對會議已決議事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“決議”字樣。會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、《會議紀要》最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽批。會議室管理會議室由總部行政部/店助理負責(zé)管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向總部行政部/店助理申請，由總部行政部/店助理統(tǒng)籌安排。會議室衛(wèi)生由總部行政部/店助理安排人員保潔，在每次會議召開前后均要進行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。會議室電子設(shè)備的管理、使用和維護由專人負責(zé)，其他人不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價予以賠償。公文管理制度目的：為規(guī)范公司公文的體式、書寫、審核、發(fā)送等，保障信息暢通，特制定本制度。類別按內(nèi)容分，公文包括通知、報告、請示、決定、通報、批復(fù)、函、會議紀要等；按行文方向公文分為上行文、平行文（公司/部門間的工作聯(lián)系函）和下行文；按公文的來源將公文分為外來公文、外發(fā)公文及內(nèi)部公文；按處理時間要求分為急件和平件；按密級程度分為機密件、秘密件和普通件（有關(guān)股權(quán)公司變更及高層管理探討的決議、紀要等屬機密公文；有關(guān)公司人員的任免、薪酬方面的公文屬秘密，其他因日常辦公而形成的管理事務(wù)性公文屬普通公文）。職責(zé)經(jīng)辦人負責(zé)公文的起草，所屬部門經(jīng)理復(fù)核；公司領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)簽發(fā)。公司總部行政部負責(zé)公司對內(nèi)發(fā)文的發(fā)送以及對內(nèi)、對外公文的建檔、保管。公文的格式公文標題公司內(nèi)部及對外發(fā)送的公文標題統(tǒng)一按以下格式命名：（關(guān)于）事由（的）文體例：（關(guān)于）公文寫作考核（的）通知除法規(guī)性文件外，公文標題不加標點符號，字體統(tǒng)一用宋體，標題統(tǒng)一用小二號居中并加粗以明示，文件編號用小四號并居中，正文統(tǒng)一用四號字體，行間距統(tǒng)一用1.5倍間距；公文發(fā)文字號公司內(nèi)部及對外發(fā)送的公文必須統(tǒng)一編號，編號格式如下：內(nèi)部發(fā)文具體編號為：單位簡稱/（單位簡稱+部門簡稱第一個字）+發(fā)文類型+發(fā)文時間+發(fā)文序號例：三總行字【2010】001號對外發(fā)送的公文具體編號為：單位名稱+發(fā)文時間+發(fā)文序號例：三總【2007】001號公文結(jié)尾可視具體情況注明抄報和抄送單位。公文的寫作原則一般不得越級請示和報告；“請示”應(yīng)一文一事，一般只寫一個主送單位；所有公文的發(fā)文日期應(yīng)該寫具體的年月日，正確的寫法為：如“二0一0年九月三日”；公文中序數(shù)的表述應(yīng)按層次使用，大小層次為：“一”“（一）”“1”“（1）”，如果只有一層，只能用第一層“一”，如果是兩層或兩層以上，第一層的使用可視具體情況選擇，但順序不能越層；公文管理所有對內(nèi)、外發(fā)送的公文經(jīng)辦人均要送一份公司總經(jīng)辦存檔；所有公文的發(fā)送包括以函件形式寄發(fā)，均由經(jīng)辦人/部門辦理；公司內(nèi)部發(fā)文由總經(jīng)辦進行統(tǒng)一發(fā)放，接收部門要進行簽收，該表應(yīng)同文件原件一并存檔。檔案管理制度目的：為規(guī)范公司檔案資料管理，促進檔案資料工作為公司各項工作提供有效服務(wù)，特制訂本辦法。適用范圍：適用內(nèi)容：公司重要文件資料的建檔、保管、使用及銷毀管理；適用對象：公司行政主管、檔案室管理人員及各部門負責(zé)文書工作的助理或秘書。定義與概念說明：檔案：組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、完整的歷史記錄；資料：可參考作為根據(jù)的材料，包括圖書、影音等；財務(wù)檔案：指會計憑證、會計帳薄和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)；電子檔案：具有保存價值的電子文件，是通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。職責(zé)：總部行政部是公司檔案資料管理工作的監(jiān)督部門；總部行政部是公司檔案資料管理工作的主管部門；各部門負責(zé)日常檔案資料的保管，并定期移交至行政部檔案室；行政部檔案室按年度建檔立卷?；驹瓌t：各部門分散管理，定期移交，集中建檔。歸檔范圍：涉及公司成立或正常經(jīng)營的前置合法性文件，如公司章程、股東名冊、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、驗資報告、財務(wù)報表、審計報告、政府機關(guān)核準文件或證照、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書；公司與供應(yīng)商及相關(guān)單位的合同、各種協(xié)議書、來往信件等；公司會議原始記錄、紀要和決定；公司發(fā)布的通知、通報、規(guī)章制度；公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、工作總結(jié)；其他具有保存價值的文件、圖書、影音資料等。移交前文件資料保管：移交之前各部門指定專人負責(zé)本部門的文件資料保管：文件資料存放應(yīng)規(guī)范有序，做好文字標簽說明，以便查找；定期將需要歸檔的文件資料移交至檔案室，并辦好交接簽收手續(xù)；做好部門的圖書資料管理，為部門工作人員提供有效的文件資料服務(wù)；做好臨時使用文件資料的登記手續(xù)。移交時間：歸檔時間可分為年終歸檔和及時歸檔：年終歸檔：各部門該年度普通類文件資料；即時歸檔：重要文件如機密或絕密文件及公司合同、證件證照、決議等。財務(wù)部當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后，由財務(wù)部整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案移交清冊，移交檔案室統(tǒng)一保管；工程建設(shè)檔案在其完工驗收后，由工程建設(shè)部門整理成卷，在5個工作日內(nèi)交檔案室保管。建檔流程：點收：行政部檔案室工作人員負責(zé)檔案資料點收工作；認真填寫“移交登記表”，注明文件資料名稱、數(shù)量、移交部門及移交人員署名等；檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入；文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦；與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。整理：文件裝訂以左方為準，裝訂時應(yīng)對準左上角、理齊釘牢；文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。同一文書應(yīng)裝訂于一個檔夾，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔夾裝訂，并增設(shè)“卷次”編號，以便查考；每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)置索引、編排目錄，以提高查閱效率。分類（暫緩）：檔案分類原則為切合實用，結(jié)合公司實際，按大類、中類、小類三級分類；大類按目前公司部門來分，中類根據(jù)總部、門店來分，小類視實際而定；舉例說明：如華大店人事招聘店助文件，大類為人事部，中類為華大店，小類為人才招聘類；又如公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同，應(yīng)歸在商品中心采購部總部合同類，大類為商品中心采購部，中類為總部，小類為合同類。密級劃分及確定公司檔案密級分為四類：絕密、機密、秘密、普通。絕密是指與公司生存、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，如果泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案資料，主要包括：公司董事會形成的會議記錄；公司各種權(quán)利證照、可研報告、勘探報告、項目方案等。機密是指與公司的生存、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，泄露會使公司安全和利益遭到嚴重損害的檔案資料，主要包括：會計憑證、帳簿、財務(wù)報表及其它應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料；公司大事記；經(jīng)營過程中形成的所有合同、協(xié)議；公司范圍內(nèi)工程項目圖紙、預(yù)、決算報告等。秘密是指與公司生存、經(jīng)營、人事有較大利益關(guān)系，如果泄露會使公司的安全和利益遭受損害的檔案資料，主要包括：公司在全年工作中形成的文件、材料、總結(jié)；人事檔案；單價在２０萬元以上的設(shè)備儀器檔案；企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中所形成的聲像檔案；獲得政府部門頒發(fā)的獎狀、獎杯、錦旗、榮譽證書等實物性檔案。普通是指與本公司生存、經(jīng)營、人事利益關(guān)系較小，如果泄露會使公司的安全和利益遭受損害的可能性很小的檔案資料，主要包括：公司總部及下屬各門店在全年工作中形成的設(shè)備管理、設(shè)備配置、工作安排等方面的文件。各密級內(nèi)容知曉范圍：各級檔案公開應(yīng)當(dāng)遵循“知必所需”的原則，一般而言：絕密級檔案局限于董事、監(jiān)事或董事長確定的其他人員；機密級檔案局限于總經(jīng)理辦公會議成員或總經(jīng)理確定的其他人員；秘密級檔案局限于各部門負責(zé)人（經(jīng)理或以上級別）指定人員；普通級檔案局限于公司內(nèi)部相關(guān)工作人員。密級的確立與變更各部門在生成相應(yīng)檔案時，由其負責(zé)人確定、注明各類文件資料的密級劃分和保密期限的意見，加蓋相應(yīng)密級印章。不能確立密級時，則由檔案生成部門負責(zé)人提請行政中心確定。同一案卷內(nèi)有不同密級文件的，應(yīng)以高密級為本卷密級。不同密級檔案應(yīng)當(dāng)區(qū)別對待，分區(qū)存檔，確保其安全、保密。電子檔案：各部門移交文件資料時，若有對應(yīng)電子版文件，一并交與檔案室；檔案室管理人員負責(zé)將電子版文件分類打包，標明入庫日期和文件名稱，保存電腦；年初檔案室管理人員申請將上一年電子版文件刻成光盤，須經(jīng)總經(jīng)理批準，資訊部執(zhí)行，刻完的光盤應(yīng)附有說明，以便查閱。檔案保管期限：類別密級程度保管期限文件范圍人事檔案重要隨員工在職時間變化員工個人檔案、勞動合同、證件、反映員工工作情況文件行政檔案機密永久股東變更、股東會決議；刊物重要長期章程、商務(wù)證件、重要決策會議紀要、重要收發(fā)文；普通短期例行工作會議紀要、例行收發(fā)文財務(wù)檔案機密永久各種帳本、憑證及年度決算報表聲像檔案重要長期有紀念意義及價值等錄音、攝像資料一般短期例行一般活動的音像資料合同檔案機密永久合作合同、融資合同、其他特殊合同重要長期重要事項所簽訂的專項合同普通短期例行工作所發(fā)生的一般業(yè)務(wù)合同檔案資料使用：檔案室管理人員必須做好檔案資料服務(wù)工作：在公司OA系統(tǒng)或內(nèi)部論壇定期公布入庫檔案及圖書資料信息；對入庫檔案編排目錄，標明入庫日期、檔案名稱、內(nèi)容提要，以方便查閱；定期統(tǒng)計檔案使用情況，每年終統(tǒng)計當(dāng)年檔案查閱人次，總結(jié)檔案使用效果。查閱檔案注意事項：公司檔案資料不得外借；工作人員因工作需要，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱檔案室文件，并作查閱登記；查閱機密文件須經(jīng)所屬中心副總批準，查閱絕密文件須經(jīng)總經(jīng)理批準；檔案資料必須現(xiàn)場查閱，特殊情況須辦理借出手續(xù)，并及時歸還；復(fù)印文件（僅限于普通類文件）必須申請，且經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準；愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞；檔案交還時，檔案管理人員必須當(dāng)面點交清楚，檢查有無遺失或損壞。銷毀處理：對于保管期滿的文件，每年銷毀一次；各部門對無保存價值的檔案，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后可自行銷毀；行政部門對于保管期滿的文件，在征求相關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀；保管期滿文件如還需使用，須書面申請，寫明原由及期限，由其部門領(lǐng)導(dǎo)批準；銷毀采用粉碎方式，銷毀時應(yīng)有防損部人員在場監(jiān)督公司檔案資料使用須知公司檔案資料不得外借；查閱檔案資料，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準，并作查閱登記；檔案資料必須現(xiàn)場查閱，特殊情況須辦理借出手續(xù)，并按時歸還；復(fù)印文件（僅限于普通類文件）必須申請，且經(jīng)行政部主管領(lǐng)導(dǎo)批準；查閱機密檔案、絕密檔案均須經(jīng)總經(jīng)理批準；愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞；檔案交還時，檔案管理人員必須當(dāng)面點交清楚，檢查有無遺失或損壞。印章管理制度目的：為規(guī)范公司印章的正確使用，確保印章的嚴肅性，避免出現(xiàn)失誤，減少損失，特制訂本辦法。印章種類分為：公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人印章、印鑒章、發(fā)票專用章、各部門印章，及其他因工作需要而使用的各業(yè)務(wù)印章。印章的使用公司公章管理及使用公司的公章由公司指定專人保管；公章管理者必須嚴守公司有關(guān)商業(yè)機密，并認真審核需加蓋公章的文件資料及相關(guān)審批手續(xù)是否完整，對公章使用上出現(xiàn)的失誤負有間接責(zé)任；有關(guān)公司股權(quán)、股東等變更資料、公司成立、注銷資料，及有關(guān)財務(wù)上的特殊資料蓋章，須經(jīng)公司董事長批準方可蓋章；公司公章的使用流程：由經(jīng)辦人填寫《用印申請單》，按照公司核決權(quán)限審批后至公章管理員處辦理蓋章手續(xù)，否則公章管理者不允許給予辦理任何蓋章手續(xù)；公司所有的對外發(fā)文需公司總經(jīng)理審批，承諾函需總公司董事長或授權(quán)人審批，審批者因外出無法簽字批準時，公章管理者可視情況給予延遲，如因特殊情況，則須致電審批人確認，待審批人返回后補簽；公章的審批（除對外發(fā)文外）統(tǒng)一填寫《用印申請單》，該表由公章管理者保管、記錄各公章的使用情況，并將該表永久保存，以備查用；合同專用章的使用公司所有因業(yè)務(wù)關(guān)系而發(fā)生的對外簽訂的協(xié)議或合同，均統(tǒng)一使用合同專用章，該印章由專人負責(zé)；印章管理者在使用合同專用章時，須認真核對合同的最終確認稿，若發(fā)現(xiàn)與會簽意見有不符時，應(yīng)及時與合同經(jīng)辦部門經(jīng)理確認，并確認合同文本上有代表人簽字后方可予以蓋章，同時加蓋公司的騎縫專用章；所有合同蓋章前均須需按照相關(guān)管理辦法審批并填寫《合同審查會簽表》（詳見《合同管理辦法》），經(jīng)審批后，采用“公司用印登記表”進行記錄，該表永久保存，以備查用。財務(wù)專用章、私人印鑒章的使用財務(wù)專用章僅限于公司財務(wù)印鑒及有關(guān)銀行帳務(wù)處理、發(fā)票的使用，私人印鑒章僅作為公司因帳務(wù)往來而產(chǎn)生的銀行支票的使用，該印章均有專人負責(zé)保管；印鑒蓋章除提總公司董事長或授權(quán)人特別書面授權(quán)外，均須有總公司董事長或授權(quán)人簽字方可蓋章，若臨時急用款項須經(jīng)口頭確認后方能蓋章，事后應(yīng)補簽；有關(guān)銀行帳務(wù)處理及發(fā)票的使用均由財務(wù)經(jīng)理批準方能蓋章。印章保管者必須建立登記臺帳，認真審核每筆款項的用途及金額，并做好記錄，永久保存，以便備查。法人代表印章的使用法人代表印章代表公司法定代表人的簽字，由專人負責(zé)保管；法人代表印章的使用范圍：財務(wù)及有關(guān)銀行帳務(wù)方面、業(yè)務(wù)合同法人簽訂、授權(quán)委托書等；若因工作需要須法人代表簽章的，必須先經(jīng)法人簽字后方可蓋章；有關(guān)業(yè)務(wù)合同須加蓋法人代表印章的，經(jīng)合同會簽定稿并有領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方能蓋章；財務(wù)及有關(guān)銀行帳務(wù)方面由財務(wù)經(jīng)理批準；特殊的授權(quán)委托書須經(jīng)公司董事長或授權(quán)人批準；各專用章及其他印章的使用為方便業(yè)務(wù)開展，公司所開發(fā)項目、各部門經(jīng)批準可啟用項目專用章及部門專用章。財務(wù)發(fā)票專用章僅限于財務(wù)開具票據(jù)使用，該印章由公司財務(wù)負責(zé)人指定專人進行保管，所開具的票據(jù)是合法、有效的，并且是用于正常業(yè)務(wù)開展和需要的；各部門印章的啟用是為業(yè)務(wù)上的便利，該印章由部門指定專人保管，須經(jīng)部門負責(zé)人批準方能蓋章，相應(yīng)的登記臺帳由各部門自行建立；公司對外簽訂的合同或有關(guān)文件須加蓋相應(yīng)公司的騎縫專用章或公章；若正式文件因筆誤需要修改而無法重新修訂時，應(yīng)加蓋相應(yīng)公司的校正章或公章；有關(guān)作廢的文件需進行保留時，加蓋“作廢保留”章以便識別；公司商務(wù)證件或其他重要文件復(fù)印件的對外使用，須相關(guān)人員簽署有關(guān)使用用途限制的說明；印章的刻制所有的印章刻制均由需求部門提出申請，公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法人代表印章須經(jīng)總公司審批，其余印章由公司總經(jīng)理審批，各類印章均由總部行政部統(tǒng)一刻制，刻制完后通知相關(guān)人員前來領(lǐng)用，并作好領(lǐng)用登記。印章的啟用印章啟用須以通知形式發(fā)文告知，并由公司總經(jīng)理審批。印章的外帶公章原則上不外帶，若因特殊業(yè)務(wù)需要外帶時，則公章管理者應(yīng)請示公司總經(jīng)理批示并隨經(jīng)辦人員一并外出辦理；外帶所蓋的文件需及時補辦相應(yīng)登記手續(xù)；其他若印章不慎遺失，發(fā)現(xiàn)者應(yīng)及時向總部行政部報告，視情況做相應(yīng)的登報聲明工作，并及時補刻印章；公司若因注銷或業(yè)務(wù)結(jié)束，印章需進行作廢時，由職能部門提出申請，報總司總經(jīng)理批準后由印章管理者進行作廢處理，并將作廢的印章交公司總部行政部保存。嚴禁把印章蓋在空白紙張上；若因特殊業(yè)務(wù)需要加蓋印章的空白文件或介紹信時，須進行相關(guān)登記并說明使用用途，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，同時經(jīng)辦人員返回時，應(yīng)及時向印章管理者提交相應(yīng)文件的復(fù)印件；印章管理者應(yīng)做好印章的保護及清潔工作；所有印章管理者必須認真審核把關(guān)所蓋印章的文件，并對印章使用的失誤負有間接責(zé)任；所有有關(guān)印章使用情況的登記表，總部行政部應(yīng)在年終時統(tǒng)一存檔。車輛管理制度目的：為了保障車輛的正常使用和規(guī)范管理，提高用車效率，降低各項成本的支出，特制定本規(guī)定，駕駛員及管理人員務(wù)必嚴格按此規(guī)定執(zhí)行。職責(zé)：公司所有公務(wù)車輛的申購均須報總公司審批，總部行政部負責(zé)車輛的調(diào)配、保險、過戶及公司日常車輛派車等使用管理；司機負責(zé)所駕駛車輛的清潔、日常維護、保養(yǎng)等相關(guān)工作。管理規(guī)定：車輛的維護和保養(yǎng)：司機在每日出車前必須檢查車輛的各項指標是否正常（包含氣壓、制動、機油位、轉(zhuǎn)向、燈光、儀表、馬達、后視鏡、汽油等）；車輛在使用過程中應(yīng)確保外觀、駕駛室清潔保持清潔，正常一周洗車一次；行政主管每