辦公通信禮儀教案

.適用文檔.辦公通信禮儀教課設計教課目的：認識使用通信設施時應注意的問題教課要點：掌握使用通信設施時應注意的問題教課難點：使用通信設施時應注意的問題教課方法：講解法、情形教課法、小組議論法。教具：多媒體課時：2課時教課過程：一、導入在人與人的交往中，禮儀越周祥越保險?！小た碃柖Y貌使有禮貌的人愉悅，也使那些受人以禮相待的人愉悅。——孟德斯鳩二、講解新課〔一〕、禮儀在好多時候能夠代替郵寄的商務信函在草擬時應依照商務信函的一般格式，做到簡潔簡要，文明有禮。1、的禮儀標準的使用有其獨到的規(guī)那么和禮儀標準，在使用時應注意恪守。(1)將要發(fā)送的內(nèi)容應簡潔簡要，盡量不要發(fā)送好多頁數(shù)的，免得占用設施、浪費紙張。(2)單位所使用的設施，應安排專人負責。無人在場而又有必需時，應使其處于自動接收狀態(tài)。單位的機盡量不要與辦公采納間一線路，免得影響正常辦公。(3)不要未經(jīng)對方同意私自覺送。有的企業(yè)機并不是整天開機，所以應認識對方開機的時間或許預先聯(lián)系，以便對方做好接收準備。(4)不要在未經(jīng)加密的機上傳遞保密性資料。急件應在封面上注明，必免被耽擱。..適用文檔.件要用有企業(yè)信頭的公函紙而且注明時間、日期、接收人的姓名、號、號碼以及所在部門的名稱，還要注明發(fā)送人的姓名、號及所在部門的名稱，傳遞文件的頁數(shù)等。(7)發(fā)送時一定依照規(guī)定操作以保證的清楚度。機有時紙張成效不理想，筆跡可能不太清楚，也簡單退色，應實時將件復印存案。(8)使用完機后要檢查機能否還有紙，假如馬上用完要加紙。2、的注意事宜使用時還要注意以下事宜：(1)一定洼意保護個人和所在單位的形象，在發(fā)送時一般不行缺乏必需的問候語和道謝語。發(fā)送文件、信函、資料時更要注意這一點。(2)不要私自去除別人在機上的設置。(3)假如在發(fā)時收到其余人的，應將其放在收件人的信箱里，不要擅自查察其內(nèi)容。(4)即時辦理相關(guān)事宜。人們在使用時，最為看重的是它的時效性。因此在收到別人的后，應在第一時間內(nèi)采納合適的力式旨知對方，免得對方惦念。〔二〕、禮儀被現(xiàn)代人公以為便利的通信工具，在平常工作中，使用的語言很關(guān)鍵，它直接影響著一個企業(yè)的名譽；在平常生活中，人們經(jīng)過也能大略判斷對方的人格、性格。因此，掌握正確的、禮貌待人的打方法是特別必需的。接聽的步驟以下：1、接聽前準備筆和紙。假如沒有準備好筆和紙，那么當對療需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓來賓等候，這是很不禮貌的。所以，在接聽前，耍準備好筆和紙。(2)停止全部不用要的動作。不要讓對方感覺到你在辦理一些與沒關(guān)的事情，否那么對方會感覺接聽者在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。(3)使用正確的姿勢。假如接聽姿勢不正確．不當心從手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出難聽的聲音，也會令對方感覺不滿意。..適用文檔.(4)帶著淺笑快速接起，讓對方也能在中感覺到接聽者的熱忱。2、接聽時(1)三聲以內(nèi)接起，別的，接聽還要注意接昕電活的語調(diào)，讓對方感覺到減意；往意語調(diào)的速度；注意接昕的措辭，絕對不可以用任何不禮貌的語言方式來使對力感覺不受歡迎；注意兩方接昕的環(huán)境；注意當線路發(fā)生故障時，一定向?qū)Ψ酱_認原由；注意打兩方的態(tài)度。當聽到對方的淡話很長時，也一定有所反應，如使用“是的、好的〞等來表示你在聽。主動問候，報部門介紹自己。假如想知道對方是誰，不要冒昧地問“你是誰〞，能夠說“請問您哪位〞或許以禮貌地問，“對不起，能夠知道應怎樣稱號您嗎？〞(4)須放置或讓來賓等候時，應賜予說明，并道歉。每過20秒留神一下對方，向?qū)Ψ秸J識能否愿意等下去。(5)感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束。在結(jié)束時，應用踴躍的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方?！踩?、E—mail禮儀E-mail即電子郵件，又稱電子信函或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡向交往對象所發(fā)出的一種電子信函。使用E-mai1要注意吼下禮儀標準：(1)同時發(fā)給幾個人的電子郵件最好采納分別發(fā)送形式，不要使用抄送格式或許群發(fā)。每日檢查新郵件，收到別人的重要電子郵件后應馬上答復。答復信函時可合適附上原文，以便收件人能很快知道答復信函的要旨。重要的電子郵件在發(fā)送成功后還應咨詢其能否收到。電子郵件要注明主題。主題應盲簡意賅，令人一日了然。往意標題不要過長，免得被郵件系統(tǒng)自動歸人垃圾郵件。郵件內(nèi)容要謹慎。此刻法律規(guī)定電子郵件的內(nèi)容能夠作為法律依照，所以公事來往中關(guān)于電子郵件的內(nèi)容必定要謹慎。郵件不要太長，否那么簡單令人忽視局部內(nèi)容或許失掉興趣。郵件最好采納純文本格式，假如需要發(fā)送附件，要考慮對方可否閱讀該..適用文檔.文件。因為不一樣的電腦的操作系統(tǒng)不一樣，附件內(nèi)容未必能夠打開。仔細撰寫郵件。向別人發(fā)送的電子郵件必定要精心構(gòu)想，仔細撰寫，語言要流利。引用數(shù)據(jù)和資料時應注明出處。防備亂發(fā)郵件。妞果沒有必需，不要向別人亂發(fā)電子郵件。信函的開頭結(jié)尾最好有問候語。小潔是A企業(yè)的新人，負責辦公室的常務工作。這日，辦公室主任馮女士要他給企業(yè)的研發(fā)部門的職工發(fā)一封E-mail，通知大家下周的例會時間變更。小潔想想自己平常絡摯友們?nèi)喊l(fā)郵件的情形，使胸中有數(shù)地坐到辦套桌前，開始撰寫郵件。內(nèi)客以下：各位職工，這是一個時間更改通知。下周的例會時間由周一上午更改加周二上午，時間仍按原準時間。望互相轉(zhuǎn)告。感謝！接下來，他在企業(yè)的信函系統(tǒng)中選了“群發(fā)〞功能，將郵件發(fā)了出去。不久，就有接踵打到辦公室，大家紛繁咨詢時間更改有沒有自己的部門。本來，小潔一時粗心，在群發(fā)時將郵件發(fā)給了企業(yè)的全體職工，而且，因為其信函中通知的對象不明確，造成了全體職工的誘惑。過后，辦會室的馮主任嚴苛地責備了他。想想：小潔在使用E—mail時應注意到哪些相應的事宜?試試幫助小潔將郵件的內(nèi)容改正一下。〔四〕、即時聊天工具禮儀即時通信(IM)以其簡潔、快捷的特色快速任職場交流中普及開來。在看似平?；募磿r聊天工具中做到得體、大氣的禮儀，是表達職業(yè)修養(yǎng)的重要門路。在使用即時聊天工具時要注意以下禮儀標準：屏幕名稱、圖標、頭像能否臺適。合適于休閑環(huán)境的頭像未必合適商業(yè)環(huán)境；屏幕的名稱、圖標和頭像是留給對方的第一印象，所以要注意其與自己單位名稱的關(guān)系和適應。進行自我介紹。當?shù)谝淮渭せ钜粋€即時聊天懇求時，假如屏幕頭像缺乏以向?qū)Ψ秸f明自己或所在單位的根本狀況時，要給出簡要的自我介紹。..適用文檔.咨詢對方能否有時問聊天。假如不咨詢對方能否方便進行交流而直接發(fā)送聊天窗口，是一種不尊敬對方的表達。輕那么給人留下不良印象，重那么影響職場上的來往，是應該注意的。明確議論內(nèi)容。任職場中，時間是最為寶貴的。大部分人不會只為了聊天而聊天。在進行即時聊時節(jié)，要先向?qū)Ψ秸f明自己會話的主要企圖，保證對方認識要議論的內(nèi)容。悄息應簡潔，要點突出。因為好多即時信息效力部有數(shù)目限制，發(fā)出的信息應盡量簡潔，中文以不超出250字為宜，英文不超出500字符。要適應付方的閱讀能力和注意力。英文郵件注意文字格式。用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段塒一些信息進行提示時，要注意能否表露了過于強硬的語氣。給對方時問往返成。因為打字速度、系統(tǒng)、問題難易程度的影響，要留給對方足夠的時間往返應信息。出于禮貌，每次是好只問一個問題。保持關(guān)注對方，以示尊敬。術(shù)語和縮寫。關(guān)于不確立兩方共知的術(shù)語和縮寫，要盡量寫全稱。因為交流的對方可能是非專業(yè)人員，假如其不熟習術(shù)語，町能會產(chǎn)生混雜甚至誤會。囡此應盡量使術(shù)語、縮寫顯得理解、易懂。不要使用自定義字體、文字大小和顏色。文字格式的設置盡量樸實、隆重。以黑色宋體的標準字體為宜。假如任意改成紅色、藍色，或加大、減小字號，會給人以冒昧之感。注意機密信息。即時信息和在線聊天程序在默認設置下的安全級別不夠高，它可能同意其余程序從即時聊天中截守信息。假如需要傳遞或接收機密信息，應中選擇使用安全會話功能，或許使用其余安全性能更高的程序，比方電子郵件等。結(jié)束會話的禮儀。結(jié)采即時會話時，除了要重申會話的要點以外，要咨詢對方能否還有疑問。假如沒有，應該表示感謝。三、講堂小結(jié)掌握職場的辦公通信禮儀標準，為往后走向工作崗位做準備；掌握禮儀的根來源那么，井能夠?qū)⑵溥\用到交際活動中。..適用文檔.四