第9章 會議溝通

第9章會議溝通一次成功的會議就是一次成功的溝通什么是會議溝通？會議溝通：是群體和組織中相互交流意見的一種形式，

會議即可以視作一個集思廣益的過程，也可以被當作一種信息傳遞的方式。有什么事情開個會解決9.1會議溝通概述9.1.1會議目標（1）分享信息（傳遞信息）。（2）作出決策。（3）化解矛盾。（4）創(chuàng)新思維。（5）激勵成員（士氣）。9.1.2會議類型會議按不同的類型劃分，類別不同，主要有：（1）按會議的規(guī)模劃分1）大型會議：股東大會；展銷會；新聞發(fā)布會；全體員工會議等。2）中型會議：行政例會；代表大會等。3）小型會議：座談會；洽談會；部門會議等;一對一會議。按會議的內容和性質分1）股東大會和董事會——股份制企業(yè)會議的一種類型。參加人員：全體股東或股東代表；董事會成員內容：公司的重大事項，如公司章程的修訂；公司利潤的分配；新項目投資等。9.1.2會議類型2）常規(guī)性的員工會議——這種會議為常見會議類型。參加人員：全體員工；與會議內容有關的人員內容：通報新的政策；傳達上級的指示精神；表彰先進；總結單位上一年的工作情況，布置下一年的工作等。3）部門會議——由部門負責人召集本部門成員召開的會議，一般規(guī)模不大。內容：通報部門情況；解決問題；融洽關系。有時突發(fā)事件出現(xiàn)，也需要召開部門會議立即解決。4）座談會（包括客戶咨詢會議）——企業(yè)對內對外的一種溝通方式，目的性強，會議的時間短。參加人員：比較復雜，可以來自單位各部門，也可來自社會各方面。內容：了解對一些問題的看法，搜集一些意見等。5）展銷會和業(yè)務洽談會展銷會是一種開放式的會議形式，主要以營銷為目的。洽談會主要是以談判的形式出現(xiàn)，要求較高。6）新聞發(fā)布會——這是一種對外的開放性會議形式。一般在企業(yè)出現(xiàn)危機事件，或有新產品問世等重大事項時采用這種會議類型。新聞發(fā)布會運用領域較廣。7）一對一會議（虛擬會議）這是一種特殊的會議類型，在企業(yè)中一般以聊天、交談、聚餐（會）等形式出現(xiàn)。這種會議類寫那個對于了解情況、收集信息非常有意義。9.1.3會議的組織原則（1）目的要明確。（2）決策要果斷。（3）反應要靈活。（4）職責要分明。（5）互相要配合。（6）會議要節(jié)儉。9.2會議的準備工作9.2.1成立會議的籌委會或秘書處。這一般是指大型會議?；I委會或秘書處成員要分工明確，互相協(xié)作，在會議材料的準備、分發(fā)，會場的確定、布置，參會人員的迎送、餐飲等方面都要做好工作，確保會議順利進行。9.2.2擬定相關文件（1）會議通知、請柬、邀請函等。（2）會議議程（3）會議日程安排（4）會議的經(jīng)費預算（5）會議的策劃方案（一般很少用）9.2.3選擇確定參加會議的人員根據(jù)會議的內容、重要性，確定參會人員。參會人員：人數(shù)、級別（身份）；會議的代表&會議的嘉賓&特邀代表等。會議參加人員選定的原則：（1）首要原則是少而精（2）信息型會議——所有需要了解信息的人參加（3）決策型會議——對問題的解決有所貢獻，對決策有影響的權威人士，以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加（4）你需要對那些未在會議邀請之列的關鍵人士做出說明9.2.4做好會場的布置會場安排因會議性質、規(guī)模、、內容不同而不同（1）會場選擇和布置應注意的問題：1）根據(jù)人數(shù)多少選擇會場大小2）會場交通要方便3）會場環(huán)境要安靜，無噪音干擾4）會場衛(wèi)生要干凈，通風條件、隔音效果都要好5）會議所需的設備要齊全：音響、投影儀、白板（筆）、電源、席卡……6）安全措施要到位（2）座次安排——重要。1）禮堂式?！话阌糜诖笮蜁h；全體股東大會；全體員工會議或新聞發(fā)布會。2）U型（橢圓型、長桌型）——一般用于部門會議或貿易洽談會等小型會議。3）圓桌型——一般用于多方會議，而且在地位上不宜區(qū)別開來的人員宜用這種會議座次。4）V型——一般用于宴會或培訓會，一方面可以聽講，一方面可以討論。5）課桌型——與禮堂型相似，只是會議的規(guī)?；虻燃壭∮诙Y堂式，更多的用于內部會議溝通。6）半圓形或馬蹄型——一般是領導會見時運用。會場布置V型禮堂型長桌型U型圓桌型課堂型9.3會議日程安排一、會議日程安排的作用1.保證會議按一定日程有序進行2.方便與會人員，使與會人員清楚知道會議經(jīng)過和內容3.提供了組織者和參會人員之間、參會人員之間的溝通的平臺4.樹立了會議組織者的良好形象9.3會議日程的安排9.3.1會議日程安排包括的具體內容（1）會議舉行的時間、地點。（2）會議要討論和解決的問題——即議題及其類型：（3）每項議題的負責人和介紹人。（4）每項議題所需要的時間。（5）會議的名稱（6）其他：休息安排；社交等9.3.2會議日程安排的具體寫作：資料：“格力”空調合肥地區(qū)銷售部決定于2008年1月15日在合肥桐江飯店召開各銷售點（包括三縣）負責人會議。會議主要是表彰2007年銷售先進單位，并布置2008年銷售任務及具體落實情況。9.3.3會議決策的方法（1）權威決策法。（權威型）——往往由領導決定或會議主席對問題的解決方法做出最后的決定。優(yōu)點：快速、高效缺點：有些成員沒有表態(tài)或贊成。（2）多數(shù)/投票表決決策法。（表決型）——大多數(shù)人通過投票的方式進行決定，一般來說被認為是比較公正的。優(yōu)點：速度快；缺點：可能造成群體內部成員分裂。（3）趨同決策法。（咨詢型）——將問題及方法都寫出，讓與會人員選擇，根據(jù)群體的大致傾向，由領導最后做出決策。優(yōu)點：成員高度參與，每個人都可發(fā)表意見；缺點：時間長；有時難以達到。（4）達成一致決策法。（全體通過型）——每個人都完全同意。優(yōu)點：執(zhí)行阻力??；缺點：費時。9.3.4會議議程與日程安排的關系（1）會議議程：（2）兩者關系聯(lián)系：1）兩者的主要內容一致：主持、議題等2）議程所列事項順序與日程安排順序一致3）兩者都是圍繞一次會議而擬寫的書面材料區(qū)別：1）日程安排比議程更為具體2）日程安排應讓參加會議的人員人手一份；議程可以不發(fā)放給與會人員3）日程以每天為單元擬寫；議程以整個會議為單元擬寫。你在會議中是否具有以下行為？9.3.5會議記錄（1）記錄方式：文字；符號；錄音（2）記錄種類：概要式；詳細式；詳略式。（3）會議記錄的內容：1）會議的基本情況：時間、地點、會議名稱（屆、次）、出席人、主持人、記錄人、列席人、缺席人、議題等2）會議記錄的核心內容：①會議進程：開幕式；宣讀文件；來賓講話等；②代表發(fā)言、談論的內容；③形成的決議及未解決的問題④散會（休會）。主持人、記錄人簽名。9.4會議的主持與參與9.4.1會議支持人的溝通技巧（1）成功地開始會議1）準時開會，精心設計開場白。2）向每個會議參加者表示歡迎“各位來賓，各位代表，至此……之際，我代表……向各位表示熱烈的歡迎?！?）制定或重溫會議的基本原則（會議要求）4）分配記錄員（或計時員），明確責任。（2）圓滿地結束會議1）回顧會議的議程，表明已經(jīng)完成的事項和待完成的事項。2）總結會議的主要決定和行動方案3）就下次會議日期、地點等事項達成一致意見。這種情況一般是一次會議難以解決現(xiàn)實問題，才有會議結束時的約定。4）給每一位與會者一點時間說最后一句話。

如：“大家簡單地談一下自己的感受?！薄懊總€人用一句話簡單總結一下吧！”“大家還有什么意見？可以利用最后一點時間說一下?！?）對會議進行評估，在一種積極的氣氛中結束會議?？梢韵蚺c會者表示贊賞、祝賀等。如“今天的會氣氛很好，大家聽得都很認真，謝謝大家！”“今天圍繞***問題，大家討論的很熱烈，提出了很多合理化的建議。今天的會議很成功，達到了預期的效果。謝謝大家！現(xiàn)在散會?！保?）主持人應有技能（如何支持會議）1）清楚、簡明地介紹會議的程序及要求:議題；議題的主講人；會場紀律要求等2）能夠控制會議中的任何沖突：①議題復雜的會議：與會成員有分歧，要對問題進行總結并組織討論②議題有爭議，請發(fā)言者輪流發(fā)言，表示贊同或反對。3）在會議進行中應對會議要點和決議進行總結，使會議按日程安排逐項順利推進。4）關注會議人員：留意人們何時希望發(fā)言；鼓勵與會者發(fā)言。5）控制會議進程：①與會人員爭吵、離題，要控制局面，使之回歸正題②中途走動頻繁、聲音嘈雜要制止③發(fā)言人超時要提醒。6）將決議付諸表決。7）主持人要正確地運用提問的方式9.4.2會議參加者的溝通技巧（1）做好準備：仔細閱讀會議材料，考慮要討論的問題，事先擬好發(fā)言提綱。（2）確保所問問題、所提建議含金量高。（3）將自己的意見與權威人物的意見聯(lián)系起來。（4）事先在組織內尋找到意見相同的伙伴，彼此互相支持。（5）準備發(fā)言前，可以用語言和非語言向主持人示意（6）認真傾聽，做好記錄9.4.3會議秘書的職責（1）秘書素質1）思維敏捷2）記錄速度快3）知識面廣4）傾聽能力強5）總結能力強6）協(xié)調能力強（2）秘書職責1）擬寫會議材料，并分發(fā)到相關者手中。2）下發(fā)會議通知、請柬等3）記錄會議內容（全程記錄）4）整理會議紀要并下發(fā)5）匯報并協(xié)助解決會議中的突發(fā)事件6）其他：迎送嘉賓、領導；查看會場布置……小測試我常對參加者更注意而非對自己更注意。會議前，我總能心平氣和、泰然自若。會議前，我會