公文的基本規(guī)范1

公文基本規(guī)范及常見問題的處理王志宏2012.42/4/2023一、公文基本規(guī)范

（一）公文的基本概念（二）公文的格式（三）公文的種類（文種）（四）行文規(guī)則（五）公文四要素2/4/2023（一）公文的基本概念公文即公務(wù)文書，是具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。2/4/2023公文的特點：鮮明的政治性、政策性強烈的權(quán)威性、約束性明確的規(guī)范性、時效性具有特定的體例格式，幾乎沒有創(chuàng)新的空間。2/4/2023公文的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用規(guī)范和制約作用宣傳和教育作用溝通和信息作用依據(jù)和憑證作用示范作用史料作用2/4/2023從某種意義上說，公文是一個單位的門面，在很大程度上：

關(guān)乎企業(yè)的利益

關(guān)乎企業(yè)的形象

關(guān)乎企業(yè)的效率

一個單位、一個企業(yè)公文處理水平的高低，可以直接反映出單位、企業(yè)的管理水平高低。因此必須引起大家的高度重視。2/4/2023（二）公文的格式

1.公文的構(gòu)成：公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

公文的格式是指組成公文的各要素在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。2/4/20232.公文中各要素標(biāo)識規(guī)則：

組成公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。如下圖：2/4/2023下行文式樣眉首秘密等級發(fā)文字號緊急程度發(fā)文機關(guān)標(biāo)識份號標(biāo)題主送機關(guān)主體正文2/4/2023主體版記附件標(biāo)識印章成文日期附注主題詞抄送機關(guān)印發(fā)機關(guān)印發(fā)日期二維條碼2/4/2023上行文式樣眉首主體發(fā)文字號簽發(fā)人2/4/2023

3.公文的排版規(guī)則

（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）（如下圖）

（3）文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。標(biāo)題用二號宋體，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。發(fā)文字號、正文、版記用3號仿宋字，主題詞用黑體3號字，一般每面排22行，每行排28個字。（4）裝訂要求，上下兩枚訂書針分別訂于頁面上下各1/4處。

2/4/20232/4/2023（三）公文的種類（文種）

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的公文種類共13種：1.命令（令）

2.決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

3.公告

4.通告

2/4/20235.通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6.通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

7.議案

8.報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

9.請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

2/4/2023

10.批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

11.意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

12.函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

13.會議紀(jì)要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。2/4/2023我們在工作中常用到的主要有：通知、通報、報告、請示、批復(fù)、決定、函、意見、會議紀(jì)要。各個文種的具體寫法都有規(guī)范體式，希望大家能多找一些范例學(xué)習(xí)，勤讀勤練必有所獲。對各文種寫作中存在的普遍性問題和注意事項，在第二部分我們會講到，在此不再贅述。2/4/2023（四）行文規(guī)則

按照行文關(guān)系，公文可以分為上行文、平行文、下行文。為保證公文處理工作高效有序地進行，必須正確認識行文關(guān)系，遵守如下行文規(guī)則：2/4/2023行文應(yīng)當(dāng)精簡注重效用一是可發(fā)可不發(fā)的文件，堅決不發(fā)；二是凡已開會作過部署或已登報、發(fā)電話通知、傳真的，一般不再發(fā)文；三是本級工作措施相比上級文件沒有更具體要求的，不再發(fā)文；四是內(nèi)部部署的一般工作，一般不發(fā)文。2/4/2023按隸屬關(guān)系行文各單位間的工作關(guān)系主要有三種類型：1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。3.不相隸屬關(guān)系。

2/4/20231.處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機關(guān)可以向被領(lǐng)導(dǎo)或被指導(dǎo)的下級機關(guān)主送下行文；2.被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級機關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機關(guān)主送上行文；3.不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間相互主送平行文。2/4/2023不越級行文

不越級行文的規(guī)則體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責(zé)的組織原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響辦事效率。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可特事特辦，越級行文，但要抄送被越過的上級機關(guān)。否則，受文機關(guān)對越級公文，可退回原呈報機關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。2/4/2023不越權(quán)行文

這一點的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。上級機關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。2/4/2023上行文不直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人

除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級領(lǐng)導(dǎo)個人報送“請示”、“意見”和“報告”。2/4/2023上行文直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人的不良后果：1.未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；2.這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；3.現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾?/4/2023黨政分開行文黨委（支部）、行政無論收、發(fā)文、歸檔，均應(yīng)兩條線分別處理。2/4/2023（五）公文四要素語言：主題結(jié)構(gòu)材料語言文章的靈魂解決為什么要寫的問題，使文章言之有理文章的血肉解決的是文章寫什么的問題，使文章言之有物文章的骨架解決怎么寫的問題，使文章言之有序文章的細胞解決怎么寫好的問題，使文章言之有形2/4/2023公文的主旨要正確、明確、單一，主旨要起筆立意，落筆入題，一個中心貫穿全文。一般的寫法是開門見山，直接點題。然后圍繞主題展開敘述、議論或說明。2/4/2023公文的材料要真實、準(zhǔn)確、得當(dāng)。下筆之前，材料是形成觀點的基礎(chǔ)；下筆之后，材料是表達觀點的支柱。

材料的選擇要圍繞主旨展開，要切題、典型、新穎。2/4/2023

公文的結(jié)構(gòu)要規(guī)范、合理、明晰。要嚴格按照不同類型文種的體式要求設(shè)定公文結(jié)構(gòu)。如報告、意見等一般都是提出問題、分析問題、解決問題。會議紀(jì)要：會議時間+地點+參會人員+會議內(nèi)容+決議2/4/2023

公文的語言要嚴謹、簡約、得體切忌過分修飾、引經(jīng)據(jù)典、恣意夸張、融入個人感情色彩。公文語言以說明事實、表達清楚觀點為根本，少一些虛浮，多一些事實。2/4/2023二、公文處理中常見問題的

交流探討2/4/2023（一）公文版式中存在的問題1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識不規(guī)范。由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成。如：青海省共和至玉樹公路建設(shè)指揮部文件

實際中存在的問題：（1）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識不套紅印刷；（2）隨意簡化發(fā)文機關(guān)全稱；（3）黨政標(biāo)識不分，隨意發(fā)文。中共+發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+委員會（支部委員會）+文件

2/4/20232.公文間隔線印制不規(guī)范。如：間隔線應(yīng)為單一直線，中間無任何標(biāo)識。2/4/20233.印章的使用不規(guī)范。規(guī)范：1.印章上邊緣與文件正文最末一行文字的間隔應(yīng)小于一個行距。2.印章下邊緣應(yīng)印制在成文日期上，且“騎年跨月”?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢??！痢痢痢聊辍猎隆寥涨嗪Ｊ」埠椭劣駱涔方ㄔO(shè)指揮部123456782/4/20234.版記格式不正確。常用的版記方式：主題詞：×××××××××××××抄送：××，××，××、××、存檔。發(fā)文單位全稱×年×月×日印發(fā)（共印××份）常見問題：1.漏項。2.標(biāo)注“抄報”。無論送上級還是下級，均應(yīng)是抄送，沒有抄報的提法。2/4/2023（二）公文寫作中的常見問題

1.發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范。

發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。下行文居中排布，上行文居左排布。2/4/2023

發(fā)文字號不規(guī)范。主要表現(xiàn)有：

（1）搭配虛字

如：“青共玉路建指〔2012〕第35號”，這里的“第”是沒有什么實際意義的多余字，應(yīng)刪去。規(guī)范化的用法是：“青共玉路建指〔2012〕35號。2/4/2023

（2）要素顛倒。

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章第十條第四款已明確規(guī)定：“發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號”，實質(zhì)上等于指定了“機關(guān)代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別單位在使用“發(fā)文字號”時，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“〔2005〕交辦發(fā)35號”，把年份前移，是錯誤的。規(guī)范化的用法應(yīng)是“交辦發(fā)〔2005〕35號”。2/4/2023

（3）年號不全。

如“國辦發(fā)〔08〕35號”，這里的“〔08〕”是指2008年度。如若事過幾個世紀(jì)或更長一些時間，給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應(yīng)該寫全。2/4/2023

（4）錯用括號。

如“國辦發(fā)（2008）35號”、“交辦發(fā)〈2008〉35號”，這里的年份所用的括號“（）”、“〈〉”均是錯誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號“〔〕”，如：“交辦發(fā)〔2008〕35號”。2/4/2023

（5）亂設(shè)虛位。

發(fā)文字號中的“發(fā)文序號”常常出現(xiàn)虛位，如“國辦發(fā)〔2008〕005號”，這里的“005號”應(yīng)改為“5號”。2/4/2023

（6）擺放有誤。

發(fā)文字號的擺放有兩種不同類型：下行文，發(fā)文字號一般居中；上行文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移到左邊，左空1字，簽發(fā)人姓名居右安排，右空1字；

上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。2/4/2023

2．公文標(biāo)題使用不當(dāng)。

2/4/2023公文標(biāo)題常見問題：

（1）標(biāo)題要素掌握不當(dāng)：

標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分組成，不該省略的不能省略，該省略的要省略。當(dāng)有發(fā)文機關(guān)標(biāo)識時，可省略發(fā)文機關(guān)名稱；當(dāng)發(fā)非正式的通知時（如一般的會議通知或零時性通知），可省略發(fā)文機關(guān)名稱和事由。2/4/2023

（2）多重轉(zhuǎn)發(fā)時標(biāo)題冗長。

如“××項目部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)共玉指揮部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省交通廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于印發(fā)國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知的通知的通知的通知”。這里介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，可采用“簡化法”、“直轉(zhuǎn)法”、“替代法”進行處理。2/4/2023簡化法：

指揮部要轉(zhuǎn)發(fā)“省交通廳關(guān)于印發(fā)節(jié)能減排實施意見的通知”時:

如果機械轉(zhuǎn)發(fā)則為:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省交通廳關(guān)于印發(fā)節(jié)能減排實施意見的通知的通知

可簡化為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省交通廳節(jié)能減排實施意見的通知2/4/2023直轉(zhuǎn)法：如：××項目部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)共玉指揮部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省交通廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于印發(fā)國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知的通知的通知的通知”?？芍鞭D(zhuǎn)為：××項目部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知的通知替代法：

可替代為：××項目部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)共玉指揮部青共玉路建指〔2012〕**號文件的通知2/4/2023

（3）標(biāo)題標(biāo)點符號使用不當(dāng)。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。例:習(xí)慣寫法為：××省交通廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《交通部關(guān)于組織公路、水路執(zhí)法人員學(xué)習(xí)〈交通行政許可實施程序規(guī)定〉的通知》的通知正確寫法為：××省交通廳轉(zhuǎn)發(fā)交通部關(guān)于組織公路水路執(zhí)法人員學(xué)習(xí)《交通行政許可實施程序規(guī)定》的通知出現(xiàn)較多的有、“”，《》等。2/4/2023

（4）標(biāo)題中“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”和“印發(fā)”使用不當(dāng)。

“批轉(zhuǎn)”具有“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級對下級報告的認同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實的。比如：項目實施中好的經(jīng)驗做法，項目部或項目辦上報到指揮部，指揮部可以批轉(zhuǎn)下去全面推廣?！坝“l(fā)”則主要用于發(fā)布本單位制定的公文或領(lǐng)導(dǎo)講話?！稗D(zhuǎn)發(fā)”主要用于轉(zhuǎn)發(fā)其他機關(guān)和單位的文件。2/4/2023（5）文種使用不當(dāng)。

所有公文只能使用規(guī)范中規(guī)定的13個文種。其余均屬于非規(guī)范性、非法定性文種。常見的使用不規(guī)范的有：申請、說明、方案、辦法等等。2/4/20233.主送機關(guān)不規(guī)范

主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。常見問題：①越級主送。項目部、監(jiān)理辦不得向指揮部行文。應(yīng)先送項目辦，項目辦需指揮部協(xié)調(diào)解決的問題，以項目辦名義上報指揮部。②指揮部除緊急、重大或其他確需向施工監(jiān)理單位說明或解決的事項，原則上不向施工、監(jiān)理單位行文。③指揮部、項目辦下行文的主送機關(guān)應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。如：“各部門”、“各項目辦”、“各施工、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)單位”等。不能籠統(tǒng)地概括為“各參建單位”。

2/4/20234.正文中的有關(guān)注意事項。（1）公文首頁必須顯示正文。（2）正文第一段一般要闡明主旨，開門見山，落筆入題。（3）正文標(biāo)題的層次：一級標(biāo)題：一、二、……二級標(biāo)題：（一）（二）……三級標(biāo)題：1.2.……四級標(biāo)題：（1）（2）……（4）正文語言必須簡明扼要，高度概括。只能使用敘述、說明、議論三種表達方式，原則上不得虛浮、修飾。所用材料必須真實、準(zhǔn)確。(四)正文中涉及數(shù)字的地方，除年份及規(guī)定用漢字的，通常使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。2/4/20235.附件注意事項（1）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（如“附件：1．×××××”）并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。（2）印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)等文件，印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容不作為附件標(biāo)注，而是作為正文的一部分。2/4/20236.成文時間注意事項1.公文的成文時間以單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準(zhǔn)。2.成文時間上方一般不打印發(fā)文機關(guān)名稱（即單位名稱）。聯(lián)合行文的除外。2/4/2023

7.附注常見問題

公文的附注是很容易忽略的一個問題。（1）附注常用于“請示”文種。（2）附注位于成文日期和印章的左下方。（3）“請示”必須在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

2/4/2023(聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：×××)2/4/20238．版記注意事項

（1）主題詞：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。公文的主題詞是適應(yīng)辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文內(nèi)容選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。由各機關(guān)自行制定。2/4/2023主題詞標(biāo)注不規(guī)范的表現(xiàn)有：

①不標(biāo)注主題詞；②簡單地從標(biāo)題中選取主題詞；③主題詞標(biāo)注太多或太少。有的一標(biāo)八、九個，有的只標(biāo)一個；④最后一個主題詞不是文種。

2/4/2023

（2）抄送機關(guān)：抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送各機關(guān)之間屬于平行的，如各部門之間用“、”分隔。上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)等其他抄送機關(guān)之間用“，”分隔。抄送機關(guān)與存檔之間用“，”號分隔。

（3）印發(fā)機關(guān)及日期。（4）公文的版記一定在公文封底的最后！需要強調(diào)的是印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)等文件，版記一定要在印發(fā)件、轉(zhuǎn)發(fā)件的最后封底。2/4/2023（三）公文的特定格式：

1.會議紀(jì)要格式：（1）會議紀(jì)要標(biāo)題由“會議名稱+會議紀(jì)要”組成。（2）會議紀(jì)要不加蓋印章。（3）會議紀(jì)要的內(nèi)容由時間、地點、參加會議人員、會議議程、決議等內(nèi)容組成。（4）會議紀(jì)要必須附參會人員簽到冊。2/4/2023

2.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)（如建管部、財務(wù)部）不得向本部門以外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件；與相應(yīng)的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。2/4/20233.“請示”注意事項

（1）請示必須“一文一事”。

機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮，最后延誤工作。因此，應(yīng)把幾件事項分開請示，一事一文。在這個問題上不能搞精簡、壓縮。

2/4/2023

（2）“請示”只主送一個機關(guān)

一些單位或者領(lǐng)導(dǎo)認為一件事情涉及多個上級主管部門時應(yīng)同時主送，這樣會加快問題的解決。恰恰相反，由于多頭請示，不分主次，極易引起機關(guān)之間相互等待，互相推諉，造成延誤。即使辦理，也會使協(xié)調(diào)難度增加，影響工作效率。正確的做法是，請示公文只主送一個單位，相關(guān)的單位或部門采用抄送形式，以便主辦單位征求意見或會簽。2/4/2023（3）“請示”不同時抄送下級機關(guān)

請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，再通知下級機關(guān)。2/4/2023（4）“報告”中不夾帶請示事項

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，供上級機關(guān)決策參考。上級