O機關管理的原理與方法

機關管理的

原理與方法

（修訂版）

趙國俊陳幽泓編著機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一章

機關管理概述機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)機關與機關管理一、機關

機關就是指國家、政黨或其他社會組織為實現(xiàn)其職能而建立的具有發(fā)動、控制、代表功能，按照法定的程序建立和組織，具有法定的權威，具有獨立活動能力的固定機構。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、機關管理

以為全面提高組織效能提供必要保障為目的，而對機關內(nèi)部部分辦公事務、后勤事務活動的構成要素及其流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材這里的“機關管理”只是對機關自身事務活動的管理，而并不針對機關的職能活動?！皺C關管理”也不是針對機關自身所有事務活動的管理，而只涉及一部分辦公事務和后勤事務活動。

二、機關管理

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、機關管理的功能機關管理的功能在于：它可以使機關內(nèi)部的辦公事務、后勤事務的功效得到放大和充分發(fā)揮。之所以如此，就在于它能使這些事務的要素構成及流通過程達到最佳狀態(tài)。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、機關管理的基本任務

機關管理的基本任務就是通過對事務活動的構成要素及其流通過程實施科學有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)，為機關職能活動的高效展開創(chuàng)造條件、奠定基礎、提供保障。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材機關管理的基本任務要使：人盡其才物盡其力財盡其用時盡其能文暢其流機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、機關管理的特性作為公共管理，特別是行政管理活動的一個組成部分，機關管理具有行政管理的一般屬性，同時，它也具有一般行政管理活動所不具備的特殊屬性。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材機關管理的特性事務性職能之外但卻為實現(xiàn)職能所必需的例行的、程序性的、輔助性的事情的總體。

綜合性一是管理對象廣泛二是居于機關工作活動的中樞地位。技術性機關管理需要遵行特定的技術規(guī)律，需要從事各種管理活動的人掌握特定的技術知識和方法技巧。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一、機關管理體制

機關管理體制是指在機關管理過程中制度化的關系模式，它對機關管理有很強的規(guī)范性，對包括從機關管理的基本制度規(guī)范到具體管理方法措施在內(nèi)的各個方面都有重要影響。第二節(jié)我國機關管理體制

與管理機構機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材機關管理體制特點：1、總體上“統(tǒng)一領導指導，分級負責”。2、機關內(nèi)部“直接領導，集中管理，分工負責”。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材（一）機關管理機構的設置1、在公共管理機關分別以分理制和綜理制設置機關管理機構。2、在一般基層企事業(yè)單位參照黨政機關設置機關管理機構或配置專門人員。3、在工會、共青團、婦聯(lián)組織，一般根據(jù)組織級別及人員規(guī)模分別以分理制和綜理制設置機關管理機構。4、在民主黨派、學術團體一般按綜理制設置機關管理機構。二、機關管理機構機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材（二）機關管理機構的管理職責機關管理機構除了要參與一部分帶有政策性的職能性活動，直接處理一部分事務之外，在機關管理方面需要履行一定的管理職責。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材（三）機關管理機構的主要管理方式機關管理機構在履行自身管理職責時，需要采用一系列的管理方式。1、制定機關事務處理、管理方面的方針政策、規(guī)章制度、程序規(guī)范、工作標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2、編制機關事務處理、管理方面的計劃、規(guī)劃并組織和監(jiān)督實施。3、制定并組織實施本機關事務工作系統(tǒng)的改進方案。4、……機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材機關管理是具有特定內(nèi)容、特定性質(zhì)的特殊行政管理活動，需要遵循一些特殊的規(guī)律，遵行一些特殊的原則。第三節(jié)機關管理的基本原則機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一、系統(tǒng)原則

系統(tǒng)原則的內(nèi)涵是：將整個機關的全部事務活動視為一個整體，注意以系統(tǒng)的思想、系統(tǒng)工程的方法認識和分析解決實際問題。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、服務第一原則服務第一原則的內(nèi)涵是：始終將為公民、為領導、為基層、為其他各級各類工作人員，為實現(xiàn)機關的各項職能提供服務放在首位。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、全面質(zhì)量管理

全面質(zhì)量原則的內(nèi)涵是：強化質(zhì)量意識，強化全面質(zhì)量管理，追求事務活動的全面優(yōu)化。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、時效性

時效性原則的內(nèi)涵是：處處事事、時時刻刻講究時效，確立切實保障、維護機關事務在特定時間范圍內(nèi)的有效性。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、經(jīng)濟性

經(jīng)濟性原則的內(nèi)涵是：力爭以最小的投入（人力、物力、財力、時間等）產(chǎn)生最大的效益。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材六、集中化

集中化原則的內(nèi)涵是：根據(jù)機關事務分散處理、分工負責的特點，以集中的管理建立秩序，提高效能。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材七、規(guī)范化

規(guī)范化原則的內(nèi)涵是：充分制定、嚴格實施各類統(tǒng)一規(guī)范。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材八、簡化

簡化原則的內(nèi)涵是：在滿足既定目標要求，保證具有相同功能的前提下，對事務活動的過程、方法等盡可能化繁為簡。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材思考題何為機關？機關的功能是什么？何為機關管理？機關管理的任務和特性是什么？機關管理的基本原則是什么？堅持這些原則的客觀必要性有哪些？機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第二章

文件工作管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)概述一、文件與公文

文件是人類社會活動中為處理事務的需要，而直接形成并使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄。公文是公務文件的簡稱，公務文件是文件的一個主要的門類，它具有文件的基本屬性，同時又具有其他文件所不具備的一些特點。

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二、公文的功能

公文的功能具體表現(xiàn)：法律規(guī)范的重要表現(xiàn)形式；傳達政令采取重要管理措施的主要工具；下情上達的基本手段；橫向聯(lián)系的紐帶；教育激勵的有效教材；印證事實的真憑實據(jù)。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、公文的效用公文的效用是指公文的實際效力和功用。公文有兩個方面的效用：第一是現(xiàn)實執(zhí)行效用；第二是歷史效用。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、公文的主要類別機關管理的功能在于：根據(jù)形成和作用的具體公務活動領域劃分根據(jù)公文傳遞方向劃分根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的差異劃分根據(jù)公文涉及秘密的程度劃分根據(jù)對公文處理時間方面的限制和要求劃分根據(jù)在機關內(nèi)的來源劃分機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、文件工作及其基本任務

文件工作又稱為公文處理，就是對公文的創(chuàng)造、處置和管理。公文處理的基本任務就是及時、準確、有效地創(chuàng)制、加工、傳遞、保管、處置公文，為公務活動提供適用的信息。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材六、文件工作的地位

文件工作是公務活動的組成部分，在公務活動中占有不可替代的重要地位。具體表現(xiàn)為：文件工作是機關實現(xiàn)職能的必要條件；文件工作是國家檔案事業(yè)的基礎。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材七、文件工作管理文件工作管理的主要任務包括兩個方面：使文件工作構成要素確立最佳組合關系。這需要管理職能中的組織職能來實現(xiàn)；使文件工作構成要素的流通過程有序、有效、順暢、快捷，相互間取得最佳配合，這就需要管理職能中的監(jiān)督控制、綜合協(xié)調(diào)職能來實現(xiàn)。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第二節(jié)文件工作的組織一、文件工作的組織形式文件工作的組織形式就是文件工作組織結構的形式。文件工作的組織形式主要有三種基本類型：集中型、分散型、復合型。

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文件工作機構是指機關中專設的從事文件收發(fā)、傳遞、審核、制作等文件管理工作的專（兼）職機構。大中型機關大都在綜合辦公部門下設專職文件機構；實行分散型或復合型組織形式的一部分機關，在職能部門下的辦公室內(nèi)設置專職或兼職的文件機構；小型機關特別是基層單位是由綜合辦公部門直接兼管。二、文件工作機構機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、文件工作責任（一）機關首長的文件工作責任（二）綜合辦公部門負責人的文件工作責任（三）業(yè)務部門負責人的文件工作責任（四）文件工作機構負責人的文件工作責任（五）專（兼）職文件工作人員的文件工作責任（六）一般業(yè)務人員的文件工作責任機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

這里的分工主要是指以科學的方法和標準，對文件工作各個崗位進行認真分解，從而確定每一個工作崗位的職責任務以及任職條件?？茖W地進行分工有利于合理用人，有利于充分發(fā)揮人的潛能，實現(xiàn)文件工作各要素及要素內(nèi)部各方面的最佳配合，提高工作效率與質(zhì)量。

四、文件工作的分工重要機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第三節(jié)文件運轉(zhuǎn)過程與傳遞過程控制一、文件運轉(zhuǎn)過程控制（一）旨在穩(wěn)定文件運轉(zhuǎn)秩序的控制措施（二）控制文件運轉(zhuǎn)方向的主要措施（三）控制文件運轉(zhuǎn)速度的措施機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、文件傳遞過程控制公文只有準確、快捷地傳遞給受文者才能真正產(chǎn)生效用。為此，必須有效地控制公文的傳遞過程，保證其方向正確，速度合理，線路短捷有效。（一）文件傳遞過程控制規(guī)則（二）控制文件傳遞速度的措施機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

文件的數(shù)量，特別是文件形成量就可以從一個側(cè)面反映文件工作的實際水平，文件量不足或泛濫都是文件工作水平不高的標志。一、決定文件形成量的主要因素環(huán)境因素文件工作自身的因素第四節(jié)文件數(shù)量控制機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、控制文件形成量的主要方法措施

控制文件形成量的具體措施和方法主要包括：（一）旨在使人們的文件需求正常的方法措施（二）旨在滿足正常文件需求抑制不正常需求的方法措施機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第五節(jié)文件質(zhì)量控制一、文件質(zhì)量特性與質(zhì)量標準

文件質(zhì)量是指文件自身，以及圍繞文件的形成和產(chǎn)生效用所進行的一系列活動──文件工作的優(yōu)劣程度。（一）文件質(zhì)量特性

適用性、可靠性、時效性、經(jīng)濟性

（二）文件質(zhì)量標準

1．文件自身的質(zhì)量標準2．文件工作的質(zhì)量標準

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、提高文件質(zhì)量的措施

質(zhì)量控制的目的就是全面提高質(zhì)量。以下方法措施具有較普遍的應用價值：強化全員質(zhì)量意識，確立質(zhì)量第一思想，更新文件質(zhì)量控制觀念。加強領導，完善文件工作機構的質(zhì)量控制職能。加強教育培訓，全面提高各級各類工作人員的素質(zhì)?？茖W分工，明確崗位質(zhì)量責任。穩(wěn)定文件工作人員隊伍。

……機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第六節(jié)文件工作的綜合協(xié)調(diào)

一、文件工作綜合協(xié)調(diào)的原則

（一）分層協(xié)調(diào)原則（二）權威性原則（三）全局原則（四）客觀公正原則（五）溝通原則（六）服務性原則機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、文件工作綜合協(xié)調(diào)的內(nèi)容與方法

文件工作綜合協(xié)調(diào)的內(nèi)容是協(xié)調(diào)圍繞文件的處理而發(fā)生的各種矛盾和關系。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第七節(jié)表格文件管理

一、表格文件

（一）表格文件的種類

1．從結構特點上劃分，可以分為登錄式和情報式。2．從外觀式樣上劃分，可以分為單頁式、表冊式、聯(lián)單式等。（二）表格文件的結構格式表格文件一般由標題（表名）、正表、說明組成。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、表格設計

（一）表格設計的內(nèi)容（二）表格設計規(guī)則實用、標準、

通用、簡便等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、表格文件控制

（一）檢查與改進1．確定對象。2．改進完善。（二）表格管制1．集中管理。2．加強對表格的注冊與編碼。3．提高庫存的計劃性。4．確立組織保障。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第八節(jié)案卷管理

一、立卷的方法與工作步驟（一）立卷的基本方法（二）立卷程序二、案卷管理工作的基本內(nèi)容

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材思考與練習題1、何為公文的執(zhí)行效用？2、文件工作的組織形式有哪幾種？怎樣才能正確進行選擇？3、各級機關工作人員的文件工作責任分別是什么？4、怎樣提高文件的運轉(zhuǎn)速度？5、怎樣穩(wěn)定文件運轉(zhuǎn)秩序？6、何為行文規(guī)則，其基本內(nèi)容是什么，遵行這一規(guī)則的意義何在？7、文件數(shù)量泛濫的原因是什么，怎樣控制文件的數(shù)量？8、量度文件質(zhì)量的尺度是什么？9、哪些因素決定著文件的質(zhì)量，怎樣提高文件的質(zhì)量？10、表格文件的設計規(guī)則是什么，怎樣控制表格文件？11、何為案卷，何為全宗？

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第三章

會議管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)會議概述一、會議的功能一是它可以實現(xiàn)信息的多向即時傳遞，二是它可以有效聚集集體的智慧和力量。會議特別適用于：深化或統(tǒng)一人們的認識；溝通感情；處理事務。

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二、會議的種類

按時間方面的規(guī)定性，可分為定期和不定期兩類；按出席對象，可分為聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；按功能性質(zhì)，可分為決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調(diào)性、動員性、紀念性等；按議題性質(zhì)，可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等；按照規(guī)模大小，可分為特大型、大型、中型、小型等；按會議采用的方式手段，可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等；按與會者的國籍及議題的范圍，可分為國內(nèi)會議與國際會議等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、會議要素會議要素即會議的組成因素，這些因素被分為兩類：一類是基本要素，包括目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、事項、議程、信息、會議規(guī)則等。一類是其他要素，包括名稱、服務機構、秘書機構、經(jīng)費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第二節(jié)會議的組織一、會議規(guī)則的制定會議規(guī)則又稱會議的組織規(guī)則，是會議組織活動的指導原則、行為規(guī)范。（一）會議規(guī)則的基本組成（二）制定會議規(guī)則的注意事項機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、會議組織職責（一）主持人的組織責任（二）會議管理者的組織責任（三）會議秘書機構的組織責任（四）其他服務與辦事機構的組織責任機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、會前的組織工作（一）會前組織工作的基本要求充分、周密、安全。（二）會前準備工作的主要內(nèi)容

會議規(guī)模、出席人數(shù)、會期、重要程度、是否駐會等因素不同，會前準備工作的具體內(nèi)容就將有所區(qū)別。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、會間的組織工作（一）會間組織工作的基本要求

會間的組織工作是指在會議進行中所作的組織工作。其主要任務是協(xié)助會議主持人組織好會議的各項活動，使會議順利而有效地進行。會間組織工作的基本要求是：主動、周到、有序、有效。（二）會間組織工作的主要內(nèi)容機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、會后的組織工作（一）會后組織工作的基本要求

會后組織工作的任務是完成善后工作，總結經(jīng)驗，維護并擴大會議成果。會后組織工作的要求是：

迅速、妥善。（二）會后組織工作的主要內(nèi)容機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材（一）會議通知的發(fā)送（二）會址選擇（三）會場布置（四）會議主席臺座次的編排（五）會議報到工作的組織（六）會議簽到的組織（七）會議接待六、會議組織工作的方法技巧

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第三節(jié)會議數(shù)量控制一、會議數(shù)量控制及其意義必須對會議數(shù)量加以控制，改變或多或少現(xiàn)象，機關的管理工作才能真正有效率有質(zhì)量。濫用會議方式造成會議泛濫成為會議數(shù)量失控的主要表現(xiàn)，為此，對會議數(shù)量控制就常常表現(xiàn)為努力減少會議。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材1、領導者的領導水平不高，掌握的工作方式有限。2、官僚主義作祟。3、機關內(nèi)部機構設置不合理，事權過于集中或分散。4、會議自身質(zhì)量低劣，效果差，議而不決，決而不行。5、會風不正。

二、造成會議泛濫的主要原因機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、控制會議數(shù)量的主要方法措施1、提高各級領導者的素質(zhì)，提高其領導水平。2、合理設置機構。3、建立并嚴格實施會議審批標準和審批權高度集中的制度。4、建立會議協(xié)調(diào)安排機制。5、全面控制會議質(zhì)量。6、加強會議成本控制，嚴肅財經(jīng)紀律。7、對例行會議做定期檢查分析。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第四節(jié)會議質(zhì)量控制一、決定會議效果的主要因素是否具有召開會議的必要召集會議的單位是否具備必要的行政權力會議準備是否充分與會人員范圍與人數(shù)是否有利于必要的信息交流會議期間能否排除各種干擾……機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材衡量會議優(yōu)劣的主要標準：必要，端正；適時，適度，簡短；有備，有序；有術，有效。二、會議質(zhì)量標準機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、提高會議質(zhì)量的主要方法措施

控制會議質(zhì)量，提高會議效果的方法，就是有針對性地消除那些降低會議質(zhì)量的不利因素，保護和創(chuàng)造有利提高質(zhì)量的因素與條件。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第五節(jié)會議進程控制一、會議進程控制責任對會議進程控制的主要責任者就是會議的主持人，以及專門的會議管理者，其中尤以主持人的責任更為直接和重要。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、會議進程控制的一般方法技巧

會議進程控制是一項重要的管理藝術，它需要依照會議規(guī)則進行，同時又需要根據(jù)不斷變化著的情況，靈活采用各種措施和方法，有針對性地調(diào)整各種關系，解決各種隨機性問題，為此，它又需要從事控制活動的人，特別是會議主持人掌握一定的控制技巧。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、會議進程控制的特殊方法技巧

（一）政策研究會（二）對策性會議（三）協(xié)調(diào)性會議（四）討論會（五）提案開發(fā)會（六）發(fā)布會機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第六節(jié)會議成本控制

一、會議成本

會議成本即一次會議所需費用的總和。

會議成本的公式為：

會議成本＝2A×B×T

其中，A為與會者的平均工資（以小時計）的3倍；B為與會人數(shù)；T為會議時間（以小時計）。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、會議成本控制方法

它強化了人們的會議成本觀念、時間觀念和效率觀念，不僅減少了會議的有形和無形的支出，而且簡化和減少了會議，提高了會議的效果。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第七節(jié)正確與會的方法

一、對與會者的基本要求與會者要正確與會，為會議取得積極的結果作出貢獻，需要有正確的態(tài)度，需要掌握一些特殊的技巧，需要遵行有關規(guī)則。二、提案的方法這里的提案是指提出動議。正確作出提案是與會者的權利，也是義務和責任。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、匯報工作的技巧

1、內(nèi)容貼切、簡短。2、講究內(nèi)容的表達次序。

四、講話的方法技巧會議上各種與會者大都需要講話，無論作何種講話都有一些共同性的問題需要注意。第七節(jié)正確與會的方法

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材思考與練習題1、會議的功能是什么，會議由哪些要素構成？2、何為會議規(guī)則，其基本內(nèi)容是什么，遵行會議規(guī)則的必要性是什么？3、會議管理者、會議秘書機構的組織責任是什么？4、會議的質(zhì)量標準是什么？5、影響會議質(zhì)量的主要因素是什么，怎樣提高會議的質(zhì)量？6、會議泛濫的原因是什么，應采取怎樣的對策？7、會議進程控制的責任是怎樣劃分的？8、會議進程控制的一般方法技巧是什么？9、政策研究會議、對策性會議的進程應怎樣控制？10、在會議上匯報工作的技巧有哪些？機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第四章

機關檔案工作

與信息工作管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)檔案與檔案工作一、檔案的概念檔案上國家機構和其他社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

二、檔案的特點

1、檔案是由機關團體或個人在其自身活動中積累而來的文件集合體。2、檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。3、檔案是原始性的記錄。4、信息記錄方式、載體形成是多樣化的。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、檔案的種類1、根據(jù)形成者的不同，可以將檔案劃分為：國家機關檔案、企事業(yè)單位檔案、黨派團體檔案、個人檔案等。2、根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不同，可以將檔案劃分為：立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科技檔案、藝術檔案等。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、檔案的種類3、根據(jù)載體形式的不同，可以將檔案劃分為：石刻檔案、泥版檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙草檔案、紙質(zhì)檔案、羊皮檔案、棕櫚葉檔案、膠片檔案、磁帶檔案、光盤檔案等。4、根據(jù)信息記錄方式的不同，可以將檔案劃分為：文字檔案、圖形檔案、音像檔案等。5、根據(jù)所涉及時間范圍的不同，可以將檔案劃分為：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案、建國前檔案、建國后檔案等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、檔案的種類

6、根據(jù)所有權形式的不同，可以將檔案劃分為：國有檔案、集體所有檔案、個人所有檔案。7、按照目前實際工作中約定俗成的分類方法，常將檔案分為：文書檔案、科技檔案、其他專門檔案；或者是普通檔案、專門檔案。也有的則分為：社會管理檔案、科技檔案；……。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、檔案的功能

第一，檔案具有憑證作用：它可以成為印證歷史事實的真憑實據(jù)，也就是人們可以以檔案為根據(jù)證明有關事實。第二，檔案具有參考作用：它可以為人們開展社會活動提供經(jīng)驗和指導。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材檔案功能的實現(xiàn)是有其特定規(guī)律的：1．價值實現(xiàn)擴展律2．機密性遞減律3．科研價值遞增律4．社會條件制約律

四、檔案的功能機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、機關黨案工作的內(nèi)容

按照國家有關部門的規(guī)定，我國機關檔案工作的基本內(nèi)容包括兩大類：本機關檔案業(yè)務；下屬機構檔案工作的管理，即對本系統(tǒng)和直屬單位檔案工作的監(jiān)督、指導。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材（一）歸檔（二）檔案整理（三）檔案價值鑒定（四）檔案保管（五）檔案登記與統(tǒng)計

五、機關黨案工作的內(nèi)容（六）檔案利用服務（七）檔案編研（八）檔案檢索（九）業(yè)務指導和監(jiān)督機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第二節(jié)機關檔案工作機構與工作方式一、機關檔案工作機構1、規(guī)模大的機關，內(nèi)設機構和直屬單位較多，或?qū)Ρ鞠到y(tǒng)具有更多監(jiān)督指導任務的－－設檔案處、科；2、一般機關，對下屬單位指導任務不大，但本機關工作任務重的－－設檔案科（室）或配專職人員；3、規(guī)模小，沒有對下指導任務，本機關任務不重的－－只配?；蚣媛毴藛T。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

1、指導文書部門的立卷歸檔工作，并制定或會同文書部門制定有關的制度和標準，向有關各方提出相應建議。2、集中管理本機關檔案。3、定期將有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。4、對本機關所屬單位檔案工作進行指導和監(jiān)督。5、適應機關文件、檔案“一體化”管理需要，綜合管理機關的文件與檔案。

二、機關檔案工作機構的任務與工作方式

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一體化：將文件工作與檔案工作密切聯(lián)系起來，作為一個整體系統(tǒng)，協(xié)調(diào)地進行統(tǒng)一管理。這不是要簡單混淆兩項工作的界限，而是要在管理層面上，統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)兩方面工作。

二、機關檔案工作機構的任務與工作方式

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第三節(jié)檔案工作管理體制1、從中央到地方都設立了相應的檔案行政管理部門統(tǒng)一領導，分級管理檔案事業(yè)。2、全國各級各類機關工作均受各級檔案行政管理部門統(tǒng)一的指導、監(jiān)督、檢查。3、全國檔案工作統(tǒng)一方針，統(tǒng)一政策，統(tǒng)一制度，各機關務必遵行。4、對各具體機關的檔案工作的管理，在統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度前提下，實行分級、分類、分專業(yè)管理。5、國家所有檔案由檔案機構集中管理。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

機關管理決策活動是一項重要的職能活動，但它的有效性在很大程度上取決于是否能獲得必要的信息支持，即獲得足夠的具備如下特性的信息：1、動態(tài)性3、預測性2、綜合性4、真實準確性第四節(jié)機關信息工作管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、機關信息工作的任務

1、收集信息材料2、篩選信息材料3、加工處理信息材料4、形成信息產(chǎn)品5、傳遞信息6、存貯信息機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

三、機關信息工作的管理內(nèi)容

與方式1、確立組織保障，建立信息工作機構。2、制定信息工作制度標準和計劃，并組織和監(jiān)督實施。3、規(guī)劃信息網(wǎng)絡并組織和監(jiān)督其運行。4、對數(shù)據(jù)庫、信息庫的建設進行規(guī)劃，確立其構成規(guī)則和運行、使用規(guī)則，以最大限度地實現(xiàn)信息資源的共享。5、以進行檢查評比、督導其建立健全制度標準，總結推廣經(jīng)驗等方式，指導下級機關的信息工作。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材思考與練習題

1．何為文件與檔案管理一體化？2．機關檔案工作的基本內(nèi)容是什么？3．我國機關檔案工作的管理體制是怎樣的？4．機關信息工作的重要意義何在？5．機關信息工作為什么必須依靠信息網(wǎng)絡的作用？6．機關信息工作管理的主要方式是什么？機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第五章

信訪工作與

保密工作的管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)信訪工作概述一、信訪工作的性質(zhì)信訪是社會成員以制發(fā)信件、訪問等形式向社會組織管理者反映個人或集體意愿的一種社會政治交往活動。信訪工作則是指社會組織管理者受理這些來信來訪的行為或過程。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一、信訪工作的性質(zhì)信訪工作是一項政治工作。信訪工作又是一項群眾工作。

信訪工作的性質(zhì)：在本質(zhì)上，信訪工作是一項群眾政治工作。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、信訪工作的任務在我國，信訪工作的基本任務，就是通過接受、接待人民群眾的來信來訪，并對其所針對的各種問題予以正確的分析、研究和處理，了解人民群眾意愿，集中人民群眾智慧；解決人民群眾中的各種問題，調(diào)解社會矛盾；接受人民群眾對各級各類機關的監(jiān)督；研究和滿足人民群眾的需要，宣傳群眾，教育群眾，把黨和國家的法律、法令、方針政策變?yōu)槿罕姷淖杂X行動。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、信訪工作的任務具體任務包括：1、集中人民群眾智慧。2、接受人民群眾監(jiān)督。3、調(diào)解社會矛盾。4、研究和滿足人民群眾的需要。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、信訪工作的功用1、信訪工作密切了機關與人民群眾的聯(lián)系。2、信訪工作維護了人民的民主權利。3、信訪工作調(diào)解了社會矛盾，推動了社會生產(chǎn)力的發(fā)展。4、信訪工作為機關職能的實現(xiàn)與機關的科學管理創(chuàng)造了條件。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第二節(jié)信訪工作管理

及其基本原則一、信訪工作管理的主要內(nèi)容信訪工作管理是以放大和充分發(fā)揮信訪工作的功效為目的，對構成信訪工作的因素及其流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制等活動。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一、信訪工作管理的主要內(nèi)容1、確定信訪工作領導體制；建立信訪工作機構；在信訪工作中實施科學分工；建設信訪干部隊伍；建立和完善信訪工作制度；規(guī)劃信訪工作程序。2、明確對信訪工作的監(jiān)督控制責任；及時收集信訪工作信息，以指導查辦、催辦、統(tǒng)計、總結、獎懲等方式對信訪工作的質(zhì)量與效率實施有效監(jiān)督與控制。3、協(xié)調(diào)信訪工作所涉及的多方面利益關系：調(diào)整計劃目標；調(diào)整政策；調(diào)整內(nèi)部關系；調(diào)整外部關系；調(diào)整工作節(jié)奏等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、信訪工作管理基本原則在對信訪工作的管理過程中，應注意遵循如下一些原則：

1、直接管理原則2、法制化原則3、科學分工原則4、強化基層工作原則機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一、機關各級機構及工作人員的信訪工作職責1、機關首腦的信訪工作職責2、信訪工作機構的職責3、各業(yè)務部門（機構）的信訪工作職責4、專職、兼職信訪工作人員的職責第三節(jié)信訪工作的組織

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、信訪工作機構的設置

信訪工作機構是各級各類機關內(nèi)設的負責處理人民群眾向本機關及其負責人致信、上訪所反映問題的專門部門。它具有既不同于一般的業(yè)務部門又不完全同于綜合部門的特殊性質(zhì)，具有溝通人民群眾與機關及其領導人之間密切聯(lián)系的橋梁作用。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材在我國，從中央到地方各級各類機關直至基層單位，基本上都設立了信訪工作機構，配備了專職或兼職的信訪干部，形成了遍布全國上下左右、東南西北的信訪系統(tǒng)。二、信訪工作機構的設置機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、信訪工作中的科學分工原則1、要根據(jù)具體情況選擇分工標準。2、分工的結果應有利于落實責任制。3、要人盡其才，力量搭配得當。4、既要考慮分工負責，又有利于相互協(xié)作。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、信訪干部隊伍建設信訪干部是各級機關處理信訪問題的具體組織者和實施者，其政治素質(zhì)、政策水平、業(yè)務能力的高低，在很大程度上決定著信訪工作的質(zhì)量。為此，需要正確任用、積極培養(yǎng)、嚴格考核信訪干部，建立起一支過硬的信訪干部隊伍。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材1、信訪干部的任職資格條件2、信訪干部的培訓3、信訪干部的考核4、信訪干部的使用要則四、信訪干部隊伍建設機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、信訪工作制度

實際應用中的信訪工作制度大致可分為三類：一類是用于規(guī)定機關工作人員行為標準的制度；一類是用于規(guī)定工作程序手續(xù)的制度；一類是用于規(guī)定各種獎勵和懲罰的制度。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第四節(jié)信訪工作的監(jiān)督控制

一、信訪工作的監(jiān)督控制責任對信訪工作實施的監(jiān)督控制是由機關領導、信訪工作領導小組、信訪工作機構、有關業(yè)務部門負責人等共同參與完成的。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、信訪工作的監(jiān)督控制方式

對信訪工作的監(jiān)督控制方式大致有兩種：一種為督導方式一種為催辦方式。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、信訪工作的監(jiān)督控制方式

督導方式就是主動地對一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一個機關的信訪工作進行經(jīng)常性的檢查與督促指導，并且將重點放在使信訪工作獲得必要的組織領導保障和堅決貫徹執(zhí)行黨的方針政策和國家法律法規(guī)，以及使信訪工作人員全面提高政策水平和業(yè)務素質(zhì)等方面。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

催辦是由信訪部門對已交給其他部門承辦的信訪問題的處理過程所實施的監(jiān)督與控制，其監(jiān)督控制的重點是檢查督促承辦部門高質(zhì)量，如期解決。

催辦過程是一個檢查、督促的過程，也是一個了解、發(fā)現(xiàn)和研究問題，直接采取措施或建議領導采取措施克服困難、解決問題的過程。二、信訪工作的監(jiān)督控制方式機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、信訪工作的監(jiān)督控制方法

信訪工作的監(jiān)督控制過程可以被劃分為三個階段：了解情況和狀態(tài)將情況、狀態(tài)與目標相比較后發(fā)現(xiàn)問題采取措施糾正偏向在每個不同階段上需要采取不同的方法途徑才能實現(xiàn)目的。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第五節(jié)保密工作管理的

原則與方法

一、保密工作保密工作的任務，就是嚴格保守秘密，防范來自內(nèi)部的危害秘密完整與安全的失密、泄密等行為，防范來自外部的竊密活動。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材對保密工作組織的任務，就是有效聚合保密工作的要素，將其組合為一個嚴密、高效的有機整體。1、建立保密工作管理機構2、建立完善的保密制度體系3、保密工作人員的配備二、保密工作的組織

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材1、要始終堅持以事前控制為主，重在防范的原則。2、要嚴格控制所有工作環(huán)節(jié)。3、要形成行之有效的避免失密泄密的控制方法措施體系。4、嚴肅追查一切失密、泄密事件，依法依制嚴格處理。三、保密工作的監(jiān)督控制

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材思考與練習題1、怎樣正確認識信訪工作的功用？2、信訪工作管理的基本原則是什么？3、如何加強信訪工作隊伍的建設？4、對信訪工作監(jiān)督控制的基本方法有何特點？5、保密工作制度體系有什么特殊作用，怎樣建立和完善這個體系？機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第六章

機關后勤事務管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)機關后勤事務活動

的主要內(nèi)容

一、物材工作物材工作就是對機關工作所需要的各種物品、設備、材料的購置、修建、貯存、配發(fā)、領用、保管、日常維修養(yǎng)護、更新改造、注銷報廢等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材一、物材工作物材通常被分為三類:第一類是固定資產(chǎn)；第二類是低值易耗品；第三類是消耗性材料。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、基本建設工作機關的基本建設就是利用人力、物力、財力，將一定的物資（設備、材料）轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)，從而增加新的固定資產(chǎn)的活動過程。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、財務工作財務工作指在機關工作中對本單位資金的領撥、運用、管理、監(jiān)督活動。1、制定財務計劃，編制本單位預算、財務收支計劃，對計劃進行調(diào)整。2、組織收入，管理支出，制定和執(zhí)行費用支出標準，管理資金，部分財產(chǎn)管理等。3、進行財務活動分析。4、進行財務監(jiān)督，即借助單位預算等方式對財務工作本身和機關其他工作進行監(jiān)督。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、生活服務工作

生活服務工作指由機關直接為機關各級各類工作人員的生活提供服務的活動。如為其提供餐飲服務、醫(yī)療保健服務、公共衛(wèi)生服務、幼兒保育教養(yǎng)服務的活動等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材五、接待服務工作

接待服務工作在這里主要指，為參加機關組織的各種會議和來機關辦理公務的外單位工作人員直接提供食宿、交通服務，或為其在這些方面提供便利等的工作活動。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材六、交通服務工作

交通服務工作是指為機關各級各類工作人員直接提供交通工具，或者為解決其交通問題提供便利的服務性活動。如，提供車輛，代購車、船、飛機票等。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材七、安全保衛(wèi)工作

機關的安全保衛(wèi)工作是指為維護機關財產(chǎn)和工作人員以及有關機密的安全，實施各種內(nèi)部安全防范措施的活動。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材

機關綠化美化工作是指為使機關環(huán)境優(yōu)美宜人，更加有利于工作和工作人員健康而進行的環(huán)境綠化美化活動。

八、綠化美化工作

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第二節(jié)機關后勤事務管理要則

一、要始終把方便服務對象，便利機關工作放在首位。后勤事務的服務性更加直接，更加明顯。后勤事務管理尤需在使服務更加方便、便利方面下功夫。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材機關也要“開源節(jié)流”。要注意發(fā)揮經(jīng)濟手段的管理作用。在機關后勤服務領域，逐漸實現(xiàn)商品化、社會化、企業(yè)化。要實事求是、有針對性、有重點、有選擇地引入企業(yè)經(jīng)營的部分機制。

二、厲行節(jié)約，講究成本效益，遵行特有的經(jīng)濟規(guī)律。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、加強法制建設，注重發(fā)揮法制手段的作用

后勤事務的各個方面幾乎都有國家法律或法規(guī)直接予以規(guī)范，從基本建設、預算決算，到會計、合同；從勞動就業(yè)，到工資福利；從環(huán)境保護，到土地管理幾乎都有專項法律或法規(guī)。涉及法的門類也是從基本法、行政法，到經(jīng)濟法，無所不包。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第三節(jié)機關后勤事務管理的主要方式

一、建立真正精干的事務工作機構和管理機構。精干的后勤事務處理與管理機構的特點是：管得巧，層次少、規(guī)模小、人員不多、人員結構合理。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材1、物材工作方面2、基本建設工作3、財務工作4、生活服務工作二、注重發(fā)揮制度化的作用，建

立健全各項后勤管理制度。

5、接待服務工作6、交通服務工作7、安全保衛(wèi)工作8、綠化美化工作機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、加強對后勤事務活動

過程的控制。

1、充分發(fā)揮計劃的作用。2、要注意定期對計劃與實際情況之間的偏差作出正確的估計。3、重防范，重預防，重規(guī)范化的保障體系的建設。4、注重發(fā)揮工作程序的作用。5、加強統(tǒng)計分析，充分利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料。6、在工作過程中科學地設置審核點。

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第四節(jié)機關后勤服務的社會化

一、后勤服務社會化的內(nèi)涵與主要標志

后勤服務的社會化就是機關后勤服務的商品化、市場化。主要標志有：1、后勤服務與后勤管理分開。2、后勤管理機構與后勤服務單位分開。3、后勤服務單位與社會上的其他單位共同為機關提供后勤服務。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、后勤服務社會化的必要性

1、既有的后勤服務體系是造成政府機構龐大，人力、物力和其他各種資源浪費嚴重的重要原因之一。2、各級財政不堪負擔。3、所提供的服務質(zhì)量低劣。4、為腐敗現(xiàn)象的滋生提供了土壤。5、嚴重浪費各級領導的工作精力。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、我國機關后勤服務社會化的

發(fā)展趨向

1、后勤管理與后勤服務分開。2、部分后勤服務機構將走向“企業(yè)化”，逐漸真正按企業(yè)的機制去經(jīng)營，真正按市場法則去處理各種關系。3、社會上更多的企業(yè)單位和其他單位將“走進”機關。4、機關主要靠市場，靠符合市場規(guī)則的交易行為完成。機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材思考與練習題1、機關后勤事務管理為什么需要遵行一些特殊規(guī)則？2、機關后勤事務管理方式有何特點，為什么會有這些特點？3、機關后勤服務社會化的必要性與發(fā)展趨向是什么？機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第七章

機關工作環(huán)境管理機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材第一節(jié)機關空間的規(guī)劃與管理機關空間主要包括辦公空間和輔助空間兩部分。一、影響辦公空間規(guī)劃的主要因素

1、建筑物的結構、實際使用面積以及附屬設備條件；2、機關的職能范圍、業(yè)務性質(zhì)、規(guī)模；3、機關內(nèi)部組織機構的設置情況；4、……

機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材二、辦公空間規(guī)劃要求1、在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應有利于盡量縮短信息溝通的距離。2、根據(jù)工作需要而不僅僅是級別來為不同工作人員分配辦公空間。3、合理利用一切空間。4、盡量設置大而開放的辦公室，縮短工作流程，降低辦公空間成本，便于溝通聯(lián)系和控制監(jiān)督，便于環(huán)境控制。5、各種共用設備機具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗戶。6、……機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材三、不同類型辦公室的安置要點1、首長辦公室安置要點2、綜合部門辦公室安置要點3、職能部門辦公室安置要點機關管理的原理與方法(修訂版)21世紀公共行政系列教材四、辦公空間規(guī)劃的常用方法在規(guī)劃辦公空間時，常采用的方法有：1、制圖法2、色卡法3、立