2023年秘書資格證書培訓(xùn)基礎(chǔ)知識講稿

秘書資格證書培訓(xùn)基礎(chǔ)知識講稿（基礎(chǔ)班）基礎(chǔ)班以講基礎(chǔ)知識為主,規(guī)定大家掌握基礎(chǔ)知識點,學(xué)會案例分析，完畢工作實務(wù)。 柴世民第一講秘書資格證書考試及應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序國家秘書職業(yè)資格證書是由原國家勞動和社會保障部推出，迄今已有十余年時間,現(xiàn)在由人力資源與社會保障部頒發(fā)?？荚噧?nèi)容分為秘書(涉外)、秘書(普通)兩個種類，每個種類分國家職業(yè)資格五級、四級、三級和二級共四個級別。其中，秘書(涉外)專業(yè)外語考核設(shè)英語、日語、俄語3個語種,報考人員可根據(jù)自己的專業(yè)語種，任選一種語言應(yīng)試。秘書（涉外)專業(yè)的其它考試與秘書（普通)考試相同。正在上大學(xué)本科或大專的學(xué)生可以直接報考三級秘書，當參與秘書工作以后，可以報考二級秘書。下面我們介紹秘書資格鑒定的考試內(nèi)容。秘書職業(yè)資格考試鑒定內(nèi)容涉及職業(yè)道德、理論知識、案例分析、工作實務(wù)等四方面基本內(nèi)容?？荚嚪譃閮刹糠衷嚲?。第一部分涉及職業(yè)道德（25題,25分)和理論知識（1０0道題,100分)。職業(yè)道德考試分兩部分，一部分為職業(yè)道德基礎(chǔ)理論與知識部分,(第一至十六題）,第二部分為職業(yè)道德個人表現(xiàn)部分,(第十七至二十五題);關(guān)于第一部分是單選題與多選題，考試內(nèi)容基本上在國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程《職業(yè)道德》教材里面。關(guān)于第二部分為職業(yè)道德個人表現(xiàn)部分為離散選擇。例如，18，上班路上，你碰到一個生病老人時()。A，加快腳步走開。Ｂ，趕緊上前幫助。Ｃ,當做什么事也沒有發(fā)生。Ｄ,沒有什么感覺。答案是A：0,B:１,Ｃ：0，D:-0.1。所以,職業(yè)道德考題不難,認真看看教材與考題，有所重視,一般都能通過。希望大家把這兩年的考題看一看案。理論知識部分滿分100分,單選題60分,多選題４0。內(nèi)容基本上在秘書基礎(chǔ)知識部分與秘書三級秘書教材里面?；A(chǔ)知識占３0％左右，三級秘書實務(wù)占7０%左右。所以，同學(xué)們要認真看書，把可以出單選與多選的題都劃出來看。此外假如要把握考試的知識點,最佳把這幾年的考題歸一個類，就會發(fā)現(xiàn)不僅許多考題有反復(fù)性，考點也有反復(fù)性。這就使我們在全面復(fù)習(xí)的基礎(chǔ)上容易抓住重點。這里最佳列一個表格。案例分析即錄像題有2道，總分５０分，第一題2０分,第二題３０分。錄像題即情景模擬:第一題,錄像反映了三級秘書工作時的情景,請仔細觀測三級秘書的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為，找出其中至少10個對的點或不妥之處。(每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出10處正誤點)。第二題，錄像反映了三級秘書工作時的情景,請仔細觀測三級秘書的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為，找出其中至少１5個對的點或不妥之處。（每題連續(xù)聽兩遍,應(yīng)至少找出1５處）。工作實務(wù)也稱操作題，是用來解決秘書工作存在的問題的。規(guī)定考生對卷面提出的工作任務(wù)進行書面回答?？碱}內(nèi)容在三級秘書實務(wù)這本書里（第1題20分,第2題~第3題,每題１5分,共50分）,一張卷子100分。由此看出，職業(yè)道德、基礎(chǔ)知識、三級秘書實務(wù)三本書,三級秘書實務(wù)是學(xué)習(xí)的重中之重。考卷的難易度，三份試卷的組成難度，總體上為中檔:低難度試題占２0%,中檔難度試題占7０%，高難度試題占１0%。涉外秘書增長外語考核部分,秘書職業(yè)資格二級增長業(yè)績評估部分。秘書考試成績的計算:秘書(五級、四級、三級、二級)兩部分都達成及格線為及格,兩部分平均分及格但有一個模塊成績不及格者,其合格成績保存一次有效，保存期內(nèi)可自愿申請參與一次不及格模塊所在考試段的補考。兩部分都不及格需重考。下面簡樸講一下看書與聽課的關(guān)系,重點與非重點的關(guān)系,基礎(chǔ)與沖刺的關(guān)系。關(guān)于看書與聽課的關(guān)系。僅看聽課課件中的知識點是不夠的，應(yīng)結(jié)合考卷分析考試的知識點,通過考卷分析發(fā)現(xiàn),單選與多選的考點是很細的，所以在聽講以后還應(yīng)多看書。另一方面，關(guān)于重點與非重點的關(guān)系。從試卷歸類分析，歷年考試點集中的地方也是反復(fù)考試的地方,當然也是重點。但是，由于試題庫抽題,試題的面一定廣，所以,我們認為復(fù)習(xí)考試應(yīng)當全面撒網(wǎng)，重點突破。由于根據(jù)經(jīng)驗,反復(fù)題、重點題單選多選就三十分左右。所以,還應(yīng)全面看書。第三，關(guān)于基礎(chǔ)與沖刺的關(guān)系。考前一星期，進行沖刺，之前抓基礎(chǔ)。沖刺的一個重要內(nèi)容就是大量做題。我們會給大家配題的。下面我們講秘書基礎(chǔ)知識的具體內(nèi)容。第一章文書基礎(chǔ)文書是一個概括性的名詞,指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。古往今來，人們通過書寫和制作文書來記錄信息，運用傳遞文書來彼此互相交流信息，運用公布文書對公眾發(fā)布信息等等?？梢姡臅侨藗冇脕碛涗浶畔?、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。而秘書工作中運用的文書被稱為應(yīng)用文書，它有其特定的格式與制發(fā)程序，是為秘書工作服務(wù)的。第一節(jié)應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序一、應(yīng)用文書的含義與分類（標記）應(yīng)用文書是指各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團隊以及個人解決事務(wù)的時候經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱。它的任務(wù)也是記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的。但必須通過一定的格式記錄信息、交流信息和發(fā)布信息才有效。所以,為了工作方便，各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團隊以及個人解決在解決事務(wù)中都用得著應(yīng)用文書。我們知道,單位有事,一個一個進行告知，比寫一張告知麻煩多了。中央的會議精神假如不是用通報的文種傳達成各個單位是無法讓下面單位或個人了解的?？偛荒埽?億人坐在一起開個會或給１3億人一個一個口頭傳達吧？所以應(yīng)用文書的作用是不言而喻的。因此，應(yīng)用文書是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團隊以及個人解決事務(wù)的時候的好幫手。,人們特別是秘書必須學(xué)會擬寫應(yīng)用文書。秘書應(yīng)用文書重要有行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書3類。行政文書是指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。行政公文的文種是指國務(wù)院2023年８月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文解決辦法》所規(guī)定的命令(令）、決定、公告、告知、通告、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要等13種行政公文。但是在現(xiàn)實生活中,行政公文文種的使用遠遠超過了行政機關(guān),在商務(wù)、科技、司法等領(lǐng)域也廣泛使用,因此，行政公文也稱通用公文。39，通用公文的格式要素可劃分為:眉首、主體和(

）

A附注?B附件?Ｃ主題詞?Ｄ版記

4１,應(yīng)當在公文中最后一個抄送機關(guān)的后面（

）?A標句號

B標分號?C標冒號

D不標注標點符號事務(wù)文書是指機關(guān)、單位、團隊和個人為解決。本章重要闡述傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、發(fā)言稿等事務(wù)文書。商務(wù)文書是指機關(guān)、單位、團隊為解決商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。本章重要闡述意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標書、投標書、協(xié)議等。我們看這么一道題:例:下面屬于行政公文的是(）

A.告知、決定、報告、會議紀要

B.告知、決定、調(diào)查報告、會議紀要?C.告知、決議、調(diào)查報告、會議紀要D.告知、決定、總結(jié)、會議紀要?答案：A?解析:調(diào)查報告和總結(jié)屬于事務(wù)公文“市場調(diào)查報告”是提供應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策參考的,因此,它的落腳點應(yīng)在(

）

?A、建議部分

B、情況部分

C、回顧部分

D、預(yù)測部分

二、通用公文的制發(fā)程序(何謂制發(fā)？發(fā)文辦理。暫時以制作發(fā)行來理解）通用公文是由于是官方文書，具有法律效力，因而是有著嚴格的制發(fā)程序的。通用公文的制發(fā)又叫發(fā)文辦理。重要有草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。我們重要介紹草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核四部分。草擬就是擬寫公文草稿。秘書草擬公文的規(guī)定是：

(1）、文稿要符合國家的法律、法規(guī)、及其他有關(guān)規(guī)定。所以,秘書基礎(chǔ)知識第六章專門講述秘書應(yīng)掌握的法律法規(guī)。事實上，秘書還應(yīng)當掌握與工作有關(guān)的政策。?(2）、草擬文稿要情況的確，觀點明確,表述準確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點對的，篇幅力求簡短。?(3)、文稿中人名、地名、數(shù)字、引文要準確。假如出了問題，就會傳遞錯誤信息。

（4)、結(jié)構(gòu)層順序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一)”，第三層為“１.”,第四層為“（1）”。

(５）、應(yīng)當使用國家法定計量單位。?（６)、文內(nèi)使用簡稱，應(yīng)當先用全稱,并注明簡稱。

(7）、公文中的數(shù)字。除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層順序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。以上這些都是秘書在草擬文稿的時候必須解決的問題。審核就是對公文稿進行審查核定。文稿草擬以后,高一級秘書負責(zé)對文稿進行審核。審核的重點是:行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)規(guī)定，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。６2、文稿審核是文稿（

)前的最后一道文字工序。

A、簽發(fā)

B、復(fù)核

C、繕印

D、分發(fā)

（２0２３年5月單選題)

９3、文稿審核中發(fā)現(xiàn)的(

）可以直接修改

Ａ、錯字

B、漏字Ｃ、不對的符號

D、不對的標點

(20２3年５月多選題)?簽發(fā)就是負責(zé)人對已審核的文稿予以審定、簽字，準予印發(fā)。我們看這么一道題:例:決定公文文稿能否生效的環(huán)節(jié)是()

A.擬辦

B.審核

C.簽發(fā)

D.批辦?答案：C

解析:簽發(fā)就是負責(zé)人對已審核的文稿予以審定、簽字,準予印發(fā)。例如文稿審核是文稿()前的最后一道文字工序。A、簽發(fā)B、復(fù)核C、繕印D、分發(fā)解析:簽發(fā)就是負責(zé)人對已審核的文稿予以審定、簽字，準予印發(fā)。復(fù)核就是再一次對公文制發(fā)的工作環(huán)節(jié)進行審查核對。?復(fù)核的重點是:審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一，規(guī)范等。復(fù)核是發(fā)文過程的最后一道把關(guān)環(huán)節(jié)。（以上為第一講講稿）

第二講通用公文的格式下面我們講第二節(jié)應(yīng)用文書的格式應(yīng)用文書的格式涉及通用公文、事務(wù)文書與商務(wù)文書的格式。一、通用公文的格式通用公文的格式是指指通用公文的外觀樣式。即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標記的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。作為國家機關(guān)或政府行為，通用公文的格式保證其行文的嚴厲性,必須認真遵守。這類似于過去皇帝的圣旨,有其固定的格式。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文格式》,是我國目前學(xué)習(xí)、運用公文格式的唯一標準。(大家可以打開基礎(chǔ)知識教材12頁）?(一）通用公文用紙和印裝規(guī)格（標記)?（１）公文用紙采用國際標準A４型紙。其幅面尺寸為2１0ｍm*2９7mm.

（２）公文頁邊與版心尺寸:公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm+１mｍ;公文用紙訂口（左白邊）為28mm+1ｍm;版心尺寸為156*22５ｍm(不含頁碼）。?（3）文字符號從左至右橫寫、橫排。一般每面排２２行。每行排28個字。

（4)公文左側(cè)騎馬訂或平訂，不掉頁；后背平整、不空。此為騎馬訂、平訂、鎖線膠訂、無線膠訂圖.

（二)通用公文中各要素標記規(guī)則(重點)通用公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記3部分。?1.眉首。公文眉首部分涉及公文份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急限度、發(fā)文機關(guān)標記、發(fā)文字號、簽發(fā)人(會簽人)和紅色反線等要素。?編制公文序號時應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位數(shù),但至少不低于兩位,既“１”編為“01”

秘密等級目前分為“絕密”“機密”“秘密”三級，如需標記秘密等級，用3號黑體,頂格標記在版心右上角第一行，保密期限也同樣,但是秘密等級與保密期限用黑實五角星隔開。

緊急限度，是指文獻送達和承辦的時限規(guī)定,分“特急”“急件”兩種。如需標記緊急限度，用3號黑體,頂格標記在版心右上角第一行,如需標記秘密等級的話，秘密等級標記在版心右上角第一行,緊急限度標記在版心右上角第二行。?對于平行文與下行文來說,發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至版心上邊沿25mm,上行文則標記至上邊沿８０mm,一般采用小標宋體字,用紅色標記。

發(fā)文字號,由發(fā)文機關(guān)代字,年份和序號組成。如:國發(fā)辦〔2023〕5號

發(fā)文字號用3號仿宋體標記。發(fā)文字號位置有兩種形式，一是平行文，下行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標記下空2行，劇中排列；另一是上行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標記下空２行，居左空１字。100、發(fā)文字號“國發(fā)(２０２3)2３號”包含的要素有(

）。

A、發(fā)文機關(guān)B序號Ｃ、年份

Ｄ、文種

紅色反線標記在發(fā)文字號之下的4mm處,其長度與版心等寬,既1５6ｍm????2.主體。公文主體部分涉及公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。?公文標題位于紅色反線下空2行，用２號小標宋體字,可１行或多行居中排列下列公文標題可以使用標點符號的是(

)

?Ａ、規(guī)章

B、指令

C、公告

D、決定

?主送機關(guān)在標題下空1行并用3號仿宋體標記,左側(cè)頂格，標點符合的用法：同類機關(guān)之間用頓號，不同類之間用逗號。末端標全角冒號。101、下列四組機關(guān)部門中，可以聯(lián)合行文(

）

A、省人民政府、省民政廳、省公安廳

B、中共中央,國務(wù)院,中央軍委

?C、市公安局、市衛(wèi)生局、市人事局?D、教育部、文化部、國家語委

(2023年5月多選題）

正文位于主送機關(guān)下1行,采用3號仿宋體?附件,應(yīng)在正文下空１行，左空2字,用3號仿宋體標記“附件”,其后標全角冒號和附件名稱

成文日期：1.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準2、會議討論通過的，以通過日期為準３、須經(jīng)上級或立法機關(guān)批準的,以批準日期為準。成文日期用漢字標全年、月、日；零寫作“O”

印章是公文的生效標記。聯(lián)合上行文時由主辦機關(guān)加蓋印章,聯(lián)合下行文時,所有發(fā)文機關(guān)要加蓋印章，蓋章應(yīng)端正，印文要清楚，一律用紅色。

落款的書寫位置一般位于成文日期上一行。

3.版記。公文版記部分涉及主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、半晌中的反線等要素。

一份文獻的主題詞標引,除類別詞外，最多不超過５個?！爸黝}詞”三字用３號黑體字居左頂格標記,其后標全角冒號。詞目用３號小標宋體字。詞目之間空１字書寫，不可用逗號取代空格。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期同占一行，位于“抄送”之下,無抄送的在主題詞下，印發(fā)機關(guān)左空１字，印發(fā)日期右空1字,印發(fā)機關(guān)用3號仿宋體標記,印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字標記。?

?

（三)通用公文的特定格式?通用公文的特定格式有3種，即信函式格式、命令格式、會議紀要式格式。?１．信函式格式?在信函式格式中,發(fā)文機關(guān)名稱上邊沿上布邊的距離為３0mｍ,用小標宋體字，字號大小不超過22mm＊１5ｍm；發(fā)文機關(guān)名稱后不加“文獻”二字。45、下列不符合信函格式規(guī)定的是（

）。

?A、發(fā)文機關(guān)不加“文獻”二字

B、發(fā)文字號在武文線下版心右上角

?C、首頁應(yīng)顯示頁碼

D、發(fā)文機關(guān)名稱只能標記全稱

（2０2３年5月單選題)?發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條橫線（武文線），線長1７０mm,距下頁邊20mm處為一條橫線(文武線),線長17０mm，,發(fā)文機關(guān)名稱和雙線均為紅色。?2.會議紀要式格式?《國家行政機關(guān)公文格式條文釋義》指出,國家標準中的會議紀要格式重要是針對國家行政機關(guān)的辦公紀要而言,至于用作公文種類的會議紀要,可用“文獻式”或“信函式”公文形式來發(fā),并在植中顯示。?在會議紀要格式中，會議紀要眉首部分的“發(fā)文機關(guān)標記”處，不是“＊****文獻”而由“****＊會議紀要”組成，用紅色小標宋體字。第三講應(yīng)用文書的要素寫好應(yīng)用文書,必須從四大要素即材料、結(jié)構(gòu)、主題與語言入手,因此，下面我們講應(yīng)用文書的四大要素。一、材料

材料是指作者為了某一寫作目的，收集、攝取以及寫入文章之中的一系列事實或依據(jù)。?材料運用有4個環(huán)節(jié),即材料的占有、鑒別、選擇和使用。(一)材料的占有（標記）占有材料有兩種途徑:一是親身經(jīng)歷所獲;二是調(diào)查閱讀所獲。占有材料的規(guī)定是，時間不分古今(歷史和現(xiàn)實的材料）;地區(qū)不分中外(中國和外國的材料）;性質(zhì)不分正反（正面和反面的材料)；類別不分點面（具體和概括的材料）。總之,占有的材料越多越好。（二）材料的鑒別(標記)鑒別就是對材料進行分析,比較的研究過程。

（三)材料的選擇(標記)選擇材料有4項原則:1.

圍繞主題選擇材料２．

選擇典型材料３.

選擇真實準確的材料4．

選擇生動新奇的材(四)材料的使用(標記）

用材要注意兩點：1.

恰當安排材料的先后順序2.擬定材料的詳略限度二、主題(標記)（一）主題的概念（標記）所謂主題，即作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時,通過文章所有內(nèi)容所表達出來的基本觀點或中心思想。(二）確立主題的依據(jù)(標記）確立主題應(yīng)依據(jù)以下兩點:?1．

以寫作目的為立意依據(jù)

2.

以材料自身的意義為立意依據(jù)

（三）對主題的規(guī)定（標記）?1.對的對公文來說,主題的“對的”體現(xiàn)在與黨、國家的法律、法令、方針、政策相符合上，體現(xiàn)在與上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖相符合上。假如不相符合，或出現(xiàn)些微偏差，就難以發(fā)揮公文的作用,從而不能使其成為治理社會、管理國家、管理機關(guān)的工具。?對其他應(yīng)用文書來說,作者闡明的觀點,提出的見解，發(fā)表的主張,應(yīng)能“對的”反映社會、部門的真實面貌，能經(jīng)受住實踐的檢查。

2．深刻

３.新奇?4.集中三、結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造。?（一)

結(jié)構(gòu)的內(nèi)容（標記）?結(jié)構(gòu)的內(nèi)容有:標題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)等。?１.

標題

標題是文章的命名。鮮明、準確的標題可以給讀者留下深刻的印象。

應(yīng)用文書的標題的基本模式有兩種:?（1）公文式標題?！秶倚姓C關(guān)公文解決辦法》規(guī)定:“公文標題應(yīng)當準確簡要的概括公文的重要內(nèi)容并標明公文種類,一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)?！币虼耍臉祟}的構(gòu)成通常是:“發(fā)方機關(guān)+事由＋文種”。

不少非公文也經(jīng)常采用公文式標題，以求明的確用。

(2)一般文章式標題。一般文章式標題常用于簡報、調(diào)查報告、總結(jié)、述職報告等事務(wù)文書。它可分為單標題與雙標題兩種。?２．開頭

常用的開頭方式有４種:?(1）概述式。指概括敘述有關(guān)情況或背景材料的開頭方式。?(２)目的式。指闡述發(fā)文的意義、宗旨作為開頭的方式。

(３)開門見山式。指開篇直入內(nèi)容或主題的開頭方式。

(4)引述來文式。指引述對方來文、來電的標題與發(fā)文字號作為開頭的方式。?3.層次?層次指的是文章思想內(nèi)容的表現(xiàn)順序。它是作者開展環(huán)節(jié)的體現(xiàn)出作者邏輯思想的功力。?常見的層次方式有；

(1)

總分式。指各個層次之間表現(xiàn)為先“總”后“分”或先“分”后“總”的結(jié)構(gòu)方式。

（２)

并列式。指各個層次之間的邏輯關(guān)系互為并列的結(jié)構(gòu)形式。

(3）

遞進式。指各個層次之間由淺入深、層層進一步的結(jié)構(gòu)形式。

(4）

因果式。指各個層次之間按前因后果或后果前因順序安排的結(jié)構(gòu)形式。?(5)

時序式。指以時間先后為序，按照事情的發(fā)生、發(fā)展、變化過程安排層次的方式。

（6）

三段式。指公文經(jīng)常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由。事項與尾語。

4.段落?段落是構(gòu)成文章的基本單位,是文章思想內(nèi)容在表達時由于轉(zhuǎn)折、強調(diào)、間歇等情況所導(dǎo)致的文字停頓，俗稱“自然段”。分段的目的在于有環(huán)節(jié)地顯示、表達主題。在語言形式上是以開頭和換行為標志。常用的段落方式有:

(1)

提行式。指以另起行表達內(nèi)容轉(zhuǎn)換的方式。?（２）

條款式。指以序數(shù)為標志,按不批準思分條列項劃段的方式,又稱條文式。?（3）

篇段合一式。指一篇文章為一段的劃段方式。

1.

過渡

過渡是指上下文之間的銜接、轉(zhuǎn)換。過渡在文章中起承上啟下作用。常用的方式有：?（1)

過渡詞。?（2）

過渡句。

(3)

過渡段。

2.

照應(yīng)

照應(yīng)是指前后內(nèi)容上的關(guān)照、呼應(yīng)。照應(yīng)并非簡樸的文字反復(fù)，而是根據(jù)事物的內(nèi)在聯(lián)系所作的故意識有計劃的強調(diào)和反復(fù),它在一定限度上表現(xiàn)了內(nèi)容的發(fā)展變化和思想的逐步進一步，增強了文章的整體感。

常用的照應(yīng)方式有:?(１）

首尾照應(yīng)。指文章開頭與結(jié)尾照應(yīng)。

（2）

文題照應(yīng)。涉及多種形式,重要有：文章內(nèi)容與標題照應(yīng);文章主題與標題照應(yīng)；文章開頭與標題照應(yīng)；文章結(jié)尾與標題照應(yīng)等。?（３)

行文前后照應(yīng)。指圍繞主題,行文中多次照應(yīng)。

３.

結(jié)尾

應(yīng)用文結(jié)尾的目的是強化主題、明確任務(wù)，以達成預(yù)期的應(yīng)用目的。常用的結(jié)尾方式有5種:?（１)

強調(diào)式。指對正文中的重要問題作強調(diào)說明,以強化讀者印象的結(jié)尾方式。?（2）

期求式。指在正文結(jié)束后表達期求愿望的結(jié)尾方式。

(３)

希望式。指在正文結(jié)束后向讀者提出規(guī)定，號召或希望的結(jié)尾方式。?（4)

說明式。指在文書結(jié)尾處補充說明某些內(nèi)容的結(jié)尾方式。?(5)

禿尾。是沒有結(jié)尾的結(jié)尾。?(二)

對結(jié)構(gòu)的規(guī)定(標記)

對結(jié)構(gòu)的規(guī)定有4點：?1.

嚴謹

嚴謹，一是指思維縝密、無懈可擊;二是指組織嚴密、無破綻可查。?2．

自然

是指結(jié)的撰藝術(shù)如行云流水,無人工雕鑿斧削痕跡。

3．完整

指結(jié)構(gòu)主干飽滿，首尾圓合。

４.

統(tǒng)一?指形式和諧，通篇一貫。四、語言語言，是人類特有的用來表達意思、交流思想的工具，是一種特殊的社會現(xiàn)象,由語音、詞匯各語法構(gòu)成的一定系統(tǒng)，文章的表現(xiàn)工具就是語言。?（一）

運用語言的標準(標記）?1.

準確。就是規(guī)定語言含義清楚,詞語內(nèi)涵外延明確。?2.

簡潔。是說語言簡明扼要,沒有多余的話。

３.

平實。是指語言平易實在、樸素規(guī)范。?（二)應(yīng)用文書專用語言(標記）?常見的有以下８類:?1.

開頭用語。用于說明發(fā)文緣由，涉及意義。根據(jù)，或介紹背景材料及情況等。如:為了、根據(jù)、鑒于。

2.

承啟用語。用于連接開頭與主體文部分,起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)….決定、依據(jù)….公告如下?3．

引述用語。用于批復(fù)或復(fù)函引述來文作為依據(jù)的用語。如：收悉、文悉?4．

批轉(zhuǎn)用語。用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)告知時的用語。如:批示、閱批、轉(zhuǎn)發(fā)?５．

稱謂用語。對各機關(guān)稱謂的簡稱。如：我部、貴局

6.

經(jīng)辦用語。表白工作解決過程或情況。如：未經(jīng)、業(yè)經(jīng)、施行、會議聽取了?７．

表態(tài)用語。用于表態(tài)的語言。如：不批準、不可、批準?8.

結(jié)尾用語。用于請示、函、報告、批復(fù)、復(fù)函。如:當否、清批示、妥否第四講第二章辦公自動化基礎(chǔ)現(xiàn)在,秘書工作中辦公自動化已越來越明顯，計算機知識對于秘書工作也越來越重要。一個優(yōu)秀的秘書必須掌握辦公自動化知識。本章講述計算機基礎(chǔ)知識，常用辦公軟件的應(yīng)用及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用常識。由于使用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的同學(xué)已有了一定的計算機知識基礎(chǔ)，本章的講述僅以應(yīng)對考試為目的。希望同學(xué)們對照教材運用計算機多實踐。第一節(jié)

計算機基礎(chǔ)知識

計算機是一種能對各種數(shù)字化信息進行解決的工具。它涉及硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。計算機系統(tǒng)可以協(xié)助人們獲取信息、解決信息、存儲信息和傳遞信息。是秘書信息工作的得力助手。

一、

計算機的硬件系統(tǒng)?計算機硬件系統(tǒng)是指組成一臺計算機的各種物理設(shè)備。硬件是計算機進行工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

從外觀上看，計算機可分為主機箱和外部設(shè)備兩大部分

從功能上看，計算機可分為運算器,控制器，存儲器,輸入設(shè)備和輸出設(shè)備。運算器，控制器組成

CPU即中央解決器。是計算機的核心部件，對計算機整體性能起決定作用。計算機重要技術(shù)指標通常是指(

)

A、硬盤容量的大小

B、顯示器的分辨率、打印機的配置

?C、所配備的系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢

D、CPＵ的主頻和運算速度、字長、存儲容量

二、計算機的軟件系統(tǒng)計算機的軟件系統(tǒng)是指在硬件設(shè)備上運營的各種程序以及有關(guān)的資料。

軟件系統(tǒng)分為:系統(tǒng)軟件(必備軟件)，重要有操作系統(tǒng)?應(yīng)用軟件,它是專業(yè)人員為各種應(yīng)用目的而開發(fā)的程序。三、計算機的平常使用與維護(一)啟動與關(guān)機

1.開關(guān)機順序:先開顯示器等外部設(shè)備電源,后主機電源，關(guān)機相反。

2.啟動：冷啟動是指計算機在沒有接通電源的情況下進行啟動。熱啟動是指計算機在通電情況下啟動。(二)“死機”的解決?死機是一種不也許由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計算機運營故障狀態(tài)。唯一恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng)。

計算機死機應(yīng)進行熱啟動。51、下列關(guān)于“死機”的描述,錯誤的是（

）。

A、當顯示器黑屏?xí)r,就意味著計算機已經(jīng)“死機”?Ｂ、“死機”是一種不也許由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計算機運營故障狀態(tài)

C、操作系統(tǒng)自身存在缺陷是導(dǎo)致“死機”的一種重要因素

D、計算機“死機”時應(yīng)當進行熱啟動

(202３年5月單選題)(三)常規(guī)硬件維護

計算機必須進行常規(guī)清理，由于在顯示器、主機箱表面及其它外部設(shè)備都會出現(xiàn)灰塵。計算機常規(guī)清理應(yīng)注意的事項:?(1)一方面要關(guān)閉主機及所有外部設(shè)備的電源。

（2）使用柔軟干凈的濕布，難以清除的污漬可以使用中性清潔劑。

（3）擦拭鍵盤時,注意不要讓液體灑到鍵盤上。

（4）機械式鼠標在使用一段時間后，滾動球上附著的灰塵會進入鼠標內(nèi)部，導(dǎo)致鼠標靈敏度減少。只需要把鼠標球取出用濕布擦干凈并晾干后再重新裝好即可。使用光電式鼠標注意不要把鼠標放在強光下照射,否則會影響鼠標指針的移動。

(四）軟件系統(tǒng)的維護?１.清理磁盤

操作環(huán)節(jié):在winｄoｗs開始菜單中選擇“所有程序”—“附件”—“系統(tǒng)工具”—“磁盤清理”—選擇要清理的驅(qū)動器—“擬定”。?2.整理碎片?操作環(huán)節(jié)：在windowｓ開始菜單中選擇“程序”—“附件”—“系統(tǒng)工具”—“磁盤碎片整理程序”—選擇要整理的硬盤—“碎片整理”。?3.檢查磁盤?運營方法是：在“我的電腦”窗口中選定要檢查的驅(qū)動器，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”,出現(xiàn)磁盤屬性對話框,單擊“工具”選項卡，單擊“開始檢查”按鈕,系統(tǒng)即開始檢查磁盤。

(三)計算機病毒?計算機病毒,是指編制或者在計算機程序中插入的破壞計算機功能或者毀壞數(shù)據(jù)，影響計算機使用,并能自我復(fù)制的一組計算機指令或者程序代碼。

１.計算機病毒的特性：

(1）傳染性（２）隱蔽性(3）潛伏性(4）破壞性（5）不可預(yù)見性。?例：計算機病毒不具有（)?A.自生自滅

B.干擾或破壞性

C．自我復(fù)制

D.傳染性

答案：Ａ?解析：計算機病毒具有傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性?2.計算機病毒的防治

一般應(yīng)注意以下幾點:

(１)不濫用磁盤,盡量做到專機專用、專盤專用。

（2）不要運營來路不明的軟件，盜版軟件是沒有任何保障的,很也許隱藏病毒。?（3)安裝防病毒軟件，運營病毒防火墻,實時監(jiān)視病毒的入侵和感染。使用正版殺毒軟件。

（4）不要打開來歷不明的郵件。

（5）對重要的數(shù)據(jù)進行備份。?第五講第二節(jié)WｉnｄowｓXP操作系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)了解了計算機基礎(chǔ)知識以后,我們再了解計算機WindowｓXＰ操作系統(tǒng)。一方面我們了解WｉｎdowｓXP的工作界面。一、WｉndowsXP的工作界面

(一）WindｏｗsXＰ桌面布局?所謂桌面,就是指啟動WindowsＸＰ后的整個屏幕。?桌面由(背景畫面）、(快捷圖標）和（任務(wù)欄)組成。--－-填空題?任務(wù)欄一般出現(xiàn)在桌面的下方，它由（開始)按鈕、（應(yīng)用程序）欄和(告知)欄組成。(也許出填空題)。應(yīng)用程序欄顯示已經(jīng)啟動的應(yīng)用程序名稱。告知欄顯示時鐘等系統(tǒng)當時的狀態(tài)。

(二)Wｉnｄｏｗｓ窗口（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計算機上實踐就行）Ｗiｎdows有兩種不同類型的窗口,即應(yīng)用程序窗口和文檔窗口。

1.Wｉnｄows窗口基本組成元素

幾乎所有的Ｗiｎdowｓ窗口都具有下列共同的特性:（１)標題欄。

(2）菜單欄。緊挨標題欄下方的是菜單欄。?(3)工具欄。

(4）邊框。

(5)滾動條。有垂直滾動條和水平滾動條兩種。

（6)狀態(tài)欄。?(7）工作區(qū)。?2.Wiｎdｏｗs窗口基本操作

（１)移動窗口。?如何移動窗口？?將鼠標指針移到窗口的“標題欄”，按下鼠標左鍵不放,移動鼠標到所需要的地方,此時屏幕上會出現(xiàn)一個虛線框，松開鼠標左鍵，即可移動窗口。

（2)改變窗口的大小。?如何改變窗口大小??鼠標指印移到窗口的邊框或角上,鼠標指印自動變?yōu)殡p箭頭開關(guān),按下左鍵即可以改變窗口的大小。?(３）滾動窗口的內(nèi)容.

如何滾動窗口內(nèi)容??通過單擊滾動箭頭或拖動滾動塊可以控制窗口中內(nèi)容上下左右滾動。?(４)切換窗口。?如何切換窗口?

在所需切換的窗口還沒有完全被擋住時單擊所需要的窗口即可完畢切換。也可以用鼠標單擊“任務(wù)欄”上窗口圖標。

(5）排列窗口。?窗口的排列方式有（層疊）、(橫向平鋪）和(縱向平鋪)３種。－-－-填空題?用鼠標右鍵單擊“任務(wù)欄”的空白處,在彈出的快捷菜單中可以選擇窗口的排列方式。

(三）Wｉｎdowｓ對話框?Winｄows系統(tǒng)為了完畢某項任務(wù)需要從用戶那里得到更多的信息時,變會顯示一個對話框。當用戶執(zhí)行后面帶有省略號的菜單命令時,就會出現(xiàn)一個對話框。對話框中的組成元素有:

(1）標題欄。

（２）文本框。

（3）數(shù)值框。

（4）列表框。

(5)下拉式列表框。

(６)單選按鈕。?(７）復(fù)選框。

(８)滑塊。?（9）命令按鈕。

對話框分為兩類:一類是模態(tài)對話框；另一類是非模態(tài)對話框。（四)Ｗindows菜單(關(guān)于這部分,同學(xué)們看書并在計算機上實踐就行）?1．菜單的種類?Wiｎdows中的菜單重要有(開始菜單)、(控制菜單）、（快捷菜單）、(下拉菜單)以及級聯(lián)菜單等。

（１)開始菜單。在WiｎdｏwsXＰ中,任務(wù)欄的左側(cè)有一個“開始”按鈕,單擊它可以打開“開始”菜單。?（2）控制菜單。每個窗口都有一個控制菜單，涉及窗口解決的各種功能。?(3)快捷菜單。將鼠標指向某個已經(jīng)選中的對象或屏幕的某個位置,單擊鼠標右鍵即可打開一個快捷菜單?？旖莶藛尉哂泻軓姷尼槍π?對于不同的操作對象,菜單內(nèi)容會有很大的差異。?（4)下拉菜單。位于應(yīng)用程序窗口上方的菜單欄，均采用下拉式菜單方式。

（5)級聯(lián)菜單。級聯(lián)菜單不是一個獨立的菜單,是由菜單中的一個功能選項擴展出來的下一級子菜單，并多層嵌套。

2.菜單的約定二、文獻管理(關(guān)于這部分,同學(xué)們看書并在計算機上實踐就行)winｄowｓＸP具有哪些文獻管理功能??WinｄowsＸP是一個面向?qū)ο蟮奈墨I管理系統(tǒng)，具有完善的文獻管理功能,可以對文獻以及文獻夾進行創(chuàng)建、復(fù)制、移動、刪除、重命名、查找以及查看等操作。?（八)Wiｎdoｗs資源管理器的使用

１.資源管理的啟動?如何開始資源管理器的啟動？?(1）從“開始”按鈕啟動資源管理器。(2）使用快捷菜單啟動資源管理器。

例:下列操作中,無法打開Ｗｉndows資源管理器窗口的是|()?A.用鼠標右鍵單擊桌面上的“我的電腦”圖標,在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令?B.用鼠標右鍵單擊“開始”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令

C.用鼠標右鍵單擊桌面上的“回收站”圖標,在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令

D.用鼠標右鍵單擊“任務(wù)欄”的空白處,在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”?答案：D?解析:ABＣ均可打開，但Ｄ是不能打開的5４、在Winｄows資源管理器窗口中,要修改已選定文獻夾的名稱,下列操作中，不能實現(xiàn)改名操作的是(

）。、

A、單擊“文獻”菜單中的“重命名”命令

?B、兩次單擊該對象的名稱

Ｃ、右單擊該對象,然后單擊快捷菜單中的“重命名”命令?D、單擊該對象的圖標(20２3年5月單選題)

２.資源管理器的窗口布局

3.資源管理器的使用方法??（１）查看文獻及文獻夾。

具體方法是：先在左窗格中打開相應(yīng)的文獻夾，然后選擇“查看”菜單中具體選項命令。其中又有：

1)縮略圖方式。

2）平鋪方式。

３）圖標方式。?4）列表方式。?5）具體信息方式。?（2)打開文獻夾中的對象。三、程序管理（一)啟動程序?(1)使用快捷方式。假如用戶在“開始”菜單中、桌面上或某個文獻夾中曾經(jīng)創(chuàng)建過某程序的快捷方式，那么只需要雙擊議程序的快捷方式即可。?(2)選擇“開始”菜單中的“運營”命令。

(3)在“我的電腦”或“Winｄoｗｓ資源管理器”中雙擊程序圖標。

(4)通過文檔啟動程序。從“我的電腦”或“Ｗindｏws資源管理器”窗口中直接雙擊文檔圖標,也可啟動應(yīng)用程序。?（二)切換程序

在ＷindｏｗsXP中切換應(yīng)用程序也有多種方法:?（１)是通過任務(wù)欄切換。單擊任何一個應(yīng)用程序圖標，該應(yīng)用程序被打開,全置于屏幕最上層。還可以通過快捷鍵“Aｌt”+"Tａb"進行切換。?(2）假如用戶要看的應(yīng)用程序窗口被當前窗口覆蓋住,但用戶可以看見它,可單擊該窗口的任何部位，窗口即成當前窗口。

(三）安裝與卸載應(yīng)用程序

１.如何安裝程序?

除了直接從軟盤或光盤上復(fù)制或運營安裝程序的方法外,ＷindoｗsＸP還提供了自動添加/刪除程序的功能。具體操作方法是:

(1)打開“控制面板”，單擊“添加/刪除程序”圖標,將會出現(xiàn)“添加或刪除程序”對話框。?(2)單擊“添加新程序”按鈕,右邊顯示了兩種選擇:從CD-ROＭ或軟盤安裝程序、從Ｍiｃroｓｏft添加程序。一般都是從光盤或軟盤上添加程序,選擇“CD或軟盤”按鈕，系統(tǒng)會提醒插入安裝盤。

(３）插入安裝盤,然后單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)開始在軟盤或光盤中查找安裝程序。

(４)擬定安裝程序后,單擊“安裝”按鈕開始安裝。

2．如何卸載程序？

(1）通過調(diào)用該應(yīng)用程序組自己的卸載程序。具體操作方法是:在“開始”菜單“所有程序”級聯(lián)菜單中的程序組里找到卸載程序單擊即可。?（2）運用控制面板的“添加／刪除程序”進行應(yīng)用程序的卸載。

（3)假如在“當前安裝的程序”選項卡的列表中沒有該程序,還可以檢查該程序民在的文獻夾，查找標記為Remove或Uninsｔaｌl的卸載程序，雙擊即可卸載。

（四）創(chuàng)建和使用快捷方式?在桌面上創(chuàng)建快捷方式的方法是:

(1)在桌面上單擊鼠標右鍵,從彈出的快捷菜單中選擇“新建”—“快捷方式”命令,打開“創(chuàng)建快捷方式”的對話框。

(2)單擊“瀏覽”按鈕，在出現(xiàn)的“瀏覽”對話框中，選擇要創(chuàng)建快捷方式的對象,然后單擊“打開”按鈕，返回“創(chuàng)建快捷方式”對話框。?(３）單擊“下一步”按鈕，彈出“選擇程序標題”對話框。輸入快捷方式的名稱，然后單擊“完畢”按鈕，新創(chuàng)建的快捷方式將出現(xiàn)在桌面上。

四、ＷｉndｏwｓＸＰ的其他常用操作（一）修改系統(tǒng)上期和時間

具體操作方法：

(1）雙擊任務(wù)欄上狀態(tài)指示器中顯示時間的位置,打開“日期/時間屬性”對話框。

（２)在“時間和日期”選項卡中可以對時間、日期等信息進行設(shè)立;在“時區(qū)”選項卡中可以選擇對的的時區(qū);在“Ｉｎｔｅrnet時間”選擇卡中可以使計算機時鐘同Inｔｅｒnet時間服務(wù)器同步。（二）使用屏幕保護程序?具體設(shè)立方法是:

(1)在桌面上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令,打開“顯示屬性”對話框。選擇“屏幕保護程序”選項卡。

（2）單擊該選項卡中的“屏幕保護程序”下拉列表，選取一種屏幕保護程序,單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護程序的動態(tài)演示外觀；單擊“設(shè)立”按鈕，自定義該屏幕保護程序的顯示選項；運用“等待”按鈕設(shè)立系統(tǒng)啟動屏幕保護程序之前要等待的時間。

(3）設(shè)立完畢后，單擊“擬定”按鈕即可。第三節(jié)Woｒd2０23應(yīng)用基礎(chǔ)一、Worｄ20２３的啟動(略)二、文本編輯(一）選擇中文輸入法?在輸入文本前選擇一種中文輸入法,可以一方面單擊Wｉｎｄows任務(wù)欄右端的輸入法鍵盤式圖標，然后在輸入法列表中選擇一種拼音或五筆輸入法。

(二)移動插入點?在文檔中移動插入點的方法很多：?(1）

假如要在當前屏幕上移動插入點，只需把I形指針指向新位置,然后單擊鼠標左鍵即可。

（2)

假如文檔很長，需要編輯的文本沒有在屏幕上顯示出來，可以運用垂直滾動條和水平滾動條來查看文檔。

(三）

選取文本?Word把選定的文本按反白方式顯示，即黑底白字而不是標準的白底黑字。

用鼠標選取文本只需把鼠標指針定位于要選定文本塊的開始處,按住鼠標左鍵進行拖動,直到使所需文本變?yōu)榉窗罪@示。

（四)

復(fù)制、移動、刪除文本

1．

如何復(fù)制文本？?操作環(huán)節(jié)是：先選定要復(fù)制的文本，然后選擇“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令（或按“Ｃｔｒl+C”鍵）或者單擊“彰”工具欄中的“復(fù)制”按鈕。接下來將插入點移到要粘貼文本的新位置，再選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令（或按“Ｃｔrl+ｖ”鍵），或者單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕即可。67、在woｒd編輯狀態(tài)下,要選定大范圍的文本，可以在要選定塊的起始處單擊,按住(

）鍵，再單擊選定塊的末尾。

A、Ctrl

B、Shift

C、Aｌt

D、Ｉnｓ

(２02３年５月單選題)

2.

如何移動文本？?移動文本的操作與復(fù)制文本類似：選定要移動的文本后,選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令（或“Ctrl+X”鍵）或者單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕，此時,選定的文本已從原位置處刪除,存放到剪貼板中；在文本將出現(xiàn)的位置處單擊以放置入點;選擇“粘貼”命令。

3.

如何刪除文本？?欲刪除文本塊，只需選定文本塊后,按“Dｅl”鍵即可。要注意的是，按“Deｌ”鍵會刪除插入點右側(cè)的文本,按“Bａｃｋspace”鍵會刪除插入點左側(cè)的文本。?（五)

撤消與恢復(fù)操作?在文檔的編輯過程中，假如不小心刪除了一些文字，Ｗord允許把剛刪除的內(nèi)容恢復(fù)過來；假如又想刪除該文字，則可以選擇“恢復(fù)”命令。

(六)

插入與改寫文本?Worde啟動時默認方式為插入方式,在這種方式下,輸入新的文本后，插入點后的文本自動向右移動。在改寫狀態(tài)下,新輸入的文本會覆蓋自找文本。

（七)查找和替換

查找和替換功能，使用戶可以迅速找出指定的文本、格式和樣式等，然后可以用新的文本、格式或樣式替換舊的。?1.

如何查找文本？

其環(huán)節(jié)為:

（1)

選擇“編輯”菜單中的“查找”命令,出現(xiàn)“查找和替換”對話框，選中“查找”選項卡。?(2)

在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的文本。單擊“高級”按鈕，可以打開一個能設(shè)立各種查找條件的具體對話框。

（3)

單擊“查找下一處”按鈕開始查找。?(４）

要繼續(xù)進行查找，可單擊“查找下一處”按鈕；要切換到文檔中編輯內(nèi)容,可以單擊文檔，然后進行編輯,編輯完畢后，單擊“查找與替換”對話框的任意位置，繼續(xù)進行查找工作。?（5）

要關(guān)閉“查找和替換”對話框,可以單擊“取消”按鈕，插入點停留在當前查找的文本處。?2.

如何替換文本?

可按以下環(huán)節(jié)進行操作：

(1）

選擇“編輯”菜單中的“替換”命令,出現(xiàn)“查找和替換”對話框，選定“替換”選項卡。

（2)

在“查找內(nèi)容”文本框中輸入查找的文本或格式。

(3）

在“替換為”文本框中輸入要替換的文本或格式。?（4)

單擊“查找下一處”按鈕,開始查找。當找到匹配的文本后，會在文檔中反白顯示該文本。

此時,用戶可以根據(jù)需要進行選擇:?(1）

假如不想替換當前的內(nèi)容,可以單擊“查找下一處”按鈕，繼續(xù)進行查找。

(2）

假如想替換當前查找的內(nèi)容,可以單擊“替換”按鈕，替換完后,繼續(xù)進行查找。?(3)

假如想替換整個文檔中的該文本,可以單擊“所有替換”按鈕,替換完后，會出現(xiàn)對話框，提醒總共替換了多少處。三、表格解決（一）創(chuàng)建表格?1.

使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格。其環(huán)節(jié)為：?(１）將光標定位于欲插入表格的位置。

（２）單擊“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕,此時出現(xiàn)表格模型。

（3)在出現(xiàn)的表格模型中按住鼠標左鍵拖動增長行列數(shù)。?(4）松開鼠標左鍵，即可在當前光標處插入一個規(guī)則表格。?2.

用“表格”菜單上的“命令”建立空表格?選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，會出現(xiàn)“插入表格”對話框,輸入合適的行列數(shù)值。假如按預(yù)定義的格式創(chuàng)建表格,則單擊“自動套用格式”按鈕,選擇好表格形式后單擊“擬定”會在當前光標處創(chuàng)建一個新的空白表格。?3.

用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

其操作如下：?（1）單擊“表格”菜單上的“繪制表格”或者是“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕,出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。指針變?yōu)楣P形。?（２）按住鼠標左鍵從左上拖至右下,擬定表格的外圍邊框。

(3）繪制行列框線。?（４）假如要擦除框線，單擊“擦除”按鈕，度在要擦除的框線上拖動。

（二）編輯表格

在表格的單元格中的編輯文本的方法與在表格外的文檔中基本相同。?(三)修改表格

1.

選定表格?可以用鼠標單擊拖動的方法來選定部分單元格或文本。

2.

合并與拆分單元格

選定要合并的單元格后，單擊“表格和邊框”工具欄中的“合并單元格”按鈕,或者選擇“表格”菜單中的“合并單元格”命令即可。還可以用擦除的方式來達成合并的目的。?拆分的操作環(huán)節(jié)是：

（1）選定要拆分的一個或多個單元格。?（2）單擊“表格”菜單中的“拆分單元格”命令，會出現(xiàn)“拆分單元格”對話框。?（3）輸入每個單元格要拆分的行列數(shù)。

(４)假如選中“拆分前合并單元格”復(fù)選框，則在拆分前先合并所選單元格。?(5)單擊“擬定”按鈕即可。?3．

插入或刪除行(列）

插入行(列),先選定行（列)數(shù)后,選擇“表格”菜單中的“插入”子菜單上的“行（列）”命令即可。假如想刪除表格中的某些行（列）,只需選定要刪除的行（列）,然后選擇“表格”菜單中的“刪除”子菜單上的“行（列）”命令。

４．

如何插入或刪除單元格?

插入單元格時，選擇單元格，選擇的單元格的數(shù)目應(yīng)和擬插入的單元格的數(shù)目相同。然后單擊“表格”菜單中的“插入”子菜單上的“單元格”命令，會出現(xiàn)“插入單元格”對話框。選擇如何移動單元格后,單擊“擬定”按鈕。

刪除單元格，一方面需選定要刪除的單元格,然后選擇“表格”菜單中“刪除”子菜單中的“單元格”命令，出現(xiàn)“刪除單元格”對話框,選擇相應(yīng)的選項后，單擊“擬定”按鈕。?(四）

排版表格

１．

如何改變行高或列寬??當對任何行中的單元格添加文本時，Ｗoｒd將自動設(shè)立行高和列寬。用戶也可以手動改變表格行高或列寬。?（1)使用鼠標進行調(diào)整。?(2）使用對話框進行精確的調(diào)整。?２.

如何進行表格文字的格式化？

對表格文字的格式化可以采用對文本化相同環(huán)節(jié)來對單元格中的內(nèi)容進行格式化。

3.

如何設(shè)立表格邊框??環(huán)節(jié)為：選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，出現(xiàn)“邊框和底紋”對話框。單擊“邊框”選項卡，在對話框中可以進行邊框的設(shè)立。?4.

如何使用表格的自動套用格式？?具體操作環(huán)節(jié)如下：

（1)將插入點置于要格式化的表格中。?（2)選擇“表格”菜單中的“表格自動套用格式”命令，出現(xiàn)“表格自動套用格式”對話框。

（３)從“表格樣式”列表框中選擇預(yù)先定義好的格式，在下邊的“預(yù)覽”框中顯示所選格式將生成的表格外觀。?(４）將“特殊格式應(yīng)用于”組框中的選項用于控制表格的某一部分的開關(guān)狀態(tài)。?（5）設(shè)立完畢后，單擊“應(yīng)用”按鈕即可。三、格式設(shè)立（一)設(shè)立字符格式?所謂Ｗord的字符格式，涉及字符的字體、字號、字形以及字符間距與垂直間距的控制。其操作方法是:打開“格式”下拉菜單,單擊“字體”命令，在“字體”對話框中設(shè)立Word所能提供的所有字符格式。

(二）設(shè)立段落格式

段落是指任意數(shù)量的文本或圖形其后跟一個段落標記。

設(shè)立段落格式的操作方法是:打開“格式”下拉菜單，單擊“段落”命令,彈出“段落”對話框,在此對話框中設(shè)立Ｗord所能提供的所有段落格式。

（三)設(shè)立頁面格式

如何在WＯＲD中對文檔進行頁面設(shè)立？

1.

打開“文獻”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)立”命令，可以打開頁面設(shè)立對話框,根據(jù)自己的需求設(shè)立對話框中的頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)格等。四、打印輸出(一)打印預(yù)覽打印文檔之前讓用戶查看打印效果的文檔視圖，即打印預(yù)覽視圖。?要切換到打印預(yù)覽視力中,可以選擇“文獻”菜單中的“打印預(yù)覽”命令,或者單擊“常用”工具上的打印預(yù)覽按鈕，出現(xiàn)“打印預(yù)覽”窗口。?（二)打印輸出?單擊“常用”工具欄中的“打印”按鈕，即可將整個文檔從頭至尾打印一份。假如想一次打印多份,或者需要其他的設(shè)立，可以通過“打印”對話框來打印。第四節(jié)Excel２023應(yīng)用基礎(chǔ)一、

建立和編輯工作表?(一)

工作簿的創(chuàng)建

單擊ＷｉｎdowsＸP中文版桌面左下角的“開始”按鈕，將鼠標指向“所有程序”級聯(lián)菜單上的“MicrｏｓoftOｆfｉｃe”,在其右側(cè)出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中單擊“MｉcrosｏftOｆfｉｃeＥxceｌ20２3”命令,即可啟動Excｅｌ2023。Eｘｃeｌ20２3的窗口界面與Word的界面極為相似,都有標題欄、菜單欄、“常用”工具欄、“格式”工具欄、Offｉcｅ助手和狀態(tài)欄等。其與Worｄ界面的不同之處在于:?(1)

編輯欄。

(2)

工作表格區(qū)。(3)工作表標簽。?(4)

水平、垂直滾動條。

啟動Excel時,系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿．該工作簿內(nèi)包含3個打開的工作表，名字分別是sｈeeｔ１、ｓheeｔ2、sheｅt3。例:一個新建的Ｅxcｅl工作簿中，默認的工作表個數(shù)是（)

A.5個

B.3個

C．２55個

D.2５４個

答案：Ｂ?解析：新建的Excel工作簿，默認的工作表是sｈeet１、sｈeｅｔ2、sｈeeｔ3在Excell中，假如輸入“0

1/９”,則在單元格中會出現(xiàn)（

)

?A、１月9號

B、1/９

C、＃###

D、FLAＳE

（二)單元格的選定?1．

選定一個相鄰的矩形區(qū)域

2.

選定不相鄰的矩形區(qū)域?3.

選取整行或整列?４.

選定整張工作表?（三)數(shù)據(jù)的輸入?1.

輸入文字?Eｘcel默認的單元格寬度是8個字符寬

2.

輸入數(shù)字?3.

輸入日期和時間

（1）時間格式。Excel自動使用２4小時顯示時間。假如要使用12小時的時鐘顯示時間，則需鍵入ＡM或ＰM,在時間與字母之間必須涉及一個空格，可以用Ａ或Ｐ來代替AM或PM。

（２）日期格式。鍵入日期時,可以使用斜杠（/)或連字符（-）來分隔年、月、日。?可以在同一單元格中鍵入日期和時間,但兩者之間必須用空格分隔。?例:在EXＣEL單元格中可用“/”分隔日期，如1/2表達１月２日，為了將分數(shù)1/２與日期１/２區(qū)分開來，在輸入分數(shù)時,應(yīng)先輸(B）？!

A.0

B．0和空格

C.空格

Ｄ.空格和0?4.

輸入數(shù)據(jù)后單元格指針移動的方向

（四）數(shù)據(jù)的編輯

1．

修改單元格中的數(shù)據(jù)?假如要在單元格中修改數(shù)據(jù)，可以按照以下環(huán)節(jié)進行:

（1）雙擊要修改數(shù)據(jù)的單元格或者在選定單元格后按“F2”鍵，即可將插入點置于該單元格中。

（2）按箭頭鍵將插入點移到要編輯的位置，按“ＢaｃkSpace”鍵或“Del”鍵刪除插入點左右側(cè)的字符,然后輸入新的字符。?(３)修改完畢,按“Enｔer”鍵或編輯欄中的“輸入”按鈕確認修改。

2.

刪除單元格中的數(shù)據(jù)

清除單元格的方法很簡樸。只需選定該單元格,然后按“Del”鍵或“ＢａｃｋSpace”就可以了。?例:Excｅl中，選中一個單元格后按Del鍵,則（C)?Ａ.刪除該單元格中的數(shù)據(jù)和格式

B.刪除該單元格

C.僅刪除單元格中的數(shù)據(jù)

Ｄ.僅刪除單元格中格式

3.

移動、復(fù)制單元格數(shù)據(jù)?方法有兩種,一是使用鼠標拖動,二是通過剪貼板進行剪貼,其使用方法與Word類似。

4．

追加數(shù)據(jù)?Eｘcel追加數(shù)據(jù)的功能可以很方便地插入與刪除單元格、行、列,使用戶不必重新修改整個工作表,插入與刪除單元格、行、列的操作方法與Woｒｄ中類似。?５.

設(shè)定數(shù)據(jù)有效性

設(shè)定數(shù)據(jù)有效性的操作環(huán)節(jié)如下：

(1）選定要增長有效檢查的單元格。?（2）執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框。單擊“設(shè)立”選項卡。?（3)在出現(xiàn)的對話框中的“允許”框中選擇需要檢查的方式,比如選擇“小數(shù)”，對話框會改變。

(４）在“數(shù)據(jù)”下拉列表中框中選擇需要的條件。

(5)在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值。

(6)按下“擬定”按鈕即可。?（五）

工作表的操作

１.

改變工作表的名字

２.

選定工作表

Excel通常只能對當前活動工作表進行操作。選定單個工作表的方法很簡樸，只需在工作表標簽上單擊要激活工作表的名字即可。1１5,Excel中輸入公式時，下列符號不能用做公式開頭符號的是（

）

A

：

?B

=

?C

＄

D

*

?

3．

插入、刪除工作表

4．

移動、復(fù)制工作表

（六）工作簿的保存與關(guān)閉

二、工作表的格式化

（一)數(shù)據(jù)格式的設(shè)立?1．

設(shè)立文字格式

2.

設(shè)立數(shù)字格式?改變數(shù)字單元格的環(huán)節(jié):

（1)選定需要格式化的單元格或一個區(qū)域。?（２）單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)值”選項卡,在“分類”下拉列表中選擇一項。

(3)在右側(cè)的區(qū)域進行相應(yīng)的設(shè)立,然后按下“擬定”按鈕。

3.

單元格中文字的折行?單元格的合并與取消合并5.解決標題

“合并及居中”執(zhí)行環(huán)節(jié):按照表格的實際寬度選擇要居中的標題,單擊“合并及居中”按鈕即可。?（一)對齊方式的設(shè)立?改變對齊方式的具體操作如下：

(1）選定要設(shè)立對齊方式的單元格。

(2)單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在打開的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡。?(3)在“對齊”選項卡的對話框中進行選擇，可以設(shè)立水平對齊、垂直對齊、縮進、增長縮進、方向、自動換行、縮小字體填充、合并單元格等。?(４)設(shè)立完畢,單擊“擬定”按鈕即可。

(二）行高和列寬的設(shè)立

（三)邊框和底紋的設(shè)立

具體操作環(huán)節(jié)是：?(1)選取要添加邊框線的單元格區(qū)域。

（2)單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“邊框”選項卡。?（３)在線條下“樣式”內(nèi)選定一種線條樣式。假如要為邊框線指定顏色，可以在“顏色”下拉列表框中選擇需要的顏色，然后根據(jù)需要按一“預(yù)置”或“邊框”項下的按鈕。

（4)設(shè)立完畢后,按下“擬定”按鈕即可。?（四)條件格式化

條件格式化是指規(guī)定單元格中的數(shù)據(jù)達成設(shè)定條件時的顯示方式。要進行上面的設(shè)立，其操作環(huán)節(jié)是:

（1)選擇要設(shè)立格式的單元格。

(2）單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，出現(xiàn)“條件格式”對話框。?(３）最左邊有兩個選項，選中“單元格數(shù)值”選項。?(4)選定比較詞組,本例中選擇“小于”。然后在后面的框中輸入數(shù)值,如“60”.

（5)單擊“格式”按鈕,出現(xiàn)“單元格格式”對話框。選擇要應(yīng)用的字體樣式，比如在“顏色”中選擇“紅色”,在“下劃線”中選擇“單下劃線”,選好后按“擬定”返回“條件格式”對話框。

(6)單擊“添加”按鈕會出現(xiàn)第二個輸入框，反復(fù)上面環(huán)節(jié)，比如設(shè)立大于或等于9０時,單擊“格式”按鈕，在“單元格格式”的“字體”選項卡中設(shè)立字形為“加粗”，在“圖案”選項卡中設(shè)立底紋顏色為黃色。

(７）單擊“擬定”按鈕返回“條件格式”對話框。

(8）最后按下“擬定”按鈕。

設(shè)立后，如數(shù)值滿足規(guī)定,將會按設(shè)定格式進行顯示,否則，單元格將保持原有模式。一、圖表的制作(一）圖表的創(chuàng)建

按以下操作環(huán)節(jié)進行：

（1）選擇要包含在圖表中的單元格數(shù)據(jù)。?(2)執(zhí)行“插入”菜單中的“圖表”命令，或者單擊“常用”工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o,屏幕上將出現(xiàn)“圖表向?qū)А睂υ捒?。一方面選擇所需要的圖表類型,在子圖表類型中選擇需要的樣式，然后按下“下一步”按鈕。?（3)在“圖表數(shù)據(jù)源”對話框中，進行數(shù)據(jù)區(qū)域和數(shù)據(jù)系列的設(shè)立。在“數(shù)據(jù)區(qū)域”輸入框中有一個折疊按鈕,單擊該按鈕可輸入新的單元格地址,再次單擊折疊按鈕返回對話框。數(shù)據(jù)區(qū)域輸入以后,選擇數(shù)據(jù)系列。設(shè)立好后,按下“下一步”按鈕。

(4）在“圖表選項”對話框中有6個選項卡,可以分別對圖表設(shè)立不同的選項。

1）在“標題”選項卡中可以完畢對圖表標題、Ｘ軸和Y軸標題的設(shè)定。?2)在“坐標軸”選項卡中可以選擇是否顯示“分類軸”和“數(shù)值軸”并設(shè)立“分類軸”類型。

3)在“網(wǎng)格線”選項卡中可以設(shè)立“分類軸”和“數(shù)值軸”是否顯示重要網(wǎng)格線和次要網(wǎng)格線。

4)在“圖例”選項卡中可以設(shè)定是否顯示圖例以及圖例顯示位置。?5)在“數(shù)據(jù)標志”選項卡中可以設(shè)定在圖表項上是否顯示數(shù)據(jù)標志。?6）在“數(shù)據(jù)表”選項卡可以設(shè)定是否出現(xiàn)數(shù)據(jù)表。

(5)在出現(xiàn)的“圖表位置”對話框中設(shè)定圖表出現(xiàn)的位置選定后可以分別在其右邊的輸入框中選中或輸入工作表的名字。按下對話框中的“完畢”按鈕，就出現(xiàn)了圖表。

(二）圖表的編輯

1.移動和縮放圖表?2.重新設(shè)定圖表選項?３.更改圖表類型?4.增長圖表數(shù)據(jù)

5.更新圖表數(shù)據(jù)

2.刪除圖表數(shù)據(jù)系列二、公式與函數(shù)(一）公式的創(chuàng)建

1.輸入公式輸入一個公式的操作與與輸入其它類型的數(shù)據(jù)類似。不同的是輸入公式必須以“＝”作為開始。10３、Ｅxcel中輸入公式時;下列符號不能用做公式開頭符號的是（

）

A、:

B、﹦

C、$

D、﹡

（2023年5月多選題）

2.單元格地址

（1)相對地址。所謂相對地址是指當把一個具有單元格地址的公式復(fù)制到一個新的位置或者范圍時,公式中的單元格地址會隨著改變。?在默認狀態(tài)下,Excｅl2０2３對單元格的引用采用的是相對地址,當生成公式時,對單元格或區(qū)域的引用通常是基于它們與公式單元格的相對位置。

(２）絕對地址。所謂絕對地址是指把公式復(fù)制到新位置時，公式中的固定單元格地址保持不變。絕對地址的引用是通過對單元格地址的凍結(jié)來實現(xiàn)的。方法是在單元格地址的行號和列標前加上美元符號。?（３）混合地址。所謂混合地址就是指在一個單元格地址費用中，既有絕對地址引用，也有相對地址引用。

(4）三維地址。一個工作薄是由多張工作表組成的,假如數(shù)據(jù)分布在不同的工作表中，要完畢數(shù)據(jù)的匯總，就必須可以讀取在每張工作表中的數(shù)據(jù)，這就是三維引用，意即在一本工作簿中從不同的工作表引用單元格。?三維引用的一般格式為：工作表名加單元格地址。例如,在工作表“Sheｅｔ2”單元格C3中輸入公式“=Sheet1!A1＋A2”.3８、在Excel中，假如輸入“0

1/9”,則在單元格中會出現(xiàn)（

）。

Ａ、1月９日

B、1/9

Ｃ、#

＃

#

#

D、FＡLSE

(20２３年5月單選題)?3．移動和復(fù)制公式

(二)自動求和

１.自動求和按鈕的使用

具體操作環(huán)節(jié)是：選定想規(guī)定和的數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄上的自動求和按鈕,用鼠標選定要匯總的單元格或者單元格區(qū)域,敲“回車”鍵或按下“確認”按鈕，即可完畢求和運算。?2.一次輸入多個求和公式?（三）函數(shù)的使用?1.使用“插入函數(shù)”對話框輸入函數(shù)

具體操作環(huán)節(jié)如下:?(1)選定要輸入函數(shù)的單元格。

(2)單擊“插入”菜單中的“函數(shù)”命令。

（3）從“選擇類別”列表框中選擇要輸入的函數(shù)的分類。

（4)從“選擇函數(shù)”列表框中選擇所需要的函數(shù),按下“擬定”按鈕。?（5)設(shè)立完畢后,按下“擬定”按鈕,即完畢函數(shù)的輸入。?2.直接輸入函數(shù)

3．在公式欄中選擇函數(shù)?具體操作環(huán)節(jié)是：?(1)選擇需要輸入函數(shù)的單元格。?(2)在編輯欄中輸入“=”或者單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，進入公式編輯狀態(tài)。?（3）單擊編輯欄左側(cè)的選擇函數(shù)下拉按鈕,將顯示“常用函數(shù)”列表框。用戶可以從中選擇自己需要的函數(shù)。假如需要的函數(shù)沒有被列出來，可以選擇“其他函數(shù)”選項，打開“插入函數(shù)”對話框，以后的操作與插入函數(shù)相同。三、數(shù)據(jù)管理１．添加記錄

運用“記錄單”可以方便地為數(shù)據(jù)清單添加記錄，具體操作如下:

(1）在想加入記錄的數(shù)據(jù)清單中選中單元格。?(２）從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。

（3）在“記錄單”對話框中單擊“新建”按鈕,這時將出現(xiàn)一個空白記錄。

（４)在各個字段中輸入新記錄的信息。

（5）按“Enter”鍵添加記錄并移到下一條記錄。

（6）輸入所有要添加的記錄后,選擇“關(guān)閉”按鈕。

２．編輯記錄?操作方法有兩種:一種是直接在相應(yīng)的單元格中進行操作，另一種方法是征用記錄單進行操作。?3．刪除記錄

要刪除一條記錄，只需在“記錄單”對話框中查找并顯示出要刪除的記錄,然后選擇“刪除”按鈕，在彈出的確認對話框中單擊“擬定”即可。?4.查找記錄?可以設(shè)立搜索條件來查找記錄，具體操作環(huán)節(jié)是:?(1）單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

（2）在記錄單中單擊“條件”按鈕,將會出現(xiàn)空白記錄單讓用戶輸入條件，原“條件”按鈕變?yōu)椤坝涗泦巍薄?/p>

(3）在相應(yīng)的字段中輸入條件值,條件中可以輸入通配符。?（4)單擊“上一條”或者“下一條”按鈕,將從當前的記錄移到滿足條件的指定方向上的一條記錄。(一）數(shù)據(jù)排序(一）數(shù)據(jù)排序?１.

使用“排序”對話框進行排序?具體操作:

(1)在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格。?（2）選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令。

（3）單擊“重要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，進行選擇。?(4)在“次要關(guān)鍵字”中選定一個排序字段。

(5)按下“擬定”按鈕即可。?２.

使用工具按鈕進行排序

(二)篩選數(shù)據(jù)

1.

自定義的自動篩選

Exｃel提供了“自動篩選”的方法，具體操作環(huán)節(jié)如下:

(1）在要篩選的數(shù)據(jù)清單中選定單元格。

(２）單擊“數(shù)據(jù)”菜單，在“篩選”的級聯(lián)菜單中單擊“自動篩選”命令。?(３)單擊包含想顯示的數(shù)據(jù)的列中的箭頭，就會出現(xiàn)下拉列表。

（４）在下拉列表中單擊“自定義”選項。?(5）在“自定義自動篩選方式”對話框中,單擊第一個框旁邊的箭頭,在下拉列表中選定要使用的運算符。?（6）單擊右邊框的箭頭,選定要使用的數(shù)值。

(7)單擊“擬定”即可。

（三)分類匯總?分類匯總是一個重要的功能。?1.

自動分類匯總?具體操作環(huán)節(jié)是：

(１)將數(shù)據(jù)清單按要進行分類匯總的列進行排序。

(2)在要進行分類匯總的數(shù)據(jù)清單里,選取一個單元格。

(3）執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“分類匯總”命令。?(４)在“分類字段”框的下拉列表中,選擇一列。

(5）在“匯總方式”框的下拉列表中,選擇想用來進行匯總的函數(shù)。?（6）在“選定匯總項”框中,選擇要進行匯總的數(shù)值的那一列。

(7）按下“擬定”按鈕即可。?2.

分級顯示符號?3.

刪除自動分類匯總

刪除自動分類匯總的操作環(huán)節(jié)是:

(1）在分類匯總數(shù)據(jù)清單中選擇一個單元格。?(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令。

（3）按下“所有刪除”按鈕即可。

例:在Eｘcel中,規(guī)定在使用分類匯總之前，先對字段進行排序,該字段為()?A.字符字段

B.字母字段

C.分類字段

D．邏輯字段

答案：C?知識點：執(zhí)行分類匯總之前，需進行字段排序，選擇分類字段第五節(jié)PowerPｏinｔ2023應(yīng)用基礎(chǔ)一、

創(chuàng)建演示文稿

（一）

創(chuàng)建一個空白演示文稿

可以按照下列環(huán)節(jié)進行:

(1）單擊“開始”按鈕,將鼠標指針指向“所有程序”，出現(xiàn)“所有程序”級聯(lián)菜單。

(2）指向“所有程序”級聯(lián)菜單中的“ＭicrosoftOfficｅ”菜單，在其右側(cè)出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中單擊“MiｃrosoftＯfficePｏｗｅrPoint202３”，啟動PoｗｅrPoｉｎt2023.?（3)啟動后,出現(xiàn)一個PowｅrＰoint2０2３窗口。

啟動方法：1.開始—所有程序-－--Micｒｏsftpoweｒpoiｎt?

２.ctrｌ+ｎ快捷鍵?例:在Pｏｗｅｒpoｉnｔ中,新建一個演示文稿的快捷鍵是（)?Ａ．Ｃtrｌ＋Ｐ

B．Ctｒl+O

C.Ｃtrl+S

D.Ctｒl+Ｎ

答案：Ｄ

知識點:Ｃtｒl+N鍵能新建一個演示文稿？？?

（二）

幻燈片文字的解決

１.

輸入標題文字?在文本占位符中輸入標題文字的方法如下：?(1)單擊文本占位符中的任何位置,此時虛線邊框?qū)⒈淮值男本€邊框所取代，所占位符的示例文字將會消失，占位符內(nèi)出現(xiàn)一個閃爍的插入點,這時就可以輸入文字了。?(2）輸入所需要的文字。

(3)輸入完畢后,單擊標題占位符之外的任意位置。?2.

輸入項目文本

３.

編輯幻燈片?(三）添加幻燈頭片?(四）更改幻燈片版式

所謂幻燈片版式,是指圖表上元素（如標題和副標題文本、列表、圖片、表格、圖表、自選圖形和影片）的排列方式。?更改幻燈片具體的操作方法為:?（1)顯示要修改的幻燈片。

(2）單擊“格式”菜單中的“幻燈片版式”命令,在幻燈片右側(cè)會出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格。?(3)在“幻燈片版式”任務(wù)窗格中，有文字版式、內(nèi)容版式、文字和內(nèi)容版式、其他版式4類,選擇需要的版式,更換即可。?(五)視圖方式

ＭiｃrosoftPowerPoiｎt有3種重要視圖：普通視圖、幻燈片瀏覽視圖和幻燈片放映視圖。普通視圖

普通視圖是重要的編輯視圖，可用于撰寫或設(shè)計演示文稿。該視圖有3個工作區(qū)域:左側(cè)為可在幻燈片文本大綱和幻燈片縮略圖之間切換的選項卡;右側(cè)為幻燈片窗格，以大視圖顯示當前幻燈片;底部為備注格。?1.

幻燈片瀏覽視圖

幻燈片瀏覽視圖是以縮略圖形式顯示幻燈片的視圖。

2.

幻燈片放映視圖

幻燈片放映視圖占據(jù)整個計算機屏幕,在這種全屏幕視圖中,用戶看到的演示文稿就是將來觀眾所看到的。?例：在Powerｐoｉnt中用于對幻燈片內(nèi)容進行編輯的視圖是（）

Ａ．各種視圖

Ｂ.幻燈片視圖

C.幻燈片瀏覽視圖

D．幻燈片放映視圖?答案：B

知識點:幻燈片視圖是最重要的編輯視圖?

幻燈片瀏覽視圖是顯示幻燈片的視圖?

幻燈片放映視圖是呈現(xiàn)在觀眾前的視圖

(六）頁面設(shè)立與打印

１．

頁面設(shè)立

在幻燈片打印之前,要進行頁面設(shè)立,具體操作環(huán)節(jié)為:

（1）打開要進行頁面設(shè)立和打印的幻燈片。?(2)單擊“文獻”菜單中的“頁面設(shè)立”命令。?（3）在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸。?（4）單擊“擬定”按鈕,完畢頁面設(shè)立。?2.

打印?打印環(huán)節(jié)如下:

（1)單擊“文獻”菜單上的“打印”命令，打開“打印”對話框。在該對話框中設(shè)立打印機的類型、打印范圍和打印內(nèi)容等。

（2)設(shè)立完畢，單擊“擬定”按鈕,即可開始打印。二、修飾幻燈片二、

修飾幻燈片（一）應(yīng)用設(shè)計模板?應(yīng)用和更換的具體環(huán)節(jié)如下：?（1）

打開要應(yīng)用設(shè)計模板的演示文稿。

（2）單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計”按鈕,在右側(cè)將會出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格。?1）在“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格中，已經(jīng)應(yīng)用的設(shè)計模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”之下，所有可用的設(shè)計模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。?2）若要將新模板應(yīng)用于當前使用其他模板的一組幻燈片，請在