票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)

盛京銀行沈陽(yáng)營(yíng)管部票據(jù)

貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理資產(chǎn)同業(yè)部檔案管理目的和適用范圍為規(guī)范沈陽(yáng)營(yíng)管部及轄屬各支行票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，提高檔案管理水平，強(qiáng)化內(nèi)控制度，有效防范各類風(fēng)險(xiǎn)。適用于沈陽(yáng)營(yíng)管部及轄屬各支行。

沈陽(yáng)營(yíng)管部資產(chǎn)同業(yè)部的工作職責(zé)沈陽(yáng)營(yíng)管部資產(chǎn)同業(yè)部負(fù)責(zé)對(duì)票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中管理，履行對(duì)轄內(nèi)各支行票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)、管理、檢查、監(jiān)督、考核等職責(zé)。支行的工作職責(zé)沈陽(yáng)營(yíng)管部轄屬各支行必須指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理、裝訂、立卷、歸檔等工作，保證所移交檔案資料的真實(shí)性、完整性、有效性。

檔案的核查、整理、歸檔

（一）檔案核查、整理票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案按資料內(nèi)容分為貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案、貼現(xiàn)業(yè)務(wù)審批檔案和轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案。歸檔時(shí)按照票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)的具體操作流程簽章并歸檔，具體內(nèi)容及歸檔順序詳見(jiàn)附件。票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料應(yīng)在貼現(xiàn)資金發(fā)放后10個(gè)工作日內(nèi)移交給沈陽(yáng)分行資產(chǎn)同業(yè)部，原件和復(fù)印件各一套。票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦行提供貼現(xiàn)檔案移交清單(見(jiàn)附件1)，檔案移交人為支行經(jīng)辦人員，檔案接收人為資產(chǎn)同業(yè)部票據(jù)組中臺(tái)人員，檔案監(jiān)交人為資產(chǎn)同業(yè)部票據(jù)組前臺(tái)人員。資產(chǎn)同業(yè)部票據(jù)業(yè)務(wù)組前臺(tái)、中臺(tái)人員對(duì)移交的每筆信貸業(yè)務(wù)資料，必須依據(jù)檔案交接清單按原件、復(fù)印件逐份、逐頁(yè)核實(shí)、確認(rèn)。每個(gè)案卷均應(yīng)編制《票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料卷內(nèi)目錄》（見(jiàn)附件2）放置卷首。卷內(nèi)文件須做到紙張整潔、大小統(tǒng)一。對(duì)重要要件缺失，或不符合規(guī)定的，可不予受理，并責(zé)令經(jīng)辦行在規(guī)定時(shí)限內(nèi)重新補(bǔ)報(bào)。因特殊原因無(wú)法補(bǔ)齊的，由經(jīng)辦行出具書面材料，經(jīng)沈陽(yáng)營(yíng)業(yè)管理部資產(chǎn)同業(yè)部確認(rèn)后存檔。（二）檔案的歸檔入庫(kù)

1.檔案經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后，由資產(chǎn)同業(yè)部中臺(tái)人員按業(yè)務(wù)種類、檔案類型、時(shí)間順序、序號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，將支行名稱、客戶全稱及檔案編號(hào)標(biāo)注于檔案封面上歸檔入庫(kù)。具體規(guī)則如下：ZT-01-2013

0001業(yè)務(wù)種類原件（復(fù)印件）時(shí)間（年）序號(hào)業(yè)務(wù)種類：TX-直貼，SP-審批，ZT-轉(zhuǎn)貼檔案類型：01-原件，02-復(fù)印件2.將入庫(kù)檔案信息資料按業(yè)務(wù)發(fā)生順序續(xù)時(shí)登記檔案保管登記簿，以備借閱查詢使用。票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料保管具體要求如下：

（一）票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料需要的原本、原稿，不得另行編寫與修改。（二）檔案中文件資料，一律實(shí)行連續(xù)打碼標(biāo)記，防止人為抽頁(yè)等故意行為。（三）建立檔案管理人員變更交接制度。檔案管理人員變更時(shí)，采用第三人見(jiàn)證制度，移交人與接交人在監(jiān)交人的見(jiàn)證下核點(diǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料。檔案保管期限依據(jù)信貸檔案管理辦法的相關(guān)要求，結(jié)清的票據(jù)、貼現(xiàn)等信貸檔案資料為定期保管，保管期限為5年，保管期限從該客戶與本行最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后的次年1月1日開(kāi)始計(jì)算。票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)

檔案資料的借閱（一）查閱人員可對(duì)票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。檔案調(diào)閱必須由主管領(lǐng)導(dǎo)審批由檔案保管人員陪同，需要將資料帶離現(xiàn)場(chǎng)的，經(jīng)同意后由票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理人員為其復(fù)印，復(fù)印資料不得擅自外傳。原則上不得帶走檔案資料原件，因特殊情況需要出借時(shí)，借用人應(yīng)填寫《票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料借閱單》。（二）票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料借用人在借閱期間，應(yīng)保證資料的安全性、完整性和有效性，借閱人不得對(duì)檔案資料涂改、拆取、標(biāo)注、偽造、損毀、遺失和對(duì)外公開(kāi)遺失。對(duì)因資料的遺失、損毀或泄密而造成的經(jīng)濟(jì)損失可要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（三）歸還出借的票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料時(shí)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)清點(diǎn)歸檔，核對(duì)借出時(shí)與歸還時(shí)的內(nèi)容，及有無(wú)涂改現(xiàn)象。同時(shí)在《票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案資料借閱單》上登記注銷。（

附件：

1、票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案移交清單2、票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案卷宗目錄3、票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)審批表4、票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案封皮5、票據(jù)直貼業(yè)務(wù)檔案歸檔順序6、票據(jù)直貼審批業(yè)務(wù)檔案歸檔順序7、票據(jù)轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案歸檔順序8、沈陽(yáng)營(yíng)業(yè)管理部票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)系單9、票據(jù)貼現(xiàn)資料交接單附件1貼現(xiàn)檔案移交清單機(jī)構(gòu)名稱：ΧΧ支行客戶名稱：貼現(xiàn)日期：年月日序號(hào)文件名稱數(shù)量備注1盛京銀行沈陽(yáng)營(yíng)業(yè)管理部商業(yè)匯票直貼業(yè)務(wù)審批表

原件2票據(jù)貼現(xiàn)資料交接單

原件3盛京銀行商業(yè)匯票貼現(xiàn)合同

原件4銀行承兌匯票

復(fù)印件5查詢書及查復(fù)書

原件6貼現(xiàn)憑證

復(fù)印件7購(gòu)銷合同

復(fù)印件9增值稅專用發(fā)票

復(fù)印件10企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本

復(fù)印件11組織機(jī)構(gòu)代碼證副本

復(fù)印件12貸款卡及準(zhǔn)予行政許可延續(xù)決定書

復(fù)印件13企業(yè)信用信息查詢授權(quán)書

原件14貸款卡基本信息

復(fù)印件15企業(yè)基本信用信息報(bào)告

復(fù)印件16公司章程

復(fù)印件17董事會(huì)（股東會(huì)）決議

原件18法定代表人身份證明書

原件19授權(quán)委托書

原件20銀行承兌匯票放款通知書

復(fù)印件備注

移交人：接交人：監(jiān)交人：附件2卷宗目錄

客戶名稱：貼現(xiàn)日期：年月日序號(hào)文件名稱頁(yè)次備注1盛京銀行沈陽(yáng)營(yíng)業(yè)管理部商業(yè)匯票直貼業(yè)務(wù)審批表

原件2票據(jù)貼現(xiàn)資料交接單

原件3票據(jù)貼現(xiàn)清單

原件4盛京銀行商業(yè)匯票貼現(xiàn)合同

原件5銀行承兌匯票

復(fù)印件6查詢書及查復(fù)書

原件7貼現(xiàn)憑證

復(fù)印件8購(gòu)銷合同

復(fù)印件9增值稅專用發(fā)票

復(fù)印件10企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本

復(fù)印件11組織機(jī)構(gòu)代碼證副本

復(fù)印件12貸款卡及準(zhǔn)予行政許可延續(xù)決定書

復(fù)印件13企業(yè)信用信息查詢授權(quán)書

原件14貸款卡基本信息

復(fù)印件15企業(yè)基本信用信息報(bào)告

復(fù)印件16公司章程

復(fù)印件17董事會(huì)（股東會(huì)）決議

原件18法定代表人身份證明書

原件19授權(quán)委托書

原件20銀行承兌匯票放款通知書

復(fù)印件備注

附件3

盛京銀行沈陽(yáng)營(yíng)業(yè)管理部商業(yè)匯票直貼業(yè)務(wù)審批表

附件4檔案編號(hào)：ZX012013+序號(hào)（分行提供）

票據(jù)貼現(xiàn)檔案（居中，宋體，一號(hào)字體）貼現(xiàn)行：ΧΧ支行（三號(hào)宋體）貼現(xiàn)日期：2012年12月12日（小寫）貼現(xiàn)申請(qǐng)人：（企業(yè)全稱）貼現(xiàn)金額：（小寫）商業(yè)匯票直貼檔案資料歸檔順序：（一）商業(yè)匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)審批表；（二）授信審批表（辦理商業(yè)承兌匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)時(shí)提供）；（三）商業(yè)匯票貼現(xiàn)資料交接單（附票據(jù)清單）；（四）商業(yè)匯票貼現(xiàn)合同；（五）商業(yè)匯票復(fù)印件；（六）查詢查復(fù)書；（七）商業(yè)匯票貼現(xiàn)憑證第一聯(lián)的復(fù)印件；（八）商業(yè)匯票貼現(xiàn)票據(jù)項(xiàng)下的商品交易合同復(fù)印件；（九）商業(yè)匯票貼現(xiàn)票據(jù)項(xiàng)下的商品交易的增值稅發(fā)票復(fù)印件；（十）企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；（十一）組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件；（十二）貸款卡復(fù)印件、企業(yè)貸款卡基本信息及企業(yè)基本信用信息報(bào)告；（十三）公司章程、企業(yè)最高權(quán)力機(jī)構(gòu)決議；（十四）法定代表人身份證明書（申請(qǐng)人）及身份證復(fù)印件，法定代表人授權(quán)書（有授權(quán)情況時(shí)提供）；（十五）經(jīng)辦人授權(quán)書及身份證復(fù)印件；（十六）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表復(fù)印件（辦理商業(yè)承兌匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)時(shí)提供）。

商業(yè)匯票直貼審批檔案資料歸檔順序：（一）商業(yè)匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)審批表；（二）商業(yè)匯票貼現(xiàn)資料交接單（附票據(jù)清單）；（三）票據(jù)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)系單；（四）商業(yè)匯票復(fù)印件；（六）查詢查復(fù)書復(fù)印件；（七）商業(yè)匯票貼現(xiàn)憑證第一聯(lián)的復(fù)印件；（八）貼現(xiàn)業(yè)務(wù)放款通知書；商業(yè)匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)的資料歸檔順序：（一）商業(yè)匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)審批表；（二）商業(yè)匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)合同；（三）商業(yè)匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)清單；（四）商業(yè)匯票復(fù)印件；（五）商業(yè)匯票查詢查復(fù)書復(fù)印件；（六）貼現(xiàn)憑證