會展策劃書格式

會展策劃書格式第一節(jié)會展預(yù)備階段的文案簡介

一、會展預(yù)備階段的文案的概念：

會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進展展覽工程立項籌劃始終到會展正式開幕前的預(yù)先預(yù)備階段涉及到的全部文本文案。

二、會展預(yù)備階段的文案種類：

一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括：

1、展會立項籌劃書

2、展會工程立項可行性討論報告

3、參展說明書

4、展會招展方案

5、展會招展函

6、招展進度規(guī)劃

7、觀眾邀請函

8、參展合同

9、展出工作方案

10、展會費用預(yù)算表

11、展會宣傳推廣規(guī)劃

12、廣告文案等

其次節(jié)會展預(yù)備階段的文案寫作

第一局部：《展會立項籌劃書》的寫作

（一）《展會立項籌劃書》的概念：

所謂展會立項籌劃，就是依據(jù)把握的各種信息，對馬上舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進展初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的根本框架，提出規(guī)劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展規(guī)劃、宣傳推廣和招商規(guī)劃、展會進度規(guī)劃．現(xiàn)場治理規(guī)劃、相關(guān)活動規(guī)劃等。

《展會立項籌劃書》是為籌劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

（二）展會立項籌劃書的內(nèi)容構(gòu)造：

一般地，《展會立項籌劃書》主要包括以下內(nèi)容：

1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的狀況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的狀況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的根本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。

3、展會價格及初步預(yù)算方案。

4、展會工作人員分工規(guī)劃。

5、展會招展規(guī)劃

6、展會招商規(guī)劃。

7、展會宣傳推廣規(guī)劃。

8、展會籌備進度規(guī)劃。

9、展會效勞商安排規(guī)劃。

10、展會開幕和現(xiàn)場治理規(guī)劃。

11、展會期間舉辦的相關(guān)活動規(guī)劃。

12、展會結(jié)算規(guī)劃。

（三）展會立項籌劃書的寫作要求：

1．展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：根本局部、限定局部和行業(yè)標識。如“第93屆中國出口商品交易會”，假如按上述三個內(nèi)容對號入座，則根本局部是：“交易會”，限定局部是：“中國”和“第93屆”，行業(yè)標識是：“出口商品”。

下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：

·根本局部：用來說明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。

·限定局部：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。

展會舉辦時間的表示方法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、20xx年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達方法里，用“屆”來去示最常見，它強調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。

展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所表達，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。展會名稱里表達展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”說明本展會是一個國際展。

·行業(yè)標識：用來說明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”說明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。

2、展會地點

籌劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

籌劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。

籌劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的詳細地點。詳細選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在詳細選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的本錢的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和效勞如何等因素。

3、辦展機構(gòu)

辦展機構(gòu)是指負責(zé)展會的組織、籌劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。

依據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會并對展會擔(dān)當主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的全部權(quán)。

承辦單位：直接負責(zé)展會的籌劃、組織、操作與治理，并對展會擔(dān)當主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。

協(xié)辦單位：幫助主辦或承辦單位負責(zé)展會的籌劃、組織、操作與治理，局部地擔(dān)當展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會籌劃、組織、操作與治理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時間

辦展時間是指展會規(guī)劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的詳細開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標準，要視不同的展會詳細而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。

5、展品范圍

展會的展品范圍要依據(jù)展會的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。

依據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。

6、辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期進行。從目前展覽業(yè)的實際狀況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。

辦展頻率確實定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

7、展會規(guī)模

展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在籌劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出猜測和規(guī)劃。

在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清楚地告知參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，詳細地說，展會定位就是辦展機構(gòu)依據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和進展展會

的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮亮而獨特的印象的過程。

展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。

9．展會價格和展會初步預(yù)算

展會價格就是為展會的展位出租制定一個適宜的價格。展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。

在制定展會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即那些便于展現(xiàn)和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進展的初步預(yù)算。

在籌劃舉辦展會時，要依據(jù)市場狀況給展會確定一個適宜的價格，這樣對吸引目標參展商參與展會非常重要。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣規(guī)劃

人員分工規(guī)劃、招展規(guī)劃、招商和宣傳推廣規(guī)劃是展會的詳細實施規(guī)劃，這四個規(guī)劃在詳細實施時會相互影響。

人員分工規(guī)劃是對展會工作人員的工作進展統(tǒng)籌安排。

招展規(guī)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和方法。

招商規(guī)劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和方法。

宣傳推廣規(guī)劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商效勞的。

11、展會進度規(guī)劃、現(xiàn)場治理規(guī)劃和相關(guān)活動規(guī)劃

展會進度規(guī)劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進展的”統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)當完成哪些工作，直到展會勝利舉辦。展會進度規(guī)劃安排得好，展會籌備的各項預(yù)備工作就能有條不紊地進展。

現(xiàn)場治理規(guī)劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進展有效治理的各種規(guī)劃安排，它一般包括展會開幕規(guī)劃、展會展場治理規(guī)劃、觀眾登記規(guī)劃和撤展規(guī)劃等?，F(xiàn)場治理規(guī)劃安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關(guān)活動規(guī)劃是對預(yù)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的規(guī)劃安排。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)溝通會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。

其次局部：《展會工程立項可行性討論報告》的寫作

（一）《展會工程立項可行性討論報告》的概念

《展會工程立項可行性討論報告》就是在對展會立項進展可行性分析的根底上完成的討論報告。展會立項可行性分析是展會工程立項籌劃的連續(xù)。展會工程立項籌劃主要是在把握各種信息的根底上，初步提出規(guī)劃舉辦的展會“是什么樣的”；展會立項可行性分析則是在認真討論各種信息的根底上，深入分析舉辦展會立項籌劃提出的“那樣的展會”是否可行，為最終是否舉辦該展會供應(yīng)科學(xué)的決策依據(jù)。

假如展會立項籌劃通過可行性分析，證明規(guī)劃舉辦展會的市場條件具備，工程具有生命力，各種執(zhí)行方案籌劃合理，工程在經(jīng)濟上可行，風(fēng)險較小且有肯定的社會效益，就可以通過該展會立項籌劃，決策舉辦該展會了。

（二）《展會工程立項可行性討論報告》的內(nèi)容構(gòu)造

《展會工程立項可行性討論報告》要對展會立項是可行還是不行行作出系統(tǒng)的評估和說明，并為最終完善該展會工程立項籌劃的各詳細執(zhí)行方案供應(yīng)改良依據(jù)和建議。因此，《展會工程立項可行性討論報告》主要包括以下幾項內(nèi)容：

1、市場環(huán)境分析

（1）宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。

（2）微觀市場環(huán)境：包括辦展機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標客戶、競爭者、營銷中介、效勞商、社會公眾等。

（3）市場環(huán)境評價：SWOT分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部時機、外部威逼分析。

2、展會工程生命力分析

（1）工程進展空間：即分析舉辦該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

（2）工程競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價格、展會效勞等。

（3）辦展機構(gòu)優(yōu)劣勢分析

3、展會執(zhí)行方案分析

1）對規(guī)劃舉辦的展會的根本框架進展評估，詳細包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。

(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。

(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。

(4)在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(5)展會的辦展機構(gòu)在規(guī)劃的辦展時間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(6)辦展機構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟識。

(7)展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。

2）招展招商和宣傳推廣規(guī)劃評估

（1）招展規(guī)劃評估

（2）招商規(guī)劃評估

（3）宣傳推廣規(guī)劃評估

3、展會工程財務(wù)分析

（1）價格定位

（2）本錢猜測

舉辦一個展會的本錢費用一般包括：

1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費用、展位搭裝加班費等。

2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設(shè)計和印刷費、資料郵寄費、新聞公布會的費用等。

3)招展和招商的費用。

4)相關(guān)括動的費用。包括技術(shù)溝通會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。

5)辦公費用和人員費用。

6）稅收

7）其他不行猜測的費用

（3）收入猜測

會展籌劃書格式2

一、籌劃書名稱

盡可能詳細的寫出籌劃名稱，置于頁面中心，固然可以寫出正標題后將此作為副標題寫在下面。

二、活動背景：

三、活動目的、意義和目標：

四、資源需要：

列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，可以列為已有資源和需要資源兩局部。

五