第7章報表設(shè)計

Access2010

數(shù)據(jù)庫案例教程第7章

報表設(shè)計學(xué)習(xí)要點：報表的功能報表的設(shè)計報表的計算報表的打印和預(yù)覽學(xué)習(xí)目標(biāo)：

通過對本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該了解報表的概念和功能；掌握報表向?qū)?chuàng)建報表；掌握使用簡便方法創(chuàng)建報表；掌握使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表；掌握使用向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽和圖表；了解報表預(yù)覽和打印。本章為了講解方便，部分內(nèi)容參考了2003.課程導(dǎo)入一個完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)該有打印輸出的功能，報表是數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)通過打印機輸出的特有形式。在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)中，數(shù)據(jù)庫的打印格式由程序員在設(shè)計過程中確定，用戶在使用中不方便修改。在ACCESS中，數(shù)據(jù)庫的打印工作通過報表對象來實現(xiàn)，使用報表對象，用戶可以簡單、輕松地完成復(fù)雜的打印工作。精美且設(shè)計合理的報表能使數(shù)據(jù)清晰地呈現(xiàn)在紙質(zhì)介質(zhì)上，把用戶所要傳達的匯總數(shù)據(jù)、統(tǒng)計與摘要信息讓人看來一目了然。報表是Access數(shù)據(jù)庫中的一個對象，它根據(jù)指定的規(guī)則打印輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。熟悉EXCEL的用戶可能會把數(shù)據(jù)表視圖中的數(shù)據(jù)記錄或查詢結(jié)果直接打印輸出，但是這樣的的報表格式不美觀還不符合實際的要求。ACCESS2010中報表的制作方式有多種，使用這些方式能夠快速完成基本設(shè)計并打印報表。

7.1認(rèn)識報表

7.1.1報表的定義以格式化形式輸出數(shù)據(jù)分組匯總數(shù)據(jù)顯示圖表數(shù)據(jù)可以輸出各種樣式的報表可以對數(shù)據(jù)進行計數(shù)、求平均、求和等統(tǒng)計計算可以嵌入圖像或圖片來豐富數(shù)據(jù)顯示7.1認(rèn)識報表

7.1.2報表的功能Access2010有許多方便快捷的工具和向?qū)?，工具有表生成器、查詢生成器、窗體生成器和表達式生成器等；向?qū)в袛?shù)據(jù)庫向?qū)?、表向?qū)?、查詢向?qū)?、窗體向?qū)Ш蛨蟊硐驅(qū)У?。利用這些工具和向?qū)?，可以建立功能較為完善的中小型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。7.1認(rèn)識報表

7.1.2報表的功能

7.1認(rèn)識報表

7.1.3報表的視圖

Access的報表操作提供了4種視圖：報表視圖、打印預(yù)覽視圖、布局視圖和設(shè)計視圖。報表視圖：報表設(shè)計完成后，最終被打印的視圖打印預(yù)覽：視圖用于查看報表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)布局視圖：用于查看報表的版面設(shè)置設(shè)計視圖：用于創(chuàng)建和編輯報表的結(jié)構(gòu)

7.1認(rèn)識報表

7.1.4報表的類型

縱欄式報表：以垂直方式在每頁上顯示一條或多條記錄。表格式報表：分組/匯總報表，類似于用行和列顯示數(shù)據(jù)的表格。

數(shù)據(jù)圖視圖、數(shù)據(jù)透視表報表：一種用圖表的形式或透視表的形式的報表。

標(biāo)簽報表：在每頁上以兩或三列的形式顯示多條記錄。創(chuàng)建自動報表數(shù)據(jù)庫中的表、查詢和窗體都有打印的功能，通過他們可以打印比較簡單的信息，但這都不是打印數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的最好方式，最好的方式是使用報表。報表是數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)信息和文檔信息輸出的一種形式，Access2010報表的功能非常強大，也極易掌握，能制作出精致、美觀的專業(yè)性報表。報表的數(shù)據(jù)來源可以是數(shù)據(jù)表或查詢，報表可對數(shù)據(jù)進行分組、計算、匯總處理。利用創(chuàng)建自動報表向?qū)Э梢詣?chuàng)建縱欄式自動報表和表格式自動報表。創(chuàng)建自動報表向?qū)Щ趩蝹€表或查詢，生成包含來自該數(shù)據(jù)的所有字段和記錄。7.2創(chuàng)建自動報表

7.2.1創(chuàng)建縱欄式報表

Access“自動報表”方式是創(chuàng)建報表最快捷的方法，可以快速根據(jù)表或查詢創(chuàng)建出以列的形式顯示記錄數(shù)據(jù)的縱欄式報表。【例7-1】通過“自動報表”方式，根據(jù)“學(xué)生優(yōu)秀成績”表創(chuàng)建“學(xué)生優(yōu)秀成績”縱欄式報表對象。操作步驟：7.2創(chuàng)建自動報表

7.2創(chuàng)建自動報表

圖7-1生成自動報表7.2創(chuàng)建自動報表

7.2.2

創(chuàng)建表格式報表

Access“自動報表”方式是創(chuàng)建報表最快捷的方法?？梢钥焖俑鶕?jù)表或查詢創(chuàng)建出以行的形式顯示記錄數(shù)據(jù)的表格式報表?！纠?-2】通過“自動報表”方式，根據(jù)“學(xué)生優(yōu)秀成績”表創(chuàng)建“學(xué)生優(yōu)秀成績”表格式報表對象。操作步驟：(1)打開“教學(xué)信息管理”數(shù)據(jù)庫窗口，在“對象”欄選中的“報表”對象，單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄中的“新建”按鈕，彈出“新建報表”對話框，選擇“自動創(chuàng)建報表：表格式”選項，在“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源或查詢”文本框中，選擇“學(xué)生優(yōu)秀成績”表，如圖7-3所示，單擊“確定”按鈕。(2)生成表格式報表，如圖7-4所示。(3)保存報表為“學(xué)生優(yōu)秀成績-表格式”報表。表格式報表以行、列的形式顯示數(shù)據(jù)記錄，一行顯示一條記錄，一頁顯示多條記錄，記錄數(shù)據(jù)的字段標(biāo)題信息放在頁面頁眉中。7.2創(chuàng)建自動報表

7.2.2

創(chuàng)建表格式報表

圖7-4選擇創(chuàng)建方式7.3通過向?qū)?chuàng)建報表

7.3.1創(chuàng)建多對象報表自動報表雖然快捷，但數(shù)據(jù)來源只能是一個表或查詢，如果數(shù)據(jù)來源于多個表或查詢時，可以使用報表向?qū)л^方便快捷生成用戶所需的報表。【例7-3】通過向?qū)?chuàng)建“學(xué)生成績”報表，數(shù)據(jù)源為“學(xué)生”、“成績”、“課程”3個表，顯示“學(xué)號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”。操作步驟：參考教材7.3通過向?qū)?chuàng)建報表

7.3.2創(chuàng)建圖表報表

圖表具有直觀的特點，可以使用圖表向?qū)梢詧D表形式顯示數(shù)據(jù)的報表?！纠?-5】使用圖表向?qū)?chuàng)建不同班級“大學(xué)計算機基礎(chǔ)”、“大學(xué)英語”兩門課平均分圖表報表。操作步驟：參考教材7.3通過向?qū)?chuàng)建報表

7.3.3創(chuàng)建標(biāo)簽報表標(biāo)簽是在現(xiàn)代商務(wù)工作中經(jīng)常使用的，例如，學(xué)生標(biāo)簽、物品標(biāo)簽。Access2010在報表設(shè)計中加入了對標(biāo)簽的設(shè)計和對打印的支持。用戶可以手工設(shè)計標(biāo)簽，也可以利用標(biāo)簽向?qū)Э焖偕伤璧臉?biāo)簽?！纠?-6】通過向?qū)?chuàng)建“學(xué)生標(biāo)簽”報表，數(shù)據(jù)源為“學(xué)生”表。操作步驟：參考教材7.4通過設(shè)計器創(chuàng)建報表7.4.1創(chuàng)建簡單報表

使用Access2010提供的報表設(shè)計器，既可以設(shè)計出格式與功能更完善的報表，又能對前面所講的各種創(chuàng)建方法所建立的報表進行修改，以滿足用戶的實際需要。通過設(shè)計器可以從無到有創(chuàng)建報表，以及建立報表與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，是設(shè)計報表的主要方法?！纠?-7】通過設(shè)計視圖創(chuàng)建“學(xué)生成績信息查詢”報表。以行的形式顯示“學(xué)號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”等數(shù)據(jù)。操作步驟：參考教材7.4通過設(shè)計器創(chuàng)建報表7.4.2報表的排序、分組和計算

排序與分組功能可以在創(chuàng)建報表時，對報表數(shù)據(jù)分類匯總。例如，按班級制作學(xué)生信息報表，并統(tǒng)計每班男女生人數(shù)?！纠?-8】將報表“學(xué)生成績查詢”另存為“學(xué)生成績不及格統(tǒng)計”。以“班級名稱”和“課程名稱”升序排序，并在報表中添加一個“及格否”數(shù)據(jù)，當(dāng)成績小于60時不及格。操作步驟：

參考教材7.4通過設(shè)計器創(chuàng)建報表7.4.3創(chuàng)建主/子報表與子窗體的概念類似，子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，兩個報表中必須有一個作為主報表，主報表可以是綁定的，也可以是未綁定的，也就是說，報表可以基于表、查詢或SQL語句，也可以不基于其他數(shù)據(jù)對象。【例7-10】創(chuàng)建學(xué)生信息主報表，根據(jù)學(xué)生信息查詢學(xué)生成績的子報