會議與商務活動-06-07商務接待與宴請

根據(jù)不同的標準，可將接待劃分為不同的類型(1)按來訪者的國別分類:內賓接待和外賓接待(在接待過程中，秘書人員要注意禮儀，生活安排也要顧及外賓的民族或地區(qū)的風俗和飲食習慣)(2)按來訪者事先是否預約分類,接待可分為:有約接待和無約接待(接待之前，都要對來賓接待工作進行具體的準備和安排。接待工作的準備可以分為心理準備，儀態(tài)準備、環(huán)境準備、物質準備等)一、商務接待第一頁，共56頁。（一）商務接待準備心理準備第二頁，共56頁。儀態(tài)準備（一）儀容準備面容是秘書的儀表之首。男秘書應養(yǎng)成每天修面剃須的良好習慣。女秘書面容的美化可采取化妝與整容兩種方法。頸部是人體最容易顯現(xiàn)一個人年齡的部分，平時要和臉部一樣注意保養(yǎng)。適時適度地保養(yǎng)與美化手部是十分必要的，不容忽視。發(fā)式也很重要，整潔大方的發(fā)式易給人留下良好的印象。第三頁，共56頁。（二）儀表準備儀表是指人的外表，包括人的容貌、姿態(tài)、服飾和個人衛(wèi)生等方面，它是人精神面貌的外現(xiàn)。儀表，在人際交往的最初階段，往往是最能引起對方注意的，一個舉止瀟灑、衣著得體的人能人們良好的第一印象。女接待人員上班時應化淡妝，以體現(xiàn)出女性的健康、自信。第四頁，共56頁。第五頁，共56頁。服飾是人形體的外延，服飾往往可以表現(xiàn)出一個人的人格。秘書穿戴什么樣的服飾，直接關系到別人對秘書和企業(yè)形象的評價。事實證明，秘書的服飾只有與穿戴者的氣質、個性、身份、年齡、職業(yè)以及穿戴的環(huán)境、時間協(xié)調一致時，才能真正達到美的境界。秘書服飾穿戴選擇的基本原則如下。（1）服飾的選擇要與秘書所處的環(huán)境相協(xié)調（2）服飾的選擇要與秘書的社會角色相協(xié)調（3）服飾的選擇要與秘書的自身條件相協(xié)調（4）服飾的選擇要與穿戴的時節(jié)相協(xié)調（三）服飾準備第六頁，共56頁。三、接待環(huán)境準備工作會客室（辦公室）環(huán)境包括室內空氣、光線、顏色、辦公設備及會客室的布置等外在客觀條件。環(huán)境準備：綠化環(huán)境空氣環(huán)境光線環(huán)境消除噪音 會客室第七頁，共56頁。四、做好接待工作物質準備會客室應準備好座位、茶水，還應有一部電話，以便在談及有關問題需要詢問有關部門時，可以立即打電話去。為了使會客室內顯得生機盎然，可以在窗臺、屋角擺些盆景和花卉。為了方便來訪者進屋后有放衣服的地方，應準備衣帽架?？蓽蕚湟恍鴪箅s志、單位宣傳小冊子等材料。準備一些筆和便條紙，以便做必要的記錄。辦公室的用具設備要精美、堅固耐用，適應現(xiàn)代化要求。辦公桌應美觀、實用，有條件的可采取用自動升降的辦公椅，以適應秘書人員的身體高度。同時應根據(jù)不同的工作性質，設計不同形式的辦公桌椅。另外，辦公室應根據(jù)不同情況，設置垂直式檔案柜、旋轉式卡片架和來往式檔槽，以便保存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時翻檢。這些設備和桌椅一樣，應裝置滑輪，便于移動，如果來訪者，就將其置于一隅。

第八頁，共56頁。二、擬訂接待計劃（點擊案例2）

(接待計劃指的是接待方對來賓接待工作所進行的具體規(guī)劃與安排)一、指導思想二、接待規(guī)格①同等接待②高規(guī)格接待③低規(guī)格接待基本原則：身份對等、一律平等和有所區(qū)別三、接待日程接待日程，即接待來賓的具體日期安排。其基本內容應包括迎送、會見、談判、參觀、游覽、宴請等。四、接待人員接待人員表現(xiàn)出色是做好接待工作的關鍵第九頁，共56頁。第十頁，共56頁。五、接待經費

要明確經費來源。如屬來賓自負部分的，要提前告知對方；如幾個單位聯(lián)合接待的，應分清所占比例。從總體上講，接待工作的方方面面均受制于接待費用的多少。六、飲食住宿

需注意：一是遵守有關規(guī)定，二是尊重來賓習俗，三是盡量滿足來賓需求。七、交通工具

需要接待方為來賓聯(lián)絡交通工具時，應盡力而為；需要接待方為來賓提供交通工具時，應努力滿足；而當來賓自備交通工具時，則應提供停車等便利八、安保宣傳（謹小慎微）

（點擊案例3）第十一頁，共56頁。第十二頁，共56頁。三、接待活動的實施

（一）接待實施前的落實1.預訂住房 2.準備宴席3.安排交通工具4.聯(lián)系新聞報道對需要報道的接待活動，應當同有關新聞單位聯(lián)系，事先做好采訪的準備，同時向有關方面索要來訪者的簡歷、照片。5.布置安全保衛(wèi)工作對重要領導人或重要外賓的來訪接待，應同安全保衛(wèi)部門聯(lián)系，做好安保工作。6.涉外接待要事先選定翻譯人員和陪同人員翻譯人員和陪同人員應政治上進步，業(yè)務上過硬。此外，如果接待活動中還有參觀、游覽、文藝活動，也應當一一事先聯(lián)系落實。第十三頁，共56頁。掌握來賓的抵達時間及交通工具見面、介紹、握手（握手的力度、時間、禁忌、先后順序）（講究態(tài)度、注意時機、時間、送名片的禮節(jié)、方法、內容）陪車安排住宿及服務（二）迎客第十四頁，共56頁。第十五頁，共56頁。在走廊的引導方法在樓梯的引導方法在電梯的引導方法客廳里的引導方法誠心誠意地奉茶（點擊視頻）（三）待客第十六頁，共56頁。第十七頁，共56頁。（四）送客“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。在道別時，特別應當注意下列四個環(huán)節(jié)：一是應當加以挽留；二是應當起身在后；三是應當伸手在后；四是應當相送一程。第十八頁，共56頁。第十九頁，共56頁。四、接待小技巧秘書人員在接待工作中，常常會遇到以下幾種情況。對這幾種情況，秘書人員要本著不違背原則、不怠慢來訪者的宗旨，機智靈活地妥善處理。一、當客人要求面見主要領導時

二、當領導臨時因事外出時三、當客人貿然來訪時四、當來了不受歡迎的客人時你會如何應付？第二十頁，共56頁。五、商務宴請宴會種類按規(guī)格分：有國宴、正式宴、便宴、家宴；按餐型分：有中餐宴會、西餐宴會、中西合餐宴會；按用途分：有歡迎宴會、答謝宴會、國慶宴會、告別宴會、招待宴會；按時間分：有早宴、午宴和晚宴；其他如雞尾酒會、冷餐會、茶會都可列為宴會。第二十一頁，共56頁。雞尾酒會第二十二頁，共56頁。（一）確定宴請對象、目的、范圍和形式

（1）對象。首先要明確宴請的對象，主賓的身份、國籍、習俗、愛好等，以便確定宴會的規(guī)格、主陪人、餐式等。（2）目的。宴請的目的是多種多樣的，可以是為表示歡迎、歡送、答謝，也可以是為表示慶賀、紀念。明確了目的，也就便于安排宴會的范圍和形式。（3）范圍。宴請哪些人參加，請多少人參加都應當事先明確。主客雙方的身份要對等，主賓如攜夫人，主人一般也應以夫婦名義邀請。哪些人作陪也應認真考慮。對出席宴會人員還應列出名單，寫明職務、稱呼等。（4）形式。宴會形式要根據(jù)規(guī)格、對象、目的確定，可確定為正式宴會、冷餐會、酒會、茶會等形式。目前世界各國禮賓工作都在改革，逐步走向簡化。第二十三頁，共56頁。第二十四頁，共56頁。

（二）確定時間和地點1)準備宴會2)選擇時間、地點宴請的時間應對主、客雙方都合適。注意不要選擇對方的重大節(jié)日、有重要活動或有禁忌的時間，如穆斯林的齋月。商務宴請的地點應由本公司領導選定，客人們則應當隨主人便。具體而言，商務宴請的地點可有有多種多樣的選擇。酒樓的雅座，賓館、咖啡廳等，都可予以考慮。第二十五頁，共56頁。穆斯林商務宴請地點第二十六頁，共56頁。（三）餐廳訂座前往餐館訂座，目的主要有下列五種方法。派遣專人前去訂座；撥打指定的電話號碼進行訂座；利用傳真進行訂座；利用電子計算機網絡進行訂座；使用餐館所發(fā)放的特惠卡或VIP卡進行訂座。 正式宴請前，秘書必須提前一些時間到達現(xiàn)場，以便落實預定的座位有無變故。第二十七頁，共56頁。（四）發(fā)請柬商務宴會邀請一般均發(fā)請柬篇幅大，文字多，內容繁可稱為邀請信、邀請書；文字較少，內容相對簡單，印刷較為精美的稱為請柬。第二十八頁，共56頁。正式宴會請柬普通請柬第二十九頁，共56頁。(五)確定菜單優(yōu)先考慮的菜肴有以下三類：有中餐熱色的菜肴有本地特色的菜肴餐館的特色菜飲食方面的禁忌主要有以下四點：宗教的飲食禁忌出于健康的原因，對于某些食品也有所禁忌不同的地區(qū)，人們的飲食篇后往往不同。有些職業(yè)出某種原因，在餐飲方面往往也有各自不同的特殊禁忌穆斯林教徒的禁忌是什么？佛教徒的禁忌是什么？第三十頁，共56頁。宴會禮儀第三十一頁，共56頁。

（六）排定桌次和座次（1）以右為尊（2）職位或地位高者為尊，高者坐上席，依職位高低，即官職高低定位，不能逾越（3）職位或地位相同，則必須依官職傳統(tǒng)習慣定位（4）女士以夫為貴，其排名的秩序，與其丈夫相同（5）與宴賓客有政府官員、社會團體領袖及社會賢達參加的場合，則依政府官員、社會團體、社會賢達為序（6）歐美認識視宴會為社交最佳場合，故席位采用分座的原則（7）遵守社會倫理，長幼有序，師生有別，在非正式的宴會場合尤應恪守（8）座位的末座。不能安排女賓（9）如本公司男女領導的宴會，邀請了他的頂頭領導，如經理邀請了其董事長，則經理必須謙讓其應坐的尊位，改坐次位第三十二頁，共56頁。（三）商務宴請的程序1.迎客2.入席第三十三頁，共56頁。3.敬酒、致辭

敬酒也就是祝酒，由本公司領導向來賓提議，提出某個事由而飲酒。在飲酒時，通常要講一些祝愿、祝福類的話，有時本公司領導和主賓還要致祝酒辭，祝酒詞適和在賓主入座后、用餐前開始，也可以在吃過主菜后、甜品上桌前進行。致辭要事先準備好，一般本公司領導先講，客人致答辭。提議干杯時，應起身站立，右手端起酒杯，或者用右手拿起酒杯后，再以左手托扶杯底，面帶微笑，目視他人特別是自己的祝酒對象，嘴里同時說著祝福的話。

本公司領導應送客人至大門口。正式宴會，吃完水果，本公司領導與主賓起立，宴會即告結束。主賓告辭時，本公司領導送主賓到門口，按原迎接人員順序排列送客。4.散席第三十四頁，共56頁。第七章商務會見與會談一、概述二、會見與會談的準備工作三、會見與會談的基本程序第三十五頁，共56頁。（一）會見會見的含義

會見，國際上一般稱接見或拜會。凡身份高的人士會見身份低的，或是主人會見客人，稱為接見或召見；凡身份低的人士會見身份高的，或是客人會見主人，稱為拜見或拜會。會見是總稱，現(xiàn)在民主國家一般都這樣籠統(tǒng)地指稱。會見的類型 1.政治性會見

2.事務性會見

3.禮節(jié)性會見

4.慰問性會見

5.公關性會見政治性會面慰問性會面第三十六頁，共56頁。（二）會談會談是指雙方或多方以平等的身份就實質性的問題交換意見，進行討論，闡述各自立場，以期取得共識，或為達成某項具體的協(xié)議而進行正式磋商，或就具體業(yè)務進行談判的一種活動。特點：（1）參加會談的雙方或多方其主要領導人的級別、身份原則上是對等的，所負責的事務也是對口的。（2）會談的內容一般來說，政治性和業(yè)務性都較強，也較為保密。代表團身份和規(guī)格很高的國事會談，還要懸掛雙方國旗。第三十七頁，共56頁。第三十八頁，共56頁。

二、會見與會談的準備工作（一）做好信息的收集與整理工作

秘書人員要在會見與會談之前通過各種渠道了解：（1）對方的目的。（2）對方會見的對象。（3）對方主談人的詳細資料等。（4）對方參加會見（會談）的人數(shù)、姓名、職務等。（5）對方相關的社會背景，如禮儀、習慣、禁忌等。會見與會談是企業(yè)常見的商務活動，為上司做好會見、會談的準備工作是秘書的必要技能之一。會見與會談前的充分準備是保證其成功的關鍵。第三十九頁，共56頁。第四十頁，共56頁。(二)準確掌握會見與會談的時間、

地點和雙方參加人員名單1.會見時間和地點

會見的時間應根據(jù)會見的性質來定。一般，禮節(jié)性的會見可安排在客人到達后的第二天或宴請之前；其他會見則根據(jù)實際安排進行。2.會談的時間和地點 會談的時間一般應先征求對方的意見。

國際性會談的地點有時是個敏感的問題，例如沒有外交關系的或處于戰(zhàn)爭狀態(tài)的國家之間，往往選擇在第三國進行會談。一般會談的地點，常安排在客人所住的賓館會議室。第四十一頁，共56頁。第四十二頁，共56頁。（三）確定規(guī)格確定規(guī)格就是安排什么身份的領導人出面會見客人。確定會見的規(guī)格是一件十分慎重的事情，關系到雙方的關系，有時會產生一定的政治影響。在確定過程中應到考慮以下幾點:1.來訪人的身份2.對方來訪的目的和內容性質3.雙方的關系4.對方的求見要求5.己方需要第四十三頁，共56頁。（四）確定與通知人員作為一名合格的秘書，在安排會見與會談的時候，務必要將參加會見與會談的相關人員都通知到。一般應通知如下人員:(1)主方接見人(2)主方陪同人(3)主要會談人(4)其他相關會談人員(5)客方參加會見與會談的人員陪同人員的安排:(1)要考慮與會見時討論的議題有關，盡可能安排有關專家和主管部門的人員參加；(2)要考慮與來訪者的關系。(3)人數(shù)不宜過多。必要情況下，還需要安排記錄員，相關翻譯人員第四十四頁，共56頁。記錄員翻譯人員第四十五頁，共56頁。(五)會場布置會見與會談的場所座椅應準備充足，并保持整潔。同時，會場的周邊要準備有完好的通訊、傳真、復印設備及相關設施，以保證會見與會談的順利進行。會見與會談的座次安排大體如下：1.會見的座次安排2.會談的座次安排

會談用品的配置和擺設程序：在每個座位前桌面的正中擺放一本供記事的便箋，便箋的下端距桌面的邊沿約5厘米，緊靠便箋的右側擺紅鉛筆和黑鉛筆，便箋的右上角擺上一個飲品墊盤，盤內墊小方巾。如需要，則在主要賓客處每人放一個煙缸和煙盤，其他人每兩人放一套（擺在兩個座位之間處）。便箋、墊盤、煙具等物品的擺放要整齊劃一，均勻協(xié)調。如果是國事會談，中、外方主要領導人面前的桌子上要擺兩國國旗，或在廳內上側桌前處豎兩國國旗。第四十六頁，共56頁。會見安排第四十七頁，共56頁。會談安排第四十八頁，共56頁。第四十九頁，共56頁。三、會見與會談的基本程序（一）商務會見與會談的基本程序1.迎接2.介紹3.致辭、贈禮、合影致辭會見或會談雙方都可以致辭，一般致辭要求言談懇切、熱忱，言簡意賅。同時，賓主雙方地致辭都要做到謙虛