監(jiān)理工程合同信息管理方案

監(jiān)理工程合同、信息管理方案第一節(jié)、合同管理一、合同管理合同管理主要是通過對工程質(zhì)量、工程進度、工程投資的有效控制，以達到工程建設(shè)項目按施工合同規(guī)定的約束條件，優(yōu)質(zhì)、按期、高效益的建成投產(chǎn)。從而有效地維護業(yè)主的合法權(quán)益，同時也督促承包商認真地履行合同規(guī)定的責任和義務(wù)。合同管理是監(jiān)理工程師在工程建設(shè)全過程、全方位管理中一項綜合性的管理工作。本施工項目，涉及的合同較多，監(jiān)理、管理和協(xié)調(diào)如此多的工程合同需要采用嚴密的計劃和管理技術(shù)，及依靠從類似規(guī)模和性質(zhì)的項目獲得的來之不易的經(jīng)驗。我公司將認真貫徹施工承包合同和施工監(jiān)理合同，站在公正的立場上，充分發(fā)揮監(jiān)理的控制作用與第三方的特殊地位，注意協(xié)調(diào)好業(yè)主、承包商及各協(xié)作部門的關(guān)系。1、合同管理的主要內(nèi)容和監(jiān)理職責（1）合同管理的主要內(nèi)容①協(xié)助業(yè)主進行施工招標工作；②協(xié)助業(yè)主監(jiān)督施工單位全面履行施工承包合同；③協(xié)助業(yè)主制定實施各項工程管理制度；④協(xié)助業(yè)主處理與工程有關(guān)的索賠和合同糾紛事宜；⑤分析合同執(zhí)行情況和跟蹤管理；⑥處理工程變更、分包管理、工程延期事宜；⑦爭端與仲裁。（2）合同管理監(jiān)理職責①監(jiān)理工程師從項目建設(shè)目標出發(fā)，根據(jù)《合同法》、《建筑法》等法律、法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度、工程技術(shù)標準、材料、工程招投標文件和各種合同條款，對工程建設(shè)全過程行為，從合同的角度進行管理，處理合同問題。②監(jiān)理工程師熟悉各類合同，包括設(shè)計合同、材料設(shè)備采購合同、施工合同等應(yīng)該包括的內(nèi)容條款，尤其是建設(shè)部、工商行政管理部門制定的合同示范文本。對主要合同條件：如施工組織設(shè)計及工期、工期延誤、質(zhì)量與檢驗、安全施工、合同價款與支付、材料設(shè)備供應(yīng)、工程變更、工程分包、索賠、違約和爭議、工程保險、擔保等關(guān)鍵內(nèi)容和要求有深入的了解和認識。并熟悉合同文件中甲乙雙方權(quán)利、義務(wù)、責任的內(nèi)容和規(guī)定；熟悉質(zhì)量、進度、投資費用控制的目標要求、內(nèi)容、流程和時效要求。③預(yù)測發(fā)生偏離合同約定及違約事件的各項誘因和可能性，確定合同管理的重點難點，制定相應(yīng)的防范措施；及時提醒有關(guān)各方盡量避免違約、爭議和索賠的出現(xiàn)。④對合同的訂立、變更（如果有）、解除（如果有）、履行、終止等進行全過程管理，重點在訂立合同前為業(yè)主出謀劃策，以及對出現(xiàn)的合同糾紛和爭議的監(jiān)控和有效解決。⑤定期檢查監(jiān)督。檢查監(jiān)督各類合同的執(zhí)行情況，是合同履行管理中的重要環(huán)節(jié)?？偙O(jiān)理工程師和合同管理監(jiān)理人員定期或不定期深入施工單位了解各單位落實各自任務(wù)的履約情況，對施工單位，檢查人員、材料、機具的落實情況、施工方法、施工工藝的執(zhí)行情況、工程進度、各部分工程質(zhì)量情況等。督促各單位按時按質(zhì)完成合同規(guī)定各階段的任務(wù)，協(xié)商解決設(shè)計、施工等過程遇到的外部和內(nèi)部阻力。另外，就是工程協(xié)調(diào)會議的作用，通過工程協(xié)調(diào)會議形式，定期檢查合同履約情況，并及時解決可能遇到的困難。定期檢查監(jiān)督工作落實到項目監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)各個監(jiān)理人員，做到責任到人。⑥隨時掌握各參建單位情勢的變化，防止自身債權(quán)落空。由于勘察、設(shè)計、施工、材料設(shè)備采購等合同，業(yè)主都有先履行債務(wù)的條款，因此，監(jiān)理工程師將協(xié)助業(yè)主采取有效的方式收集勘察、設(shè)計、施工、材料設(shè)備供應(yīng)商等各單位變化中的情況，在發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方經(jīng)營情況嚴重惡化的，嚴重喪失商業(yè)信譽的，或有其他喪失或可能喪失履行債務(wù)能力情況的，監(jiān)理工程師將及時協(xié)助業(yè)主采取有效的保護措施，保證業(yè)主的利益不受損害或者盡量減低損害。⑧監(jiān)控可能出現(xiàn)合同爭議及糾紛。通過對各參建單位合同履約情況的定期檢查監(jiān)督，對可能發(fā)生合同爭議和糾紛的，及時向有關(guān)單位提出，提出積極可行的解決建議和措施，在確保各方合法利益的大前提下，盡量避免爭議糾紛的出現(xiàn)。⑨合同變更、解除、爭議的管理及解決。對可能出現(xiàn)的合同變更、解除，監(jiān)理工程師嚴格根據(jù)合同中關(guān)于合同變更、解除的約定，以及《合同法》中對合同變更、解除合同的規(guī)定，和《建筑法》等相關(guān)建筑工程法律法規(guī)和行政管理文件對關(guān)于變更、解除的內(nèi)容的規(guī)定執(zhí)行。維護業(yè)主的合法利益。⑩對于可能出現(xiàn)的合同爭議和糾紛，監(jiān)理工程同樣嚴格按照設(shè)計合同、施工合同等合同中關(guān)于爭議、糾紛、違約、索賠等的約定，以及《合同法》中對合同爭議的解決方式和解決措施的規(guī)定，和《建筑法》等相關(guān)建筑工程法律法規(guī)和行政管理文件對關(guān)于爭議、糾紛的內(nèi)容的規(guī)定執(zhí)行。維護業(yè)主的合法利益。（1）合同預(yù)控法①熟悉工程概況，了解業(yè)主對勘察、設(shè)計、施工、主要材料設(shè)備的具體要求；熟悉各類合同的合同文本，包括勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、材料設(shè)備采購合同的示范文本。②協(xié)助業(yè)主審查本工程的施工承包商、分包商、材料設(shè)備供應(yīng)商的營業(yè)范圍、資質(zhì)、信譽度等，并根據(jù)業(yè)主的意向采取有效可行的保證措施制度。③根據(jù)業(yè)主的具體需要，協(xié)助業(yè)主先行制定施工、材料設(shè)備采購合同的具體合同條款，并與業(yè)主協(xié)商分析合同協(xié)商談判的底線及策略。④制定合同協(xié)商談判計劃，并進行具體的組織。協(xié)助辦理各類合同最終訂立的有關(guān)工作。（2）合同分析法駐地監(jiān)理機構(gòu)下設(shè)合同管理部門，配備合同管理專業(yè)人員對項目合同實行目標管理和全過程監(jiān)督；建立合法、規(guī)范、實用、系統(tǒng)、科學的合同管理制度，對合同文件實施規(guī)范化管理。項目部建立合同管理微機信息系統(tǒng)，實行動態(tài)管理，對合同內(nèi)容中有關(guān)質(zhì)量、投資、進度數(shù)據(jù)、工程移交手續(xù)等制成圖表，使合同中的各個程序具體化，當事人對各自的職責簡明易識。（4）跟蹤調(diào)查研究法監(jiān)理部對合同履行實施全過程跟蹤監(jiān)控，對合同履行情況及隱患及時報告、及時處理；依據(jù)法律和行政法規(guī)、規(guī)章制度，對項目合同履行進行組織、指導、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，保護合同當事人的合法權(quán)益，確保合同的全面履行；在施工全過程中嚴格執(zhí)行合同條件，對業(yè)主負責，并采取預(yù)先分析和調(diào)查研究的方法，防止偏離合同約定事件的發(fā)生。督促施工承包單位進行合同履行前的交底工作，明確自己在施工質(zhì)量、進度、投資等方面的合同義務(wù)、要求和違約責任，促使施工承包單位按合同規(guī)定進行施工，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。根據(jù)項目合同文件的有關(guān)條款、目標和承諾，定期檢查有關(guān)施工承包單位的實際落實和執(zhí)行情況，包括施工人員、機械設(shè)備的配置，施工完成質(zhì)量的執(zhí)行標準和規(guī)范，工期目標的完成情況，進場材料的執(zhí)行標準，外供材料和設(shè)備質(zhì)量標準和數(shù)量的訂貨供貨情況，工程完成質(zhì)量和數(shù)量以及工程價款的審核執(zhí)行情況等，對存在的問題通過監(jiān)理指令及時向施工承包單位提出并督促其改正，直至達到有關(guān)要求為止。（5）合同監(jiān)督法監(jiān)理工程師根據(jù)合同工期審核進度計劃、檢查施工進度，按照規(guī)定質(zhì)量標準驗收工程，按照合同規(guī)定的計量方法進行計量及簽署付款憑證。督促檢查施工承包單位施工中人員構(gòu)成和數(shù)量，以及機械設(shè)備的數(shù)量，規(guī)格性能是否符合合同要求，對不滿足合同要求的人員及設(shè)備責令整改和更換。監(jiān)理部經(jīng)常組織項目合同履約評比活動，執(zhí)行合同獎罰條款，在整個施工過程創(chuàng)造一個守合同、重信用的氛圍，促使合同的圓滿履行。3、合同管理措施（1）工程變更監(jiān)控措施工程變更是土建工程最大的合同問題，變更事項諸如設(shè)計變更、施工順序變更、工程量變化、條件的改變等等都會引起工程合同變更。對合同變更嚴格遵照相關(guān)合同條款以及政府部門、業(yè)主方相關(guān)條款或相關(guān)規(guī)定所明確的權(quán)限和審批程序嚴格執(zhí)行。①下述變動無論由設(shè)計單位、建設(shè)單位還是承包商提出，均視為工程變更，并按有關(guān)規(guī)定申報和審批。a、增加或減少合同中列舉的任何工程數(shù)量；b、取消合同中包括的任何工程；c、改變合同中規(guī)定的工程性質(zhì)、種類和質(zhì)量；d、改變工程任何部位的標高、線形、位置和尺寸；e、改變或取消完成工程所必要的各類附加工程；f、改變工程任何部份施工的規(guī)定順序和時間安排。②工程變更、洽商記錄填寫的內(nèi)容必須表述準確、并附圖示、規(guī)范；工程變更、洽商的內(nèi)容應(yīng)及時反映在施工圖紙上。③不僅以變更通知、變更圖紙為準，同時監(jiān)理工程師也到現(xiàn)場計量，實地檢測，來作為變更工程數(shù)量的最終依據(jù)。④變更工程的單價，必須取得業(yè)主的認可，如采用參考價格和協(xié)商價格時，監(jiān)理工程師積極妥善做好業(yè)主與承包商之間的協(xié)調(diào)工作，磋商一致意見。（2）工程延期監(jiān)控措施工期也常是合同雙方涉及到的比較多的合同問題，工期拖后，引起整個工程的滯后和被動。工期拖后可分為幾種情況：一是可原諒的工期拖后，如設(shè)計變更、施工現(xiàn)場變化、業(yè)主工程師方面造成的原因、施工干擾等則可延長工期及補償經(jīng)濟損失；遇天災(zāi)、超常氣象條件、工人罷工則可延長工期但不補償經(jīng)濟損失。二是承包商內(nèi)部組織不力屬不可原諒的拖期，既不延長工期也不補償經(jīng)濟損失。在工程實踐中，我們建議為挽回由此帶來的損失往往要求采取加速施工即趕工的方法，督促承包商投入更多的施工設(shè)備和人力，或以加班的形式挽回失去的工期。在項目實施中我們將發(fā)揮我們在合同管理方面的豐富經(jīng)驗，盡量避免工程延期事件的發(fā)生，為此，我們將作好以下工作：①一把好預(yù)防關(guān)。熟悉和掌握合同條款，認真分析影響進度的諸多因素，密切監(jiān)控工程實際進度，做好預(yù)防工作，盡可能地減少工程延期發(fā)生的可能性。為此，我公司要求進場監(jiān)理工程師做到：a、避免延遲交付圖紙；b、不輕易下達停工令；c、盡量避免不按合同程序處理工程變更引起的工程延期；d、認真做好工程進度控制工作，及時調(diào)整施工進度計劃，保證關(guān)鍵線路上的關(guān)鍵工序按計劃完成；e、提出合理可行的措施，支持采用新工藝、新方法，及時協(xié)調(diào)解決施工中出現(xiàn)的問題，加快工程進度。②二把好尺度關(guān)。對承包商提出的工程延期申請，通過調(diào)整分析，摸清原委，嚴格把好尺度關(guān)，只有下述情況，才能將工程延期：a、異常惡劣的氣候條件，不可預(yù)見的災(zāi)害等特殊原因；b、由業(yè)主造成的延誤、妨礙；c、不是承包商的過失、違約或由其負責的特殊情況。③三把審批關(guān)。要求承包商按合同和國家有關(guān)法規(guī)提交工程延期申請，嚴格按規(guī)定審批。（3）嚴格審查工程分包情況監(jiān)理工程師根據(jù)《建筑法》嚴格審查工程分包情況，根據(jù)業(yè)主意見，本工程一般不與考慮分包，除非個別專業(yè)性強的分項工程經(jīng)業(yè)主審核同意外允許分包；如確實存在分包，我公司將通過總承包商對分包工程進行有效管理，審查的主要內(nèi)容有：①分包單位的資質(zhì)、業(yè)績、質(zhì)量管理體系；②分包單位的人員、機構(gòu)設(shè)備狀況；③分包工程的內(nèi)容、工程數(shù)量和工程價款；④分包工程的技術(shù)條件和施工組織設(shè)計；⑤分包工程的開、完工日期；⑥總承包商與分包商的合同責任和分協(xié)議。（4）合同價調(diào)整監(jiān)控措施引起合同價變化主要有以下幾個方面：①工程變更引起的工程量、單價變化。在施工過程中往往實際完成的工程量較工程量清單變化較大，工程變更同時引發(fā)單價的變更，使合同價的變化更為顯著；②作為一個有經(jīng)驗的承包商無法預(yù)見到的不利的自然條件引起的工期調(diào)整和工程量變化，從而使合同發(fā)生變化；③額外工程，新增工程超出了合同文件指定的工程范圍，導致重新議定單價，從而使合同價發(fā)生變化；④物價上漲，由于施工期長，人工、材料等難免漲價。我們將經(jīng)常組織召開分析會預(yù)測工程費用，對現(xiàn)場可能出現(xiàn)的調(diào)整或增加項目，及時與設(shè)計、業(yè)主溝通，從優(yōu)化設(shè)計方案入手來控制工程的投資。當碰到突出的情況，采取必要措施：一是加強對費用變化部分的審核，既實事求是地核準工程增加的費用，又核減不合理的費用；二是及時調(diào)整分項概算，保證主體工程費用投資，核減非主體工程投資；三是與施工單位人員對工程選用材料進行詢價，盡量減少工程費用地支出。（5）索賠管理（簽證管理）施工索賠現(xiàn)象日趨頻繁，索賠己成為合同執(zhí)行過程中難以避免的事實，從本質(zhì)上看，索賠實際上是一種對合同調(diào)整的要求，這種要求可以是資金的補償，也可能是調(diào)整合同工期的要求。按照目前的操作模式表現(xiàn)在現(xiàn)場簽證方面，這將是我們合同管理與造價控制的關(guān)鍵。對施工單位提出的索賠要求或是簽證部分，進行細致的分析：（6）違約管理對承包商的違約時，首先分清是一般違約或是嚴重違約。①如是一般違約，監(jiān)理工程師書面通知承包商現(xiàn)場經(jīng)理部，責令短期內(nèi)予以改正彌補；如通知無效，則書面通知承包商法人代表和業(yè)主，確定因違約對業(yè)主造成損失，辦理扣除相應(yīng)費用的證明文件；②如是嚴重違約，業(yè)主已部分或全部中止合同后，監(jiān)理工程師在認真調(diào)查并充分考慮業(yè)主為此所受到的直接和間接損失后，辦理并簽發(fā)部分或全部中止合同的支付證明。（7）爭端與仲裁協(xié)調(diào)業(yè)主與承包商之間發(fā)生爭端時，監(jiān)理工程師在接到書面通知時，按合同規(guī)定的時限，以“公正、誠信、獨立”的原則對爭端調(diào)查取證，做出決定書面通知爭端雙方，合理地維護業(yè)主的合法權(quán)益和承包商的正當權(quán)益。如爭端雙方中有一方不服而提出仲裁要求時，監(jiān)理工程師在合同規(guī)定期限內(nèi)予以協(xié)調(diào)，同時督促雙方繼續(xù)履行合同條款。確實需要在合同規(guī)定的仲裁機構(gòu)進行仲裁時，監(jiān)理工程師將以公正的態(tài)度作證，并嚴格執(zhí)行裁決。4、發(fā)生合同糾紛的處理措施（1）增強合同約束力，防范合同糾紛①結(jié)合實際擬定操作性與約束力強的合同條款，以合同為紐帶和有效手段，達到規(guī)范項目管理和承包商行為、合理分擔風險、主動控制的目的、現(xiàn)行的施工合同。②利用合同手段規(guī)范項目實施過程管理：為了規(guī)范本項目的實施過程管理活動，嚴格約束承包商的行為，合理分擔風險，我公司的合同管理專家將配合業(yè)主擬定適應(yīng)本工程特點的能有效地進行目標控制的合同條款，以便主動實施合理管理。同時，對于能采用標準合同的，制定細化的補充條款，沒有標準合同的，參照標準合同擬定適用的合同條款、合同條款應(yīng)結(jié)構(gòu)合理、條款完整，責權(quán)分明、界面清晰、嚴謹準確，以提高合同的約束力，增強其可操作性，從而減少風險、降低成本。③細化支付條款：對施工總承包和專業(yè)分包，根據(jù)承包工程的特點，采取不同的招標方式、計價條件和合同價格形式，制定明確、具體的計量支付條款和細則。（2）強化設(shè)計變更管理①工程變更評審確認制度：明確設(shè)計變更評審確認批準制度，以防止任意變更尤其是應(yīng)施工方要求而發(fā)生的設(shè)計變更引起工程造價增加或降低原設(shè)計標準。②設(shè)計方變更控制：設(shè)計單位(含二次設(shè)計)經(jīng)過提出設(shè)計變更、現(xiàn)場洽商這兩個環(huán)節(jié)才能發(fā)出設(shè)計變更，然后經(jīng)監(jiān)理審核、估價，報業(yè)主批準后方可以實施。③施工方變更控制：施工方提出工程變更，監(jiān)理嚴格審核，由設(shè)計出具修改通知，由監(jiān)理估價，報業(yè)主批準后實施。④變更估價：所有工程變更，設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行計價，如無定額規(guī)定的，由實施方提出變更預(yù)算報價，經(jīng)監(jiān)理審核估價后報業(yè)土批準作為計量支付和結(jié)算依據(jù)，否則視為實施方放棄其計量支付和結(jié)算權(quán)利。（3）風險管理①防備合同風險：我公司有多年從事市政工程合同管理的豐富經(jīng)驗，在項目實施中很注意項目管理實施過程中的風險，對各類風險能分別制定對策，向業(yè)主提出合同結(jié)構(gòu)、合同模式、招標與發(fā)包方式的建議，協(xié)助業(yè)主選擇適宜的方案，以滿足本項目總體目標的要求，順暢地組織項目的實施，確保工程質(zhì)量、進度和有效控制投資。②“分擔”部分變更風險：設(shè)立嚴格的工程變更(設(shè)計變更)的評審、批準確認程序與辦法，以限制工程變更的數(shù)量和費用，改進傳統(tǒng)管理的“現(xiàn)場簽證”做法。③識別合同關(guān)系，防止?jié)撛诘年P(guān)聯(lián)的風險：項目合同結(jié)構(gòu)是一個有機整體，監(jiān)理工程師密切注意各個合同之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系，防止?jié)撛诘娘L險，在有關(guān)聯(lián)關(guān)系的合同中明確相互配合協(xié)作義務(wù)的內(nèi)容、時間及約束條款，如主體設(shè)計與專業(yè)設(shè)計之間，總包與分包、專業(yè)承包商之間的相互配合協(xié)作關(guān)系，都明確界定。④合同分析和補充：深刻領(lǐng)會合同精神，對合同條款進行全面的分析，結(jié)合有關(guān)法規(guī)、外部條件的變化和工程實際情況，預(yù)測合同管理的風險和薄弱環(huán)節(jié)，制定防范措施，利用書面指令，備忘錄、合同細節(jié)說明書、洽商等形式事先予以規(guī)避、對即將到來的風險，及時報告業(yè)主并提出處理措施建議。⑤提示業(yè)主履約：監(jiān)理工程師有責任及時提請業(yè)主遵守合同規(guī)定，按規(guī)定的時間作出決定、批準，指令、發(fā)放圖紙、移交場地、支付工程款、提供施工條件和組織外部協(xié)調(diào)等，主動履行合同義務(wù)，防止引發(fā)法律糾紛，造成被動索賠。（4）加強中標承包合同的價格管理隨著工程造價改革的不斷深入，量價分離、市場定價的建筑工程成本管理機制的建立和不斷完善，招投標文件及施工合同的管理已經(jīng)成為施工管理的有效工具，我公司監(jiān)理人員已經(jīng)能夠充分利用工程量清單中的單項報價及招投標文件中質(zhì)量、進度條款作為施工合同執(zhí)行的監(jiān)控依據(jù)。同時，監(jiān)理工程師嚴格審查隨工程進度提出的質(zhì)量、進度報告，造價工程師依據(jù)單項清單報價進行合同進度經(jīng)濟指標的控制與審核。（5）索賠管理①主動變更防止索賠：在合同執(zhí)行過程中，密切注意引發(fā)工程變更的因素，如施工條件變化，設(shè)計中的差錯、承包商或業(yè)主提出的變更，及時協(xié)商研究處理，對其中可能對合同條款產(chǎn)生影響的條款主動提出修訂、化解矛盾。對于可采納的工程變更，必須經(jīng)業(yè)主同意后由設(shè)計單位編制設(shè)計變更文件，經(jīng)評審確定價格，費用和工期后簽發(fā)變更指令實施。②索賠評審、估價：依據(jù)合同規(guī)定的條件、程序受理承包商提出的工程延期和索賠，認真審核延期和索賠的證據(jù)材料，與監(jiān)理記錄和合同檔案等同期記錄進行對照，并進行實際調(diào)查，對不成立的延期和索賠予以駁回，對成立的延期和索賠應(yīng)仔細評估，與承包商、業(yè)主充分協(xié)商溝通，將延期和索賠數(shù)量降低到最少，并報業(yè)主審批。③反索賠管理：當承包商向業(yè)主履約不全面時，或在此事件中因承包商的違約過失給業(yè)主工作帶來被動造成損失，監(jiān)理工程師配合業(yè)主提出反索賠。（6）糾紛處理措施我公司保證所派出的監(jiān)理工程師將實事求是、客觀公正，保持良好的職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)聲譽，努力營造良好的合同環(huán)境，以使項目實施處于良好運行狀態(tài)。當產(chǎn)生合同糾紛時，總監(jiān)理工程師及時組織協(xié)調(diào)，避免爭議、糾紛不斷升級，影響工程按計劃實施。合同法規(guī)定，合同糾紛可以通過和解或者調(diào)解解決，和解或調(diào)解不成的，可以向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院起訴。在合同的履行中，難免會發(fā)生糾紛。監(jiān)理工程師的任務(wù)之一就是對合同當事人雙方進行調(diào)解。監(jiān)理工程師接到合同糾紛調(diào)解要求后，及時進行調(diào)查取證，了解合同爭議的全部情況，提出解決方案，及時與合同糾紛雙方進行磋商。特別是涉及有關(guān)工期和費用索賠時，監(jiān)理工程師作為公正的第三方，根據(jù)合同和有關(guān)規(guī)定正確處理，做到合同雙方心服口服。在具體的監(jiān)理過程中，一旦承建商向業(yè)主提出索賠或業(yè)主向承建商提出索賠要求，對申報的索賠文件監(jiān)理工程師要認真地按索賠程序進行核實審查，公正地與雙方進行協(xié)商，在合同規(guī)定的期限內(nèi)形成索賠報告。從信息收集上來區(qū)分，信息管理將由施工前期信息收集，施工中信息收集和竣工交驗后信息收集整理三部分組成。d、施工過程中的信息收集；e、工程竣工階段的信息收集。（2）監(jiān)理信息的加工處理a、根據(jù)投資控制信息，對工程設(shè)計規(guī)模和采取的設(shè)備材料進行指示；b、依據(jù)質(zhì)量控制信息，對工程設(shè)計質(zhì)量進行指示；c、依據(jù)進度控制信息，對設(shè)計進度進行指示。（3）監(jiān)理信息的檢索和傳遞我公司計劃在項目監(jiān)理部設(shè)置專職信息管理員，采用計算計進行信息分類，以便快速檢索和傳遞。提高信息的使用效率。（4）信息的使用監(jiān)理信息通過有條件共享，以便更好的進行投資、進度、質(zhì)量控制以及合同管理。（5）、監(jiān)理信息分類監(jiān)理信息分類見如下表7-1。監(jiān)理信息分類表類型內(nèi)容投資控制信息各種投資估算指標，類似工程造價，物價指數(shù)，概（預(yù)）算定額，建設(shè)項目投資估算，設(shè)計概預(yù)算，合同價，工程進度款支付單，竣工結(jié)算與決算，原材料價格，機械臺班費，人工費，運雜費，投資控制的風險分析等質(zhì)量控制信息國家有關(guān)的質(zhì)量政策及質(zhì)量標準，項目建設(shè)標準，質(zhì)量目標的分解結(jié)果，質(zhì)量控制工作流程，質(zhì)量控制工作制度，質(zhì)量控制的風險分析，質(zhì)量抽樣檢查結(jié)果等進度控制信息工期定額，項目總進度計劃，進度目標分解結(jié)果，進度控制工作流程，進度控制工作制度，進度控制的風險分析，某段時間的施工進度記錄等合同管理信息國家有關(guān)法律規(guī)定，施工合同管理辦法，監(jiān)理合同，設(shè)計合同，施工承包合同，工程施工合同條件，合同變更協(xié)議，建設(shè)工程中標通知書、投標書和招標文件，以及施工過程中形成的合同補充文件行政事務(wù)管理信息3、信息管理的主要方法（1）建立計算機信息動態(tài)管理系統(tǒng)進行信息管理公司根據(jù)項目進展的需要，配置足夠的計算機及網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備，配置足夠的計算機專業(yè)人才。項目監(jiān)理部運用計算機進行管理，基本實現(xiàn)信息管理自動化。我公司目前已經(jīng)建立公司內(nèi)部的信息庫和網(wǎng)絡(luò)平臺，使公司各部之間、公司與各項目監(jiān)理機構(gòu)之間通過網(wǎng)絡(luò)平臺確保信息暢通，資源共享。（4）通過會議制度進行信息管理注意會議信息的收集，會議紀要按有關(guān)規(guī)定的要求存檔。4、信息管理制度（1）確定監(jiān)理信息傳輸流程為了保證監(jiān)理工作順利進行，使監(jiān)理信息在工程項目管理的上下級之間、內(nèi)部組織與外部環(huán)境之間流動，在第一次工地會議上，項目總監(jiān)將明確工程項目信息傳遞程序，對各種類型的信息的傳遞過程項目監(jiān)理部以發(fā)文的形式傳達到與項目有關(guān)的各方。在施工監(jiān)理中我們將派專業(yè)監(jiān)理工程師和信息管理監(jiān)理工程師進行信息方面的管理工作，每月定期收集國家、建委等上級主管部門發(fā)布的信息，對于新規(guī)范、新標準必須貫徹到施工階段中去，防止失效的規(guī)范、標準及建材用到本工程項目中去，從而影響工程質(zhì)量甚至使業(yè)主造成不必要的損失。在施工準備階段將做好與設(shè)計階段的信息銜接，同時，我們會及時收集政府各部門和業(yè)主對本工程的所有回復(fù)、批示、要點等，落實并細化到工程中去。在工程保養(yǎng)階段，我們將繼續(xù)密切跟進信息管理方面的工作，做到有始有終。同時在項目監(jiān)理部內(nèi)部亦通過組織各標段駐地監(jiān)理學習明確各項管理制度，例如監(jiān)理組所有指令均須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽發(fā)，監(jiān)理人員只能按照總監(jiān)制定