運用現(xiàn)代科技手段和系統(tǒng)管理理論提升辦公室工作效能

------文章來源網(wǎng)絡運用現(xiàn)代科技手段和系統(tǒng)管理理論提升辦公室工作效能運用現(xiàn)代科技手段和系統(tǒng)管理理論提升辦公室工作效能辦公室是各級機關、企事業(yè)單位的中心辦事機構和綜合協(xié)調(diào)部門，是溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、維護全局的橋梁和紐帶，是確保各項工作順利開展的“中樞神經(jīng)”。當前，科學技術迅猛發(fā)展，特別是辦公自動化和網(wǎng)絡技術的發(fā)展日新月異，要求辦公室進一步解放思想、更新觀念，充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡、門戶網(wǎng)站、辦公自動化等現(xiàn)代科技手段以及現(xiàn)代管理系統(tǒng)理論，著力推進宣傳、信息采集、辦公方式和內(nèi)部管理工作創(chuàng)新，全面提升辦公室工作效能，促進各項工作登臺階、上水平。一、運用單位門戶網(wǎng)站，強化公開、宣傳和溝通功能。政企事務公開、輿論宣傳和聯(lián)絡溝通是辦公室工作的一項重要職能，而單位門戶網(wǎng)站越來越成為單位對外事務公開、宣傳服務的重要窗口以及與社會大眾溝通的重要渠道。當前，單位門戶網(wǎng)站的建設與維護一般由辦公室承擔，這就需要把這兩項工作有機結合，職能有機整合，科學合理設置門戶網(wǎng)站的功能，認真制定并實施各項維護管理制度，使門戶網(wǎng)站成為單位對外公開有關事務、宣傳展示單位形象以及與各方面溝通聯(lián)絡的有效載體。一是合理設置事務公開和輿論宣傳的欄目和窗口。門戶網(wǎng)站的定位一般以服務為主，主要提供單位相關職能、機構設置、人員組成以及主要工作和服務內(nèi)容等方面索引的組織和查詢，以及相關信息的綜合引用和鏈接等服務。同時，辦公室要注重強化新聞宣傳意識，在門戶網(wǎng)站設置宣傳本單位政策、領導講話、重要會議、重大活動等方面的文字欄目、圖片窗口和視頻欄目。二是建立暢通的網(wǎng)上互動渠道?，F(xiàn)在網(wǎng)絡傳播速度很快網(wǎng)民的力量不容忽視。辦公室要注重網(wǎng)上溝通聯(lián)絡，主動建立網(wǎng)上專題論壇、領導信箱及投訴信箱、網(wǎng)上民意調(diào)查、網(wǎng)上視頻對話等欄目，提供一個網(wǎng)民參與意見收集的渠道，主動收集、及時處置民情民意，增加與網(wǎng)民及其他方面溝通和交流的渠道和機會，推動黨政機關依法施政、科學決策和企事業(yè)單位有序發(fā)展。三是及時做好更新維護工作。事務公開、輿論宣傳和網(wǎng)上溝通等功能設計要以網(wǎng)民為中心，以方便實用為原則，不搞花架子。要做到這一點，必須建立高效、有序的運行和維護制度與機制，門戶網(wǎng)站應有專人負責日常維護和更新，宣傳內(nèi)容有專人負責采編、上傳，網(wǎng)上專題論壇、領導及投訴信箱、網(wǎng)上民意調(diào)查有專人負責處理和反饋，網(wǎng)上視頻對話有專人組織和落實，同時建立考核獎懲機制，確保有序運行。在加強監(jiān)督和管理、保證信息安全和服務質量的前提下，也可積極探索資源外包的模式，把非關鍵性和非決策性業(yè)務流程和環(huán)節(jié)規(guī)范化后外包，實現(xiàn)服務的社會化，以提高效率、降低成本。二、運用互聯(lián)網(wǎng)絡，搭建信息采集的平臺。信息采集、匯總、上報是辦公室服務領導的重要工作，除了利用內(nèi)部工作網(wǎng)絡、平面媒體和信訪等傳統(tǒng)渠道外，還必須充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡，搭建快捷平臺，全方位、快速收集各類相關信息，為領導決策服務。一是精心收集篩選網(wǎng)上信息。辦公室要充分利用網(wǎng)絡新聞報道快、搜索引擎功能強、信息容量大、內(nèi)容保存時間長等優(yōu)勢在第一時間收集整理網(wǎng)上中央、省、市黨委、政府及相關部門的重大政策、決策部署，收集各地同行業(yè)的先進經(jīng)驗和做法，收集網(wǎng)上與本部門、本行業(yè)相關的熱點反映，為領導決策提供參考。二是實施網(wǎng)上快捷傳輸。時效性是影響信息質量的關鍵因素之一。要通過網(wǎng)絡快速高效的信息傳輸手段，在門戶網(wǎng)站或其他網(wǎng)站申請“Email”，建立辦公室系統(tǒng)信息工作人員“QQ”群，或通過MSN聊天軟件，遠程互動，互通互助，提高信息報送和傳播的時效性。三是建立快捷的報送載體。一方面，辦公室可以沿用紙質的方式，每日編輯網(wǎng)上要聞快訊，報送領導參閱；另一方面，可以積極運用網(wǎng)絡技術，如“Email”、“QQ”、MSN快捷報送，還可以結合辦公自動化系統(tǒng)傳輸和報送。三、運用辦公自動化技術，構建工作運行快速系統(tǒng)。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱0A）是將現(xiàn)代化辦公設備和計算機網(wǎng)絡功能結合起來，用于文字處理、文件傳遞、圖像傳遞、資料查詢和經(jīng)濟社會模擬等的一門技術。辦公室工作頭緒繁多，面對繁雜的工作，必須主動引入和使用辦公自動化技術。一是綜合運用現(xiàn)代辦公手段。對大量文件的處理，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件的日常管理和存儲等，都可采用這一現(xiàn)代辦公手段；此外，還可采用各種先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔。二是搭建內(nèi)部信息交換平臺。通過辦公自動化系統(tǒng)，建立起單位及辦公室內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。同時，在內(nèi)網(wǎng)建立電子公告、電子論壇、電子刊物等有效的信息發(fā)布和交流平臺，使內(nèi)部規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等在機關和企事業(yè)單位內(nèi)部員工間得到廣泛傳播，方便大家及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。三是建立一體化、自動化的工作流程。整合相關職能，協(xié)同多崗位、多部門工作，實現(xiàn)辦公流程再造。辦公室可牽頭對單位的公文處理、項目審批等流程化工作，通過辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)工作流程和文檔管理的自動化、電子化。在此基礎上，實時監(jiān)控、跟蹤，解決問題，建立電子文件柜，使各類文檔能夠按權限保存、共享查找和使用，從而規(guī)范各項工作，提高單位工作的組織化程度和協(xié)同效果。四是建立輔助辦公系統(tǒng)。對會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等日常事務性工作，通過系統(tǒng)生成和信息集成，實現(xiàn)自動化輔助辦公，這樣相關人員就能有效地獲得整體的信息，提高整體反應速度和決策能力。此外，還可采用支持多分支機構、跨地域的辦公模式，實現(xiàn)分布式辦公、移動辦公和跨地域辦公。四、運用系統(tǒng)管理理論和方法，推進辦公室內(nèi)部管理工作創(chuàng)新。系統(tǒng)管理理論是卡斯特(F.E.Kast)、詹姆斯.E-羅森茨韋克James.E.Rosenzw