財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用第03章初始設(shè)置

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3初始設(shè)置財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用Financialsoftware*2

通過本章的學(xué)習(xí)，理解會(huì)計(jì)軟件初始化基本含義，輔助核算基本含義，掌握初始化設(shè)置的各項(xiàng)內(nèi)容（憑證類型、外幣、輔助核算、會(huì)計(jì)科目、初始余額等）的基本含義與操作。學(xué)習(xí)目的與要求*3初始設(shè)置含義基礎(chǔ)資料設(shè)置初始化余額錄入教學(xué)內(nèi)容*43.1初始設(shè)置含義系統(tǒng)初始設(shè)置是指正式錄入記賬憑證前應(yīng)該做的各種前期工作。

賬務(wù)軟件的初始設(shè)置實(shí)際上是手工記賬和計(jì)算機(jī)記賬的交接過程。在這一過程中要輸入一個(gè)企業(yè)具體的會(huì)計(jì)核算規(guī)則、方法和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將通用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成一個(gè)適合特定企業(yè)的專用的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，使之能夠完成該企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作。*5通常情況下，軟件的初始設(shè)置功能包括兩部分，一是基礎(chǔ)設(shè)置，即基礎(chǔ)資料的設(shè)置；二是初始化，即軟件應(yīng)用時(shí)的相關(guān)初始余額的錄入。*63.2基礎(chǔ)設(shè)置一、系統(tǒng)參數(shù)包括系統(tǒng)參數(shù)、會(huì)計(jì)期間、財(cái)務(wù)參數(shù)、業(yè)務(wù)參數(shù)等。*72、憑證類型限定條件（1）記賬一種：不需要設(shè)置二、設(shè)置憑證類型

1、憑證類型設(shè)置

可以根據(jù)實(shí)際需要，設(shè)置為收付轉(zhuǎn)三種、現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付、轉(zhuǎn)賬五種，記賬一種、自定義。

*8（2）收付轉(zhuǎn)三種：收款憑證要求借方必須存在現(xiàn)金及銀行存款科目、貸方不能出現(xiàn)現(xiàn)金與銀行存款科目，付款憑證要求貸方必須存在現(xiàn)金及銀行存款科目，轉(zhuǎn)賬憑證要求借貸不能出現(xiàn)現(xiàn)金及銀行存款科目。（3）現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付、轉(zhuǎn)賬五種：同三種。*9注意如果上述類型中不存在本單位使用的憑證，軟件提供了用戶自定義憑證類型功能。一般說來，會(huì)計(jì)年度內(nèi)憑證類型一經(jīng)被使用，則不允許修改。*10三、外幣設(shè)置（1）增加（刪除）外幣。用于定義所使用外幣的符號(hào)與名稱。如，美元符號(hào)為“USD”或“$”，名稱為“美元”。日元貨幣“JPY”，港幣符號(hào)為“HKD”等（2）定義外幣匯率類型。固定匯率與浮動(dòng)匯率。（3）設(shè)置折算方法。外幣匯率的標(biāo)價(jià)方法有直接標(biāo)價(jià)法和間接標(biāo)價(jià)法兩種。直接匯率的折算公式為：本位幣=外幣×匯率。間接匯率的折算公式為：外幣=本位幣×匯率。*11注意1、外幣一經(jīng)使用，不能刪除2、外幣匯率數(shù)額一般要求在此模塊中輸入，也可以在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)輸入*12四、計(jì)量單位一般包括計(jì)量單位的代碼、計(jì)量單位的名稱。有的情況下，為了方便計(jì)量單位的管理，還需要設(shè)置計(jì)量單位組，在計(jì)量單位組的下面再分別設(shè)置具體的計(jì)量單位名稱。*13五、結(jié)算方式

結(jié)算方式是指建立和管理用戶經(jīng)營活動(dòng)中所涉及的結(jié)算方式，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算、匯票結(jié)算等，結(jié)算方式最多可分為2級(jí)，一旦被引用，不應(yīng)進(jìn)行修改和刪除。

通用會(huì)計(jì)軟件都會(huì)在基礎(chǔ)設(shè)置里提供結(jié)算方式管理的功能，一般包括新增、修改、刪除的基本操作。新增時(shí)，輸入的內(nèi)容主要包括結(jié)算方式代碼、結(jié)算方式名稱。六、錄入輔助核算項(xiàng)目

各財(cái)務(wù)軟件輔助核算內(nèi)容必須輸入的共有項(xiàng)目為：輔助核算編碼，輔助核算名稱。該項(xiàng)內(nèi)容填寫完畢后，在以后日常工作中仍可以繼續(xù)增加和修改

各項(xiàng)內(nèi)容需要進(jìn)行編碼輸入，有編碼方案規(guī)定的軟件，需要按照編碼方案進(jìn)行各個(gè)軟件輔助核算輸入的內(nèi)容不盡相同，需具體軟件加以了解。

本部分僅對(duì)輔助核算內(nèi)容進(jìn)行輸入，如何調(diào)用這些內(nèi)容，需在下部分“設(shè)置會(huì)計(jì)科目”中進(jìn)行說明。*15七、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

（一）、增加會(huì)計(jì)科目增加會(huì)計(jì)科目分為兩類，一類是增加一級(jí)科目，一類是增加明細(xì)科目，一般說來一級(jí)會(huì)計(jì)科目各軟件已經(jīng)根據(jù)會(huì)計(jì)制度和準(zhǔn)則給定，因此科目增加的主要工作集中在明細(xì)科目的增加上。*16一般財(cái)務(wù)軟件增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，需要設(shè)置的科目屬性主要包括：會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱、會(huì)計(jì)科目性質(zhì)或類別、會(huì)計(jì)科目余額方向、是否輔助核算科目、是否外幣核算科目、是否數(shù)量核算科目等內(nèi)容。*17①一般會(huì)計(jì)科目設(shè)置

對(duì)于一般會(huì)計(jì)科目，需要在新增科目的界面上，添加會(huì)計(jì)科目代碼、會(huì)計(jì)科目名稱、選擇科目性質(zhì)、類別及余額方向。第一，增加會(huì)計(jì)科目編碼，必須按照建立賬套時(shí)設(shè)定好的科目編碼方案（即會(huì)計(jì)科目級(jí)數(shù)與級(jí)長）進(jìn)行，系統(tǒng)要求科目編碼必須存在且不能重復(fù)，長度不符合既定的要求，編碼不唯一，系統(tǒng)不允許存儲(chǔ)。*18

增加明細(xì)科目時(shí)，科目編碼操作是：首先輸入其上級(jí)科目的編碼，然后根據(jù)編碼方案自行編寫本級(jí)科目編碼。如：銀行存款編碼為1002，要在“銀行存款”科目下增加“工商銀行存款”，如果建立賬套時(shí)編碼方案為4-2-2，則“工商銀行存款”編碼可以為100201。*19（2）增加會(huì)計(jì)科目名稱。

輸入企業(yè)所使用的會(huì)計(jì)科目名稱，科目名稱可以為漢字、英文字母或者數(shù)字等符號(hào)，但是不允許為空。明細(xì)科目一般只需要填入明細(xì)科目名稱，如上例中，只需要填入“工商銀行存款”即可。已經(jīng)錄入期初余額或者已經(jīng)制單的會(huì)計(jì)科目有些軟件不允許增加下級(jí)科目，有些軟件允許增加，但把余額自動(dòng)追加到第一個(gè)明細(xì)科目中，使用軟件時(shí)自行體會(huì)。

*20（3）設(shè)定科目性質(zhì)、類別及余額方向

2、外幣核算科目除了一般科目的添加信息之外，勾選“外幣核算?！痹O(shè)定此功能，有些軟件對(duì)應(yīng)有個(gè)“期末調(diào)匯”功能，該功能是期末進(jìn)行自動(dòng)匯兌損益調(diào)整、并生成憑證的功能，可以選擇設(shè)置（如金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版、高信財(cái)務(wù)軟件）；有些軟件沒有該功能設(shè)置，但在期末都有自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的功能（如用友U850等）。

*213、數(shù)量核算科目除了一般科目的添加信息之外，勾選數(shù)量金額核算，并選擇計(jì)量單位4、輔助核算科目除了一般科目的添加信息之外，在新增科目界面中添加核算項(xiàng)目。

一個(gè)會(huì)計(jì)科目可以設(shè)置多種輔助核算，一種輔助核算可以被多個(gè)科目使用。

5、現(xiàn)金與銀行存款科目除了一般科目的添加信息之外，需要勾選日記賬、庫存現(xiàn)金科目或日記賬、銀行存款科目。

*23（二）、修改刪除會(huì)計(jì)科目

1、修改會(huì)計(jì)科目：

(1)尚未使用的會(huì)計(jì)科目，一般都允許修改除一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼外的所有內(nèi)容，個(gè)別軟件也允許修改一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼。

(2)已經(jīng)使用的會(huì)計(jì)科目，一般科目編碼、輔助核算、外幣數(shù)量核算等內(nèi)容不允許修改，個(gè)別軟件允許修改上述內(nèi)容。*24

下面2種情況下如何修改會(huì)計(jì)科目？1、進(jìn)行完成建賬之前的檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)“原材料—A材料”科目忘記設(shè)置數(shù)量核算了，且已有輸入的期初金額。那么，此時(shí)可以如何修改“原材料—A材料”的數(shù)量核算？2、因?yàn)樾聵I(yè)務(wù)的需要，要求將“在建工程”科目設(shè)置為項(xiàng)目核算，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)：該科目沒有期初金額，但是已有本期會(huì)計(jì)憑證2張（憑證未審核未記賬）。那么，此時(shí)如何修改“在建工程”的項(xiàng)目核算？*253、已經(jīng)使用的會(huì)計(jì)科目——已做憑證，修改其會(huì)計(jì)科目名稱，會(huì)怎樣？為什么？*262、刪除會(huì)計(jì)科目：（1）尚未使用的會(huì)計(jì)科目可以直接刪除。（2）已經(jīng)使用的會(huì)計(jì)科目不允許刪除?？偨Y(jié)：哪些情況下，科目可以隨意修改刪除？（已被使用）*271、引用（憑證類型限制條件設(shè)置，結(jié)算方式等）2、期初余額或本期發(fā)生額3、憑證中使用的*28二、初始化錄入初始余額的時(shí)間點(diǎn)以賬套啟用日期為準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)把賬套啟用日期之前的各科目發(fā)生額與余額錄入。年初啟用賬套的，只需要錄入年初余額即可。年中某個(gè)月份啟用的，還需要錄入從年初到該月月初為止各科目的累計(jì)發(fā)生額。如果在錄入過程中發(fā)生錯(cuò)誤，查找錯(cuò)誤時(shí)，可按照以下公式進(jìn)行：余額方向?yàn)椤敖琛钡目颇磕瓿跤囝~總和等于余額方向?yàn)椤百J”的科目年初余額總和、余額方向?yàn)椤敖琛钡目颇慨?dāng)前余額總和等于余額方向?yàn)椤百J”的科目當(dāng)前余額總和、借方累計(jì)發(fā)生額欄各項(xiàng)的和等于貸方累計(jì)發(fā)生額欄各項(xiàng)的和。初始余額每套賬只進(jìn)行一次，賬套一旦被啟用進(jìn)行日常處理，一般初始余額不允許修改。*29*30一般通用會(huì)計(jì)軟件的科目期初余額錄入可以分為這樣幾種情況：1、最末級(jí)明細(xì)科目余額的錄入：直接錄入。2、非末級(jí)明細(xì)科目余額的錄入：不需直接錄入，錄入其下級(jí)明細(xì)科目，系統(tǒng)自動(dòng)匯總。3、輔助核算科目余額的錄入：雙擊或單擊“√”出現(xiàn)單獨(dú)窗口按核算項(xiàng)目明細(xì)錄入余額。*314、外幣科目余額的錄入：選擇幣別，同時(shí)錄入本位幣與外幣的金額。5、數(shù)量核算科目余額的錄入：同時(shí)錄入數(shù)量與金額的期初數(shù)。6、固定資產(chǎn)科目余額的錄入：通常的處理方式是在科目期初余額處直接錄入總額，然后在單獨(dú)的位置按照卡片明細(xì)一一錄入固定資產(chǎn)卡片金額，如用友T3在固定資產(chǎn)子系統(tǒng)中通過初始卡片錄入的方式錄入，而金蝶KIS專業(yè)版則是在初始化是選擇固定資產(chǎn)初始化數(shù)據(jù)按照卡片明細(xì)一一錄入固定資產(chǎn)卡片金額。*32如果在錄入過程中發(fā)生錯(cuò)誤，查找錯(cuò)誤時(shí)，可按照以下公式進(jìn)行：余額方向?yàn)椤敖琛钡目颇磕瓿跤囝~總和等于余額方向?yàn)椤百J”的科目年初余額總和、余額方向?yàn)椤敖琛钡目颇慨?dāng)前余額總和等于余額方向?yàn)椤百J”的科目當(dāng)前余額總和、借方累計(jì)發(fā)生額欄各項(xiàng)的和等于貸方累計(jì)發(fā)生額欄各項(xiàng)的和。初始余額每套賬只進(jìn)行一次，賬套一旦被啟用進(jìn)行日常處理，一般初始余額不允許修改。*331、基礎(chǔ)資料引入引出。2、上機(jī)日志。3.3其他初始設(shè)置*34思考題：P39