oracle財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊(cè)3

ORACLE財(cái)務(wù)治理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊(cè)—總帳模塊〔GL〕文檔作者: 創(chuàng)立日期: 確認(rèn)日期: 控制編碼: 當(dāng)前版本: 1.0文檔控制TOC\o"1-5"文檔控制iiUNIT1總帳模塊概述1單元培訓(xùn)目標(biāo)1LESSON1總帳模塊介紹2LESSON2總帳模塊和其他模塊的關(guān)系3LESSON3總帳模塊的一個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)周期4UNIT2根本概念6單元培訓(xùn)目標(biāo)6LESSON1彈性域〔Flexfield〕和值集〔ValueSet〕7LESSON2科目結(jié)構(gòu)和帳簿9LESSON3菜單、職責(zé)和預(yù)制文件12LESSON4關(guān)于工具欄、功能鍵和文件夾的使用15UNIT3總帳業(yè)務(wù)處理流程17單元培訓(xùn)目標(biāo)17LESSON1業(yè)務(wù)背景和數(shù)據(jù)錄入操作步驟18LESSON2余額查詢和報(bào)表提交24UNIT4憑證錄入治理29單元培訓(xùn)目標(biāo)29LESSON1憑證來源和分類，總帳會(huì)計(jì)期間30LESSON2憑證修改和調(diào)整32LESSON3反沖憑證34LESSON4利用經(jīng)常性和成批分配憑證的產(chǎn)生憑證35LESSON5通過總帳接口引入外部或子模塊憑證44UNIT5憑證復(fù)核和登帳46單元培訓(xùn)目標(biāo)46LESSON1總帳模塊中兩種憑證復(fù)核方式47LESSON2憑證登帳50UNIT6帳戶余額查詢和保護(hù)52單元培訓(xùn)目標(biāo)52LESSON1公司間和懸?guī)舻母拍詈褪褂?3LESSON2匯總模板55LESSON3帳戶余額查詢和追索57LESSON4帳戶成批保護(hù)59UNIT7多公司的帳務(wù)核算61單元培訓(xùn)目標(biāo)61LESSON1公司間交易〔CENTRA〕62LESSON2數(shù)據(jù)映射和帳簿合并67LESSON3系統(tǒng)設(shè)置考慮73UNIT8總帳報(bào)表79單元培訓(xùn)目標(biāo)79LESSON1OracleFSG 80LESSON2目錄集和行順序88LESSON3報(bào)表輸出92UNIT9總帳預(yù)算治理94單元培訓(xùn)目標(biāo)94LESSON1Oracle預(yù)算和預(yù)算控制95LESSON2定義、輸入預(yù)算和使用預(yù)算96UNIT10總帳中的外幣業(yè)務(wù)104單元培訓(xùn)目標(biāo)104LESSON1Oracle總帳外幣業(yè)務(wù)105LESSON2定義匯率，余額重估107LESSON3幣種轉(zhuǎn)換和外幣報(bào)表111總結(jié)115UNIT1總帳模塊概述單元培訓(xùn)目標(biāo)了解Oracle總帳模塊的主要功能和特征了解Oracle總帳模塊和其他模塊的關(guān)系了解Oracle總帳模塊的一個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)周期LESSON1總帳模塊介紹Oracle總帳模塊(OracleGeneralLedger)是整個(gè)Oracle應(yīng)用系統(tǒng)的核心模塊，是系統(tǒng)內(nèi)所有財(cái)務(wù)往來的聚集地，其他子模塊內(nèi)的財(cái)務(wù)和現(xiàn)金活動(dòng)都將最終反映到總帳模塊中。一個(gè)公司中任何涉及財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)通常被輸入到Oracle的子模塊中，例如：對(duì)客戶的銷售發(fā)票和收款輸入到應(yīng)收模塊〔OracleReceivables〕中，向供應(yīng)商的摘購發(fā)票和付款記錄在應(yīng)付模塊〔OraclePayables〕中，之后，子模塊中的財(cái)務(wù)信息〔會(huì)計(jì)分錄〕都將通過標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換程序轉(zhuǎn)帳到總帳模塊中。對(duì)于未輸入至任何子模塊中的業(yè)務(wù)，如收入、本錢的結(jié)轉(zhuǎn)，可以摘用輸入輸入日記帳〔EnterJournals〕方式直接錄入到總帳中。并非所有的公司都要使用全部的財(cái)務(wù)或其他模塊，一個(gè)公司可以選擇使用或不使用某個(gè)特定的模塊，例如選擇不使用固定資產(chǎn)模塊〔OracleAssets〕，而是將固定資產(chǎn)增加、折舊、報(bào)廢等會(huì)計(jì)信息直接輸入到總帳中。相反的，如果使用固定資產(chǎn)模塊，那么所有與資產(chǎn)變動(dòng)有關(guān)的會(huì)計(jì)信息都將通過資產(chǎn)模塊自動(dòng)傳送至總帳模塊。有一點(diǎn)需要注意，使用Oracle總帳模塊和Oracle其他子模塊必須建立在這樣的原那么上：任何業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)往來只能錄入一次，不管是在子模塊還是在總帳模塊中，因此，任何業(yè)務(wù)錯(cuò)誤的修改和更正都必須從源頭開始，如果使用子模塊錄入業(yè)務(wù)，必須在子模塊中修改或更正，而不能在總帳中輸入更正日記帳。Oracle總帳模塊的主要功能可以概括如下：會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)信息的記錄和集取完成財(cái)務(wù)監(jiān)測(cè)和控制進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的分析和報(bào)告使用Oracle總帳模塊，可以使一個(gè)企業(yè)建立統(tǒng)一集成的總帳和分類帳，利用靈活的方式快速準(zhǔn)確地產(chǎn)生各種日記帳，利用總帳的日記帳審核機(jī)制加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制和減少過失。利用Oracle總帳模塊，企業(yè)還可以獲得很多功能和特性，如強(qiáng)大的外幣處理，有效的預(yù)算治理和控制，靈活的公司間帳務(wù)處理和帳務(wù)合并，靈活的報(bào)表定義和使用等。此外，利用總帳和其他系統(tǒng)的集成如ADI和OLAP，可以靈活快速的為企業(yè)治理和決策人員提供財(cái)務(wù)信息。LESSON2總帳模塊和其他模塊的關(guān)系Oracle總帳模塊和其他模塊的關(guān)系是一中總帳和分類帳的關(guān)系，總帳記錄并保存財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)余額信息，子模塊記錄并保存財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的明細(xì)信息，他們的關(guān)系圖如下：以應(yīng)付〔OraclePayables〕模塊和總帳模塊關(guān)系為例：公司可以利用應(yīng)付模塊記錄保存和供應(yīng)商往來的明細(xì)業(yè)務(wù)，當(dāng)在應(yīng)付模塊中接收并錄入一張供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，應(yīng)付模塊除了記錄這張發(fā)票對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商、發(fā)票日期、金額、編號(hào)和說明信息外，通過標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)帳程序，應(yīng)付模塊將在總帳中產(chǎn)生以下的會(huì)計(jì)分錄：借：本錢/費(fèi)用貸：應(yīng)付款同樣地，錄入一筆付款時(shí)，應(yīng)付模塊除了記錄此付款地日期、銀行帳戶、付款供應(yīng)商、核銷地發(fā)票等信息外，還將在總帳中產(chǎn)生付款業(yè)務(wù)地會(huì)計(jì)信息：借：應(yīng)付款貸：現(xiàn)金/銀行LESSON3總帳模塊的一個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)周期Oracle總帳模塊的一個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)周期如以下圖：翻開總帳會(huì)計(jì)期錄入手工憑證，包括：·手工標(biāo)準(zhǔn)憑證·外幣憑證·統(tǒng)計(jì)憑證從子模塊引入憑證，如：應(yīng)收、應(yīng)付、庫存等模塊利用定義好的經(jīng)常性憑證模板生成憑證經(jīng)常性憑證模板包括：·框架憑證模板—有固定帳戶無金額〔生成須手工填寫〕·標(biāo)準(zhǔn)憑證模板—固定帳戶和固定金額·公式憑證模板—有固定帳戶，金額由特定計(jì)算公式獲得利用成批分配憑證模板生成憑證，如將當(dāng)月折舊費(fèi)用按部門分?jǐn)倯{證復(fù)核：可以利用聯(lián)機(jī)錄入或查詢界面進(jìn)行復(fù)核，也可以運(yùn)行報(bào)表程序?qū){證打印出來后復(fù)核手工或自動(dòng)過帳〔后臺(tái)登帳〕檢查是否存在登帳后的憑證錯(cuò)誤，如果有，進(jìn)行憑證反沖調(diào)整進(jìn)行〔如果有外幣業(yè)務(wù)〕外幣重估和匯兌損益的處理進(jìn)行外幣轉(zhuǎn)換，為合并報(bào)表做準(zhǔn)備11．帳簿合并〔如果存在多帳簿〕12．編制財(cái)務(wù)報(bào)表并復(fù)核和分析13．關(guān)閉當(dāng)前會(huì)計(jì)期，并翻開下一會(huì)計(jì)期UNIT2基本概念單元培訓(xùn)目標(biāo)理解Oracle模塊中彈性域和值集的根本概念理解科目結(jié)構(gòu)〔COA〕和帳簿的根本概念了解菜單、職責(zé)、工具欄和文件夾的使用LESSON1彈性域〔Flexfield〕和值集〔ValueSet〕彈性域〔Flexfield〕遍布于整個(gè)OracleApplication中，Oracle地許多應(yīng)用性能都?xì)w功于特定的彈性域設(shè)計(jì)，它是Oracle描述某一事務(wù)或?qū)嶓w的一種方法。一個(gè)彈性域由多個(gè)段組合起來，每個(gè)段是彈性域內(nèi)的單個(gè)子字段〔在數(shù)據(jù)庫中，段以單個(gè)的表列形式出現(xiàn)〕，例如，我們可以利用四段結(jié)構(gòu)〔公司段，本錢中心段，科目段，工程段〕來描述公司內(nèi)的帳戶結(jié)構(gòu)，010代表南京分公司〔010〕經(jīng)理辦公室〔102〕在一個(gè)建筑工程〔P001〕上發(fā)生的治理費(fèi)用_辦公費(fèi)的帳戶。Oracle應(yīng)用產(chǎn)品中包括兩中類型的鍵彈性域：關(guān)鍵彈性域〔KeyFlexfields〕和描述性彈性域〔DescriptiveFlexfields〕。關(guān)鍵彈性域通常描述了由彈性域標(biāo)識(shí)的實(shí)體的特殊特性，在Applications中，關(guān)鍵彈性域包括：總帳科目，庫存物品，固定資產(chǎn)等。描述性彈性域雖然不需要象鍵彈性域內(nèi)的段那樣要產(chǎn)生有意義的代碼，但是它們也描述了實(shí)體的其他特性，該實(shí)體的描述性特性在您使用的表單的其它局部被標(biāo)識(shí)。描述性彈性域在Applications數(shù)據(jù)庫表中被視為屬性列〔attributecolumns〕，而關(guān)鍵彈性域通常被視為段列〔segmentcolumn〕。彈性域中每一個(gè)段對(duì)應(yīng)一個(gè)值集〔Valuesets〕，一個(gè)值集可以包含許多具體值集值。在段中輸入或選擇值時(shí)，彈性域會(huì)驗(yàn)證每個(gè)段的有效值集〔一個(gè)值集〕。值集通常是預(yù)先定義的，通過定義“驗(yàn)證段〞，系統(tǒng)將會(huì)把用戶輸入此段的值與此段值集中的值作比較，如果終端用戶輸入無效的段值，那么有效值列表會(huì)自動(dòng)顯示以使用戶可以選擇有效值。應(yīng)用和使用彈性域，可以獲得很多優(yōu)點(diǎn)，滿足您的以下業(yè)務(wù)需要：自定義應(yīng)用產(chǎn)品以符合當(dāng)前業(yè)務(wù)慣例，例如會(huì)計(jì)代碼，產(chǎn)品代碼以及其它代碼。自定義應(yīng)用產(chǎn)品以獲取在其它情況下應(yīng)用產(chǎn)品無法跟蹤的數(shù)據(jù)。具有由一個(gè)或多個(gè)段組成的“智能字段〞，每個(gè)段均包含一個(gè)值和一個(gè)含義。依靠應(yīng)用產(chǎn)品來驗(yàn)證您在智能字段中輸入的值和值組合。根據(jù)表單數(shù)據(jù)和應(yīng)用數(shù)據(jù)來更改智能字段的結(jié)構(gòu)。無需編程即可自定義數(shù)據(jù)字段來符合您的業(yè)務(wù)需要。查詢智能字段以獲得特定信息。以下圖是一個(gè)關(guān)鍵彈性域和說明性彈性域在Applications窗體中的表現(xiàn)示意圖：其中：帳戶結(jié)構(gòu)是一個(gè)關(guān)鍵性彈性域〔AccountsFlexfields〕，它由六個(gè)段組成，每個(gè)段對(duì)應(yīng)一個(gè)值集。子目段中10020007〔銀行存款_無錫浦發(fā)8058〕是值集“JMCC_SUBACC〞中的一個(gè)值集值。為了說明每筆表達(dá)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的支票編號(hào)，系統(tǒng)設(shè)置了一個(gè)說明性彈性域，它由一段組成，每次錄入的段值將保存在憑證行表中的atrribute1表列中。LESSON2科目結(jié)構(gòu)和帳簿總帳模塊中科目結(jié)構(gòu)〔ChartofAccount〕是關(guān)鍵彈性域〔AccountingFlexfield〕的一個(gè)典型應(yīng)用，它唯一地標(biāo)記總帳科目并為每個(gè)會(huì)計(jì)科目表提供一個(gè)靈活的結(jié)構(gòu)?？梢栽O(shè)置科目結(jié)構(gòu)使其具有任意數(shù)目的段，最大可達(dá)30個(gè)。大多數(shù)公司至少要用3個(gè)段：公司段、本錢中心段、科目段，根據(jù)實(shí)際情況，可以定義多段結(jié)構(gòu)的科目結(jié)構(gòu)用以描述企業(yè)的會(huì)計(jì)帳戶。在這套教材中，我們以電信行業(yè)為例，它的科目結(jié)構(gòu)由六段組成，如以下圖所示：公司段：記錄省公司和各市分公司本錢中心段：記錄每個(gè)本錢部門，經(jīng)理室、財(cái)務(wù)部等科目段：參照國家外資股份制科目的使用設(shè)定子目段：它是一個(gè)附屬段〔dependentsegment〕，依賴于公司段的段值，用以記錄各分公司特有的科目值，如銀行存款等明細(xì)科目分類段：與收入有關(guān)的科目在此段上進(jìn)行分類，如數(shù)字收入或模擬收入等工程段：記錄具體的工程編號(hào)OracleApplications中的帳簿由一個(gè)會(huì)計(jì)科目表、一個(gè)日歷和一種職能貨幣〔本位幣〕組成。共享相同的會(huì)計(jì)科目表、會(huì)計(jì)日歷、職能貨幣的法人的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)可以記在一個(gè)相同的帳簿中。以下圖是帳簿設(shè)置的界面，其中：科目結(jié)構(gòu)摘用了“JMCC_會(huì)計(jì)科目表〞〔六段結(jié)構(gòu)〕，會(huì)計(jì)日歷摘用了“JMCC總帳日歷〞〔每年共13個(gè)會(huì)計(jì)期，第13個(gè)期間為調(diào)整期〕。此帳簿中涉及假設(shè)干會(huì)計(jì)帳戶和帳簿控制的選項(xiàng)，這里進(jìn)行簡要的說明。留存收益帳戶：在您翻開會(huì)計(jì)年度的第一期時(shí)，總帳會(huì)按照留存收益帳戶對(duì)上一年度中的所有收入和費(fèi)用帳戶的凈余額進(jìn)行過帳。如果在帳套中有多個(gè)公司或余額實(shí)體，總帳會(huì)自動(dòng)為每個(gè)公司或余額實(shí)體創(chuàng)立一個(gè)留存收益帳戶。暫記帳戶：如果您選擇允許暫記過帳不平衡日記帳分錄，總帳會(huì)自動(dòng)過帳此帳戶的差額。如果在帳套中有多個(gè)公司或余額實(shí)體，總帳會(huì)為每個(gè)余額實(shí)體創(chuàng)立一個(gè)暫記帳戶。內(nèi)部往來帳戶：如果您選擇自動(dòng)平衡公司間的日記帳，總帳可確保帳套余額實(shí)體中的所有日記帳分錄保持平衡〔借項(xiàng)等于貸項(xiàng)〕。如果對(duì)于特定的余額實(shí)體來說，日記帳分錄不平衡，總帳會(huì)自動(dòng)過帳相應(yīng)公司間帳戶的差額。如果在帳套中有多個(gè)公司或余額實(shí)體，總帳會(huì)為每個(gè)余額實(shí)體創(chuàng)立一個(gè)公司間帳戶。保存準(zhǔn)備帳戶：如果您輸入一個(gè)不平衡的保存分錄，總帳會(huì)自動(dòng)過帳您在此處指定的帳戶差額。如果在帳套中有多個(gè)公司或余額實(shí)體，總帳會(huì)為每個(gè)余額實(shí)體創(chuàng)立一個(gè)保存準(zhǔn)備帳戶?？刂七x項(xiàng)：允許暫記過帳：允許用戶過帳不平衡的日記帳分錄〔借項(xiàng)不等于貸項(xiàng)〕，并通過過帳暫記帳戶的抵銷額來自動(dòng)平衡這些日記帳分錄。如果啟用此選項(xiàng)，您必須為帳套輸入一個(gè)暫記帳戶。如果不允許暫記過帳，您將僅能過帳經(jīng)平衡的日記帳分錄。公司間日記帳余額：允許用戶過帳公司間不平衡的日記帳分錄〔對(duì)于某個(gè)特定公司或平衡實(shí)體來說借項(xiàng)不等于貸項(xiàng)〕，并根據(jù)指定的公司間帳戶來自動(dòng)平衡這些公司間日記帳。如果啟用此選項(xiàng)，您必須為此帳套輸入一個(gè)公司間帳戶。如果不選擇平衡公司間的日記帳，那么您僅能通過余額段〔通常為公司段〕來過帳平衡的公司間日記帳。啟用平均余額：允許您使用帳套以進(jìn)行平均余額處理。一旦啟用平均余額處理，總帳會(huì)自動(dòng)存儲(chǔ)匯總余額，此余額用來計(jì)算平均和日終余額。啟用日記帳審批：允許您使用帳套中的總帳日記帳審批功能。如果已啟用“日記帳審批〞，并且要求對(duì)日記帳分錄的日記帳來源進(jìn)行審批，那么在摘取進(jìn)一步措施之前，必須通過適當(dāng)?shù)闹卫韺訉徟巳沼泿?。如果沒有啟用日記帳審批，即使要求對(duì)日記帳來源進(jìn)行審批，也不會(huì)執(zhí)行此審批過程。啟用日記帳分錄稅：允許您在總帳中人工輸入可征稅日記帳分錄。啟用帳套的此項(xiàng)功能時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算相關(guān)聯(lián)的稅額并生成稅務(wù)日記帳行。LESSON3菜單、職責(zé)和預(yù)制文件OracleApplications是一個(gè)圖形化的應(yīng)用軟件，它的操作界面由工具欄、瀏覽器窗口、菜單和快捷鍵等組成。其中菜單是多個(gè)功能的組合，它可以包括子菜單或菜單工程，每一個(gè)菜單工程對(duì)應(yīng)一個(gè)或一組特定的功能。以下圖是一個(gè)菜單界面：菜單項(xiàng)快捷菜單子菜單父菜單菜單項(xiàng)快捷菜單子菜單父菜單我們可以根據(jù)實(shí)際情況組合出適宜的菜單，例如以下圖是某公司總帳治理職責(zé)所用到的菜單定義界面，操作路徑：(R)系統(tǒng)治理員>(N)應(yīng)用>菜單責(zé)任〔Responsbility〕是Oracle應(yīng)用產(chǎn)品的一種授權(quán)級(jí)別，不同的職責(zé)對(duì)應(yīng)和使用特定的功能和系統(tǒng)報(bào)表，因此每次用戶登錄系統(tǒng)時(shí)都要選擇一個(gè)職責(zé)來操作系統(tǒng)，每個(gè)用戶均具有至少一種或多種責(zé)任，并且?guī)讉€(gè)用戶可以共享同一責(zé)任。以下圖是用戶登錄時(shí)選擇職責(zé)的界面：職責(zé)名稱職責(zé)名稱定義職責(zé)時(shí)，需要選擇特定的菜單，也就是說每個(gè)職責(zé)是通過它的菜單行使特定功能的，另外，每一個(gè)職責(zé)還對(duì)應(yīng)特定的報(bào)表集，報(bào)表集限制了每個(gè)職責(zé)能夠使用的報(bào)表和請(qǐng)求。以下圖是定義職責(zé)的界面，操作路徑：(R)系統(tǒng)治理員>(N)>平安性>職責(zé)>定義掛報(bào)表集掛菜單掛報(bào)表集掛菜單預(yù)置文件〔Profile〕是一組可影響應(yīng)用運(yùn)行方式的可更改選項(xiàng)。Oracle應(yīng)用產(chǎn)品提供的這些選項(xiàng)使您可以根據(jù)自己的需要更改應(yīng)用性能。預(yù)置文件選項(xiàng)可以在以下四個(gè)層次中的一個(gè)或多個(gè)層次中進(jìn)行設(shè)置：站點(diǎn)、應(yīng)用、責(zé)任和用戶。系統(tǒng)治理員可以在這些層的任何一層設(shè)置默認(rèn)選項(xiàng)值。Oracle應(yīng)用產(chǎn)品將預(yù)置文件層作為一個(gè)分層結(jié)構(gòu)來處理，其中“用戶〞是此結(jié)構(gòu)中的最高層，接著是“責(zé)任〞和“應(yīng)用〞，最后是最低層“站點(diǎn)〞。例如，總帳模塊提供“GL帳套名〞選項(xiàng)，如果職責(zé)“050-無錫分公司本部總帳治理〞對(duì)應(yīng)“JMCC帳簿〞，那么使用此職責(zé)所有的憑證操作都在JMCC帳簿中，而不管地點(diǎn)級(jí)的參數(shù)值。如果職責(zé)層和應(yīng)用層的“GL帳套名〞選項(xiàng)對(duì)應(yīng)的參數(shù)為空，職責(zé)“050-無錫分公司本部總帳治理〞那么選擇JMCC帳簿。以下圖是定義預(yù)制文件的界面：地點(diǎn)級(jí)參數(shù)職責(zé)級(jí)參數(shù)地點(diǎn)級(jí)參數(shù)職責(zé)級(jí)參數(shù)LESSON4關(guān)于工具欄、功能鍵和文件夾的使用系統(tǒng)快捷工具欄的界面和使用介紹如下：狀態(tài)欄信息狀態(tài)欄信息切換責(zé)任--顯示責(zé)任窗口窗口幫助--翻開當(dāng)前窗口的幫助編輯字段--翻開當(dāng)前字段的編輯器窗口值列表--顯示當(dāng)前字段的值列表附件--翻開附件窗口更新或查看附件/添加新的附件轉(zhuǎn)換--翻開“轉(zhuǎn)換〞窗口文件夾工具--翻開文件夾工具選項(xiàng)板去除記錄--從此窗口去除當(dāng)前記錄刪除記錄--從數(shù)據(jù)庫中刪除當(dāng)前記錄新建記錄--創(chuàng)立新的記錄查找--翻開“查詢查找〞窗口以選擇記錄摘要/詳細(xì)資料--在當(dāng)前記錄的摘要和詳細(xì)資料視圖之間切換去除表單--去除當(dāng)前表單中的所有等待更改打印--打印當(dāng)前屏幕，或在特定的情況下顯示要打印的報(bào)表列表保存并繼續(xù)--保存所有更改并增加為下一個(gè)記錄保存--保存當(dāng)前表單中的所有更改定位至--翻開定位〔瀏覽器〕窗口OracleApplications提供了很多快捷鍵，熟練地使用這些快捷鍵和操作技巧，可以極大地加快系統(tǒng)操作速度，例如：Ctrl+S提交保存，F(xiàn)11和Ctrl+F11進(jìn)行表單查詢。以下圖是快捷鍵窗口〔按Ctrl+K調(diào)出〕：通過利用系統(tǒng)文件夾功能，可以靈活的調(diào)整界面顯示方式，如隱藏/出示某些字段、調(diào)整字段顯示寬度、調(diào)整字段顯示順序、自動(dòng)根據(jù)查詢條件刷新等。以下圖是文件夾使用和保存的界面：UNIT3總帳業(yè)務(wù)處理流程單元培訓(xùn)目標(biāo)通過具體的業(yè)務(wù)實(shí)例了解Oracle總帳模塊的一個(gè)業(yè)務(wù)操作流程能夠簡單地進(jìn)行憑證錄入，修改，復(fù)核，登帳，查詢，報(bào)表等操作LESSON1業(yè)務(wù)背景和數(shù)據(jù)錄入操作步驟業(yè)務(wù)背景：一般而言，一個(gè)公司財(cái)務(wù)部的日常業(yè)務(wù)流程如下所述：首先，翻開會(huì)計(jì)期。接著通過手工輸入或從其他模塊引入日記帳，提交上級(jí)主管進(jìn)行復(fù)核和審批。審批通過那么進(jìn)行過帳，否那么根據(jù)拒絕原因進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，再提交審批。在會(huì)計(jì)期末，根據(jù)公司的具體情況作相應(yīng)地調(diào)整〔如外幣重估，報(bào)表合并等〕，制作財(cái)務(wù)報(bào)表。關(guān)閉會(huì)計(jì)期，以后所有業(yè)務(wù)計(jì)入下一會(huì)計(jì)期。根本流程如圖3-1。憑證審核、分析和更改生成財(cái)務(wù)報(bào)告結(jié)束會(huì)計(jì)期憑證登帳建立經(jīng)常性分錄錄入憑證憑證轉(zhuǎn)回成批分配翻開會(huì)計(jì)期轉(zhuǎn)帳及合并憑證引入圖3-1：總帳業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程在總帳模塊中實(shí)現(xiàn)的步驟：STEP1：翻開會(huì)計(jì)期1.〔Ｎ〕設(shè)置>翻開>關(guān)閉，進(jìn)入“翻開和關(guān)閉會(huì)計(jì)期〞窗口。2.總帳治理系統(tǒng)將顯示最近翻開的會(huì)計(jì)期。如果期間可能是最近才翻開的會(huì)計(jì)期，那么此期間當(dāng)前可能為關(guān)閉狀態(tài)。3.選擇“翻開下一期〞?？値ぶ卫硐到y(tǒng)將計(jì)算本期的期末帳戶余額，并啟動(dòng)并發(fā)處理以翻開下一期，本期將仍保持“翻開〞狀態(tài)。如果翻開新會(huì)計(jì)年度的第一期，總帳治理系統(tǒng)將自動(dòng)更新留存收益帳戶。4.保存。翻開會(huì)計(jì)期的界面如圖3-2所示：圖3-2：翻開與關(guān)閉會(huì)計(jì)期翻開會(huì)計(jì)期可以控制日記帳分錄和日記帳過帳，也可以計(jì)算報(bào)表的期末和年終實(shí)際及預(yù)算帳戶余額。會(huì)計(jì)期有翻開、關(guān)閉、永久關(guān)閉、從不翻開和將來_錄入五種狀態(tài)。其中，只能在翻開和將來_錄入兩種狀態(tài)中錄入日記帳，而且在將來_錄入狀態(tài)中不能過帳。例如，在窗口中點(diǎn)擊“翻開下一期〞，那么會(huì)計(jì)期間“05-2001〞的狀態(tài)改為“翻開〞，同時(shí)會(huì)計(jì)期間“06-2001〞的狀態(tài)為“將來_錄入〞。STEP2：手工錄入一個(gè)憑證批和假設(shè)干憑證1.〔Ｎ〕憑證>輸入，進(jìn)入“查找日記帳〞窗口〔圖3-3〕。圖3-3：查找日記帳2.點(diǎn)擊“新建批〞，進(jìn)入“批〞窗口?？梢詫⒕哂泄餐瑢傩缘娜沼泿し咒泟?chuàng)立為批。例如，可按類型和日期對(duì)日記帳分錄進(jìn)行分組。一個(gè)批中可以有多個(gè)日記帳，或者每個(gè)日記帳分錄可以只有一個(gè)獨(dú)立的批。批中的所有日記帳分錄必須共享同一個(gè)期間?？梢詾槿魏畏_的或?qū)砜奢斎氲臅?huì)計(jì)期創(chuàng)立日記帳批，但只能在翻開的會(huì)計(jì)期過帳批。如果不需要輸入批信息，可以直接輸入日記帳?？値ぶ卫硐到y(tǒng)將使用由唯一的批標(biāo)識(shí)及系統(tǒng)日期組合而成的來源〔人工〕，自動(dòng)為分錄創(chuàng)立批。如圖3-4。圖3-4：批批：輸入可選批名以標(biāo)識(shí)總帳和日記帳分錄報(bào)表中的批。同一會(huì)計(jì)期不能具有重復(fù)的批名。如果不輸入批名，總帳治理系統(tǒng)將根據(jù)來源創(chuàng)立一個(gè)默認(rèn)名稱，此來源由一個(gè)唯一的批標(biāo)識(shí)和系統(tǒng)日期組合而成。期間：輸入批組內(nèi)的日記帳所屬會(huì)計(jì)期?？値ぶ卫硐到y(tǒng)會(huì)默認(rèn)最近的翻開期間。余額類型：“余額類型〞是一個(gè)只能顯示的字段。在輸入實(shí)際日記帳時(shí)它會(huì)顯示“實(shí)際〞，而在輸入預(yù)算日記帳時(shí)顯示“預(yù)算〞。說明：批組的摘要,可以缺省?？傤~控制：一個(gè)批中所有憑證發(fā)生額的加總數(shù)?！步ㄗh不輸〕“狀態(tài)〞區(qū)域?qū)@示過帳、資金儲(chǔ)藏和日記帳審批的當(dāng)前狀態(tài)。過帳：指該批憑證是否已經(jīng)過帳。狀態(tài)為：已過帳、未過帳。資金：指該批憑證是否已經(jīng)通過了預(yù)算檢查。狀態(tài)為：要求、已通過、警告、未通過。審批：指該批憑證是否已通過了審批。狀態(tài)為：通過、正在進(jìn)行、拒絕、要求。創(chuàng)立日期：錄入批組的日期，默認(rèn)為系統(tǒng)當(dāng)前日期。3.點(diǎn)擊“日記帳〞按鈕，進(jìn)入“日記帳〞窗口〔圖3-5〕，輸入憑證信息。圖3-5：日記帳日記帳：分錄名稱,同批組名,也可以另外定義。如果在輸入日記帳之前未輸入批名，總帳治理系統(tǒng)將使用該批中的第一個(gè)日記帳名稱，以創(chuàng)立默認(rèn)的批名。期間：分錄所在的會(huì)計(jì)期，與批組中的期間一致。如果未在批層輸入期間，請(qǐng)為日記帳分錄選擇任意一個(gè)翻開期間或?qū)砜奢斎肫陂g。類別：可通過值列表選擇記帳憑證的類型，如果是手工輸入的憑證，那么所有的憑證類別都為記帳。余額類型：A表示實(shí)際，B表示預(yù)算。與批組中的金額類型一致。說明：分錄摘要。總額控制:一張日記帳中借、貸方發(fā)生額(建議不輸)。有效日期：日記帳的日期，假設(shè)選擇的是上一會(huì)計(jì)期，那么該日期為上一會(huì)計(jì)期的最后一天。來源:日記帳的來源。如果是“人工〞，那么表示此日記帳是由手工輸入的。兌換：輸入幣種及外幣的匯率類型。對(duì)于外幣，需要選擇匯率日期及匯率類型,建議用公司匯率,因?yàn)楣緟R率在系統(tǒng)中統(tǒng)一定義,如果選擇用戶匯率,那么可以手工定義。本位幣可以缺省。假設(shè)輸入的為統(tǒng)計(jì)帳戶的統(tǒng)計(jì)量，那么選擇幣種STAT。行：分錄行的編號(hào)，為每個(gè)日記帳行輸入行號(hào)，以控制日記帳分錄行在聯(lián)機(jī)和報(bào)表中顯示的順序。輸入第一個(gè)日記帳分錄行號(hào)之后，總帳治理系統(tǒng)將自動(dòng)為隨后的行逐個(gè)增大編號(hào)。如有必要，可以更改行號(hào)。帳戶：分錄行中的借貸帳戶，可以用ctrl+L速選，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目表〞窗口，如圖3-6。點(diǎn)擊此按鈕〔或用快捷鍵“點(diǎn)擊此按鈕〔或用快捷鍵“CTRL〞+“L〞〕可查詢各個(gè)段所包含的段值。圖3-6：會(huì)計(jì)科目表借項(xiàng)/貸項(xiàng)：輸入分錄行的借、貸方金額。對(duì)于外幣那么錄入原幣金額，系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)匯率值進(jìn)行換算。選擇存盤:日記帳錄入完畢后,可單擊“√〞按紐，存盤并繼續(xù)錄入。注：其他明細(xì)、更改貨幣、其他活動(dòng)為日記帳修改的選項(xiàng)，在輸入日記帳時(shí)無須選擇。STEP3：復(fù)核提交日記帳批：在“日記帳〞窗口中點(diǎn)擊“其他活動(dòng)〞，進(jìn)入“其他活動(dòng)〞窗口〔圖3-7〕，點(diǎn)擊“審批批〞，將日記帳批傳送給審批者，該審批者應(yīng)是提交請(qǐng)求者的上級(jí)。圖3-7：其他活動(dòng)審批：其他→通知，在“通知摘要〞窗口中查詢請(qǐng)求，進(jìn)行審批?！布僭O(shè)審批者的審批者的審批額度小于日記帳批的金額，那么無法找到該請(qǐng)求〕授權(quán)：將請(qǐng)求轉(zhuǎn)發(fā)，授權(quán)接受者對(duì)該日記帳批進(jìn)行審批?？稍凇芭ⅷ曋休斎胪饣蚓芙^的原因?；貞?yīng)：進(jìn)行審批，選擇“已審批〞那么審批通過該日記帳批，選擇“可在“批注〞中輸入同意或拒絕的原因。圖3-8：回復(fù)翻開：查看該請(qǐng)求的詳細(xì)內(nèi)容。復(fù)核：發(fā)送請(qǐng)求者可通過“其他→通知〞，在“通知摘要〞窗口中找到審批者對(duì)該請(qǐng)求的回應(yīng)。同時(shí)，該日記帳批的狀態(tài)已改為“已審批〞或“已拒絕〞。STEP4：登帳在該日記帳批已通過審批后，可進(jìn)行過帳。1.〔Ｎ〕日記帳>過帳，進(jìn)入“過帳日記帳〞窗口。注：在輸入或復(fù)核日記帳分錄時(shí)，也可以通過從“其它活動(dòng)〞窗口中選擇“過帳〞按鈕來過帳日記帳批。這樣將過帳整個(gè)包含要輸入或復(fù)核的日記帳批。2.查詢要過帳的日記帳批。也可以查詢所有未過帳的日記帳批?？梢圆榭磁瓦^帳期間以及余額類型，指明余額是否會(huì)影響預(yù)算、實(shí)際、或保存等類型的余額。3.復(fù)核“期間狀態(tài)〞和“過帳狀態(tài)〞以確定批是否可用于過帳?？梢詫?shí)際批過帳至翻開的期間，將預(yù)算批過帳至翻開預(yù)算年度中的期間，將保存批過帳至最近翻開的保存年度中直至最后一期的所有期間。4.檢查日記帳批的“總額控制〞〔如果已輸入一個(gè)〕。如果總額控制不等于輸入的借項(xiàng)總額和輸入的貸項(xiàng)總額，除非允許懸?guī)み^帳，否那么不能過帳批。5.通過檢查每個(gè)批旁邊的復(fù)選框來選擇要過帳的日記帳批。6.選擇“過帳〞以提交一個(gè)并發(fā)請(qǐng)求來過帳選擇的日記帳批。如果在過帳之前要使用預(yù)算控制但又未審批日記帳批，過帳程序會(huì)嘗試儲(chǔ)藏資金，如果成功，它才會(huì)允許過帳批。如果資金儲(chǔ)藏失敗，過帳程序?qū)?biāo)記出現(xiàn)過失的批。7.并發(fā)處理完成之后，請(qǐng)復(fù)核過帳執(zhí)行報(bào)表以確定過帳期間是否存在過失。未過帳前，點(diǎn)擊此按鈕可沖銷該日記帳未過帳前，點(diǎn)擊此按鈕可沖銷該日記帳圖3-9：日記帳LESSON2余額查詢和報(bào)表提交STEP5：帳戶余額查詢和業(yè)務(wù)追索帳戶查詢可以顯示匯總和明細(xì)帳戶的實(shí)際、預(yù)算和保存帳戶余額?？梢詧?zhí)行匯總和明細(xì)帳戶的差異計(jì)算，也可以推進(jìn)以查看包含明細(xì)帳戶余額的活動(dòng)，包括Oracle應(yīng)付款治理系統(tǒng)和Oracle應(yīng)收款治理系統(tǒng)中的活動(dòng)〔如果這些產(chǎn)品已安裝在效勞器上并已設(shè)置細(xì)查〕。1、〔Ｎ〕查詢>帳戶，進(jìn)入“帳戶查詢〞窗口〔圖3-10〕。圖3-10：帳戶查詢2、輸入要納入查詢的會(huì)計(jì)期范圍。3、指定要納入查詢的幣種：選擇“所有幣種〞以查看所有幣種的帳戶信息。選擇“單一幣種〞并輸入幣種，以僅查看輸入或折算為該幣種的余額。4、選擇查看以查詢幣種輸入的事務(wù)處理的余額，或折算為該幣種的余額。如果查詢幣種是本位幣或STAT，必須選擇輸入的余額。5、從彈出式列表中選擇“主要余額類型〞。6、指定是否要查看實(shí)際、預(yù)算或保存余額。如果選擇顯示預(yù)算余額，請(qǐng)指定要使用的預(yù)算。如果選擇顯示保存余額，請(qǐng)輸入“保存類型〞。7、選擇顯示和精確度系數(shù)：個(gè)位：最高精確度；舍入為兩位小數(shù)。千位：將余額除以1,000；舍入為三位小數(shù)。百萬位：將余額除以1,000,000；舍入為三位小數(shù)。十億位：將余額除以1,000,000,000；舍入為三位小數(shù)。8、輸入可選匯總模板名以限制僅查詢與此模板關(guān)聯(lián)的匯總帳戶。9、查詢要復(fù)核的匯總或明細(xì)帳戶。如果輸入了匯總模板，那么可以僅查詢與此模板關(guān)聯(lián)的匯總帳戶。10、選擇應(yīng)用于要查看的帳戶信息的按鈕：選擇“顯示余額〞以復(fù)核基于查詢標(biāo)準(zhǔn)的當(dāng)前帳戶的余額〔圖3-11〕。例如，無錫分公司會(huì)計(jì)期“01-2001〞的人民幣現(xiàn)金帳戶余額為35161.92元。3-11：明細(xì)余額選擇“顯示日記帳明細(xì)〞以查看基于查詢標(biāo)準(zhǔn)的當(dāng)前帳戶的日記帳分錄活動(dòng)。如果選擇查詢已折算余額，那么此按鈕不可用如圖3-12。圖3-12：顯示日記帳明細(xì)選擇“顯示差異〞以查看為查詢定義的主要余額類型和輔助余額類型之間的差異計(jì)算。如果選擇查詢所有幣種，那么此按鈕不可用。可以比較差異計(jì)算中的任何兩個(gè)余額類型。要查詢差異，請(qǐng)從備選區(qū)域彈出式列表中選擇輔助余額類型，然后輸入另一余額類型。請(qǐng)按照下面的公式計(jì)算差異：差異=主要余額類型-輔助余額類型例如，如果要查看預(yù)算但未支出的金額，請(qǐng)輸入“預(yù)算〞主要余額類型和“實(shí)際〞輔助類型。注：如果選擇查詢所有幣種，那么不能將差異納入“帳戶查詢〞。SETP6：提交系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表1、〔Ｎ〕報(bào)表>請(qǐng)求>標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)入“提交請(qǐng)求〞窗口。２、在“請(qǐng)求名稱〞欄中選擇“試算表—平均〞。３、在“參數(shù)〞窗口設(shè)置幣種、貨幣類型、報(bào)告日期、帳戶等內(nèi)容，如圖3-13。帳戶范圍帳戶范圍圖3-13：參數(shù)設(shè)置4、參數(shù)設(shè)置完成，點(diǎn)擊“確定〞按鈕，返回“提交請(qǐng)求〞窗口〔圖3-14〕，點(diǎn)擊“提交請(qǐng)求〞。圖3-14：提交請(qǐng)求STEP7：提交FSG報(bào)表FSG可以通過指定報(bào)表對(duì)象來定義報(bào)表。最簡單的報(bào)表是通過行集和標(biāo)準(zhǔn)欄集來定義的。以資產(chǎn)負(fù)債表為例，其欄集包括可以指定自定義欄集，可以添加目錄集、行順序和〔或〕顯示集以增強(qiáng)報(bào)表或改進(jìn)報(bào)表中的信息，也可以指定報(bào)表要包含的預(yù)算、保存類型和幣種。一旦定義并保存報(bào)表以后，可以隨時(shí)用報(bào)表-運(yùn)行報(bào)表、定義報(bào)表集或復(fù)制它并將其另保存為一個(gè)新報(bào)表。以資產(chǎn)負(fù)債表為例，操作流程如下〔具體操作請(qǐng)參考UNIT8：OracleFSG?！?、〔Ｎ〕報(bào)表>定義>行集，進(jìn)入“行集〞窗口2、選擇“定義行〞，進(jìn)行有關(guān)行工程的設(shè)置。2、〔Ｎ〕報(bào)表>定義>欄集，進(jìn)入“欄集〞窗口。3、選擇“定義欄〞，進(jìn)行列工程的設(shè)置。4、在“欄集〞窗口點(diǎn)擊“創(chuàng)立標(biāo)題〞按鈕，在“欄集標(biāo)題〞中輸入資產(chǎn)負(fù)債表列標(biāo)題。5、〔Ｎ〕：報(bào)表>定義>財(cái)務(wù)報(bào)表，進(jìn)入“定義財(cái)務(wù)報(bào)表〞窗口6、輸入報(bào)表的名稱、報(bào)表標(biāo)題和說明。報(bào)表標(biāo)題即是FSG打印在報(bào)表頂部的內(nèi)容。7、輸入要用于報(bào)表的行集——資產(chǎn)負(fù)債表〔行集〕和欄集——資產(chǎn)負(fù)債表〔列集〕。8、選擇“運(yùn)行報(bào)表〞。SETP8：關(guān)閉會(huì)計(jì)期關(guān)閉會(huì)計(jì)期的操作根本同翻開會(huì)計(jì)期。1、〔Ｎ〕設(shè)置>翻開>關(guān)閉，進(jìn)入“翻開和關(guān)閉會(huì)計(jì)期〞窗口。2、總帳治理系統(tǒng)將顯示最近翻開的會(huì)計(jì)期。如果期間可能是最近才翻開的會(huì)計(jì)期，那么此期間當(dāng)前可能為關(guān)閉狀態(tài)。3、選擇需要關(guān)閉的會(huì)計(jì)期，將期狀態(tài)改為“關(guān)閉〞〔圖3-15〕。4、保存。圖3-15：關(guān)閉會(huì)計(jì)期UNIT4憑證錄入治理單元培訓(xùn)目標(biāo)理解總帳模塊中憑證來源和業(yè)務(wù)分類理解會(huì)計(jì)期間的狀態(tài)和使用掌握憑證修改和更正流程掌握幾種憑證錄入方式和特點(diǎn)LESSON1憑證來源和分類，總帳會(huì)計(jì)期間憑證來源和分類憑證來源ORACLE提供各種預(yù)定義的憑證來源類型供選擇，也可根據(jù)需要增加設(shè)置預(yù)定義來源如圖4-1：業(yè)務(wù)來源憑證來源應(yīng)收帳款應(yīng)收款應(yīng)付帳款應(yīng)付款等固定資產(chǎn)資產(chǎn)等庫存庫存等總帳成批分配、兌換、公司間、重估、合并、結(jié)轉(zhuǎn)、經(jīng)常性、人工、預(yù)算日記帳、轉(zhuǎn)帳等摘購摘購等工程工程圖4-1：憑證來源手工憑證在預(yù)定義來源范圍內(nèi)，直接利用原定義。子模塊憑證來源類別亦摘用預(yù)定義設(shè)置。憑證分類：ORACLE提供多種預(yù)定義的憑證分類，包含子模塊導(dǎo)入、系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證類別，預(yù)定義的分類名稱可更改，根據(jù)需要也可任意增加。預(yù)定義的憑證類型如圖4-2：業(yè)務(wù)來源主要憑證類型應(yīng)收帳款借項(xiàng)通知單、貸項(xiàng)通知單、收入、收據(jù)、雜項(xiàng)收據(jù)、銷售發(fā)票、貸項(xiàng)通知單等應(yīng)付帳款摘購發(fā)票、付款等固定資產(chǎn)增加、報(bào)廢、折舊、轉(zhuǎn)移、調(diào)整等庫存接收、MTL〔物料業(yè)務(wù)〕等總帳重估、合并、記帳憑證等摘購摘購等圖4-2：憑證分類會(huì)計(jì)期間的分類和特點(diǎn)會(huì)計(jì)期間類型Oracle系統(tǒng)的會(huì)計(jì)期間除總帳治理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)期間類型“月〞、“季度〞和“年度〞之外，還可以定義自己的期間類型。例如，圖4-3中期間類型“CTHK月份〞是自定義的期間類型?？梢栽诙x組織的會(huì)計(jì)日歷時(shí)使用這些期間類型。會(huì)計(jì)年度類型會(huì)計(jì)期間年度類型有會(huì)計(jì)年度和日歷年度兩種。選擇“日歷〞以使用該系統(tǒng)名的會(huì)計(jì)期開始的年度，選擇“會(huì)計(jì)〞以使用該系統(tǒng)名的會(huì)計(jì)年度結(jié)束年度。例如，假定會(huì)計(jì)年度為7月1日至6月30日，當(dāng)前日期為1995年7月15日。如果選擇“日歷〞年度類型，那么由于此處的7月從1995年開始，因而總帳治理系統(tǒng)會(huì)將年度1995加到期名(JUL-95)中。如果選擇“會(huì)計(jì)〞年度類型，那么由于會(huì)計(jì)年度在1996年結(jié)束，因而總帳治理系統(tǒng)會(huì)將1996加到期名(JUL-96)中。圖4-3：會(huì)計(jì)期間類型會(huì)計(jì)期間狀態(tài)會(huì)計(jì)期間有五種狀態(tài)翻開：允許日記帳分錄和過帳。關(guān)閉：在會(huì)計(jì)期重新翻開之前不允許日記帳分錄和過帳，但允許報(bào)告和查詢。永久關(guān)閉：不允許日記帳分錄和過帳。無法更改此期間狀態(tài)，但允許報(bào)告和查詢。從不翻開：不允許日記帳分錄和過帳?？値ぶ卫硐到y(tǒng)將對(duì)日歷中第一個(gè)翻開期間之前的任何期間，或者任何定義的但不可在將來輸入的期間指定此狀態(tài)。無法更改此期間狀態(tài)。將來_錄入：允許日記帳分錄，但不允許過帳。期間尚未翻開，但在“帳套〞窗口中指定的可在將來輸入的期間之內(nèi)。將無法不使用并發(fā)處理來翻開期間而更改此期間狀態(tài)?？梢苑_新的會(huì)計(jì)期、關(guān)閉會(huì)計(jì)期、重新翻開關(guān)閉的會(huì)計(jì)期以及翻開保存年度〔如果使用保存會(huì)計(jì)〕。此外，如果使用多報(bào)表幣種，那么必須翻開/關(guān)閉主帳套和每個(gè)報(bào)表帳套中的會(huì)計(jì)期。LESSON2憑證修改和調(diào)整由應(yīng)付、應(yīng)收、摘購等子模塊引入的憑證是不能直接在總帳中修改的。如果這些憑證出現(xiàn)了錯(cuò)誤，只能在子模塊中修改，然后再引入到總帳中來調(diào)整以前的錯(cuò)誤憑證。只有手工錄入的憑證可以在總帳中直接修改。審批前修改和調(diào)整憑證只是存盤，尚未做其他動(dòng)作，可以直接在憑證上修改。1、〔Ｎ〕憑證→輸入，進(jìn)入“查找日記帳〞窗口。2、在“查找日記帳〞窗口輸入查詢條件，找到該筆憑證，點(diǎn)擊“復(fù)核日記帳〞按鈕，顯示該筆日記帳的詳細(xì)情況，進(jìn)行修改。更改憑證的期間。點(diǎn)擊“其他活動(dòng)〞按鈕，進(jìn)入“其他活動(dòng)〞窗口，點(diǎn)擊“更改期間〞按鈕，在“更改期間〞窗口中輸入新的會(huì)計(jì)期間和有效日期，如圖4-4。圖：4-4更改憑證會(huì)計(jì)期間更改日記帳分錄幣種。點(diǎn)擊“更改幣種〞按鈕，進(jìn)入“更改幣種〞窗口〔圖4-5〕，輸入新的幣種，日期，類型和匯率，點(diǎn)擊“確定〞按鈕。注：有關(guān)外幣的設(shè)置，請(qǐng)參考“外幣業(yè)務(wù)〞。類型有用戶、公司和周期三種新幣種類型有用戶、公司和周期三種新幣種圖4-5：更改憑證幣種對(duì)說明、類別、行、金額、帳戶等的更改，可直接在窗口中選中所需更改的內(nèi)容，直接修改即可。憑證已進(jìn)行了資金檢查或準(zhǔn)備，但還沒有提交審批，那么必須點(diǎn)擊“其他活動(dòng)〞按鈕，進(jìn)入“其他活動(dòng)〞窗口后點(diǎn)擊“非保存資金〞按鈕，將已經(jīng)保存的預(yù)算額度釋放，然后進(jìn)行修改。修改操作同上。審批后修改和調(diào)整憑證已進(jìn)行審批，但還沒有過帳，那么必須由審批人對(duì)該筆憑證作出回應(yīng)，然后再取消資金檢查，即點(diǎn)擊“非保存資金〞按鈕，才可進(jìn)行修改。修改操作同上。LESSON3反沖憑證通過反沖產(chǎn)生調(diào)整憑證憑證已經(jīng)過帳，那么只能通過補(bǔ)記一張憑證調(diào)整或?qū)⒃咒洓_回。例如，無錫分公司在會(huì)計(jì)期間“04-2001〞做了一筆分錄如下：借：現(xiàn)金〔050.0.100101.0.0.0〕10000貸：銀行存款〔050.0.100201.10020001.0.0〕10000該憑證已通過審批，并已過帳。但發(fā)現(xiàn)借貸方向顛倒了，應(yīng)為借“銀行存款〞，貸“現(xiàn)金〞。由于已過帳，只能反沖憑證。操作如下：1、〔Ｎ〕憑證→輸入，在“查找日記帳〞窗口查詢?cè)摴P分錄。2、點(diǎn)擊“復(fù)核日記帳〞按鈕，進(jìn)入“日記帳輸入〞窗口。3、點(diǎn)擊“其他明細(xì)〞按鈕，進(jìn)入“其他明細(xì)〞窗口〔圖4-6〕，選擇該筆沖銷分錄所在的會(huì)計(jì)期間和沖銷方法。沖銷方法共有兩種：切換借項(xiàng)/貸項(xiàng)：總帳治理系統(tǒng)會(huì)通過切換原始日記帳分錄的借項(xiàng)和貸項(xiàng)金額來創(chuàng)立沖銷日記帳。在沖銷應(yīng)計(jì)費(fèi)用時(shí)通常會(huì)使用此方法。更改標(biāo)志：總帳治理系統(tǒng)會(huì)通過將原始日記帳金額的正號(hào)更改為負(fù)號(hào)來創(chuàng)立沖銷日記帳。在沖銷日記帳以更正數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤時(shí)，通常會(huì)使用此沖銷方法。圖4-6：其他明細(xì)４、點(diǎn)擊“沖銷日記帳〞按鈕，那么系統(tǒng)運(yùn)行一后臺(tái)進(jìn)程，自動(dòng)生成一沖回分錄。分錄批組名規(guī)那么為：“反沖〞+被取消的日記帳名稱+取消時(shí)間+進(jìn)程號(hào)。同時(shí)原分錄的狀態(tài)變?yōu)椤耙褯_銷〞的。將該批過帳，那么原分錄得以沖回。LESSON4利用經(jīng)常性和成批分配憑證的產(chǎn)生憑證該操作主要適用于定期發(fā)生的一些重復(fù)性分錄的處理，如費(fèi)用的預(yù)提和分?jǐn)?、待攤，稅金的?jì)提等分錄的定義與生成等。GL的解決方案是定義重復(fù)性分錄公式，在定義之后，定期運(yùn)行這些公式即可得到所要分錄，防止了重復(fù)性的的手工錄入工作。GL能提供三種類型的重復(fù)性分錄：框架分錄：僅有分錄的借貸方科目，金額需要手工補(bǔ)充。例如計(jì)提折舊、計(jì)列收入，每月的憑證行相同，但金額不同。標(biāo)準(zhǔn)分錄：有借貸方科目及金額，但借貸方金額是固定數(shù)。例如待攤、預(yù)提型分錄，每月的分錄都相同。公式分錄：有借貸方科目及金額，借貸方金額是變量。其值根據(jù)變量的值來定。例如計(jì)提稅金型分錄。經(jīng)常性憑證的定義和使用經(jīng)常性分錄是手工對(duì)分錄的每一行都指定一公式，一個(gè)公式只能得到一個(gè)分錄行金額。典型的業(yè)務(wù)根據(jù)收入計(jì)提稅金等?？捎糜谏伤械闹貜?fù)性分錄。定義經(jīng)常性分錄操作流程如下：１、〔Ｎ〕憑證>定義>經(jīng)常性,進(jìn)入“定義經(jīng)常性日記帳公式〞〔圖4-7〕。圖4-7：定義經(jīng)常性日記帳公式2、輸入批組名及說明信息：該批組名將作為生成的重復(fù)性分錄批組名的一局部。3、最后執(zhí)行欄：標(biāo)明該批組執(zhí)行的最后一個(gè)會(huì)計(jì)期和日期，是不可輸入的。4、假設(shè)需借用其他批組的經(jīng)常性分錄公式，那么選擇自動(dòng)復(fù)制，并選擇相應(yīng)的批組名。5、輸入日記帳分錄名稱及分類：該名稱將作為重復(fù)性分錄名的一局部，分類將作為重復(fù)性分錄的類別。在一批組下可以定義假設(shè)干日記帳分錄。6、有效日期：該公式的有效日期范圍。7、選擇行：進(jìn)入“日記帳分錄行〞窗口。每一欄代表一個(gè)分錄行。輸入欄目所在的行數(shù)及該行帳戶。8、輸入該欄目的描述〔任選項(xiàng)〕：該描述將作為對(duì)應(yīng)分錄行的描述。9、輸入該分錄行的計(jì)算公式〔或計(jì)算步驟〕：該公式可以是常數(shù)，也可以是帶變量的公式。變量為某帳戶某期間〔當(dāng)前周期、前一周期等〕的余額或本期發(fā)生凈值。公式將決定該分錄行是如何計(jì)算其金額的。如要定義框架分錄，那么只須輸入該行的帳戶既可，無須公式。注：公式遵循EASYCACL的規(guī)那么。舉例說明該規(guī)那么如下：輸入計(jì)算公式：A*B，那么應(yīng)輸入如下幾項(xiàng)：因子運(yùn)算符解釋A輸入輸入A后，后跟輸入操作符，用以別離第二個(gè)值B*輸入B后，規(guī)定*運(yùn)算操作符，用以執(zhí)行與A的乘法運(yùn)算10、類似輸入分錄的其他行。11、最后增加自動(dòng)抵消行，并定義自動(dòng)抵消行的帳戶，其作用是當(dāng)定義的分錄借貸不平時(shí)，將差額記入該帳戶，該行的行號(hào)特定為9999，然后存盤完畢。例如，無錫分公司每月應(yīng)計(jì)提營業(yè)稅金及附加，其借貸方科目是固定的，即營業(yè)稅金及附加_營業(yè)稅與營業(yè)稅金及附加_教育費(fèi)附加。其中，營業(yè)稅為通信業(yè)務(wù)收入和預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)之和的3%，教育費(fèi)附加為營業(yè)稅的1%。因此應(yīng)摘用公式分錄。第一行，計(jì)提營業(yè)稅金及附加_營業(yè)稅〔圖4-8〕。來源：通信業(yè)務(wù)收入。公式：通信業(yè)務(wù)收入乘〔３％〕。因?yàn)槭杖霂舻挠囝~和計(jì)提稅金時(shí)應(yīng)記入應(yīng)交稅金帳戶的同在貸方。第二行，計(jì)提營業(yè)稅金及附加_營業(yè)稅〔圖4-9〕。來源：預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)。公式：預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)收入乘〔３％〕。第一行和第二行也可合并到同一行。第三行，計(jì)提營業(yè)稅金及附加_教育費(fèi)附加〔圖4-10〕。來源：通信業(yè)務(wù)收入，預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)。公式：〔通信業(yè)務(wù)收入＋預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)〕＊〔0.0３％〕。來源：預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)。按照0.3%的比例計(jì)提。目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加來源：預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)。按照0.3%的比例計(jì)提。目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加_營業(yè)稅圖4-8：計(jì)提通信業(yè)務(wù)收入的應(yīng)交營業(yè)稅按照0.3%的比例計(jì)提。來源：通信業(yè)務(wù)收入目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加_按照0.3%的比例計(jì)提。來源：通信業(yè)務(wù)收入目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加_營業(yè)稅圖4-9：計(jì)提預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)的應(yīng)交營業(yè)稅按合計(jì)比例的0.03%記提目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加按合計(jì)比例的0.03%記提目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加_教育費(fèi)附加圖4-10：計(jì)提通信業(yè)務(wù)收入和預(yù)收帳款_預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)的應(yīng)交教育費(fèi)附加生成經(jīng)常性分錄：１、進(jìn)入：憑證>生成>經(jīng)常性，選擇要運(yùn)行的重復(fù)公式及運(yùn)行的會(huì)計(jì)期，會(huì)計(jì)期決定了系統(tǒng)生成的分錄所在的會(huì)計(jì)期〔圖4-11〕。圖4-11：生成經(jīng)常性日記帳２、選擇：生成。系統(tǒng)產(chǎn)生一后臺(tái)進(jìn)程，進(jìn)程完畢后，分錄生成。建議：該操作一般在期末過帳及相關(guān)科目的余額已確定之后再提交運(yùn)行。進(jìn)入定義經(jīng)常性日記帳運(yùn)行后，可在“查找日記帳〞窗口查詢到該經(jīng)常性分錄所生成的日記帳，如圖4-12所示：進(jìn)入定義經(jīng)常性日記帳來源來源圖4-12：查詢經(jīng)常性分錄生成的日記帳成批分配憑證的定義和使用〔業(yè)務(wù)舉例，操作路徑，配圖〕成批分?jǐn)偡咒浭菍⒛骋活悗舻挠囝~分?jǐn)偟搅硪活悗羯?。它定義一個(gè)公式就能生成多行的分錄。典型的業(yè)務(wù)如將不能確認(rèn)到部門的費(fèi)用分?jǐn)偟礁鞑块T。其主要用于生成公式分錄。定義成批分配憑證的操作流程如下：1、進(jìn)入：憑證>定義>分配，輸入或查詢需要將公式添加到的成批分配批名稱〔圖4-13〕。圖4-13：定義成批分配選擇：公式，進(jìn)入公式編輯屏幕〔圖4-14〕。圖4-14：定義成批分配公式輸入公式名稱、分類及說明?！邦悇e〞會(huì)幫助很方便地將日記帳分錄分組以便進(jìn)行報(bào)告和分析。選擇是從全部余額還是從單個(gè)輸入的幣種分配余額。如果選擇“全部余額〞，總帳治理系統(tǒng)將分配所有的帳戶余額，這些帳戶余額包括以本位幣輸入的金額，也包括從外幣兌換為本位幣的金額。已生成的成批分配將是一個(gè)本位幣日記帳分錄。如果選擇“單一輸入幣種〞，總帳治理系統(tǒng)將分配以指定的幣種輸入的帳戶余額局部。已生成的成批分配將是以指定幣種表示的日記帳分錄。如果要分配保存余額，必須分配全部余額。不能分配外幣保存余額。定義多個(gè)公式，相應(yīng)生成多筆分?jǐn)偡咒?。公式的根本形式為：A*B/C在公式行A、B和C中輸入帳戶。輸入具有父段值的帳戶以創(chuàng)立一個(gè)參考相應(yīng)子段值帳戶的公式。在輸入帳戶時(shí)，總帳治理系統(tǒng)會(huì)確保段值有效并已啟用。指定每個(gè)帳戶段的類型。父/子段值和類型的組合會(huì)告訴總帳治理系統(tǒng)哪一個(gè)相關(guān)帳戶受到影響或被公式的相應(yīng)局部使用。對(duì)于每一個(gè)段，可以指定以下段類型之一：循環(huán)(L)：請(qǐng)將此類型指定給父段值以便包括每一個(gè)子值，該子值被指定至公式中的父值。此分配程序?qū)?duì)每個(gè)相應(yīng)的子段值運(yùn)行一次公式。可以僅對(duì)父值進(jìn)行循環(huán)操作。匯總(S)：請(qǐng)將此類型指定至父段值，以便匯總指定至父段值的所有子段值的帳戶余額。例如，如果輸入有五個(gè)子值的父值，分配程序?qū)⒃诿總€(gè)成批分配公式中添加此具有五個(gè)子帳戶的帳戶余額并使用其匯總額?？梢詢H匯總父值的余額。常數(shù)(C)：請(qǐng)將此類型指定至子段值，以便使用與子段值相關(guān)的明細(xì)帳戶余額。僅在與父段值相關(guān)的匯總帳戶存在時(shí)，才可以與父段值一起使用此類型。如果要在成批分配公式中使用匯總帳戶，那么公式中的所有段必須被指定一個(gè)“常數(shù)〞段類型。輸入需要使用的金額類型：ＰＴＤ——期初至今ＱＴＤ——季初至今ＹＴＤ——年初至今ＰＪＴＤ——工程至今如果已啟用平均余額處理，也可以從以下值中作選擇，但是余額類型必須是實(shí)際：期初至今平均季初平均至今年初平均至今日終注：在同一個(gè)成批分配公式中，可以將標(biāo)準(zhǔn)和平均金額類型混合使用。為要使用的帳戶余額輸入相關(guān)期間：本期上一期去年同期為公式行輸入要使用的帳戶余額類型。如果輸入預(yù)算余額類型，必須也輸入預(yù)算名稱。如果輸入保存余額類型，必須也輸入保存類型。在為公式行A、B和C輸入了值之后，請(qǐng)輸入目標(biāo)和抵銷帳戶。如果分配公式的結(jié)果是正數(shù)，那么產(chǎn)生的日記帳分錄將借記目標(biāo)帳戶并貸記抵銷帳戶。如果分配公式的結(jié)果是負(fù)數(shù)，那么產(chǎn)生的日記帳分錄將貸記目標(biāo)帳戶并借記抵銷帳戶。目標(biāo)帳戶必須符合目標(biāo)帳戶的分配公式規(guī)那么。同時(shí)請(qǐng)確保它也符合帳戶段交叉驗(yàn)證規(guī)那么。驗(yàn)證程序不會(huì)檢查帳戶是否符合交叉驗(yàn)證規(guī)那么。如果輸入不符合交叉驗(yàn)證規(guī)那么的目標(biāo)帳戶，總帳治理系統(tǒng)將在生成公式時(shí)創(chuàng)立無效的日記帳行。在過帳之前，必須在“輸入日記帳〞窗口更正產(chǎn)生的日記帳。在創(chuàng)立分配公式時(shí)，請(qǐng)使用以下定義規(guī)那么。分配驗(yàn)證程序?qū)z查公式是否符合這些規(guī)那么。對(duì)于公式行A、B和C〔運(yùn)算行〕：１、可以在行A、B和C中輸入金額或帳戶。２、如果輸入帳戶，子值必須具有“常數(shù)〞段類型。３、父值可以具有常數(shù)、循環(huán)或匯總段類型。４、僅在父值參考了匯總帳戶時(shí)，才可以將其與“常數(shù)〞段類型一起使用。５、如果在一個(gè)以上的運(yùn)算行中使用“循環(huán)〞段類型，必須使用相同父值。６、如果在“目標(biāo)〞行中使用“循環(huán)〞段類型，必須通過在行A、B或C中使用相同父值來對(duì)相同的段使用相同的循環(huán)段類型〔圖4-15〕。７、如果要使用匯總帳戶，那么公式中的所有段均必須被指定一個(gè)常數(shù)段類型。對(duì)于目標(biāo)行和抵銷行〔行T和O〕１、必須在目標(biāo)行和抵銷行中輸入帳戶。２、明細(xì)值必須具有常數(shù)段類型。３、父值必須具有循環(huán)段類型。４、目標(biāo)帳戶必須與抵銷帳戶不同。僅適用于目標(biāo)行〔行T〕如果在行A、B或C中使用循環(huán)段類型，必須通過在目標(biāo)行中使用相同的父值來對(duì)相同的段使用相同的循環(huán)段類型。僅適用于抵銷行〔行O〕１、如果在目標(biāo)行中對(duì)應(yīng)的段類型是循環(huán)，那么僅可以在抵銷行中使用循環(huán)段類型。２、如果在抵銷行中使用循環(huán)段類型，必須使用與目標(biāo)行中相同的父值。圖4-15：選擇段類型6、存盤后，返回定義成批分?jǐn)偲聊?，選擇：驗(yàn)證所有，系統(tǒng)將提交一后臺(tái)進(jìn)程對(duì)所定義的公式進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)正確無誤后，分?jǐn)偣降臓顟B(tài)從未體會(huì)證的更新為已驗(yàn)證的，該公式可以運(yùn)行并生成分?jǐn)偡咒?。假設(shè)檢驗(yàn)錯(cuò)誤，那么說明公式中存在邏輯錯(cuò)誤，需要返回檢查公式，并重新驗(yàn)證，直至驗(yàn)證正確。例如，無錫分公司每月的發(fā)生的費(fèi)應(yīng)由業(yè)務(wù)部門和治理部門共同承擔(dān)，根據(jù)測(cè)算，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)９５％，治理部門承擔(dān)５％。首先將５％的費(fèi)用分配給治理部門，在公式行Ａ選擇帳戶時(shí)將會(huì)計(jì)科目段定為電路租費(fèi)，在公式行Ｂ輸入常數(shù)５，在公式行Ｃ段輸入常數(shù)１００，在目標(biāo)帳戶行Ｔ選擇會(huì)計(jì)科目段為治理費(fèi)用，在抵消帳戶行Ｏ選擇會(huì)計(jì)科目段為電路租費(fèi)。生成成批分?jǐn)偡咒洠海薄⑦M(jìn)入：日記帳/生成/分?jǐn)?。２、選擇須運(yùn)行公式的批組名稱。３、選擇分?jǐn)偡椒ǎ喝浚涸撈谝淮芜\(yùn)行分?jǐn)偅瑢?duì)待攤帳戶余額進(jìn)行全局部攤。增長的：可以屢次運(yùn)行分?jǐn)?，每次僅對(duì)未分?jǐn)偩植坑囝~進(jìn)行分?jǐn)偂．?dāng)待攤帳戶分?jǐn)傄淮魏笃溆囝~又發(fā)生了變化，此時(shí)分?jǐn)偡咒浺堰^帳，假設(shè)不想沖回分?jǐn)偡咒洠敲纯梢赃x用該項(xiàng)。４、選擇：生成，系統(tǒng)將提交一后臺(tái)進(jìn)程生成分?jǐn)偡咒?。建議：分?jǐn)偣降倪\(yùn)行最好在過帳且相關(guān)科目的余額確定后再提交運(yùn)行，并選擇全部選項(xiàng)。一次運(yùn)行，防止在一會(huì)計(jì)期重復(fù)運(yùn)行分?jǐn)偣?。LESSON5通過總帳接口引入外部或子模塊憑證總帳接口概念總帳接口表用于存儲(chǔ)從其他子模塊或非Oracle系統(tǒng)中引入的憑證。例如，當(dāng)從應(yīng)收、應(yīng)付等子模塊向總帳傳送憑證時(shí)，可以選擇是否產(chǎn)生日記帳〔即是否過帳〕。如果選擇“是〞，系統(tǒng)先將憑證傳送到總帳接口表，然后直接進(jìn)行過帳。否那么，只將憑證傳送到總帳接口表。當(dāng)在總帳中進(jìn)行過帳操作時(shí)，會(huì)將所有停留在接口表中，而且還未過帳的憑證進(jìn)行過帳。注：在從資產(chǎn)子模塊向總帳傳送憑證時(shí)，只能直接過帳。舉例：從應(yīng)付模塊引入發(fā)票和付款對(duì)應(yīng)的憑證1、在應(yīng)付模塊中，〔Ｎ〕其他>請(qǐng)求>運(yùn)行，進(jìn)入“提交請(qǐng)求〞窗口。２、選擇“應(yīng)付款傳送至總帳〞請(qǐng)求，選擇過帳完成日期等參數(shù)。將該日期前的所有已審批的發(fā)票引入日記帳。將該日期前的所有已審批的發(fā)票引入日記帳。圖4-16：應(yīng)收帳款傳送參數(shù)設(shè)置３、點(diǎn)擊“確定〞按鈕，在“提交請(qǐng)求〞窗口中運(yùn)行此請(qǐng)求〔圖4-17〕。圖4-17：提交傳送請(qǐng)求４、在總帳模塊中，〔Ｎ〕憑證>引入>運(yùn)行，進(jìn)入“導(dǎo)入日記帳〞窗口。５、選擇“來源〞為應(yīng)付款。選擇組標(biāo)識(shí)：AP、PO、INVENTORY模塊在向GL每過一次帳，會(huì)產(chǎn)生一個(gè)標(biāo)識(shí)號(hào)，GL可以根據(jù)標(biāo)識(shí)號(hào)引入。其他模塊向GL過帳沒有標(biāo)識(shí)號(hào)時(shí)，可以根據(jù)日期范圍來引入。〔圖4-18〕圖4-18：總帳中導(dǎo)入日記帳UNIT5憑證復(fù)核和登帳單元培訓(xùn)目標(biāo)了解憑證復(fù)核的兩種方式掌握憑證登帳LESSON1總帳模塊中兩種憑證復(fù)核方式使用總帳治理系統(tǒng)的日記帳審批功能以確保在日記帳過帳至帳戶余額之前，日記帳分錄和批由相應(yīng)的治理人員審批。日記賬的審批通過總賬中設(shè)置的不同的審批層次進(jìn)行審批，在設(shè)定預(yù)算控制的情況下還要先進(jìn)行資金檢查，然后提交審批，審批者對(duì)請(qǐng)求審批的內(nèi)容進(jìn)行審批、對(duì)不符合審批條件的拒絕審批予以退回。從而保證了資金的平安、核算的準(zhǔn)確。審批后的日記賬可以過賬。月末結(jié)帳時(shí)應(yīng)確保當(dāng)期發(fā)生的所有業(yè)務(wù)已正確入帳，并將當(dāng)期的日記帳過帳，以結(jié)出本期期末余額，及下期期初余額。一般情況下從其他自模塊引入日記賬在總賬中可不需要審批后過賬。兩種復(fù)核方式介紹審批方式共有兩種：憑證編制人自審批和由編制人的上級(jí)審批。如果系統(tǒng)設(shè)置憑證編制者可以自審批，當(dāng)提交審批后，系統(tǒng)會(huì)直接進(jìn)行審批，并顯示審批已通過。否那么，系統(tǒng)會(huì)將該筆日記帳批按照設(shè)置提交給審批者，由其進(jìn)行審批。設(shè)置方式Y(jié)YY審批是否允許自審批？按治理層提交直接提交審批人審批權(quán)限滿足需求？授權(quán)其他人進(jìn)行審批審批權(quán)限滿足需求？請(qǐng)求送達(dá)滿足審批權(quán)限的審批人自審批NYNN注：假設(shè)找不到有足夠權(quán)限的審批人，憑證會(huì)一直停留在“進(jìn)行審批“的狀態(tài)。實(shí)例，無錫分公司申請(qǐng)從銀行中提現(xiàn)金一百萬元，操作流程如下：1、〔Ｎ〕日記帳>輸入，進(jìn)入“查找日記帳〞窗口。2、查詢需要提交來審批的日記帳批。3、自“輸入日記帳〞窗口選擇批。4、〔可選〕如果需要在提交之前復(fù)核批信息或日記帳明細(xì)，請(qǐng)選擇“復(fù)核批〞或“復(fù)核日記帳〞。注：在“批〞窗口中的“狀態(tài)〞區(qū)域?qū)@示過帳、資金儲(chǔ)藏和日記帳審批的當(dāng)前狀態(tài)。5、自“輸入日記帳〞、“批〞或“日記帳〞窗口選擇“其它活動(dòng)〞按鈕〔圖5-1〕。圖5-1：輸入日記帳6、選擇“審批批〞按鈕。在提交要審批的日記帳批之后，應(yīng)收到說明此請(qǐng)求結(jié)果的信息。此信息將通知此日記帳批：已自行審批〔如果有權(quán)審批自己的日記帳批〕，或者已發(fā)送給審批人，或者無效。無效的批必須在更正之后重新提交以進(jìn)行審批。如果的日記帳批已發(fā)送給審批人，請(qǐng)定期檢查回復(fù)通知。有關(guān)檢查和查看通知的詳細(xì)信息：７、審批人登錄系統(tǒng)，〔Ｎ〕其他>通知，查詢到該日記帳批，點(diǎn)擊“授權(quán)〞將對(duì)該日記帳批的審批授權(quán)其他人進(jìn)行，點(diǎn)擊“翻開〞可查看該日記帳批的詳細(xì)信息。８、點(diǎn)擊“回應(yīng)〞按鈕進(jìn)入“通知回應(yīng)〞窗口，選擇“已審批〞表示審批通過，選擇“已拒絕〞表示審批未通過，可在“批注〞欄輸入相關(guān)說明〔圖5-2〕。將對(duì)該日記帳批的審批授權(quán)其他人進(jìn)行。點(diǎn)擊“回應(yīng)〞出現(xiàn)此窗口，選擇將對(duì)該日記帳批的審批授權(quán)其他人進(jìn)行。點(diǎn)擊“回應(yīng)〞出現(xiàn)此窗口，選擇“已審批〞表示審批通過查看該日記帳批的詳細(xì)信息。圖5-2：審批９、申請(qǐng)人可通過〔Ｎ〕日記帳>輸入，進(jìn)入“查找日記帳〞窗口，查詢到該筆日記帳批，可發(fā)現(xiàn)該日記帳批的審批狀態(tài)已經(jīng)是“已審批〞，該日記帳批可進(jìn)行過帳〔圖5-3〕。狀態(tài)已改變狀態(tài)已改變圖5-3：查詢?nèi)沼泿顟B(tài)LESSON2憑證登帳過帳日記帳批可以更新明細(xì)和匯總帳戶的帳戶余額。可以過帳實(shí)際、預(yù)算或保存等幾種類型的日記帳批。憑證過帳根本流程如圖5-4。子模塊憑證子模塊憑證總帳憑證自動(dòng)過帳?手工過帳審批運(yùn)行自動(dòng)過帳程序結(jié)束有無例外？開始NONONOYES自動(dòng)過帳系統(tǒng)設(shè)置圖5-4：憑證過帳流程可以從“過帳日記帳〞窗口選擇并過帳日記帳批。另外，可以在輸入或復(fù)核日記帳分錄時(shí)，通過從“其它活動(dòng)〞窗口選擇“過帳〞按鈕來過帳日記帳批。在過帳從Oracle應(yīng)付款治理系統(tǒng)或Oracle摘購治理系統(tǒng)導(dǎo)入的保存批時(shí)，總帳治理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)平衡“保存儲(chǔ)藏〞帳戶的保存分錄。在過帳至較早的翻開期間時(shí)，實(shí)際余額會(huì)向前滾動(dòng)至最近的翻開期間；預(yù)算余額會(huì)向前滾動(dòng)至最近翻開的預(yù)算年度末；而保存余額會(huì)向前滾動(dòng)至最近翻開的保存年度末。如果將日記帳過帳至上一個(gè)年度，總帳治理系統(tǒng)會(huì)調(diào)整留存收益余額以影響收入和費(fèi)用帳戶。建議：在過帳至上一個(gè)會(huì)計(jì)年度時(shí)，請(qǐng)運(yùn)行試算表報(bào)表以確保正確調(diào)劑留存收益帳戶?？梢酝ㄟ^安排自動(dòng)過帳程序使其自動(dòng)運(yùn)行，以定期選擇并過帳批。憑證過帳操作流程如下：1.〔Ｎ〕日記帳>過帳，“過帳日記帳〞窗口。2.查詢要過帳的日記帳批。3.通過檢查每個(gè)批旁邊的復(fù)選框來選擇要過帳的日記帳批。4.選擇“過帳〞以提交一個(gè)并發(fā)請(qǐng)求來過帳選擇的日記帳批〔圖5-5〕。未過帳前，點(diǎn)擊此按鈕可沖銷該日記帳未過帳前，點(diǎn)擊此按鈕可沖銷該日記帳圖5-5：憑證過帳UNIT6帳戶余額查詢和保護(hù)單元培訓(xùn)目標(biāo)理解帳簿定義中懸?guī)ず凸鹃g帳戶的含義和使用掌握匯總模板的概念掌握余額查詢和追索的操作和技巧*掌握帳戶余額成批保護(hù)的概念和使用〔可省略〕LESSON1公司間和懸?guī)舻母拍詈褪褂脩規(guī)舾拍詈投x如果允許對(duì)帳套進(jìn)行懸?guī)み^帳，總帳治理系統(tǒng)會(huì)使用懸?guī)魜砥胶饩哂刑囟▉碓春皖悇e的余額日記帳。定義帳套之后，請(qǐng)指定一個(gè)默認(rèn)的懸?guī)?。除了為帳套定義默認(rèn)的懸?guī)糁?，還可以定義懸?guī)?。如果沒有使用匹配的來源和類別定義懸?guī)簦値ぶ卫硐到y(tǒng)會(huì)將余額過帳至默認(rèn)帳戶。定義懸?guī)舨僮髁鞒倘缦拢?、〔Ｎ〕設(shè)置>帳戶>暫記，進(jìn)入“暫記帳戶〞窗口〔圖6-1〕。圖6-1：暫記帳戶2.指定適用于要定義的懸?guī)舻膩碓春皖悇e。在定義帳套時(shí)指定的默認(rèn)懸?guī)魰?huì)同來源和類別“其它〞一起出現(xiàn)。可以使用“其它〞為來源或類別〔但不能同時(shí)為兩者〕定義附加的懸?guī)?。注意：如果在“帳套〞窗口中更新懸?guī)?，那么默認(rèn)的懸?guī)魰?huì)在“懸?guī)舁暣翱谥斜桓隆Ｍ瑯?，如果在“懸?guī)舁暣翱谥懈履J(rèn)帳戶，那么“帳套〞窗口中的帳戶也會(huì)被更新。3.輸入余額應(yīng)過帳到的帳戶?？梢詾閱我粠糁付ǘ鄠€(gè)來源和類別的組合?？値ぶ卫硐到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每個(gè)余額段值創(chuàng)立懸?guī)?。例如，如果需要為科目表中的五個(gè)公司創(chuàng)立附加的懸?guī)簦?qǐng)僅為一個(gè)公司段值定義懸?guī)??？値ぶ卫硐到y(tǒng)將使用輸入的一個(gè)公司的帳戶作為其它四個(gè)公司的模板。在將不平衡的事務(wù)處理過帳至四個(gè)公司中的任意一個(gè)時(shí)，總帳治理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在的模板中替換適當(dāng)?shù)墓径沃怠?.保存所做的工作。公司間帳戶概念和定義如果選擇平衡帳套的公司間日記帳，那么可以定義特定來源和類別的公司間往來帳戶。在定義帳套時(shí)，可以指定默認(rèn)公司間往來帳戶。除了帳套的默認(rèn)公司間往來帳戶之外，可以定義公司間往來帳戶。在公司間往來帳戶未定義匹配來源、類別和類型時(shí)，總帳治理系統(tǒng)會(huì)將余額過帳到此帳戶。定義公司間帳戶的操作流程如下：1.〔Ｎ〕設(shè)置>帳戶>公司間，進(jìn)入“內(nèi)部往來帳戶〞窗口〔圖6-2〕。圖6-2：設(shè)置內(nèi)部往來帳戶2.指定應(yīng)用于要定義的公司間往來帳戶的來源和類別。在定義帳套時(shí)指定的默認(rèn)公司間往來帳戶，將顯示借記和貸記的“其它〞來源和類別?？梢詫?duì)來源或類別〔但不能同時(shí)對(duì)兩者〕使用“其它〞來定義附加公司間往來帳戶。請(qǐng)注意，如果在“帳套〞窗口中更新公司間往來帳戶，那么借項(xiàng)和貸項(xiàng)默認(rèn)帳戶均將更新。同樣，如果在“公司間帳戶〞窗口中更新借項(xiàng)默認(rèn)帳戶，那么“帳套〞窗口中的帳戶也將更新。但是，如果在“公司間帳戶〞窗口中更新貸項(xiàng)帳戶，那么“帳套〞窗口中的帳戶將不會(huì)更新。3.輸入要定義附加公司間往來帳戶的余額分錄的類型〔借記或貸記〕。如果要借項(xiàng)和貸項(xiàng)金額均過帳至相同的附加公司間往來帳戶，那么必須在兩行中輸入公司間往來帳戶，每個(gè)類型一行。4.輸入應(yīng)過帳余額段的帳戶。可以將多個(gè)來源、類別和借項(xiàng)/貸項(xiàng)的唯一組合指定至單個(gè)帳戶?？値ぶ卫硐到y(tǒng)自動(dòng)為每個(gè)余額段值創(chuàng)立公司間往來帳戶。例如，如果要為科目表中的五個(gè)公司創(chuàng)立附加公司間往來帳戶，那么只需定義一個(gè)公司段值的帳戶?？値ぶ卫硐到y(tǒng)將使用輸入的一個(gè)公司的帳戶作為其它四個(gè)公司的模板。在依據(jù)任何其它四個(gè)公司過帳公司間日記帳時(shí)，總帳治理系統(tǒng)將自動(dòng)替代模板中的相應(yīng)公司段值。5.保存所做的工作。LESSON2匯總模板總帳治理系統(tǒng)將使用匯總模板創(chuàng)立匯總帳戶，該帳戶中的余額為多個(gè)明細(xì)帳戶的總和。使用匯總帳戶不僅可以執(zhí)行聯(lián)機(jī)匯總查詢，而且可以加快財(cái)務(wù)報(bào)表、成批分配和經(jīng)常性日記帳公式的處理速度?？梢灾付ㄒ罂値ぶ卫硐到y(tǒng)何時(shí)開始保護(hù)匯總帳戶余額，也可以將預(yù)算控制選項(xiàng)指定至想為其執(zhí)行匯總層預(yù)算控制的匯總模板。在刪除匯總模板時(shí)，總帳治理系統(tǒng)會(huì)刪除所有根據(jù)模板及其相關(guān)余額創(chuàng)立的匯總帳戶。實(shí)例：匯總模板定義使用匯總帳戶可以在經(jīng)常性日記帳公式中參考匯總余額。例如，無錫分公司要估量基于每個(gè)縣公司所有產(chǎn)品銷售總額的銷售傭金應(yīng)計(jì)費(fèi)用，可以使用能對(duì)每個(gè)分公司的所有產(chǎn)品銷售進(jìn)行合計(jì)的匯總帳戶。定義匯總模板的操作流程如下：1.〔Ｎ〕設(shè)置>帳戶>匯總，進(jìn)入“匯總帳戶〞窗口〔圖6-3〕。2.為匯總帳戶模板輸入一個(gè)名稱。3.輸入模板〔圖6-4〕。點(diǎn)擊“點(diǎn)擊“模板〞欄，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目表〞窗口。圖6-3：定義匯總帳戶圖6-4：輸入?yún)R總模板使用下面的一個(gè)值為每個(gè)段輸入?yún)R總帳戶模板：D：模板將創(chuàng)立并保護(hù)用于每個(gè)明細(xì)段值的匯總帳戶。此段值會(huì)使用任意一個(gè)模板值創(chuàng)立最多的匯總帳戶。注：總帳治理系統(tǒng)將不允許僅使用D模板值定義匯總帳戶模板。T：模板將創(chuàng)立并保存一個(gè)用于總計(jì)所有明細(xì)段值余額的匯總帳戶。此段值會(huì)使用任意一個(gè)模板值創(chuàng)立最少的匯總帳戶。如果為某個(gè)段輸入值T，那么由模板創(chuàng)立的所有匯總帳戶中的段都會(huì)具有值T。因此，必須為段定義并啟用值T。另外，段值必須為父項(xiàng)且不允許明細(xì)過帳和預(yù)算。注：切勿僅使用T模板值定義匯總帳戶模板。如果總帳處于平衡狀態(tài)，那么將T值用于每個(gè)段的模板具有的余額為零。[累計(jì)組名〔如圖中的“ＬＥＶ１〞]：模板將為指定給累計(jì)組的每個(gè)父段值創(chuàng)立并保護(hù)匯總帳戶。給定累計(jì)組中的父段值越多，模板創(chuàng)立的匯總帳戶越多。4.輸入要求總帳治理系統(tǒng)保護(hù)實(shí)際、保存和預(yù)算匯總帳戶余額的最早期間?？値ぶ卫硐到y(tǒng)將保護(hù)此會(huì)計(jì)期和隨后期間的匯總帳戶余額。5.如果要對(duì)帳套使用預(yù)算控制，請(qǐng)?jiān)O(shè)置匯總模板的預(yù)算控制選項(xiàng)。6.保存所做的工作?？値ぶ卫硐到y(tǒng)將提交一個(gè)并發(fā)請(qǐng)求以添加匯總帳戶，并顯示匯總模板的狀態(tài)。LESSON3帳戶余額查詢和追索帳戶查詢可以顯示匯總和明細(xì)帳戶的實(shí)際、預(yù)算和保存帳戶余額?？梢詧?zhí)行匯總和明細(xì)帳戶的差異計(jì)算，也可以推進(jìn)以查看包含明細(xì)帳戶余額的活動(dòng)，包括Oracle應(yīng)付款治理系統(tǒng)和Oracle應(yīng)收款治理系統(tǒng)中的活動(dòng)〔如果這些產(chǎn)品已安裝在效勞器上并已設(shè)置細(xì)查〕。帳戶查詢根本流程如圖6-5：開始開始匯總查詢？查詢明細(xì)科目余額結(jié)束查詢匯總余額匯總模板查找對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)憑證？Drilldown查看會(huì)計(jì)憑證NOYESYESNO圖6-5：帳戶查詢流程實(shí)例無錫分公司需要查詢會(huì)計(jì)期為“03-2001〞的現(xiàn)金帳戶的余額，可做操作如下：1.定位至“帳戶查詢〞窗口〔圖6-6〕。圖6-6：帳戶查詢2.輸入要納入查詢的會(huì)計(jì)期范圍。3.指定要納入查詢的幣種：4.選擇查看以查詢幣種輸入的事務(wù)處理的余額，或折算為該幣種的余額。如果查詢幣種是本位幣或STAT，必須選擇輸入的余額。5.從彈出式列表中選擇“主要余額類型〞。6.指定是否要查看實(shí)際、預(yù)算或保存余額。7.選擇顯示和精確度系數(shù)：8.輸入可選匯總模板名以限制僅查詢與此模板關(guān)聯(lián)的匯總帳戶。9.查詢要復(fù)核的匯總或明細(xì)帳戶。如果輸入了匯總模板，那么可以僅查詢與此模板關(guān)聯(lián)的匯總帳戶。10.選擇應(yīng)用于要查看的帳戶信息的按鈕.LESSON3帳戶成批保護(hù)成批保護(hù)有“移動(dòng)/合并〞和“成批創(chuàng)立〞兩種請(qǐng)求類型。“移動(dòng)/合并〞是指按期間將余額從一個(gè)帳戶轉(zhuǎn)移至另一個(gè)帳戶，或按期間將余額從多帳戶合并至單一帳戶中。移動(dòng)/合并的余額將添加至目標(biāo)帳戶中的現(xiàn)有余額。如果不想移動(dòng)/合并，那么可以撤消此操作并恢復(fù)帳戶余額為先前的余額。在移動(dòng)/合并操作過程中，總帳治理系統(tǒng)及其子分類帳之間的財(cái)務(wù)完整性可以得到保護(hù)，因此，仍可以在移動(dòng)/合并完成之后向下推進(jìn)以查看子分類帳明細(xì)。也可以使用“成批保護(hù)〞的成批創(chuàng)立功能，根據(jù)現(xiàn)有帳戶自動(dòng)創(chuàng)立的新帳戶。例如，如果要將新本錢中心添加至組織，那么可以使用成批創(chuàng)立以通過設(shè)計(jì)其它某個(gè)本錢中心的詳細(xì)說明來創(chuàng)立所需的所有帳戶。例如，需要將省公司經(jīng)理室的會(huì)議費(fèi)用轉(zhuǎn)移為辦公室的會(huì)議費(fèi)用，定義成批保護(hù)操作流程如下。1.以省公司本部財(cái)務(wù)系統(tǒng)治理的職責(zé)登錄，〔Ｎ〕其他>成批保護(hù)，進(jìn)入“成批保護(hù)工作臺(tái)〞窗口〔圖6-7〕。圖6-7：成批保護(hù)工作臺(tái)2.輸入移動(dòng)/合并的請(qǐng)求名稱和說明。3.選擇“移動(dòng)/合并〞作為請(qǐng)求類型。4.輸入來源至目標(biāo)帳戶詳細(xì)說明的行號(hào)。5.輸入要從中移動(dòng)/合并余額的唯一源帳戶詳細(xì)說明。也可以從值列表中選擇帳戶段值。注：如果要輸入所有帳戶段的值，那么帳戶必須存在且啟用。如果僅輸入某些段的值，那么輸入的值必須存在并啟用。附加信息：如果要復(fù)核段值，請(qǐng)選擇“段值〞按鈕。此時(shí)，將進(jìn)入“段值〞窗口?？梢允褂貌藛我苑祷亍俺膳Ｗo(hù)工作臺(tái)〞窗口。6.輸入要將余額移動(dòng)/合并到的目標(biāo)帳戶的詳細(xì)說明。也可以從值列表中選擇帳戶段值。注：目標(biāo)帳戶詳細(xì)說明的格式必須與源帳戶所用的格式相同。例如，如果僅輸入某些來源段的值，那么必須輸入目標(biāo)帳戶詳細(xì)說明相同段的值。如果輸入完整帳戶作為源帳戶，那么必須輸入完整的目標(biāo)帳戶。附加信息：如果目標(biāo)帳戶不存在，那么需要在通過交叉驗(yàn)證檢查時(shí)創(chuàng)立。7.在完成之前繼續(xù)輸入帳戶詳細(xì)說明。8.〔可選〕選擇“預(yù)驗(yàn)證〞按鈕以運(yùn)行預(yù)驗(yàn)證流程。在提交移動(dòng)/合并之前復(fù)核執(zhí)行報(bào)表并更正任何錯(cuò)誤。附加信息：如果方案運(yùn)行自動(dòng)進(jìn)行的移動(dòng)/合并操作，那么通常應(yīng)預(yù)驗(yàn)證帳戶詳細(xì)說明。預(yù)驗(yàn)證流程將有助于確保移動(dòng)/合并請(qǐng)求的成功完成。如果未預(yù)驗(yàn)證，總帳治理系統(tǒng)仍將在提交移動(dòng)/合并時(shí)驗(yàn)證帳戶詳細(xì)說明。9.保存所做的工作。UNIT7多公司的帳務(wù)核算單元培訓(xùn)目標(biāo)理解CENTRA和帳簿合并的概念和應(yīng)用背景掌握一個(gè)CENTRA操作流程理解掌握帳簿合并中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)映射概念和合并流程*掌握帳戶余額成批保護(hù)的概念和使用〔可省略〕LESSON1公司間交易〔CENTRA〕公司間交易主要適用于內(nèi)部公司間往來，并可以定義經(jīng)常發(fā)生的公司內(nèi)部往來交易，如省公司與市公司、市公司與縣公司之間下?lián)芘c上繳業(yè)務(wù)的處理。內(nèi)部公司間往來憑證定義后可使涉及雙方的業(yè)務(wù)在一方獨(dú)立完成，系統(tǒng)還定義某些專用公司間往來賬戶,防止了重復(fù)性的的手工錄入工作以及由于時(shí)間性差異造成雙方往來帳差異。通過使用總帳的“集中事務(wù)處理審批〞(CENTRA)，父公司和子公司可以：互相發(fā)送公司間事務(wù)處理以進(jìn)行復(fù)核和審批。父公司和那些具有自動(dòng)審批權(quán)限的子公司可以發(fā)送已自動(dòng)審批的事務(wù)處理。復(fù)核并審批由父公司或另一個(gè)子公司發(fā)送的公司間事務(wù)處理。收件人也可以拒絕公司間事務(wù)處理。自動(dòng)定義和生成經(jīng)常性公司間事務(wù)處理。關(guān)于所有已發(fā)送或收到的公司間事務(wù)處理的報(bào)表。直接將公司間事務(wù)處理導(dǎo)入總帳。也可以生成公司間事務(wù)處理報(bào)表并通過人工將它們輸入。CENTRA只適用于在總帳中產(chǎn)生并通過人工輸入的公司間事務(wù)處理。不能使用CENTRA從的子分類帳系統(tǒng)產(chǎn)生公司間事務(wù)處理。實(shí)例：無錫分公司于2000年3月向總公司購