企業(yè)采購(gòu)目的與流程

學(xué)習(xí)目標(biāo)認(rèn)識(shí)企業(yè)采購(gòu)目的與流程明暸企業(yè)采購(gòu)流程中的主要活動(dòng)理解企業(yè)采購(gòu)部門(mén)與其他部門(mén)之聯(lián)系明暸ERP系統(tǒng)中之采購(gòu)流程了解ERP系統(tǒng)采購(gòu)模塊以及與其他模塊之關(guān)連性?xún)?nèi)容大綱采購(gòu)管理導(dǎo)論企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)采購(gòu)部門(mén)與其他部門(mén)之關(guān)系采購(gòu)部門(mén)的任務(wù)ERP系統(tǒng)之采購(gòu)模塊企業(yè)采購(gòu)目標(biāo)短期目標(biāo)適時(shí)向最恰當(dāng)供貨商購(gòu)買(mǎi)正確數(shù)量且符合質(zhì)量規(guī)格要求的產(chǎn)品運(yùn)送到正確的地點(diǎn)給組織內(nèi)請(qǐng)購(gòu)者中期目標(biāo)協(xié)助組織達(dá)成營(yíng)運(yùn)目標(biāo)、有效管理采購(gòu)部門(mén)、與其他部門(mén)維持密切聯(lián)系長(zhǎng)期目標(biāo)發(fā)展企業(yè)整合性之采購(gòu)策略，以協(xié)助企業(yè)整體營(yíng)運(yùn)策略及終極目標(biāo)之實(shí)現(xiàn)采購(gòu)對(duì)企業(yè)之重要性降低制造成本加速原物料運(yùn)送時(shí)間縮短產(chǎn)品制造（發(fā)展）周期改善產(chǎn)品質(zhì)量企業(yè)采購(gòu)之發(fā)展趨勢(shì)科技變化快速全球性的市場(chǎng)導(dǎo)致全球競(jìng)爭(zhēng)，故規(guī)劃周期縮短且不確定性增高全球產(chǎn)品周期縮短采購(gòu)方式改變：全球數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)(Internationaldatanetwork)與WWW(viaintranet)傳統(tǒng)采購(gòu)流程點(diǎn)對(duì)點(diǎn)采購(gòu)流程企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)壹﹑采購(gòu)流程與活動(dòng)貳﹑庫(kù)存追蹤與控管參﹑交通工具分析與評(píng)估肆﹑以物付款合約管理伍﹑內(nèi)制或外購(gòu)決策分析陸﹑采購(gòu)研究與物料需求預(yù)測(cè)壹﹑企業(yè)采購(gòu)流程與活動(dòng)一、原物料需求辨認(rèn)原物料需求來(lái)源自動(dòng)補(bǔ)貨系統(tǒng)根據(jù)預(yù)定之參數(shù)，如安全庫(kù)存量、需求預(yù)測(cè)、交貨所需時(shí)間、系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出應(yīng)補(bǔ)貨時(shí)間點(diǎn)及應(yīng)補(bǔ)貨數(shù)量倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)定期盤(pán)點(diǎn)存貨時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)低于安全庫(kù)存量，便須補(bǔ)貨跨部門(mén)小組研發(fā)新產(chǎn)品時(shí)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)及雛型建構(gòu)，提供原物料需求信息部門(mén)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求請(qǐng)購(gòu)電子化采購(gòu)降低文件處理的數(shù)量、時(shí)間、人力降低采購(gòu)文件傳送及接收所需時(shí)間提升企業(yè)與供貨商之溝通時(shí)效與溝通質(zhì)量降低買(mǎi)賣(mài)雙方文書(shū)來(lái)往可能之錯(cuò)誤率降低采購(gòu)原物料所需的行政費(fèi)用降低采購(gòu)成本采購(gòu)流程產(chǎn)生之相關(guān)文件(1/2)請(qǐng)購(gòu)單(PurchaseRequisition)包含貨品描述、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單位、交貨處、聯(lián)絡(luò)人、單價(jià)、建議供貨商、以及是否可有替代品等詢(xún)（報(bào)）價(jià)單(RequestforQuotation,RFQ)包含貨品描述、數(shù)量、交貨日期、交貨處、聯(lián)絡(luò)人、單價(jià)、以及是否可有替代品…等信息。一般而言，至少需有三家報(bào)價(jià)單采購(gòu)單(PurchaseOrder,PO)一旦確定供貨商后，采購(gòu)單便產(chǎn)生。內(nèi)容所載包括采購(gòu)單號(hào)、采購(gòu)品明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量需求、價(jià)格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點(diǎn)…等信息，若無(wú)采購(gòu)系統(tǒng)，通常需七至九份副本一式，分送各單位。采購(gòu)單有其法律上效力，簽署時(shí)應(yīng)注意用詞。采購(gòu)流程產(chǎn)生之相關(guān)文件(2/2)定期采購(gòu)單(BlanketPurchaseOrder)在一定期限內(nèi)（1年）需重復(fù)采購(gòu)物品可省去每次采購(gòu)均需下采購(gòu)單的繁瑣流程買(mǎi)賣(mài)雙方已談妥采購(gòu)價(jià)格與數(shù)量等已廣為企業(yè)采用裝箱單(MaterialPackingSlip)由供貨商準(zhǔn)備，隨實(shí)際運(yùn)送交貨的貨物清單提貨單(BillofLading,載貨證券)隨配送貨物的工具，在送抵時(shí)交付企業(yè)簽收數(shù)據(jù)源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”數(shù)據(jù)源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”數(shù)據(jù)源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”數(shù)據(jù)源：Monczka,Trent,andHandfield(2002).“Purchasingandsupplychainmanagement”數(shù)據(jù)源：/htmfiles/shipdocs.htm.accessed:02/10/2008采購(gòu)類(lèi)型(1/3)原料類(lèi)采購(gòu)需要再加工成為可販賣(mài)的產(chǎn)品例：石油、煤、鋼礦砂、木材原料的價(jià)格與供應(yīng)情況會(huì)有較大的波動(dòng)例：石油易受全球政局左右、農(nóng)產(chǎn)品易受氣候左右2008年初大陸雪災(zāi)半成品采購(gòu)采購(gòu)半成品零件生成最終產(chǎn)品例：采購(gòu)輪胎、引擎、座椅…最后組成汽車(chē)當(dāng)今主要趨勢(shì)：與供貨商組成策略聯(lián)盟或是外包采購(gòu)類(lèi)型(2/3)維修與作業(yè)所需的采購(gòu)(MRO)如辦公文具、清潔用品、機(jī)器備用零件特性：采購(gòu)次數(shù)頻繁但采購(gòu)數(shù)量低如何有效管理控制MRO集中采購(gòu)、與供貨商簽訂定期采購(gòu)契約支持生產(chǎn)所需的采購(gòu)支持生產(chǎn)制造所需的采購(gòu)，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲(chǔ)藏盒…采購(gòu)類(lèi)型(3/3)服務(wù)之采購(gòu)企業(yè)多少均需要其他企業(yè)提供某些服務(wù)，例如水電、空調(diào)服務(wù)資本設(shè)備之采購(gòu)采購(gòu)非流動(dòng)性資產(chǎn)供長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)之用資本設(shè)備采購(gòu)的特性一旦購(gòu)入可長(zhǎng)期使用采購(gòu)金額通常龐大，會(huì)計(jì)作帳分年提列分?jǐn)偱渌桶才旁锪腺?gòu)入或產(chǎn)品輸出的交通配送安排采購(gòu)流程與活動(dòng)二﹑評(píng)估原物料可能供應(yīng)來(lái)源根據(jù)過(guò)去交貨紀(jì)錄及績(jī)效，建立特定供貨商表，以幫助評(píng)估選擇適當(dāng)?shù)墓┴浬淘u(píng)估供貨商的指針項(xiàng)目：交貨情況與交貨質(zhì)量財(cái)務(wù)狀況供貨商制造成本與定價(jià)技術(shù)能力、配合能力管理能力、管理人員專(zhuān)業(yè)能力與流動(dòng)率人員技能、素質(zhì)、流動(dòng)率、應(yīng)變能力、態(tài)度與士氣全球化采購(gòu)趨勢(shì)下，應(yīng)以全球可能供貨商為采購(gòu)來(lái)源采購(gòu)流程與活動(dòng)三﹑選擇原物料供應(yīng)來(lái)源(1/2)選擇供貨商競(jìng)標(biāo)利用招標(biāo)方式由最低價(jià)之供貨商得標(biāo)適用情況采購(gòu)數(shù)量大、原物料規(guī)格與樣式非常明確、有足夠的供貨商可供選擇…等價(jià)格是影響采購(gòu)之主要因素三﹑選擇原物料供應(yīng)來(lái)源(2/2)協(xié)議方式價(jià)格非主要考慮因素開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，所需采購(gòu)的原物料規(guī)格條件或原物料規(guī)格不明確等一般而言這種采購(gòu)方式較費(fèi)時(shí)，且采購(gòu)過(guò)程較復(fù)雜采購(gòu)流程與活動(dòng)四﹑采購(gòu)單下達(dá)與收貨利用網(wǎng)絡(luò)傳送電子數(shù)據(jù)降低文件旅行時(shí)間避免數(shù)據(jù)重復(fù)輸入造成時(shí)間浪費(fèi)提高采購(gòu)文件正確性降低采購(gòu)成本從組織文化而言，可開(kāi)啟采購(gòu)端與供應(yīng)端組織合作的機(jī)制采購(gòu)流程與活動(dòng)五﹑供貨商績(jī)效評(píng)估(1/2)供貨商數(shù)目多寡與供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)間的消長(zhǎng)關(guān)系數(shù)目較少但較高競(jìng)爭(zhēng)力的供貨商群透過(guò)長(zhǎng)期連續(xù)的評(píng)估程序，剔除競(jìng)爭(zhēng)力較弱的供貨商：供貨商群之優(yōu)化策略?xún)?yōu)點(diǎn)：向最優(yōu)良的供貨商采購(gòu)、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、降低供貨商維護(hù)成本、制造成本、復(fù)雜采購(gòu)策略實(shí)施可能性缺點(diǎn)：對(duì)供貨商過(guò)分依賴(lài)、缺乏競(jìng)爭(zhēng)、供貨商干擾、供貨商數(shù)目過(guò)少，一旦采購(gòu)需求變化，恐無(wú)法配合五﹑供貨商績(jī)效評(píng)估(2/2)評(píng)估方式類(lèi)別法：將評(píng)估項(xiàng)目列舉并評(píng)分，最后加總各項(xiàng)得分而成加權(quán)法：依各項(xiàng)類(lèi)別之重要程度給予不同權(quán)重成本法：績(jī)效指標(biāo)＝（采購(gòu)成本＋非績(jī)效成本）/采購(gòu)成本采購(gòu)部門(mén)與其他部門(mén)之聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)與組織內(nèi)各部門(mén)之關(guān)系生產(chǎn)制造部門(mén)關(guān)系緊密，可能為從屬關(guān)系市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)屬間接關(guān)系，營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)開(kāi)發(fā)促銷(xiāo)方案前，須與生產(chǎn)﹑制造﹑采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)存貨與生產(chǎn)產(chǎn)品量品管部門(mén)關(guān)系緊密，須提供最新信息，以掌握現(xiàn)有供貨商之供貨質(zhì)量工程研發(fā)部門(mén)關(guān)系最為關(guān)鍵，在產(chǎn)品設(shè)計(jì)與原物料選擇上密切合作，以縮短產(chǎn)品開(kāi)發(fā)周期并降低成本財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)提供數(shù)據(jù)以計(jì)算某采購(gòu)對(duì)象之成本貳﹑庫(kù)存追蹤與控管追蹤各地每日庫(kù)存庫(kù)存追蹤與控管已漸由采購(gòu)部門(mén)交使用者部門(mén)因各部門(mén)績(jī)效評(píng)估壓力，需對(duì)自己的庫(kù)存負(fù)責(zé)，因此使用者將對(duì)采購(gòu)單與庫(kù)存更為謹(jǐn)慎追蹤供貨商逾交之訂貨與供貨商直接聯(lián)系即將到期或逾期的訂貨參﹑配送工具分析與評(píng)估運(yùn)送采購(gòu)品或產(chǎn)品所需之配送工具其成本分析及選擇水運(yùn)、陸運(yùn)（鐵路與公路）、空運(yùn)影響選擇配送工具的因素成本：配送成本與總成本（含庫(kù)存成本、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、關(guān)稅與報(bào)關(guān)行政費(fèi)）速度：從送出到收貨的所需時(shí)間，與所運(yùn)送貨物特質(zhì)有關(guān)可靠度：依時(shí)安全抵達(dá)的機(jī)率運(yùn)能：需特殊運(yùn)送設(shè)備，如化學(xué)藥劑、危險(xiǎn)物質(zhì)可到達(dá)性：能否一路到底，抑或需換不同運(yùn)送工具肆﹑「抵銷(xiāo)貿(mào)易」合約之管理國(guó)際采購(gòu)案中，基于貿(mào)易平衡的考慮「易貨貿(mào)易」(barter)最基本且最古老，買(mǎi)賣(mài)雙方在過(guò)程中以物易物，完全沒(méi)有牽涉到貨幣進(jìn)出「償付」(offset)賣(mài)方同意在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向買(mǎi)方所在國(guó)家的任何產(chǎn)業(yè)之任何公司，購(gòu)買(mǎi)當(dāng)初買(mǎi)方采購(gòu)金額之一定比例的貨品，以作為賣(mài)方對(duì)買(mǎi)方之「償付」「抵銷(xiāo)采購(gòu)」(counter-purchase)賣(mài)方同意在買(mǎi)方完成采購(gòu)并付清款項(xiàng)后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向買(mǎi)方指定項(xiàng)目列表中購(gòu)買(mǎi)指定金額的貨品伍﹑內(nèi)制/外購(gòu)決策分析(1/2)自1973至1987美國(guó)企業(yè)其境外采購(gòu)由21%-71%境外采購(gòu)考慮因素及風(fēng)險(xiǎn)：成本、質(zhì)量、技術(shù)、供貨商配合度匯兌、關(guān)稅、航期、保險(xiǎn)、通關(guān)、兵險(xiǎn)影響內(nèi)制的成本因素作業(yè)成本工廠營(yíng)運(yùn)成本整體作業(yè)成本主管薪資福利、公共關(guān)系、法律服務(wù)費(fèi)（專(zhuān)利﹚、機(jī)器折舊攤提、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、間接人力、行政費(fèi)等適合采購(gòu)品為獨(dú)占或控制性，可以垂直整合方式為之伍﹑內(nèi)制/外購(gòu)決策分析(2/2)內(nèi)制缺點(diǎn)機(jī)器、人事固定成本偏高，須以增加產(chǎn)量之經(jīng)濟(jì)規(guī)模攤平不利現(xiàn)金周轉(zhuǎn)不適市場(chǎng)規(guī)模尚待開(kāi)發(fā)情況影響外購(gòu)的成本因素運(yùn)送、購(gòu)買(mǎi)、儲(chǔ)放成本處理采購(gòu)之人事與行政作業(yè)成本庫(kù)存成本流動(dòng)資金外購(gòu)缺點(diǎn)易喪失對(duì)采購(gòu)品之獨(dú)占性或控制權(quán)選擇供貨商時(shí)有風(fēng)險(xiǎn)須較長(zhǎng)前置時(shí)間如何分析采購(gòu)品之價(jià)值三種方法提升物品之價(jià)值不降低對(duì)象質(zhì)量前提下，降低對(duì)象成本不增加該對(duì)象成本前提下，提升對(duì)象功能相對(duì)于所增加之成本，大幅增進(jìn)對(duì)象之功能對(duì)象之現(xiàn)有功能與特色之必要性﹖市場(chǎng)有較低價(jià)格或較高質(zhì)量對(duì)象可取代﹖對(duì)象之制造流程是否適當(dāng)﹖有無(wú)標(biāo)準(zhǔn)零件可取代現(xiàn)有客制化之零件﹖有無(wú)較低成本之供應(yīng)來(lái)源﹖有無(wú)較簡(jiǎn)單之設(shè)計(jì)以方便使用、組裝、或成本較低﹖陸﹑采購(gòu)研究/原物料需求預(yù)測(cè)研究供應(yīng)市場(chǎng)物料價(jià)格短中長(zhǎng)期發(fā)展趨勢(shì)發(fā)展采購(gòu)策略訂定采購(gòu)計(jì)劃明定采購(gòu)部門(mén)任務(wù)針對(duì)重要采購(gòu)案組成跨部門(mén)小組ERP系統(tǒng)-采購(gòu)模塊采購(gòu)屬于物料管理模塊(MMmodule)物料管理模塊與其他模塊關(guān)聯(lián)MM模塊的范圍(1/2)MM模塊的范圍(2/2)采購(gòu)流程(1/2)請(qǐng)購(gòu)作業(yè)采購(gòu)作業(yè)采購(gòu)品到貨作業(yè)發(fā)票數(shù)據(jù)處理采購(gòu)流程(2/2)請(qǐng)購(gòu)作業(yè)(1/2)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)向采購(gòu)部門(mén)提出請(qǐng)購(gòu)需求需在何時(shí)獲得多少數(shù)量的某項(xiàng)物品或服務(wù)請(qǐng)購(gòu)來(lái)源可為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生或由人工輸入請(qǐng)購(gòu)作業(yè)(2/2)采購(gòu)-決定采購(gòu)之供應(yīng)來(lái)源

采購(gòu)來(lái)源可以為內(nèi)部或外部可以用供貨商來(lái)源列表或報(bào)價(jià)列表以管理更新供貨商來(lái)源采購(gòu)─詢(xún)價(jià)與報(bào)價(jià)采購(gòu)-詢(xún)價(jià)處理模式采購(gòu)單結(jié)構(gòu)采購(gòu)─采購(gòu)單樣例采購(gòu)─契約類(lèi)別價(jià)值型契約：契約中載明此次采購(gòu)的貨物價(jià)值數(shù)量型契約：契約中載明此次采購(gòu)的貨物或服務(wù)總數(shù)量采購(gòu)品到貨作業(yè)-貨物收訖貨物收訖與采購(gòu)單核對(duì)貨物收訖匯入采購(gòu)單優(yōu)點(diǎn)：貨物收訖之相關(guān)數(shù)據(jù)同時(shí)在采購(gòu)單與供貨商數(shù)據(jù)中更新供貨商發(fā)貨單中之到貨數(shù)量與采購(gòu)單之采購(gòu)數(shù)量可以確認(rèn)簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)重復(fù)輸入并有效管理到貨數(shù)量發(fā)票驗(yàn)證發(fā)票數(shù)據(jù)處理數(shù)量驗(yàn)證價(jià)格驗(yàn)證數(shù)據(jù)拋轉(zhuǎn)相關(guān)模塊更新歷