文件和資料管理程序

文件類型文件編號(hào)GYW-QAD-001程序文件版別A/0文件名稱：文件和資料管理程序頁碼1/6修訂日期頁次版別修訂內(nèi)容修訂記錄生效日期:核準(zhǔn)審 查制作年月日年月日文 件 發(fā)；行 記 錄文件發(fā)行章單位份數(shù)份份份份份份份份份份份份1.目的

文件類型文件編號(hào)GYW-QAD-001程序文件版別A/0文件名稱：文件和資料管理程序頁碼2/6明確文件控制要求，確保文件正確流通并對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用及管制，必要時(shí)予以迅速處理，以確保各相關(guān)部門能適時(shí)獲得適當(dāng)且有效的最新文件與資訊.2范圍適用于本公司自項(xiàng)目建設(shè)，原物料采購，制造，檢驗(yàn)，測試，儲(chǔ)運(yùn)，包裝,出貨，客戶服務(wù)等各階段作業(yè)中,不論是本公司內(nèi)部或客戶/供應(yīng)廠商提供的相關(guān)資料的制作及管理均屬此范圍.3職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn),實(shí)施.管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審核與程序文件的批準(zhǔn)實(shí)施各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門作業(yè)文件,指定部門相關(guān)人員編制與保管文件.文控中心：負(fù)責(zé)所有體系文件的打印前審核、分派、作廢回收及文件正本保存稽查等。.定義：系統(tǒng)文件:質(zhì)量手冊(cè)（環(huán)境手冊(cè)）等.程序文件:管理職責(zé)、資源管理文件等按ISO9001要求事項(xiàng)產(chǎn)生的程序文件.三級(jí)文件:標(biāo)準(zhǔn)文件、使用指南、指導(dǎo)書、操作規(guī)程、規(guī)章制度等資料文件均屬此范圍.四級(jí)文件:檢驗(yàn)記錄、矯正記錄、測試記錄/報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、標(biāo)簽、圖表等均屬此范圍..文件控制流程圖:：質(zhì)量手冊(cè)系統(tǒng)文件控制回收舊文件發(fā)放新文件包逃廢一行政部I文件編寫*文件修訂編制部門主要審核人文件修訂?質(zhì)量手冊(cè)系統(tǒng)文件控制回收舊文件發(fā)放新文件包逃廢一行政部I文件編寫*文件修訂編制部門主要審核人文件修訂?審批者審批.作業(yè)內(nèi)容:文件類型文件編號(hào)GYW-QAD-001程序文件版別A/0文件名稱：文件和資料管理程序頁碼3/66.1文件的編制：6.1.1質(zhì)量管理體系作業(yè)需要時(shí)，各部門依文件的《制作，審核，核準(zhǔn)權(quán)限表》進(jìn)行編制.（見下表）文件茗稱一'''——______類別權(quán)限擬定/編制審核（查）確認(rèn)批準(zhǔn)系統(tǒng)文件/手冊(cè)（質(zhì)量手冊(cè)、環(huán)境手冊(cè)等）行政部門經(jīng)理管理者代表總經(jīng)理程序文件職能部門相關(guān)部門會(huì)簽管理者代表三級(jí)文件各職能部門部門經(jīng)理副總經(jīng)理四級(jí)文件各職能部門部門主管部門經(jīng)理6.2文件編碼系統(tǒng)及編寫原則6.2.1文件編碼系統(tǒng)NO.文件名稱文件代號(hào)文件編號(hào)1系統(tǒng)文件（手冊(cè)文件）SYWS-編制部門代號(hào)-順序號(hào)2程序文件PYWP-編制部門代號(hào)-順序號(hào)3標(biāo)準(zhǔn)文件工藝標(biāo)準(zhǔn)AYWA-編制部門代號(hào)-順序號(hào)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)YWA-編制部門代號(hào)-順序號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書YWA-編制部門代號(hào)-順序號(hào)4組織文件BYWB-編制部門代號(hào)-順序號(hào)5職能文件KYWK-編制部門代號(hào)-順序號(hào)6制度文件FYWF-編制部門代號(hào)-順序號(hào)7人員文件HYWH-編制部門代號(hào)-順序號(hào)8外來文件EYWE-編制部門代號(hào)-順序號(hào)9記錄表單RYWR-編制部門代號(hào)-順序號(hào)10臨時(shí)文件或日常管理規(guī)定無YW-編制部門代號(hào)-順序號(hào)說明順序號(hào)一般用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,第一份文件用001表示，其它類推。如：YWP-PRD-008表示行政部發(fā)布的編號(hào)為008的管理體系程序文件。YWA-PRD-018表示行政部發(fā)布的編號(hào)為018的標(biāo)準(zhǔn)文件。順序號(hào)：a）對(duì)于系統(tǒng)文件和程序文件由行政部文控中心提供順序號(hào)b）標(biāo)準(zhǔn)文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程等由各部門自定順序號(hào).c）同一部門、同一類型的文件其順序號(hào)不得重復(fù).d）對(duì)于已作廢或過期的文件,則其文件號(hào)碼均不可再使用..文件的編號(hào)管理文件之制定、修訂均需由文控中心依據(jù)編碼方式統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)管理；文件編碼方式-□□□—□□□—□□□

1——? 流水號(hào) 部門代號(hào) ? 公司代號(hào)公司代號(hào)：用GYW代表***有限公司，P代表程序文件，S代表質(zhì)量手冊(cè);文件類型文件編號(hào)GYW-QAD-001程序文件版別A/0文件名稱：文件和資料管理程序頁碼4/6部門代號(hào)：部門代號(hào)計(jì)劃物控一PMC,行政部一PRD,銷售部一SAD,技術(shù)部一TED,工程部一END,財(cái)務(wù)部一口￡5,采購部一PUR,總經(jīng)辦一6乂0,其它代號(hào)根據(jù)實(shí)際需要追加。.所有表單編號(hào)應(yīng)在編號(hào)后面加上版別標(biāo)示,所有標(biāo)簽,印章均須編號(hào)管制,各部門對(duì)文件編碼應(yīng)列表管制,文件編碼不得有重復(fù)的情形.文件的編寫格式封面編寫格式1.公司名稱 2.標(biāo)題 3.文件編號(hào) 4.文件編制，審批，批準(zhǔn)簽署欄5.文件版本 6.文件頁碼 7.文件類型 8.制定日期及生效日期9.修訂記錄 10.管理歸口部門6.2.5.2文件內(nèi)容必須按照下述順序編寫1.目的 2.范圍 3.權(quán)責(zé) 4.定義（無定義時(shí)填寫無）6.作業(yè)內(nèi)容 7.相關(guān)文件 8.使用記錄各標(biāo)題內(nèi)的小標(biāo)題順序如下格式.-1.1-1.1.1.如超過四階，則可用a）b）c）等表示程序文件首頁格式與內(nèi)容格式依照標(biāo)準(zhǔn)文件執(zhí)行除程序文件嚴(yán)格按照以上要求以外，其它文件可參照此文件格式執(zhí)行，但未嚴(yán)格規(guī)定.文件的審批文件編制后,由相應(yīng)人員按文件的《制作，審核，核準(zhǔn)權(quán)限表》進(jìn)行審批.外來文件由各部門接收后，對(duì)口的職能部門經(jīng)理審批.文件分發(fā)文控中心接收審批后的文件，檢查文件的格式及書寫是否正確，無誤后則將文件登記于《受控文件清單》。受控文件分發(fā)時(shí)，文控中心依核準(zhǔn)的分發(fā)名單復(fù)印相應(yīng)數(shù)量副本并在首頁及每頁文件上加蓋“受控文件”章各部門接收文件時(shí)應(yīng)于《受控文件分發(fā),回收,銷毀記錄表》中簽收.國家和國際標(biāo)準(zhǔn).客戶產(chǎn)品規(guī)格等外來文件，經(jīng)審批后由文控中心登記編號(hào)，發(fā)放時(shí)加蓋紅色“受控文件”章文件需要發(fā)放到公司外部時(shí)，由相關(guān)部門填寫《外發(fā)文件申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人員批準(zhǔn)后由文控中心發(fā)放.公司內(nèi)部臨時(shí)文件，所發(fā)出部門應(yīng)注明使用期限，到期后停止使用，統(tǒng)一由文控中心收回加蓋“作廢”章臨時(shí)文件未注明使用期限及加蓋“臨時(shí)文件”章，文控中心有權(quán)不予發(fā)放.文件更改如文件不符合實(shí)際情況時(shí),相關(guān)人員填寫《文件更改申請(qǐng)表》說明更改理由（如為工程技術(shù)文件則必須填寫“工程變更單”并交文件審核人員批準(zhǔn).文件更改批準(zhǔn)后,應(yīng)由原文件制作者實(shí)施更改，更改后的文件須再審批文控中心保存文件更改記錄，并將更改后的文件按規(guī)定重新發(fā)放.版本的更改::第一次制訂原版以A/0表示，整份文件中，如其中一頁或幾頁須作修訂時(shí)，文件的整體版本隨修訂次數(shù)而變更，用A/1,A/2,???A/9表示，如整體版本修訂次數(shù)已達(dá)9次或有重大變動(dòng)時(shí)，該文件須更換版本，用B/0,C/0,…等表示.文件修改時(shí)其更改的性質(zhì)應(yīng)在文件的修訂記錄上予以說明,經(jīng)管理者代表決定重新?lián)Q版后,文控中心更新文件登錄版本.當(dāng)文件需要更改,而又時(shí)間很急的情況下,應(yīng)由經(jīng)理級(jí)以上更改內(nèi)容,并簽署更改日期及姓名.并要把所有此類文件全部更改.文件的回收及廢止作業(yè)文件類型文件編號(hào)GYW-QAD-001程序文件版別A/0文件名稱：文件和資料管理程序頁碼5/6受控文件如更改或換版時(shí)，文控中心就回收所有過時(shí)無效的舊版文件,對(duì)發(fā)放至公司外部的受控文件，如不便回收時(shí),應(yīng)及時(shí)通知文件持有者作廢處理.回收后的舊版文件由文控中心統(tǒng)一銷毀，如需保留部分作廢文件時(shí)，應(yīng)于作廢文件每頁加蓋“作廢”章予以識(shí)另U,并將作廢文件正本封面加蓋“作廢”章后分類保存.文件管理使用單位不得擅自影印正式文件.現(xiàn)場使用的文件須置于檔案管理，非現(xiàn)場使用文件須由各單位指派專人自行集中管理文件使用單位應(yīng)做好文件檔案管理，根據(jù)實(shí)際的需要可在每一檔案冊(cè)內(nèi)建立目錄（含文件名稱，編號(hào)，版次及入檔日期等）以利迅速尋找.文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁，破損，字跡模糊時(shí)應(yīng)填寫“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”向文件中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)不得以自行影印方式處理，對(duì)于文件保管不善而造成缺頁、破損的,文控中心有權(quán)追究其文件管理責(zé)任.文件分發(fā)份數(shù)不夠時(shí)，則由使用單位主管直接與文件制訂單位主管協(xié)調(diào)，更改文件分發(fā)數(shù)量再由制訂單位依修訂作業(yè)程序修訂分發(fā)單位及數(shù)量，經(jīng)核準(zhǔn)后交文控中心補(bǔ)發(fā).借閱與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱記錄表》，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)原稿文件:從發(fā)行之日起，每頁原稿背面右下角加蓋紅色“原稿”章.文控中心每月不定時(shí)稽查各部門文件.發(fā)現(xiàn)使用場所文件數(shù)量,版本不符將追究相關(guān)人員責(zé)任.外來文件的管理外來文件的管理責(zé)任客戶提供的合約訂單由市場部管理.客戶提供的產(chǎn)品承認(rèn)書，圖面，技術(shù)資料等由技術(shù)部管理供應(yīng)商提供的材質(zhì)證明文件由品質(zhì)部IQC管理.本公司所有的法令，法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)類文件由文控中心管理.公司公用生產(chǎn)設(shè)備的說明技術(shù)資料由工程部管理檢驗(yàn)，測試所有量器說明技術(shù)資料由品質(zhì)部儀校單位管理公司外部認(rèn)證涉及到的ISO認(rèn)證,安全認(rèn)證等方面的證書原件統(tǒng)一由文控中心管理市場部向客戶索取必要的技術(shù)資料；采購部向供應(yīng)商索取設(shè)備儀器的技術(shù)和材質(zhì)證明文件;品質(zhì)部向有關(guān)機(jī)構(gòu)索取有關(guān)的法令、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料由各部門自行管理其他部門若有需要，可向相關(guān)部門借閱.借閱人填寫“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后向文件管理部門借閱.外來文件類別編號(hào)方式依6.2執(zhí)行.各部門應(yīng)將編號(hào)內(nèi)容報(bào)文控中心備第外來文件的保存期限由各相關(guān)部門視情況而危部門主管批準(zhǔn).文件管制與變更記錄按“質(zhì)量記錄管理程序”執(zhí)行..相關(guān)文件內(nèi)部審核管理程序質(zhì)量記錄管理程序.質(zhì)量記錄《文件發(fā)放、回收，銷毀記錄表》?！段募栝営涗洷怼??！恫块T受控文件清