公文培訓(xùn)材料

關(guān)于公文培訓(xùn)材料第一頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日目錄公文基礎(chǔ)知識培訓(xùn)內(nèi)容介紹制度基礎(chǔ)知識文件歸檔第二頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日培訓(xùn)內(nèi)容公文基礎(chǔ)知識第三頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日公文基礎(chǔ)知識公文是是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。公文定義第四頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日公文基礎(chǔ)知識目前推行應(yīng)用的文件資料主要包括以下六個類別：（1）企業(yè)經(jīng)營管理基本總則（2）程序性文件資料（3）技術(shù)性文件資料（4）管理性制度文件資料（5）流程文件資料（6）記錄表單文件資料文件資料類別類別集團(tuán)辦公室是集團(tuán)公司文件資料總的歸口單位，質(zhì)量管理系統(tǒng)是集團(tuán)公司技術(shù)性文件資料的歸口管理單位。文件管理歸口第五頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日公文基礎(chǔ)知識公文是有固定格式的文件，在公司內(nèi)部日常流轉(zhuǎn)的文件類型只有兩種：業(yè)務(wù)便簽和紅頭文件常用文種業(yè)務(wù)便簽：通知、通報(bào)、函、請示紅頭文件：會議紀(jì)要、報(bào)告、對外發(fā)文第六頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日經(jīng)常用到的公文種類行文方向文種下行文決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要、意見上行文報(bào)告、請示平行文函通行文通告1、公文分上行文和下行文，上行文指公司二、三級行政單位對一級行政單位的公文；下行文指公司一級行政單位對二、三級行政單位的公文。2、公司行政性公文要嚴(yán)格按照行政等級行文，杜絕越級行文。3、從集團(tuán)的層面看二級行政單位指各一級行政單位下設(shè)的部門、事業(yè)部、中心、辦公室等。4、三級行政單位為二級行政單位下設(shè)的處、班、組等。5、事業(yè)部的發(fā)文：一些常規(guī)事宜在事業(yè)部總經(jīng)理權(quán)限范圍內(nèi)可以不通過本部直接發(fā)文，不屬于越級發(fā)文：如：常溫北京事業(yè)部可以直接給低溫北京事業(yè)部發(fā)文，不屬于越級。第七頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日注意事項(xiàng)在通知、接洽、報(bào)告、請示、等文種中應(yīng)該注意的情況：1、主送部門要明確2、文頭選擇要正確3、通知要注意時間的有效性和幾個需要注意明確的幾個重要點(diǎn)：原因、時間、地點(diǎn)、安排4、標(biāo)清頁數(shù)5、紅頭文件首頁不顯示頁碼第八頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日9報(bào)告：向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級領(lǐng)導(dǎo)或單位的詢問，用“報(bào)告”。一般用“特此報(bào)告”作結(jié)。請示：向上級領(lǐng)導(dǎo)或部門請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。一般使用慣用語“妥否，請批示?！弊鹘Y(jié)。報(bào)告是陳述性的上行公文，請示是請求性的上行公文。具有隸屬關(guān)系的上下級單位之間使用注意事項(xiàng)第九頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日二、平行文（函）函：平行單位、不相隸屬單位之間商洽工作、詢問或答復(fù)問題，向主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，用“函”。一般用特發(fā)此函，請復(fù)函或此函作結(jié)。特點(diǎn):

不相隸屬機(jī)關(guān)間行文在寫法上要態(tài)度謙和，多用商量的口氣，不能強(qiáng)加于人，更不能用指示性的口吻。注意事項(xiàng)第十頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日通報(bào)：傳達(dá)重要精神，表彰先進(jìn)，批評錯誤，用“通報(bào)”。特點(diǎn):情況通報(bào)、表揚(yáng)或批評通報(bào)、專題通報(bào)，一般以“特此通報(bào)”作結(jié)。注意事項(xiàng)通知：發(fā)布行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門、同級單位或部門和不相隸屬單位或部門的公文，批轉(zhuǎn)下級單位或部門的公文；傳達(dá)要求下級部門辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用管理人員，用“通知”。一般使用慣用語“特此通知”作結(jié)。特點(diǎn):批示性通知、指示性通知、告知性通知，一半以“特此通知”作結(jié)。第十一頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄送抄報(bào)單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。公文格式還包括公文用紙規(guī)格和裝訂要求。日常公文的格式要求第十二頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日13業(yè)務(wù)便簽業(yè)務(wù)便簽的要點(diǎn)：①表頭要選擇正確，不要隨意捏造表頭，表頭字體為黑體五號②注意書寫的起草部門和主送部門要規(guī)范，不要隨意書寫，并且起草部門上下要一致③標(biāo)題的結(jié)束語要與表頭、結(jié)束語一致④如正文內(nèi)容較少，可以正文上空一行，也可不空⑤正文的內(nèi)容字體要求三號仿宋字體，特殊情況可以用小三號仿宋字體，最小不得小于四號⑥抄報(bào)和抄送部門要正確使用，抄報(bào)是上級部門或者人員，抄送是平級部門或人員，但是不允許是職位名稱，如：總經(jīng)理等日常公文的格式要求第十三頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日一、發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范簡稱，聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)使用一號宋體字，用紅色標(biāo)識。二、紅頭文件的題頭是宋體一號字。三、抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。四、抄報(bào)單位指發(fā)文單位的上級單位或領(lǐng)導(dǎo)。五、發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文單位標(biāo)識橫線下空一行(宋體八號字），用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入；序號不編虛位，不加“第”字。紅頭文件格式的注意事項(xiàng)第十四頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日15六、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。公文標(biāo)題應(yīng)在文號下空一行(宋體八號)，用小二號宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。七、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件在正文下空一行，左空2字用三號仿宋字標(biāo)識“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號需使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1.××××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

公文如有附件，且附件名稱較長，在換行后要與序號對齊：如附件：1.××××××××××××××××××紅頭文件格式的注意事項(xiàng)第十五頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日16八、成文時間，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期三號仿宋體標(biāo)識右空四個字，用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為英文大寫字母“O”。九、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可越級使用，但不能逆用。規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)如果較多可視需要分為章、條、款、項(xiàng)、目，可以使用英文字母等進(jìn)行分層級處理。注意：結(jié)構(gòu)層次可以越級使用，但不能逆用。十、加蓋印章要求：1、單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識成文日期。加蓋印章應(yīng)上距正文一行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文日期上。當(dāng)印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文日期上。2、當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。紅頭文件格式的注意事項(xiàng)第十六頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日十一、紅頭文件首頁不顯示頁碼，首頁后頁碼顯示居中；兩頁以上的便簽文件，頁碼需要標(biāo)識“共*頁第*頁”，字體與標(biāo)題處同為黑體五號，位于右邊框?qū)R，中間字體空兩格，如：共2頁第2頁。除標(biāo)準(zhǔn)化文件格式要求外，起草的公文（報(bào)告、會議紀(jì)要、總結(jié)和規(guī)劃等）必須使用本部門的紅頭文件，在生成文件時，只允許出現(xiàn)紅頭文件和業(yè)務(wù)便簽兩種公文格式，不允許出現(xiàn)其他的任何形式的文件。兩頁以上公文必須雙面打印。十二、公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210㎜×297㎜），左側(cè)裝訂。頁邊距具體為：上邊距37mm，下邊距35mm（可根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整），左邊距28mm，右邊距26mm。下邊距可根據(jù)正文內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，但不可大于35mm。紅頭文件格式的注意事項(xiàng)第十七頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日18紅頭文件紅頭文件要點(diǎn)：①頁邊距，上、下、左、右的頁邊距分別是：3.7、3.5、2.8、2.6②注意標(biāo)題和文號間的三個距離為：宋體八號字③結(jié)束語要左空兩個字④附件位置為：下空一行，左空兩個字，如有多個附件要用數(shù)字按順序排列，附件不允許用任何標(biāo)點(diǎn)符號,如附件名稱較長要與附件后的數(shù)字對齊⑤成文日期：右空四個漢字⑥如正文較少，成文日期與結(jié)束語要空三行紅頭文件格式的注意事項(xiàng)第十八頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日191、各部門在起草文件時，無論是業(yè)務(wù)便簽還是紅頭文件，有公章的單位均需在公文落款處加蓋公章。2、對于購買設(shè)備、外付款項(xiàng)等請示類公文需在正文內(nèi)表述清楚購買原因、設(shè)備用途、預(yù)算價格等要素。購買設(shè)備類文件，參照總裁授權(quán)制度后再行文。3、基建類、購買設(shè)備類文件進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)時，須具有工程服務(wù)中心第一負(fù)責(zé)人簽字的投資預(yù)算和工期文件，出具請示文件給財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，待財(cái)務(wù)系統(tǒng)出具相關(guān)意見后同該請示一同呈總裁。4、請示、報(bào)告兩項(xiàng)公文需按行文規(guī)定由部門第一負(fù)責(zé)人在文件落款日期任意處簽字，或授權(quán)他人代簽，不可用手章（特殊情況除外）。如不按上述規(guī)定辦理的為無效公文，不予受理，退回發(fā)文單位重新處理。延誤時間由發(fā)文單位自行負(fù)責(zé)。5、各部門在產(chǎn)生文件時，日常簡單業(yè)務(wù)文件必須有一個簽字為親筆簽字，不允許一份文件全部為手章文件，此文件無效。正式公文起草的注意事項(xiàng)第十九頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日培訓(xùn)內(nèi)容制度基礎(chǔ)知識第二十頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日層次正文編號要求篇匯編中每份制度或部分如需明確則稱之為“篇”，如匯編中的第三份制度可體現(xiàn)為“第三篇”章3每一章都應(yīng)有標(biāo)題，寫在阿拉伯?dāng)?shù)字“1、2、3……”的后面；編號與標(biāo)題之間空一個字的間隙。條3.1條是對章的細(xì)分，凡是章以下的編號層次均稱為條，條最多可分為五層，每一層次的條應(yīng)有標(biāo)題。必須有兩個以上才可設(shè)條，如無4.2就無需設(shè)4.1。條3.1.1段無編號段是章或條的細(xì)分，段沒有編號。列項(xiàng)（1）、（2）、（3）；“——”或“●”在引出列項(xiàng)的句子的末尾要加上冒號“：”第一層次的列項(xiàng)序號為（1）、（2）、（3）等；第二層次的列項(xiàng)序號為“——”；第三層次的列項(xiàng)為“●”，列項(xiàng)的內(nèi)容只在最后一個列項(xiàng)末尾用句號，其余用分號。附件附件1（1）制度匯編中每份子文件的附件附帶在子文件的后面即可；（2）單份文件的附件統(tǒng)一附帶在文件的最后。注：記錄表單的編寫，以制度或標(biāo)準(zhǔn)的附件形式體現(xiàn)。制度-正文層次結(jié)構(gòu)第二十一頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日封面第一行公司名稱黑體一號居中文件編號黑體四號處于公司名稱的下方，并與公司名稱右對齊編號下劃線與編號之間無空格，居中文件名稱黑體一號居中起草、審核、審批、實(shí)施日期、發(fā)文單位黑體四號位于封皮最下端目錄標(biāo)題黑體小二居中內(nèi)容仿宋體三號左對齊，前無空格正文名稱黑體小二居中制度-字體和字號第二十二頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日文件編號匯編本的文件編號在封面體現(xiàn)，見“封面”的字體、字號格式要求。單份文件或匯編本中子文件的編號體現(xiàn)在文件名稱下方仿宋體三號居中編號前要體現(xiàn)“編號”二字正文章、條黑體三號左對齊正文內(nèi)容仿宋體三號首行空兩格兩端對齊工作流程根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整列項(xiàng)每條列項(xiàng)首行前空兩格圖、表（1）其圖、表內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整字體及字號（2）圖、表下方必須有標(biāo)注，體現(xiàn)為“圖1××”“表1××”字體為黑體，字號為小四。（3）單份文件中圖、表的標(biāo)注順序順次排列；匯編本中每份子文件的圖、表標(biāo)注以一份子文件為準(zhǔn)，順次排列即可。制度-字體和字號第二十三頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日附件仿宋三號“附件”二字與上文空一行，本行前空兩格。多個附件表示為附件：1.******2.******落款（單份文件設(shè)置）發(fā)文單位仿宋三號處于“時間”上方居中的位置實(shí)施時間仿宋三號后空四個格起草人、審核人、審批人仿宋三號至于文件末頁最下方制度-字體和字號第二十四頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日1、文件資料版式一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210㎜×297㎜），左側(cè)裝訂。2、頁邊距設(shè)置要求：上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。3、“行距”設(shè)置成“單倍行距”，或可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整“固定值”。4、紙張頁面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置成“縱向”或“橫向”排版。5、紙張大小的設(shè)置要求為標(biāo)準(zhǔn)A4打印紙。6、文件資料需插入頁碼，并體現(xiàn)在文件下邊距居中的位置。首頁不顯示頁碼。制度-板式要求第二十五頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日培訓(xùn)內(nèi)容文件歸檔第二十六頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日紙板歸檔紙板歸檔：1、現(xiàn)在要?dú)w檔的文件主要是日常的業(yè)務(wù)便簽，所以只需按照文件類別進(jìn)行整理歸檔，每月檔案進(jìn)行整理。2、公司的所有紅頭文件都是歸口經(jīng)理辦，由經(jīng)理辦審核方可上報(bào)，并且存檔。第二十七頁，共三十一頁，編輯于2023年，星期日不用歸檔文件1、主管級包括主管級以下人員臺帳、旬清卡

2、各級政府及各級單位往來文（有本單位批辦意見的要?dú)w檔）3、若季度或半年報(bào)表已包含日、月度報(bào)表，則日、月報(bào)表可以不歸（凡簽字版均應(yīng)歸檔）4、主管級包括主管級以下人員總結(jié)計(jì)劃匯報(bào)材料5、重文6、非法定性草稿性文件7、參考性或下載文件8、行政監(jiān)督管理部門