物業(yè)公司管理處印章管理制度作業(yè)規(guī)范

物業(yè)公司管理處印章管理制度作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司內(nèi)部印章的使用、保管、銷毀。二、范圍：適用于對(duì)公司、管理處的印章管理。三、職責(zé)：1、總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)辦理公司、管理處的印章刻制事宜。2、總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)公司、管理處的印章審查、保管、使用、銷毀。四、作業(yè)規(guī)程：1、新印章申請(qǐng)：（1）因業(yè)務(wù)需要或部門變更，部門向總經(jīng)辦遞交“請(qǐng)(制)發(fā)印章申請(qǐng)”，總經(jīng)辦主任依規(guī)定權(quán)限及程序呈請(qǐng)總經(jīng)理核定后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一制發(fā)。（2）印章印文磨損需換發(fā)時(shí)，由使用部門向總經(jīng)辦遞交“請(qǐng)(換)發(fā)印章申請(qǐng)”，注明“拓具印模”及制發(fā)日期，總經(jīng)辦主任依規(guī)定的權(quán)限及程序呈請(qǐng)總經(jīng)理核定后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一換發(fā)。2、印章遺失：（1）印章毀損或遺失時(shí)，印章管理人員除向印章登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法聲明作廢外，還應(yīng)向總經(jīng)辦遞交“請(qǐng)(補(bǔ))發(fā)印章申請(qǐng)”，注明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)，總經(jīng)辦主任依規(guī)定的權(quán)限及程序呈請(qǐng)總經(jīng)理核定后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一補(bǔ)發(fā)。（2）補(bǔ)發(fā)印章的文字字體應(yīng)有異于原印章，以資區(qū)另別。（3）遺失的印章尋獲時(shí)，應(yīng)立即交由辦公室于二日內(nèi)依本印章繳銷規(guī)定辦理。3、印章刻制：（1）根據(jù)總經(jīng)理室要求，總經(jīng)辦文員依據(jù)各部室、管理處刻制印章的請(qǐng)示，電話聯(lián)系印章刻制單位，將印章刻制內(nèi)容傳真刻章單位，注明刻制要求。（2）填寫刻制印章《介紹信》至市公安局，內(nèi)容為“辦理刻制×××管理處印章事宜”，公安局備案后交印章刻制單位。（3）新印章刻好后，由總經(jīng)辦文員仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后取回，并交給總經(jīng)辦主任。（4）將刻章費(fèi)用填寫費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷。4、印章使用：（1）由總經(jīng)辦主任將新刻制印章在公司《印章保管本》上拓模備案。（2）各部室使用公司印章時(shí)，先填寫《物業(yè)管理有限公司印章使用登記本》，寫明用印理由，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，將蓋章本連同需蓋章文件一并交給總經(jīng)辦主任。（3）各管理處使用印章時(shí)，先填寫《管理處印章使用登記本》，寫明用印理由，再送交所屬管理處主任，獲認(rèn)可后，將蓋章本連同需要用印文件一并交總經(jīng)辦主任。（4）待用印申請(qǐng)獲總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦主任親自蓋章。（5）公司印章使用，原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請(qǐng)中是否有批準(zhǔn)人的印章。（6）如遇總經(jīng)辦主任外出辦事，可由總經(jīng)理助理代為辦理蓋章事宜，代理實(shí)施用印的人員要在事后將用印理由和用印申請(qǐng)交總經(jīng)辦主任審查。（7）公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因異地執(zhí)行重大項(xiàng)目或完成重要業(yè)務(wù)，需要攜帶公司印章出差的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)人寫出借據(jù)，標(biāo)明承擔(dān)依法使用的責(zé)任和歸還時(shí)間。（8）使用公司印章時(shí)，嚴(yán)禁蓋空白章或給外單位蓋章。（9）常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與總經(jīng)辦主任取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去遞交申請(qǐng)的手續(xù)。總經(jīng)辦主任應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名存檔，以備查考。5、印章保管：（1）公司各種印章由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用事宜由總經(jīng)辦主任負(fù)完全責(zé)任。（2）總經(jīng)辦應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的制發(fā)、換發(fā)、稽查等工作，并設(shè)立“印章登記表”、拓具印模、樣本依序裝訂成冊(cè)，以便管理。（3）印章不固定換發(fā)年限，各印章管理人員每年應(yīng)至少稽查一次。（4）監(jiān)印人員或印章管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將拓具印模樣本列冊(cè)進(jìn)行移交，并報(bào)送總經(jīng)辦。6、印章繳銷：（1）廢止撤銷或遺失尋獲的印章，應(yīng)由印章管理人員向總經(jīng)辦遞交“繳銷印章申請(qǐng)”，總經(jīng)辦主任依據(jù)規(guī)定的權(quán)限及程序呈經(jīng)總經(jīng)理核定后，檢具繳銷之印章后進(jìn)行繳銷。（2）當(dāng)管理處撤管時(shí)，管理處印章統(tǒng)一由總經(jīng)辦主任保存。（3）總經(jīng)辦收到繳銷的印章，應(yīng)酌情予以保存或截角注銷。五、有關(guān)要求既說(shuō)明：無(wú)六