大學(xué)學(xué)生會辦公室部門-值班制度

值班制度——（僅針對09級年級干部）值班時(shí)應(yīng)完成的事情：1.在簽到本上簽到（簽到本和筆統(tǒng)一放到桌子的右上角，簽到格式為“X月X日第XX節(jié)課XXX”）2.到湖南大學(xué)共青團(tuán)委網(wǎng)站以及湖南大學(xué)——學(xué)工在線（用戶名是xgb,密碼是8823561）上瀏覽，及時(shí)查看通知。并根據(jù)通知的具體內(nèi)容有針對性地做好通知下達(dá)工作（如通知輔導(dǎo)員開會的則盡快通知輔導(dǎo)員；如大型活動的通知則先告知年級長，再由他下達(dá)；如與獎、助學(xué)金相關(guān)的通知年級長和生活股長等等）3.及時(shí)做好辦公室的清掃工作（注：需要進(jìn)行衛(wèi)生打掃的僅指每天的末班值班同學(xué)），衛(wèi)生打掃的具體要求請參看《新聞與傳播學(xué)院辦公室文化建設(shè)方案》。4.做好各種資料的整理，進(jìn)行分類、歸檔。5.接聽電話，根據(jù)撥打者的具體要求進(jìn)行轉(zhuǎn)接或者記錄。（電話信息記錄本統(tǒng)一放在桌子的左上角，隨取隨用，電話信息記錄格式為“X月X日XX事/找X人記錄人XXX”）6.接待到辦公室進(jìn)行咨詢和處理各項(xiàng)事宜的同學(xué)和老師，根據(jù)他們的具體要求有針對性地進(jìn)行聯(lián)系和處理。（如找輔導(dǎo)員而輔導(dǎo)員不在的，可以建議其打輔導(dǎo)員手機(jī)；如找研究生學(xué)姐而研究生學(xué)姐不在的，可以建議其打研究生學(xué)姐手機(jī)等等）備注：在完成上述事件后的空閑時(shí)間里，值班同學(xué)可以自由選擇做其他事情；在需要時(shí)協(xié)助輔導(dǎo)員和研究生學(xué)姐處理其他事宜。值班時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1.早上和下午的首班值班同學(xué)若碰到辦公室無人、鎖門的情況可到值班室領(lǐng)取鑰匙，使用好鑰匙好及時(shí)交還給值班室值班人員，并做好登記。（登記格式亦為“X月X日第XX節(jié)課XXX”，若因忘記交還鑰匙而引起下個(gè)半天的首班值班同學(xué)關(guān)在門外則要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.值班同學(xué)一定要明確自己值班的具體時(shí)間，并且上、下班要做好銜接。上一班要及時(shí)通知下一班（而后者早上和下午末班值班同學(xué)不包括在內(nèi)）。若某一班出現(xiàn)沒有人值班的情況，本班以及上一班的值班同學(xué)接受相同的懲罰。3.不能以查看通知及與辦公室工作相關(guān)的之外的目以外的目的使用辦公室電腦，若因使用不當(dāng)而引起電腦中毒、資料丟失則要承擔(dān)全部責(zé)任。4.謹(jǐn)慎對待辦公室內(nèi)的所有文件、資料。未經(jīng)允許不得翻閱資料，經(jīng)過允許亦不能將其中涉及隱私的資料向外透露。妥善保管各類資料，不論是在做衛(wèi)生清掃或是在整理資料，在未經(jīng)輔導(dǎo)員老師或研究生學(xué)姐的允許的情況下不能擅自丟棄資料。因各種原因造成資料損壞、丟失、泄露（引起不良后果的）要承擔(dān)全部責(zé)任。明白自己的具體的值班時(shí)間，也方便提醒下一班同學(xué)。（2）辦公室主任統(tǒng)計(jì)好各位年級干部的節(jié)假日的離校和在校情況，再結(jié)合前段時(shí)間的考勤結(jié)果，制定科學(xué)合理的節(jié)假日值班表。同時(shí)，張貼在辦公室的黑板上，讓各位值班的同學(xué)明白自己的具體的值班時(shí)間，也方便提醒下一班同學(xué)。（3）在一個(gè)值班周期結(jié)束前兩周就要制定好下一個(gè)值班周期的值班表。（4）在一個(gè)值班周期結(jié)束的前一周要在年級干部例會上將值班表傳閱給各位年級干部看，保證每個(gè)人都清楚自己和下一班的值班情況。2.值班的時(shí)間安排：（1）周次：第1周~第15周（當(dāng)中包括端午假期及五一假期）（2）具體時(shí)間：早上第一班08：30~09：40第二班10：00~11：30下午第一班14：30~16：00第二班16：00~17：303.值班方式：分為校區(qū)值班和園區(qū)值班兩種，上述所有規(guī)則適用于校區(qū)值班，園區(qū)值班（一般在節(jié)假日）對值班同學(xué)的具體要求見下：確保一天都要在園區(qū)，若需調(diào)整需告知辦公室主任以便調(diào)班。若臨時(shí)有事需小段時(shí)間離開園區(qū)的，需找一位同學(xué)臨時(shí)負(fù)責(zé)值班工作，并告知辦公室主任。時(shí)刻保持手機(jī)暢通，方便聯(lián)系。及時(shí)、全面了解園區(qū)內(nèi)同學(xué)們的情況，若有突發(fā)狀況應(yīng)及時(shí)告知輔導(dǎo)員老師。4.值班的人員構(gòu)成09級全體年級干部：潘美辰宣傳股銳文藝股慧姝學(xué)習(xí)股小雨生活股妙妙辦公室主旖旎組織股韻峰年級振雅實(shí)踐與志愿林萍副年級振宇團(tuán)總遠(yuǎn)翔體育股佳儀文藝股士豪生活股燕妮班波團(tuán)支湖興班磊團(tuán)支曉楠班希冀團(tuán)支棟成班海燕團(tuán)支書139749073775.辦公室人員的聯(lián)系方式及相關(guān)事宜主要負(fù)責(zé)人（1.）輔導(dǎo)員老師：劉佳老德老騫老師劉老師吳老研究生學(xué)姐：學(xué)姐梅娜學(xué)2）劉佳老師主要負(fù)責(zé)新聞與傳播學(xué)系07~09級相關(guān)事宜。唐德老師主要負(fù)責(zé)新聞與傳播學(xué)系畢業(yè)生（即06級）和研究生的相關(guān)工