某項目文件檔案管理制度

xxxxxx項目文件檔案管理制度（第一版）xxxxxx項目建設(shè)管理部

2020年9月批準(zhǔn):審核:編寫:TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1總則 1\o"CurrentDocument"2管理規(guī)定 1概要 1收文 2發(fā)文 4文檔傳閱 5文件歸檔與利用 6\o"CurrentDocument"3附則 7文件檔案管理制度1總則為了規(guī)范xxxxxx項目建設(shè)過程中建設(shè)管理部收發(fā)文及文檔傳閱制度，保證辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化，提高文件傳閱及處理速度，提高辦公效率，提高文件歸檔的規(guī)范性，特制訂本制度。2管理規(guī)定概要1）收發(fā)文工作應(yīng)做到收發(fā)及時，規(guī)范統(tǒng)一，傳遞快速，環(huán)節(jié)暢通；2）文件經(jīng)辦過程中，應(yīng)防止原文件損壞，確保文件的安全；文件辦理后，保證文件的齊全、完整和準(zhǔn)確；3）在工程項目實施過程中所形成的往來文件，任何個人不得私自占有，統(tǒng)一歸口綜合管理辦公室存檔，進行集中管理，收到公文、圖紙、技術(shù)資料要分類存放，并建立清單電子目錄存檔；4）建設(shè)管理部員工在文件經(jīng)辦過程中應(yīng)注意做好保密工作，禁止泄露來往文件中的保密內(nèi)容；5）建設(shè)管理部各部門接到收文后，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的審簽意見及時辦理；屬于部門聯(lián)合承辦的，由綜合管理辦公室做好銜接、協(xié)調(diào)工作，相關(guān)部門密切配合、及時辦理；6）文件處理完后應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定進行歸檔；收文1)公文(1)公文包括各級政府有關(guān)部門、上級主管單位及工程相關(guān)建設(shè)單位的來文、來函。(2)建設(shè)管理部員工直接收到的文件，應(yīng)將文件原文轉(zhuǎn)交綜合管理辦公室，由綜合管理辦公室按收文處理流程辦理。(3)公文處理流程(見圖)。22）工程資料設(shè)計、施工、監(jiān)理報來的工程技術(shù)資料，設(shè)備廠家資料，工程建設(shè)有關(guān)的合同協(xié)議，招（投）標(biāo)書等。（1）設(shè)計單位的圖紙、設(shè)計修改通知單等設(shè)計文件。設(shè)計單位發(fā)來的施工圖、設(shè)計修改通知單等設(shè)計文件，要經(jīng)過建設(shè)管理部部門領(lǐng)導(dǎo)和建設(shè)管理部主任審簽（附件3：《施工設(shè)計文件審查意見單》）后才能發(fā)送。設(shè)計單位的圖紙、設(shè)計修改通知單等設(shè)計文件發(fā)送分配情況見下表：建設(shè)管理部施工圖發(fā)送分配表 共14套施工圖類別監(jiān)理建設(shè)管理部主任工程建設(shè)管理辦公室綜合管理辦公室施工單位存檔土建2套1套4套2套2套3套電氣2套1套4套2套2套3套（2）施工、監(jiān)理單位上報的資料。施工、監(jiān)理單位上報的資料，經(jīng)過部門會簽（附件4：《內(nèi)部會簽單》），由建設(shè)管理部主任簽署處理意見后，將處理意見返還來文單位。（3）工程建設(shè)有關(guān)的合同、協(xié)議；應(yīng)分類存放，未經(jīng)建設(shè)管理部主任簽字允許，不得借閱。（4）設(shè)備廠家資料，工程建設(shè)有關(guān)的合同協(xié)議，招（投）書等按建設(shè)管理部負責(zé)人批示發(fā)送。3(5)建設(shè)管理部收到工程資料，需要發(fā)給參建單位或部門的，應(yīng)及時登記和發(fā)送。見附件5：《圖紙資料發(fā)送登記表》。發(fā)文1)公文(1)建設(shè)管理部以紅頭文件形式向相關(guān)建設(shè)單位及地方政府發(fā)出的文(函)。(2)統(tǒng)一建設(shè)管理部向相關(guān)建設(shè)單位發(fā)文編號：義義義義(綜、安、質(zhì)、技、計、經(jīng))字［年份］義義義義號。向地方政府發(fā)文編號：義義義義函［年份］義義義義號。建設(shè)管理部呈批件發(fā)文編號：義義義義呈批［年份］義義義義號。建設(shè)管理部會議紀(jì)要：義義義義會紀(jì)［年份］義義義義號。(3)文件密級：A級：機密B級：秘密不做標(biāo)識：普通。(4)參照《GB/T9704-1999國家行政機關(guān)公文格式》，規(guī)范建設(shè)管理部發(fā)文格式(見附件6：《建設(shè)管理部公文格式》。(5)發(fā)文處理流程(見圖)：

2）工程資料在工程項目實施過程中，建設(shè)管理部向設(shè)計、監(jiān)理及有關(guān)單位發(fā)出的聯(lián)系單、通知、會議紀(jì)要文件資料以《建設(shè)管理部公函格式》（附件9）形式發(fā)出。3）建設(shè)管理部通過郵寄、傳真或E-mail等方式發(fā)送文件后，收發(fā)文人員應(yīng)與對方確認收到文件。文檔傳閱1）資料員收文后應(yīng)按收文規(guī)定及時辦理收文錄入，并及時報領(lǐng)導(dǎo)批閱，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見送相關(guān)人員閱處或閱辦。2、資料員應(yīng)每天10點前將收文根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見送相關(guān)部門閱辦，并跟蹤昨日發(fā)文處理情況，根據(jù)處理意見及時回收并送達相關(guān)人員閱辦；3、各部門（指綜合管理辦公室、工程建設(shè)管理辦公室，下同）員工應(yīng)在當(dāng)天晚上10點前完成對資料員送來的文件進行批閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見及時在部門傳閱，凡閱知文件每個部門處理時限為1天，負責(zé)閱處或閱辦的部門可以根據(jù)實際情況處理時限酌情延遲，需向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，且處理時限一般不宜超過3天；4、如文件緊急，資料員應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱已經(jīng)及時送達相關(guān)人員處理，相關(guān)人員處理完畢后及時反饋給收發(fā)員，并送下一個人員處理；5、對于閱知文件，各部門人員應(yīng)在文件傳閱欄相應(yīng)位置填寫“已閱”，并簽名和日期；對于閱處或閱辦文件，負責(zé)閱處或閱辦的人員應(yīng)提出處理意見，處理結(jié)果等，其他人員在相應(yīng)位置填寫“已閱”，并簽名和日期。6、各部門處理完畢后，收發(fā)員應(yīng)及時收回存檔，并建立文檔電子目錄。文件歸檔與利用1）來往公文按及工程資料進行編號后分類存放，并建立有效的文件