某電廠工程文件和資料管理措施

某電廠工程文件和資料管理措施1管理范圍(1)施工組織設計（方案）報審表(2)設計交底與圖紙會審會議紀要(3)工程變更資料、隱蔽工程驗收資料(4)會議紀要、來往函件(5)質量缺陷與事故的處理文件(6)設計施工圖、設備安裝圖(7)法律、法規(guī)、規(guī)程、規(guī)范、標準以及技術參考資料(8)施工技術措施、技術交底三簽單(9)分部工程、單位工程(10)其它施工技術資料2管理制度針對本工程項目施工，我公司將執(zhí)行“文件包”制度，進行資料和過程的超前管理，每個單項工程開工前由“文件包”負責人收集開工必備資料，開工后根據(jù)工程進展要求隨時將資料裝入相應文件包，確保施工資料的及時收集、及時整理、妥善保存。(1)主要文件《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系程序文件》《火電機組達標投產考核標準及其相關規(guī)定》《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002《建設項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》《電力建設工程施工技術管理導則》《火力發(fā)電工程施工組織設計導則》(2)技術管理制度《“文件包”制度》《工法管理制度》《施工組織設計（施工方案）編制、審批制度》《圖紙會審、設計變更制度》《技術交底、技術復核制度》］《工程技術檔案管理制度》《測量管理制度》《技術培訓制度》《施工現(xiàn)場臨時用電管理制度》《冬雨期施工技術管理制度》《各級技術崗位責任制》《試驗管理制度》《計量管理制度》3文件資料的溝通(1)信息的溝通工具采用MIS系統(tǒng)、辦公自動化、《工程聯(lián)絡單》、會議等方式予以傳遞。(2)各部門依據(jù)相關文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息。(3)緊急信息由發(fā)現(xiàn)部門按照有關規(guī)定及時傳遞給專業(yè)工程師，專業(yè)工程師及時將信息傳遞到有關領導或有關部門組織處理。(4)資料管理人員負責將處理情況和結果及時反饋給提供者。(5)各部門直接從外部獲取的其它類信息，以《信息聯(lián)絡處理單》的形式及時傳遞資料員，資料員負責分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關部門。(6)資料員負責匯集各方面的信息，統(tǒng)一保存。4文件資料控制(1)項目部資料室負責工程文件資料的收集、傳遞以及信息的反饋。(2)項目部資料室負責接收上級下發(fā)的工程文件資料。(3)項目資料室負責工程文件資料的整理、分類，及時報主管領導審批，并下發(fā)到相關部門，作好文件資料的接收、發(fā)放記錄。(4)上報甲方的工程文件資料，由總工程師組織編制，簽字確認后，項目資料室負責上報，作好各項記錄。(5)文件資料從接收登記到發(fā)放、存檔、借閱等，遵循固定的管理程度，所有發(fā)放資料都具有可追溯性。(6)單位工程完工后，項目部資料員進行工程文件資料的整理，按檔案規(guī)定的要求及時歸檔。5文件資料管理網絡項目部設資料室主管整個工程項目文件資料的接收、登記、建帳及發(fā)放工作，各部門設兼職資料員，負責本部門資料的接收、登記、建帳和發(fā)放，構成工程資料的管理網絡。項目部資料管理網絡圖見下：項目部資料室施工管理部技術質量部安全管理部經營核算部材料設備部項目部資料室施工管理部技術質量部安全管理部經營核算部材料設備部綜合辦公室建筑施工工地安裝施工工地作業(yè)班組6規(guī)程、規(guī)范控制(1)在公司范圍內使用的法律、法規(guī)、規(guī)程、標準、定額等技術資料均屬受控資料，由公司資料室統(tǒng)一購買，分類、編號、建帳后下發(fā)到項目部資料室。(2)項目部資料室建立二級臺帳，負責資料的接收、發(fā)放、借閱以及作廢資料的回收、銷毀工作。(3)項目部資料室及各專業(yè)工地設兼職資料員，負責本部門資料的控制。(4)工程完工后，項目部資料室將資料匯總整理后（包括二級臺帳）統(tǒng)一上交公司資料室。7施工圖紙控制(1)項目工程所涉及的施工圖紙均屬受控資料，由項目部資料室統(tǒng)一簽收、發(fā)放。(2)項目部資料室將施工圖整理、編號、登記，由項目部總工程師主持對施工圖進行綜合會檢，由項目部資料室將施工圖發(fā)放到使用單位，并做好發(fā)放記錄。(3)各專業(yè)工地的資料員根據(jù)生產計劃部門下發(fā)的生產任務，到資料室領取施工圖紙。由工地專責工程師主持對施工圖進行系統(tǒng)會檢后，由兼職資料員負責下發(fā)，做好接收、發(fā)放記錄。(4)項目部資料室隨時提供給監(jiān)理工程師及其書面授權的任何其他人員檢查和使用施工圖。(5)廠家的設備資料隨設備到達現(xiàn)場后，由項目部資料室負責統(tǒng)一接收、登記、編號、發(fā)放。(6)工程竣工后，兼職資料員負責將本部門使用的施工圖紙、設備圖紙收回，上交項目部資料室。項目部資料室向公司資料室上交一套完整的施工圖。8設計變更的控制(1)以設計變更單的形式來傳遞設計變更信息。(2)小型設計變更：由現(xiàn)場設計、建設（監(jiān)理）單位代表簽字同意后生效。一般設計變更：由設計單位簽發(fā)設計變更通知書并經建設（監(jiān)理）單位會簽后生效。重大設計變更：由設計單位修改設計圖紙并出具設計變更通知書，并附有工程預算變更單，經建設、監(jiān)理、施工單位會簽后生效。(3)項目部資料室接到設計變更后及時登記，并按規(guī)定下發(fā)到相關部門。施工圖持有者及時將設計變更的內容在施工圖紙上做出相應更改標識，確保工程質量。(4)工程竣工后由項目部資料室分別向建設單位、公司檔案室移交。9施工技術措施及技術交底三簽單的控制(1)施工技術措施分為甲類和乙類措施二種，分別有相應的編制內容、格式、審核和審批要求，項目部嚴格按《施工技術措施編制規(guī)定》執(zhí)行。(2)項目部資料室接到甲類施工技術措施后進行登記并及時下發(fā)有關部門。甲類措施上報公司進行備案。乙類措施由各專業(yè)工地進行登記并及時下發(fā)。乙類措施在項目部資料室備案，項目部資料室定期或工程結束后集中上交公司檔案室按《建設項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》規(guī)定的要求進行歸檔。(3)施工交底嚴格執(zhí)行《電力建設工程施工技術管理導則》的規(guī)定。(4)分項工程完工后，專業(yè)工地將技術交底三簽單上交項目部資料室，待工程完工后由項目部資料室上交公司檔案室進行歸檔。10竣工資料整理移交(1)竣工資料是項目建設最終情況的真實反應，是工程建成投產后運行、維護、保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)。項目部在施工中建立健全竣工資料管理制度，實行科學收集，定向移交，統(tǒng)一歸口，便于存取和檢索。(2)工程施工技術資料的整理始于工程開工，終于工程竣工，真實記錄施工全過程，可按形成規(guī)律收集。(3)工程資料按專業(yè)特點，根據(jù)工程的內在要求，進行分類組卷。(4)工程檢驗評定資料按單位工程、分部工程、分項工程劃分的順序，進行分類組卷。(5)各部門按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》將施工過程中產生的文件資料整理齊全、規(guī)范，并使用MIS系統(tǒng)進行入庫和歸檔工作，資料錄入要求填寫資料類型、文件編號、文件材料題名、責任者、錄入日期、移交人、數(shù)量、單位、頁次等信息及電子文檔整理齊全后，統(tǒng)一交項目部資料室。資料室收集整理完整后，分別向建設單位、公司檔案室移交。向建設單位移交的竣工資料份數(shù)按合同要求執(zhí)行。(6)所有竣工圖加蓋竣工圖章(7)項目部資料室與建設單位辦理檔案移交手續(xù)時，明確檔案移交的內容、案卷數(shù)、圖紙份數(shù)等。辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后生效。(8)需要移交業(yè)主的施工資料，按MIS系統(tǒng)的要求進行正確的填寫。(9)業(yè)主對資料整理有要求時，按業(yè)主要求進行整理。11工程函件的閉環(huán)管理(1)所有的文件、手冊、圖紙、說明書等將通過電子郵件傳送交給有關方。(2)為了識別函件，在每份文件中將提供以下信息：函件的類型、發(fā)送方、接收方等。(3)要求回復的函件應說明所要求的回復日期，當收件人不能如期回復，應盡早以書面方式通知發(fā)出方。(4)各方都以列表形式登記其函件。(5)每一方直接傳送文件到接收方。(6)所有的函件簽署正式的簽名，無簽名的函件視為無效關認為沒有發(fā)出。12計算機在工程文件資料管理中的應用(1)資料管理軟件的主要作用：在工程施工中，資料管理全部使用MIS系統(tǒng)軟件。使文件的處理，案卷的處理，檢索、統(tǒng)計、歸檔的應用更加快捷。(2)資料記錄（包括：資料類型、文件編號、文件材料題名、責任者、錄入日期、移交人、數(shù)量、單位、頁數(shù)等）。(3)組織相關關聯(lián)的資料料為一組（按按專業(yè)劃分分資料，將將有關的資資料列出，都都包括了哪哪些施工圖圖、措施等等。并隨時時補充相關關資料）。(4)記錄資料料的收發(fā)情情況（包括括：發(fā)放人人、部門、份份數(shù)、收件件人等）。(5)資料的運運轉情況：：首先準備備好審批資資料，按簽簽發(fā)順序，依依次發(fā)送到到有關簽發(fā)發(fā)單位，并并隨時查看看，是否簽簽發(fā)返回，并并根據(jù)簽發(fā)發(fā)說明，如如需改動的的，應及時時修改，并并再次發(fā)送送簽發(fā)單位位直到合格格簽發(fā)為止止。若在規(guī)規(guī)定時間內