某電廠工程文件和資料管理措施

某電廠工程文件和資料管理措施1管理范圍(1)施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表(2)設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要(3)工程變更資料、隱蔽工程驗(yàn)收資料(4)會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件(5)質(zhì)量缺陷與事故的處理文件(6)設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)備安裝圖(7)法律、法規(guī)、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)參考資料(8)施工技術(shù)措施、技術(shù)交底三簽單(9)分部工程、單位工程(10)其它施工技術(shù)資料2管理制度針對(duì)本工程項(xiàng)目施工，我公司將執(zhí)行“文件包”制度，進(jìn)行資料和過(guò)程的超前管理，每個(gè)單項(xiàng)工程開(kāi)工前由“文件包”負(fù)責(zé)人收集開(kāi)工必備資料，開(kāi)工后根據(jù)工程進(jìn)展要求隨時(shí)將資料裝入相應(yīng)文件包，確保施工資料的及時(shí)收集、及時(shí)整理、妥善保存。(1)主要文件《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系程序文件》《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)及其相關(guān)規(guī)定》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》《電力建設(shè)工程施工技術(shù)管理導(dǎo)則》《火力發(fā)電工程施工組織設(shè)計(jì)導(dǎo)則》(2)技術(shù)管理制度《“文件包”制度》《工法管理制度》《施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）編制、審批制度》《圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更制度》《技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核制度》］《工程技術(shù)檔案管理制度》《測(cè)量管理制度》《技術(shù)培訓(xùn)制度》《施工現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)用電管理制度》《冬雨期施工技術(shù)管理制度》《各級(jí)技術(shù)崗位責(zé)任制》《試驗(yàn)管理制度》《計(jì)量管理制度》3文件資料的溝通(1)信息的溝通工具采用MIS系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化、《工程聯(lián)絡(luò)單》、會(huì)議等方式予以傳遞。(2)各部門(mén)依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息。(3)緊急信息由發(fā)現(xiàn)部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)傳遞給專(zhuān)業(yè)工程師，專(zhuān)業(yè)工程師及時(shí)將信息傳遞到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)組織處理。(4)資料管理人員負(fù)責(zé)將處理情況和結(jié)果及時(shí)反饋給提供者。(5)各部門(mén)直接從外部獲取的其它類(lèi)信息，以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式及時(shí)傳遞資料員，資料員負(fù)責(zé)分類(lèi)、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門(mén)。(6)資料員負(fù)責(zé)匯集各方面的信息，統(tǒng)一保存。4文件資料控制(1)項(xiàng)目部資料室負(fù)責(zé)工程文件資料的收集、傳遞以及信息的反饋。(2)項(xiàng)目部資料室負(fù)責(zé)接收上級(jí)下發(fā)的工程文件資料。(3)項(xiàng)目資料室負(fù)責(zé)工程文件資料的整理、分類(lèi)，及時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并下發(fā)到相關(guān)部門(mén)，作好文件資料的接收、發(fā)放記錄。(4)上報(bào)甲方的工程文件資料，由總工程師組織編制，簽字確認(rèn)后，項(xiàng)目資料室負(fù)責(zé)上報(bào)，作好各項(xiàng)記錄。(5)文件資料從接收登記到發(fā)放、存檔、借閱等，遵循固定的管理程度，所有發(fā)放資料都具有可追溯性。(6)單位工程完工后，項(xiàng)目部資料員進(jìn)行工程文件資料的整理，按檔案規(guī)定的要求及時(shí)歸檔。5文件資料管理網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目部設(shè)資料室主管整個(gè)工程項(xiàng)目文件資料的接收、登記、建帳及發(fā)放工作，各部門(mén)設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)本部門(mén)資料的接收、登記、建帳和發(fā)放，構(gòu)成工程資料的管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目部資料管理網(wǎng)絡(luò)圖見(jiàn)下：項(xiàng)目部資料室施工管理部技術(shù)質(zhì)量部安全管理部經(jīng)營(yíng)核算部材料設(shè)備部項(xiàng)目部資料室施工管理部技術(shù)質(zhì)量部安全管理部經(jīng)營(yíng)核算部材料設(shè)備部綜合辦公室建筑施工工地安裝施工工地作業(yè)班組6規(guī)程、規(guī)范控制(1)在公司范圍內(nèi)使用的法律、法規(guī)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)、定額等技術(shù)資料均屬受控資料，由公司資料室統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，分類(lèi)、編號(hào)、建帳后下發(fā)到項(xiàng)目部資料室。(2)項(xiàng)目部資料室建立二級(jí)臺(tái)帳，負(fù)責(zé)資料的接收、發(fā)放、借閱以及作廢資料的回收、銷(xiāo)毀工作。(3)項(xiàng)目部資料室及各專(zhuān)業(yè)工地設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)本部門(mén)資料的控制。(4)工程完工后，項(xiàng)目部資料室將資料匯總整理后（包括二級(jí)臺(tái)帳）統(tǒng)一上交公司資料室。7施工圖紙控制(1)項(xiàng)目工程所涉及的施工圖紙均屬受控資料，由項(xiàng)目部資料室統(tǒng)一簽收、發(fā)放。(2)項(xiàng)目部資料室將施工圖整理、編號(hào)、登記，由項(xiàng)目部總工程師主持對(duì)施工圖進(jìn)行綜合會(huì)檢，由項(xiàng)目部資料室將施工圖發(fā)放到使用單位，并做好發(fā)放記錄。(3)各專(zhuān)業(yè)工地的資料員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部門(mén)下發(fā)的生產(chǎn)任務(wù)，到資料室領(lǐng)取施工圖紙。由工地專(zhuān)責(zé)工程師主持對(duì)施工圖進(jìn)行系統(tǒng)會(huì)檢后，由兼職資料員負(fù)責(zé)下發(fā)，做好接收、發(fā)放記錄。(4)項(xiàng)目部資料室隨時(shí)提供給監(jiān)理工程師及其書(shū)面授權(quán)的任何其他人員檢查和使用施工圖。(5)廠家的設(shè)備資料隨設(shè)備到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，由項(xiàng)目部資料室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收、登記、編號(hào)、發(fā)放。(6)工程竣工后，兼職資料員負(fù)責(zé)將本部門(mén)使用的施工圖紙、設(shè)備圖紙收回，上交項(xiàng)目部資料室。項(xiàng)目部資料室向公司資料室上交一套完整的施工圖。8設(shè)計(jì)變更的控制(1)以設(shè)計(jì)變更單的形式來(lái)傳遞設(shè)計(jì)變更信息。(2)小型設(shè)計(jì)變更：由現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)、建設(shè)（監(jiān)理）單位代表簽字同意后生效。一般設(shè)計(jì)變更：由設(shè)計(jì)單位簽發(fā)設(shè)計(jì)變更通知書(shū)并經(jīng)建設(shè)（監(jiān)理）單位會(huì)簽后生效。重大設(shè)計(jì)變更：由設(shè)計(jì)單位修改設(shè)計(jì)圖紙并出具設(shè)計(jì)變更通知書(shū)，并附有工程預(yù)算變更單，經(jīng)建設(shè)、監(jiān)理、施工單位會(huì)簽后生效。(3)項(xiàng)目部資料室接到設(shè)計(jì)變更后及時(shí)登記，并按規(guī)定下發(fā)到相關(guān)部門(mén)。施工圖持有者及時(shí)將設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容在施工圖紙上做出相應(yīng)更改標(biāo)識(shí)，確保工程質(zhì)量。(4)工程竣工后由項(xiàng)目部資料室分別向建設(shè)單位、公司檔案室移交。9施工技術(shù)措施及技術(shù)交底三簽單的控制(1)施工技術(shù)措施分為甲類(lèi)和乙類(lèi)措施二種，分別有相應(yīng)的編制內(nèi)容、格式、審核和審批要求，項(xiàng)目部嚴(yán)格按《施工技術(shù)措施編制規(guī)定》執(zhí)行。(2)項(xiàng)目部資料室接到甲類(lèi)施工技術(shù)措施后進(jìn)行登記并及時(shí)下發(fā)有關(guān)部門(mén)。甲類(lèi)措施上報(bào)公司進(jìn)行備案。乙類(lèi)措施由各專(zhuān)業(yè)工地進(jìn)行登記并及時(shí)下發(fā)。乙類(lèi)措施在項(xiàng)目部資料室備案，項(xiàng)目部資料室定期或工程結(jié)束后集中上交公司檔案室按《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》規(guī)定的要求進(jìn)行歸檔。(3)施工交底嚴(yán)格執(zhí)行《電力建設(shè)工程施工技術(shù)管理導(dǎo)則》的規(guī)定。(4)分項(xiàng)工程完工后，專(zhuān)業(yè)工地將技術(shù)交底三簽單上交項(xiàng)目部資料室，待工程完工后由項(xiàng)目部資料室上交公司檔案室進(jìn)行歸檔。10竣工資料整理移交(1)竣工資料是項(xiàng)目建設(shè)最終情況的真實(shí)反應(yīng)，是工程建成投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)。項(xiàng)目部在施工中建立健全竣工資料管理制度，實(shí)行科學(xué)收集，定向移交，統(tǒng)一歸口，便于存取和檢索。(2)工程施工技術(shù)資料的整理始于工程開(kāi)工，終于工程竣工，真實(shí)記錄施工全過(guò)程，可按形成規(guī)律收集。(3)工程資料按專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，根據(jù)工程的內(nèi)在要求，進(jìn)行分類(lèi)組卷。(4)工程檢驗(yàn)評(píng)定資料按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分的順序，進(jìn)行分類(lèi)組卷。(5)各部門(mén)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》將施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料整理齊全、規(guī)范，并使用MIS系統(tǒng)進(jìn)行入庫(kù)和歸檔工作，資料錄入要求填寫(xiě)資料類(lèi)型、文件編號(hào)、文件材料題名、責(zé)任者、錄入日期、移交人、數(shù)量、單位、頁(yè)次等信息及電子文檔整理齊全后，統(tǒng)一交項(xiàng)目部資料室。資料室收集整理完整后，分別向建設(shè)單位、公司檔案室移交。向建設(shè)單位移交的竣工資料份數(shù)按合同要求執(zhí)行。(6)所有竣工圖加蓋竣工圖章(7)項(xiàng)目部資料室與建設(shè)單位辦理檔案移交手續(xù)時(shí)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙份數(shù)等。辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字、蓋章后生效。(8)需要移交業(yè)主的施工資料，按MIS系統(tǒng)的要求進(jìn)行正確的填寫(xiě)。(9)業(yè)主對(duì)資料整理有要求時(shí)，按業(yè)主要求進(jìn)行整理。11工程函件的閉環(huán)管理(1)所有的文件、手冊(cè)、圖紙、說(shuō)明書(shū)等將通過(guò)電子郵件傳送交給有關(guān)方。(2)為了識(shí)別函件，在每份文件中將提供以下信息：函件的類(lèi)型、發(fā)送方、接收方等。(3)要求回復(fù)的函件應(yīng)說(shuō)明所要求的回復(fù)日期，當(dāng)收件人不能如期回復(fù)，應(yīng)盡早以書(shū)面方式通知發(fā)出方。(4)各方都以列表形式登記其函件。(5)每一方直接傳送文件到接收方。(6)所有的函件簽署正式的簽名，無(wú)簽名的函件視為無(wú)效關(guān)認(rèn)為沒(méi)有發(fā)出。12計(jì)算機(jī)在工程文件資料管理中的應(yīng)用(1)資料管理軟件的主要作用：在工程施工中，資料管理全部使用MIS系統(tǒng)軟件。使文件的處理，案卷的處理，檢索、統(tǒng)計(jì)、歸檔的應(yīng)用更加快捷。(2)資料記錄（包括：資料類(lèi)型、文件編號(hào)、文件材料題名、責(zé)任者、錄入日期、移交人、數(shù)量、單位、頁(yè)數(shù)等）。(3)組織相關(guān)關(guān)聯(lián)的資料料為一組（按按專(zhuān)業(yè)劃分分資料，將將有關(guān)的資資料列出，都都包括了哪哪些施工圖圖、措施等等。并隨時(shí)時(shí)補(bǔ)充相關(guān)關(guān)資料）。(4)記錄資料料的收發(fā)情情況（包括括：發(fā)放人人、部門(mén)、份份數(shù)、收件件人等）。(5)資料的運(yùn)運(yùn)轉(zhuǎn)情況：：首先準(zhǔn)備備好審批資資料，按簽簽發(fā)順序，依依次發(fā)送到到有關(guān)簽發(fā)發(fā)單位，并并隨時(shí)查看看，是否簽簽發(fā)返回，并并根據(jù)簽發(fā)發(fā)說(shuō)明，如如需改動(dòng)的的，應(yīng)及時(shí)時(shí)修改，并并再次發(fā)送送簽發(fā)單位位直到合格格簽發(fā)為止止。若在規(guī)規(guī)定時(shí)間內(nèi)