會(huì)議制度與流程

--會(huì)議制度與流程一、目的：1.1規(guī)范公司會(huì)議的管理，提高會(huì)議效率與質(zhì)量。1.2檢查、掌握公司日常運(yùn)營、管理工作執(zhí)行情況，規(guī)范公司管理，促進(jìn)公司各部門的溝通與合作。1.3 提高公司各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進(jìn)度。1.4 集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作方案。二、適用范圍： 適用于參加公司各種（早會(huì)、周會(huì)、月會(huì)、年會(huì)、臨時(shí)等）會(huì)議的人員。三、制度要求3.1會(huì)議相關(guān)人員的要求3.1.1 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前 5分鐘到達(dá)會(huì)場，做好會(huì)前準(zhǔn)備。3.1.2 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行簡要的說明。3.1.3 會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。3.1.4 屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出總結(jié)性的結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。3.1.5 主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。3.1.6 公司行政部負(fù)責(zé)會(huì)議通知，會(huì)議要求的各種資料需在會(huì)議前準(zhǔn)備好。3.1.7 與會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，應(yīng)盡量提前兩分鐘到達(dá)開會(huì)地點(diǎn)，如有特殊原因臨時(shí)不能與會(huì)者，應(yīng)提前通知主持人。3.2議題準(zhǔn)備會(huì)議召開前會(huì)議主持人須做好例會(huì)的準(zhǔn)備，會(huì)議前和相關(guān)人員擬定會(huì)議議題（主題），通知與會(huì)人員等，不能毫無準(zhǔn)備地召開例會(huì)，各崗位人員要圍繞議題做好充分準(zhǔn)備，要有明確具體方案或意見，避免會(huì)議時(shí)間過長。3.3發(fā)言要點(diǎn)----3.3.1 與會(huì)人員匯報(bào)工作、 討論問題等，其發(fā)言要圍繞會(huì)議議程和主要議題， 簡明扼要，條理清楚，發(fā)言時(shí)間一般控制在 3－5分鐘。3.3.2 不要總是圍繞一個(gè)問題不放，這次例會(huì)要解決的問題拿住一些有代表性的問題來解決，一些特殊的問題可以會(huì)后單獨(dú)處理，要是覺得有必要可以在以后的時(shí)間把解決問題的過程公布，對(duì)常規(guī)的一些問題的進(jìn)行針對(duì)性的滲透。3.4會(huì)議記錄3.4.1 行政部需負(fù)責(zé)做會(huì)議內(nèi)容記錄，做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作；會(huì)后整理《會(huì)議記錄》，《會(huì)議記錄》要標(biāo)明會(huì)議召開的時(shí)間（格式為年 /月/日/時(shí)/分）、地點(diǎn)、議題、主持人、記錄人、與會(huì)人員、缺席人員、詳細(xì)會(huì)議內(nèi)容 (發(fā)言記錄)、商議結(jié)果等，會(huì)議記錄應(yīng)簡明扼要反映會(huì)議內(nèi)容，并準(zhǔn)確真實(shí)地反映與會(huì)人員的意圖，在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，以文件形式（含電子文檔）存檔備案。3.4.2 各與會(huì)人員均應(yīng)記錄會(huì)議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對(duì)日后工作有指導(dǎo)意義。3.4.3 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄，會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性，對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。3.4.4 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：公司各類臨時(shí)行政會(huì)議；須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。3.4.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)確定。3.4.6 會(huì)議內(nèi)容的跟蹤落實(shí)。會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。與會(huì)人員及各有關(guān)部門要認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決定的事項(xiàng)， 嚴(yán)格按照會(huì)議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作并及時(shí)向有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。3.5會(huì)議紀(jì)律3.5.1 與會(huì)人員必須認(rèn)真對(duì)待會(huì)議主題，積極發(fā)表自己的見解，對(duì)發(fā)表意見的真實(shí)性、可行性負(fù)責(zé)。并且要注意條理清晰，簡明扼要。會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。3.5.2 與會(huì)人員要準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，沒有特殊情況不得缺席周會(huì)，不得遲到、早退，中途不得隨意離場。因工作需要主持人不能參加會(huì)議，要提前指定主持人；其他有必要參加的人員不能參加的，應(yīng)當(dāng)事先請(qǐng)假，并提前將與本次會(huì)議有關(guān)的報(bào)表、材料、計(jì)劃等以書面形式交主持人。3.5.3 與會(huì)者必須嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳，周會(huì)期間不得接聽電----話，所有與會(huì)人員應(yīng)將隨身攜帶的手機(jī)調(diào)至無聲或振動(dòng)狀態(tài)；如事情緊急可向主持人請(qǐng)假，到會(huì)議室外面接聽電話。3.5.4 所有與會(huì)人員統(tǒng)一著正裝，準(zhǔn)備好筆和筆記本。3.5.5例會(huì)上討論的問題屬于公司機(jī)密，參會(huì)人員必須遵守公司的保密制度保守公司機(jī)密。會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、會(huì)議流程4.1早會(huì)流程（附表1）4.2周會(huì)流程（附表2）4.3月會(huì)流程（附表3）4.4周、月會(huì)發(fā)言內(nèi)容格式參考（附表4）4.5年會(huì)與臨時(shí)會(huì)等根據(jù)實(shí)際情況提前制定流程。五、處罰規(guī)定5.1遲到：所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后 5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。5.2早退：凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開結(jié)束前 5分鐘提前離開會(huì)場的，計(jì)為早退。5.3缺席：凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。5.4無故缺席人員罰款20元，并給予通報(bào)批評(píng)；5.5無故遲到人員每遲到1分鐘罰站5分鐘，以此類推；5.6會(huì)議期間手機(jī)發(fā)出聲音者罰站10分鐘；5.7凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)；5.8各員工請(qǐng)?jiān)跁?huì)前準(zhǔn)備、組織好會(huì)議發(fā)言的相關(guān)內(nèi)容，若出現(xiàn)沒有準(zhǔn)備的情況，給予元罰款。5.9違反保密制度的人員將視嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的處分；5.10以上條款涉及的罰款將作為員工活動(dòng)經(jīng)費(fèi)由公司行政部統(tǒng)一保管。附表1：早會(huì)流程----時(shí)間 每天早上參會(huì)人員編號(hào) 事項(xiàng)1 站隊(duì)2 報(bào)數(shù)3問好4儀容儀表檢查5早操6公告通知7創(chuàng)新環(huán)節(jié)9宣言口號(hào)場外結(jié)束部門早會(huì)結(jié)束

8：15-8：30地點(diǎn)辦公樓外廣場、各經(jīng)理室公司全體員工流程按照順序站好隊(duì)主持人：請(qǐng)各部門經(jīng)理報(bào)一下到崗人數(shù)。部門經(jīng)理：XX部門應(yīng)到 X（數(shù)）人，實(shí)到 X（數(shù)）人，XX（名）請(qǐng)假，XX（名）出差。主持人：親愛的同事們，大家早上好（聲音洪亮）全體：好！很好！非常好！(按照節(jié)奏拍掌)主持人巡視一圈，檢查包括：工號(hào)牌佩戴，妝容，工裝等等早操：抓錢舞。打開相應(yīng)音樂，由指定人員帶領(lǐng)全體跟隨音樂節(jié)奏跳晨操主持人宣讀昨日紀(jì)律情況和通知公告。主持人：分享簡短故事、寓言（時(shí)間控制在 2分鐘）。主持人:感恩希星，感恩同事，快樂工作，全力以赴?。ù舐暎?。全體：同上（聲音洪亮、激情有力）會(huì)議主持：今天就到這里，各位同仁加油！明天的主持任務(wù)由 xx擔(dān)任！解散！解散并回到各自部門會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行。1、向部門經(jīng)理匯報(bào)昨日工作完成情況。2、分享總結(jié)遇到的問題。3、今日工作計(jì)劃。4、部門經(jīng)理布置工作或分享。部門經(jīng)理：各自部門制定團(tuán)隊(duì)口號(hào)?。ú块T經(jīng)理不在的由指定人員主持）附表2：----周會(huì)流程----時(shí)每周一上10：00-12:00間午地點(diǎn)多媒體會(huì)議室參會(huì)人員 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、各部門經(jīng)理、各班組長編號(hào) 事項(xiàng) 流程主持人應(yīng)在會(huì)前半小時(shí)布置會(huì)場，包括：環(huán)境、桌椅、標(biāo)牌、會(huì)議記錄表等，并督1 會(huì)前準(zhǔn)備促參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)。參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)前把事務(wù)安排好，準(zhǔn)備開會(huì)。參會(huì)人9點(diǎn)之前完成簽到，帶上會(huì)議專用筆記本并在自2員在55己的座位上落座，簽到準(zhǔn)備開會(huì)。會(huì)議在點(diǎn)整準(zhǔn)時(shí)開始，主持人組織各部門經(jīng)理等輪流310進(jìn)行工作匯報(bào)。會(huì)議開始4物流總結(jié)上周發(fā)貨、車輛、調(diào)度方面，并對(duì)本周預(yù)估發(fā)貨做計(jì)劃。物流部做總結(jié)發(fā)言順序依次為發(fā)酵組、粉碎組、包裝組、裝卸組、造粒組、機(jī)修組、5生產(chǎn)部經(jīng)理。生產(chǎn)部做總結(jié)6上周的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計(jì)劃。采購部做總結(jié)7質(zhì)檢總結(jié)上周質(zhì)量檢查情況。質(zhì)檢部做總結(jié)8上周的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計(jì)劃。銷售一部做總結(jié)9上周的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計(jì)劃。銷售二部做總結(jié)上周的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計(jì)劃。銷售三部做總結(jié)公布數(shù)據(jù)報(bào)表，包括發(fā)貨數(shù)量、回款額、欠款情況。財(cái)務(wù)部做總結(jié)公布人員招聘、人員變動(dòng)、人力資源做總結(jié)公布制度執(zhí)行情況、違反紀(jì)律情況行政部做總結(jié)相關(guān)事項(xiàng)的總結(jié)、部門協(xié)調(diào)情況副總經(jīng)理總結(jié)本次會(huì)議的總結(jié)?？偨?jīng)理做總結(jié)主持人宣布散會(huì)，總結(jié)會(huì)議記錄并組織清掃會(huì)議室。結(jié)束附表3：----月會(huì)流程----時(shí)間 每月1號(hào)的上午 9:00-12:00 地點(diǎn)多媒體會(huì)議室注：如遇節(jié)假日的，則改為上班的第一天；公司全體員工參會(huì)人員如遇發(fā)貨任務(wù)緊張時(shí)，可視情況調(diào)整時(shí)間。編號(hào) 事項(xiàng) 流程主持人應(yīng)在會(huì)前半小時(shí)布置會(huì)場，包括：環(huán)境、桌椅、標(biāo)牌、會(huì)議記錄表等，并督1會(huì)前準(zhǔn)備促參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)。參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)前把事務(wù)安排好，準(zhǔn)備開會(huì)。參會(huì)人8點(diǎn)55分之前完成簽到，帶上會(huì)議專用筆記本并在2員在自己的座位上落座，簽到準(zhǔn)備開會(huì)。會(huì)議在9點(diǎn)00分準(zhǔn)時(shí)開始，主持人組織各部門經(jīng)理等輪流進(jìn)行工作匯3報(bào)。會(huì)議開始4物流總結(jié)本月發(fā)貨、車輛、調(diào)度方面，并對(duì)本月預(yù)估發(fā)貨做計(jì)劃。物流部做總結(jié)發(fā)言順序依次為發(fā)酵組、粉碎組、包裝組、裝卸組、造粒組、機(jī)修5組、生產(chǎn)部經(jīng)理。生產(chǎn)部做總結(jié)6上月的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計(jì)劃。采購部做總結(jié)7質(zhì)檢總結(jié)上月質(zhì)量檢查情況。質(zhì)檢部做總結(jié)8上月的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計(jì)劃。銷售一部做總結(jié)9上月的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計(jì)劃。銷售二部做總結(jié)上月的計(jì)劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計(jì)劃。銷售三部做總結(jié)公布數(shù)據(jù)報(bào)表，包括發(fā)貨數(shù)量、回款額、欠款情況。財(cái)務(wù)部做總結(jié)公布上月制度執(zhí)行情況、違反紀(jì)律情況行政部做總結(jié)公布上月人員招聘、人員變動(dòng)情況，13 人力資源做總結(jié)對(duì)上月所有部門的績效考核結(jié)果做詳細(xì)報(bào)告。上月相關(guān)事項(xiàng)的總結(jié)、部門協(xié)調(diào)情況副總經(jīng)理總結(jié)本次會(huì)議的總結(jié)。總經(jīng)理做總結(jié)主持人宣布散會(huì)，總結(jié)會(huì)議記錄并組織清掃會(huì)議室。結(jié)束附表2周/月例會(huì)發(fā)言格式參考----工 部門： 姓名：----作總上周/