集團(tuán)有限公司檔案編碼制度范例

企業(yè)有限企業(yè)檔案編碼制度模范企業(yè)有限企業(yè)檔案編碼制度模范企業(yè)有限企業(yè)檔案編碼制度模范企業(yè)檔案編碼制度文件編號(hào)：WI-A-14文件版本：A/0文件種類：制度文件部門總裁辦提報(bào)人編制審核批準(zhǔn)宣布時(shí)間自贊同之日起推行時(shí)間自贊同之日起改正記錄版本改正時(shí)間改正人贊同人改正內(nèi)容說明履行時(shí)間A/0新增制度自贊同之日起1目的為完滿企業(yè)檔案資源管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，適應(yīng)企業(yè)檔案資源管理信息化的要求，保護(hù)企業(yè)利益，防范風(fēng)險(xiǎn)，制定本制度。合用范圍2.1本制度合用于企業(yè)所有檔案實(shí)體。術(shù)語和定義3.1全宗：全宗是指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。3.2模卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并裝訂成卷放入檔案盒的檔案保留單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)的基本單位。3.3檔號(hào)：在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賜予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并擁有統(tǒng)計(jì)監(jiān)察作用。3.3全宗號(hào)：指立檔單位的代號(hào)。比方：無錫食尚網(wǎng)絡(luò)科技有限企業(yè)的全宗號(hào)為WXSS。詳見附件1《企業(yè)檔案全宗號(hào)代碼表》。3.4種類號(hào)：全宗內(nèi)檔案類其他編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不相贊同出現(xiàn)重復(fù)的種類號(hào)。比方：會(huì)計(jì)檔案類會(huì)計(jì)憑據(jù)的種類號(hào)位KJ01，詳見附件2《企業(yè)檔案種類號(hào)代碼密級(jí)及保留限時(shí)表》。3.5模卷號(hào)：種類內(nèi)模卷的次序號(hào)，在同一個(gè)檔案種類內(nèi)不相贊同出現(xiàn)重復(fù)的模卷號(hào)。3.6根源原則：指依照檔案的根源進(jìn)行整理和分類，要求保持同一根源的檔案不可以分別、不相同根源的檔案不得混淆的整理原則。根源原則起源于近代法國的“敬愛全宗原則”。3.7事由—年度—保留限時(shí)分類法：檔案管理中的一種復(fù)式分類方法，第一依照檔案反應(yīng)內(nèi)容將全宗內(nèi)檔案分紅各個(gè)種類，再依照檔案形成的年份進(jìn)行分類，爾后依照檔案的保留限時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理分類。3.8年度—保留限時(shí)—機(jī)構(gòu)分類法：檔案管理中的一種復(fù)式分類方法，第一將檔案按其形成的年度進(jìn)行分類，然后將檔案按劃定的保留限時(shí)分類，最后將檔案按其形成或包辦機(jī)構(gòu)分類。檔案編碼的依照為保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，依照國家檔案局宣布推行的《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）和歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2000)的詳細(xì)要求，聯(lián)合無錫食尚網(wǎng)絡(luò)科技有限企業(yè)《企業(yè)檔案資源管理制度》中對(duì)企業(yè)檔案種類的區(qū)分，以及對(duì)每一大類檔案的二級(jí)分類方法，依照檔案管理的“根源原則”，參照“事由—年度—保留限時(shí)分類法”及“年度—保留限時(shí)—機(jī)構(gòu)分類法”制定本編碼規(guī)則。第2頁共8頁檔案編碼的原則5.1唯一性原則：制定檔案編碼的規(guī)則時(shí)，須保證在應(yīng)用該規(guī)則進(jìn)行檔案編碼時(shí)，對(duì)同一檔案不會(huì)出現(xiàn)相同編碼，并且不會(huì)出現(xiàn)空號(hào)漏號(hào)現(xiàn)象。5.2牢固性原則：編碼規(guī)則一旦確定，將長久使用。5.3合用性原則：編碼規(guī)則要盡可能簡潔，易編碼、易鑒識(shí)、易操作，適應(yīng)計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保留利用。5.4合理性原則：檔號(hào)構(gòu)造必定與企業(yè)檔案的整理分類系統(tǒng)相適應(yīng)。5.5擴(kuò)展性原則：檔號(hào)必定有適合的遞加容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)大的需要。檔案編碼的推行要求6.1檔案編碼的方法企業(yè)檔案一般以件為單位整理歸檔，工程項(xiàng)目檔案中的基建檔案需要立卷歸檔，按件歸檔與按卷歸檔采用不同的編碼方法。依照現(xiàn)有各樣檔案采用的不相同的分類法，檔號(hào)的編碼采用不相同規(guī)則，依照現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)及未來的需要，檔號(hào)的編制規(guī)則分為“年度—保留限時(shí)—機(jī)構(gòu)分類法”編碼、“事由—年度—保留限時(shí)分類法”編碼兩大類，而“事由—年度—保留限時(shí)分類法”，又依照檔案歸檔方式不相同，編碼分一文一件編碼以及模卷文件編碼兩類：6.2檔案編碼方法采用“事由—年度—保留限時(shí)分類法”一文一件編碼：1）行政管理類檔案檔號(hào)如：WXSS-XZ01-2011Y-0001；2）財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案檔號(hào)如：WXSS-CW03-2011Y-0001；3）人事類檔案檔號(hào)如：WXSS-RS01-2011Y-0001；4）研發(fā)生產(chǎn)類檔案檔號(hào)如：WXSS-YF02-2011C-0001；5）營銷事業(yè)類檔案檔號(hào)如：WXSS-YX01-2011Y-00016.3檔案編碼的規(guī)則6.3.1“年度—保留限時(shí)—機(jī)構(gòu)分類法”檔案編碼的規(guī)則文書檔案、合同檔案、產(chǎn)品檔案檔案編碼時(shí)，對(duì)歸檔資料先后依照不相同的全宗、形成年度、保留限時(shí)和機(jī)構(gòu)分類，爾后對(duì)同類文件編件號(hào)，件號(hào)以4位流水號(hào)方式展現(xiàn)。此編碼規(guī)則中，種類內(nèi)文件的件號(hào)是連續(xù)存在的，不受檔案盒的影響。比方第一盒檔案的文件序號(hào)從0001到0100，第二盒檔案的文件序號(hào)是從0101到0200。檔號(hào)：由全宗號(hào)、種類號(hào)、年度保留限時(shí)、文件序號(hào)組成，組成構(gòu)造為：全宗號(hào)－年度保留限時(shí)－機(jī)構(gòu)簡碼—文件序號(hào)。全宗號(hào)：4個(gè)字母。詳見附件1《企業(yè)檔案全宗號(hào)代碼表》年度保留限時(shí)：檔案形成年份（4位阿拉伯?dāng)?shù)字）、檔案保留限時(shí)代碼（1個(gè)字母，詳見附件3《檔案保管限時(shí)代碼表》）機(jī)構(gòu)簡碼：檔案形成或包辦機(jī)構(gòu)的簡稱。2到3個(gè)漢字組成，詳見附件4《機(jī)構(gòu)簡碼》。文件序號(hào)：文件的次序號(hào)（4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，從0001編起）。文件序號(hào)依照歸檔先后次序以流水號(hào)的形式編著。第3頁共8頁全宗號(hào)、年度保留限時(shí)、機(jī)構(gòu)簡碼與文件序號(hào)之間使用連結(jié)符“－”連結(jié)。檔案編碼（即文件檔號(hào)）的樣式以下（其中Z代表漢字，Y代表阿拉伯?dāng)?shù)字，X代表字母）：XXXX-YYYYX-ZZZ-YYYY檔案全宗號(hào)（詳見附件1）文件形成或承檔案生辦機(jī)構(gòu)簡碼成年度（詳見附件4）檔案保留限時(shí)代碼（詳見附件3）文件序號(hào)（文件的流水號(hào)）比方：WXSS-2011Y集-公關(guān)-0001，無錫食尚網(wǎng)絡(luò)科技有限企業(yè)2011年度永遠(yuǎn)保留的企業(yè)公共關(guān)系部的第一件檔案。6.3.2“事由—年度—保留限時(shí)分類法”一文一件編碼的規(guī)則文書檔案中的職工個(gè)人檔案（即人事檔案）、文書檔案中的資本營運(yùn)檔案、工程項(xiàng)目檔案中的房地產(chǎn)檔案、工程項(xiàng)目檔案中的設(shè)施儀器檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像書刊檔案、實(shí)物檔案、董事長檔案、電子文件檔案，對(duì)歸檔資料先后依照不相同的全宗、檔案種類、產(chǎn)生年度、保留限時(shí)分類，爾后對(duì)種類內(nèi)文件編流水號(hào)。此編碼規(guī)則中，種類內(nèi)文件的檔號(hào)是連續(xù)存在的，不受檔案盒的影響。比方第一盒檔案的文件序號(hào)從0001到0100，第二盒檔案的文件序號(hào)是從0101到0200。檔號(hào)：由全宗號(hào)、種類號(hào)、年度保留限時(shí)、文件序號(hào)組成，組成構(gòu)造為：全宗號(hào)－種類號(hào)－年度保留期限－文件序號(hào)。全宗號(hào)：4個(gè)字母。詳見附件1《企業(yè)檔案全宗號(hào)代碼表》種類號(hào)：一般由檔案一級(jí)分類種類代碼（2個(gè)字母）、檔案二級(jí)分類種類代號(hào)（2位阿拉伯?dāng)?shù)字）組成。而聲像書刊檔案須采用三級(jí)分類號(hào)，如SS0101，SS0203等；房地產(chǎn)檔案種類號(hào)為5位，如GF001，資本營運(yùn)檔案種類號(hào)為7位，如WS10001。詳見附件2《企業(yè)檔案種類號(hào)代碼密級(jí)及保留限時(shí)表》年度保留限時(shí)：由檔案形成年份（4位阿拉伯?dāng)?shù)字）、檔案保留限時(shí)代碼（1個(gè)字母，詳見附件3《檔案保留限時(shí)代碼表》）文件序號(hào)：文件的次序號(hào)（4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，從0001編起）。文件序號(hào)依照歸檔先后次序以流水號(hào)的形式編著。全宗號(hào)、種類號(hào)、年度保留限時(shí)與文件序號(hào)之間使用連結(jié)符“－”連結(jié)。第4頁共8頁一文一件檔案編碼（即文件檔號(hào)）的樣式以下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯?dāng)?shù)字）：XXXX-XXYY-YYYYX-YYYY檔案全宗號(hào)檔案生（詳見附件1）成年度檔案一級(jí)分類種類代碼（詳見附件2）檔案保留限時(shí)代碼（詳見附件3）檔案二級(jí)分類種類代號(hào)（詳見附件2）文件序號(hào)（文件的流水號(hào)）比方：WXSS-KY01-2011Y-0001：無錫食尚網(wǎng)絡(luò)科技有限企業(yè)科研檔案配方文檔2011年度永遠(yuǎn)保留的第一份配方。模卷文件編碼的規(guī)則工程項(xiàng)目檔案中的基建檔案須組卷歸檔，立卷檔案編碼分為檔案盒編碼以及盒內(nèi)文件編碼兩類。立卷文件編碼時(shí)，對(duì)歸檔資料先后依照不相同的全宗、檔案種類、產(chǎn)生年度、保留限時(shí)分類，爾后對(duì)種類內(nèi)立卷檔案盒編流水號(hào)，在檔案盒編碼的基礎(chǔ)上，再對(duì)峙卷檔案盒內(nèi)文件編流水號(hào)。此編碼規(guī)則中，種類內(nèi)立卷檔案盒的編號(hào)是連續(xù)存在的，而檔案盒內(nèi)文件編號(hào)與其他檔案盒內(nèi)文件編號(hào)不是連續(xù)排列的。比方第一盒檔案的模卷號(hào)為2010Y0001，盒內(nèi)文件序號(hào)從0001到0100，第二盒檔案的模卷號(hào)為2010Y0002，盒內(nèi)文件序號(hào)是從0001到0100。檔案盒編碼的規(guī)則①盒號(hào)：由全宗號(hào)、種類號(hào)、模卷號(hào)組成，組成構(gòu)造為：全宗號(hào)－種類號(hào)－模卷號(hào)。②全宗號(hào)：4個(gè)字母。詳見附件1《企業(yè)檔案全宗號(hào)代碼表》③種類號(hào)：由檔案一級(jí)分類種類代碼（2個(gè)字母）、檔案二級(jí)分類種類代號(hào)（2位阿拉伯?dāng)?shù)字）組成，從GJ01開始，每個(gè)工程對(duì)應(yīng)一個(gè)種類號(hào)。詳見附件2《企業(yè)檔案種類號(hào)代碼密級(jí)及保留限時(shí)表》④模卷號(hào)：由檔案形成年份（4位阿拉伯?dāng)?shù)字）、檔案保留限時(shí)代碼（1個(gè)字母，詳見附件3《檔案保留限時(shí)代碼表》）、模卷次序號(hào)（4位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001編起）組成。其中，模卷次序號(hào)依照歸檔先后次序以流水號(hào)的形式編著。全宗號(hào)、種類號(hào)與模卷號(hào)之間使用連結(jié)符“－”連結(jié)。第5頁共8頁檔案盒編碼（即盒號(hào)）的樣式以下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯?dāng)?shù)字）：XXXX-XXYY-YYYYXYYYY檔案全宗號(hào)檔案生（詳見附件1）成年度檔案一級(jí)分類種類代碼（詳見附件2）檔案保留限時(shí)代碼（詳見附件3）檔案二級(jí)分類種類代號(hào)（詳見附件2）模卷次序號(hào)（模卷的流水號(hào)）比方：WXSS-GJ01-2010Y0001：無錫食尚網(wǎng)絡(luò)科技有限企業(yè)基建檔案2010年度永遠(yuǎn)保留的第一盒檔案.盒內(nèi)文件編碼的規(guī)則①文件編碼：由全宗號(hào)、種類號(hào)、模卷號(hào)、文件序號(hào)組成，組成構(gòu)造為：全宗號(hào)－種類號(hào)－模卷號(hào)－文件序號(hào)（即盒號(hào)－文件序號(hào)）。②文件序號(hào)：模卷內(nèi)文件的次序號(hào)（4位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001編起）。全宗號(hào)、種類號(hào)、模卷號(hào)與文件序號(hào)之間使用連結(jié)符“－”連結(jié)。注：盒內(nèi)文件編碼是在檔案盒號(hào)的基礎(chǔ)上，增加文件序號(hào)一欄，文件序號(hào)指歸檔模卷內(nèi)文件的次序號(hào)。盒內(nèi)文件編碼的樣式以下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯?dāng)?shù)字）：XXXX-XXYY-YYYYXYYYY-YYYY檔案全宗號(hào)檔案生（詳見附件1）成年度檔案一級(jí)分類種類文件序號(hào)（模卷內(nèi)文代碼（詳見附件2）件的次序號(hào)）檔案保留限時(shí)代碼（詳見附件3）檔案二級(jí)分類種類代號(hào)（詳見附件2）模卷次序號(hào)（模卷的流水號(hào)）第6頁共8頁比方：WXSS-GJ01-2010Y0001-0015：無錫食尚網(wǎng)絡(luò)科技有限企業(yè)基建檔案2010年度永遠(yuǎn)保留的第一盒檔案的第15份文件。6.4特別情況下檔案號(hào)編寫說明有多個(gè)立檔單位的檔案全宗號(hào)的編寫：·歸檔檔案若是有多個(gè)立檔單位的，以主辦單位的代碼作為檔案全宗號(hào)。比方廣州立白（番禺）有限企業(yè)與立白日化有限企業(yè)聯(lián)合發(fā)文，而主辦單位是廣州立白（番禺）有限企業(yè)的，檔案全宗號(hào)應(yīng)為PYLB。若是多個(gè)立檔單位是平行關(guān)系發(fā)文，則依照文件中第一個(gè)發(fā)文單位的代碼作為檔案全宗號(hào)。特別情況下檔案年度的編寫說明：一份文件有多個(gè)時(shí)間特點(diǎn)的．分年度時(shí)．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判斷文件所屬年度。碰到某些特別情況，按以下原則辦理：①跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請示年度；②跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、估計(jì)，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；③跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；④跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；⑤跨年度的非訴訟案件，放在了案的年度；⑥法例性文件放在宣布或贊同的年度。沒有注明落款日期的檔案資料．應(yīng)經(jīng)過比較等手段考據(jù)檔案的正確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。確實(shí)無法確定年度的，用“0000”注明檔案生成年度。6.5編碼制度有關(guān)人員的職責(zé)①企業(yè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)檔案編碼的編制和填寫。②總裁辦檔案管理主管負(fù)責(zé)對(duì)檔案編碼的審察和校訂。③總裁辦副主任負(fù)責(zé)對(duì)檔案編碼工作的指導(dǎo)和支持。6.6檔案編碼的表記地點(diǎn)檔案編碼將依照文件編碼、模卷編碼分別表記在歸檔檔案的不相同地點(diǎn)。①文件編碼：文件編碼表記在歸檔文件的右上方空白