企業(yè)物資采購入庫驗收管理條例

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔八、物資采購入庫驗收管理規(guī)定第一條采購單處理倉庫保管員一旦接到采購部門轉來的“采購單”，即應按物資類別、來源和入庫時間等分門別類歸檔存放。第二條物資標簽物資在待驗入庫前應在外包裝上貼好標簽，詳細填寫批量、品名、規(guī)格、數(shù)量及入庫日期。第三條內購物資入庫1．材料入庫前，保管人員必須對照“采購單”，對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和發(fā)票等一一清點核對，確認無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填入“請購單”。2．如發(fā)現(xiàn)實物與“采購單”上所列的內容不符，保管人員應立即對通知采購人員和主管。在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購部門要求接收則應在單據(jù)上注明實際收料狀況，并請采購部門會簽。第四條外購物資入庫1．材料進廠后，保管人員即會同檢驗人員對照“裝箱單”及“采購單”開箱核對材料名稱、規(guī)格和數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“采購單”。2．開箱后，如發(fā)現(xiàn)所裝載材料與“裝箱單”或“采購單”記載不符，應即通知辦理進口人員及采購部門處理。表12-9物資采購統(tǒng)計表日期進廠量使用量庫存量訂購未到量采購參考量月日數(shù)量日期限制數(shù)量可有日數(shù)表12-10購料單據(jù)匯總簽收單公司年月日請購單驗收單其他單據(jù)張數(shù)請購總號張數(shù)驗收號碼張數(shù)總計總計總計備注3．如發(fā)現(xiàn)所裝載物料有傾覆、破損、變質、受潮等現(xiàn)象，經初步估算損失在2000元以上者，保管人員應即通知采購人員、公證人員等前來公證并通知代理商前來處理，此前應盡可能維持原來狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過2000元，可按實際數(shù)量辦理入庫，并在“采購單”上注明損失程度和數(shù)量。4．受損物品經公證或代理商確認后，保管人員即開具“索賠處理單”呈主管批示，再送財務部門及采購部門辦理索賠。入庫以后，保管人員應將當日所收料品匯總填入“進貨日報表”作為入賬依據(jù)。第五條交貨數(shù)量超額處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分原則上應予退回，但對于以重量或長度計算的材料，其超交量在3%以下時，可在備注欄注明超交數(shù)量，經請示采購部門主管同意后予以接收。第六條交貨數(shù)量短缺處理交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，原則上應予以補足。但經請購部門主管同意后，可采用財務方式解決。屆時保管部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。第七條急用品入庫緊急材料入庫交貨時，若保管部門尚未收到“請購單”，收料人員應先詢問采購部門。確認無誤后，方可辦理入庫。第八條驗收與退貨1．為保證企業(yè)產品與服務的高質量，須高度重視來料質量標準問題。質量管理部門應就材料重要性及特性等，適時召集使用部門和其他有關部門按照生產要求制定“材料驗收規(guī)范”，呈總經理核準后公布實施，作為采購驗收依據(jù)。2．屬外觀等易識別性質檢驗的物料，驗收應于收料后一日內完成。3．屬化學或物理檢驗的材料，檢驗部門應于收件后三日內完成。4．對于必須試用才能實施檢驗者，由檢驗部門主管于“材料檢驗報告表”（表12-11）中注明預定完成日期，一般不得超過7天。5．檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格標簽，交保管人員入庫定位。6．檢驗不合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼不合格標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明具體評價意見，經主管核示處理辦法，轉采購部門處理并通知請購單位，通知保管部門辦理退貨。7．對于檢驗不合格的材料辦理退貨時，應開具“材料交運單”并附“材料檢驗報告表”呈主管簽認，作為出廠憑證。第九條實施與修訂規(guī)定呈總經理核準后實施，修訂時亦同。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔為了進一步強化銷售分公司的各項管理工作，細化、落實各項管理工作程序，不斷提高管理水平，從而更好地適應公司和市場的需要，銷售分公司要在公司已經制定的各項管理規(guī)定和分配、考核等政策的基礎上，制定切實可行的營銷工作管理細則。一、銷售分公司下設各部門的分工和責任銷售分公司下設部門：業(yè)務部、外貿部、綜合管理部、內蒙包頭辦事處、山東淄博辦事處、技術開發(fā)科。各部門職責：1、業(yè)務部：負責承攬國內業(yè)務、并與用戶溝通協(xié)調售后服務工作；2、外貿部：負責承攬外貿業(yè)務、并與用戶溝通協(xié)調售后服務工作；3、綜合管理部：負責銷售分公司日常管理工作，并定期向公司有關部門報送數(shù)據(jù)、表格，負責公司產品的發(fā)貨、運輸工作；4、內蒙包頭辦事處：在內蒙境內及周邊地區(qū)開展業(yè)務、承攬訂貨，并做好本地區(qū)用戶的售后服務工作；5、山東淄博辦事處：在山東及周邊地區(qū)開展業(yè)務、承攬訂貨，并做好本地區(qū)用戶的售后服務工作；6、技術開發(fā)科：負責公司產品開發(fā)、改進等設計工作，負責外來項目圖紙轉化，配合營銷、生產做好技術服務工作。二、用戶信息的管理規(guī)定1、綜合管理部為用戶信息的歸口管理部門；2、各部門每名業(yè)務員要積極主動地收集相關信息，并及時報本部門經理經部門經理每月報綜合管理部登記備案，綜合管理部對各部門收集的信息量進行考核。銷售分公司業(yè)務部、外貿部、山東淄博辦事處、內蒙包頭辦事處于每月30日前將本月用戶信息報到綜合管理部，具體指標為：.....對當月未完成客戶信息調查的業(yè)務員或實習業(yè)務員提出警告，連續(xù)三個月未完成指標的業(yè)務員給予停發(fā)提成獎或效益獎。3、綜合管理部對各部門提供的信息，建立信息登記檔案。綜合管理部針對不同信息分地區(qū)、設備種類等，落實到相應部門進行跟蹤，各部門要對所掌握的信息，按項目落實到具體業(yè)務人員進行跟蹤；4、各部門要將本部信息及時上報，對未通報者給予一定處罰，造成嚴重后果的給予嚴肅處理。信息與公司的經濟效益直接相關，任何人未經批準，不準將信息擴散、傳播給其它部門、單位或個人，一經發(fā)現(xiàn)將責任人清除出銷售隊伍；5、綜合管理部每月將產品的定貨信息情況進行統(tǒng)計，上報公司領導審閱。6、銷售分公司各部門經理可直接查閱用戶信息檔案，其它人員查閱要經銷售分公司經理批準。三、項目負責人管理制度1、項目負責人指在營銷工作中指定的對某項工作（如信息收集、跟蹤處理、設備產品的談判、簽訂合同的某些環(huán)節(jié)、售后服務的某些環(huán)節(jié)等）擁有權力和責任的人員，全面負責（指定的）所管項目的整個工作，是該項目的重要責任人。項目負責人由部門經理安排指定，重大項目由銷售分公司經理指定。2、項目負責人應及時掌握項目進展狀況，積極主動與用戶及公司內有關部門進行資料、數(shù)據(jù)、文件等相關信息交流和溝通，項目負責人負責制定編制項目周期和計劃表，根據(jù)周期和計劃表進行項目實施和跟蹤；3、項目負責人要嚴格按ISO9000質量管理體系規(guī)定的程序，組織合同評審，并對合同文件進行修改和補充工作，對給顧客提供的產品實行監(jiān)控；4、項目負責人負責組織合作方的技術、商務談判，負責按雙方達成的各項協(xié)議規(guī)定簽訂合同；5、項目負責人在合同生效后，主動代表用戶監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，了解掌握合同的執(zhí)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調、溝通和督促有關部門嚴格執(zhí)行合同；6、項目負責人負責用戶來函、來電的回復工作，負責用戶的來人、來訪接待工作，積極主動去解決用戶在合同執(zhí)行過程中提出的有關要求及為用戶提供的資料、產品的催交、協(xié)調、管理工作；7、項目負責人負責完成按合同中規(guī)定的預付款、進度款、貨款、質保金等催收工作，并按銷售分公司計劃要求，完成好回款任務；8、項目負責人對產品在安裝、調試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，負責協(xié)調有關部門及時有效解決，對難點問題應積極主動向有關領導匯報，促進該項目全面順利完成；9、對重大項目成立項目小組，由項目負責人提出小組人員組成，由公司總經理任命項目組組長。四、工作聯(lián)系單傳遞過程管理制度1、銷售分公司與其它部門的業(yè)務工作協(xié)調實行工作聯(lián)系單制度；2、合同簽訂前的各項準備工作（技術資料數(shù)據(jù)、生產周期、進度、采購價格等）需同有關部門協(xié)調的，由項目負責人或部門經理組織傳遞；3、合同執(zhí)行過程中根據(jù)用戶要求，需同有關部門協(xié)調（如技術資料、數(shù)據(jù)修改、補充合同等事宜）由項目負責人或合同管理員負責組織傳遞；4、在售后服務中項目負責人或項目所在部門對用戶在開箱點件、安裝調試等過程中發(fā)生的問題，負責組織傳遞與有關部門協(xié)調解決；5、對用戶提出的生產進度、配套情況、交貨時間、產成品交付形式、產品發(fā)運等事宜由項目負責人負責組織傳遞工作聯(lián)系單，至綜合管理部合同管理員；6、合同執(zhí)行部門經理或項目負責人負責與公司以外的其它單位傳遞工作聯(lián)系單，并將聯(lián)系單送到合同管理員處備案；7、填寫聯(lián)系單要規(guī)范，填準填全所要求的內容，需要回執(zhí)簽字、存檔的應做好合簽以備存查，全部工作聯(lián)系單應裝入產品合同檔案，不得私自保存。8、各部門聯(lián)系單由各部門統(tǒng)一編號登記，聯(lián)系單臺帳編號如下：業(yè)務部HAY05***；外貿部HAW05***；綜合管理部HAG05***；山東辦事處HAS05***；包頭辦事處HAB05***（聯(lián)系單及臺帳格式附后）五、日常綜合管理規(guī)定1、綜合管理部負責綜合統(tǒng)計，有關信息的管理，為公司領導的決策提供依據(jù)；2、客人、用戶的招待管理制度；（1）顧客來訪前，項目負責人或業(yè)務部門要將顧客來訪的目的、日程、人員、職務等情況，做出詳細接待計劃報綜合管理部。（2）綜合管理部在接到報告后，按計劃安排落實好（我方接待人員、會談地點、用車情況、就餐地點、禮品標準、日程安排等），協(xié)助業(yè)務部門做好接待工作。（3）客人因生產進度、交貨等原因來公司，應幫助安排食宿。（4）客人來公司后需參觀景點的，按業(yè)務部門提出的接待計劃，管理部統(tǒng)一協(xié)調安排。（5）綜合管理部每次接待完畢應做接待小結，登記存檔。3、禮品贈送的管理規(guī)定；（1）贈送禮品由部門經理將受贈的單位、人員、禮品價格等情況向銷售分公司經理事先匯報，待批準后方可安排進行。在沈陽時報到綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一安排。（2）業(yè)務員在外地贈送禮品，必須事先請示，經部門經理批準后，方可進行，否則由當事人負責一切費用。（3）購買禮品的當事人要留有效票據(jù)。各部要根據(jù)領導審批的禮品單，比質比價采購，杜絕假貨現(xiàn)象。4、支付代理費、中間費的管理規(guī)定；（1）選型費、代理費、答謝費、傭金等的洽談與支付，必須事先向公司領導請示，待批準后方可實施，且上述的協(xié)議必須由主管經理簽訂方有效。（2）選型費、代理費、答謝費、傭金等協(xié)議簽訂后，必須報綜合管理部一份登記備案，各項費用支付前需到綜合管理部呈公司領導核準后方可支付。（3）為確保雙方合作不斷加深，中間費的確定和支付透明度一定要控制在一定范圍內，避免造成不良影響。5、貴重物品的管理；（1）對2000元以上的設備（含計算機、照相器材等），要建帳登記。（2）要設專人管理公司貴重物品，搞好防范，防止被盜。（3）重要設備只能用在工作上，不得從事工作以外的私人活動。（4）物品發(fā)生損壞，要馬上報到綜合管理部進行維修，不得影響工作。6、日常工作紀律、行為規(guī)范的管理（參見公司有關管理規(guī)定）；7、用餐制度和標準規(guī)定（參見公司有關管理規(guī)定）六、