管理制度商務管理制度

（管理制度)商務管理制度

山谷藍/泰科曼公司商務管理制度北大縱橫管理咨詢公司2002年11月

目錄TOC\o"1-3"\h\z第壹章商務部門部門職責3第二章采購管理制度4第三章庫存管理制度9第四章發(fā)貨管理制度14第五章其他出庫管理16第六章樣品、樣機出入庫管理制度20第七章庫房的管理制度26

商務部門部門職責采購管理：實行有計劃的采購管理，保證銷售所需商品的及時供應。庫存管理：合理保管庫存商品，控制庫存積壓。發(fā)貨管理：編制發(fā)貨計劃，統(tǒng)壹協(xié)調，按時準確發(fā)貨。運輸管理：制定運輸商管理制度，選擇最優(yōu)化的運輸方式，合理控制各項產品的運輸費用。統(tǒng)計管理：負責各類報表的制作、統(tǒng)計等。

采購管理制度為規(guī)范山谷藍/泰科曼公司的采購管理，保證銷售所需商品的及時、合理采購，特制定本制度。采購計劃的制定：采購活動必須有計劃地進行，采購計劃的制定須遵從公司總體戰(zhàn)略性目標，且應根據生產廠家的進貨要求、根據公司總體的銷售業(yè)務計劃及策略產品的銷售計劃來確定公司總體的采購計劃。采購計劃分為年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。（壹）年度采購計劃的制定：總經理將廠家的年度進貨任務交商務部，同時銷售總監(jiān)助理將經過總經理辦公會討論通過的年度業(yè)務計劃交商務部，庫存管理員上報庫存情況統(tǒng)計表，商務經理根據業(yè)務計劃、廠家任務、歷史數據和庫存情況制定年度采購計劃，由財務總監(jiān)審核后報總經理審批。季度采購計劃的制定：每季度末，商務部必須制定下個季度的采購計劃，季度采購計劃主要適用于采購周期較長的商品。制定采購計劃之前，商務部須取得如下資料：1．各地區(qū)辦事處每季度末上報下個季度的商品訂貨預估。訂貨預估應包括商品種類、數量、規(guī)格型號等信息，且注明需到貨日期，各地區(qū)由地區(qū)經理審核簽字后，交銷售總監(jiān)助理，由銷售總監(jiān)審核后交商務部。（商品訂貨預估表見附表）2．市場部每季度末上報策略產品或重點產品的訂貨預估。訂貨預估應包括策略產品種類、數量、規(guī)格型號等信息，且注明需到貨日期，由產品經理審核簽字后，交市場總監(jiān)審核后交商務部。3．商務經理根據銷售部、市場部上報的產品訂貨預估，且結合庫存情況、歷史數據及廠家任務的完成情況，制定下個季度的采購計劃，報財務總監(jiān)審核后交總經理審批。月度采購計劃的制定季度采購計劃不足的部分應以月度采購計劃作為補充，月度采購計劃的制定程序同季度采購計劃，月度采購計劃主要適用于采購周期較短的商品。山谷藍主機設備類產品的采購采取預訂方式進行，銷售訂單簽定且經審核后，由醫(yī)院或經銷商交付壹定金額的訂金后，方可執(zhí)行采購。臨時性采購若有臨時性或緊急性的采購需求，由各地辦事處或市場部提出申請，地區(qū)經理或產品經理簽字后需交銷售總監(jiān)或市場總監(jiān)審核，再交總經理審批后交和商務部執(zhí)行采購活動。維修備件的采購由維修部根據維修備件銷售需求且結合備件的庫存情況制定備件采購計劃，交銷售總監(jiān)審核后，總經理審批，再交商務部執(zhí)行。采購程序及說明（壹）采購訂單審核采購管理員根據采購計劃情況制作采購訂單，商務經理根據關聯的信息分析且對采購訂單進行初步審核且簽字。商務經理審核后，將采購訂單交財務總監(jiān)審核后交總經理審批?？偨浝韺徟蠼簧虅战浝恚虅战浝砀鶕嶋H情況指導采購管理員執(zhí)行。（二）采購訂單跟蹤及發(fā)貨采購管理員須密切跟蹤供貨商對訂單的備貨情況，適時、合理地安排訂單的發(fā)貨，且根據訂單的實際情況選擇合適的運輸方式，既要保證庫存和銷售合同的交貨期，又要降低所有產品的采購成本。（三）采購訂單到貨及驗收1.采購訂單發(fā)貨后，采購管理員應認真審核發(fā)貨商提供的進口單據，審核無誤后交和外貿公司，且督促報關行于最短時間內完成清關，將貨送到庫房或是指定的地點。2.采購管理員須提前三天將進口報關箱單傳真給倉庫管理員，以便其做好接貨、入庫準備。3.采購管理員須隨時將采購訂單錄入商務軟件系統(tǒng)，且于到貨后，及時將采購的關聯單據（包括發(fā)票、箱單、關稅和增值稅稅單、報關雜費清單）遞交給財務部門關聯人員，以便財務及時入帳，同時留壹份存檔備案。4.采購到貨驗收時，出現到貨和箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時，倉庫管理員應及時書面通知采購管理員，且按相應的程序處理。（四）采購關聯款項支付進口關稅、增值稅支付：商務部須提前壹周書面通知財務經理預計所需關稅、增值稅金額，以便財務部門做好準備；需交納進口稅款時，由采購管理員根據稅單填寫付款申請，交商務經理審核后，交財務部門審核，總經理審批后，出納開出支票，交采購管理員去銀行交納。報關雜費的支付：采購管理員應認真核對當月所有報關雜費的清單，確認無誤后，填寫付款申請，交商務經理審核，再交財務部門審核，總經理審批后，由出納開出支票，交采購管理員支付，所有當月報關雜費須于每月月底前支付完畢。需要支付采購貨款時，由財務部門書面提前壹天通知商務部支付金額和要求付款日期；采購管理員接財務部門通知后填寫貨款支付申請單，交由商務經理審核簽字后，交財務經理核對、審查，再交財務總監(jiān)進行審核簽字，之后，交總經理審批。審核完畢，出納開出支票，交采購管理員支付。采購付款后，采購管理員須于財務部門當月結帳之前，將貨款發(fā)票返回財務部。

訂貨預估單地區(qū)/部門____________編號____________季度/月份____________序號產品號品名數量單位單價總價預計到貨日期12345678910111213141516合計備注地區(qū)經理___________銷售總監(jiān)___________產品經理___________市場總監(jiān)___________采購計劃表序號產品號品名數量單位單價（USD）總價（USD）采購周期預計訂貨日期庫存量（個）季度平均銷售量（個）備注12345678910111213141516合計日期______________編號____________采購管理員_____________商務經理_____________財務總監(jiān)____________總經理__________庫存管理制度為規(guī)范公司商品的出入庫程序，加強商品的庫存管理，保證商品的安全完整，特制定本制度。入庫管理（壹）采購入庫及驗收倉庫管理員應根據采購管理員提供的采購箱單，核對所到貨的供貨商、合同號、件數及所有外包裝完好和否，確認無誤后，簽收，入待檢區(qū)，待檢。若其中任何壹項有問題，倉庫管理員須書面通知采購管理員做關聯處理。產品經北京商品檢驗檢疫局官員檢驗之后，倉庫管理員需根據箱單確認所有產品的產品號、品名、數量、批次號、生產日期、保質期、廠家的條碼、內外包裝是否完好無損等，檢驗合格后，按相應貨位上架入庫，填寫貨位卡、入庫單。若其中任何壹項有問題，倉庫管理員須書面通知采購管理員做關聯處理，未處理完畢，不得入庫。（二）其他入庫1．委托運輸部門運輸的貨物，貨物到達后應立即進行清點核對，確認包裝完好、數量正確后，方可簽收托運單。2．借貨仍回的入庫，倉庫管理須根據仍貨單，清點仍回的產品，清點內容包括產品號，品名、數量、批次號、生產日期、保質期、包裝是否完好無損，無拆封且無污染和涂改，驗收合格后，入總庫相應貨位。若其中任何壹項有問題，倉庫管理員須書面通知采購管理員，以做關聯處理，未處理完畢，不得入庫。填制入庫單據時，應記錄借貨單據的單據號。退貨入庫，清點方法同于借貨入庫。退回貨物若完好無損、符合銷售商品要求的，入總庫相應貨位；退回主機若為壞品，入壞品區(qū)，待修理；退回消耗品若已不能銷售且不能做樣品的，入壞品區(qū)，待報廢。樣機入庫，倉庫管理員須根據樣機歸仍單確認樣機的型號、數量及序列號，確認無誤，入樣機庫。經確認和樣機歸仍單不符，須書面通知采購管理員，以做關聯處理，未處理完畢，不得入庫。庫存及擺放庫房應根據產品的特性和分類進行合理地分區(qū):山谷藍庫房分區(qū)為：電刀主機區(qū)，電刀消耗品區(qū)；手術燈區(qū)，手術燈配件區(qū)；手術床區(qū)，手術床配件區(qū)；滯銷品區(qū)，壞品區(qū)，樣機區(qū)，待檢區(qū)，配貨區(qū)。泰科曼庫房分區(qū)為：疝修補產品區(qū)、腔鏡下產品區(qū)、開放類產品區(qū)、滯銷品區(qū)、壞品區(qū)、配貨區(qū)。所有產品應按貨位進行管理。對于庫存商品，須按照不同商品的擺放要求,對商品分類擺放。所有商品的發(fā)貨均應嚴格遵循先進先出的原則，于保質期內的產品，應按照入庫的時間、產品的出廠日期等關聯依據順序存放，以免造成產品過期。倉庫管理人員需保持庫房環(huán)境的清潔衛(wèi)生，以保證商品干凈、整潔、安全存放。庫存盤點和賬務登記倉庫管理員需建立庫存明細賬，按不同的商品類別進行登記，登記內容包括：商品的進貨日期、進貨數量、出貨日期、出貨數量、商品目前情況等項目，主機產品應登記其產品序列號。倉庫管理員需經常進行庫存存貨的盤點，每個工作日終了應對庫存商品進行盤點，以保證賬實相符。每月26日，倉庫管理員須出具當月庫存盤點表，遞交給商務經理，且和財務成本會計核對。盤點結果若和財務數據不符，則應對盤盈盤虧情況作出說明，且報財務總監(jiān)或總經理審核批準后做出賬務處理。出庫貨物出庫時，要根據要求貼條形碼、中文標識（TKM）、防偽標簽（TKM）

倉庫到貨驗收單到貨日期___________驗收日期___________序號箱單號驗收情況備注12345非正常貨物詳情記錄序號箱單號產品號產品名稱數量單位批次號有效期不正常原因12345678910備注庫存管理員__________采購管理員___________商務經理_____________

貨位卡順序號____________貨位號_________產品號____________產品名稱_________序號入庫時間入庫數量出庫時間合同號出庫數量結存數1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435

商品盤點表盤點地點_____________盤點人____________盤點時間_____________商務經理____________產品號帳存數實點數商品狀態(tài)有效期差異差異原因

發(fā)貨管理制度為規(guī)范山谷藍/泰科曼公司的發(fā)貨管理，保證貨物的及時發(fā)出從而使客戶滿意，特制定本制度。發(fā)貨的審核：所有需發(fā)貨的事項必須經壹定的審批程序，嚴禁于審批手續(xù)不全的情況下發(fā)出貨物。銷售部按相應的審核程序審核完畢，財務部對到款及欠款情況審核后，該合同可傳遞到商務部安排發(fā)貨。山谷藍直銷業(yè)務（主要為主機類產品）的發(fā)貨審核程序：銷售總監(jiān)助理將審核完畢的合同傳遞至財務部，出納審核確認預付款項的到賬，傳遞給商務部，商務部執(zhí)行采購，到貨后發(fā)出到貨通知，壹聯由商務經理留存，壹聯交銷售總監(jiān)助理，財務部會計審核確認該客戶無欠款后交商務經理審核，簽字后交給倉庫管理員，安排發(fā)貨。山谷藍分銷業(yè)務的發(fā)貨審核程序：商務經理檢查經銷售部審核完畢的訂單所訂貨物庫房是否有庫存，若有，財務部出納審核確認經銷商全額到款，會計審核確認該經銷商無欠款后，交商務部安排發(fā)貨，若沒有庫存，財務部出納審核經銷商的預付款后，商務部執(zhí)行采購，采購到貨后，出納審核余款全部到賬，會計審核確認無欠款后，商務部能夠安排發(fā)貨。泰科曼直銷業(yè)務采用借貨方式的發(fā)貨，見《其他出庫管理辦法》泰科曼分銷業(yè)務的發(fā)貨審核程序：銷售總監(jiān)助理將審核完畢的合同傳遞至財務部，出納審核確認合同的全額到款，會計審核確認該客戶無欠款后，交商務經理審核，簽字后交給倉庫管理員，安排發(fā)貨。外貿訂單的發(fā)貨由香港公司根據信用證要求安排發(fā)貨。特殊情況下，若客戶需緊急備貨，款未到的情況下或是現金取貨，經銷售總監(jiān)審核再經總經理審批后，商務部能夠安排發(fā)貨。發(fā)貨后，銷售總監(jiān)助理應及時補辦關聯手續(xù)。發(fā)貨安排和登記所有辦事處的合同，不論是直銷仍是分銷，均由總庫安排發(fā)貨。商務部安排發(fā)貨人員打印出經審核能夠發(fā)貨的銷售訂單（視為出庫通知單），編流水號后，交商務經理審核后傳真給倉庫管理員安排發(fā)貨。每天下午4：30之前，能夠安排當天的發(fā)貨。當日4：30以后傳真到倉庫的銷售訂單，視作次日訂單處理。山谷藍和泰科曼直銷合同運費預付；山谷藍分銷合同不論地區(qū)運費壹律到付；泰科曼分銷合同運費根據本公司和經銷商的協(xié)議做相應處理。倉庫管理員應合理安排發(fā)貨順序，優(yōu)先安排需緊急發(fā)貨的訂單。倉庫管理員發(fā)完貨以后，須于當日將確認過的銷售訂單，標明發(fā)貨的運單號后（泰科曼—標注產品的批次號；山谷藍主機—標注產品的序列號）傳真給商務部安排發(fā)貨人員，同時作為發(fā)貨通知，發(fā)和銷售總監(jiān)助理，山谷藍產品的發(fā)貨仍須發(fā)和維修經理以進行維修服務。倉庫管理員應做好每次發(fā)貨的登記，且于發(fā)貨完畢填寫出庫單，壹聯存檔備查，倆聯交財務部做賬且開具發(fā)票，另壹聯交領貨人簽收。到貨確認北京本地由本公司送貨的要求隨貨帶有送貨單，貨物送達客戶，由客戶簽收，且返回其中壹聯交和商務部留存?zhèn)洳?，另壹聯交財務部做賬。山谷藍主機到最終用戶以后，銷售代表應及時安裝，安裝完畢，須將正本的“產品驗收方案”遞交給商務部留存。耗材的確認以貨運公司的運貨單簽字反饋為準。其他出庫管理其他出庫指非正常程序或非銷售業(yè)務的商品的出庫，包括換貨、借貨、外貿合同補貨。換貨管理：原則上山谷藍和泰科曼的產品合同均不允許換貨，特殊情況下需要換貨的，應按照壹定的審批程序辦理。1．產品損壞后的換貨，辦事處填寫換貨申請表，經地區(qū)經理簽字后交市場部產品經理審核，產品經理簽字后，交市場總監(jiān)、銷售總監(jiān)和總經理審核，確認后交商務部處理。經銷商或醫(yī)院訂錯貨后的換貨，由經銷商或醫(yī)院填寫換貨申請表，經地區(qū)經理審核后交銷售總監(jiān)和總經理審核，確認后，交商務部門處理,費用由經銷商或醫(yī)院自行承擔。倉庫管理員發(fā)錯貨的換貨，辦事處填寫換貨申請表，經地區(qū)經理簽字后，交商務部門，倉庫管理員確認簽字，財務總監(jiān)審核后處理。借貨管理：山谷藍和泰科曼的產品合同原則上均不允許借貨，特殊情況下需要借貨的，應按照壹定的審批程序辦理。特殊客戶有意向購買，但不能先簽合同，而需要先發(fā)貨的，由辦事處填寫借貨申請表，借貨申請表上須注明所借貨物名稱、借貨客戶名稱，地區(qū)經理審核簽字后，交商務部處理，若壹次性借貨金額于元之上時，地區(qū)審核后仍須經銷售總監(jiān)審核，總經理審批后交商務部執(zhí)行。地區(qū)辦事處須將借貨后送至客戶的經由客戶簽字的送貨單返回壹聯至商務部,且返回壹聯給財務部做賬。商務部須根據申請表上的日期，向銷售部門追蹤合同。每月月底，商務部門統(tǒng)計借貨出庫情況，且和財務部進行核對。外貿合同補貨:外貿合同的產品因包裝原因，不能從國外直接訂貨的，辦事處接到采購管理員外貿發(fā)貨通知后，需填寫發(fā)貨申請表，地區(qū)經理簽字后，交商務部采購管理員審核后，再交商務經理和財務總監(jiān)審核，確認無誤后，商務部安排發(fā)貨。

借貨申請表地區(qū)_______________編號______________日期_______________序號產品型號品名數量單位客戶是否有同等價值押金預計歸仍或結賬時間12345678910合計申請原因發(fā)貨地址聯系人電話審核簽字處理意見申請人地區(qū)經理銷售總監(jiān)總經理庫存管理員______________商務經理_____________________

送貨單地區(qū)_______________編號______________客戶_______________借貨單編號______________日期_______________序號產品型號品名數量單位12345678910合計醫(yī)院簽收銷售代表_______________地區(qū)經理_______________

退貨單地區(qū)/部門__________編號__________退貨單位___________日期__________序號產品號品名數量單位產品序列號合同號12345678910合計發(fā)票能否退回申請原因關聯人員簽字處理意見申請人地區(qū)經理產品經理銷售總監(jiān)市場總監(jiān)財務總監(jiān)總經理庫存管理員____________商務經理______________樣品、樣機出入庫管理制度樣品、樣機是指市場部進行產品推廣時需領用的貨物，區(qū)別于經銷商所訂購的樣機。市場部需要向商務部提供月度樣品、樣機的領用計劃表和樣機使用流動表。樣品的出入庫樣品出庫：樣品統(tǒng)壹由市場部領用，各地區(qū)辦事處不得保有樣品，年初市場部將年度樣品計劃交商務部備案，市場部于預算范圍內領用樣品，商務部監(jiān)督執(zhí)行。市場部領用時，須向商務部提出申請，產品經理填寫樣品申請單，市場總監(jiān)審核后，交商務部處理。壹次性領用樣品金額超過元，須由總經理審核簽字。倉庫管理員需于出庫單上注明“樣品”字樣、申請人和最終用戶。市場部使用樣品后，應填寫樣品使用情況反饋單，留壹聯和商務部。樣品入庫：壹次性的消耗品壹般不再歸仍庫房?？芍貜褪褂玫臉悠沸枰獨w仍樣品庫，辦事處填寫仍貨申請單，申請單上須注明樣品申請單的單號，地區(qū)經理簽字后，交產品經理審核，審核完畢，交商務部安排入庫。樣機的出入庫1．樣機的出庫：市場部進行全國性市場推廣需領用樣機時，由產品經理提出申請，市場總監(jiān)審核后交總經理審批再交商務部辦理出庫。各辦事處進行地區(qū)性市場推廣時，須向市場部提出申請，由產品經理和市場總監(jiān)審核后，交總經理審批，審批完畢，由商務部安排發(fā)貨。倉庫管理員填寫出庫單時，需注明“樣機”字樣、申請人、最終用戶及產品的序列號。舊樣機的申領程序和新樣機的申領程序相同，申領時于申請單上注明“舊樣機”。2．樣機的入庫：樣機使用完畢后，需要歸仍到公司的樣機庫，辦事處填寫申請，地區(qū)經理和產品經理審核后交商務部安排入庫，樣機歸仍后須先交維修部進行檢修，檢修后再交商務部辦理入庫。形式上的入庫：當壹個辦事處需申請樣機，且?guī)炖飼簳r沒有樣機時，產品經理可協(xié)調和另壹辦事處調配樣機（地區(qū)間不得私自調配樣機），由調入地區(qū)地區(qū)經理填寫樣品申請單，經審核手續(xù)，同時另壹辦事處需要填寫仍貨申請表，經審核同意后，商務部可將該樣機調給該辦事處，調入地區(qū)地區(qū)經理簽收后交商務部，商務部辦理形式上的出入庫。

樣品申請單日期_______________編號________________預計歸仍日期________________序號產品代碼品名數量單位單價總價新品舊品客戶名稱12345678910合計其他申請原因預期效益發(fā)貨時間發(fā)貨地點地區(qū)經理___________產品經理___________市場總監(jiān)___________總經理___________庫存管理員_________商務經理___________

樣品使用情況反饋單日期_______________編號________________申請單編號________________序號產品代碼品名數量單位單價總價新品舊品客戶名稱12345678910合計使用情況樣品消耗（）退回（）轉銷售（）其他：醫(yī)院簽字產品經理___________市場總監(jiān)___________總經理___________庫存管理員_________商務經理___________

樣品仍貨單編號_______________日期_______________申請