xx公司辦公自動化系統(tǒng)運行管理辦法

xx公司辦公自動化系統(tǒng)運行管理辦法（試行）第一章總則為保障公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA）安全、有效、規(guī)范運行，根據(jù)公司信息化建設(shè)實施要求，結(jié)合公司實際，制定本辦法。推行OA系統(tǒng)目的在于實現(xiàn)公司無紙化辦公，提高工作效率，并為下一步ERP的實施奠定基礎(chǔ)。OA系統(tǒng)運行應(yīng)堅持優(yōu)化辦公、業(yè)務(wù)流程、提高辦公效率和降低管理成本的原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司管理和業(yè)務(wù)流程的有關(guān)規(guī)定。OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，并對部門、員工工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄，并作為公司各類考核的依據(jù)之一。本辦法適應(yīng)于全公司。第二章系統(tǒng)運行人員及職責管理xx辦負責OA系統(tǒng)的應(yīng)用推廣、運行管理和檢查工作。xx部負責OA系統(tǒng)的培訓(xùn)、日常維護及技術(shù)支持工作，并設(shè)立一名系統(tǒng)管理員，負責OA系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置及數(shù)據(jù)備份。公司所屬各部門、各單位負責OA系統(tǒng)的操作使用。員。收文1、公司收文：由xx辦收文后登記，并把外來文件掃描成電子文檔（pdf格式），傳遞給辦公室主任，辦公室主任提出擬辦意見后提交主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見后行政文件傳遞給xx辦文印員，文印員根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見分發(fā)到相關(guān)部門及人員傳閱或辦理。2、部門收文：由部門文檔管理員進行收文登記，交部門領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理。文檔管理1、一般文檔管理：各部室文檔管理員應(yīng)對本單位需保存、共享的資料進行分類整理，并歸檔到本部門“單位文檔”對應(yīng)目錄中；并根據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。2、公文文檔管理：公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成歸檔文件，檔案管理員要對文件進行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員查閱公文內(nèi)容需要在辦公系統(tǒng)中提出申請，由檔案管理人員授權(quán)后查閱。

日常辦公1、協(xié)同辦公：日常辦公、處理業(yè)務(wù)、文件、信息傳遞等，除有規(guī)定流程或模板外，一般采用協(xié)同方式辦理，也包括請示、匯報、申請、尋求幫助，以及領(lǐng)導(dǎo)審批、交辦工作、了解情況等。2、報表管理：領(lǐng)導(dǎo)需要查看的業(yè)務(wù)報表，業(yè)務(wù)人員除了在目標文檔中存放并授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)查閱外，還需要以協(xié)同方式傳遞通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3、會議管理：召開會議前，由會議召集部門或人員填寫會議室申請單，確定會議室后，發(fā)布會議通知至所有參會人員。會議通知一般應(yīng)設(shè)定會前提醒。4、計劃管理：每月27日前各部門編制當月工作計劃，連同上月工作計劃完成情況以協(xié)同方式報送xx辦，由辦公室主任對計劃進行整理，編制公司月工作計劃，提交主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并在公司工作計劃會后將最后確定的月工作計劃存放到指定位置，同時以協(xié)同方式通知到所有單位和部門。5、公告管理：由各公告板塊負責部門起草公告、通知等信息，交領(lǐng)導(dǎo)審核后在OA系統(tǒng)上直接發(fā)布。其中，行政公告由xx辦負責，黨務(wù)公告、廉政公告、團委公告由xx負責，財務(wù)公告由xx部負責，人事公告由xx部負責，人力資源公告由xx部負責。6、新聞發(fā)布：由各部門擬稿后交xx部，xx部核稿后交各相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過后由xx部發(fā)布。第五章安全保密管理OA系統(tǒng)使用要嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密法律、法規(guī)和集團公司商業(yè)秘密保護的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。OA系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及集團公司商業(yè)秘密機密級以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。通過OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需另行打印。OA系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統(tǒng)后應(yīng)及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失及后果由本人負責。第六章系統(tǒng)維護管理為避免計算機病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊，保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，OA服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件。系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查各單位、各部門對計算機安裝防病毒軟件并及時更新操作系統(tǒng)安全補丁及病毒特征碼，負責對OA數(shù)據(jù)進行備份。各討論區(qū)管理員應(yīng)定期清理討論區(qū)內(nèi)容。各單位、各部門文檔管理員應(yīng)定期整理本單位（部門）“單位文檔”中文檔資料，及時刪除過期無效文檔。使用人員應(yīng)及