訂單履行工作程序定義與規(guī)范訂單履行過程中的管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔訂單履行工作程序（ISO9001：2015）1.0目的定義及規(guī)范訂單履行過程中各部門之間的有效關聯(lián)以及涉及到的文件、記錄等。2.0職責營業(yè)部是本制度的歸口管理部門。3.0范圍適用于公司所有的訂單，包括為顧客所提供產品、提供服務或信息所確認的訂單。3.1訂單的定義訂單是公司生存的基礎，公司的最高宗旨就是在追求效率、追求質量的前提下滿足顧客的要求，滿足顧客的要求是通過訂單的圓滿履行實現(xiàn)。訂單的實現(xiàn)就是應顧客的要求，提供顧客需要的產品或服務，并將產品或服務及時按照顧客的指示提供給相應的接受主體或接受地點。顧客的需求是訂單的前提，滿足顧客的需求就是訂單實現(xiàn)的過程。公司應該全力以赴滿足并實現(xiàn)顧客的需求，并維持顧客對公司產生需求的愿望和公司不斷實現(xiàn)顧客需求的能力。訂單項下的產品或服務可以依據顧客的具體的要求確定，可以依據顧客提供的標準、圖紙、方案進行加工生產或實現(xiàn)因此產生的服務需求及信息的提供。訂單可以由公司按照顧客的需求進行設計規(guī)劃并將該設計規(guī)劃轉變?yōu)轭櫩偷男枨蟆?.2訂單的分類訂單可以分為產品的提供及服務和信息的提供。無論顧客需求產品或服務，都必須以訂單的形式并按照訂單的流程去實現(xiàn)。A類訂單為顧客提供某種具體產品的訂單。B類訂單為顧客提供某種具體的服務或信息的訂單。3.3訂單的法律效力訂單實現(xiàn)的過程就是合同履行的過程，是公司對顧客的承諾，同樣也是公司要求顧客對公司實現(xiàn)承諾的前提，雙方的承諾及承諾的實現(xiàn)均具有法律效力，放棄訂單的履行就是放棄對顧客的承諾。訂單履行的失敗同時意味公司必須承擔訂單履行失敗的法律責任。4.0訂單履行流程確認訂單的需求-訂單的確認-訂單的實現(xiàn)-訂單的交付-訂單的跟蹤-服務的提供和實現(xiàn)。5.0訂單過程中相關的流程5.1訂單詢價顧客提出詢價要求，一般情況下，顧客同時提供作為詢價依據的圖紙、標準等。對于顧客的詢價要求，營業(yè)部應及時答復并給出書面報價。顧客的詢價文件及提供作為詢價依據的圖紙、標準等由營業(yè)部進行歸檔、登記并予以記錄。5.2訂單評審在收到顧客的詢價要求后，營業(yè)部將所有的詢價文件打印備案并及時針對顧客的詢價進行分析并組織評審。訂單評審的內容包括：生產能力、技術工藝能力、質控能力、采購和外協(xié)能力等。評審的過程為書面形式，參與評審的部門或員工必須及時無條件給予協(xié)助。訂單評審由總經理或其授權人員批準。訂單評審無論結論如何，以總經理確認結論為執(zhí)行依據。5.3訂單核價5.3.1訂單核價由營業(yè)部核實施。營業(yè)部應根據顧客提出的具體詢價要求，包括產品型號、規(guī)格、結構、材料、交付方式、運輸方式、價格條款等，確定相關核算方法和內容。如顧客未具體提出價格條款等關鍵要求，則可依貿易常規(guī)選擇一種價格條款，對運費、保險費、裝卸費等費用承擔作出初步安排。5.3.2技術部列出材料清單及工藝路線。5.3.3生產部估算制造周期、工時、制造費用。5.3.4營業(yè)部綜合核價。5.4訂單的報價報價評審通過后，營業(yè)部必須及時給顧客書面報價。如果存在異議，由營業(yè)部與顧客進行磋商,營業(yè)部提供數(shù)據說服顧客接受公司的報價，以取得折衷方案。書面報價必須在第一時間提供顧客，報價提交顧客的時間由營業(yè)部根據實際情況決定，但是總的原則應該是在收到顧客的詢價后第一時間予以反應，越快越好。無論是何種報價，不得超過三個工作日提交顧客。報價必須根據顧客的要求詳細說明，至少包括如下內容：訂單標的、產品的規(guī)格、材料、交付方式、運輸方式、價格條款、本次報價的有效期。報價必須注明其有效期，有效期由營業(yè)部根據實際情況決定，但是一般不超過一個月。報價必須考慮匯率的影響和變化。報價金額超過2萬美圓的報價，必須由總經理簽字確認。報價組成及核算方法必須說明并詳細予以記錄。對于戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，其報價必須確認材料供應情況及耗材價格水平，同時必須在報價單上確認生產能力。5.5訂單再評審在收到顧客的正式訂單后，營業(yè)部根據實際情況需要再次進行評審，評審的范圍與報價評審一樣。在確定評審無誤后，項目負責人與顧客確認訂單。對于訂單是否必須進行評審，項目負責人可以根據訂單項目實際內容，提請部門確認后，如果對該訂單的報價評審仍然有效，訂單的評審可以免除。如果營業(yè)部認為在收到訂單時，該訂單的報價評審的條件發(fā)生了變化，必須重新對訂單進行評審。報價或訂單評審完成后，營業(yè)部必須給出書面結論。對于服務或信息提供的訂單或報價，營業(yè)部可以根據實際情況決定是否需要進行報價或訂單的評審。對于訂單的變更，營業(yè)部提交訂單變更評審通知單，由營業(yè)部牽頭對變更評審單限時評審，按訂單評審結果回復顧客訂單變更結果。5.6訂單的確認5.6.1營業(yè)部收到顧客的訂單后，必須盡快與顧客確認，書面確認收到顧客的訂單及確認收到顧客提供的與訂單相關的文件。如果存在尚未確認的事項，必須與顧客確認，如果存在價格的變化或其他條款的變化，必須與顧客重新確認。訂單如果以合同方式確認的，營業(yè)部核對確認無誤，經辦人簽字、部長簽字后交總經理或總經理書面授權責任人簽字，然后反饋給顧客。只有雙方均簽字生效的訂單才能作為正式訂單履行。營業(yè)部有責任保證訂單的完整性、有效性。5.6.2在訂單確認后，營業(yè)部編制《訂單確認通知》作為公司內部的訂單確認信息并登記傳送公司的其他部門。其他與訂單相關的文件如最新版本的圖紙、標準、顧客的要求等必須隨訂單一起登記傳送公司的其他相關的部門?！队唵未_認通知》由營業(yè)部項目負責人簽名，并由營業(yè)部部長簽字確認。與訂單有關的文件必須整理存檔備案。電子格式的文件必須存放指定的位置。《訂單確認通知》及與訂單相關的文件如最新版本的圖紙、標準、顧客的要求等先抄送技術部。如果存在版本的變更或內容的變更，營業(yè)部必須同樣書面登記記錄并及時抄送有關部門。營業(yè)部有責任對訂單項下的文件保持隨時的更新并通知有關的部門?！队唵未_認通知》必須將訂單的基本情況進行描述，至少包括如下內容：訂單的號碼、顧客名稱、訂單的制作范圍、產品的要求、交付時間、表面處理要求、發(fā)運時間、裝箱要求等，如果顧客有特別要求必須說明。營業(yè)部必須在訂單確認后，編制《訂單價格確認單》登記抄送財務部，如果價格發(fā)生變化，營業(yè)部有責任隨時書面通知財務部。在開具銷售發(fā)票時，營業(yè)部必須計算出最終的訂單價格并在訂單價格確認單上簽字確認。營業(yè)部必須對每個訂單登記記錄，并保持跟蹤。對戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，在訂單確認前，必須提供書面保證函。保證函由公司開戶銀行提供，保證函的金額為合同或訂單金額的30%或50%。保證函由營業(yè)部及財務部共同協(xié)調管理。對戰(zhàn)略合作伙伴或其它重要客戶，在訂單加工過程中必須提供相應的保險證明。5.6.3訂單的編號及履行訂單必須有編號，營業(yè)部根據公司記錄文件的管理制度進行編號。所有對訂單的管理將依據訂單的編號。訂單在履行過程中必須得到嚴格的控制和管理，所有的訂單必須進入訂單履行表，顧客提供的訂單的預計必須通知公司各部門，訂單的履行情況定期通知顧客。公司訂單的履行管理將通過訂單履行表的形式，《訂單履行表》由營業(yè)部項目負責人負責各自項目的情況并保持及時更新，該表將根據訂單的履行過程改版并由部門確認后，提交相關負責人參考.5.6.4客供品客供品即客戶提供物品（此處客供品不包含海關監(jiān)管物資），由營業(yè)部負責管理。營業(yè)部根據顧客提供的產品，編制《客供品交付清單》供公司參考。對于某些訂單，在如下情況下，將涉及客供品：該物品本公司無法實現(xiàn)采購，顧客提出或公司提出由顧客供應；因為顧客對該物品已經獲得良好的資源，顧客提出直接采購并提供公司；顧客提供的物品，其產權是顧客擁有，公司沒有處置權。公司無權對客供品進行變賣、外借、仿制等，任何對客供品的處置必須得到顧客的書面認可。公司指定營業(yè)部專人對客供品進行管理，并建立客供品臺帳，對其進出、使用等進行單獨管理。公司有責任根據顧客的要求或協(xié)助顧客完成如下事項：提供必要的儲存條件，并有責任代為顧客妥善保管；如果對客供品存在需求，提前書面通知顧客；及時書面通知顧客對客供品的需求時間或需求數(shù)量、標準等；對客供品定期盤點；定期書面通知顧客，其提供物品的庫存狀況；協(xié)助或代為顧客進行清關、裝運、裝卸、裝箱、發(fā)運等，該服務可以是有償服務，公司可以將該服務通過訂單的形式完成；對于顧客提供的物品進行檢查，如質量控制及數(shù)量控制，并將書面通知顧客其檢查結果；對于因為公司單方面的原因出現(xiàn)的遺失、滅損、損壞等給予賠償。5.6.5客戶提供文件客戶提供文件即客供文件是顧客的財產，是指顧客提供給公司的用于訂單的加工生產、交付的技術文件、圖紙、標準等。營業(yè)部是客戶提供文件客供文件的歸口管理部門，按照《客供文件管理制度》進行管理。營業(yè)部在收到顧客的文件后，必須書面與顧客確認。對于顧客提供的文件的任何變化，營業(yè)部同樣必須。5.6.6保密承諾有關訂單的文件、信息等都是屬于公司保密文件，沒有公司的授權不得對外泄露。顧客提供的有關訂單的信息、文件等屬于公司保密文件，沒有公司的授權不得對外泄露。5.6.7客供品產權顧客提供的物品、顧客提供的文件等所有產權歸顧客所有，其財產處分權歸顧客。沒有顧客的書面授權，公司不得將顧客的財產進行變賣、處置、使用、外借。顧客的財產必須由專人負責保存、管理。對其使用必須予以登記記錄并將使用情況定期書面通知顧客。應顧客的要求對顧客財產進行的任何處置，公司必須提供協(xié)助。5.7訂單的下發(fā)營業(yè)部將《訂單確認通知》及相關的文件、資料、圖紙及顧客的要求等登記抄送公司生產相關部門，由技術部編制生產圖紙、生產工藝、材料清單、客供品清單等，技術部提供的文件必須可以滿足公司的生產、采購、裝配等要求。生產部收到技術部的文件，作為生產指令，必須立即按照圖紙工藝的要求組織落實生產。質量部收到技術部的文件，作為質量控制任務指令，必須全程跟蹤公司的訂單生產并提供全程的質量控制支持。同時，在生產開始前必須編制各種檢查表（包括自主檢查單）。采購部收到技術部的文件，作為采購協(xié)作指令，必須立即按照要求組織落實采購及協(xié)作加工。采購部的采購協(xié)作必須以滿足加工生產的要求為前提。營業(yè)部將《訂單價格確認書》登記抄送財務部，財務部將以此作為發(fā)票簽發(fā)、成本核算、對外收款的依據并按照訂單的要求落實資金的支持。技術部需提前7天以上時間提供給生產部相關圖紙，其他如客供品、采購物資均需滿足計劃要求。技術部在接到訂單通知后生產開工前3.5個月接收基本圖用于計算材料；營業(yè)部需在生產開工前2.5個月提供完整圖紙給技術部進行設計套料。營業(yè)部須將合同原件提交財務部保存，部門復印件留存；營業(yè)部在訂單結算前，需要由項目負責人提交價格結算單和重量結算單到財務部審核，此工作需要在產品發(fā)運前完成。5.8訂單的生產啟動會及技術交底會生產部收到訂單信息后，編排建造線表與中期計劃；生產部制定月生產計劃和周計劃。營業(yè)部項目負責人根據節(jié)點安排和需求組織生產啟動會和技術交底會。訂單生產前，由生產部提出或技術部提出，舉行技術交底會，主要解決訂單生產過程中的技術問題或工藝問題。技術交底會由技術部負責主持。在訂單生產過程中，應生產部的要求，技術部可以隨時召集有關人員進行技術交底，落實解決技術及工藝問題。技術交底會由技術部負責形成會議紀要，該紀要必須由技術部登記抄送各部門。5.9訂單的生產計劃管理5.9.1計劃的編制生產部編制訂單生產交付計劃，必須合理調配生產資源和產能，充分考慮生產過程中可能會遇到的問題并落實解決方案。如果客戶需要，營業(yè)部將編制反饋給顧客的生產計劃提交顧客。營業(yè)部負責按客戶要求提交生產流程報告或通過電話會議與其溝通以預防和解決生產過程中的問題。5.9.2計劃的執(zhí)行生產部按照計劃精心組織、合理安排、加強溝通協(xié)調，確保計劃如期完成。5.9.3計劃的調整生產計劃執(zhí)行過程中，一旦出現(xiàn)可能延遲交貨的情況，由生產部確認，并通知營業(yè)部。計劃調整后如仍然不能如期完成，生產部應提前3周通知營業(yè)部，由營業(yè)部與客戶及時溝通。5.10訂單的生產訂單的生產由生產部負責，生產部是訂單生產的落實主體。訂單的生產必須按照計劃完成。訂單開工時間一旦確定，除副總書面確認變更外，任何人無權變更。公司的任何部門都有責任依職能主動積極地配合協(xié)助生產部，生產部也可以要求其他任何部門給予協(xié)助和支持，其他部門不得推諉。生產部可以根據訂單加工生產的需要，結合自我加工能力和設施設備能力，提請采購或經批準后外協(xié)。生產部負責召集相關員工參加生產啟動會、每天的生產協(xié)調會和周生產計劃會，解決生產過程中的問題。相關部門或人員務必參加。5.11外協(xié)加工訂單在加工過程中可能部分產品公司沒有加工能力滿足或根據實際需要安排委外加工的，外協(xié)加工是指原材料或半成品由公司提供，委托外單位進行再次加工的過程。對于首次承擔公司協(xié)作加工的單位，采購部、生產部、質量部必須安排評審，確認該單位具有滿足公司的能力。如果顧客在協(xié)議中規(guī)定，協(xié)作加工單位還必須得到顧客或顧客指定的監(jiān)理公司的認可。公司必須將協(xié)作加工單位的情況提交顧客，在顧客認可后可以繼續(xù)。在外協(xié)加工過程中，公司質量部、技術部必須給予質量控制和技術支持，生產部必須進行跟蹤管理。5.12訂單的變更訂單確認后或在訂單加工交付過程中，訂單可能存在變更。訂單的變更主要是改變訂單原來確定的內容，該變更可能是由顧客提出，也可能由公司提出但必須得到顧客的認可。訂單變更涉及到訂單的交付內容、交付時間、加工要求、工藝或材料的變化、表面處理的變化等。營業(yè)部收到顧客的訂單變更要求后，按照“訂單變更評審制度”要求提交評審資料到相關部門，按照公司流程評審，按照訂單評審意見確定是否接收顧客更改。訂單的變更確定后，營業(yè)部必須提前完成訂單變更評審后，編制訂單變更通知，并登記發(fā)送各相關部門。訂單的變更通知與原訂單確認通知具有同樣的效力。任何訂單變更必須具有顧客的書面確認，營業(yè)部必須將訂單變更的信息輸入打印存檔。如果訂單變更導致訂單的合同價格發(fā)生變化，營業(yè)部必須與顧客確認新的價格并登記抄送財務管理科。交貨期必須由變更評審后確定，涉及顧客原因損失由營業(yè)部匯總后提交顧客確認。5.13技術支持技術部負責對訂單的加工生產、交付、委外加工及采購給予全程的技術支持。技術部在收到營業(yè)部的訂單確認通知后，可以直接和顧客保持聯(lián)系并解決訂單存在的問題。技術部必須提供如下文件：訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產圖紙、全套加工生產工藝、檢驗規(guī)范；對于其他特別要求，可以編制訂單加工生產交付說明。如果存在特別的檢驗要求，比如船級社的檢驗要求，技術部應該予以書面說明。所有的由技術部確認的文件必須由技術部部長確認簽字。技術部按照下列要求登記抄送文件：訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產圖紙、全套加工生產工藝、船級社的檢驗要求提交生產部，生產部落實安排生產及對外協(xié)作加工申請。訂單材料清單、客供品需求清單、全套加工生產圖紙、全套加工生產工藝、船級社的檢驗要求提交質量部，質量部落實全程的質量控制及應顧客的要求或第三方的要求所進行的檢驗。訂單材料清單提交采購部，采購部檢核庫存、安排采購?？凸┢沸枨笄鍐翁峤粻I業(yè)部，營業(yè)部與顧客落實客供品的提供及交付。訂單材料清單包括主要材料、輔助材料、標準件等，對于通常的消耗材料可以不必列出，如沙粒、潤滑油、油脂等。所有訂單項下的技術文件、質量控制文件等必須由技術部技術文件管理員進行歸檔，在訂單完畢后一份交營業(yè)部，另外一份交行政管理部存檔。對于訂單過程中的技術問題，技術部可以直接與顧客聯(lián)系。營業(yè)部在訂單確認通知單上說明應與顧客如何聯(lián)系。5.14質量控制質量部有責任圍繞訂單的加工生產、交付、以及涉及到的采購、對外協(xié)作加工等進行全程的質量控制。質量部負責應顧客的要求或第三方檢驗機構的要求進行質量控制或提交檢驗申請，如船級社的檢驗。訂單項下的質量控制文件，包括檢驗記錄、檢驗報告以及顧客需要的檢驗記錄和報告均由質量部準備，在訂單完畢前提交技術部技術文件管理員整理。5.15產品配件的發(fā)運技術部根據圖紙要求，設計配件的規(guī)格數(shù)量后要求生產管理部進行生產（其中客供配件向營業(yè)部申領），產品應經質量部檢驗。營業(yè)部設計發(fā)運明細，分別交生產部及采購部。生產部辦理發(fā)運手續(xù)。5.16訂單完畢通知訂單完畢后，生產部應該及時辦理發(fā)運手續(xù)。公司必須憑質量部簽發(fā)的產品合格證書辦理完畢發(fā)貨手續(xù)。公司生產部有責任及時書面通知營業(yè)部。營業(yè)部編制訂單完工通知及時書面通知顧客并準備辦理發(fā)運手續(xù)。生產部有責任書面通知技術部，技術部應及時準備后所有與訂單有關及公司規(guī)定的或顧客需要的技術資料或文件。營業(yè)部必須在產品完工前至少提前兩周書面通知顧客。5.17訂單的發(fā)運營業(yè)部在收到顧客書面交付指示后，立即根據顧客的要求安排訂單的交付。訂單發(fā)運時間一旦確認，任何人無權變更。如訂單不能如期發(fā)運必須提前三周通知顧客，總經理確認方可生效。營業(yè)部有責任通知技術部，要求技術部及時準備后所有與訂單有關及公司規(guī)定的或顧客需要的技術資料或文件，包括《產品說明書》等。營業(yè)部提請生產部協(xié)助落實安排產品的裝載，產品的裝載必須按照顧客的要求并確保裝載牢固可靠。對于遠洋運輸或遠途運輸，裝載須得到保險公司的認可。營業(yè)部根據顧客的要求落實產品的承運方式，并提前至少兩周將如下信息通知顧客：運輸工具；目的地代理；產品的包裝方式；產品的裝箱單。對于出口訂單，營業(yè)部必須辦理出口清關，申領結匯核銷單，并編制如下文件：出口報關單；出口發(fā)票；裝箱清單；BLP說明；委托報關申請書；如果是進料加工，還必須提供進料加工手冊。在產品發(fā)運后，必須書面通知顧客發(fā)運的情況，并提供如下文件：訂單交付發(fā)運通知；清潔提單；產品裝箱單或產品裝運單；商業(yè)發(fā)票；保險單證；顧客要求提交的其他文件。訂單交付發(fā)運通知必須注明運輸工具、預計達到時間、目的地等。對于國內交付訂單，營業(yè)部須編制產品接受單供顧客指定的收貨方簽收，并將簽字后的產品接受單隨同訂單交付發(fā)運通知、商業(yè)發(fā)票等提交顧客。上述規(guī)定的交付記錄或文件，如果顧客指定，可以使用顧客自己的格式。5.18訂單的延遲交付訂單的延期是指訂單的交付不能滿足合同規(guī)定的交貨期要求，并因此會給公司帶來經濟或信譽的影響。訂單的延期如果是由于顧客單方面提出或由于顧客單方面的原因引起的，則營業(yè)部必須會同制管部確認準確交付期限，總經理認可后生效，且營業(yè)部負責與顧客協(xié)商達成新的交付時間。訂單的延期如果是公司單方面的原因，營業(yè)部必須提前通知顧客，如果顧客接受公司的延期交付，則營業(yè)部必須重新確認新的交付時間。如果顧客不能接受公司的延期交付，則公司應該盡力設法彌補。營業(yè)部必須及時將公司努力行動的進程通報告知顧客。5.19訂單相關的發(fā)票對于出口訂單，產品完畢并通知顧客后，營業(yè)部應及時開具商業(yè)發(fā)票，一份提交顧客作為顧客付款的依據，另一份提交財務管理做銷售帳。財務管理必須在價格確認單上記錄說明。營業(yè)部應該根據訂單價格確認單開具發(fā)票。開標依據：技術部提供重量確認單，營業(yè)部項目負責人提供進口料價值確認，及訂單變更價值確認單，保證單據一致，并在訂單價格確認單上簽字。如果訂單在履行過程中價格發(fā)生變化，則必須依據最終的價格開具發(fā)票。對于價格的變化，營業(yè)部必須及時通知財務部，提交價格變化依據資料供財務確認，并在價格確認通知單上做好記錄。如果顧客需要，營業(yè)部必須提供其他文件與發(fā)票一起作為顧客付款的依據。顧客的付款時間或付款的條款將依據訂單或合同確定。營業(yè)部開具發(fā)票時必須根據訂單約定的價格條款考慮運費、保險費、裝卸費等費用的負擔。發(fā)票開具的時間原則上是在訂單項下的產品辦理入庫的時間。對于內銷或需要公司開具增值稅發(fā)票或普通銷售發(fā)票的訂單，營業(yè)部在確認最終的價格并在《價格確認通知單》上簽字確認后，提請財務部開具增值稅發(fā)票或普通銷售發(fā)票。財務部開具發(fā)票后同樣在《價格確認通知單》上簽字確認。營業(yè)部負責將發(fā)票提交顧客，并有責任按照訂單的約定催請顧客付款。5.20訂單的應收款財務部必須在《訂單價格確認單》上對發(fā)票開具、收款情況予以記錄。財務部對于開出發(fā)票的訂單應及時登入銷售臺帳。財務部有責任在訂單的付款時間到期前催促營業(yè)部向顧客收款。對于存在訂單預付款的訂單，財務部有責任按照訂單價格確認通知單要求營業(yè)部項目負責人催促預付款及時到位。對于訂單的收款情況，財務部應通知營業(yè)部。對于逾期未付款的發(fā)票，財務部和營業(yè)部有責任催促顧客付款，逾期30天未付款的發(fā)票，財務部必須書面通知總經理同。公司確認具體處理方案由營業(yè)部項目負責人通知顧客。5.21訂單相關的文件訂單履行過程中的文件的管理，按照《文件定義細則》執(zhí)行。涉及到訂單的商業(yè)文件，由營業(yè)部在訂單完畢發(fā)運后及時歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。涉及到訂單的財務或商業(yè)文件，由財務部在訂單完畢發(fā)運后及時歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。涉及到訂單的技術文件，由技術部在訂單完畢發(fā)運后及時提交公司文檔室存檔。涉及到訂單的質量控制方面的文件，由質量部在訂單完畢發(fā)運后及時歸檔，并在次年提交公司文檔室存檔。涉及到訂單項下的具體文件及顧客需要的文件由技術部技術文件管理員負責編制，并按照公司的要求及時提交營業(yè)部或顧客。技術文件管理員有責任協(xié)助質量控制文件的歸檔。各部門部長是部門文件整理、歸檔的責任人。對于顧客需要的文件，營業(yè)部必須及時通知各部門，并由營業(yè)部或技術文件管理員負責準備并提供顧客。對于訂單項下需要提供的文件，營業(yè)部必須在《訂單確認通知》上書面說明，由技術文件管理員負責準備并提供顧客，營業(yè)部有責任協(xié)助。臨時增加的文件，營業(yè)部必須書面通知。涉及到公司的工廠認證、船級社文件、焊接工人的認證及證書、其他與訂單履行有關的員工操作證書由技術文件管理員負責管理。公司文檔管理人員有責任根據訂單編碼將訂單項下的文件資料一一歸檔，對于文件的缺失，文檔管理人員有責任核查催辦?？蛻舴揭筇峁┤缦挛募海?）生產啟動會議備忘錄；（2）鋼材及型材的材料檢驗證明；（3）產品的船級社認證證書；部件清單/號碼；（4）非破壞性試驗(NDT)報告；（5）由公司填寫并經客戶方檢驗人員確認的測量記錄；（6）由公司填寫且經油漆生產商代表及客戶方檢驗人員確認的表面處理記錄。5.22溝通協(xié)調各部門有責任保持順暢的溝通和交流，公司生產部是訂單加工生產的安排主體，其他部門必須配合生產部，共同協(xié)作確保公司的訂單及時、圓滿地履行。在訂單履行過程中，必須隨時隨地與顧客保持溝通協(xié)調。營業(yè)部是總協(xié)調人。營業(yè)部有責任與顧客保持及時順暢的溝通，及時將顧客的要求反饋公司相關部門或將公司的要求反饋給顧客，包括定單履行情況、產品的交貨、發(fā)貨等諸多事項。營業(yè)部有責任與顧客保持溝通，確保生產計劃準確、有效實施。技術部有責任與顧客保持溝通，解決技術工藝問題。質量部有責任與顧客保持溝通，解決質量、檢驗、第三方檢驗及相關工藝等問題。采購部有責任與供應商保持順暢的溝通和交流，確保公司物資的采購及對外協(xié)作加工能夠為公司的生產提供及時支持。任何部門、任何人與顧客溝通交流必須有書面記錄，電子郵件必須打印歸檔。與顧客參加的會議，必須由專人記載會議紀要，必須抄送各相關部門和人員。凡是涉及到可能導致訂單履行內容、交貨時間、交貨方式、訂單價值發(fā)生變化或顧客的投訴等相關事項，必須及時通報營業(yè)部，由營業(yè)部統(tǒng)一協(xié)調。公司要求所有與顧客的溝通交流、或部門之間的溝通交流等必須采用書面的形式。5.23訂單的跟蹤在訂單履行過程中，營業(yè)部項目負責人有責任與各部門保持溝通并全程跟蹤訂單的履行情況，及時將顧客需要的信息書面反饋給顧客。在訂單履行過程中，營業(yè)部項目負責人有責任跟蹤訂單，確保訂單按照計劃要求完成。如顧客需要，營業(yè)部應按照顧客的要求定期或不定期地將訂單履行進度提供給顧客。5.24訂單的反饋營業(yè)部在訂單發(fā)運交付后，對訂單保持跟蹤并爭取獲得顧客對訂單的意見。在訂單履行過程中或訂單交付后，如果顧客對公司履行訂單存在意見或對訂單項下的產品存在意見，營業(yè)部必須及時與顧客溝通并將顧客的意見書面反饋公司。公司將顧客的意見或抱怨分兩類處理：顧客的意見，是指顧客對公司的反饋速度、服務水平、訂單履行過程中存在的問題有意見或抱怨，但是該意見或抱怨沒有因此給公司帶來經濟上的損失或嚴重的信譽的影響。營業(yè)部必須編制《顧客意見公告》將顧客的意見書面反饋公司各部門，并根據顧客的要求提出改進措施，確保顧客滿意。顧客投訴，由于公司履行訂單的能力不能滿足顧客的要求或訂單項下的產品存在質量問題，或公司的服務水平嚴重缺失并因此給顧客和公司帶來經濟的損失和嚴重的信譽的影響。營業(yè)部必須編制《顧客投訴公告》將顧客的投訴書面反饋公司各部門，并根據顧客的要求提出改進措施，確保顧客滿意。對于顧客的意見和投訴的反饋必須在第一時間做出。所有顧客的意見和投訴必須提交總經理同時公司各責任部門必須提出改進意見和措施，確保顧客滿意.所有關于訂單的反饋，營業(yè)部必須確保在公司得到解決并及時與顧客溝通，確保問題完滿解決并確保同樣的問題不再發(fā)生。顧客所提出的意見或投訴必須由各責任部門部長進行跟蹤處理，找出原因和責任人，否則決不放過。有關部門部長必須將處理結果書面報總經理。5.25訂單的成本核算及產能核算訂單在履行過程中必須確保以最低的成本和最高的效率進行。成本管理組負責訂單的履行成本的核算和公司運營成本的核算，將訂單的實際發(fā)生成本進行科學的核算，并定期提出訂單的成本情況以及減低成本的手段。5.26訂單最終價格確認訂單履行過程中，任何因顧客要求造成的變更或損失都必須計入公司訂單最終價格，最終價格將依據公司價格核算準則及過程變化因素重新核算。訂單最終價格是公司確認銷售及收款的價格，營業(yè)部在訂單發(fā)運前組織核算，并形成最終價格表。為了控制訂單履行過程中重量變更及因為非正常情況造成的訂單各種成本費用的增加，為了能及時跟顧客反饋因為他們的原因造成的損失及要求補償事宜，為了能準確控制訂單履行過程中各項因素導致的最終銷售價格的變更情況，市場編制了《產品發(fā)運最終價格確認表》,《產品發(fā)運最終價格確認表》內容涉及到市場、采購、PIM多個部門，營業(yè)部將在訂單發(fā)貨前三周提交給各相關部門，各部門1周內反饋給營業(yè)部，營業(yè)部匯總后提交財務部，作為后續(xù)開具發(fā)票的憑據，并在發(fā)運前2周開始與顧客溝通確認最終價格，發(fā)運前1周最終確認并安排報關。5.27訂單關閉嚴格按照公司規(guī)定的訂單關閉流程操作。5.28加工貿易及手冊等說明嚴格按照公司規(guī)定的《海關監(jiān)管理物資手冊管理流程》進行操作。5.29附則5.29.1本程序如需變更，由營業(yè)部組織修訂。5.29.2顧客對訂單履行程序有特殊要求，可作為本程序的補充要件，在相關訂單履行中遵照執(zhí)行。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔為了符合當今客戶更快速和更時常發(fā)生的配送要求，物流中心的揀選作業(yè)必須比以前更快而且更有效率。理想的揀選作業(yè)的解決方案，是將恰當?shù)脑O備和一種揀選方法相結合。但是，為了更加有效率地揀選，我們同時也一定要把存貨單元放入正確的地方－－即貨位優(yōu)化。將貨品位置最優(yōu)化，可以減少貨物搬運的成本，降低貨物在存儲過程及搬運過程中的損耗，從而降低物流業(yè)務本身的成本，提高收益。不管是對于一個小部分的作業(yè)，一個零售店還是一個大的配送中心，正確的貨位可以節(jié)約時間。時間就是金錢，合理的對倉庫進行貨位優(yōu)化是一個相當值得研究的課題；縮短出入庫移動的距離、縮短作業(yè)時間，甚至能夠充分利用儲存空間，也是物流配送中心工作的重點。這將有助于使從事物流業(yè)務的企業(yè)在日趨激烈的物流市場的競爭中站穩(wěn)腳跟，并最終蓬勃發(fā)展。1貨位優(yōu)化概述貨位優(yōu)化（slottingoptimization），就是在貨品當前位置的基礎上基于SKUs和預想不到的變化因素而動態(tài)地再配置倉庫中貨物的貨位，以保證貨位分布處在較為合理的狀態(tài)，達到提高揀貨效率和降低倉庫操作成本的目的。SKUs因素－－貨位優(yōu)化的內因。即根據貨架和貨品本身特性的需要而進行貨位調整。例如，由于頻繁地對某些貨物進行存取，這些貨箱的重量可能發(fā)生較大變化。如果貨架出現(xiàn)諸如“上重下輕”等嚴重的不均衡現(xiàn)象，則可能導致貨架變形甚至傾覆。因此應遵循“重物應在下”的原則，保證貨架的穩(wěn)定性。預想不到的變化因素－－貨位優(yōu)化的外因。即根據貨物的流動性進行貨位調整。在不同時期，貨物的需求品種、需求數(shù)量和需求頻率可能會有較大變化，而存取不同貨位上的貨物所花路徑和時間的代價是不同的，因而貨物的貨位不應是一成不變的，應根據外界條件的變化，定期對若干貨位進行交換。以醫(yī)藥倉庫為例，有些常見病和多發(fā)病的發(fā)病，存在著明顯的季節(jié)性，如氣管炎多發(fā)生在冬季，細菌性痢疾在8、9月份多發(fā)，腦血管意外多發(fā)生在冬季；有些疾病的發(fā)病具有地方聚集性，如碘缺乏病、鼻咽癌等在一些地區(qū)高發(fā)；還有一些無法預料的情況如流行病的爆發(fā)和大流行（如2003年的非典型肺炎）等。這些外界條件的變化，迫切要求醫(yī)藥物流中心不僅要及時調整進藥的品種與數(shù)量，而且要及時調整倉庫內藥品貨位，以適應以上變化。因此應遵循“常用應易取”的原則對貨位進行優(yōu)化，以提高存取效率。2貨位優(yōu)化的意義貨品在倉庫中的初始位置是由貨位儲存策略配合貨位分配原則來確定的。常用儲存策略包括：定位存儲、隨機存儲、分類存儲、分類隨機存儲和共享存儲等。貨位分配考慮的原則是很多的，如專用于倉儲的立體倉庫，其分配原則包括：貨架承載均勻，上輕下重；加快周轉，先入先出；提高可靠性，分巷道存放；提高效率，就近入／出庫；產品相關性等。應用貨位優(yōu)化系統(tǒng)的意義在于以下幾個方面：2．1將黃金區(qū)域給高頻揀取的貨品，從而最大化揀貨效率以及最小化揀貨成本。所謂高頻揀取的貨品，就是指流動性高的貨品。一般而言，庫存中的少數(shù)貨品（A類或者快速流動品）流動性高，且對應了大部分揀貨作業(yè)。須指出的是，貨品的周轉率（銷售量除以存貨量）、揀取頻率會由于季節(jié)性等其他的原因而發(fā)生變化，從而影響貨品的流動性。所謂黃金區(qū)域，就是指那些容易搬運、揀貨的區(qū)域。倉庫黃金區(qū)域的位置取決于很多因素，比如出貨月臺位置、訂單剖析，以及揀貨路程設計。對于自動化的托盤存取系統(tǒng)，倉庫黃金區(qū)域通常由靠近地面的20％的區(qū)域和靠近出貨月臺的20％的區(qū)域組成；而對于人力為主的揀貨系統(tǒng)，從人類工效學的角度考慮，黃金區(qū)域由操作人腰部附近20％的區(qū)域組成，在這個區(qū)域內操作人員無須彎腰或翹腳、登高。一般而言，重物應保管于地面上或貨架的下層位置，而重量輕的物品則保管于貨架的上層位置；若是以人手進行搬運作業(yè)時，人之腰部以下的高度用于保管重物或大型物品，而腰部以上的高度則用來保管重量輕的物品或小型物品。在搬動過程中，此原則有利于保證貨架之安全性及人手搬運之作業(yè)安全性，避免對貨架的損壞和對操作人員的傷害。總而言之，揀貨頻率最高的區(qū)域應該位于最便于揀貨的區(qū)域，這樣能縮短揀選作業(yè)中的移動時間，加快揀貨作業(yè)流程，提高訂單的處理效率。2．2方便補貨基于貨品的尺寸和貨箱、托盤的標準尺寸來確定存取位置，可以明顯減少補貨過程所需的勞動。2．3平衡各工作區(qū)的工作量將揀貨量大的貨品平均分配在不同揀貨區(qū)域，避免某區(qū)域內的揀貨作業(yè)擁擠，改善工作流程，縮短對一批訂單的總反應時間。2．4有效的支撐為了將貨品的損害減到最少，在揀選路徑上，重的貨品在前面，容易磕碰的貨品在后。2．5提高揀貨的準確性相似的產品應該分開，以減少揀取錯誤的機會。2．6產品相關性法則商品相關性大者在訂購時經常被同時訂購，所以應盡可能存放在相鄰位置?？梢钥s短揀取路程、減少工作人員疲勞和簡化清點工作。3貨位優(yōu)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀在工業(yè)數(shù)據和信息公司發(fā)表的第7版?zhèn)}庫和物流管理軟件目錄中，列出了所有的供應鏈解決方案。其中包括：倉庫管理系統(tǒng)WMS，貨位優(yōu)化slottingoptimization，負荷建筑物（loadbuilding），裝運系統(tǒng)（shippingsystem），堆碼管理系統(tǒng)（YMS），勞動管理系統(tǒng)（LMS），供應鏈事件管理（SCEM），運輸管理系統(tǒng)（TMS）和其他類型的倉庫相關軟件。目前，世界上各種不同的物流管理公司紛紛推出各自的貨位優(yōu)化軟件，我們可以根據是否與WMS綁定將其分成以下兩類：第一類，貨位優(yōu)化軟件與WMS綁定，成為其中的一部分，物流公司以ManhattanAssociates公司，EXETechnologies公司等為代表。ManhattanAssociates公司將其應用軟件分組構成3個核心區(qū)域，即倉庫管理系統(tǒng)（WMS），貿易伙伴管理（TPM）和運輸管理系統(tǒng)（TMS）。其中WMS應用軟件組包括四個集成的模塊：倉庫管理（WarehouseManagement－－WM），勞動管理（LaborManagement－－LM），貨位優(yōu)化（SlottingOptimization－－SO），記賬管理（Billingmanagement－－BM）。另一類，貨位優(yōu)化軟件與WMS分離，可以單獨地購買和使用，以EasyProfiler和FlowTrak等為代表。與第一類軟件相比，EasyProfiler價格低廉且容易操作，專門為小到中規(guī)模的倉庫而設計。由此可見，雖然各公司推出的貨位優(yōu)化軟件的特點各不相同，但是在功能方面確有共同之處：經過先進的運算法則的使用，能為物流中心推薦最佳的貨品位置，滿足貨位優(yōu)化的目標。4貨位優(yōu)化系統(tǒng)設計的基本思路對于一個物流中心而言，貨位優(yōu)化是一個相當艱巨而龐大的工作。設計貨位優(yōu)化系統(tǒng)的基本思路可分為以下幾步：第一步，收集所需的基礎信息－－倉庫內貨位特性資料、貨品需求資料和產品文件。相關數(shù)據可以從WMS（WarehouseManagementSystem）或ERP（EnterpriseRe