公司采購、辦公用品管理制度

公司選購 管理制度文件編號：ZS-BGS-XZ-002一、目的為了提高公司選購 效率、明確崗位職責、有效降低選購 成本，滿意公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資選購 流程，加強與各部門間的協(xié)作，特制訂本制度。二、選購 管理對象1.日常辦公常用物品，如電腦、打復印機、驗鈔機、打印紙、筆、筆筒、訂書機、訂書針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車載用品、保潔用品、植物及其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品”，主要用于辦公環(huán)境和工作運用。2.銷售部的獎品、禮品、贈品等。3.食堂選購 和工程材料選購 不在本制度規(guī)定的范圍。三、選購 原則1.選購 必需堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。

2.選購 是一項重要、肅穆的工作，各級管理人員和選購 經(jīng)辦人必需高度重視。

3.物品選購 應盡量采納月結方式為付款條件與供應商洽談。四、分工管理1.辦公室文員1.1文員須按月度建立庫存臺賬，定期核查所領物品登記表，做好辦公易耗品、銷售獎品的入庫、發(fā)放和庫存管理工作。（附件《辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表》、《銷售獎品庫存統(tǒng)計表》）1.2文員須每月底盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。1.3文員須防止辦公易耗品、銷售獎品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證其功用和性能。1.4文員須依據(jù)辦公易耗品以及銷售獎品的領用狀況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以削減資金占用和保證正常運用。2.選購 專員2.1負責辦公易耗品和銷售獎品的選購 與驗收工作；2.2負責供應商的篩選工作；3.辦公室負責人3.1負責辦公易耗品和銷售獎品每月月底庫存的檢查工作；3.2幫助文員做好辦公易耗品和銷售獎品日常管理工作；3.3負責辦公易耗品和銷售獎品費用的管理工作。五、辦公易耗品和銷售獎品的選購 流程選購 專員接收《購置安排表》文員編制《購置安排表》并審批市場詢價、比價選購 專員接收《購置安排表》文員編制《購置安排表》并審批市場詢價、比價、議價填寫并上報《詢價記錄表》》樣品檢查供應樣品樣品檢查供應樣品選購 量大價高商家按合同供貨送貨或自提簽訂供貨合同/協(xié)議選購 量大價高商家按合同供貨送貨或自提簽訂供貨合同/協(xié)議或定點選購 不供應樣品物品驗收與費用結算選定供貨商物品驗收與費用結算選定供貨商選購 量小價低選購 員自提或商家送貨按《購置安排表臨時選購 選購 量小價低選購 員自提或商家送貨按《購置安排表臨時選購 銷售部獎品的選購 與辦公易耗品的選購 流程一樣，《購置安排表》由銷售部負責編制。（一）接收購置安排表選購 專員接收辦公室文員編制并完成審批的《購置安排表》，并對購置內(nèi)容進行再確認。包括須要選購 的物品型號、顏色、規(guī)格，甚至生產(chǎn)廠家都進行進一步確認，以確保選購 的物品是所需品。（二）市場詢價、比價、議價選購 專員比照《購置安排表》上的物品到市場上至少選擇三家以上進行詢價、比價，并對商家供應的價格進行合理議價。（三）填寫詢價記錄表市場詢價結束后，選購 專員對詢價結果進行記錄，填寫完《詢價記錄表》后交公司領導定奪。（四）選定供貨商公司領導批閱完《詢價記錄表》后，對須要供應樣品的選購 進行樣品檢查。進一步確認后再確定供貨商家；對不須要供應樣品的選購 ，依據(jù)詢價記錄表，確定供貨商家。（五）采買1.定點采買1.1確定供貨商家后，對量大、價高、供貨期長、運用壽命長或需長期選購 的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長期合作。1.2選購 員定點采買時，可依據(jù)《購置安排表》的內(nèi)容干脆下單。定點單位沒有所需物品的按臨時選購 進行。2.臨時選購 確定供貨商家后，對量小、價低、供貨期短、運用壽命短或臨時須要的物品干脆進行采買。（六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門。（七）驗收采買結束后，選購 專員對商家送貨的物品再進行一一確認，防止錯送、漏送，或以次充好等。（八）費用結算1.現(xiàn)款選購

1.1選購 人員必需憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務部借款，選購 回來后，選購 員粘貼好報銷票據(jù)（選購 安排表、購貨發(fā)票），由辦公室負責人、辦公室分管副總、財務部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。1.2財務借款按財務制度執(zhí)行。

2.后付款選購

2.1選購 員粘貼好報銷票據(jù)（選購 安排表、購貨發(fā)票），由辦公室負責人、辦公室分管副總、財務部審核后，總經(jīng)理審批。到付款時間時，財務部干脆匯款。

2.2貨物已到發(fā)票未到，驗收合格，辦公室文員登記入庫后，如供貨方要求提前付款時，按正常財務手續(xù)辦理后支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準支付購貨款。

2.3物品選購 必需取得發(fā)票方可報銷，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專用發(fā)票或一般發(fā)票）按財務規(guī)定執(zhí)行。六、定點商鋪管理（一）定點供貨商選擇選購 專員到市場選定至少3家信譽、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進行報價對比后，選定價格較實惠的商鋪為定點供貨單位。簽訂以結算方式為月結、為期一年的供貨合同。（二）定點商鋪價格監(jiān)控至少每半年一次，選購 人員定期到市場進行比價，比價結束填寫《詢價記錄表》，防止定點選購 單位抬高價格。文員編制《購置安排表》并審批七、辦公易耗品管理文員編制《購置安排表》并審批量不足選購 階段量足文員驗收、入庫登記各部門領用文員核對庫存數(shù)量辦公室分管副總審核《申領單》各部門提交《辦公易耗品申領單》量不足選購 階段量足文員驗收、入庫登記各部門領用文員核對庫存數(shù)量辦公室分管副總審核《申領單》各部門提交《辦公易耗品申領單》選購 專員選購 專員按《購置安排表》選購 （一）辦公易耗品申領與審核1.各部門依據(jù)本部門辦公易耗品的運用狀況，每月25日前提報下月辦公易耗品領用安排。2.部門負責人和分管副總審批簽字后報辦公室。經(jīng)辦公室負責人審核后交辦公室文員進行登記申領。（附件《部門辦公易耗品申領單》）（二）核對庫存數(shù)1.辦公室文員統(tǒng)計《部門辦公易耗品申領單》所需物品數(shù)目后，與庫存數(shù)進行核對，原則上庫存數(shù)留存原數(shù)量的1/3。2.若庫存足，文員干脆按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及領用”流程發(fā)放。3.若申領后數(shù)量不足，申請購置后再發(fā)放。（三）編制購置安排表因庫存數(shù)量不足，文員編制《購置安排表》經(jīng)辦公室負責人、辦公室分管副總、總經(jīng)理/董事長審批后，將購置安排表交選購 專員進行選購 。（附件《購置安排表》）（四）采購1.選購 專員依據(jù)審批后的《購置安排表》進行選購 ，并于接到《購置安排表》的10個工作日內(nèi)（特別時間要求除外）完成選購 。2.優(yōu)先在定點供貨商處進行采買，依據(jù)合同規(guī)定的供貨價格選購 。3.選購 流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷售獎品的選購 流程”執(zhí)行。（五）驗收、入庫登記1.選購 結束后，選購 專員在《辦公易耗品購置安排表》填寫實際選購 價格，簽字后交行政專員，并附上送貨單/收據(jù)/發(fā)票。2.辦公室文員依據(jù)選購 專員交回的《購置安排表》一一核對采買的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價格單據(jù)等，核實完畢后進行物品登記入庫，剛好更新辦公易耗品臺賬。（附《辦公易耗品登記臺賬》）（六）發(fā)放及領用1.新員工辦公易耗品的發(fā)放新員工入職每人按標準配備電腦一臺、簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個，不含廚師、幫廚、保潔。2.部門辦公易耗品的發(fā)放文員依據(jù)各部門提交的《部門辦公易耗品申領單》照實發(fā)放所列物品，領取時須簽字確認。3.個人辦公易耗品的領用各部門員工個人須要臨時支取時，在《部門辦公易耗品登記表》上簽字。4.銷售獎品的發(fā)放銷售獎品發(fā)放必需嚴格遵循公司制定的銷售政策，客戶領取獎品時必需由置業(yè)顧問陪伴，領取獎品時出具獎品領取單并在登記表上簽字確認。《銷售獎品領取單》、《銷售部獎品領取登記表》八、辦公消耗品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動等緣由需進行辦公易耗品及固定資產(chǎn)的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。1.移交人需填寫《辦公易耗品交接單》，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，細致點驗，遇有毀損的要求移交人書面標明，對毀損視該物品價值的大小狀況，另行處理。（附件《辦公易耗品交接單》）2.辦公室文員需據(jù)清單核實后存檔備查。若移交人為辦公易耗品管理員本人時，辦公室負責人需親自點驗，并且做好交接工作。九、附件表1《部門辦公易耗品申領單》表2《詢價記錄表》表3《購置安排表》表4《銷售獎品領取單》表5《銷售部獎品領取登記表》表6《部門辦公易耗品領取登記表》表7《辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表》表8《銷售部獎品庫存統(tǒng)計表》表9《辦公易耗品交接單》十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。辦公室二〇一六年十一月十一日部門辦公易耗品申領單申請部門：年月日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量運用人備注部門領導簽字分管副總簽字辦公室負責人簽字辦公室分管副總簽字部門物品領取人簽字詢價記錄表詢價人詢價日期報價單位信息名稱負責人電話地址交貨時間付款方式稅票狀況選購 內(nèi)容型號/規(guī)格數(shù)量原報價議價最終單價備注選購 人員建議部門領導看法分管副總看法總經(jīng)理看法購置安排表日期：年月日選購 專員預料完成選購 時間序號品名規(guī)格單位數(shù)量預算額度實際金額備注預算額度合計元實際選購 合計(選購 結束后填寫)元辦公室負責人簽字辦公室分管副總簽字總經(jīng)理簽字驗收并登記入庫選購 專員簽字辦公室文員簽字注：物品單價超過1000元的，需提前報價，待部門領導/分管副總確認方可購買。銷售獎品領取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期□排號□定房□購房付款方式□一次性□按揭（公貸、商貸）房號獎品金額獎品名稱數(shù)量領取方式□置業(yè)顧問代領□客戶領取□其他置業(yè)顧問確認銷售經(jīng)理確認銷售獎品領取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期□排號□定房□購房付款方式□一次性□按揭（公貸、商貸）房號獎品金額獎品名稱數(shù)量領取方式□置業(yè)顧問代領□客戶領取□其他置業(yè)顧問確認銷售經(jīng)理確認銷售獎品領取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期□排號□定房□購房付款方式□一次性□按揭（公貸、商貸）房號獎品金額獎品名稱數(shù)量領取方式□置業(yè)顧問代領□客戶領取□其他置業(yè)顧問確認銷售經(jīng)理確認銷售部獎品領取登記表領取時間獎品名稱房號數(shù)量置業(yè)顧問領取人備注備注：此表作為銷售部獎品領取的記錄憑證之一。部門辦公易耗品領取登記表所在部門部門負責人領取時間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領取人備注備注：此表作為各部門年度領用辦公消耗品的記錄憑證之一。銷售部獎品庫存統(tǒng)計表（___月）獎品名稱入庫時間新購數(shù)量現(xiàn)庫存上月領取總領取備注序號辦公用品名稱型號單位原基數(shù)選購 數(shù)選購 單價選購 金額月度總數(shù)月度領用總數(shù)領用數(shù)量庫存數(shù)工程部金額預算部金額財務部金額營銷部金額辦公室金額1-----2-----3-----4-----5-----6-----7