Y3使用說明書及常見問題解決方案

前言敬愛的同事們，由于近期Y3系統(tǒng)的正式運(yùn)用，有許多的新進(jìn)員工不會(huì)運(yùn)用、老員工在運(yùn)用過程中有許多的不明白和許多的很常見的問題。針對(duì)這一現(xiàn)狀，根據(jù)相識(shí)行政部要求特草擬此份《Y3系統(tǒng)運(yùn)用說明及常見問題解決方案》，希望各部門相互傳閱，相互借鑒。爭(zhēng)取能夠幫助大家，減輕大家的工作量，為公司創(chuàng)建更好的辦公環(huán)境。同時(shí)，希望各位同事看到這份說明后，能夠提出更多的問題，令我能夠把這份說明書做的更好，更完善哦。好了，親們，我們進(jìn)入正題了哈。。。第一章登錄設(shè)置和功能界面介紹Y3系統(tǒng)的登錄設(shè)置。Y3系統(tǒng)的登錄設(shè)置特別簡(jiǎn)潔，只要設(shè)置好Y3作息登錄參數(shù)、PBX登錄參數(shù)、客戶端許可參數(shù)就可以正常運(yùn)用了。如上圖，這里最簡(jiǎn)潔，這里填寫網(wǎng)絡(luò)管理員給用戶名和密碼就可以了。上圖。這里主機(jī)IP是：192.168.1.249，通訊端口是5003。在這兩項(xiàng)，全部人都必需填寫一樣的。主要要說的是，分機(jī)編號(hào)。分機(jī)編號(hào)只要在你的話機(jī)上撥打*4，掛機(jī)后回?fù)芑貋砭蜁?huì)顯示這個(gè)號(hào)碼，每個(gè)人的分機(jī)編號(hào)都不一樣的。PBX里的登錄密碼就不用填了，留空白。上圖，客戶端許可參數(shù)就更不用說了，這是一個(gè)服務(wù)器的IP地址，照著這里填就是了。Y3系統(tǒng)工具欄先從上到下、從左到右進(jìn)行講解。如上圖，比較常用到的有“文件”里的“注銷”、“業(yè)務(wù)”里的“客戶管理”、“通話記錄”這幾個(gè)選項(xiàng)。注銷：回到登錄界面。假如你須要更換賬號(hào)進(jìn)行登錄，這樣做會(huì)特別快，不用重新打開Y3系統(tǒng)。客戶管理：打開客戶管理界面。假如誤關(guān)了客戶管理界面的，可以從這里重新打開。如下圖。電話功能工具欄上圖中，“空閑中”這一個(gè)空格欄顯示的是電話的實(shí)時(shí)狀態(tài)，可以用電話反復(fù)摘機(jī)，掛機(jī)進(jìn)行測(cè)試Y3系統(tǒng)跟電話是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)。摘機(jī)：基本沒用。相當(dāng)于拿起電話機(jī)。掛機(jī)：你懂的。。。撥打：在此按鈕左側(cè)填寫電話號(hào)碼，點(diǎn)此按鈕即可撥打電話。記得，要加9。外地手機(jī)號(hào)還要加0。取消：等同掛機(jī)，你也懂的。。。啟動(dòng)免打攪：假如你點(diǎn)擊了此按鈕，左側(cè)的空格處會(huì)顯示免打攪狀態(tài)。假如別人撥打了你的電話，會(huì)提示撥打的用戶正在通話中。如下圖：客戶管理功能按鈕 返回：返回上次打開的頁面。前進(jìn)：前進(jìn)到你之前返回前的頁面。預(yù)覽：打印預(yù)覽。打?。捍蛴‘?dāng)前頁面。關(guān)閉：關(guān)閉客戶管理頁面。起始頁：目前為無效按鈕?？蛻艄芾硐到y(tǒng)，這個(gè)可以說是我這個(gè)說明書的重中之重，大家要仔細(xì)看額。^_^上圖是Y3系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理界面。業(yè)務(wù)管理：里面包含了公司全部的關(guān)于客戶資料管理、客戶訂單管理、物流訂單管理以及客戶關(guān)系管理的選項(xiàng)等等。幾乎公司的一切業(yè)務(wù)都在這里進(jìn)行，講解這里面的應(yīng)用也是這個(gè)說明書的重點(diǎn)。報(bào)表分析：這里面的應(yīng)用包含了公司全部的業(yè)務(wù)報(bào)表。如產(chǎn)品報(bào)表、客戶關(guān)系報(bào)表、物流報(bào)表、物流報(bào)表等等。特性管理：里面有常用到的兩項(xiàng)是“修改登錄密碼”和“通話歷史”。稍后詳解。系統(tǒng)維護(hù)：這里除了“轉(zhuǎn)客戶”和“成交客戶轉(zhuǎn)銷售”之外，大多數(shù)是系統(tǒng)管理員所運(yùn)用到的功能。業(yè)務(wù)管理。重點(diǎn)，仔細(xì)看才會(huì)有好業(yè)績(jī)的額。添加客戶如上圖，帶紅色*號(hào)的為必填項(xiàng)，其他資料你可以在添加完電話之后再一一完善。在這里都是標(biāo)明白的，就不一一說明，信任大家都一目了然了。電話可以有多個(gè)，“來源”和“意向”都是從右側(cè)進(jìn)行選擇的?？蛻糍Y料如上圖所示，這里是本人所屬的客戶資料的列表，而紅色框里的就是自己在查找和篩選客戶時(shí)所要用的一些篩選條件。篩選條件，看下圖。如上圖，其他不太常用的就不多說，說說常用的幾個(gè)。主要常用的有：聯(lián)系人：輸入已存檔客戶的全名進(jìn)行查找，留意假如多輸入空格或者字符是找不到你所要找的客戶的。編號(hào)：輸入客戶編號(hào)進(jìn)行查找，也要留意不要多輸入其他的字符。快遞單號(hào)：輸入快遞單號(hào)進(jìn)行查找，還是要留意其他字符。因?yàn)檫@些東西都是唯一的，不對(duì)就是不對(duì)。單號(hào)：輸入客戶訂單號(hào)進(jìn)行查找，留意跟快遞單號(hào)是不一樣的。轉(zhuǎn)入：按客戶轉(zhuǎn)入你的工號(hào)日期進(jìn)行查找。后面兩個(gè)空格用于選擇日期區(qū)間。創(chuàng)建：按客戶創(chuàng)建日期進(jìn)行查找，后面兩個(gè)空格用于選擇日期區(qū)間。下屬客戶資料如上圖，跟客戶資料是一樣的。不同的是，在這里會(huì)顯示你的客戶以及你的下屬的全部的客戶資料。假如你有的話。代辦事項(xiàng)如上圖，用于同事間的對(duì)客戶跟進(jìn)的提示。你只要在點(diǎn)擊“具體”，打開客戶“跟進(jìn)記錄”對(duì)相關(guān)客戶進(jìn)行跟進(jìn)記錄就可以了。添加完跟進(jìn)記錄后記得點(diǎn)擊上圖紅色框的完成，對(duì)已完成的代辦進(jìn)行標(biāo)記。否則會(huì)始終出現(xiàn)在未完成代辦里，會(huì)影響工作效率。對(duì)于“待辦事項(xiàng)”里的篩選條件我就不說了，假如有不相識(shí)字的再找我吧。圖下圖：客戶訂單這里是給客戶下單的界面，在這里下單必需嚴(yán)格根據(jù)公司頒布的一些規(guī)定進(jìn)行操作。如下套裝單的數(shù)量，贈(zèng)品的金額等等，否則將有可能干脆影響到你的業(yè)績(jī)以及退貨率。如下圖中，一些查詢篩選功能就不特殊說明，因?yàn)楦暗钠渌胤蕉际穷愃频模偃绮欢梢苑祷厍皫醉撨M(jìn)行復(fù)習(xí)。篩選功能下，顯示的是一些客戶訂單的物流狀態(tài)，跟進(jìn)狀況，以備工作人員能夠快速的對(duì)客戶訂單進(jìn)行有效跟進(jìn)。下面要特殊說明的是，如何下單。給客戶下單的步驟分別是：進(jìn)入客戶資料，點(diǎn)擊客戶資料前顯示的“訂”字。紅色框里的，如下圖：點(diǎn)擊“訂”字按鈕后進(jìn)入“下單界面”。如下圖，紅色方框中根據(jù)自己發(fā)貨的真實(shí)方式進(jìn)行選擇。在這里一般都只是修改下備注就差不多了。下銀行轉(zhuǎn)賬單，稍后會(huì)說到。然后點(diǎn)擊紅色圓框的“顯示貨品列表”，進(jìn)行選擇貨品。如下圖，可以按紅色方框的分類進(jìn)行快捷查找，或者麻煩點(diǎn)在底下的頁數(shù)翻頁查找。選擇產(chǎn)品的時(shí)候，只要根據(jù)各部門的要求。保證產(chǎn)品沒錯(cuò)、數(shù)量沒錯(cuò)和總金額沒錯(cuò)就OK了。如下圖，是訂購1888的套裝加送一個(gè)豐胸儀，只要總的價(jià)格沒變就行。物流打出來的單還是1888。然后點(diǎn)擊右上角“保存訂單”后，再點(diǎn)擊還是右上角的“確認(rèn)訂單”。好了，給客戶下單的這個(gè)動(dòng)作就圓滿完成了。^_^客戶服務(wù)“客戶服務(wù)”里跟“客戶資料”和“下屬客戶資料”里的應(yīng)用基本上是一樣的，不同的是“客戶服務(wù)”里是在全公司范圍內(nèi)查找客戶，只要輸入相應(yīng)的條件進(jìn)行查找。如下圖，我輸入的是按電話查找：審核訂單如上圖同樣的，基本上每個(gè)應(yīng)用都會(huì)有一些篩選項(xiàng)，以便工作人員更快速的查找到相應(yīng)的客戶。這里就不具體說明白。我只具體的說說審核訂單的步驟：先點(diǎn)擊“具體”→進(jìn)入“具體客戶資料”→打“電話”→跟客戶核對(duì)地址→“批準(zhǔn)訂單”或“撤回”。下面我會(huì)用12345來標(biāo)明。如下圖：跟單還是一樣，從“跟單”界面點(diǎn)擊“具體”進(jìn)入客戶單據(jù)界面進(jìn)行訂單的跟進(jìn)。下面是上圖中一些標(biāo)示的地方的說明：從“跟單”點(diǎn)擊“具體”后進(jìn)入如上圖界面。點(diǎn)擊“顯示跟進(jìn)記錄”，查看客戶跟進(jìn)記錄，確認(rèn)此客戶是否須要跟進(jìn)。查詢訂單物流狀況后，點(diǎn)擊“顯示客戶具體資料”。打電話給顧客，跟顧客確認(rèn)物流狀態(tài)或確認(rèn)收貨。確認(rèn)完成后，添加跟進(jìn)記錄，以備客服人員剛好跟進(jìn)。如若收貨，確認(rèn)“收貨”或者“退貨”。電話定位客戶。顧名思義，輸入電話確認(rèn)系統(tǒng)中是否存在此號(hào)碼。電話定位可以查找出此客戶一些簡(jiǎn)潔的資料?？蓱{這個(gè)查找出來的客戶編號(hào)進(jìn)行其他操作。如下圖：報(bào)表分析報(bào)表分析，是按條件篩選報(bào)表進(jìn)行查看。各個(gè)報(bào)表也都有明確的標(biāo)示，在這里就不一一介紹了。特性管理特性管理須要說明的有“修改密碼”和“通話歷史”這兩項(xiàng)，其他的客服人員不會(huì)用到就不一一介紹了。修改登錄密碼，輸入舊密碼新密碼進(jìn)行更改。建議拿到賬號(hào)以后即刻進(jìn)行更改，要不然到時(shí)候找誰哭都沒用。通話記錄，調(diào)整相應(yīng)的篩選項(xiàng)目查找相應(yīng)的項(xiàng)目。沒什么難度。如下圖：系統(tǒng)維護(hù)這里須要說到的是“轉(zhuǎn)客戶”和“成交客戶轉(zhuǎn)銷售”。轉(zhuǎn)客戶假如你說看不懂，那我就去死了算了。成交客戶的操作，跟上圖完全一樣。我想我就不特殊又說明白。常見問題解決方案登錄出現(xiàn)提示“沒有發(fā)覺運(yùn)用許可協(xié)議配件。緣由：沒有安裝驅(qū)動(dòng)程序或沒有插上運(yùn)用許可協(xié)議配件”。解：先關(guān)掉已經(jīng)提示錯(cuò)誤的登錄窗口，記得確定要關(guān)掉重新打開。重新打開后檢查三項(xiàng)登錄參數(shù)是否設(shè)置錯(cuò)，修改錯(cuò)誤后重新登錄仍舊提示錯(cuò)誤，告知組長(zhǎng)聯(lián)系Y3系統(tǒng)管理員。登錄出現(xiàn)“Y3DMS用戶名或密碼錯(cuò)誤”？解：還是看看登錄參數(shù)有沒有設(shè)置錯(cuò)，假如沒有設(shè)置錯(cuò)的話，那就確定是賬號(hào)或者密碼錯(cuò)誤。假如是改了密碼不記得的話，可以選擇自盡或者找組長(zhǎng)聯(lián)系系統(tǒng)管理員。登錄后不顯示分機(jī)號(hào)碼，如下圖：解：依舊還是查看登錄參數(shù)的分機(jī)號(hào)有沒有錯(cuò)，假如沒錯(cuò)。通知組長(zhǎng)聯(lián)系系統(tǒng)管理員。顯示，如下圖：解：看懂英文的應(yīng)當(dāng)都知道，這是分機(jī)號(hào)被占用了的提示。先檢查登錄參數(shù)是否填錯(cuò)，確定登錄參數(shù)沒有問題