解析電子文件管理與安全對策

PAGEPAGE1電子文件管理中遇到的問題及對策泰州廣播電視臺 趙文勝隨著信息技術(shù)及辦公自動化的深入發(fā)展，電子計算機(jī)在各級黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位工作中得到廣泛應(yīng)用，電子文件的管理、歸檔、利用和安全問題，成為廣大檔案工作者必須探討的課題，結(jié)合實(shí)際學(xué)習(xí)和工作體會，就電子文件管理及電子檔案安全防范進(jìn)行一些探討。一、電子文件的特點(diǎn)電子文件是由計算機(jī)生成和處理，并以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件與紙質(zhì)文件相比較，有如下特性：1、信息的可重復(fù)性。電子文件可以在不同的計算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制而信息形態(tài)無任何變化。這樣就很難像紙的真實(shí)性、可靠性和完整性。2、信息的易變性。電子文件是通過鍵盤、掃描儀、攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等工具輸入，存在于磁盤等存儲介質(zhì)上，更改、偽造數(shù)據(jù)不留痕跡，還可能因計算機(jī)病毒及網(wǎng)絡(luò)安全等原因而導(dǎo)致文件變更，所以，為保證其安全、準(zhǔn)確，需要解決許多技術(shù)上的難題。3、信息的易消失性。電子文件存儲于磁盤、光盤等介質(zhì)上，是無形的物質(zhì)，一旦操作不當(dāng)，則可能損害甚至抹掉文件，造成難以挽回的損失。直接影響電子文件的憑證作用或使用價值。此外，電子文件還具有信息的共享性、非直讀性、對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性、非實(shí)體歸檔的可能性、存儲的高密度性等等。二、電子文件管理中面臨的問題1、電子文件管理制度不嚴(yán)密。電子文件產(chǎn)生和形成的初期，主要與形成者、承辦者和文書工作者有關(guān)，這些人負(fù)責(zé)對電子文件進(jìn)行收集和管理工作，更對今后檔案的使沒有統(tǒng)一的指導(dǎo)思想，沒有建立健全組織機(jī)構(gòu)，沒有建立行之有效的管理措施和規(guī)范。過去，由于我們?nèi)狈τ行У闹贫裙芾恚恢匾曅侣勝Y料的日常收集、2、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)電子文件管理的要求。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為當(dāng)今的以信息系統(tǒng)為依托的網(wǎng)絡(luò)連接型。檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了電子化管理，給檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要掌握一般檔案的經(jīng)驗(yàn)和知識，還要快速掌握計算機(jī)專業(yè)知識，以及與檔案專業(yè)銜接的一些業(yè)務(wù)知識，但有一些檔案人員因?yàn)榻邮苣芰Φ仍虿荒苁炀氄莆障嚓P(guān)新技術(shù)，導(dǎo)致電子文件管理混亂，影響電子文件的歸檔、安全和利用，這是不容小視的問題。3、電子文件自身存在著多重安全隱患具體表現(xiàn)在：⑴電子文件保存載體的不安全性；⑵電子文件制作過程存在權(quán)責(zé)不明；⑶是網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來的隱患。⑴電子文件載體的不安全性。電子文件一般要保存在磁盤、硬盤、磁帶、光盤等介質(zhì)材料上面，這就可能受到外部磁場、溫度、濕度、磨損、霉菌、保管方式以及材料本身壽命的限制，如果不認(rèn)真仔細(xì)對待肯定會造成無可挽回的損失。這在我們身邊一些單位是時有發(fā)生的事情，是讓人值得可惜的事情。⑵電子文件制作過程存在權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象。實(shí)際工作中，我們經(jīng)常碰到電子文件被非專業(yè)人員他人篡改、誤操作甚至清除的現(xiàn)象。這給電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性構(gòu)成嚴(yán)重威脅。⑶網(wǎng)絡(luò)攻擊的帶來的不安全性日益突出。計算機(jī)病毒最早出現(xiàn)在801997年美國病毒檢測中心的活體病毒庫數(shù)量達(dá)到14522Internet語言病毒。它們可以破壞、蓄意增刪、更改信息內(nèi)容，從而造成信息的丟失甚至系統(tǒng)癱瘓，帶來資源利用率下降的危險。三、應(yīng)對電子文件管理中存在的問題我們所采取的對策。針對電子文件面臨的問題，我們需要從以下三個方面著手：1、建立健全電子文件管理制度。制定嚴(yán)密的管理制度制度，規(guī)范電子文件運(yùn)作程序，保證有價值的電子文件及時歸檔，確實(shí)保證各類電子文件收集的及時性、完整性。杜絕編輯、記者對新聞類文件的事后修改、私藏，甚至散失的發(fā)生，做到熟悉制度管理的要求，具備分析和判斷當(dāng)前宣傳報道要點(diǎn)的能力，并能積極實(shí)現(xiàn)“三千”工作目標(biāo)：即：千方百計收集、千言萬語溝通、千辛萬苦服務(wù)，改變檔案歸檔率、利用率低的現(xiàn)狀，積極主動，熱情服務(wù)，不讓好作品好素材散失或成為死檔爛檔；其次，強(qiáng)化新聞一線記者的歸檔意識。讓每個編輯記者的采編過程不僅是一個新聞傳遞過程，更是一個重要的檔案形成過程。最后，運(yùn)用制度化手段每年組織一線新聞人員1-2次，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞，提出歸檔要求，規(guī)范檔案運(yùn)作，使每個新聞工作者同時肩負(fù)起豐富檔案寶藏的使命。電子文件管理工作是一項技術(shù)性、專業(yè)性、綜合性很強(qiáng)的工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，健全機(jī)構(gòu)，制定嚴(yán)密的管理措施和規(guī)范，才能真正保護(hù)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性。2、切實(shí)提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)電子文件管理要求。目前，文件管理逐步實(shí)現(xiàn)了電子化，在技術(shù)上給檔案管理人員提出了更高的要求，我們必須建立一支高素質(zhì)的電子文件管理隊伍，不僅要掌握紙質(zhì)文件的管理知識和要求，還要快速掌握計算機(jī)專業(yè)知識，以及注重加強(qiáng)培訓(xùn)和操作，切實(shí)保證能夠熟練應(yīng)用信息系統(tǒng)管理電子文件，更好地利用為了為文件管理工作服務(wù)。人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升必將在整個電子文件價值實(shí)現(xiàn)過程中起到重要作用。3、通過有效的技術(shù)手段充分保證電子文件的自身安全性。⑴嚴(yán)把載體材料質(zhì)量關(guān)，提高載體存儲生命周期。選擇品質(zhì)較好的存儲介質(zhì)儲存電子文件?？刂戚d體平時存儲溫度在14-24℃，調(diào)整適宜濕度，注重防磁和防止磨損，同時做好電子文件備份以防不測。信息備份是電子文件信息安全保障最重要的輔助措施，可以為受損或者崩潰系統(tǒng)提供良好的、有效的恢復(fù)手段。 通常使用磁盤鏡像和磁盤雙工技術(shù)作為備份手段。對靜態(tài)數(shù)據(jù)可以采用定期備份，對于實(shí)時系統(tǒng)采用實(shí)時備份方式。⑵電子文件的制作過程必須權(quán)責(zé)分明，保證電子文件文件的“三性”達(dá)標(biāo)。保證他人閱讀時只能以只讀形式查看，防止電子文件被他人篡改、誤操作或者修改。經(jīng)上級批準(zhǔn)需要修改和補(bǔ)充的內(nèi)容，不僅要審批手續(xù)，變更記錄還要保存在服務(wù)器操作日志中，以便查詢。⑶采取有效技術(shù)手段切實(shí)保證電子文件在網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，嚴(yán)禁使用盜版軟件和來歷不明軟件。使用電子檔案批準(zhǔn)的殺毒軟件，系統(tǒng)磁盤和U盤要專用并進(jìn)行寫保護(hù)措施，對重要的系統(tǒng)盤和數(shù)據(jù)盤要經(jīng)常備份。重新啟動計算機(jī)要檢查是否有病毒，無法清除要向?qū)I(yè)人員咨詢，直到完全清除病毒；其次，注重網(wǎng)絡(luò)防范。主要技術(shù)包括：一是加密技術(shù)。電子文件一般采用“非對稱密鑰”進(jìn)行加密：一個是公開的密鑰用于發(fā)送電子文件；一個是嚴(yán)格保密的私鑰，即只有接受方才知道的接受密碼，這對于電子文件具有很好的保護(hù)效果；二是身份驗(yàn)證。給每個合法用戶一個由數(shù)字、字母或特定符號組成的通行證，用戶只有輸入正確的“通行證”才有權(quán)進(jìn)行訪問，否則，該用戶將被拒絕于系統(tǒng)之外；三是網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)。檔案機(jī)構(gòu)可以將內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)在物理上加以分隔，對內(nèi)部網(wǎng)還可以再分隔，控制文件信息在網(wǎng)上發(fā)布的范圍，以減小內(nèi)部系統(tǒng)被攻擊的機(jī)會。涉密到未公開的文件信息在內(nèi)部