學會高效管理時間-讀這12條就夠了

千里之行，始于足下讓知識帶有溫度。第第2頁/共2頁精品文檔推薦學會高效管理時間--讀這12條就夠了學會高效管理時光，讀這12條就夠了

本書開始曾經提到過，無法在最后期限前完成任務，無非有以下幾種狀況：沒有根據(jù)開頭執(zhí)行任務；錯誤估算完成任務所需時光；在任務的執(zhí)行過程中浮現(xiàn)了差錯。

問題好似很容易，那么解決方法好似也很容易：按時開頭執(zhí)行任務；正確估算完成任務所需時光；在執(zhí)行任務的過程中不要出差錯。可事實上問題并非如此容易，否則也不會讓那么多人一生都束手無策。

在本部分，具體解答了這一問題，無論管理一件事、一個項目、方案時光，談詳細的辦法論。從事前物質、思想預備，執(zhí)行過程中的操作辦法、注重事項、重點，以及可能面臨的因難，到最后的驗收，是一套完整的流程。列舉了估算時光、準時行動、直面困難、關注步驟、并行串行、感知時光、記錄開銷、制訂預算、方案、列表、流程、預演、驗收13個方面，詳細操作性十分強。

1、估算時光

侯世達法則：完成一個任務實際花費的時光總會超過方案花費的時光，就算制定方案的時候考慮到本法則，也不能避開這種狀況的發(fā)生。生活中執(zhí)行任務的真切

狀況證明了這一法則：一旦開頭，就會發(fā)覺“意外”接踵而至，原本做的預備根本不能解決問題。

為什么人們總是錯誤估量完成任務所需要的時光呢?由于大多數(shù)人在執(zhí)行任務之前忽視了一個重要步驟，那就是辨別任務的屬性——認識的還是生疏的？

認識的任務，正確估算完成任務需要的時光是很簡單的。而生疏的任務，在執(zhí)行過程中就必定會遭受各種所謂的“意外”，這是任何完成這個任務的人都必定會經受的。惟獨完整地執(zhí)行一次任務，才有可能順當解決這些“意外”。

對策：要想提高估算時光的能力，做任何事情之前先推斷其認識程度（或生疏程度），再據(jù)此推斷估算完成任務所需要的時光。

2、準時行動

比“越早開頭越好”更切實的答案是“現(xiàn)在就開頭”。所謂做事遲延不是遲延著做事，而是遲延著不開頭做事。

遲延的本質緣由在于恐驚。內部的恐驚在于只要開頭做事，一個人就要面臨做錯、做不好的風險；外部的恐驚在于過分在意外界的評價。

對策：唯一的策略依舊是“現(xiàn)在就開頭”，問題不是“到時候能不能做好”，而是“到時候能做多好就做多好，總好過什么都不做?！庇谰貌灰賳枴笆裁磿r候開頭才好”，由于答案惟獨一個：現(xiàn)在！

3、直面困難

有的人好似向來在忙，卻總是拿不出成果，做不出成效？他們實際上并不努力，只是做出了努力的樣子，或者顯得比較努力而已。他們效率低下的根本緣由是：回避困難。

無數(shù)人不知道自己所謂的“喜愛?做某些事情”很可能只是那件事情相對容易、簡單獲得嘉獎而已。遲延的人并非不努力，也并非不做事，他們每次回避困難的時候，都不是有意的，并且往往已經給自己找了恰當?shù)慕杩凇?/p>

對策：任何一個任務都可以劃分成相對容易的部分和相對困難的部分，合理的時光支配應當是：快速做完容易的部分，把節(jié)約出來的時光放在困難部分的處理上。

關注步驟

做任何事情之前都要考慮相關的3個方面：內容（what)、緣由（why)、辦法(how)。任何任務都起碼具備3個屬性：何事(what)、何因(why)、何法(how)。

在大多數(shù)狀況下，這3個方面最為關鍵的實際上不是內容，也不是緣由，而是辦法。由于任務的內容與緣由經常不言自明，而辦法卻并非唾手可得。當我們面向某項任務的時候，內容與緣由都已經基本確定，需要思量的就剩下辦法了。

對策：思量辦法需要從領會內容入手，不停地細分、拆解任務，而且越詳細越好，直至每個小任務都可以由一個人自立完成。每個人都是自己的項目主管，惟獨學會像項目管理者一樣思量，他才干給自己分配詳細的任務、制定切實可行的方案，終于高效地完成任務。

4、并行串行在任務管理中，可以用物理類似的方式去思量任務與任務之間的關系：這兩個任務之間應當是串行關系，還是并行關系？“提高效率”在普通狀況下指的就是“原本只能串行完成的兩個任務現(xiàn)在可以并行完成”，讓自己的大腦打造“多任務操作系統(tǒng)”。

最直接的方法是盡量將兩個任務并行，首先辨別出哪些任務是容易而又機械的，哪些任務是相對復雜而又靈便的，然后嘗試把這兩類任務搭配起來完成。當一個任務比較浩大，需要劃分為多個步驟或者多個子任務時，對子任務之間的關系需要認真甄別，產生若干行動計劃，反復衡量才干找到最佳計劃。

另一個辦法就是切分自己的時光。把自己的時光切分成“時光片”，當運用時，先坐下來制定一個工作列表，把任務排列出來，然后把自己的時光“切片”。我通常把“”20分鐘工作+5分鐘歇息”作為一個時光片，然后像電腦處理器一樣處理任務。（這是不是就是“番茄工作法”的應用？）

6、感知時光

記錄天天的“大事日志”，除了自己經受的大事之外一概不記，而且盡量不記感想，不記感觸，只記錄大事本身，基于過程的記錄，還要在每個大事后面加上所花費的時光，堅持下來受益無窮。會使人對時光的感覺越來越精確。

尋覓趁手的工具很重要，推舉網易“MrTime”應用，一是簡化了記錄時光開銷的過程，另一方面自動完成了記錄后的收拾、分析、統(tǒng)計工作。（通過應用，我推舉“愛今日”軟件，但是全部的這些軟件的問題就是要去記錄，時光久了會產生倦怠心理，但是假如能長久堅持下來，受益無窮的。）

既然管理時光是不行能的，那么解決方法就只能是：想盡一切方法真正了解自己、真正了解時記錄開工間、精確感知時光，而后再想盡一切方法使自己及自己的行為與時光“合拍”。

（建議本節(jié)和第7、8節(jié)結合起來讀，都是的時光的管理，本節(jié)講思路，后兩節(jié)講辦法：天天記錄時光開銷、天天制訂時光預算。）

7、記錄開銷

感知時光的第一步就是要搞清晰自己的時光都用來做了些什么。

A:第一組練習：仔細回憶并記錄昨天做的事情。逐條記錄下來，每條前面寫上標號，后面標注出花費的時光。前天的

大前天的

B:其次組練習：仔細回憶并記錄上個星期做的事情。上個月的上個季度的

過去一年的

C:第三組練習：

用一個星期的時光，天天晚上回憶并記錄當天做的事情。

用一個星期的時光，天天隨時記錄自己剛剛做完的事情花費了多少時光。

（本節(jié)沿續(xù)第6小節(jié)的理念和思路，給了大家一種實際、直觀、而又形象的辦法，感知時光的存在和流逝，其實歸根到底一句話：記錄大事、感知時光。）8、制訂預算

天天制訂時光預算：在開頭一天的活動之前，花費15至30分鐘認真制訂當天的時光預算。

最直接的辦法就是制作一個列表，把今日要做的事情列出來。并根據(jù)不重要、普通、重要對任務標上權重。

怎樣推斷重要性？我們必需辨別“真的重要”“顯得重要”以及“真的不重要”“顯得不重要”?！罢娴闹匾蔽┆氁粋€標準：這項任務的完成是否的確對達成目標有益。而往往人們都喜愛?做好玩的事，可好玩的事不見得實用啊！無用的事情，哪怕十分好玩，都不應當去做；而實用的事情，哪怕十分無趣，都應當去做。挑選目標不用向任何人學習，現(xiàn)在開頭把自己的那些哪怕不切實際的目標作為標準來推斷，推斷每項任務的真切屬性，然后挑選“真的重要的”或者“顯得不重要的”。

9、方案

方案勝利的前提是目標現(xiàn)實可行。證實目標現(xiàn)實可行的辦法比較容易：已經有人做到了；我與那個人沒有太大的差距。問題是假如不開頭行動，就根本無從推斷目標是不是的確可行或不行行，往往惟獨開頭行動之后，才干作出正確的推斷。在行動過程中，假如發(fā)覺目標不現(xiàn)實、不行行，準時修正或停止。

長久方案是需要通過實踐才干習得的能力。在目標現(xiàn)實可行、方向確定的狀況下，輔以方案，才干勝利。普通來講，期限越短、內容越清楚，目標就越能實現(xiàn)。長久目標、人生抱負當然要有，但“千里之行、始于足下”。做長久方案明顯是正確且必須的，但并非每個人都有制定長久方案的能力。先從一個星期的方案開頭吧。

有些時候沒須要做方案。方案當然重要，行動更為重要，無數(shù)時候，只要開頭行動，哪怕事先并無方案，往往也會有收獲。但是反過來，缺乏行動的方案絕對沒有任何意義。有些時候不做方案是由于任務十分容易，而另一個緣由是“初始狀態(tài)下，我們往往并沒有能力去制定合理有效的方案。”假如想要轉變自己，那就一切從簡，去做就是了。

9、列表列表從來都是最有效的組織工具之一。會使自己做事井井有條，并保證自己不會白白鋪張時光。

最便利的工具是紙和筆。最好有一個本子，里面夾著一支筆，隨身攜帶。由于他們便利、有效而且可以順手寫寫畫畫。

列表沒須要工整。讀者往往惟獨我們自己，所以列表只要自己能看懂就行了。列表一定要順手可及。放在一抬頭、一抬手就可以拿到的位置上，精致與否其實并不重要，實現(xiàn)價值的關鍵在于隨時可以看到，隨時可以書寫和標記。

最重要的任務永久惟獨一個。拋開那些表面上重要和緊張的事情，最重要的惟獨——那個真正對目標的實現(xiàn)有協(xié)助的任務。

制作特地的下一階段任務列表。假如有了新奇的想法，不用放棄，只需要啟用另一個列表“下一階段任務列表”，然后馬上回到當前的任務列表，專注在現(xiàn)在應當完成的任務上。不方面不會影響當前任務的進度，另一方面完成當前任務后，會有相當數(shù)量的、十分詳細的待處理項目。

給每個任務制定一個核對列表。在實施方案、完成任務列表中的每一個項目的時候，都應當提前給每一個項目制定一個檢查列表，用來保證當前任務的確能如期普通完成，避開遺漏。

列表一旦開頭運作，就一定要執(zhí)行到底。一事無成的根本緣由就是放棄。放棄的辦法有無數(shù)種，最常見的是“換一個更好的方向”。

流程

加快執(zhí)行重復性任務的速度，只需先將其做完一次，然后馬上總結、收拾，搞清流程，再進一步實踐認識，這是提高效率、削減失誤的根本手段。

場景一：打電話的時光。在電話簿中加上備注，記清此人通常狀況下便利接電話的時光?；蚴窃跓o法確定對方是否便利接電話時，可以先發(fā)一條短信過去咨詢，在手機里做一條這樣的短信模板，以備隨時調用。

場景二：打電話是否已預備好說什么？在電話旁擺上一個便箋和一支筆，在電話前排列通話要點，確保規(guī)律清楚，也可避開遺漏重要信息。用手機時隨身推舉紙和筆。

場景三：電話沒有撥通，后來又忘了打。用手機給對方發(fā)一個短信，簡要說明事由，并留下聯(lián)系方式。

場景四：打電話對方不知你是誰。建議一上來先做自我介紹，發(fā)短信時在末尾加上自己的姓名，是一個并不棘手卻能省掉無數(shù)棘手的好習慣。

場景五：打電話通知對方的信息太多，不便利記錄。隨后發(fā)郵件或短信做備忘。

建議：定期備份手機電話簿。

11、預演

需要執(zhí)行的任務越重要，預演就越關鍵。惟獨經過大量的預演或練習，我們才干夠在實際執(zhí)行任務的過程中有精彩的表現(xiàn)。

萬事皆可提前預備，萬事皆需提前預備。

12、驗收

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