公務員語言禮儀規(guī)范

公務員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范談話禮儀語言文字，是人類用以表達思想、交流情感、溝通信息的特有工具。在日常工作與生活里，基層公務員不僅需要具備一定的語言文字的使用能力，而且還必須以此作為自身最為重要的交際工具。

俗話說：“言為心聲”，“字如其人”。在平日運用語言文字時，基層公務員必須對其多加要求，恪守成規(guī)。所謂語言禮儀規(guī)范，指的就是基層公務員運用語言文字不能不遵守的一些成規(guī)。

具體而言，語言禮儀規(guī)范實際上體現(xiàn)于兩個相互關聯(lián)的不同方面。一方面，它對基層公務員“說什么”、“寫什么”有所規(guī)范，此即所謂“內(nèi)容美”。另一方面，它對基層公務員“怎樣說”、“怎樣寫”也有所要求，此即所謂“形式美”。運用語言文字時，基層公務員不能忽略其“內(nèi)容美”，因為離開了內(nèi)容，其具體內(nèi)容便無本可依。與此同時，對其“形式美”也應高度關注，因為內(nèi)容體現(xiàn)于形式，形式表現(xiàn)內(nèi)容。完全忽略了形式，語言文字的“內(nèi)容美”便無從談起。總而言之，基層公務員對語言文字的“內(nèi)容美”與“形式美”應給予同等重視。

公文禮儀公文，即相對私人文書而言的公務文書的簡稱。各級行政機關的公文，就是各級公務員在公務活動中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應實際需求的內(nèi)容。

公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對的權(quán)威性、直接的實用性和明確的工具性等鮮明的特點。

根據(jù)1993年11月21日由國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，我國將現(xiàn)行行政公文分為如下12類13種，并對每一類每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對象都作了具體的規(guī)定。

命令

適用于依照有關法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大強制性行政措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適應的決定等。

議案

適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

決定

適用于對重大活動或事項作出安排。

指示

適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

公告和通告

向國內(nèi)外宣告法定事項或其他重要事項用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項則用“通告”。

通知

適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。

通報

適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。

報告

適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

批復

適用于答復下級機關的請示事項。

函

適用于互不隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

會議紀要

適用于傳達會議情況和會議精神。

各級行政機關的公文在公務活動中發(fā)揮著極其重要的作用。

第一，公文具有法規(guī)和準繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規(guī)范作用，是個人和單位行動的準繩。

第二，公文具有領導和指導的作用。通過互行公文，上級機關可傳達領導意圖，下級機關則可遵照執(zhí)行、貫徹領導意圖。

第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關可通過公文進行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動員、釋疑解惑、說明的作用。

第四，公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過互行公文，各級行政機關可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實情，從而提高辦事效率和領導水平。

第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。公文是發(fā)文單位開展公務活動的記載，也是收文單位聯(lián)系、開展工作的書面憑據(jù)，起著公認的“立此存照”的作用。

正是因為公文在國家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務員的一項基本職責。

公文禮儀，即基層公務員在撰制和辦理公文時應當遵守的規(guī)范和慣例。我國公文禮儀的基礎，即國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述。

一、公文的撰制

公文是國家行政機關的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執(zhí)行。

（一）內(nèi)容要求

任何類型的公文，不論其發(fā)文機關和發(fā)文目的是什么，都應當在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導原則。

1.嚴守法規(guī)。公文的觀點和內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規(guī)相抵觸，應及時向領導提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應加以具體說明，切勿使之前后矛盾。

2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯(lián)系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

（二）格式要求

公文是一種規(guī)范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

1.選擇恰當文種。國務院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機關權(quán)限范圍和行文機關之間的不同關系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據(jù)本機關的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當文種，采取相應格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內(nèi)容。

其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號。文件名稱，由發(fā)文機關名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機關的發(fā)文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

一是公文標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關于在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機關，或已在文尾注明了發(fā)文機關，公文標題即可省略發(fā)文機關；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數(shù)太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機關。即負責受理或答復該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。

三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機關名稱之后。

四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發(fā)文機關。即公文的法定作者名稱，應采用機關全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯(lián)合行文時，應將主發(fā)機關排列在前。

六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發(fā)文機關下方，使用年月日全稱。

七是印章。即發(fā)文機關對公文的效力負責的憑證，蓋于發(fā)文機關名稱和發(fā)文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

一是主題詞。用以標示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。

二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內(nèi)容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

三是制發(fā)機構(gòu)和制發(fā)時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

其四，標記。標記包括四個部分的內(nèi)容。

一是秘密等級。按公文的機密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。

四是印刷份數(shù)。指該公文的實際印制數(shù)量，用括號標注在文件左下方。

另外，公文紙一般采用16開型（260mm×185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內(nèi)正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右（見例一）。例一

格式規(guī)范的公文樣式

（三）語言要求

公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。

1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數(shù)字標點要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。

2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。

3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學會熟練使用一套常用的事務性詞匯，簡要對事物進行表達。

二、公文的行文

行文即公文的運轉(zhuǎn)，行文關系則是指公文運轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機關與收文機關之間的關系，也即各級機關之間公文的授受關系。

（一）行文分類

按照公文在各級機關之間的運行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應地，行文關系也可分為上行文關系、平行文關系和下行文關系三種。

1.上行文。上行文即下級機關向上級機關呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由于下級機關要對自己的直接上級機關負責，因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。

2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關系和業(yè)務指導關系，同級或不屬同一系統(tǒng)的機關部門之間的行文。平行文多采用公函文件。

3.下行文。下行文即上級機關對所屬下級機關制發(fā)的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復、會議記要等9種。（二）行文規(guī)則

各級機關之間互相行文時，務必要遵守如下一些規(guī)則。

1.行文機關應明確發(fā)文權(quán)限，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文。對超出自己權(quán)限的待處理事項，應行文商請職權(quán)部門發(fā)文或雙方聯(lián)名行文，不可越俎代庖。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。

2.下級機關應向自己的直接上級機關負責，不可隨意越級向上行文。如有特殊情況必須越級請示，則應抄報所越機關。上級機關如有必要越級向下行文時，亦應同時抄送受文機關的直接上級機關。

3.受雙重領導的機關上報公文，應根據(jù)內(nèi)容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關答復請示的問題。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。

4.貫徹黨政分開原則，實行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委的工作，則應以黨委名義行文。

5.若待辦事項涉及多個機關的職權(quán)范圍，或多個機關遇有相同問題需請示和報告時，各機關可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的各方應是同一級別。各部門若對某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。

6.經(jīng)批準在報刊上發(fā)表的行政公文，應被視為正式公文而依照執(zhí)行。如不另外行文，發(fā)文機關應在報刊上發(fā)表該文時加以注明。

7.本著精簡高效的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。盡量減少行文的中間環(huán)節(jié)，不重復行文。三、公文的辦理

依照國家有關規(guī)定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。”一般而言，公文辦理是指各級行政機關和公務人員在收到公文后對它進行的辦復。

（一）基本要求

基層公務員辦理公文務必須遵循準確、及時、安全三項基本要求。

1.準確。所謂辦理公文要準確，是指辦理公文的每個環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標準。

2.及時。為提高辦事效率，基層公務員辦理公文時務必要及時，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養(yǎng)成限定時間內(nèi)辦好公文的良好習慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對于緊急公文，更須及時處理。二是要縮短運轉(zhuǎn)周期。公務人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時間，促進公文高效運轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費不必要的時間。三是要簡化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復雜、程序繁多而導致的效率低下。3.安全?；鶎庸珓諉T在辦理公文時要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。為了確保公文的安全，各級領導務必要端正態(tài)度，充分認識公文安全的重要性；要經(jīng)常性開展公務員業(yè)務培訓，提高基層公務員的素質(zhì)和能力。

（二）收文程序

收到公文后，基層公務員一定要按程序?qū)ζ溥M行處理。

1.登記。各級行政機關在收到公文后，務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個類型分類登記。登記內(nèi)容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領導批示與承辦情況、歸卷號及備注等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區(qū)分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實。2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文后提出初步的辦理方案或建議，供領導參考。擬辦意見應簡明扼要，并可隨同附上與來文有關的材料，交領導參看。批辦即機關領導對需要辦理的公文進行批示，提出執(zhí)行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。

3.承辦。承辦即基層公務員根據(jù)領導批示意見，對公文的具體執(zhí)行辦理。承辦時應當統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時或當天辦結(jié)；急件也應隨收隨辦；限時處理的公文當以規(guī)定時間為限，不得拖延；其他一般公文也應盡快辦理。4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對本機關各承辦部門的公文處理工作進行監(jiān)督與檢查。各級行政機關應建立健全機關公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作。

信函禮儀信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。對于廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。

盡管公務信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節(jié)擬就公務信函的格式和內(nèi)容、回復和保存等方面需要嚴格遵守的規(guī)范要求作出具體闡述，并舉例說明特殊公務信函的書寫方法。一、內(nèi)容與格式信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內(nèi)容必須完整無缺，其表述必須準確清楚，如果信函的內(nèi)容不夠完整，表述不夠規(guī)范，甚至詞不達意，就難以準確有效地傳遞信息，進而延誤公務的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。而要使信函的內(nèi)容完整無缺，表述準確清楚，關鍵一點就在于要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內(nèi)容。沒有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。公務信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。（一）箋文格式箋文，即寫于信箋上的書信內(nèi)容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。1.抬頭。它是對收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨成行?；鶎庸珓諉T在書寫公務信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用于關系一般的交往雙方之間；三是以字號相稱，文人雅士多有字號，平輩之間采用字號稱呼是較為正規(guī)、講究的做法。稱呼之前，可加一些適當?shù)男稳菰~，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之后亦可加一些適當?shù)奶岱Q詞。提稱詞多用于以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑒”，對平輩應用“惠鑒”，對晚輩應用“青鑒”，對女性應用“涉鑒”，等等。2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應于抬頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過于啰嗦。采用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉(zhuǎn)行后頂格書寫。正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優(yōu)雅。語言的樸實是基層公務員“人民公仆”形象的內(nèi)在要求；語言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對交往對象的尊重。如果語言過于粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結(jié)尾向收信者所表達的祝愿、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內(nèi)容。一是應酬語，即箋文結(jié)尾特以一兩句話結(jié)束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出于禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格后書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置于正文末句之后，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或?qū)懶耪邔κ招耪哳I導或同事的致意，則應另起一行書寫，或直接寫于署名之后。一般而言，日期應具體到年月日，有時可只寫月日。日期可寫于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結(jié)束。附言應在署名與日期之后另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。

（二）封文格式封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。國內(nèi)郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉(zhuǎn)的信函，其封文有著不同的具體格式內(nèi)容。1.國內(nèi)郵寄信函。在交付郵寄的國內(nèi)信函信封上，應先在左上角寫清收信者所在地的。然后另起一行書寫收信者的詳細地址。收信者姓名應以稍大字體書寫于信封的正中央。信封的右下方，應寫清寄信者的地址、姓名（有時可只寫姓氏）以及。2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和應寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應是姓名、地址、、國名。書寫地址時應自小而大，與國內(nèi)寫法相反。書寫時應盡量使各行文字左右對齊。3.托帶信函。在托人帶交的信封上，內(nèi)容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的均不必寫。不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規(guī)范和要求，基層公務員應當嚴格遵守。一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當使用素色信封。二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應以端正的字體書寫，以表尊敬。三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用，因此必須采用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼?！跋壬?、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關系的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。四是郵票。為便于郵局作業(yè)，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封。書寫要清晰工整，一字一格。直式信封的郵票應粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正，給人以尊重、踏實之感。寄航空、掛號等信函時，需加貼標簽。標簽應粘貼端正。二、回復與管理

對于公務信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對于公務信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復和管理。（一）回復信函使用公務信函必然是有事要談，有事要辦。公務信函在發(fā)出后能否及時無誤地送到預定對象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。因此，基層公務員在收到公務信函后，務必要以適當?shù)姆绞接枰约皶r回復，以示對對方的尊重。1.回復及時?；鶎庸珓諉T在收到公務信函后應盡快回復，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回復。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導致發(fā)信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。2.回復方式。公務信函的回復應遵循“照舊”原則，即以函復函。如果因故改變回復方式，應向?qū)Ψ降烂髟?。為盡早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函后先掛告訴對方信函已收到，然后再及時復函。復函時除對對方的提議、要求作詳實答復外，還應告之所收到的是何時所發(fā)的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發(fā)現(xiàn)。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這么做。如告訴對方：“您于3月6日發(fā)出的信函，我在11日收到了。3.解釋延誤?；鶎庸珓諉T在收到公函后，如果當時確實無法及時回復，則必須先電告對方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧?，然后再抽時間予以回復。如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對方見面時表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應盡早答復，并致以歉意。要表現(xiàn)出坦誠的態(tài)度，以便早讓對方另做安排。（二）妥善管理每一封公務信函都可算是各級行政機關開展公務的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價值。因此，基層公務員必須加強對公函的管理。1.嚴格保管。基層公務員應當對收到的公函進行分類整理，妥善保存于安全之處。按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準，基層公務員不得將公函進行公開傳閱或發(fā)表。涉及黨和國家機密的信函，更應嚴格管理，不得隨意進行口頭擴散或書面引用。2.定期銷毀。對于那些沒有保存價值的信函，基層公務員可予以定期銷毀。根據(jù)有關規(guī)定，銷毀信函應經(jīng)過鑒別和主管領導批準，并應登記在冊。銷毀時應有專人在場監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應當完全、徹底，不遺漏。切勿將信函隨便當作垃圾扔掉，或當廢紙賣掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。三、特殊的公函除了上述一般的公務信函之外，基層公務員還會在工作中經(jīng)常遇到一些有特定目的和使用場合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問信、邀請信等。每一種特定公函都有相應的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務員應當予以嚴格遵守。（一）祝賀函祝賀函簡稱賀信，即在對方取得重大成績、有了喜慶之事時向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信函。1.格式要求。祝賀信函一般由標題、稱謂、正文、落款四部分構(gòu)成。標題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個人的名稱。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。祝賀信函的正文由三部分構(gòu)成：一是以簡要的篇幅向?qū)Ψ奖硎緹崃易ＹR，寫清向誰祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。三是發(fā)函者的希望和祝愿。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。2.注意事項。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵和希望。頌揚與贊美之詞要恰如其分，不能過分夸大或拔高。祝賀信函的發(fā)送要及時，要趕在有關活動的前邊。（二）慰問函慰問函是機關單位或個人對某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。1.格式要求。慰問函的構(gòu)成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。慰問函的正文由兩部分構(gòu)成：一是慰問的背景和原因，并致以誠懇親切、充滿關懷之情的慰問之語。二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)Ψ剿〉玫闹卮筘暙I和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。2.注意事項。要根據(jù)不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。（三）邀請函邀請函又叫請柬，也稱請?zhí)菃挝弧F體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發(fā)出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。1.格式要求。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成標題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當作封面。稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。正文應寫清活動時間、地點、內(nèi)容、要求，并用“敬請參加”、“敬候光臨”、“敬請屆時光臨”等語結(jié)束。落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。樣式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。

條據(jù)禮儀

條據(jù)，即人們在工作與生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。條據(jù)即是便條的正式稱謂?；鶎庸珓諉T出于工作需要，經(jīng)常會給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條據(jù)。條據(jù)是基層公務員接觸較多的一種應用文體。條據(jù)雖然短小，但卻有著很多具體的規(guī)范和要求。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)禮儀的總體要求，就是要根據(jù)不同的類別遵守相應的寫作和使用規(guī)范，在說明事實、維護己方利益的同時對收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度?；鶎庸珓諉T日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)兩大類。各類條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。一、基本的要求基層公務員在立據(jù)時，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規(guī)范性要求。（一）立據(jù)態(tài)度基層公務員所立之據(jù)多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著“認真負責，嚴肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基層公務員在立據(jù)時必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認真負責。具體而言，基層公務員不能礙于熟人的面子，該立據(jù)時不立據(jù)，所立之據(jù)模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據(jù)之后不妥善保管，等等。執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據(jù)。各類各據(jù)的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時應由立據(jù)者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負責。條據(jù)最后還要寫明立據(jù)的詳細日期。（二）立據(jù)語言條據(jù)的語言應符合簡單、準確兩大要求。1.簡單。條據(jù)實質(zhì)是對書信的簡化。能以條據(jù)形式表達的內(nèi)容通常都是簡單的內(nèi)容，復雜的內(nèi)容不宜用條據(jù)表述。一般情況下，一張條據(jù)只能說明一件事，切勿一據(jù)多事。相應地，條據(jù)的語言也應簡潔明了。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡語言是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。2.準確。條據(jù)的語言應當準確無誤，不可在條據(jù)上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務必要保持整潔，不能有任何涂改。若發(fā)現(xiàn)遺漏或錯誤，應另立一據(jù)。在書寫金額數(shù)量時，應采用大寫漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數(shù)字。（三）立據(jù)用具基層公務員在立據(jù)時為確保條據(jù)的有效性，應選擇整潔耐用的工具。對于條據(jù)寫作時所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。條據(jù)的用紙應當整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據(jù)。立據(jù)時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。（四）條據(jù)保管任何條據(jù)都是用來證明或說明某項事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價值。因此，基層公務員務必要對收到的條據(jù)進行妥善保管，有時還應在給他人立據(jù)后留有樣據(jù)，以便日后核實之用。基層公務員應當對自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。要將各類條據(jù)分門別類保管，存放條據(jù)之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀條據(jù)的，應當及時地當著收據(jù)者的面予以銷毀。二、具體的規(guī)范條據(jù)可分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)，而這兩大類條據(jù)又可根據(jù)功能的不同再細分為各類條據(jù)。每一類條據(jù)的撰寫和使用都應當遵守一定之規(guī)。（一）憑據(jù)性條據(jù)

憑據(jù)性條據(jù)，指的是為證明某一事實或契約而出具的條據(jù)。憑據(jù)性條據(jù)一般要求出據(jù)者在某一事實或契約發(fā)生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽的保證和憑據(jù)加以保存。憑據(jù)性條據(jù)通常由標題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領條和發(fā)條等幾類。

1.借條。借條又叫借據(jù)，是指在借到個人或公家的錢物時所寫的條據(jù)。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當場銷毀。

若是向個人借錢借物時所寫的條據(jù)，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。借條上應標明“借條”二字。正文中應明確寫清借了什么、借了多少、歸還期限等內(nèi)容。向公家借錢借物還應寫明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標上日期。2.欠條。欠條實質(zhì)是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。有時，在借用了錢物之后補寫的用作憑證的條據(jù)亦可稱為欠條。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。3.收條。收條有時或稱收據(jù)，指在收到其他個人或單位的錢物后，專門立下的憑據(jù)，交給對方。收條可寫一份，也可采用兩聯(lián)單或三聯(lián)單的形式以便日后核實之用。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報銷憑證。歸還錢物時，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時，代收者應出據(jù)收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出據(jù)收條。4.領條。領條即個人或某一機關單位向另一機關單位領取錢物時，領取時給發(fā)放錢物者留下來保存的條據(jù)。如果是代替他人領取錢物，則應注明“代領”二字，并寫上代領者與被代領者的姓名。5.發(fā)條。發(fā)條即機關單位在發(fā)放錢物時寫給領取者的條據(jù)。發(fā)條不同于發(fā)票。發(fā)條往往限于零擔小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。而發(fā)票則是由國家稅務部門統(tǒng)一印制的，有嚴格的規(guī)范樣式。（一）說明性條據(jù)說明性條據(jù)，又稱函件式條據(jù)，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據(jù)。其作用主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發(fā)出請求。因此說明性條據(jù)具有更強的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。說明性條據(jù)一般不寫標題，但請假條除外。條據(jù)開頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語和落款一應俱全，與一般書信相同。說明性條據(jù)主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。1.請假條。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時上班，或者不能參加某項預定活動時撰寫的用以說明原因的條據(jù)。請假條應由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應加以說明。機關單位應將基層公務員的請假條妥善保存，作為考勤依據(jù)，以便日后核查。請假條除應寫上標題外，其余格式與書信相似。正文中應詳細說清請假原因和請假的起止時間。正文結(jié)束時應禮貌地寫上“望予以批準”、“懇請準假”之類的話語。2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時撰寫的，向?qū)Ψ秸f明并道清事由的條據(jù)。留言條可托他人代交，也可置于交往對象易見之處。書寫留言條時不必加標題，正文中應當多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言中應說清事由，或留下再次聯(lián)絡的方式。尤其是當雙方從未打過交道時，更應詳實告訴對方自己的姓名、身份及聯(lián)絡方式。3.托事條。即委托他人幫忙辦理某事時寫的條據(jù)。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時務必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標題，但仍應詳實說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉(zhuǎn)變。4.便函。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內(nèi)容和形式都較為簡單的條據(jù)。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字數(shù)較少，且可不用封文。便函格式較為正規(guī)，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強烈，便要措詞得體，用語禮貌。名片禮儀名片是我國古代文明的產(chǎn)物。據(jù)清代學者趙翼在其著作《該余叢考》中記載：“古人通名，本用削本書字，漢時謂之謁，漢末謂之剌，漢以后則雖用紙，而仍相沿曰剌”?？梢姡那吧砑次覈糯玫摹爸]”、“剌”。名片發(fā)展至今，已是現(xiàn)代人交往中一種必不可少的聯(lián)絡工具，成為具有一定社會性、廣泛性，便于攜帶、使用、保存和查閱的信息載體之一?；鶎庸珓諉T在各種場合與他人進行交際應酬時，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已成為影響人際交往成功與否的一個因素。要正確使用名片，就要對名片的類別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解，遵守相應的規(guī)范和慣例。一、名片的類別根據(jù)名片用途、內(nèi)容及使用場合的不同，基層公務員在日常生活中使用的名片可以分為社交名片和公務名片兩類；而根據(jù)名片主人數(shù)量和身份的不同，名片又可分為個人名片，夫婦聯(lián)名名片以及集體名片三類?；鶎庸珓諉T在不同的場合，根據(jù)不同的需要，面對不同的交往對象時，應當使用不同的名片。（一）社交名片社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務員在工作之余，以私人身份在社交場合進行交際應酬時所使用的名片。一般而言，社交名片為個人名片。社交名片的基本內(nèi)容包括兩個部分：一是本人姓名，以大號字體印在名片正中央。姓名之后無需添加任何公務性關銜。二是聯(lián)絡方式，以較小字體印在名片右下方。具體內(nèi)容包括家庭住址、郵政編碼、住宅、互聯(lián)網(wǎng)址等。一般不宜將自己的號留在名片上。社交名片只用于社交場合，通常與公務無關，因此一般不印有工作單位以及行政職務，以示“公私有別”。如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據(jù)具體情況對自己的聯(lián)絡方式的內(nèi)容有所刪減，例如可刪去住宅一項。必要時，可以不印任何聯(lián)絡方式，而僅留姓名一項內(nèi)容。（二）夫婦名片在社交場合，基層公務員往往會攜同其配偶一起參與交際應酬。此時與人交換名片，如果夫婦倆各自為政，先后與人交換顯然較為麻煩；而如果夫婦中只選一個“代表”與人交換名片，則會失禮于人。在這種情況下，使用夫婦聯(lián)名名片，即夫婦名片是最合適的。夫婦名片實質(zhì)是社交名片的一種特例。名片上的基本內(nèi)容同樣只包括姓名和聯(lián)系方式兩項，或只有姓名一項。所不同的是，夫婦名片同時印有夫婦兩人的姓名。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行。夫婦名片較多地運用于兩人聯(lián)名贈送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方名義使用名片時，不要因此而涂去另一方姓名，涂抹名片是一種很不得體的做法。此時最好還是使用個人名片為好。（三）公務名片公務名片，即是指基層公務員正式使用于公務活動之中的名片。值得注意的是，身邊如果沒有公務名片，可用社交名片代替。但如果沒有社交名片，則不能用公務名片代替。可見公務名片有著很強的公務性規(guī)范。一枚標準的公務名片，按慣例應由具體歸屬、本人稱呼、聯(lián)絡方式等三項基本內(nèi)容構(gòu)成。一是具體歸屬。它由基層公務員供職的單位、所在的部門等內(nèi)容組成，二者均應采用正式的全稱。但一枚名片上所列的單位或部門不宜多于兩個。如果確實有兩個以上的供職單位和部門，或同時承擔著不同的社會職務，則應分別印制不同的名片，并根據(jù)交往對象、交際內(nèi)容的不同分發(fā)不同的名片。二是本人稱呼。它應由本人姓名、行政職務、技術職務、學術頭銜等幾個部分所構(gòu)成。但后面兩項內(nèi)容，尤其學術頭銜往往可有可無。名片上所列的行政職務一般不宜多于兩個，且應與同一名片上的具體歸屬相對應。三是聯(lián)絡方式。它通常由單位地址、郵政編碼、辦公等內(nèi)容構(gòu)成，家庭住址、住宅、號碼則不宜列出。至于號碼、尋呼號碼、互聯(lián)網(wǎng)址等內(nèi)容則應根據(jù)具體情況決定是否印于其上。單位的聯(lián)絡方式同樣應與同一名片上所列的具體歸屬相對應。上述三項內(nèi)容既要完整無缺，又應排列美觀。通常，具體歸屬與聯(lián)絡方式應以大小相似的小號字體分別印于名片的左上角與右下角；本人姓名應以大號字體印于名片正中央；職務頭銜則應以較小字體印于姓名的右側(cè)。（四）集體名片集體名片，實際是公務名片的一個變種，它通常是指某一政府部門，尤其是那些對外交往較為頻繁的政府部門，其主要成員集體對外使用的名片。集體名片在基本內(nèi)容構(gòu)成上與其他公務名片沒有任何區(qū)別，其特殊之處在于在名片上列出某一集體的每一位主要成員的具體稱呼，并按職務高低自上而下依次排列。使用集體名片不僅可以節(jié)省費用，而且還有助于維護和宣傳集體。二、名片的制作

名片的制作是有一定之規(guī)的。名片制作得是否規(guī)范，往往會影響交往對象對自己的看法，進而影響雙方的進一步交流與合作。一張粗制濫造的名片顯然不會讓人對名片主人產(chǎn)生什么好感和接近之意?；鶎庸珓諉T在訂制名片時應當對下述問題予以關注。（一）規(guī)格材料各國名片的規(guī)格是不盡相同的。目前我國通行的名片規(guī)格為9cm×5.5cm，而在國際上較為流行的名片規(guī)格則為10cm×6cm。在一般情況下，基層公務員應以前一種標準訂制名片。如果參與的公務活動多為涉外性質(zhì)，則可采用后一種規(guī)格。夫婦名片和集體名片可在原有基礎上再擴大一些。若無特殊原因，不必制作過大或過小的名片，更無必要將名片作成折疊式或書本式。名片通常應以耐折、耐磨、美觀、大方、便宜的紙張作為首選材料，如白卡紙、再生紙等。選用布料、塑料、真皮、化纖、木材、鋼材甚至黃金、白金、白銀等材料制作名片是毫無必要的。將紙質(zhì)名片燙金、鍍邊、壓花、過塑、薰香，也是不合適的。（二）色彩圖案基層公務員所訂制的名片宜選用單一色彩的紙張，并且以米白、米黃、淺藍、淺灰等莊重樸實的色彩為佳。切勿選用過多過雜的色彩，讓人眼花繚亂，妨礙信息的接收。也不宜采用紅色、紫色、綠色、黑色、金色、銀色的紙張制作名片。一般而言，名片上除了文字符號外不宜添加任何沒有實際效用的圖案。如果本單位有象征性的標志圖案，則可將其印于歸屬一項的前面，但不可過大或過于突兀。將照片、漫畫、花卉等內(nèi)容印在名片上，則會給人以華而不實之感，有損公務員的質(zhì)樸形象。（三）文字版式基層公務員所使用的名片，在正常情況下應采用標準的漢字簡化字，如無特殊原因，不得使用繁體字。從事民族工作或涉外工作的基層公務員則可酌情使用少數(shù)民族文字或外語。漢字與少數(shù)民族文字或外語同時印刷時，應將漢字印于一面，而將少數(shù)民族文字或某種外文印于另一面。不要在同一面上混合使用不同文字，一張名片上不宜使用兩種以上文字。以漢字印制名片時，一般采用楷體或仿宋體，盡量不要采用行書、草書、篆書等不易認的字體；以外文（主要采用英文）印制名片時，一般采用黑體字，在涉外交往中使用的名片亦可采用羅馬體，但很少用草體。不論采用何種字體，文字印刷都要清晰易識，不可模糊難辨，不宜自行手寫名片，不能在印刷的名片上以筆增減、修改內(nèi)容。名片上文字的排列版式大體有兩種。一是橫式，即文字排列的行序為自上而下，字序為自左而右；二是豎式，即文字排列的行序為自右而左，字序為自上而下。一般而言，采用簡化漢字的名片宜用橫式。同一枚名片上，既可以兩面均印有文字不同而本意相似的內(nèi)容，也可以空出一面，而只在一面印有內(nèi)容。沒有必要在名片的一面印上名言警句。兩面的內(nèi)容相同時，不可使其一為橫式，一為豎式。（四）印法、費用基層公務員所使用的名片最好不要隨意自行制作，也不要采用復印、影印、油印等方式制作。基層公務員使用名片意在便于開展工作，而不是為了炫耀。因此在制作名片時，應當盡可能地降低其制作成本。值得注意的是，基層公務員不得假公濟私，利用公款為本人或者親朋好友制作私用名片。三、名片的用途在現(xiàn)實生活中，名片是一種不可或缺的交往工具。對基層公務員而言，名片的基本用途共有如下幾種。（一）常規(guī)用途1.介紹自己。初次與交往對象見面時，除了必要的口頭自我介紹外，還可以名片作為輔助的介紹工具。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_身份，而且還可以節(jié)省時間，強化效果。2.結(jié)交他人。在人際交往中，基層公務員如欲結(jié)識某人，往往可以本人名片表示結(jié)交之意。因為主運遞交名片給初識之人，既意味著信任友好，又暗含“可以交個朋友嗎？”之意。在這種情況下，對方一般會“禮尚往來”，將其名片也遞過來，從而完成雙方結(jié)識的交往的第一步。3.保持聯(lián)系。大多名片都有一定的聯(lián)絡方式印在其上。利用他人在名片上提供的聯(lián)絡方式，即可與對方取得并保持聯(lián)系，促進交往。4.通報變更?；鶎庸珓諉T如果變換了單位、調(diào)整了職務、改動了號碼或者喬遷至新居后，都會重新制作自己的名片。向慣常的交往對象遞交新名片，就能把本人的最新情況通報對方，以一種更簡單的方式避免聯(lián)系上的失誤。（二）特殊用途在社交場合，尤其是國際社交場合，人們往往以名片代替一封簡潔的信函使用。此即名片的特殊用途。具體做法是：在社交名片的左下角寫上一行字或一句短語，然后進入信封寄交他人。如果是本人親自遞交或托人帶給他人，要用鉛筆書寫；如果采用郵寄方式，則應用鋼筆書寫。書寫時多采用法文縮略語，較常見的法文縮略語及其對應含義如下：n.b.

意為“注意”p.c.

意為“謹唁”，憑吊、追悼時用；p.f.

意為“祝賀”，慶祝節(jié)日時用；p.m.

意為“備忘”，提請對方注意某事時使用；p.r.

意為“謹謝”，接受禮物、款待、祝詞之后，或者收到別人慶祝、吊唁之類名片后使用；p.p.

意為“介紹”，向?qū)Ψ浇榻B某人時用；p.p.c.

意為“辭行”，調(diào)離、離任時，向同事告別時使用；p.p.n.

意為“慰問”，問候病人時用；p.f.n.a.

意為“新年愉快”名片代替信函使用時，往往有不同的使用方法和注意事項，以下舉例說明。1.充當禮單。以私人身份向他人饋送禮品時，可將本人的社交名片充當禮單，